PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

DALAM APLIKASI KETATAUSAHAAN

Disampaikan oleh:
EPI FAHROZI
Pada
BINTEK KEARSIPAN SEKOLAH
DI LINGKUNGAN KABUPATEN PANDEGLANG

MUTIARA CARITA COTTAGE, 23 SEPTEMBER 2019

 kenalan dulu..

BIODATA
NAMA EPI FAHROZI

TTL PANDEGLANG, 7 OKTOBER 1974

GRADUASI D3 KEARSIPAN UI - S1 ILMU KOMUNIKASI

RIWAYAT PEKERJAAN

1997 PT. SIGMA CIPTA, JAKARTA SELATAN PROJECT FOR:

BPN PUSAT JAKARTA SELATAN & DEPO ARSIP PT. JASA MARGA BEKASI

1999 MARUBENI (JPN CORPS. Ltd) HOLDINGS, JAKARTA PUSAT

2002 SUB BAG ARSIP DAN EXPEDISI BIRO UMUM SETDA PROVINSI BANTEN

2003 SUB BAG PROTOKOL GUBERNUR DAN TAMU PIMPINAN PROVINSI BANTEN

2007 SUB BID PROMOSI INVESTASI BKPMD PROVINSI BANTEN

2014 ARSIPARIS PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROVINSI BANTEN

2017 ARSIPARIS TELADAN NASIONAL (ARTELNAS 2017)

 Tujuan Bimtek

Peserta memahami pengertian arsip dan konsep dasar

pengelolaan arsip dinamis sesuai ketentuan yang benar

Peserta memahami manfaat dari pengelolaan arsip dinamis

terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi

Peserta dapat mengimplementasikan regulasi dan konsep

pengelolaan arsip dinamis di unit kerja masing-masing
KONSEP DASAR KEARSIPAN
DALAM PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI
 Peran Pengelolaan Arsip Dinamis
• Kegiatan suatu organisasi tidak dapat mengandalkan ingatan
pelaksana atau pelakunya (Memory can fail, but what is
recorded will remain). Maka diperlukan suatu pengelolaan
dokumentasi yang sistematis dan terstruktur
• Arsip sebagai dokumentasi atau recorded information jelas
menempati posisi vital dalam organisasi. Arsip akan dibutuhkan
dalam seluruh proses kegiatan manajemen organisasi, dari
perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pengawasan.
• Pengelolaan arsip akan bermanfaat, berdaya guna dan berhasil
guna apabila arsip dapat menjadi sumber informasi dan
substansi komunikasi bagi organisasi.
FILOSOFI KOMUNIKASI

INTERAKSI

DATA/ARSIP KOMUNIKASI

INFORMASI SARANA
DEFINISI BARU
Arsip  Rekaman kegiatan atau peristiwa
 dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan
komunikasi
 yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan
 dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara
( UU No.43/2009 : KEARSIPAN )
 JADI..,
ARSIP BUKAN HANYA SURAT

ARSIP KONVENSIONAL ARSIP ELEKTRONIK

 SURAT  EMAIL
 BERITA ACARA  ATTACHMENT EMAIL
 NOTA DINAS  ARTIKEL WEBSITE
 SURAT PENGANTAR  BERITA DI WEBSITE
 SURAT KEPUTUSAN  FILE FOTO / GAMBAR
 SURAT PERINTAH TUGAS  FILE VIDEO
 SURAT KETERANGAN  FILE REKAMAN SUARA
 SURAT IJIN  FILE PRESENTASI
 NOTULEN RAPAT  ARSIP DATABASE
 PROPOSAL  SOFTWARE
 SPPD + LHP  BOARDING PASS QR CODE
 SP2D  WORD PROCESSOR DOCUMENT
 SPJ  SPREADSHEET
 DOKUMEN KONTRAK  DOKUMEN HASIL DIGITALISASI
 FOTO TERCETAK  NEGATIVE FILM
 PETA  MICROFILM
 DOKUMEN LAINNYA  CD/VCD/DVD
 ARSIP DINAMIS

