KERANGKA ACUAN KERJA

PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN KEARSIPAN

INFORMASI UMUM
A. Satuan Kerja : Bidang Pembinaan, Pengembangan Dan Pengawasan
Kearsipan
B. Unit Kerja : Seksi Pembinaan Dan Pengembangan Kearsipan
C. Pengguna Anggaran : Prijo Anggoro BR, SH, M.Si.
D. Nama KPA : Hana Roichati, SH. MH.
E. Waktu Pelaksanaan : 2020

BAB I DESKRIPSI RINGKAS

A. PENDAHULUAN
Sebagai bentuk pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 Tahun
2009, Tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, serta Peraturan Daerah Nomor 1 Tahun 2015 tentang
Penyelenggaraan Kearsipan di Provinsi Jawa Tengah, guna meningkatkan
mutu penyelenggaraan kearsipan diuraikan bahwa arsip yang tercipta
harus dapat menjadi sumber informasi, acuan serta bahan pembelajaran
masyarakat, bangsa dan negara.
Hal ini dimaksudkan sebagai upaya mewujudkan penyelenggaraan
negara yang baik dan bersih serta dalam menjaga dinamika gerak maju
masyarakat, bangsa, dan Negara ke depan agar senantiasa berada pada
pilar perjuangan mencapai cita-cita nasional. Dengan kata lain, sumber
informasi, acuan, dan bahan pembelajaran tersebut memberikan manfaat
besar bagi kepentingan organisasi, kepentingan masyarakat, bangsa, dan
negara yang selanjutnya dapat dijadikan sebagai warisan pada generasi
yang akan datang.
Mengingat hasil kegiatan administrasi dan manajemen terus tumbuh
dan berkembang secara akumulasi serta semakin kompleknya fungsi dan
tugas organisasi, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi dan
bukti otentik membutuhkan suatu pengelolaan (manajemen) yang tepat
sehingga dapat menciptakan efektivitas, efisiensi dan produktivitas bagi
instansi/organisasi.
Dengan dijalankannya manajemen perkantoran yang baik di
lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah, informasi dapat disajikan
dengan benar, cepat, tepat dan akurat, kepada masyarakat.

Kerangka Acuan Kerja Kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan Tahun 2020 Dinas Arpus
1
 Melihat fungsi arsip demikian besar, Pemerintah Provinsi Jawa
Tengah melalui Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan melaksanakan
langkah-langkah sebagai berikut; Pembinaan Kearsipan, Peningkatan
Sumber Daya Manusia pengelola arsip, Pengelolaan dan penyajian
informasi arsip dengan memanfaatkan teknologi informasi.
Sasaran dari kegiatan tersebut di atas adalah Lembaga Kearsipan
Daerah (LKD) Kabupaten/Kota, Perangkat Daerah(PD), Cabang
Dinas/UPTD/Balai, BUMD/Orpol/Ormas dan Sekolah (SMA/SMK/SLB) di
Wilayah Jawa Tengah.
Berkaitan dengan masyarakat pada zona merah (daerah sangat
miskin) di Jawa Tengah, Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah, mengadakan pembinaan kearsipan khususnya pada
pengelolaan dan pemanfaatan Arsip Vital. Melalui pembinaan arsip vital,
diharapkan masyarakat menyadari akan arti penting arsip, sehingga arsip
pribadi yang mereka miliki dapat dikelola dengan baik. Dengan demikian
data-data yang dibutuhkan oleh stakeholder terkait peningkatan taraf hidup
dapat tersaji dengan valid dan otentik.
B. DASAR HUKUM
Pembinaan Dan Pengembangan Kearsipan dilaksanakan dengan
dasar hukum sebagai berikut:
1. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1950 tentang Pembentukan
Provinsi Jawa Tengah (Himpunan Peraturan Negara Republik
Indonesia Tahun 1950 Halaman 86-92);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 152, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964);
3. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor
244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587)
sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-
Undang Nomor 9 Tahun 2015 Tentang Perubahan Kedua atas
Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintah Daerah
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58,
Tambahan lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
5. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 1 Tahun 2015
tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Provinsi Jawa Tengah;

