Sumut

& LEBIH
Hebat
BAIK
DIGITALISASI
ARSIP
Oleh
DWI ENDAH PURWANTI, SS.,M.Si
Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip
Provinsi Sumatera Utara
 PENGANTAR KEARSIPAN

APA YANG
DIMAKSUT
DENGAN ARSIP ?
Sesuai UU No. 43 Tahun 2009 :

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

Menurut fungsinya arsip dibedakan atas

2 jenis, yaitu:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka
waktu tertentu.

2. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip

karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh
arsip nasional R.I dan/ atau lembaga kearsipan.
APAKAH DIGITALISASI ARSIP ?

“ Proses konversi dari media/informasi

yang tercetak, ditulis dan/atau digambar ke
dalam bentuk atau format digital Melaului
proses Alih Media Arsip. Serta
Menggunakan Aplikasi Kearsipan dalam
Proses Bisnis Kearsipan ”

DIGITAL FILE FORMAT

Format digital yang direkomendasikan
⮚ TIFF – Tagged Image File Format
(foto/ images)
⮚ JPEG - Joint Photographic Experts Group
(foto/ images)
⮚ PDF – Portable Document Format
(foto/ images)
⮚ WAV – waveform audio format
(audio/ rekaman suara)
⮚ AVI – Audio Video Interleave
(video/ film)
⮚ RAW
 REFERENSI

Perkembangan Definisi – Scooping

Landasan Hukum
Arsip
UU. 43/2009
UU. 8/1997 Kearsipan • Undang – Undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang
Dokumen Perusahaan Kearsipan
⮚ Rekaman Kegiatan
⮚ Data, Catatan, Keterangan • Undang - Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang
⮚ Berbagai bentuk
⮚ Kertas dan Sarana Lain sesuai TIK Informasi dan Transaksi Elektronik
• Peraturan Pemerintah Nomor 28 /2012 Tentang
Pelaksanaan undang-undang Nomor 43 Tahun 2009
• Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 Tentang
Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)
PerPres 19/1961 • Keputusan Menteri Pan & RB Nomor 679 Tahun 2020
Pokok-pokok kearsipan Nasional Tentang Aplikasi Umum Di Bidang Kearsipan
⮚ Tulisan, Corak Teknis Dinamis Terintegrasi
• Perka ANRI Nomor 6 Tahun 2021 Tentang
⮚ Kumpulan Surat
Pengelolaan Arsip Elektronik
• Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 32
Tahun 2023 Tentang Kode Klasifikasi , Jadwal
Retensi Arsip serta Pedoman dan Akses Arsip
UU. 7/1971 Dinamis
Ketentuan2 Pokok • Instruksi Gubernur Sumatera Utara Nomor
Kearsipan 188.54/6/INST/2023 Tentang Penerapan Aplikasi
⮚ Naskah yang dibuat dan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi di
diterima Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara
 RUANG LINGKUP KEARSIPAN

Jaringan Informasi
Kearsipan Nasional
(JIKN)
Menyerahkan Arsip
Statis ke Lembaga
Kearsipan Nasional
Untuk Di Publikasi
Penciptaan Arsip
Pembuatan dan
Penerimaan Arsip

Penggunaan dan Penyusutan Arsip

Pemeliharaan Arsip Pemindahan,
Pemberkasan, Pemusnahan, dan
Penataan, dan Penyerahan Arsip
Akses Arsip Statis ke Lembaga
Kearsipan
 INSTRUMEN KEARSIPAN

Tata Naskah
Dinas

Jadwal Retensi Klasifikasi

Arsip

Klasifikasi Keamanan
Akses
 PERLUASAN JENIS ARSIP – UU.43/2009

ARSIP TEKSTUAL
Arsip Kertas,Hard Copy
Tulisan, Print Out

ARSIP ELEKTRONIK
Elektronic Based- KARTOGRAFI/
Record, Computer KEARSITEKTURAN
Record, and Machine
Readable Records
Peta, Gambar
Teknik Blueprint

ARSIP MIKRO
FORM ARSIP AUDIO
Microfilm, VISUAL
Microfiche, Foto, Gambar
Aparture card Bergerak,
Rekaman Suara
 ARSIP KONVENSIONAL DAN
DIGITAL
NON ELEKTRONIK
Surat, Peta,
Gambar Teknik
Blueprint, Foto dll
Scan

ANALOG
ELEKTRONIK Scan ReBorn
Electronic Based-
Records, Computer
Records, and
Machine Readable
Records DIGITAL
Born
 ARSIP ELEKTRONIK