ARSIP AKTIF
Arsip yang frequensi penggunaannya tinggi atau terus
menerus digunakan secara langsung dalam pelaksanaan
kegiatan organisasi

ARSIP INAKTIF
Arsip yang frequensi penggunaannya telah menurun atau jarang
digunakan.
 DAUR HIDUP ARSIP

Penciptaan

Penggunaan
& Penyusutan
Pemeliharaan
 VOLUME ARSIP

10 %
ARSIP AKTIF
25 %
ARSIP INAKTIF

35 %
ARSIP MUSNAH

30 % ARSIP PERMANEN
Bagaimana Arsip yg Baik ?

 Asli (otentik)
 Dapat dipercaya
 Utuh dan lengkap
 Dapat digunakan

13
Untuk apa arsip dikelola ?
• SUMBER INFORMASI

 Mendukung Layanan Informasi Publik (PPID)

 Layanan akomodasi informasi bagi stakeholders

• PENINGKATAN LAYANAN ORGANISASI & PIMPINAN

 Kemudahan, kecepatan dan akurasi informasi guna pembuat keputusan

 Layanan informasi guna mendukung tugas dan fungsi organisasi

 Sebagai bahan evaluasi dan perencanaan kegiatan organisasi

• BUKTI HUKUM DAN PERTANGGUNGJAWABAN ORGANISASI

 Sebagai alat bukti yang sah dan pertanggungjawaban penyelenggaraan

administratif organisasi.

14
 KONDISI YANG DIINGINKAN DALAM PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS

ADA ARSIPARIS/ ARSIP AKTIF DAN

PENGELOLA ARSIP INAKTIF TERKELOLA
DI UNIT KEARSIPAN & DENGAN BAIK DAN
UNIT PENGOLAH BENAR

PEMBERKASAN ARSIP ARSIP DISIMPAN SESUAI

TERTIB ARSIP
MENGGUNAKAN SISTEM YANG BENAR
UNIT KERJA
KLASIFIKASI ARSIP

PENEMUAN KEMBALI
PRASARANA DAN ARSIP DAN PELAYANAN
SARANA KEARSIPAN PUBLIK DAPAT
YANG MEMADAI SESUAI DILAKUKAN CEPAT,
STANDAR TEPAT, DAN MURAH
Realitasnya...

16
Masalah umum pengelolaan arsip...
1. Penumpukan arsip, arsip aktif dan inaktif masih
bercampur
2. Pemberkasan tidak menggunakan klasifikasi, tetapi
masih didasarkan pada nomor urut agenda, serta
disimpan berdasarkan urutan surat masuk dan keluar
3. Pemberkasan dilakukan atas inisiatif dan kreasi sendiri,
dengan menuliskan indeks berkas tanpa kode klasifikasi
4. Tidak berjalannya penyusutan arsip
5. Kurangnya perhatian pimpinan terhadap pentingnya
pengelolaan arsip
6. Minimnya anggaran dan sarana pengelolaan arsip
Arsip semraut di Ruang Kerja
Di Pusat Arsip
Di Meja Kerja
 SEPERTI INIKAH NASIB PENGELOLA ARSIP ?

LSM

TUNTUTAN KETERBUKAAN TEKANAN PIMPINAN

INFORMASI PUBLIK

PUTUS ASA JADI SAKIT SEPERTI INI ?

