Safira Anggraini 1111190211 Naskah Akademik

Naskah Akademik Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten Padeglang
1
tentang Kearsipan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Saat ini teknologi dan ilmu pengetahuan semakin berkembang
pesat seiring dengan perkembangan zaman saat ini yang semakin
cepat dan modern. Hal ini akan berpengaruh pada kemajuan suatu
lembaga, baik lembaga pendidikan, lembaga pemerintahan maupun
lembaga swasta. Setiap lembaga baik lembaga swasta maupun
pemerintahan dan lembaga pendidikan tentu menginginkan dan
membutuhkan administrasi yang baik dalam manajemen atau
pengelolaan arsipnya.
Arsip sangat berperan penting dalam suatu lembaga, yaitu
sebagai penyajian informasi maupun pusat ingatan bagi seorang
pimpinan untuk dapat merumuskan kebijakan dan
membuat.keputusan, maka untuk dapat memberikan atau
menyajikan informasi yang akurat dan lengkap harus memiliki
prosedur tertentu dan sistem yang baik dalam
pengelolaan.kerasipannya. Proses yang sedemikian tersebut dapat
menciptakan arsip apapun jenisnya baik yang tekstual maupun
non tekstual. Arsip inilah yang suatu saat akan.diberkaskan
berdasarkan transaksi dan kegiatannya sesuai kepentingan unit
kerja agar mudah dicari dan ditemukan kembali.1
Pada proses perwujudan penyelenggaraan pemerintahan yang
baik dan pemerintah yang bersih (good governance dan clean
government), arsip yang tercipta harus dapat menjadi sumber
informasi, acuan dan bahan pembelajaran masyarakat, bangsam
dan negara. Arsip juga dapat dijadikan sebagai sarana dalam
menjaga agar dinamika gerak maju masyarakat, bangsa, dan
negara ke depan agar senantiasa berada pada pilar perjuangan
mencapai cita-cita nasional. Oleh karena itu setiap Lembaga
1
Recki Ari, Wijaya Bambang Budi Wiyono, Ibrahim Bafada, “Pengelolaan Arsip”, Jurnal Adminitrasi
dan Manajemen Pendidikan,Vol. 1 No 2, 2018 DOI: http://dx.doi.org/10.17977/um027v1i22018p231,
hlm. 231
2
tentang Kearsipan
negara, pemerintahan daerah, Lembaga Pendidikan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, perusahaan dan perseorangan
harus menunjukkan tanggung jawabnya dalam penyelenggaraan,
penciptaan, pengelolaan, dan pelaporan arsip yang tercipta dari
kegiatan-kegiatannya.
Tujuan dari kegiatan penciptaan, pengelolaan dan pelaporan
arsip yaitu untuk membentuk suatu sistem rekaman kegiatan yang
factual, utuh, sistematis, autentik, terpercaya, dan dapat
digunakan. Untuk mewujudkan pertanggungjawaban tersebut
dibutuhkan kehadiran suatu Lembaga kearsipan baik yang bersifat
nasional, daerah, maupun perguruan tinggi yang berfungsi
mengendalikan kebijakan, pembinaan, pengelolaan kearsipan
nasional agar terwujud system penyelenggaraan kearsipan nasional
yang komprehensif dan terpadu.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah dalam Pasal 11 dijelaskan mengenai urusan
pemerintahan konkuren, yaitu urusan pemerintahan konkuren
sebagaimana di maksud dalam Pasal 9 ayat (3) yang menjadi
kewenangan Daerah terdiri atas Urusan Pemerintahan Wajib dan
Urusan Pemerintahan Pilihan. Urusan Pemerintahan Wajib yang
tidak berkaitan dengan Pelayanan Dasar sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 11 ayat (2) salah satunya meliputi kearsipan.
Pembagian urusan bidang kearsipan yang menjadi wewenang
pemerintahan daerah kabupaten/kota meliputi pengelolaan arsip,
Pelindungan dan Penyelamatan Arsip, Perizinan.
Arsip berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga
kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang
melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan
pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di
ibukota kabupaten/kota. Penyelenggaraan kearsipan
kabupaten/kota menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah
kabupaten/kota dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
kabupaten/kota.
3
tentang Kearsipan
Tujuan penyelenggaraan kearsipan daerah antara lain adalah

untuk kepentingan pertanggungjawaban daerah kepada generasi
yang akan dating dan melestarikan memori daerah. Untuk itu
diperlukan penyelematan dan pelestarian arsip sebagai bahan bukti
yang nyata, benar dan lengkap. Penyelenggaraan kearsipan
biasanya didefinisikan sebagai keseluruhan kegiatan yang meliputi
ke bijakan pengelolaan arsip dinamis dan statis, serta pembinaan
kearsipan dalam suatu system kearsipan daerah yang didukung
oleh sumber daya manusia, prasana dan sarana, serta sumber daya
lainnya. Pelaksanaan pemerintahan dapat tercapai apabila arsip
dikelola secara professional sejak tahap paling awal tercipta setiap
satuan arsip sampai dengan tahap pemanfaatan suatu arsip.
Sistem kearsipan pemerintah daerah di dalamnya memuat
system informasi kearsipan daerah dan jaringan informasi
kearsipan daerah, yang keduanya merupakan bagian dari system
informasi kearsipan nasional dan jaringan informasi kearsipan
nasional.
Pemerintah Kabupaten Pandeglang menyadari bahwa system
penyelenggaraan kearsipan daerah yang komprehensif dan terpadu
harus dibangun dengan mengimplementasikan prinsip, kaidah,
norma, standar, prosedur, dan kriteria, pembianaan kearsipan,
system pengelolaan arsip, sumber daya pendukung, serta peran
serta masyarakat dan organisasai profesi yang sedemikian rupa
sehingga mampu merespon tuntutan dinamika gerak maju
masyarakat di wilayah Kabupaten Pandeglang ke depan. Untuk
mewujudkan system penyelenggaraan kearsipan daerah yang
komprehensif dan terpadu tersebut, maka Pemerintah Kabupaten
Pandeglang perlu membentuk Peraturan Daerah yang mengatur
tentang penyelenggaraan kearsipan. Dan untuk mendapatkan
Peraturan Daerah yang komprehensif, aspiratif dan implementatif
dalam mengatur penyelenggaraan kearsipan daerah ini, maka perlu
dilakukan penyusunan Naskah Akademik Rancangan Peraturan
Daerah Kabupaten Pandeglang tentang Penyelenggaraan
Kearsipan.
4
tentang Kearsipan
B. Identifikasi Masalah
1. Permasalahan tata cara pengelolaan yang dihadapi dalam
bidang ke arsipan di Kabupaten Pandeglang
2. Mengapa perlunya Raperda sebagai dasar pemecahan masalah
dalam bidang penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten
Pandeglang
3. Hal-hal apakah yang menjadi pertimbangan atau landasan
filosofis, sosiologis, yuridis pembentukan Raperda Kabupaten
Pandeglang tentang Penyelenggaraan Kearsipan.
4. Apa tujuan dan sasaran yang akan dicapai, ruang lingkup
pengaturan, jangkauan, dan arah pengaturan yang akan
dituangkan dalam Raperda Kabupaten Pandeglang tentang
Penyelenggaraan Kearsipa
C. Tujuan dan Kegunaan

1. Tujuan
Kegiatan Penyusunan Naskah Akademik Rancangan
Peraturan Daerah Kabupaten Pandeglang tentang
Penyelenggaraan Kearsipan ini dimaksudkan untuk
peningkatan penyelenggaraan kearsipan yang efisien, efektif dan
sistematis guna menunjang kinerja.
Berdasarkan identifikasi masalah yang disebutkan di atas,
Adapun tujuan dari penyusunan Naskah Akademik ini:
a. Merumuskan serta menemukan cara-cara mengatasi
permasalahan dalam upaya meningkatkan pembangunan
dalam bidang penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten
Pandeglang.
b. Merumuskan permasalahan hukum yang dihadapi sebagai
landasan penetapan Raperda Kabupaten Pandeglang dalam
bidang penyelenggaraan kearsipan.
c. Merumuskan pertimbangan atau landasan
filosofis,sosiologis, yuridis bagi Raperda Kabupaten
Pandeglang tentang Penyelenggaraan Kearsipan.
d. Merumuskan sasaran yang akan diwujudkan, ruang lingkup
pengaturan, jangkauan, dan arah pengaturan dalam
5
tentang Kearsipan
Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten Pandeglang tentang

Penyelenggaraan Kearsipan.
2. Kegunaan
Penyusunan Naskah Akademik Rancangan Peraturan
Kearsipan ini diharapkan dapat bermanfaat menjadi acuan atau
referensi bersama Pemerintah Kabupaten Pandeglang dalam
penyusunan dan pembahasan Raperda Kabupaten Pandeglang
tentang Penyelenggaraan Kearsipan.
D. Metode
Penyusunan Naskah Akademik pada dasarnya merupakan
suatu kegiatan penelitian sehingga digunakan metode penyusunan
Naskah Akademik yang berbasiskan metode penelitian hukum atau
penelitian lain. Metode penelitian adalah ilmu tentang cara
melakukan penelitian hukum dengan teratur (sistematis). Pada
hakekatnya metodologi dalam penelitian hukum berguna untuk
memberikan pedoman, tentang tata cara seorang peneliti
mempelajari, menganalisa, memahami dalam melakukan penelitian
hukum.2
Dalam pengumpulan data bahan materi penulisan, metode
penelitian yang digunakan sangat penting. Adapun metode
penelitian yang digunakan adalah yuridis normatif yaitu penelitian
hukum dilakukan dengan meneliti data atau bahan kepustakaan
yang merupakan data sekunder, baik itu data sekunder berupa
bahan hukum primer, bahan hukum sekunder, maupun bahan
hukum tersier. Adapun undang-undang, apabila peneliti hendak
dilakukan merupakan penelitian normatif ini akan menggunakan
data primer sebagai data penunjang.
2
H. Ishaq, Metode Penelitian Hukum dan Penulisan Skripsi, Tesis, serta DIsertasi, Alfabeta, Bandung,
2017, hlm. 26.
6
tentang Kearsipan
BAB II
KAJIAN TEORITIS DAN EMPIRIS
A. Kajian Teoritis
1. Pengertian Pemerintah Daerah
Pembagian wewenang dalam penyelenggaraan
pemerintahan pusat dan daerah menandakan adanya hubungan
pemerintah pusat dan daerah. Bagaimana hubungan itu
idealnya terjadi adalah merupakan sebuah keinginan dan proses
pencarian bentuk yang sesuai dengan cita-cita dan keinginan
rakyat Indonesia yang tertuang dalam Undang-undang Dasar
Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Dalam perjalanan
sejarahnya, hubungan pemerintah pusat dan daerah telah
melalui berbagai model dan bentuk sesuai regulasi yang
ditetapkan oleh pemerintah sebagai dasar penyelenggaraan
pemerintahan di daerah, yaitu dengan ditetapkanya undang-
undang yang mengatur tentang kewenangan pemerintah
daerah.3
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia pengertian
pemerintah pusat adalah penguasa yang bertugas di pusat,
melingkungi seluruh pemerintah daerah. Pemerintahan pusat
adalah seluruh penyelenggaraan pemerintahan yang tidak
diselenggarakan daerah otonom.4
Pengertian pemerintahan daerah di Indonesia mengalami
perubahan dari waktu ke waktu seiring dengan berlakunya
dasar hukum penyelenggaraan pemerintahan daerah sebab
seperti diketahui bahwa dasar hukum penyelenggaraan
pemerintahan daerah di Indonesia sudah bergantiganti sesuai
dengan perkembangan dan perjalanan pemerintahan itu sendiri
sejak kemerdekaan.
3 Dudung Abdullah, “Hubungan Pemerintah Pusat Dengan Pemerintah Daerah”,

