KERANGKA ACUAN KERJA ( KAK)

PELAKSANAAN KEGIATAN DIGITALISASI ARSIP STATIS

TAHUN 2019

I. PENDAHULUAN

Arsip statis merupakan bukti pertanggungjawaban nasional yang

diwariskan kepada generasi muda sebagai bukti otentik dan sumber informasi
perjalanan sejarah kehidupan kebangsaan dalam penyelenggaraan
Pemerintahan.
Berdasarkan pasal 64 Undang – undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan disebutkan bahwa Lembaga Arsip wajib menjamin kemudahan akses
arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip. Akses Statis dilakukan untuk
kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dengan
memperhatikan prinsip keutuhan informasi arsip, keamanan dan keselamatan
arsip.
Untuk menjamin keamanan dan keselamatan fisik arsip yang sudah tua
maka Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah melalui bidang
Pelestarian dan Preservasi perlu mengadakan kegiatan alih media/digitalisasi
arsip yang bertujuan untuk menjamin akses yang selama mungkin terhadap isi
dokumen yang sudah diubah bentuk menjadi media baru, sehingga tetap dapat
dimanfaatkan oleh pengguna arsip, untuk itu perlu melakukan kegiatan
mengumpulkan, membuat salinan dan merawat obyek alih media/digitalisasi di
dalam sebuah sistem yang memenuhi persyaratan dan standar yang dapat
menjamin kelangsungan manajemen, akses dan keamanan obyek digitalisasi
yang tersimpan.
Arsip-arsip yang akan dilakukan digitalisasi adalah arsip tekstual yang
sudah berusia tua dan arsip-arsip audio visual terutama yang playernya sudah
tidak ada supaya arsip – arsip tersebut tetap dapat diakses oleh pengguna arsip
da dimanfaatkan dengan maksimal.
II. DASAR PELAKSANAAN

1. Undang - Undang Nomor 10 Tahun 1950 tentang Pembentukan Provinsi Jawa

Tengah ( Himpunan Peraturan Negara Republik Indonesia Tahun 1950,
Halaman 82-96 );
2. Undang - Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 224,Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587);
3. Undang Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Kearsipan (Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 2964);
4. Peraturan Pemerintahan Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-
undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan;
5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pelaksanaan
Kearsipan Daerah
6. Peraturan menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman
Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007 tentang Perubahan Atas Peraturan
Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan
Keuangan Daerah
7. Peraturan Daerah Provinsi jawa Tengah Nomor 9 Tahun 2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Badan Perencanaan Pembangunan Daerah,
Inspektorat dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Tengah ( Lembaga
Daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun 2008 Nomor 7 Seri D Nomor 3, Tambahan
Lembaran Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 13);
8. Peraturan daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 10 Tahun 2016 tentang
Anggaran Pendapatan Dan Belanja Daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun
Anggaran 2017;
9. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 45 Tahun 2016 tentang Standardisasi
Biaya Kegiatan dan Honorarium, Biaya Pemeliharaan, dan Standardisasi Harga
Pengadaan Barang/Jasa Kebutuhan Pemerintahan Provinsi Jawa Tengah Tahun
2017;
10. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 118 Tahun 2017 tentang Penjabaran
Anggaran Pendapatan Dan Belanja Daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun
Anggaran 2018;
11. Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah Nomor 01673/DPA/2018 tentang kegiatan Digitalisasi
Arsip Statis.
III. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan kegiatan digitalisasi arsip adalah untuk mengamankan

dan menyelamatkan fisik maupun informasinya supaya tetap terjaga
kelestariannya serta memudahkan pengguna arsip mengakses informasi yang
terkandung di dalamnya, sehingga dapat dimanfaatkan oleh pengguna arsip
dengan maksimal.

IV. WAKTU PELAKSANAAN

1. Kegiatan digitalisasi arsip statis anggaran 2019 dilaksanakan mulai Januari

sampai Desember Tahun 2019.

2. Pelaksanaan kegiatan digitalisasi arsip statis anggaran 2019 terdiri dari arsip-

arsip koleksi. Adapun pelaksanaannya sebagai berikut :

I. Arsip Tekstual
1. Bahan dan peralatan :
a. CD
2. Tahapan pelaksanaan :
a. Seleksi arsip untuk memilih arsip yang akan di digitalisasi
b. Mencatat identitas arsip yang akan di digitalisasi dalam sebuah daftar
c. Melakukan alih media lembar per lembar ke CD
d. Melakukan evaluasi hasil digitalisasi dan penyusunan berkas
e. Mengembalikan arsip ke tempat simpan semula
A. Arsip Film ke video (Mini DV/ DVD)
1. Bahan dan peralatan :
a. Kain perca
b. Splacing film
c. TCE 111
d. Reel film
e. Splacer
f. Screer film
g. Kamera video digital
h. TV monitor
i. Proyektor film
j. Mini DV player
k. Komputer
l. DVD-R
 2. Tahapan pelaksanaan :
a. Seleksi arsip film yang akan dialihmediakan
b. Pembuatan daftar
c. Pembersihan arsip/rewashing
d. Setting peralatan alih media ke video
e. Alih media film ke video
f. Capture video ke komputer
g. Editing gambar
h. Rendering file
i. Burning/ cetak ke DVD
j. Labeling

B. Arsip Foto
1. Bahan dan peralatan :
a. Komputer
b. Scanner foto
2. Tahapan pelaksanaan :
a. Seleksi arsip foto
b. Pembuatan daftar
c. Proses scanning foto
d. Pembuatan identitas film
e. Koreksi gambar hasil scanning
f. Checking file dengan daftar arsip
g. Penyimpanan kembali arsip ke boks foto
C. Arsip Kaset Audio
1. Bahan dan peralatan :
a. Batu baterai
b. Walkman/ tape player
c. Komputer data
d. CD-R
2. Tahapan pelaksanaan :
a. Seleksi arsip kaset audio/ rekaman suara
b. Setting peralatan
c. Proses alih media arsip kaset audio
d. Convert file ke MP3
e. Simpan di CD-R
V. TARGET
Digitalisasi arsip statis untuk tahun 2019 akan meliputi antara lain :

NO JENIS ARSIP JUMLAH

1. Arsip tekstual 20.000 buah

2. Arsip foto 5.000 buah

3. Arsip video 100 buah

4. Arsip audio/ rekam 100 buah

5. Arsip kartografi/arsitektur 450 lembar

6. Aplikasi Arsip Keluarga 1 Aplikasi

Jateng

VI. TIM PELAKSANA

Kegiatan Digitalisasi Arsip Statis Anggaran 2019 dilaksanakan oleh Pegawai

Negeri Sipil (Pejabat Struktural, Fungsional Arsiparis dan Staf ) Badan Arsip
Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

VII. BIAYA
Biaya kegiatan Digitalisasi Arsip Statis dibebankan pada Anggaran
Pendapatan dan Belanja Daerah badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah Tahun Anggaran 2019

VIII. PENUTUP
Demikian kerangka acuan ini disusun sebagai pedoman dalam
pelaksanaannya.

Semarang,

KEPALA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

PROVINSI JAWA TENGAH

MUHAMAD MASROFI, S.Sos, M.Si

Pembina Utama Muda
NIP.19680517 198908 1 002