BIMBINGAN TEKNIS UNTUK PENGELOLA ARSIP

PENYERAHAN DAN
PEMUSNAHAN RSIP
YUSRON SOLTONI
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN (DINPERPUSAR)
KABUPATEN DEMAK DINPERMASDES P2KB, Senin , 13 November 2022
 DASAR HUKUM
Keppres Nomor 103 Tahun 2001
Pasal 9: ANRI mempunyai wewenang
penetapan sistem informasi di
bidangnya
Perka ANRI Nomor 15 Tahun 2009
Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis dan Aplikasi Sistem Informasi
Kearsipan Statis
Aplikasi SIKD
(Sistem Informasi Kearsipan Dinamis)
Perpres Nomor 95 Tahun 2018
Pasal 36 ayat 1: Aplikasi Umum ditetapkan
oleh Menteri yang menyelenggarakan
urusan pemerintahan di bidang aparatur
negara.
Keput
usan MenPAN RB Nomor 679 Tahun 2020
Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis
Aplikasi Srikandi
(Sistem Informasi Kearsipan Dinamis
Terintegrasi)
 BIODATA
• Nama : YUSRON SOLTONI, A.Md
• NIP : 19760418 200903 1 002
• Jabatan : Arsiparis Terampil, Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan
• P/Gol : Penata Muda ( III/a )
• Alamat : Krajan No.17 RT.02 RW.02, Blerong,
Guntur, Demak, Jawa Tengah
• No. HP : 0815 4555 8999, 081 350 250 222
• Status : Istri 1 (Anak 5)
• E-maiL : yusrons@yahoo.com;
soltoniyusron@gmail.com;
 BIODATA
riwayat pendidikan
 1988, Demak : SDN Blerong 1
 1991, Demak: SMP PGRI
 1994, Demak: SMAN Grogol
 1997, Semarang : UNDIP
 2011, Semarang : UNDIP
riwayat kerja
 1997 – 1998 : perpus DKMIP, Balikpapan riwayat jabatan
 1998 – 2004 : Unocal US, Balikpapan • 2018 - sekarang : Arsipari Terampil
 2004 – 2005 : IDC Balikpapan • 2017- 2018 : Staf Dinperpusar
 2005 – 2009 : Pertamina Balikpapan • 2016 – 2017 : PJ Kepala Desa
• 2009 – 2016 : Staf KPA
 2009 – sekarang : PNSD Kab. Demak • 2005-2009: Internal Auditor
• 2004-2005 : Manajer IDC
• 1999-2004 : H. Enggineer Tech.
• 1998-1999 : General Clerk
Dinas Perpustakaan dan Kearsip an Kab. Demak • 1997-1998 : Kurir, Kuli kayu.
Telp. & Fax. 0291-681075 • 1991-1997 : Bengkel 4
BIMBINGAN TEKNIS
PENYERAHAN ARSIP
 Apakah Penyusutan Arsip Itu

Penyusutan Arsip berdasarkan UU No.43 Tahun

2009 yaitu kegiatan untuk mengurangi jumlah
arsip dengan cara
 Memindahkan arsip inaktif dari Unit
Pengolah ke Unit Kearsipan
 Memusnahkan arsip
 Menyerahkan arsip statis kepada Lembaga
Kearsipan
 KETENTUAN YANG MENGATUR BIDANG
KEARSIPAN

1. UU. No. 43 Thn 2009 tentang Kearsipan.

2. PP 28 thn 2012 tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor
43 tahun 2009 Tentang Kearsipan
3. Perka ANRI Nomor 37 Tahun 2016 Tentang Pedoman
Penyusutan Arsip
4. Perda Nomor 8 Tahun 2019 Tentang Penyelenggaraan
Kearsipan
5. Perbup Demak No, 23 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi
Arsip
 PENGERTIAN ARSIP STATIS

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh

pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya dan
berketerangan dipermanenkan yang telah di
verifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan atau Lembaga Kearsipan.
 JADWAL RETENSI ARSIP

Merupakan daftar yang berisi sekurang-

kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu
penyimpanannya sesuai dengan nilai
kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip
PERATURAN BUPATI DEMAK NOMOR 23 TAHUN 2020 TENTANG
JADWAL RETENSI ARSIP PEMERINTAH KABUPATEN DEMAK
ARSIP KACAU

JANGAN DI CONTOH !!!!!!

RECORD CENTER
PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF di
RECORD CENTER

14
Ruang Penyimpanan Arsip Konvensional
 Tujuan Penyusutan Arsip :
1. Menghemat tempat, peralatan dan biaya.
2. Pendayagunaan arsip lebih terjamin.
3. Memudahkan dalam pengawasan dan pemeliharaan
terhadap arsip yang masih bernilai guna tinggi.
4. Memudahkan penemuan kembali arsip-arsip yang
dibutuhkan
5. Menyelamatkan arsip yang bernilai guna
permanen/pertanggungjawaban nasional
Ruang Penyimpanan Arsip Konvensional
 MANFAAT PENYUSUTAN ARSIP

1. Tertatanya arsip dinamis di masing-masing

instansi
2. Terciptanya efisiensi ( ruang, penataan,
tenaga, dan dana )
3. Terselamatkanya arsip yang benilai guna
sekunder
 CONTOH
- BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
KETENTUAN PEMINDAHAN