Jurnal Hukum POSITUM, Vol. 1 No. 1, 2016, hlm. 84.
4 Ibid.
7
tentang Kearsipan
Pengertian Pemerintah Daerah menurut Undang-undang

Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah adalah
penyelenggaraan Pemerintahan Daerah Otonom oleh Pemerintah
Daerah dan DPRD menurut asas Desentralisasi. Sedangkan
pengertian Pemerintah Daerah adalah Kepala Daerah beserta
perangkat Daerah Otonom yang lain sebagai Badan Eksekutif
Daerah.
Desentralisasi menurut Hoogerwarf merupakan
pengakuan atau penyerahan wewenang oleh badan-badan
publik yang lebih tinggi kepada badan-badan publik yang lebih
rendah kedudukanya untuk secara mandiri dan berdasarkan
kepentingan sendiri mengambil keputusan di bidang pengaturan
(regelendaad) dan di bidang pemerintahan (bestuursdaad).5
Menurut Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintah Daerah, pengertian Pemerintahan Daerah adalah
penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh pemerintah daerah
dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut asas otonomi
dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya
dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia
sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945. Pemerintah Daerah adalah
kepala daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan
Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan
yang menjadi kewenangan daerah otonom.6
Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan
pemerintahan pada tingkat daerah yang merupakan bagian dari
pemerintahan pusat.7 Pemerintah daerah merujuk pada otoritas
administratif di suatu daerah yang lebih kecil dari sebuah
negara. Sebutan ini digunakan untuk melengkapi lembaga-
lembaga tingkat negara-bangsa, yang disebut sebagai
pemerintah pusat, pemerintah nasional, atau (bila perlu)
pemerintah federal. "Pemerintah Daerah" hanya beroperasi
5 Jimly Asshiddiqie, Pengantar Ilmu Hukum Tata Negara, Rajagrafindo Persada,

Jakarta, 2015, hlm. 294
6 Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah
7 Ibid. hlm. 54
8
tentang Kearsipan
menggunakan kekuasaan yang diberikan undang-undang atau

arahan tingkat pemerintah yang lebih tinggi dan masing-masing
negara memiliki sejenis pemerintah daerah yang berbeda dari
satu negara ke negara lain.
2. Tinjauan Penyelenggaraan Kearsipan Pemerintahan Daerah
Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan
meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip
dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh
sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber
daya lainnya.8 Pengaturan penyelenggaraan kearsipan
dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam
penyajian informasi penyelenggaraan pemerintahan daerah,
perumusan kebijakan, dan pengambilan keputusan.
Arsip menurut peraturan tersebut di atas adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip merupakan aset
yang sangat berharga, warisan nasional dari generasi ke generasi
yang perlu dipelihara dan dilestarikan dengan baik.
Sistem kearsipan harus mencakup semua sub sistem
dalam manajemen kearsipan. Sistem Kearsipan merupakan
rangkaian sub sistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja
sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit
informasi siap pakai untuk kepentingan operasional, dengan
azaz informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat,
untuk kepentingan tepat, pada waktu yang tepat, dengan biaya
serendah mungkin. Sub sistem dalam sistem kearsipan
mencakup Tata Naskah Dinas (form management), pengurusan
surat (Correspondence management), penataan berkas (files
8
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
9
tentang Kearsipan
management), tata kearsipan dinamis (records management),

dan tata kearsipan statis (archives management).9
Sebagai upaya untuk menjamin ketersediaan arsip daerah
yang autentik, utuh dan terpercaya, sekaligus sebagau sumber
informasi mengenai penyelenggara Pemerintah Daerah, juga
sebagai pelayanan dalam menjamin perlindungan kepentingan
Daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat, perlu adanya
penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah
dan standar kearsipan sebagaimana diatur dalam Peraturan
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 untuk melaksanakan
ketentuan Pasal 15, Pasal 30 ayat (3), Pasal 46, Pasal 47 ayat (3),
Pasal 48 ayat (3), Pasal 52 ayat (2), Pasal 55, Pasal 67, dan Pasal
68 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan perlu menetapkan Peraturan Pemerintah tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan.
Maksud dari diterbitkannya peraturan tersebut yaitu
memberikan kepastian hukum dalam penyajian informasi
penyelenggaraan pemerintahan daerah, perumusan kebijakan,
dan pengambilan keputusan, dengan tujuannya yaitu a.
menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah; b. menjamin terwujudnya
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang andal; c. menjamin
perlindungan kepentingan Daerah dan hak-hak keperdataan
masyarakat serta masyarakat adat melalui pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; d. menjamin
keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara; e. menjamin keselamatan Aset
Daerah; dan f. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
9Aneu Wahyuni, “PENGARUH IMPLEMENTASI KEBIJAKAN PENYELENGGARAAN

KEARSIPAN TERHADAP EFEKTIVITAS PENGELOLAAN KEARSIPAN DI DINAS
KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN TASIKMALAYA”, Actual Research
Science Academic, Vol. 5 No. 1, 2020, hlm. 42
10
tentang Kearsipan
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan

terpercaya.
3. Tentang Arsip
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai
penyelenggara kearsipan nasional sebagaimana yang dimaksud
di dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, bahwa penyelenggaraan kearsipan meliputi
keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan dan
pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang
didukung oleh berbagai sumber daya sesuai dengan ketentuan
peraturan Perundang-undangan.
Sebelum memahami pengertian arsip dan kearsipan ada
baiknya terlebih dahulu kita mengetahui sejarah kearsipan,
mula pertama munculnya Lembaga Kearsipan dimulai dari
peradaban Yunani Kuno. Dalam abad ke-5 dan 6 sebelum
Masehi, bangsa Athena memelihara dokumen-dokumen mereka
yang bernilai di candi-candi Dewa Matroon disamping gedung
pengadilan kota Athena. Didalam candi-candi tersebut
tersimpan buku-buku catatan berisikan masalah kenegaraan,
hukum, peraturan-peraturan, catatan sidan badan-badan
pemerintah dan dokumen-dokumen negara lainnya. Lembaga ini
merupakan organisasi atau badan yang bertugas menerima,
mengatur, merawat, memelihara dan menyimpan serta
menyajikan arsip-arsip sewaktu diperlukan.
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno
Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat
utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor.
Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti
kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip.
Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk
menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah
cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup
tua umur kemunculannya. Lebih dari sekedar diskusi tentang
istilah arsip, sebenarnya secara akademis kita juga akan lebih
jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu pengetahuan.
11
tentang Kearsipan
Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang

tersusun dan pengetahuan adalah pengamatan yang disusun
secara sistematis, maka kearsipan tentu dapat dikategorikan
sebagai ilmu pengetahuan. Sebagai ilmu pengetahuan,
kearsipan memenuhi syarat-syarat universalism, organized,
disinterestedness dan communalism. Semua itu dikemukakan
sebagai justifikasi terhadap eksistensi kearsipan. Lebih jauh lagi
kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu
informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi
yang didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil
(museum), dokumen dalam wujud literair (perpustakaan) dan
dokumen privat (kearsipan).
Beberapa pendapat para ahli yang mendefinisikan
mengenai arsip antara lain:
1. Menurut pendapat The Liang Gie (2000: 45),
Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara
sistematis Karen mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
2. Menurut pendapat Wursanto (1991: 18);
Arsip adalah segala kertas naskah buku, fot, film, microfilm,
rekaman suara, gambar, bagan atau dokumen lain dalam segala
macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta
dengan segala cara penciptaannya dan yang dihasilkan atau
diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi,
fungsi, kebijaksaan keputusan, prosedur, pekerjaan atau
kegiatan pemerintah yang lain atau karena pentingnya informasi
yang terkandung di dalamnya.
B. Kajian Terhadap Asas

Dalam Pasal 4 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Penyelenggaraan Kearsipan menyatakan bahwa penyelenggaraan
kearsipan berasaskan pada:
a. Kepastian Hukum
“asas kepastian hukum” adalah penyelenggaraan kearsipan
dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan
12
tentang Kearsipan
peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan

dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi
penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa
setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada
hukum yang berlaku.
b. Keautentikan dan Keterpercayaan
“asas keautentikan dan keterpercayaan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga
keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan
sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.
c. Keutuhan
“asas keutuhan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan,
penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang
dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
d. aturan asli (principle of original order)
asas “aturan asli” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga
arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original
order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih
digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
e. kepentingan umum
asas “kepentingan umum” adalah penyelenggaraan kearsipan
dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum tanpa
diskriminasi.
Menurut Pasal 5 Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang

Pembentukan Peraturan Perundang-undangan, dalam membentuk
peraturan perundang-undangan harus dilakukan berdasarkan pada
asas-asas pembentukan Peraturan Perundang-undangan yang baik
meliputi:
a. Kejelasan tujuan
“asas kejelasan tujuan” adalah bahwa setiap Pembentukan
Peraturan Perundang-undangan harus mempunyai tujuan yang
jelas yang hendak dicapai.
b. Kelembagaan atau pejabat pembentuk yang tepat
13
tentang Kearsipan
“asas kelembagaan atau pejabat pembentuk yang tepat” adalah

bahwa setiap jenis Peraturan Perundang-undangan harus
dibuat oleh lembaga negara atau pejabat Pembentuk Peraturan
Perundang-undangan yang berwenang. Peraturan Perundang-
undangan tersebut dapat dibatalkan atau batal demi hukum
apabila dibuat oleh lembaga negara atau pejabat yang tidak
berwenang.
b. Dapat dilaksanakan
Yang dimaksud dengan “asas dapat dilaksanakan” adalah
bahwa setiap Pembentukan Peraturan Perundang-undangan
harus memperhitungkan efektivitas Peraturan Perundang-
undangan tersebut di dalam masyarakat, baik secara filosofis,
sosiologis, maupun yuridis.
c. Keterbukaan
Yang dimaksud dengan “asas keterbukaan” adalah bahwa dalam
Pembentukan Peraturan Perundang-undangan mulai dari
perencanaan, penyusunan, pembahasan, pengesahan atau
penetapan, dan pengundangan bersifat transparan dan terbuka.
Dengan demikian, seluruh lapisan masyarakat mempunyai
kesempatan yang seluas-luasnya untuk memberikan masukan
dalam Pembentukan Peraturan Perundangundangan.
d. Kejelasan rumusan
Yang dimaksud dengan “asas kejelasan rumusan” adalah bahwa
setiap Peraturan Perundang-undangan harus memenuhi
persyaratan teknis penyusunan Peraturan Perundang-
undangan, sistematika, pilihan kata atau istilah, serta bahasa
hukum yang jelas dan mudah dimengerti sehingga tidak
menimbulkan berbagai macam interpretasi dalam
pelaksanaannya
Sedangkan Pasal 6 Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011
tenteng Pembentukan Peraturan Perundang-undangan
menyebutkan bahwa materi muatan Peraturan
perundangundangan harus mencerminkan asas :
a. Pengayoman;
b. Kemanusiaan;
14
tentang Kearsipan
c. Kebangsaan;
d. Kekeluargaan;
e. Kenusantaraan;
f. bhineka tunggal ika;
g. keadilan;
h. kesamaan kedudukan dalam hukum dan pemerintahan;
i. ketertiban dan kepastian hukum; dan/atau
j. keseimbangan, keserasian, dan keselarasan.
C. Kajian terhadap praktik penyelenggaraan, kondisi yang ada,
serta permasalahan yang dihadapi masyarakat.
1. Kondisi Geografis
Kabupaten Pandeglang secara geografis berada di ujung
barat Provinsi Banten dan terletak antara 6°21’ & 7°10’ Lintang
Selatan dan 104°48’ & 106°11’ Bujur Timur. Pada bagian utara
berbatasan dengan Kabupaten Serang, bagian timur dengan
Kabupaten Lebak, bagian selatan dengan Samudra Hindia dan
bagian barat dengan Selat Sunda. Dengan wilayah seluas
2.746,89 km2 atau sebesar 28,43 persen dari luas wilayah
Provinsi Banten. Pandeglang merupakan kabupaten terluas
kedua di Provinsi Banten setelah Kabupaten Lebak (35,46
persen).
Bentuk topografi daerah bagian tengah dan selatan
Kabupaten Pandeglang umumnya merupakan dataran dengan
ketinggian gunung?gunung yang relatif rendah, yaitu antar 320
m s.d 480 m. Luas wilayah ini meliputi sekitar 85,07 persen dari
luas Pandeglang. Sementara daerah utara yang meliputi sekitar
14,93 persen dari luas Kabupaten Pandeglang merupakan
daerah dataran tinggi yang terdiri atas beberapa gunung, yaitu
Gunung Karang (1.778 m), Gunung Pulosari (1.346 m) dan
Gunung Aseupan (1.174).
Berdasarkan delapan pos pengamatan statsiun di
pandeglang pada tahun 2017 tidak sesejuk selama tahun 2016.
Hal ini dilihat dari indikator jumlah hari hujan dan curah hujan
yang terjadi . Pada tahun 2017 jumlah hari hujan sebanyak 140
hari, sedangkan pada tahun 2016 total hari hujan 192 hari.
15
tentang Kearsipan
Curah hujan selama tahun 2017 sebesar 2.736 mm sedangkan

tahun 20156 sebesar 3.879 mm. (Sumber : Statistik Daerah
Kabupaten Pandeglang 2018) Rencana lokasi kegiatan FMSRB-
FMSAP tahun 2019 ada 8 Kecamatan (Karang Tanjung,
Karoncong, Cadasari, Kaduhejo, Pandeglang, Majasari,
Mekarjaya, Banjar)
2. Visi dan Misi Kabupaten Pandeglang
Menurut dokumen Rencana Pembangunan Jangka
Menengah Daerah Kabupaten Pandeglang dinyatakan bahwa
Visi Kabupaten Pandeglang “Bersama Menuju Masyarakat
Pandeglang yang Sejahtera, Unggul, Berdaya, Agamis dan
Berkelanjutan”
Sedangkan Misi Kabupaten Pandeglang yaitu:
a. Membangun sumberdaya manusia yang memiliki wawasan luas,
tangguh serta berkemajuan melalui pendidikan dan kesehatan
yang berkualitas;
b. Peningkatan kesejahteraan dan perlindungan sosial masyarakat
dengan melakukan pemerataan dan penyeimbangan
pembangunan secara berkelanjutan untuk mengurangi
kesenjangan ekonomi, sosial, politik dan budaya serta
melakukan pembangunan yang bukan terfokus hanya pada
aspek fisik saja tetapi juga aspek non fisik berupa
pengembangan potensi intelektual, rohaniah, intuisi, kata hati,
akal sehat, fitrah dan yang bersifat batin lainnya dalam bingkai
kebersamaan dan sinergitas antar elemen masyarakat;
c. Mengembangkan kemandirian perekonomian daerah yang
bertumpu pada pengembangan potensi lokal unggulan melalui
sinergi fungsi-fungsi pertanian, industri, pariwisata dan sektor
lainnya, dengan penekanan pada peningkatan pendapatan
masyarakat dan penciptaan lapangan kerja serta berwawasan
lingkungan;
d. Meningkatkan perekonomian daerah yang memiliki daya saing
tinggi berbasis pertanian, industri, perikanan, pariwisata dan
budaya melalui proses pembangunan ekonomi yang
16
tentang Kearsipan
berkesinambungan dalam rangka meningkatkan kesejahteraan

dan mengurangi kemiskinan;
e. Menyediakan sarana dan prasarana pendidikan yang baik,
meningkatkan nilai kualitas pendidikan serta membuka akses
kesehatan yang maksimal dan terjangkau bagi seluruh lapisan
masyarakat; dan
f. Memperkuat sekaligus meningkatkan tata kelola
kepemerintahan yang baik dan bersih serta mampu
menciptakan iklim pelayanan publik yang maksimal (Good and
Clean Government) dengan jalan menciptakan kualitas
pelayanan publik, sistem kelembagaan dan ketatalaksanaan
pemerintah daerah yang bersih, efisien, efektif, profesional,
transparan dan akuntabel, yang didukung dengan sistem
pengawasan yang efektif guna menekan perilaku korupsi, kolusi
serta meningkatkan pengetahuan, pemahaman dan pendalaman
agama.
Implikasi penerapan sistem baru yang akan diatur dalam
Undang-Undang atau Peraturan Daerah terhadap aspek
kehidupan masyarakat dan dampaknya terhadap aspek beban
keuangan negara.
1. Regulatory Impact Analysis (RIA)
Untuk mengatur penyelenggaraan kearsipan diharapkan
dapat mendorong tumbuhnya kesadaran dan kecintaan
terhadap hal-hal yang terkait dengan kearsipan, semakin
meningkatnya ketertiban dan profesionalitas dalam
pengelolaan arsip di Kabupaten Pandeglang.
Hal ini akan sangat membantu pemerintah daerah dalam
menjabarkan strategi dan arah kebijakan, tujuan dan
sasaran, serta program dan kegiatan penyelenggaraan
kearsipan, yang terintegrasi sampai ke daerah ini dapat
membantu para seluruh stakeholder pembangunan untuk
memperoleh akses pelayanan informasi dan kearsipan yang
lebih cepat dan tepat.
2. Rule
17
tentang Kearsipan
3. Opportunity, harapan dari sistem baru tentang Sistem

Kearsipan Nasional dapat dapat memberikan kontribusi
dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan secara
tertib dan akuntabel
4. Capacity, Kabupaten pandeglang punya potensi untuk
menjadi sebuah kabupaten maju semua pihak jika salah
satunya masyarakat bisa menjadi pelaku pembangunan
sesuai dengan kapasitas masing – masing
5. Communication
6. Interest, siapa saja orn yg punya kepentingan
7. Process
8. Ideology, paradigma berpikir kebiasaan masyarkat
pandeglang
18
tentang Kearsipan
BAB III
EVALUASI DAN ANALISIS PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
TERKAIT
Naskah akademik Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten

Pandeglang tentang Penyelenggaraan Kearsipan ini disusun dengan
mengkaji peraturan perundang-undangan yang ada. Kajian terhadap
Peraturan Perundang-undangan ini dimaksudkan untuk mengetahui
kondisi hukum atau peraturan perundang-undangan yang mengatur
mengenai substansi atau materi yang akan diatur. Dalam kajian ini
akan diketahui posisi dari Undang-Undang atau Peraturan Daerah
yang baru. Analisis ini dapat menggambarkan tingkat sinkronisasi,
harmonisasi Peraturan Perundang-undangan yang ada serta posisi
dari Undang-Undang dan Peraturan Daerah untuk menghindari
terjadinya tumpang tindih pengaturan.10
Berdasarkan ketentuan hierarki Peraturan Perundang-
undangan dimaksud, maka berikut ini akan dilakukan evaluasi dan
analisis sejumlah aturan hukum yang relevan dengan
penyelenggaraan kearsipan sebagai berikut.
1. Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945
Negara Kesatuan Republik Indonesia dibagi atas beberapa
daerah provinsi yang kemudian setiap daerah provinsi dibagi atas
kabupaten dan kota yang masing-masing mempunyai
pemerintahan daerah. Pemerintahan daerah ini bertugas mengatur
dan mengurus sendiri urusan pemerintahan menurut asas otonomi
dan tugas pembantuan. Pasal 18 ayat (5) UUD NRI Tahun 1945
menyebutkan Pemerintah Daerah menjalankan otonomi seluas-
luasnya, kecuali urusan pemerintahan yang oleh undang-undang
ditentukan sebagai urusan Pemerintah Pusat.
Kemudian dalam Pasal 18 ayat (6) disebutkan Pemerintahan
daerah berhak menetapkan peraturan daerah dan peraturan-
peraturan lain untuk melaksanakan otonomi dan tugas
pembantuan. Berdasarkan pasal tersebut artinya pemerintah
10
Lampiran I UNDANG–UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 12 TAHUN 2011 TENTANG
PEMBENTUKAN PERATURAN PERUNDANG–UNDANGAN.
19
tentang Kearsipan
daerah diberikan hak untuk membentuk peraturan daerah sendiri