Kerangka Acuan Kerja Kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan Tahun 2020 Dinas Arpus
2
 6. Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan
Susunan Perangkat Daerah Provinsi Jawa Tengah;
7. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 39 Tahun 2016 Tentang
Pelaksanaan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 1
Tahun 2015 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Provinsi Jawa
Tengah;
8. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 36 Tahun 2018 tentang
perubahan atas Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 74 Tahun
2016 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah;
9. RENSTRA Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah 2018 – 2023.
C. MAKSUD DAN TUJUAN
A. Maksud
Mendukung terciptanya tertib administrasi kearsipan yang
terintegrasi dan meningkatkan kualitas layanan prima kepada
masyarakat/pengguna arsip serta penyelamatan arsip yang memiliki
nilai guna sejarah di Provinsi Jawa Tengah.
B. Tujuan:
1) Pembinaan Kearsipan
a) Mewujudkan terciptanya tertib administrasi kearsipan dan
penyelamatan arsip dalam penyelenggaraan Kearsipan di
wilayah Provinsi Jawa Tengah.
b) Menjamin ketersediaan arsip vital masyarakat yang otentik
dalam rangka peningkatan taraf hidup.
c) Mewujudkan layanan prima kepada masyarakat/pengguna
arsip dalam memberikan informasi melalui ketersediaan arsip
yang baik dan lengkap.
d) Mempermudah proses penyusutan arsip;
2) Peningkatan Sumber Daya Aparatur (SDA) di Bidang
Kearsipan
a) Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia pengelola
arsip;
b) Menyamakan persepsi dan langkah dalam peningkatan
kualitas pengelolaan arsip di Jawa Tengah;
c) Mendukung percepatan pembangunan dengan meningkatkan
kualitas layanan kepada masyarakat.
3) Pengembangan Sistem Jaringan Informasi Kearsipan

Kerangka Acuan Kerja Kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan Tahun 2020 Dinas Arpus
3
 a) Meningkatkan pengelolaan arsip secara otomasi dan
penyajian informasi kepada publik yang terkait dengan
sejarah perkembangan Jawa Tengah secara transparan,
terintegrasi dengan memanfaatkan Teknologi Informasi
melalui Jaringan Informasi Kearsipan di Jawa Tengah
dengan Aplikasi pengelolaan Arsip dinamis berbasis Web.
b) Tersedianya Pedoman Kearsipan di Provinsi Jawa Tengah
dan
c) Tersedianya Laboratorium Sistem Kearsipan yang lebih baik.
d) Meningkatkan layanan arsip dengan pemanfaatan Teknologi
Informatika.
D. PERMASALAHAN
1) Pemahaman akan arti penting arsip masih sangat rendah;
2) Jumlah SDM pengelola di Bidang Kearsipan masih sangat minim;
3) Ketersediaan sarana dan prasarana kearsipan masih sangat terbatas
E. LANGKAH YANG DILAKUKAN
Dalam rangka meningkatkan kemajuan pengelolaan kearsipan di
Jawa Tengah, serta penguatan peranan dan fungsi Lembaga Kearsipan
Daerah, sebagaimana di amanatkan Undang – Undang Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan, dipandang perlu penguatan penerapan sistem
pengelolaan arsip dinamis melalui pengembangan Sentral Arsip Aktif
(central file) dan Sentral Arsip Inaktif (records center), serta pengelolaan
arsip melalui Teknologi Informasi, Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah melaksanakan kegiatan sebagai berikut.
1. Pembinaan Kearsipan pada pengelolaan arsip statis, dinamis (aktif
dan in aktif), serta arsip vital masyarakat.
2. Peningkatan kapasitas Sumber Daya Manusia di bidang kearsipan
melalui bimbingan teknis bagi pengelola arsip;
3. Pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) guna pengelolaan dan
penyajian informasi arsip di Jawa Tengah secara terintegrasi pada
Sistem Jaringan Informasi Keasipan.
F. SASARAN KEGIATAN (OUTCOME)
1. Meningkatnya Perangkat Daerah yang mengunakan system
pengelolaan kearsipan dengan baik.
2. Meningkatnya Perangkat Daerah yang melakukan pengelolaan arsip
secara baku.
G. HASIL YANG DIHARAPKAN