BAGAIMANA DAN DARI MANA
MEMULAINYA..
1. Tetapkan SDM Pengelola Arsip
• Minimal 2 orang pengelola arsip di unit kearsipan
(Sekretariat)
• Minimal 1 orang di setiap unit pengolah (Bidang, Balai,
UPT, KCD)

2. Buatlah kegiatan pengelolaan arsip

• Pembenahan dan Penataan Arsip Dinamis
• Pemeliharaan dan Penyimpanan Arsip Dinamis
• Penyusutan Arsip Dinamis
• Alih Media Arsip
• Pengelolaan Sistem Informasi Kearsipan
• Penyediaan anggaran ekstra fooding
3. Sediakan sarana pengelolaan arsip aktif

AM 09-2015
4. Sediakan sarana pengelolaan arsip aktif Inaktif

MAUNYA SIH..
 GAMBARAN IDEAL PEMBANGUNAN KEARSIPAN

PENGELOLAAN REGULASI
ANGGARAN
ARSIP

RUANGAN SERVER SERVER

RUANG ALIH MEDIA ARSIP PC UNIT
RUANG INPUT/ENTRY DATA SCANNER
LEMARI , RAK ARSIP SDM PRINTER
FILING CABINET MEDIA BACK UP DATA
FOLDER, BOKS ARSIP PERANGKAT TAMBAHAN LAIN

RECORD CENTER HARDWARE

SARANA
SARANA BAKU SOFTWARE

JADWAL RETENSI ARSIP SISTEM OPERASI

LEMBAR DISPOSISI APLIKASI SIKD
KARTU KENDALI JARINGAN INTRANET
BUKU AGENDA PENCIPTAAN
KONEKSI INTERNET
KODE KLASIFIKASI EMAIL CLIENT
KLASIFIKASI AKSES ARSIP SIMPAN SISTEM INFORMASI ARSIP
DISTRIBUSI
PERMANEN

INI BARU MUSNAH PENGGUNAAN

TOP..!!

SIMPAN
SIMPAN AKTIF
INAKTIF

PINDAH

INSENTIF
PEMBERKASAN ARSIP
AKTIF
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi. Oleh karena itu,
penyimpanannya dilakukan dengan tujuan agar mudah ditemukan kembali, sehingga
harus ditata secara sistematis, logis dan kronologis. (Pemberkasan)

Sistem atau cara pemberkasan menurut ilmu kearsipan ada tiga; seri, rubrik, dan dosir.
1. Dosir adalah pemberkasan berdasarkan kesamaan urusan, arsip diatur menurut urutan
proses kegiatan dari proses perencanaan hingga akhir kegiatan.
2. Rubrik adalah pemberkasan berdasarkan kesamaan masalah.
3. Seri adalah pemberkasan berdasarkan kesamaan jenis.

Dari jenis arsip yang tercipta, pada umumnya arsip akan terbagi menjadi lima kelompok,
yaitu:
1. Arsip Umum
2. Arsip Kepegawaian
3. Arsip Keuangan
4. Arsip Aset
5. Arsip Kegiatan
 Jenis Arsip dan Sistem Pemberkasan

1. Arsip umum, karena terdiri dari dokumen-dokumen dengan jenis yang sama,
pemberkasannya menggunakan sistem seri.

2. Arsip kepegawaian, karena terdiri dari dokumen-dokumen dengan masalah yang

sama, pemberkasannya menggunakan sistem rubrik. Masalah dalam sistem
rubrik ini dapat berupa nama dokumen atau nama pegawai.

3. Arsip keuangan, karena terdiri dari dokumen-dokumen dengan masalah yang

sama, pemberkasannya menggunakan sistem rubrik.

4. Arsip aset, karena terdiri dari dokumen-dokumen dengan urusan yang sama,
pemberkasannya menggunakan sistem dosir.

5. Arsip kegiatan, karena terdiri dari dokumen-dokumen dengan urusan yang sama,
pemberkasannya menggunakan sistem dosir.
 Tujuan Pemberkasan

1. Menyatukan informasi arsip

2. Memudahkan temu balik arsip

•cepat
•tepat
•lengkap
•Efisien

3. Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip

Sarana Pemberkasan Arsip Aktif
• Filling Cabinet
Perangkat • Lemari Arsip
Keras • Folder
• Sekat / Guide

Perangkat • Klasifikasi Arsip

Lunak • Indeks
Filing Cabinet
Filing cabinet adalah sarana untuk menyimpan arsip aktif yang sudah ditata
berdasarkan kesamaan masalah.