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan
memiliki pijakan yuridis konstitusional.
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun Tahun 2009 tentang Kearsipan
Bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan
Republik Indonesia dan mencapai citacita nasional sebagaimana
tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri
bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara.
Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan
terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-
hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan,
diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip,
kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu
sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal.
Penyelenggaraan kearsipan ini dilaksanakan berasaskan
beberapa hal yang disebutkan dalam Pasal 4 tentang Kearsipan;
a. Kepastian Hukum
Yang dimaksud asas kepastian hukum yaitu
penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan
berdaasarkan landasan hukum dan selaras dengan
peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan
dalam kebijakan penyelenggaraan negara.
b. Keautentikan dan Keterpecayaan
Yang dimaksud dengan asas “keautentikan dan
keterpercayaan” yaitu penyelenggaraan kearsipan harus
berpegang pada asas menjaga keaslian dan kepercayaan
arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan
akuntabilitas.
c. Keutuhan
Penyelenggara kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip
yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan
arsip.
20
tentang Kearsipan
Sedangkan Pasal 24 pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun

2009 tentang Kearsipan bahwa mengatur mengenai Arsip Daerah
Kabupaten/Kota yaitu :
(1) Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan

daerah kabupaten/kota;
(2) Pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib membentuk
arsip daerah kabupaten/kota;
(3) Pembentukan arsip daerah kabupaten/kota dilaksanakan
sesuai dengan ketentuan peraturan Perundang-
undangan;dan
(4) Arsip daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang
diterima dari:
a. satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan
penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota;
b. desa atau yang disebut dengan nama lain;
c. perusahaan;
d. organisasi politik;
e. organisasi kemasyarakatan; dan
f. perseorangan.
3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-undangan
Diundangkan pada 12 Agustus tahun 2011, Undang-
Undang tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan
didasarkan pada pemikiran bahwa Negara Indonesia adalah
negara hukum. Sebagai negara hukum, segala aspek kehidupan
dalam bidang kemasyarakatan, kebangsaan dan kenegaraan
termasuk pemerintahan harus berdasarkan atas hukum yang
sesuai dengan sistem hukum nasional. Sistem hukum nasional
merupakan hukum yang berlaku di Indonesia dengan semua
elemennya yang saling menunjang satu dengan yang lain dalam
rangka mengantisipasi dan mengatasi permasalahan yang
timbul dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
21
tentang Kearsipan
bernegara yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang

Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
Undang-Undang ini merupakan penyempurnaan terhadap
kelemahan-kelemahan dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun
2004, yaitu antara lain:
1. materi dari Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 banyak
yang menimbulkan kerancuan atau multitafsir sehingga tidak
memberikan suatu kepastian hukum;
2. teknik penulisan rumusan banyak yang tidak konsisten;
3. terdapat materi baru yang perlu diatur sesuai dengan
perkembangan atau kebutuhan hukum dalam Pembentukan
Peraturan Perundang-undangan; dan
4. penguraian materi sesuai dengan yang diatur dalam tiap bab
sesuai dengan sistematika.
Sebagai penyempurnaan terhadap Undang-Undang
sebelumnya, terdapat materi muatan baru yang ditambahkan
dalam Undang-Undang ini, yaitu antara lain:
1. penambahan Ketetapan Majelis Permusyawaratan Rakyat
sebagai salah satu jenis Peraturan Perundang-undangan dan
hierarkinya ditempatkan setelah Undang-Undang Dasar
Negara Republik Indonesia Tahun 1945;
2. perluasan cakupan perencanaan Peraturan Perundang-
undangan yang tidak hanya untuk Prolegnas dan Prolegda
melainkan juga perencanaan Peraturan Pemerintah,
Peraturan Presiden dan Peraturan Perundang-undangan
lainnya;
3. pengaturan mekanisme pembahasan Rancangan Undang-
Undang tentang Pencabutan Peraturan Pemerintah Pengganti
Undang-Undang;
4. pengaturan Naskah Akademik sebagai suatu persyaratan
dalam penyusunan Rancangan Peraturan Daerah;
5. pengaturan mengenai keikutsertaan Perancang Peraturan
Perundang-undangan, peneliti dan tenaga ahli dalam tahapan
Pembentukan Peraturan Perundang-undangan; dan
22
tentang Kearsipan
6. penambahan teknik penyusunan Naskah Akademik dalam

Lampiran I Undang-Undang ini.
Dalam Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 terdapat
perubahan tata urutan Peraturan Perundang-undangan yang
diatur dalam Pasal 7 adalah sebagai berikut:
(1) Undang-Undang Dasar 1945;
(2) Ketetapan Majelis Permusyawaratan Rakyat;
(3) Undang-Undang / Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-
Undang;
(4) Peraturan Pemerintah;
(5) Peraturan Presiden;
(6) Peraturan Daerah Provinsi;dan
(7) Peraturan Daerah Kabupaten/Kota.
Selain adanya penambahan Ketetapan Majelis
Permusyawaratan Rakyat sebagai salah satu jenis Peraturan
Perundang-undangan, yaitu adanya penegasan peraturan daerah
provinsi dan peraturan daerah kabupaten/kota sebagai suatu
hierarki tata turutan Peraturan Perundang-undangan.
Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 juga menjadi dasar
bagi penyusunan peraturan daerah provinsi baik mekanisme
perencanaan program legislasi daerah, penyusunan peraturan
daerah maupun teknis penyusunan naskah akademik. Pada Pasal
56 Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 ditegaskan bahwa
Rancangan Peraturan Daerah Provinsi dapat berasal dari DPRD
Provinsi atau Gubernur, Rancangan Peraturan Daerah Provinsi
harus disertai dengan penjelasan atau keterangan dan/atau
Naskah Akademik.
Ketentuan mengenai penyusunan Peraturan Daerah Provinsi
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 sampai dengan Pasal 62
berlaku secara mutatis mutandis terhadap penyusunan Peraturan
Daerah Kabupaten/Kota.
Berdasarkan ketentuan tersebut yang berwenang membuat
atau menyusun peraturan daerah dapat berasal dari
bupati/walikota dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam
23
tentang Kearsipan
kerangka untuk mewujudkan prinsip-prinsip penyelenggaraan

otonomi daerah.
4. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang
Pemerintahan Daerah Beserta Perubahannya.
Dalam ketentuan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014
Tentang Pemerintahan Daerah Beserta Perubahannya, mengenai
urusan kearsipan dituangkan dalam lampiran sebagai berikut:
1. Pengelolaan Arsip;
a. Pengelolaan arsip dinamis Pemerintah Daerah
kabupaten/kota dan BUMD kabupaten/kota;
b. Pengelolaan arsip statis yang diciptakan oleh Pemerintahan
Daerah kabupaten/kota, BUMD kabupaten/kota,
perusahaan swasta yang kantor usahanya dalam 1 (satu)
Daerah kabupaten/kota, organisasi kemasyarakatan
tingkat Daerah kabupaten/kota, organisasi politik tingkat
Daerah kabupaten/kota, pemerintahan desa dan tokoh
masyarakat tingkat Daerah kabupaten/kota; dan
c. Pengelolaan simpul jaringan dalam SIKN melalui JIKN pada
tingkat kabupaten/kota.
2. Pelindungan dan Penyelamatan Arsip;
a. Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah
kabupaten/kota yang memiliki retensi di bawah 10
(sepuluh) tahun;
b. Pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang
berskala kabupaten/kota.
c. Penyelamatan arsip Perangkat Daerah kabupaten/kota
yang digabung dan/atau dibubarkan, serta pemekaran
Kecamatan dan Desa/kelurahan.
d. Melakukan autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih
media yang dikelola oleh lembaga kearsipan
kabupaten/kota; dan
e. Melakukan pencarian arsip statis yang pengelolaannya
menjadi kewenangan Daerah kabupaten/kota yang
dinyatakan hilang dalam bentuk daftar pencarian arsip.
3. Perizinan.
24
tentang Kearsipan
Penerbitan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup yang

disimpan di lembaga kearsipan Daerah kabupaten/kota.
5. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan.
a. Pasal 2 Penyelenggaran kearsipan dilakukan di tingkat