Kerangka Acuan Kerja Kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan Tahun 2020 Dinas Arpus
4
 1. Meningkatnya kualitas pengelolaan arsip statis pada Lembaga
Kearsipan Daerah (LKD);
2. Meningkatnya kualitas pengelolaan arsip dinamis melalui
pengembangan sentral arsip dinamis aktif (central file) dan sentral
arsip dinamis inaktif (record centre) pada perangkat daerah, cabang
dinas/UPTD/balai pada perangkat daerah Provinsi Jawa Tengah;
3. Meningkatnya kualitas pengelolaan arsip dinamis pada Orpol/BUMD/
ormas di Jawa Tengah;
4. Meningkatnya pengelolaan arsip vital masyarakat;
5. Meningkatnya kualitas Sumber Daya Manusia di bidang Kearsipan.
6. Meningkatnya pengelolaan arsip serta penyajian informasi arsip
kepada public melalui pemanfaatan teknologi informasi.
H. INDIKATOR KINERJA
Pembinaan Dan Pengembangan Kearsipan merupakan kegiatan dari
Program Pembinaan, Pengembangan Dan Pengawasan Kearsipan
dengan indicator kinerja: Persentase perangkat daerah (PD) yang tertib
arsip 43%, dan indicator kinerja kegiatannya adalah jumlah perangkat
daerah melakukan pengelolaan arsip secara baku 8 Perangkat Daerah
(PD).
Guna mencapai indicator kinerja tersebut di atas, Kegiatan
Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan di dukung dengan 3 (tiga) Sub
Kegiatan dan masing – masing target kinerja sebagai berikut:
No. Sub Kegiatan Indikator Kinerja Volume
1. Pembinaan Kearsipan Jumlah lokasi pembinaan 157 lokasi
kearsipan
a. LKD Jumlah LKD yang dilakukan 35 lokasi
Kabupaten/kota pembinaan kearsipan
b. Perangkat Daerah Jumlah Perangkat Daerah yang 8 (PD)
(PD) dilakukan pembinaan
c. Cabang Jumlah Cabang 10 lokasi
Dinas/UPTD/ Balai Dinas/UPTD/Balai yang
dilakukan pembinaan
d. Orpol/ BUMD/ Jumlah Orpol/BUMD/Ormas 2 lokasi
Ormas yang dilakukan pembinaan
e. SMA/SMK/SLB Jumlah Sekolah SMA/SMK/SLB 105 lokasi pada
yang dilakukan pembinaan 13 Cab. Dinas
Pendidikan
f. Rakor (temu) Jumlah peserta Rakor (temu) 1 lokasi
Arsiparis se Jawa arsiparis
Tengah
2 Penngkatan Sumber Jumlah peserta bintek kearsipan 215 orang
Daya Aparatur (SDA)
Bidang Kearsipan
a. Bintek Kearsipan Jumlah peserta bintek kearsipan 70 orang
LKD Kab/kota LKD Kab/Kota
b. Bintek Kearsipan Jumlah peserta bintek kearsipan 140 orang
SMA/SMK/SLB SMA/SMK/SLB
c. Bintek Kearsipan Jumlah peserta bintek kearsipan 40 orang
bagi Perangkat Perangkat Daerah, Cab. Dinas/

Kerangka Acuan Kerja Kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan Tahun 2020 Dinas Arpus
5
 No. Sub Kegiatan Indikator Kinerja Volume
Daerah, Cab. UPTD/Balai,
Dinas/UPTD/ Balai.
3. Pengembangan Sistem Jumlah pengembangan 1 aplikasi
Jaringan Informasi Informasi Kearsipan 80 orang
Kearsipan (SJIK)
a. Up grade dan Up Jumlah aplikasi yang di up 1 paket
date Aplikasi Sistem grade dan di up date
Jaringan Informasi
Kearsipan
b. Pelatihan Aplikasi Jumlah peserta pelatihan 90 orang
Sistem Jaringan aplikasi System Jaringan
Informasi Kearsipan Informasi Kearsipan
c. Penyusunan Jumlah Pedoman Kearsipan 1 pedoman
Pedoman Kearsipan yang di susun/dibuat
d. Up grade dan up Jumlah Web Sistem Layanan 1 paket
date Web System Informasi Kearsipan yang di up
Layanan Informasi grade dan di up date
Kearsipan
e. Pengembangan Jenis pengembangan 1 paket
Laboratorium Laboratorium System Kearsipan
System Kearsipan

