DIGITISASI/ALIH MEDIA ARSIP KERTAS

KEMENTERIAN/LEMBAGA YANG AKAN PINDAH KE

IBU KOTA NUSANTARA
Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan
KERANGKA PIKIR
Pemindahan Ibu Kota Negara sebagai Momentum Penerapan
Pemerintahan Pintar yang Efektif dan Efisien (Smart Governance)

Percepatan Penerapan SPBE

(Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik)

Percepatan
Percepatan
Penerapan SRIKANDI
Penerapan SRIKANDI serta
Penataan dan Digitisasi Arsip (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi)
Kementerian/Lembaga dalam
rangka Pemindahan
Ibu Kota Negara Percepatan Percepatan
Penataan Arsip Digitisasi Arsip
 ARAH KEBIJAKAN PENGELOLAAN ARSIP
DALAM RANGKA PEMINDAHAN IBU KOTA NEGARA

PENERTIBAN ARSIP PENERAPAN “SRIKANDI”

YANG DITINGGAL DI DI IBU KOTA NUSANTARA
IBU KOTA NEGARA LAMA Penyediaan akses (IKN)
secara daring
terhadap arsip yang
• Pengurangan jumlah arsip yang disimpan ditinggal di ibu kota • Sebagian besar arsip dalam format “born
instansi negara lama digital”
• Terselamatkannya arsip statis, arsip • Pengelolaan arsip berbasis elektronik
terjaga, dan arsip vital termasuk arsip sepenuhnya
aset. • Pengolahan arsip menjadi informasi

MEMORI KOLEKTIF BANGSA

(MKB)
 141 Instansi Pusat telah
KERANGKA KERJA menggunakan SRIKANDI
PENGELOLAAN ARSIP Juli – Desember 2023
DALAM RANGKA Dikelola dengan
PEMINDAHAN
IBU KOTA NEGARA ARSIP AKTIF DIGITISASI ARSIP secara selektif
LEMBAGA NEGARA
untuk keperluan akses dari IKN

ARSIP 10 Oktober – 8 Desember 2023

TERJAGA

PERSIAPAN Penyimpanan arsip

PENATAAN ARSIP
PENATAAN secara terintegrasi
ARSIP ASET NEGARA
ARSIP oleh ANRI
- Penyusunan NSPK ARSIP
- Koordinasi
STATIS
- Lelang 3 Juli – 30 November 2023
- Pelatihan pendamping
- Penyiapan sarana,
ruang kerja, ruang ARSIP DIUSULKAN
simpan arsip oleh K/L
MUSNAH
PEMUSNAHAN
PERAN UMUM
KEMENTERIAN / LEMBAGA

1) Percepatan penerapan SRIKANDI oleh seluruh unit kerja sesuai Norma,

Standar, Prosedur, dan Kriteria (NSPK);
2) Percepatan penataan arsip yang tercipta sebelum pemindahan Lembaga
Negara ke IKN dengan prioritas arsip terjaga, arsip aset, dan arsip statis
sesuai NSPK;
3) Percepatan digitisasi secara selektif terhadap arsip yang telah tertata untuk
keperluan akses melalui SRIKANDI sesuai NSPK;
4) Penyediaan sumber daya untuk percepatan penerapan SRIKANDI serta
penataan dan digitisasi arsip;
PERAN UMUM
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

1) Koordinasi rencana kerja percepatan penerapan SRIKANDI serta penataan

dan digitisasi arsip oleh Kementerian/Lembaga;
2) Bimbingan teknis dan supervisi percepatan penerapan SRIKANDI serta
penataan dan digitisasi arsip;
3) Pemantauan dan evaluasi percepatan penerapan SRIKANDI serta penataan
dan digitisasi arsip oleh Kementerian/Lembaga dan memasukkan nilai
evaluasi sebagai salah satu komponen penilaian dalam pengawasan
kearsipan;
KETENTUAN UMUM
1) Penataan dan digitisasi arsip dapat dilakukan secara swakelola dan/atau oleh
pihak ketiga;
2) Penataan dan digitisasi arsip oleh Kementerian/Lembaga dilaksanakan secara
bertahap sesuai jadwal pemindahan unit kerja ke IKN.
3) Penerapan seluruh proses bisnis pada SRIKANDI oleh Kementerian/Lembaga
selesai dilaksanakan paling lambat 31 Desember 2023;
4) Penataan dan digitisasi arsip oleh Kementerian/Lembaga selesai dilaksanakan
paling lambat enam (6) bulan sebelum unit kerja pindah ke IKN.
PERAN TEKNIS KEMENTERIAN/LEMBAGA

➢ Seluruh 70 K/L diharapkan dapat mengikuti kegiatan digitisasi/alih media arsip kertas karena
terkait dengan pertanggungjawaban anggaran.

➢ Pada kegiatan penataan arsip yang sedang berjalan hanya diikuti oleh 63 instansi dan hal
tersebut menjadi masalah dalam pemantauan dan evaluasi oleh Kementerian PPN/Bappenas
dan Kementerian Keuangan.
PERAN TEKNIS KEMENTERIAN/LEMBAGA
1) Menentukan lokasi digitisasi arsip di Jabodetabek;
2) Menentukan arsip yang akan dilakukan digitisasi sebanyak 25.000 lembar;
3) Terlibat dalam verifikasi output digitisasi arsip yang dilakukan;
4) Menugaskan minimal 2 orang sebagai pendamping dapat juga membentuk Tim
Kerja Instansi;
5) Menyediakan pelaksana untuk melakukan entri/registrasi daftar dan arsip hasil
digitisasi kedalam aplikasi SRIKANDI;
6) Menyediakan ruang kerja digitisasi arsip termasuk meja kerja dan listrik;
7) Menyediakan tenaga pendukung untuk mobilisasi arsip dan kebersihan;
8) Terlibat aktif dalam pemantauan dan evaluasi digitisasi arsip yang dilakukan oleh
ANRI.
PERAN TEKNIS PERUSAHAAN JASA DIGITISASI/ALIH MEDIA
1) Melaksanakan digitisasi arsip pada lokasi yang telah ditetapkan;
2) Melaksanakan digitisasi arsip sesuai ketentuan dan volume yang telah
disepakati;
3) Menghasilkan output digitisasi arsip;
4) Menyediakan tenaga ahli dan pelaksana sesuai dengan kebutuhan
digitisasi arsip;
5) Melaksanakan pelatihan tenaga pelaksana digitisasi arsip;
6) Menyediakan alat kerja digitisasi arsip;
7) Menindaklanjuti hasil pemantauan penataan arsip;
8) Menjaga fisik maupun informasi arsip yang belum maupun sudah
dilakukan digitisasi untuk tidak disebarluaskan.
PERAN TEKNIS ANRI
1) Membuat kesepakatan dengan K/L untuk menentukan arsip yang akan dilakukan
digitisasi;
2) Membuat kesepakatan dengan K/L untuk menentukan volume arsip yang akan
dilakukan digitisasi;
3) Menyusun spesifikasi teknis digitisasi arsip;
4) Melakukan verifikasi output digitisasi arsip;
5) Mendampingi kegiatan digitisasi arsip;
6) Menetapkan standar alat kerja digitisasi arsip;
7) Memeriksa ketersediaan alat kerja digitisasi arsip yang disediakan oleh perusahaan;
8) Memeriksa ketersediaan ruang kerja digitisasi;
9) Melaksanakan pemantauan dan evaluasi digitisasi arsip.
TERIMA KASIH