nasional, provinsi, kabupaten/ kota, dan perguruan tinggi
dalam suatu system kearsipan nasional
b. Pasal 3 Ayat (3): Penyelenggara kearsipan di tingkat
kabupaten/ kota merupakan tanggung jawab bupati/
walikota sesauai kewenangannya. ‘
c. Pasal 11 Ayat (3): Lembaga kearsipan daerah kabupaten/
kota bertanggung jawab melakukan pembinaan kearsipan
terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/
kota.
d. Pasal 143
(1) Pemerintahan daerah kabupaten/ kota wajib
membentuk Lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota
yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang
kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/ kota.
(2) Lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota wajib
melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala
kabupaten/ kota yang diterima dari satuan kerja perangkat
daerah kabupaten/ kota dan penyelenggara pemerintahan
daerah kabupaten/ kota, desa atau yang disebut dengan
nama lain yang sejenis, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan.
(3) Lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota mempunyai
tugas melaksanakan:
a. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan
kerja perangkat daerah kabupaten/ kota dan penyelenggara
pemerintahan daerah kabupaten/ kota; dan
25
tentang Kearsipan
BAB IV
LANDASAN FILOSOFIS, LANDASAN SOSIOLOGIS
DAN LANDASAN YURIDIS
A. Landasan Filosofis
Peraturan perundang-undangan harus mendapatkan
pembenaran yang dapat diterima jika dikaji secara filosofis yaitu
cita-cita kebenaran, keadilan dan kesusilaan. Filsafat atau
pandangan hidup suatu bangsa berisi nilai moral dan etika dari
bangsa tersebut. Moral dan etika pada dasarnya berisi nilai-nilai
yang baik dan yang tidak baik. Nilai yang baik adalah nilai yang
wajib dijunjung tinggi, didalamnya ada nilai kebenaran, keadilan
dan kesusilaan dan berbagai nilai lainnya yang dianggap baik.
Pengertian baik, benar, adil dan susila tersebut menurut
takaran yang dimiliki bangsa yang bersangkutan. Hukum dibentuk
tanpa memperhatikan moral bangsa akan sia-sia diterapkan tidak
akan dipatuhi. Semua nilai yang ada nilai yang ada di bumi
Indonesia tercermin dari Pancasila, karena merupakan pandangan
hidup, cita-cita bangsa, falsafah atau jalan kehidupan bangsa (way
of life).
Adapun falsafah hidup berbangsa merupakan suatu landasan
untuk membentuk hukum suatu bangsa, dengan demikian hukum
yang dibentuk harus mencerminkan falsafah suatu bangsa.
Sehingga dalam penyusunan naskah akademik Rancangan
Peraturan Daerah pun harus mencerminkan moral dari daerah
yang bersangkutan.
Pada era desentralisasi, pemerintah daerah harus dapat
mengoptimalkan potensi daerahnya untuk mencapai kesejahteraan
masyarakat. Secara filosofis, ada tujuan utama yang ingin dicapai
dari penerapan kebijakan desentralisasi yaitu tujuan demokrasi
dan tujuan kesejahteraan. Tujuan demokrasi akan memposisikan
Pemerintah Daerah sebagai instrumen Penyelenggaraan politik
ditingkat lokal yang secara agregat akan menyumbang terhadap
Penyelenggaraan politik secara nasional sebagai elemen dasar
dalam menciptakan kesatuan dan persatuan bangsa dan negara
26
tentang Kearsipan
serta mempercepat terwujudnya masyarakat madani atau civil

society. Tujuan kesejahteraan mengisyaratkan Pemerintah daerah
untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat melalui
penyediaan pelayanan publik secara efektif, efisien dan ekonomis.11
Berdasarkan nilai filosofis Pancasila dan UUD Negara Republik
Indonesia Tahun 1945 segala bentuk peraturan perundang-
undangan di Indonesia dibentuk tidak terkecuali Peraturan
Daerah. Penyusunan Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten
Pandeglang tentang Penyelenggaraan Kearsipan ini pada
hakekatnya memiliki kaitan erat dengan upaya untuk
meningkatkan kesejahteraan masyarakat. Kegiatan usaha
sebagian masyarakat di Kabupaten Pandeglang selain di bidang
pertanian, juga melakukan usaha dalam bidang industri baik
dengan skala kecil, menengah maupun besar.
Peran strategis sektor Industri dari segi nilai produksi,
penyerapan tenaga kerja, jumlah unit kerja, dan nilai investasi
diharapkan dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat secara
umum di Pandeglang. Dengan demikian pernyusunan Rancangan
Peraturan Daerah Kabupaten Pandeglang tentang Penyelenggaraan
Kearsipan sudah memiliki landasan filosofis yang kuat.
B. Landasan Sosiologis
Peraturan perundang-undangan di buat adalah untuk mengatur
kehidupan masyarakat yang ada di dalamnya. Demikian pula pada
proses pembentukan produk hukum yang ada di daerah melalui
peraturan daerah harus memperhatikan beberapa aspek yang
berkembang di masyarakat. Hal ini dengan tujuan agar apa yang di
buat oleh pemerintah yang berkuasa dapat berguna bagi kehidupan
masyarakat.
Peraturan perundang-undangan harus sesuai dengan keyakinan
umum atau kesadaran hukum masyarakat. Suatu peraturan
perundang–undangan harus mempunyai landasan sosiologis
apabila ketentuan–ketentuan sesuai dengan keyakinan umum atau
11W. Riawan Tjandra Dan Kresna Budi Darsono, Teori Dan Teknik Pembuatan
Peraturan. Daerah, Yogyakarta, 2009, Penerbit UAJY, hlm 17
27
tentang Kearsipan
kesadaran hukum masyarakat. Hukum yang dibuat harus dapat

dipahami masyarakat sesuai dengan kenyataan yang dihadapi
masyarakat. Dengan demikian dalam penyusunan rancangan
peraturan daerah harus sesuai dengan kondisi masyarakat yang
bersangkutan.
Secara empiris, Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten
Pandeglang tentang Penyelenggaraan Kearsipan memiliki landasan
sosiologis yang kuat. Peraturan daerah ini dibuat untuk merespon
perkembangan permasalahan yang ada di masyarakat. Selama ini
berlum pernah ada peraturan perundang-undangan di K Kabupaten
Pandeglang yang mengatur berkenaan dengan penyelenggaraan
kearsipan. Maka Raperda Kabupaten Pandeglang tentang
Penyelenggaraan Kearsipan ini merupakan upaya percepatan
pemberian pelayanan umum masyarakat dalam bidang
penyelenggaraan kearsipan.
C. Landasan Yuridis
Peraturan perundang-undangan harus mempunyai landasan
hukum atau dasar hukum yang terdapat dalam ketentuan yang
lebih tinggi. Landasan yuridis adalah landasan hukum yang
memberikan perintah untuk membentuk sebuah peraturan
perundang-undangan, pertama adalah terkait kewenangan
membuat aturan dan kedua adalah berkaitan dengan materi
peraturan perundang-undangan yang harus dibuat.
Landasan yuridis dapat dilihat dari segi kewenangan yaitu
apakah ada kewenangan seorang pejabat atau badan yang
mempunyai dasar hukum yang ditentukan dalam peraraturan
perundang-undangan. Hal ini sangat perlu, mengingat sebuah
peraturan perundang-undangan yang dibuat oleh badan atau
pejabat yang tidak memiliki kewenangan maka peraturan
perundang-undangan tersebut batal demi hukum (neitige). Misalnya
kewenangan untuk menyusun Undang-Undang ada pada DPR dan
Presiden; Peraturan Pemerintah dan Peraturan Presiden ada pada
Presiden; Peraturan Daerah ada pada Walikota/ Bupati bersama-
sama Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.
28
tentang Kearsipan
Sedangkan berkaitan dengan materi muatan dalam peraturan

perundang-undangan maka harus beradasarkan asas sinkronisasi
baik vertikal maupun horisontal. Disamping itu juga harus
diperhatikan asas-asas lain seperti asas Lex Specialist Derograt legi
Generali, asas yang kemudian mengesampingan yang terdahulu dan
lain sebagainya. Menurut lampiran I Undang-Undang Nomor 12
tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan
Landasan yuridis merupakan pertimbangan atau alasan yang
menggambarkan bahwa peraturan yang dibentuk untuk mengatasi
permasalahan hukum atau mengisi kekosongan hukum dengan
mempertimbangkan aturan yang telah ada, yang akan diubah, atau
yang akan dicabut guna menjamin kepastian hukum dan rasa
keadilan masyarakat. Landasan yuridis menyangkut persoalan
hukum yang berkaitan dengan substansi atau materi yang diatur
sehingga perlu dibentuk Peraturan Perundang-Undangan yang
baru. Beberapa persoalan hukum itu, antara lain, peraturan yang
sudah ketinggalan, peraturan yang tidak harmonis atau tumpang
tindih, jenis peraturan yang lebih rendah dari Undang-Undang
sehingga daya berlakunya lemah, peraturannya sudah ada tetapi
tidak memadai, atau peraturannya memang sama sekali belum ada.
Berdasarkan kajian regulasi yang dilakukan maka pembentukan
rancangan peraturan daerah Kabupaten Pandeglang tentang
Penyelenggaraan Kearsipan ini memiliki landasan yuridis yang kuat.
Beberapa landasan yuridis tersebut antara lain:
1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik
Indonesia Tahun 1945;
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan
Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5234);
4. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan
Daerah (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor
29
tentang Kearsipan
244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587)

sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-
Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas
Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan
Daerah (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679)
30
tentang Kearsipan
BAB V
JANGKAUAN, ARAH PENGATURAN DAN RUANG LINGKUP
MATERI MUATAN PERATURAN DAERAH TENTANG
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
A. Jangkauan dan Arah Pengaturan dalam Rancangan Peraturan

Kearsipan.
Jangkauan dan Arah Pengaturan Kearsipan yang akan
lakukan oleh Pemerintah Kabupaten Pandeglang perlu dituangkan
dalam ketentuan Perundang-undangan khususnya di dalam
produk hukum daerah yang berupa peraturan daerah, hal ini
dilakukan dalam rangka untuk memberikan kepastian hukum
mengenai pengaturan Kearsipan.
Adapun jangkauan dan arah pengaturan Rancangan

Peraturan Daerah tentang Kearsipan meliputi :
1. Ketentuan Umum;
2. Maksud, Tujuan, Asas dan Ruang Lingkup;
3. Penyelenggaraan Kearsipan;
4. Pengelolaan Arsip Dinamis;
5. Pengelolaan Arsip Statis;
6. Autentikasi Arsip;
7. Layanan Kearsipan;
8. Pengendalian dan Pengawasan;
9. Organisasi Profesi dan Peran Aktif Masyarakat;
10. Penghargaan
11. Sanksi Administratif;
12. Ketentuan Penutup.
Sasaran yang hendak dicapai melalui Pembentukan
Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten Pandeglang tentang
Penyelengaraan Kearsipan adalah untuk menjamin ketersediaan
arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan
kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta
mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan
31
tentang Kearsipan
kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar

kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem
penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif, terpadu dan
berkesinambungan.
Sementara arah Pembentukan Rancangan Peraturan Daerah

Kabupaten Pandeglang tentang Kearsipan adalah diharapkan
dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan
dan pemanfaatan arsip yang otentik dan terpercaya.
1) Lingkup Materi
Berdasarkan pertimbangan sebagaimana disebutkan pada
ulasan yang telah dikemukakan dalam bab sebelumnya, maka
ruang lingkup materi yang perlu dituangkan dalam Rancangan
Peraturan Daerah tentang Kearsipan meliputi:
a. Judul
b. Pembukaan
1) Frasa Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa;
2) Jabatan Pembentuk Peraturan Perundang – Undangan
Tingkat Daerah;
3) Konsiderans;
4) Dasar Hukum; dan
5) Diktum.
c. Batang Tubuh yang direncanakan meliputi sebagai berikut:
BAB I : Ketentuan Umum
BAB II : Maksud, Tujuan, Asas dan Ruang Lingkup
BAB III : Penyelenggaraan Kearsipan
BAB IV : Pengelolaan Arsip Dinamis
BAB V : Pengelolaan Arsip Statis
BAB VI : Autentikasi Arsip
BAB VII : Layanan Kearsipan
BAB VIII : Pengendalian dan Pengawasan