 Jumlah filing cabinet disediakan sesuai

dengan kebutuhan.
 Filing cabinet yang digunakan adalah
filing cabinet yang memiliki empat laci.
 Penggunaannya menurut susunan laci
filing cabinet dari atas ke bawah.
 Guide/sekat dan folder diatur dalam
posisi berdiri di dalam laci filing cabinet.
 Setiap laci filing cabinet idealnya berisi
50 buah folder, dengan jumlah sekat 20-
40 buah.
 Filing cabinet harus memiliki kunci
pengaman.
Guide atau Sekat
Guide/sekat digunakan sebagai sarana pembatas/penyekat antara kelompok berkas
yang satu dengan berkas yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang
lain sesuai dengan perincian masalah dalam klasifikasi arsip.
Folder
Folder adalah map yang terbuat dari karton manila dan berfungsi sebagai sarana
penyimpanan arsip kertas, memiliki tab atau bagian menonjol di sebelah kanan atas
sebagai tempat untuk menuliskan kode dan indeks berkas (label).
 GUIDE DAN FOLDER
FOLDER

TERSIER

SEKUNDER

PRIMER

AM 09-2015
Map Gantung

Map gantung merupakan map khusus yang memakai gantungan untuk menempatkan
arsip atau sekelompok arsip
Label
Label adalah kertas yang ditempelkan pada tab guide atau folder. Label sebaiknya
mempergunakan kertas yang berwarna terang dan berkualitas agar tidak mudah rusak
dan mudah dibaca.
LANGKAH-LANGKAH MEMBERKASKAN ARSIP
1. Memilah dan memeriksa ketepatan tujuan serta kelengkapan
arsip serta memisahkan duplikasi lampiran yang berlebihan.
2. Menganalisa arsip untuk menentukan indeks atau judul berkas

Indeks harus singkat, jelas, mudah diingat.

mencerminkan isi arsip dan berorientasi pada kebutuhan pengguna.
Indeks dapat berupa: nama orang, nama tempat (wilayah), nama organisasi,
kurun waktu, subyek (masalah atau nama kegiatan).
3. Menentukan Klasifikasi Arsip
Menentukan klasifikasi sesuai skema klasifikasi di lingkungan Pemerintah Provinsi
Banten yang mengacu pada Peraturan Gubernur Nomor 75 Tahun 2014

Kode klasifikasi harus sesuai dengan isi informasi arsip.

 Cek terlebih dahulu kode klasifikasi yang tertera pada nomor naskah dinas apakah
penggunaan kode tersebut sudah sesuai dengan isi informasinya.
 Apabila kurang tepat/sesuai, maka gunakan kode yang lebih sesuai atau mendekati masalah
tersebut dengan berpedoman pada pola klasifikasi Pemerintah Provinsi Banten.
Contoh Klasifikasi di lingkungan Pemerintah Provinsi Banten

POKOK MASALAH

Perincian
Pertama
Sub Masalah

Perincian
Kedua
Sub-sub Masalah

Perincian
Ketiga
4. Menuliskan judul berkas (indeks) pada kertas label dan lekatkan pada tab folder.
5. Menyusun Skema Guide

Menyusun skema guide adalah menuliskan kode klasifikasi primer (pokok masalah)
pada sekat I, sekunder (sub masalah) pada sekat II dan tersier (sub-sub masalah)
pada sekat III.
Gunakan perincian pertama untuk label pada guide primer, perincian kedua pada
guide sekunder, dan perincian ketiga pada guide tersier.
6. Memasukan arsip ke dalam folder dan disusun secara berurutan sesuai
kronologis waktu dan arsip termuda diletakan di urutan terdepan.
7. Membuat Kartu Tunjuk Silang

Tunjuk silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya
arsip yang memiliki hubungan antara arsip yang satu dengan arsip yang lain atau
yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk
menunjukkan tempat penyimpanan yang berbeda karena bentuknya yang harus
disimpan terpisah.