BAB II RINCIAN AKTIVITAS

1. PEMBINAAN KEARSIPAN
A. Pembinaan Kearsipan 35 LKD Kabupaten/Kota
1) Pembinaan bersifat pembinaan klinis (dikumpulkan) pada 2 lokasi;
2) Dilaksanakan 2 kali;
3) Tempat pelaksanaan di eks Bakorwil 2 dan eks bakorwil 3;
4) Narasumber Arsiparis dan Strutural Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah;
5) Sasaran Kegiatan adalah 35 Lembaga Kearsipan Daerah
Kabuaten/Kota;
6) Pemberian bantuan stimulan sarana kearsipan
7) Sumber anggaran APBD sejumlah Rp. 57.035.000,-
B. Pembinaan Perangkat Daerah (PD)
1) Pembinaan dilaksanakan pada pengelolaan arsip dinamis aktif dan
dinamis in aktif;
2) Pembinaan dilaksanakan di Perangkat Daerah (PD);
3) Sasaran Kegiatan 8 Perangkat Daerah;
4) Pemberian bantuan stimulant sarana kearsipan;
5) Sumber anggaran APBD sejumlah Rp. 25.892.000,-
C. Pembinaan Cabang Dinas/UPTD/Balai
1) Pembinaan dilaksanakan pada pengelolaan arsip dinamis aktif dan
dinamis in aktif;
2) Pembinaan dilaksanakan di Cabang Dinas/UPTD/Balai;

Kerangka Acuan Kerja Kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan Tahun 2020 Dinas Arpus
6
 3) Sasaran Kegiatan 10 instansi;
4) Pemberian bantuan stimulant sarana kearsipan;
5) Sumber anggaran APBD sejumlah Rp. 36.779.000,-
D. Pembinaan BUMD/Orpol/Ormas
1) Pembinaan dilaksanakan pada pengelolaan arsip vital
2) Pembinaan dilaksanakan pada ormas (PKK, Karang Taruna) dan
anggotanya pada desa yang masuk kategori miskin
3) Pembinaan dilaksanakan di 2 lokasi;
4) Sasaran Kegiatan 2 ormas;
5) Pemberian bantuan stimulant sarana kearsipan penyimpanan arsip
vital;
6) Sumber anggaran APBD sejumlah Rp. 21.648.000,-

E. Pembinaan SMA/SMK/SLB
1) Pembinaan dilaksanakan pada pengelolaan arsip dinamis aktif dan
dinamis in aktif;
2) Pembinaan dilaksanakan di 13 Cabang Dinas Pendidikan;
3) Sasaran Kegiatan 105 sekolah;
4) Pemberian bantuan stimulant sarana kearsipan;
5) Sumber anggaran APBD sejumlah Rp. 183.300.000,-
F. Rakor dan Temu Arsiparis Jawa Tengah
1) Kegiatan dilaksanakan dengan penyajian materi dan tanya jawab;
2) Koordinasi dan konsultasi dengan Arsip Nasional RI;
3) Narasumber dari Arsip Nasional RI;
4) Kegiatan dilaksanakan selama 2 hari 1 malam;
5) Sasaran kegiatan 185 Arsiparis Jawa Tengah
6) Sumber dana APBD sejumlah Rp. 115.807.000,-
2. Peningkatan Sumber Daya Aparatur (SDA) Bidang Kearsipan;
a. Kegiatan dilaksanakan dengan cara Bimbingan Teknis Kearsipan
b. Koordinasi dan konsultasi dengan Arsip Nasional RI
c. Sasaran kegiatan Pengelola Arsip:
- Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten Kota sejumlah 70
orang
- SMA/SMK/SLB sejumlah 140 orang
- Perangkat Daerah, Cabang Dinas/UPTD/Balai sejumlah 40 orang
d. Narasumber Arsiparis atau Struktural dari Arsip Nasional RI, Arsiparis
atau structural Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah;