❑ ANALOG ❑ DIGITAL
• Born Analog (tercipta langsung) • Born Digital
o Audio-Visual Analog - Hasil Gadget / Perangkat Digital
- Video Cassette - Hasil Aplikasi Bisnis
- Film Seluloid dll

• Reborn Analog (Hasil Proses Ahli Media) • Reborn Digital (hasil proses alih media)
o Microfilm (Roll, Fische, AC) - File Digital hasil alih media
o Audio-Visual Analog

Pengelolaan Konvensional Pengelolan Berorientasi

Berorientasi media informasi informasi
 TRANSFORMASI KEARSIPAN KE
SISTEM DIGITAL
Tertib Arsip :
1.Kebijakan
2.Organisasi Komitmen
3.SDM
4.Sistem Pengolahan
Budaya Arsip diciptakan dalam
Format Digital
5.Sarana dan Digital
Prasarana
6.Pendanaan

Sistem
Digital
Kebutuhan
Akses
Arsip Dikelola Secara
Digital Digital

Demo

Arsip Diakses Secara

Digital
 MANFAAT DIGITALISASI ARSIP

Proses Penemuan Arsip/Dokumen

1 Kembali Lebih Cepat

2 Penghematan Ruang Simpan Fisik

3 Meminimalisir Kehilangan Arsip

4 Memudahkan Mengakses Arsip

Arsip Lebih Aman dari Pihak Tidak

5 Bertanggung jawab

6 Dapat Berbagi Arsip Dengan mudah

Mempermudah Recovery data dalam

7 Penyimpanan yang lebih Compatible
 TUJUAN DIGITALISASI ARSIP

Mempercepat Pekerjaan untuk Komunikasi

1 dan Berkoordinasi Antar Instansi

Meningkatkan Kinerja dan Lebih Optimal

2 Mencapai target Organisasi
Efisiensi Penggunaan Kertas
3 (Paperless)

4 Mempercepat Penerapan SPBE

Meningkatkan Penilaian Pengawasan
5 Kearsipan
Memudahkan Mengakses Informasi
6 Kearsipan yang Diperlukan Publik
 DAMPAK TIK TERHADAP MANAJEMEN ARSIP

PENCIPTAAN

PENYIMPANAN PEMINDAHAN
ARSIP ARSIP

PENGAKSESAN
ARSIP
APLIKASI
KEARSIPAN
 APLIKASI UMUM

PERCEPATAN SPBE PERPRES 95/2018

PSL 62-69

PENGADAAN AKUNTABILITAS KEARSIPAN

PEMANTAUAN
PERENCANAAN PENGANGGARAN BARANG DAN KINERJA DAN EVALUASI
JASA

PENGADUAN
KEPEGAWAIAN PELAYANAN
PUBLIK
APLIKASI KEARSIPAN DINAMIS

Ketentuan Penerapan Aplikasi SRIKANDI

Keputusan Menteri Pan & RB Nomor 679 Tahun 2020 Tentang Aplikasi
Umum Di Bidang Kearsipan Dinamis Terintegrasi serta Instruksi Gubernur
Sumatera Utara Nomor 188.54/6/INST/2023 Tentang Penerapan Aplikasi
Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi di Lingkungan Pemerintah
Provinsi Sumatera Utara

Launching Aplikasi SRIKANDI

Launching Aplikasi SRIKANDI telah dilaksanakan oleh Sekretaris Daerah
Provinsi Sumatera Utara pada tanggal 20 Juni 2023 di Grand Central
Medan yang juga dihadiri oleh Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara

Pengguna Aplikasi SRIKANDI

Pengguna Aplikasi SRIKANDI adalah seluruh Perangkat Daerah di
lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara yang diharapkan akan
meningkatkan kualitasdan akuntabilitas kearsipan.

Implementasi Aplikasi SRIKANDI

Melalui pembinaan dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Provsu
tentang Tata Cara Penggunaan Aplikasi SRIKANDI, seluruh
Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera
Utara telah menggunakan Aplikasi SRIKANDI
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS
TERINTEGRASI (SRIKANDI)

▪ Merupakan instrumen Pengelolahan Arsip

Dinamis Secara Elektronik yang berdasarkan
pada Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018
Tentang Sistem Pengelolahan Pemerintahan
Berbasis Elektronik (SPBE)

▪ Merupakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan

yang telah ditetapkan oleh Menpan RB dan
dikembangkan oleh Arsip Nasional RI untuk
memenuhi kebutuhan pembuatan surat menyurat
dan Arsip Elektronik secara Online serta
Terintegrasi.