KARTU TUNJUK SILANG

Arsip utama Indeks :

Lihat

Arsip yg dirujuk Indeks :

*Arsip utama di Filing Cabinet

*Arsip yang dirujuk di Lemari Arsip
 8. Menyusun Daftar Arsip Aktif yang memuat daftar berkas dan daftar isi berkas
Daftar Arsip Aktif terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas. Berkas adalah dokumen-dokumen
yang terhimpun berdasarkan kesamaan informasi yang di masukan dalam satu folder atau lebih.
Sedangkan isi berkas adalah uraian informasi dari masing-masing dokumen yang telah diberkaskan

DAFTAR ARSIP AKTIF

NAMA ORGANISASI
Unit Pengolah :
Keterangan
Kode Klasifikasi
Uraian Informasi No. Uraian Informasi Tingkat
No. Klasifi- Indeks Tanggal Jumlah Lokasi Keamanan &
Berkas Item Arsip Perkembangan
kasi Akses Arsip
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

daftar isi
Daftar berkas
berkas
9. Menata Arsip dalam Filing Cabinet

*Prinsip penataan arsip aktif dalam filing cabinet adalah kronologis (kode-kode klasifikasi dan folder-folder
ditata berurutan)
Memberkaskan arsip umum
Pemberkasan arsip umum dilakukan setelah proses disposisi selesai dan telah
didistribusikan (untuk naskah dinas masuk), dan setelah dilakukan pencatatan pada
sarana pengendali (untuk naskah dinas keluar), dan arsip tersebut akan disimpan
secara teratur dalam filing cabinet.

Langkah-langkah Pemberkasan:
1. Copot Lembar Disposisi pada dokumen yang akan diberkaskan (untuk naskah
dinas masuk), kemudian simpan secara kronologis menggunakan sarana tickler
2. Baca isi dokumen untuk menentukan isi ringkas
3. Identifikasi indeks (kata tangkap), Kode Klasifikasi Arsip (KKA) dan tahun
4. Susun skema guide sesuai kode klasifikasi
5. Tuliskan KKA, indeks, dan tahun pada tab folder
6. Masukan dokumen ke dalam folder
7. Susun folder di belakang guide tersier
Langkah selanjutnya (untuk dokumen baru):

• Dokumen lain dengan indeks dan KKA yang sama

1. Masukan dokumen ke folder tujuan
2. Susun dokumen-dokumen urut dari tanggal termuda di depan

• Dokumen lain dengan indeks dan KKA yang berbeda

1. Susun skema guide baru sesuai KKA
2. Tuliskan kode indeks dan tahun pada tab folder
3. Susun dokumen dalam folder
4. Susun folder di belakang guide tersier

• Lanjutkan pemberkasan dengan langkah-langkah seperti di atas untuk

dokumen-dokumen lain dengan KKA yang berbeda
8. Membuat daftar arsip

Daftar Arsip Umum

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Unit Pengolah : Kasubag Umum dan Kepegawaian
Keterangan
Kode Uraian Tingkat Klasifikasi
No. No.
No Klasifi- Informasi Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Perkem- Lokasi Keamanan
Berkas Item
kasi Berkas bangan & Akses
Arsip
1 021 1 Permohonan 1 Nota Dinas kepala bidang..... 31-03-2017 1 lembar asli FC 1, laci Biasa/
Alat tulis kantor no..... perihal permohonan 1, folder 1 Terbuka
Alat Tulis Kantor bidang
2 Nota Dinas Koordinator 01-04-2017 1 lembar asli FC 1, laci Biasa/
jabfung.... 1, folder 1 Terbuka
3 perihal....permohonan ATK
dst…
Memberkaskan arsip Kepegawaian