Kerangka Acuan Kerja Kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan Tahun 2020 Dinas Arpus
7
 e. Sumber anggaran APBD sejumlah Rp, 255.359.000,-
3. Pengembangan Sistem Jaringan Informasi Kearsipan yang
terintegrasi dengan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)
a. Up grade dan up date aplikasi Sistem Jaringan Informasi Kearsipan, 1
paket
b. Pengembangan Laboratorium System Kearsipan; digitalisasi system
kearsipan, 1 paket
c. Up grade dan up date content pada Web Layanan Informasi
Kearsipan, 1 paket
d. Pelatihan aplikasi Sistem Jaringan Informasi Kearsipan, 90 orang;
e. Supervisi aplikasi Sistem Jaringan Informasi Kearsipan pada 13 lokasi;
f. Rapat anggota jaringan (pengguna aplikasi Sistem Jaringan Informasi
Kearsipan) 60 orang;
g. Penyusunan Pedoman Kearsipan, 1 pedoman;
h. Focus Group Discussion (FGD) Pedoman Kearsipan, 90 orang, lokasi
di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
i. Sumber Dana APBD sejumlah Rp. 215.680.000,-
BAB III JADWAL PELAKSANAAN
Bulan
Kegiatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Kegiatan Pembinaan dan
Pengembangan Kearsipan                        
1. Pembinaan Kearsipan                        
  Persiapan Kegiatan                        
Pembinaan LKD
  a. Kabupaten/Kota                        
Pembinaan OPD Prov.
  b. Jateng                        
Pembinaan Balai/Cab.Din/
c. UPTD dan BUMD/Ormas/
  Orpol                        
d. Pembinaan Arsip Vital
masyarakat pada zona
  merah                        
Pembinaan Klinis
  d. Kearsipan SMA/SMK/SLB                        
  e. Temu Arsiparis                        
2. Peningkatan SDA Bidang
Kearsipan                        
Lembaga Kearsipan
  a Daerah Kab/Kota                        
  b. SMA/SMK/SLB                        
3. Pengembangan Sistem Jaringan
Informasi Kearsipan                        
Pengembangan Aplikasi
  a. Kearsipan                        
Pelatihan Aplikasi
  b. Kearsipan                        

Kerangka Acuan Kerja Kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan Tahun 2020 Dinas Arpus
8
 Bulan
Kegiatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Rapat Anggota Jaringan
  c. SJIK                        
Penyusunan Pedoman
  d. Kearsipan                        
Focus Group Discution
(FGD) Pedoman
  e. Kearsipan                        
Pengembangan
Laboratorium System
  f. Kearsipan                        
Pengembangan System
Layanan Informasi
  g. Kearsipan                        
  Pembuatan laporan Kegiatan                        

BAB IV ANGGARAN
Anggaran pelaksanaan kegiatan Pembinaan dan Pengembangan
Kearsipan di bebankan pada Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD)
Provinsi Jawa Tengah pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah Tahun Anggaran 2020 sebesar Rp. 947.500.000,- (Sembilan ratus
empat puluh tujuh juta lima ratus ribu rupiah) dengan rincian sebagai berikut :
No. Aktivitas Anggaran
1. Honorarium PNS Rp. 3.000.000,-
2. Honorarium Tenaga Teknis non PNS Rp. 33.000.000,-
3. Pembinaan Kearsipan
A. Pembinaan 35 LKD Kabupaten/Kota Rp. 57.035.000,-
B. Pembinaan Perangkat Daerah (PD) Rp. 25.892.000,-
C. Pembinaan Cabang Dinas/UPTD/Balai Rp. 36.779.000,-
D. Pembinaan BUMD/Orpol/Ormas Rp. 21.648.000,-
E. Pembinaan SMA/SMK/SLB Rp. 183.300.000,-
F. Rakor dan Temu Arsiparis Rp. 115.807.000,-
4. Peningkatan Sumber Daya Aparatur (SDA) Rp, 255.359.000,-
Bidang Kearsipan
5. Pengembangan Sistem Jaringan Informasi Rp. 215.680.000,-
Kearsipan

BAB V PENUTUP
Demikian Kerangka Acuan Kerja ini disusun sebagai pedoman dalam
pelaksanaan Kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan Tahun
2020.

Semarang, September 2019

Kerangka Acuan Kerja Kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan Tahun 2020 Dinas Arpus
9
 KEPALA BIDANG
PEMBINAAN, PENGEMBANGAN DAN
PENGAWASAN KEARSIPAN

HANA ROICHATI, SH, MH

Pembina Tingkat I
NIP. 19630527 199203 2 002

Kerangka Acuan Kerja Kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan Tahun 2020 Dinas Arpus
10