Link Aksess :
https://srikandi.arsip.go.id
 TIM KOORDINASI NASIONAL SRIKANDI

Arsip
Nasional Kementerian Kementerian
Republik PAN RB KOMINFO
Indonesia

Pemilik Proses Bisnis dan data

Dukungan Kebijakan dan Pembina Dukungan Infrastruktur pada Pusat
Serta pengembang Aplikasi
Aplikasi SRIKANDI Data Nasional
SRIKANDI

Kementerian
BSSN BAPPENAS Dalam Negeri

Dukungan Implementasi Standar Dukungan Pengembangan Aplikasi

Keamanan SPBE dan Penerapan SRIKANDI yang nantinya akan Dukungan Pengembangan Aplikasi
Kriptografi Aplikasi SRIKANDI diterapkan pada Instansi Pusat dan SRIKANDI yang Nantinya akan
Pemerintah Daerah diterapkan pada Pemerintah Daerah
APLIKASI ARSIP STATIS

▪ Merupakan instrumen Publikasi Arsip Statis

Secara Elektronik yang dibuat oleh Dinas
Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara
untuk dapat diakses oleh masyarakat dan publik

▪ Aplikasi tersebut merupakan inovasi daerah di

bidang kearsipan dalam rangka percepatan
SPBE dan transformasi digital mengarah kepada
revolusi industri 5.0

▪ Aplikasi SILAKAN merupakan salah satu sarana

pengumpulan arsip statis sebelum
dipublikasikan ke dalam Jaringan Informasi
Kearsipan nasional (JIKN)

Link Aksess :
https://silakan.sumutprov.go.id
 KERANGKA PROSES BISNIS
APLIKASI KEARSIPAN
Unit Kerja
Pencipta Aktif Inaktif Statis
Arsip

Lembaga Sistem Informasi Kearsipan Sistem Informasi

Kearsipan Dinamis Terintegrasi kearsipan Statis
(SRIKANDI) (SIKS/SILAKAN)
Daerah

Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN)

Lembaga
Kearsipan
Nasional
Jaringan Informasi Kearsipan Nasional
(JIKN)
 DAMPAK POSITIF DAN NEGATIF
DIGITALISASI

Dampak Positif Dampak Negatif

Kelalaian dalam
Efektivitas Waktu
manajemen waktu

Efisiensi Tenaga Kebocoran data

Kecepatan mengakses Informasi HOAX dan

informasi Penipuan

Hemat Biaya dan Lebih Konsumsi yang tidak

Menarik bisa diprediksi

Akses yang tidak

Jangkauan yang luas
terkendali
PERANAN LKD
TERHADAP
DIGITALISASI
ARSIP
 PERANAN LKD DALAM
DIGITALISASI ARSIP

Menjadi Leading Sector dalam

1 pengimplementasian Aplikasi
SRIKANDI

Menjadi Anggota Jaringan

2 Internasioanl Kearsipan Nasional
(JIKN

Melakukan Pembinaan Kearsipan

3 Terhadap OPD dan Kab/Kota

Melakukan Pengawasan
Kearsipan dalam rangka
4
meningkatkan kesadaran akan
pentingnya sadar arsip
 KEGIATAN LKD DALAM
PERKEMBANGAN DIGITALISASI ARSIP

PEMBINAAN APLIKASI SRIKANDI

DI LINGKUNGAN PROVINSI SUMATERA UTARA
 KEGIATAN LKD DALAM
PERKEMBANGAN DIGITALISASI ARSIP

REPROGRAFI ARSIP
Merupakan salah satu
kegiatan pengubahan
format arsip dari arsip
tekstual menjadi arsip
digital atau biasa
disebut dengan Alih
Media Arsip
KESIMPULA
N
Teknis digitalisasi harus ditetapkan
dan disahkan dalam bentuk
peraturan pimpinan lembaga atau
kantor sebelum pelaksanaan
digitalisasi dimulai.

Alur kerja proses digitalisasi

harus ditetapkan sebaik-baiknya
sesuai dengan standar.

Kegiatan digitalisasi banyak

melibatkan orang
dengan berbagai profesi dan skill.
TERIMA
KASIH
disperpusip.sumutprov.go.id

dispusipsumut_official

Disperpusipprovsu Official