800 KEPEGAWAIAN
 Daftar Arsip Kepegawaian
Nama Instansi

Unit Pengolah : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Keterangan
Kode Uraian Tingkat Klasifikasi
No. No.
No. Klasifi- Informasi Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Perkem- Lokasi Keamanan
Berkas Item
kasi Berkas bangan & Akses
Arsip
1 851 1 Berkas Cuti 1 Cuti Tahunan a.n. 1-1-2017 1 lembar asli FC 1, laci 1, folder terbatas
Tahunan 2 Ahmad 1-2-2017 1 lembar asli 1 terbatas
Tahun 2017 3 Cuti Tahunan a.n. Bobi 1-3-2017 1 lembar asli FC 1, laci 1, folder terbatas
4 Cuti Tahunan a.n. Cici 1-4-2017 1 lembar asli 1 terbatas
5 Cuti Tahunan a.n. Dedi 1-5-2017 1 lembar asli FC 1, laci 1, folder terbatas
6 Cuti Tahunan a.n. Erna 1
Cuti Tahunan a.n. Fani FC 1, laci 1, folder
dst…. 1
FC 1, laci 1, folder
1
Berkas Perseorangan (Personel)

1. Identifikasi nama dan NIP pegawai yang bersangkutan

2. Tuliskan NIP pegawai yang bersangkutan pada tab folder (dan nama
yang bersangkutan apabila diperlukan)
3. Siapkan folder dan masukan dokumen ke dalam folder
4. Buat folder baru untuk dokumen lain dengan nama dan NIP pegawai
yang berbeda
5. Susun folder-folder tersebut secara urut berdasarkan tanggal lahir
pada NIP (yang lebih muda di depan)
Berkas Perseorangan (Personel)
 Daftar Arsip Kepegawaian
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Unit Pengolah : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Keterangan
Kode No. Tingkat Klasifikasi
No. Uraian Informasi Keamanan
No Klasifi Uraian Informasi Berkas Ite Tanggal Jumlah Perkem- Lokasi
Berkas Arsip & Akses
-kasi m bangan
Arsip

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1 800 1 Berkas Kepegawaian 1 SK Pengangkatan 8 -12- 2014 1 asli FC 1, laci 1, terbatas
a.n. Mansyur CPNS No. lembar folder 1
NIP. 19800522 201410 1 001 813/KEP.384-
2 BKD/2014 17-05-2016 asli FC 1, laci 1, terbatas
SK Pengangkatan 1 lembar folder 1
PNS No.
3 821/KEP.163-
BKD/2016
dst…

2 dst…. (urut berdasarkan

tanggal lahir NIP)
Memberkaskan arsip Keuangan
 Daftar Arsip Keuangan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Unit Pengolah : Sub Bagian Keuangan

Keteranga
n
Kode Tingkat Klasifikasi
No. Uraian Informasi No. Keamanan
No. Klasifi Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Perkem- Lokasi
Berkas Berkas Item & Akses
-kasi bangan
Arsip

1 992 1 SPJ Keg. 1 Pengajuan Pencairan 29-1-2017 1 llembar asli FC1 , laci 1, folder terbatas
Pengelolaan Arsip dari PPTK 1
Dinamis Januari 2 Surat Perintah 29-2-2017 1 lembar asli terbatas
2017 3 Membayar 31-3-2017 1 lembar asli FC 1, laci 1, folder terbatas
Tanda Terima Honor 1
4 Narasumber 02-4-2017 2 lembar asli FC 1, laci 1, folder terbatas
5 Pajak 1
dst…
FC 1, laci 1, folder
1
Memberkaskan Arsip Aset
Arsip aset adalah arsip tentang kekayaan organisasi, menunjukkan bahwa, organisasi
memiliki bukti kepemilikan atas kekayaannya.
Arsip aset dapat berupa:
1. Arsip Tanah (sertifikat tanah kantor, hutan, taman kota, dll);
2. Arsip Bangunan (Blue Print gedung kantor, jalan, jembatan, terminal, sekolah, RSUD,
TPU, pasar, pelabuhan, dll);
3. Arsip Kendaraan (BPKB mobil, motor, damkar, ambulance, pusling, dll);
4. Arsip Perlengkapan Kantor (kursi, meja, komputer, filing kabinet, genset, server, dll).