1. Retensi dibawah 10 Tahun dilakukan

dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan di
Lingkungannya
2. Retensi sekurang – kurangnya 10 tahun
dilakukan dari OPD ke LKD ( Lembaga
Kearsipan Daerah ) selaku Unit Kearsipan I
pada Pemerintah KabupatenDemak
 PROSEDUR PENYERAHAN
a. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip
usul serah ( Unit Kearsipan )
b. Pembentukan Panitian Penilai Arsip
- SK
c. Penilaian oleh panitia penilai arsip
- Notulen rapat
d. Surat pertimbangan penilaian arsip
e. Pemberitahuan Penyerahan
f. Verifikasi dan persetujuan dari LKD
• G. Penetapan arsip yang akan diserahkan
• - SK Bupati
H. Daftar arsip usul serah diverifikasi kepala
LKD berdasarkan permohonan penyerahan
arsip statis dari pimpinan OPD.
i . Serah terima arsip statis disertai dengan
berita acara dan daftar arsip yang
diserahkan.
j. Arsip yang tercipta disimpan di UK pada OPD
( Arsip Vital )
 CONTOH PENYERAHAN ARSIP STATIS

- BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS

 Berita Acara Penyerahan Arsip Statis
Nomor :
Pada hari ini ……..tanggal…….bulan ….tahun……..kami yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama/NIP :
Jabatan :
dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk (Pencipta Arsip yang menyerahkan)
selanjutnya disebut Pihak Kesatu;
Nama/NIP :
Jabatan :
dalam hal ini bertindak atas nama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Demak
selanjutnya disebut Pihak Kedua;

Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip yang dipindahkan seperti tercantum
dalam daftar terlampir untuk disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten
Demak.
Berita aara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) bermeterai cukup dan PARA PIHAK menerima
Berita Acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) bermeterai cukup dan PARA PIHAK menerima
satu rangkatp
Yang Menerima Yang Menyerahkan
Pihak Kedua Pihak Kesatu

……………….. …………………
BIMBINGAN TEKNIS
PEMUSNAHAN ARSIP
 DASAR HUKUM PENYUSUTAN

1. Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan
2. Peraturan Pemerintah RI No. 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2016 tentang Karsipan
3. Perka ANRI nomor 37 Tahun 2016 tentang
Pedoman Penyusutan Arsip
Apakah Penyusutan Arsip Itu ?
Penyusutan Arsip berdasarkan Perka ANRI No 37
Th 2016 yaitu kegiatan untuk mengurangi jumlah
arsip, melalui :
 Memindahkan arsip inaktif dari Unit
Pengolah ke Unit Kearsipan
Memusnahkan arsip
Menyerahkan arsip statis dari Unit Kearsipan
ke Arsipa Nasional RI
 Tujuan Penyusutan Arsip

1. Menghemat tempat, peralatan dan biaya.

2. Pendayagunaan arsip lebih terjamin.
3. Memudahkan dalam pengawasan dan
pemeliharaan terhadap arsip yang masih
bernilai guna tinggi.
4. Memudahkan penemuan kembali arsip-
arsip yang dibutuhkan
5. Menyelamatkan arsip yang bernilai guna
permanen/pertanggungjawaban nasional
 ARSIP
PENTING TIDAK
PENTING

BERGUNA
PENTI TIDAK
BERGUNA
 ARSIP
TIDAK
PENTING
DISUSUTKAN
DIMUSNAHKAN
 KETENTUAN UMUM DALAM
PELAKSANAAN PENYUSUTAN
(PEMUSNAHAN ARSIP)
Penyusutan dilaksanakan setelah
retensi arsip berakhir
Pemusnahan arsip harus
dilaksanakan sampai fisik dan
informasi arsip tidak dapat
dikenali lagi
Setiap pemindahan, pemusnahan
dan penyerahan arsip harus
dibuat daftar arsipnya
 Prosedur Pemusnahan Arsip :

a. Pembentukan Panitia Penilai Arsip

b. Penyeleksian Arsip
c. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah
d. Penilaian Arsip
e. Permintaan Persetujuan Pemusnahan
f. Penetapan Arsip yang Akan Dimusnahkan
g. Pembuatan Berita Acara
h. Pelaksanaan Pemusnahan :
- Dilakukan secara total (pencacahan dan pulping
(dibubur)
- Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 pejabat dari
Bagian Hukum dan Pengawas/Inpektorat
- Penandatanganan Berita Acara
 KETENTUAN PEMUSNAHAN
ARSIP
1. Musnah fisik dan informasinya
2. Disaksikan oleh pejabat dari bidang
hukum dan pengawasan
3. Dibuat daftar arsip yang dimusnahkan
4. Dibuat berita acara
5. Ditetapkan dalam suatu keputusan
 Persetujuan
Pemusnahan dari
Bupati
Berita Acara
Pemusnahan Arsip

Surat
Pertimbangan
Pemusnahan

Nota Dinas Permohonan

Persetujuan Pemusnahan

Surat permohonan personil

ke bag. hukum dan
inspektorat
Contoh SK Tim Pemusnahan
 CONTOH
- BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
 Berita Acara Pemusnahan Arsip
Nomor :
Pada hari ini ……..tanggal…….bulan ….tahun……..yang bertanda tangan di
bawah ini, berdasarkan Keputusan Bupati Kabupaten …… Nomor :
………..tanggal …….. Dan Surat Tugas Nomor: ……… tanggal ………..telah
melakukan pemusnahan arsip-arsip yang tercantum dalam daftar terlampir
dengan cara (pilih salah satu):

a.Penghancuran
b.Peleburan secara kimia

Saksi-Saksi Panitia Pemusnahan Arsip

1.……..(Bgn Hukum) 1. …………………(Ketua)
2.……...(Bawasda) 2…………………..(Sekretaris)
 CONTOH
- BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
 KETENTUAN PEMUSNAHAN ARSIP

1. Musnah fisik dan informasinya

2. Disaksikan oleh pejabat dari bidang hukum
dan pengawasan
3. Dibuat daftar arsip yang dimusnahkan
4. Dibuat berita acara
5. Ditetapkan dalam suatu keputusan
TAMAT

TERIMAKASIH ATAS
PERHATIANNYA