Langkah-langkah Pemberkasan:
1. Cari dan himpun kelengkapan berkas arsip aset, dengan menyatukan informasi dan fisik
arsip aset yang memiliki keterkaitan informasi
2. Pisahkan antara arsip aset asli dengan arsip aset copy/duplikat. Arsip aset asli yang
memiliki keterkaitan informasi disatukan ke dalam satu berkas, sedangkan
duplikat/copynya diperlakukan sebagai berkas arsip aset duplikat untuk disimpan
secara terpisah (dispersal). Untuk arsip copy bisa disimpan dalam Ordner/filing cabinet
di unit kearsipan.
3. Tentukan indeks berkas berdasarkan kesatuan informasi arsip aset
4. Susun skema guide
5. Susun folder di belakang guide tersier
6. Masukan berkas dalam satu folder dan tuliskan indeks pada tab folder
Memberkaskan Arsip Aset
 Daftar Arsip Aset
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Unit Pengolah : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

No Kurun Metode
Jenis Arsip (Berkas) Unit Kerja Media Jumlah Jangka Simpan Lokasi Simpan Ket.
. Waktu Pelindungan

1 Pengadaan Mobil Bagian 2015 Kertas 3 Selama mobil masih Gedung B Lt.2 vaulting Baik
Dinas A 123 Umum folder digunakan

dst…
 Contoh tempat penyimpanan arsip aset:

Vaulting Lemari besi

Arsip aset yang telah dibuatkan daftar kemudian ditata di ruang khusus penyimpanan
arsip aset. Arsip aset asli disimpan di unit pengelola aset, sedangkan copynya disimpan
di unit kearsipan di filing cabinet.

Arsip aset copy/duplikat disimpan di unit kearsipan

Memberkaskan arsip kegiatan

sub berkas Item

A. Perencanaan Item

sub berkas Item

B. Pelaksanaan Item
Kegiatan Berkas
sub berkas Item
C. Hasil kegiatan Item

sub berkas Item

D. Evaluasi Item
Berkas Kegiatan
APBD TA. 2015
Kode Kegiatan
KLS
Nama Kegiatan
RKA, DPA
A. Perencanaan TOR, ROK
DRPK, RAB

Disusun Secara
Kronologis
Kegiatan
B. Pelaksanaan
Keuangan

Laporan, buku, cetakan

C.Hasil
Fisik: Foto, film, Peta, CD

Keuangan, aset dan arsip

D.Evaluasi
Kualitas dan kemanfaatannya
Memberkaskan arsip kegiatan
Penataan fisik Berkas

Berkas
Berkas

Berkas

Tersier
Sekunder

Primer

AM 09-2015
CONTOH
441 Berkas Kegiatan
Pengelolaan Limbah
Medis Tahun 2014

441 Berkas Kegiatan

Pengelolaan Limbah
Medis Tahun 2015

441 -
PEMBINAAN KESEHATAN

440-
KESEHATAN

400 –
KESEJAHTERAAN
RAKYAT

AM 09-2015
 Daftar Arsip Bidang Pengelolaan Arsip
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Unit Pengolah : Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis

 CONTOH DAFTAR ARSIP KEGIATAN

DAFTAR ARSIP AKTIF TAHUN ANGGARAN 2015

UNIT PENGOLAH: Bidang P2PL Pelayanan Lingkungan Dinas Kesehatan Provinsi Banten

ISI BERKAS
NO. KODE URAIAN KURUN JUMLAH
BERKA KLASI INFORMASI BERKAS WAKTU NO. URAIAN TANGGAL JUMLAH TINGKAT LOKASI
S FIKASI ITEM INFORMASI ARSIP PERKEMBA
ARSIP NGAN

1. 441 Pengelolaan Limbah 2015 1 berkas 1. DPA kegiaatan (TOR, ........2015 10 lembar Copy, Filing
Medis ROK, RAB) Asli berada Cabinet
di Bagian 1, laci 1
Program

2. Undangan Pertemuan 01/05/2015 2 lembar Asli Filing

Pengolahan Limbah Cabinet
Medis 1, laci 1

3. Surat Permohonan 01/05/2015 1 lembar Copy, Filing

Narasumber Asli berada Cabinet
di Subag 1, laci 1
Umum

4. Daftar Hadir Kegiatan 02/5/2015 3 lembar Asli Filing

Pertemuan Cabinet
Pengelolaan Limbah 1, laci 1
Medis

AM 09-2015
SARANA PENYIMPANAN ARSIP AKTIF

ARSIP AKTIF

AM 09-2015
PENATAAN ARSIP AKTIF

AM 09-2015
AM 09-2015
 Praktek Mengidentifikasi Berkas Kegiatan
DAFTAR IDENTIFKASI BERKAS KEGIATAN TA 2014
UNIT PENGOLAH : Bidang Dikdas Dinas Pendidikan Provinsi Banten
Sub Unit Pengolah : Sub Bidang ......................................
Judul Kegiatan : Bimbingan Teknis Penyusunan Kurikulum Sekolah Dasar
ISI BERKAS

NO. ITEM ARSIP URAIAN TANGGAL JUMLAH TINGKAT LOKASI

INFORMASI ARSIP PERKEMBANGAN

1. Perencanaan

2. Pelaksanaan

3. Hasil

4. Evaluasi
 Praktek Mengidentifikasi Berkas Kegiatan
DAFTAR IDENTIFKASI BERKAS KEGIATAN TA 2014
UNIT PENGOLAH : Bidang Dikdas Dinas Pendidikan Provinsi Banten
Sub Unit Pengolah : Sub Bidang ......................................
Judul Kegiatan : Bimbingan Teknis Penyusunan Kurikulum Sekolah Dasar
ISI BERKAS
NO. ITEM ARSIP URAIAN TANGGAL JUMLAH TINGKAT LOKASI
INFORMASI ARSIP PERKEMBANGAN
1. Perencanaan 1. Dokumen RKA/DPA (DRPK, KKL, TOR, ROK, RAB)

2. Pelaksanaan 2. Nota dinas pengajuan uang muka kegiatan

3. SK Panitia Pelaksana Kegiatan
4. Rapat Persiapan Kegiatan
5. Nota dinas undangan rapat
6. Daftar Hadir Rapat
7. Notulen rapat
8. SPJ (kwitansi) Makan-Minum Rapat
9. Nota Dinas Pengadaan Barang/Jasa
10. Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
11. Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa
12. SPPD Koordinasi Dalam/Luar Daerah
13. SPT, LHPD, Kwitansi++
14. Kwitansi Belanja Perlengkapan Peserta, spanduk
15. Nota Dinas Pelaksanaan Kegiatan
16. Surat Undangan Nara Sumber/Praktisi
17. Surat Undangan Peserta
18. Surat Undangan Moderator
19. Daftar Hadir Peserta
20. Daftar Honorarium Peserta
21. Daftar Honorarium Nara Sumber
22. Daftar Honorarium Moderator
23. Daftar Honorarium Panitia
24. Daftar tanda terima perlengkapan peserta
25. Materi Para Narasumber
26. Notulen Moderator
3. Hasil 27. Dokumentasi (foto, Film, dll)
28. Laporan Pelaksanaan Kegiatan
4. Evaluasi 29. Realisasi capaian keuangan, aset dan arsip
SEMOGA BERMANFAAT

AM 09-2015