32
tentang Kearsipan
BAB IX : Organisasi Profesi dan Peran Aktif Masyarakat
BAB X : Penghargaan
BAB XI : Sanksi Administratif

BAB XII : Ketentuan Penutup
Adapun penjelasan mengenai materi yang akan dituangkan
dalam Rancangan Peraturan Daerah (Raperda) adalah :
1) Judul
Penulisan judul peraturan daerah, dibuat simple dan
mengambarkan isi dari muatan materi peraturan daerah
tersebut. Dalam hal ini Lebih tepat dan aplikatif judul
peraturan daerah tersebut adalah Rancangan Peraturan Daerah
Kabupaten Pandeglang tentang Penyelenggaraan Kearsipan.
2) Pembukaan Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten

Pandeglang tentang Penyelenggaraan Kearsipan
Dalam konsideran menimbang Rancangan Peraturan
Daerah Kabupaten Kebumen tentang Penyelenggaraan
Kearsipan perlu memaparkan sebagai berikut :
a. bahwa arsip yang autentik dan terpercaya diperlukan guna

mendukung akuntabilitas kinerja dan penyelenggaraan
administrasi Pemerintahan Daerah guna terwujudnya
pemerintahan yang baik dan peningkatan kualitas
pelayanan publik;
b. bahwa penyelenggaraan pengelolaan kearsipan merupakan
urusan wajib Pemerintah Daerah yang harus dilaksanakan
melalui sistem penyelenggaraan kearsipan yang
komprehensif, terpadu dan berkesinambungan
berdasarkan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan;
c. bahwa untuk memberikan pedoman dalam
penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten Pandeglang, perlu
mengaturnya dalam peraturan daerah;
d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam huruf a, huruf b dan huruf c, perlu menetapkan
Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan;
33
tentang Kearsipan
Dalam ketentuan dasar hukum harus memuat hal-hal

yang berisi alasan yuridis peraturan Perundang-undangan
yang menjadi dasar penyusunan Rancangan Peraturan Daerah
Kabupaten Pandeglang tentang Penyelengaraan Kearsipan.
Adapun dasar hukum yang dijadikan acuan dalam Penyusunan
Rancangan Peraturan Daerah ini mencakup antara lain :
1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik

Indonesia Tahun 1945;
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor
152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5071);
3. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5587), sebagaimana
telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-
Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua
atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5286);
DIKTUM
Dalam Diktum memuat pernyataan memutuskan untuk

menetapkan Peraturan Daerah yang dibuat dan ditetapkan
pejabat yang berwenang.
2) Rancangan Peraturan Daerah

Dalam kerangka penyusunan Peraturan Daerah selain
mencakup judul, pembukaan, juga harus menguraikan mengenai
34
tentang Kearsipan
ketentuan batang tubuh. Adapun ketentuan batang tubuh secara

umum memuat substansi yang dituangkan dan dirumuskan dalam
bab-bab, bagian, paragraf dan pasal-pasal. Secara umum di dalam
batang tubuh memuat mengenai ketentuan umum, tujuan, materi
pokok, ketentuan penutup. Dalam rancangan peraturan daerah
ini secara umum menguraikan hal-hal sebagai berikut :
1. Ketentuan Umum
Berisikan pengertian istilah, ketentuan umum memberikan
batasan tentang berbagai istilah yang dipergunakan dalam
rancangan peraturan daerah yang berkaitan dengan materi
muatan rancangan peraturan daerah yang terdiri:
1. Daerah adalah Kabupaten Pandeglang;

2. Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur
penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin
pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi
kewenangan daerah otonom. (UU Nomor 23 Tahun 2014);
3. Bupati adalah Bupati Kebumen;
4. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat
DPRD adalah adalah DPRD Kabupaten Pandeglang;
5. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan DPRD
dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi
kewenangan Daerah. (mengacu PP 18 Tahun 2016);
6. Lembaga Kearsipan Daerah adalah OPD yang memiliki tugas,
fungsi dan tanggung jawab di bidang kearsipan;
7. Pemerintah Desa adalah Kepala Desa dibantu Perangkat
Desa sebagai unsur penyelenggara pemerintahan desa;
8. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip;
9. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
35
tentang Kearsipan
10. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung

dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka
waktu tertentu;
11. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan atau terus menerus;
12. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun.;
13. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta
arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila
rusak atau hilang;
14. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau Lembaga
Kearsipan Daerah;
15. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam
kategori arsip terjaga;
16. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga
keutuhan, keamanan dan keselamatannya;
17. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi
dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal
dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta
mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan
kegiatan kearsipan;
18. Tenaga kearsipan adalah seseorang yang mendapat tugas di
bidang kearsipan serta mempunyai fungsi dan tanggung
jawab melaksanakan kegiatan kearsipan;
19. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil
kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan
sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan
pemanfaatan arsip;
36
tentang Kearsipan
20. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan

kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba
yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan atau
berkedudukan di Kabupaten Pandeglang;
21. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian
dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan
tanggungjawab dibidang pengelolaan arsip dinamis;
22. Lembaga pencipta arsip adalah lembaga yang mempunyai
kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas
dan tanggungjawab dibidang pengelolaan arsip dinamis;
23. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua
arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di
lingkungannya;
24. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam
penyelenggaraan kearsipan;
25. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah
daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu penyimpanan
atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip;
26. Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip;
27. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan;
28. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan
meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan
arsip dalam suatu sistem kearsipan daerah yang didukung
oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta
sumber daya lainnya;
37
tentang Kearsipan
29. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip

dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi
penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta
penyusutan;
30. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip
statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi,
pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan
pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan daerah;
31. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khazanah
arsip statis pada lembaga kearsipanyang dilaksanakan
melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak
pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan;
32. Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN
adalah sistem yang membentuk pola hubungan
berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki
fungsi tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain
yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan
kearsipan secara nasional;
33. Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya
disingkat SIKN adalah sistem informasi arsip secara nasional
yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan
informasi kearsipan nasional;
34. Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya
disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana
pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI;
35. Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD
adalah sistem yang membentuk pola hubungan
berkelanjutan dalam rangka penyelenggaraan kearsipan
dilingkungan Kabupaten Pandeglang;
36. Sistem Informasi Kearsipan Dinamis yang selanjutnya
disingkat SIKD adalah sistem informasi arsip yang
dikembangkan dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan
Daerahyang menggunakan sarana jaringan informasi
kearsipan Kabupaten Pandeglang;
38
tentang Kearsipan
37. Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya

disingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi dan sarana
pelayanan arsip di daerah yang dikelola oleh Lembaga
Kearsipan Kabupaten Pandeglang;
38. Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA
adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna
kesejarahan, baik yang telah diverifikasi secara langsung
oleh Lembaga Kearsipan Daerah dan dicari oleh Lembaga
Kearsipan Daerah serta diumumkan kepada publik;
39. Daftar arsip adalah daftar berisi data dan identitas arsip yang
diperlukan dalam penemuan dan penyusutan arsip;
40. Organisasi kearsipan adalah unit kearsipan pada pencipta
arsip dan Lembaga Kearsipan Daerah yang melaksanakan
kegiatan penyelenggaraan kearsipan;
41. Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan,
keamanan dan keselamatan arsip baik fisik maupun
informasinya;
42. Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan
penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang
berhak;
43. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu
himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai
dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas
karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau
kesamaan masalah dari suatu unit kerja;
44. Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang
sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan
perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip
pada saat darurat atau setelah terjadi musibah;
45. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib
dilakukan terhadap suatu jenis arsip;
46. Autentikasi arsip adalah proses pemberian tanda dan atau
pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan
perkembangan teknologi yang menunjukkan bahwa arsip
yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya;
39
tentang Kearsipan
47. Alih media arsip adalah transfer informasi dari rekaman yang
berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi;
48. Preservasi arsip adalah upaya perlindungan arsip yang
dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan
kelestarian fisik arsip maupun informasi arsip;
49. Masyarakat adalah perseorangan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan organisasi profesi,
badan usaha dan lembaga pendidikan;dan
50. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat
BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian
besar modalnya dimiliki oleh pemerintah Daerah melalui
penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan
pemerintah Daerah yang dipisahkan;
2. Maksud, Tujuan, Asas dan Ruang Lingkup
Dalam pengaturan mengenai maksud, tujuan, asas dan
ruang lingkup yang harus dituangkan dalam Rancangan
Peraturan Daerah tentang Penyelengaraan Kearsipan ini terdiri
dari tiga bagian, antara lain sebagai berikut :
a. Bagian Maksud dan Tujuan

1) Peraturan Daerah ini dimaksudkan sebagai pedoman
dalam memberikan kepastian hukum dalam
Penyelenggaraan Kearsipan Daerah;
2) menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan
oleh penyelenggaraan pemerintahan daerah, BUMD,
sekolah, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan
dan perorangan, serta Arsip Daerah sebagai
penyelenggara kearsipan daerah.
3) menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan
terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
4) menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan
pemanfaatan arsip sesuai ketentuan peraturan
Perundang-undangan;
40
tentang Kearsipan
5) menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-

hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
6) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan daerah
sebagai suatu sistem komprehensif dan terpadu;
7) menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai
bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
8) menjamin keselamatan aset daerah dalam bidang
ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta
keamanan sebagai identitas jati diri bangsa; dan
9) meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.
2. Bagian Asas
Adapun pengaturan asas-asas dalam penyelenggaraan
Kearsipan yang seharusnya dituangkan dalam rancangan
peraturan daerah antara lain:
1) kepastian hukum;
2) keautentikan dan keterpercayaan;
3) keutuhan;
4) asal usul (principle of provenance);
5) aturan asli (principle of original order);
6) keamanan dan keselamatan;
7) keprofesionalan;
8) keresponsifan;
9) keantisipatifan;
10) kepartisipatifan;
11) akuntabilitas;
12) kemanfaatan;
13) aksesbilitas;dan
14) kepentingan umum.
3. Bagian Ruang Lingkup
1) Penuangan asas-asas dalam penyelenggaraan kearsipan ini
didasarkan pada asas-asas sebagaimana dimaksud dalam
41
tentang Kearsipan
Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.

2) Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi
keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan
dan pengelolaan arsip dalam suatu Perangkat Daerah yang
didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan
sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan
peraturan Perundang-undangan.
3) Penyelenggaraan Kearsipan
Dalam pengaturan mengenai penyelenggaraan kearsipan yang
harus dituangkan dalam Rancangan Peraturan Daerah tentang
Penyelengaraan Kearsipan ini terdiri dari sepuluh bagian, antara
lain sebagai berikut :
A. Bagian Umum
a. Penyelenggaraan kearsipan daerah menjadi tanggung
jawab Pemerintahan Daerah dan dilaksanakan oleh Arsip
Daerah;
b. Tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan daerah
mencakup antara lain:
a) penetapan kebijakan;
b) pembinaan kearsipan; dan
c) pengelolaan arsip.
c. Penetapan kebijakan kearsipan daerah meliputi bidang :
a) pembinaan dan sosialisasi kearsipan;
b) pengelolaan arsip;
c) pembangunan SIKD berbasis teknologi informasi dan
komunikasi;
d) organisasi;
e) pengembangan sumber daya manusia;
f) prasarana dan sarana;
g) perlindungan dan penyelamatan arsip;kerjasama;
dan
h) pendanaan.
d. Pembinaan kearsipan dilaksanakan oleh Lembaga
Kearsipan Daerah. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal
42
tentang Kearsipan
8 Undang-Undang nomor 43 tahun 2009;

e. Pembinaan kearsipan meliputi:
a) koordinasi penyelenggaraan kearsipan;
b) penyusunan pedoman kearsipan;
c) sosialisasi kearsipan;
d) pemberian bombing an, supervisi dan konsultasi
pelaksanaan kearsipan;
e) pendidikan dan pelatihan kearsipan; dan
f) perencanaan, pemantauan dan evaluasi
f. Penuangan materi muatan dalam ketentuan ini mengacu
pada Pasal 11 Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun
2012;
g. Unit kearsipan bertanggungjawab melakukan pembinaan
internal dalam pengelolaan arsip di lingkungan pencipta
arsip. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 12 Peraturan
Pemerintah Nomor.28 Tahun 2012;
h. Dalam rangka perlindungan kepentingan negara, daerah
dan hak-hak keperdataan masyarakat, Lembaga
Kearsipan Daerah dapat bekerja sama dengan instansi
terkait melakukan pembinaan kearsipan terhadap
lembaga swasta dan masyarakat yang melaksanakan
kepentingan publik. Hal ini sesuai dengan ketentuan
Pasal 37 Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009;
i. Lembaga Kearsipan Daerah menggiatkan sosialisasi
dalam mewujudkan masyarakat sadar arsip. Hal ini
sesuai dengan ketentuan Pasal 36 Undang-Undang
nomor 43 Tahun 2009;
j. Sosialisasi kearsipan dilakukan melalui pendidikan,
pelatihan, bimbingan dan penyuluhan serta melalui
penggunaan berbagai sarana media komunikasi dan
informasi. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 36
Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009;
k. Sosialisasi kearsipan ditujukan pada pencipta arsip. Hal
ini sesuai dengan ketentuan Pasal 36 Undang-Undang
nomor 43 Tahun 2009;
43
tentang Kearsipan
l. Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan

arsip statis. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 29
Peraturan Pemerintah nomor 28 Tahun 2012;
B. Bagian Pembangunan SIKD Berbasis Teknologi Informasi
dan Komunikasi
a. Perangkat Daerah menjamin kemudahan, kecepatan dan
ketepatan akses arsip bagi kepentingan pengguna arsip
dengan menggunakan peralatan teknologi informasi dan
komunikasi yang dilaksanakan sesuai konfigurasi pusat
data Perangkat Daerah. Berdasarkan materi Muatan
Lokal;
b. Dalam konfigurasi pusat data arsip dinamis, berlaku
sistem akses arsip tertutup dan/atau terbatas.
Berdasarkan materi Muatan Lokal; dan
c. Dalam konfigurasi pusat data arsip statis di Lembaga
Kearsipan Daerah, berlaku sistem akses arsip terbuka.
Berdasarkan materi Muatan Lokal.
d. Pengorganisasian pusat data arsip terpusat pada
Lembaga Kearsipan Daerah, terdiri dari :
a) pusat data arsip inaktif yang memiliki retensi paling
singkat 10 (sepuluh) tahun;
b) pusat data arsip vital; dan
c) pusat data arsip statis.
e. Dalam pemanfaatan arsip statis, Lembaga Kearsipan
Daerah menggunakan JIKN, untuk :
a) memudahkan akses dan pencarian serta penelusuran
arsip statis;
b) meningkatkan pemberian layanan penggunaan arsip
statis; dan
c) meningkatkan penyebarluasan dan pemahaman
pengetahuan di bidang kearspan.
f. Dalam rangka penyelenggaraan JIKN, Lembaga
Kearsipan Daerah bekerja sama dengan Perangkat
Daerah, BUMD, Lembaga Pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
44
tentang Kearsipan
Pemerintah Desa dan perorangan, Berdasarkan materi

Muatan Lokal; dan
g. Dalam rangka penyelenggaraan JIKN, Lembaga
Kearsipan Daerah bekerja sama dengan Arsip Nasional
Republik Indonesia dan Lembaga Kearsipan Daerah
Provinsi, Berdasarkan materi Muatan Lokal.
C. Bagian Organisasi Kearsipan
1) Organisasi kearsipan daerah terdiri atas unit kearsipan
pada pencipta arsip dann Lembaga Kearsipan Daerah.
Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 16 Undang-
Undang nomor 43 Tahun 2009;
2) Unit kearsipan, wajib dibentuk oleh Perangkat Daerah,
BUMD, Lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan Pemerintah
Desa. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 16 Undang-
Undang nomor 43 Tahun 2009.;
D. Bagian unit kearsipan
1. Unit Kearsipan pada pencipta arsip memiliki fungsi :
a) pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di
lingkungannya;
b) pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi
informasi;
c) pemusnahan arsip di lingkungannya;
d) penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip
kepada Lembaga Kearsipan Daerah; dan
e) pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka
penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
2. Unit kearsipan memiliki tugas :
a) melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit
pengolah di lingkungannya;
b) melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungannya;
c) mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh
pimpinan pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan
Daerah; dan
E. Bagian Lembaga Kearsipan Daerah
45
tentang Kearsipan
1) Pembentukan Lembaga Kearsipan Daerah

dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
Perundang-undangan. Hal ini sesuai dengan ketentuan
Pasal 24 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009,
ketentuan Pasal 144 Peraturan Pemerintah Nomor 28
Tahun 2012 dan berdasarkan materi Muatan Lokal.
Lembaga Kearsipan Daerah wajib melaksanakan
pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
a) Perangkat Daerah;
b) BUMD;
c) Pemerintah Desa;
d) Lembaga Pendidikan;
e) perusahaan;
f) organisasi politik;
g) organisasi kemasyarakatan; dan
h) Perorangan.
2) Selain kewajiban, Lembaga Kearsipan Daerah memiliki
tugas melaksanakan :
a) Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal
dari Perangkat Daerah, BUMD, Lembaga Pendidikan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
Pemerintah Desa dan perorangan;
b) Pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di
lingkungan Perangkat Daerah, BUMD, Lembaga
Pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, Pemerintah Desa dan
perorangan;
c) Lembaga Kearsipan Daerah, harus dipimpin oleh
pejabat struktural dan memiliki kompetensi yang
diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan
kearsipan. Berdasarkan materi Muatan Lokal; dan
d) Unit Kearsipan pada pencipta arsip terdiri atas
sumber daya manusia yang profesional dan memiliki
kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan
46
tentang Kearsipan
pelatihan kearsipan. Hal ini sesuai dengan ketentuan

Pasal 129 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun
2012.
F. Bagian Pengembangan Sumber Daya Manusia
1) Pemerintah Daerah menyediakan sumber daya manusia
terdiri atas arsiparis dan sumber daya manusia yang
memiliki kompetensi dan profesionalisme di bidang
kearsipan. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 30
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, ketentuan
Pasal 147 Peraturan Pemerintah nomor 28 Tahun 2012.
2) Pemerintah Daerah menyediakan sumber daya manusia
melalui:
a) penempatan pejabat struktural yang berkedudukan
sebagai tenaga manajerial yang memiliki kompetensi
dan profesionalitas di bidang kearsipan; Hal ini
sesuai dengan ketentuan Pasal 148 Peraturan
Pemerintah nomor 28 Tahun 2012;
b) penempatan arsiparis pada Lembaga Kearsipan
Daerah dan PD;
c) pengangkatan tenaga pengelola arsip dari Pegawai
Negeri Sipil di PD; dan
3) Pemerintah Daerah melaksanakan pengembangan

arsiparis dengan melalui upaya: Hal ini sesuai dengan
ketentuan Pasal 30 ayat (2) Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009, ketentuan Pasal 61 ayat (2) Peraturan
Daerah nomor 1 Tahun 2015.
a) pengadaan arsiparis;
b) pengembangan kompetensi dan profesionalitas
arsiparis melalui penyelenggaraan, pengaturan serta
pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan;
c) pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis;
d) standar minimal jumlah arsiparis; dan
e) penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan
profesi untuk sumber daya kearsipan.
47
tentang Kearsipan
G. Bagian Prasarana dan Sarana

1) Pemerintah Daerah mengembangkan prasarana dan
sarana kearsipan dengan mengatur standar kualitas dan
spesifikasi sesuai dengan ketentuan peraturan
Perundang-undangan. Hal ini sesuai dengan ketentuan
Pasal 31 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009,
ketentuan Pasal 159 Peraturan Pemerintah nomor 28
Tahun 2012.
2) Pencipta arsip dan Lembaga Kearsipan Daerah, wajib
menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai
dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip.
berdasarkan materi Muatan Lokal;
3) Prasarana dan sarana kearsipan meliputi gedung,
ruangan dan peralatan. Hal ini sesuai dengan ketentuan
Pasal 159 ayat (2) Peraturan Pemerintah nomor 28 Tahun
2012; dan
4) Persyaratan prasarana dan sarana mengatur lokasi,
konstruksi dan tata ruangan gedung, ruangan
penyimpanan arsip serta spesifikasi peralatan
pengelolaan arsip.(pp no. 28 Th. 2012 Pasal 159 ayat (3)).
H. Bagian Perlindungan dan Penyelamatan Arsip
1) Arsip yang tercipta dari kegiatan penyelenggaraan
Pemerintah Daerah yang dibiayai menggunakan APBD
dinyatakan sebagai arsip milik daerah. Hal ini sesuai
dengan ketentuan Pasal 33 Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009.
2) Pemerintah Daerah menyelenggarakan perlindungan dan
penyelamatan arsip, baik terhadap arsip yang
keberadaannya di dalam maupun di luar daerah. Hal ini
sesuai dengan ketentuan Pasal 34 ayat 1 Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009;
3) Pemerintah Daerah secara khusus memberikan
perlindungan dan penyelamatan arsip yang berkaitan
dengan sejarah, pemerintahan, kependudukan,
kewilayahan, perbatasan, perjanjian kontrak karya dan
48
tentang Kearsipan
masalah-masalah Pemerintahan Daerah yang strategis.

Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 34 ayat 2 Undang-
4) Perjanjian kontrak karya yang berkaitan dengan
pekerjaan umum dan bangunan, diserahkan salinan
autentiknya kepada Lembaga Kearsipan Daerah setelah
kegiatan selesai. Berdasarkan materi Muatan Lokal;
5) Pemerintah Daerah menyelenggarakan perlindungan dan
penyelamatan arsip dari bencana alam, bencana sosial,
tindakan kriminal serta tindakan kejahatan yang
mengandung unsur sabotase, spionase dan terorisme.
Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 34 ayat 3 Undang-
6) Perlindungan dan penyelamatan arsip dilaksanakan dan
dikoordinasikan oleh Lembaga Kearsipan Daerah,
pencipta arsip dan pihak terkait. Hal ini sesuai dengan
ketentuan Pasal 34 ayat 4 Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009; dan
7) Perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana
yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional
dilaksanakan oleh pencipta arsipdan Lembaga Kearsipan
Daerah yang berkoordinasi dengan Lembaga
Penanggulangan Bencana Daerah. Hal ini sesuai dengan
Tahun 2009.
Dalam hal terjadi penggabungan dan/atau
pembubaran suatu Perangkat Daerah, BUMD, Lembaga
Pendidikan, Pemerintah Desa, perusahaan, organisasi politik
dan organisasi kemasyarakatan, Pemerintah Daerah
mengambil tindakan untuk melakukan upaya penyelamatan
arsipnya. Upaya penyelamatan arsip sebagai akibat
penggabungan dan/atau pembubaran dilaksanakan oleh
Lembaga Kearsipan Daerah sesuai dengan kewenangan,
tugas pokok dan fungsi. Hal ini sesuai dengan ketentuan
Pasal 34 ayat 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.
49
tentang Kearsipan
A. Bagian Kerja Sama

1) Lembaga Kearsipan Daerah dapat mengadakan kerja
sama dengan pencipta arsip dan Pemerintah Daerah
lainnya. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 3 ayat 1
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009;
2) Dalam hal penyelamatan arsip pemilihan umum,
Lembaga Kearsipan Daerah melakukan kerja sama
dengan Komisi Pemilihan Umum dalam penyimpanan
arsip statis penyelenggaraan pemilihan umum anggota
DPRD serta Pemilihan Kepala Daerah dan Wakil Kepala
Daerah. Berdasarkan materi Muatan Lokal;
3) Dalam hal penyelamatan arsip yang terkait dengan
pemberian hibah, bantuan sosial atau bantuan keuangan
Pemerintah Daerah, Lembaga Kearsipan Daerah
melakukan kerja sama dengan Perangkat Daerah terkait,
penerima hibah, penerima bantuan sosial atau penerima
bantuan keuangan dalam penyimpanan arsip statis
penyelenggaraan kegiatan tersebut. Berdasarkan materi
Muatan Lokal; dan
4) Kerja sama dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan Perundang-undangan. Berdasarkan materi
Muatan Lokal.
B. Bagian Pendanaan
1) Penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan oleh
Pemerintah Daerah, dianggarkan dalam pendanaan
APBD. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 38 ayat 1
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, ketentuan Pasal
69 ayat 1 a Peraturan Daerah Nomor 1 Tahun 2015 dan
2) Pendanaan penyelenggaraan kearsipan meliputi
pendanaan untuk perumusan dan penetapan kebijakan,
pembinaan kearsipan, pengelolaan arsip, penelitian dan
pengembangan, pengembangan sumber daya manusia,
penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan,
penyediaan jaminan kesehatan, tambahan tunjangan
50
tentang Kearsipan
sumber daya manusia kearsipan, serta penyediaan

prasarana dan sarana. Hal ini sesuai dengan ketentuan
Pasal 160 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun
2012 dan berdasarkan materi Muatan Lokal;
3) Penyusunan program penyelenggaraan kearsipan dalam
rangka pengajuan pendanaan menjadi tanggung jawab
Lembaga Kearsipan Daerah dan unit kearsipan pada
pencipta arsip sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Hal ini
sesuai dengan ketentuan Pasal 160 ayat (4) Peraturan
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 dan berdasarkan
materi Muatan Lokal;
4) Pendanaan dalam rangka perlindungan dan
penyelamatan arsip akibat bencana menjadi tanggung
jawab Lembaga Kearsipan Daerah dan pencipta arsip. Hal
ini sesuai dengan ketentuan Pasal 161 ayat (1) Peraturan
5) Pendanaan meliputi pencegahan kerusakan arsip akibat
bencana serta penyelamatan dan pemulihan arsip akibat
bencana. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 161 ayat
(1) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 dan
6) Pendanaan dalam rangka perlindungan dan
penyelamatan arsip, dianggarkan dalam APBD sesuai
ketentuan yang berlaku. Berdasarkan materi Muatan
Lokal; dan
7) Lembaga Kearsipan Daerah dapat mengalokasikan
pendanaan untuk penghargaan dan/atau imbalan
kepada anggota masyarakat atau lembaga yang berperan
aktif dalam kegiatan perlindungan dan penyelamatan
arsip serta penyerahan arsip statis. Hal ini sesuai dengan
ketentuan Pasal 162 Peraturan Pemerintah Nomor 28
4) Pengelolaan Arsip Dinamis
51
tentang Kearsipan
Dalam pengaturan mengenai pengelolaan arsip dinamis

yang harus dituangkan dalam Rancangan Peraturan Daerah
tentang Penyelengaraan Kearsipan ini terdiri dari dua bagian,
antara lain sebagai berikut :
a. Bagian Lingkup Pengelolaan

1. Pengelolaan arsip dinamis wajib dilaksanakan oleh
Perangkat Daerah, BUMD, Lembaga Pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan Pemerintah Desa untuk menjamin
ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan
sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang
sah. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 40 ayat (3)
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan berdasarkan
2. Pengelolaan arsip dinamis ini sesuai dengan ketentuan
Pasal 40 ayat (3) 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2009 dan berdasarkan materi Muatan Lokal, meliputi :
a) penciptaan arsip;
b) penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
c) penyusutan arsip.
3. Pengelolaan arsip dinamis pada Perangkat Daerah,
BUMD, Lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan Pemerintah Desa
dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan daerah. Hal
ini sesuai dengan ketentuan Pasal 40 ayat (3) Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan berdasarkan materi
Muatan Lokal.
b. Bagian Penciptaan Arsip
1) Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Dinamis
a. Penciptaan arsip meliputi kegiatan: Berdasarkan
materi Muatan Lokal.
(1) pembuatan arsip; dan
(2) penerimaan arsip.
52
tentang Kearsipan
b. Pembuatan dan penerimaan arsip, dilaksanakan

berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip,
serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
c. Tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem
klasifikasi keamanan dan akses arsip, ditetapkan
oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan pedoman
yang diatur dalam Peraturan Bupati. Berdasarkan
materi Muatan Lokal.
2) Penggunaan, Pemeliharaan dan pertanggung jawaban
pengolahan Arsip Dinamis
a) Penggunaan arsip dinamis diperuntukkan bagi
kepentingan pencipta arsip. Berdasarkan materi
Muatan Lokal;
b) Ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi
tanggung jawab pencipta arsip. Berdasarkan materi
Muatan Lokal;
c) Pimpinan unit pengolah bertanggung jawab terhadap
ketersediaan, pengelolaan, penyajian arsip vital dan
arsip aktif. Berdasarkan materi Muatan Lokal;
d) Pimpinan unit kearsipan bertanggung jawab terhadap
ketersediaan, pengolahan dan penyajian arsip inaktif
untuk kepentingan penggunaan internal dan
kepentingan publik. Berdasarkan materi Muatan
Lokal;
e) Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan
akses, arsip dinamis dapat dilakukan alih media.
Berdasarkan materi Muatan Lokal;
f) Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip
dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum
dapat :
(1) menghambat proses penegakan hukum;
(2) mengganggu kepentingan perlindungan hak atas
kekayaan intelektual dan perlindungan dari
persaingan usaha tidak sehat;
53
tentang Kearsipan
(3) membahayakan keamanan dan ketertiban;

(4) merugikan ketahanan ekonomi daerah;
(5) merugikan kepentingan politik di daerah;
(6) mengungkapkan isi fakta autentik yang bersifat
pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat
seseorang kecuali kepada yang berhak secara
hukum;
(7) mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
(8) mengungkapkan memorandum atau surat-surat
yang sifatnya menurut perlu dirahasiakan.
(Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 44 ayat (1)
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan
berdasarkan materi Muatan Lokal)
g) Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk
menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan
keselamatan arsip.
h) Pemeliharaan arsip dinamis meliputi pemeliharaan:
1) Pemeliharaan arsip vital;
2) arsip aktif dan arsip inaktif; dan
3) baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga
maupun arsip umum yang dapat dilakukan
melalui kegiatan: Berdasarkan materi Muatan
Lokal.
i) Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan isi
berkas. Berdasarkan materi Muatan Lokal;
j) Pengaturan lebih lanjut mengenai daftar berkas dan
daftar isi berkas ditetapkan dalam Peraturan Bupati.
k) Penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas
asal-usul dan asas aturan asli pada unit kearsipan
dan unit pengolah dilaksanakan melalui:
1) Pengaturan fisik arsip;
2) Pengolahan informasi arsip; dan
3) Penyusunan daftar arsip
54
tentang Kearsipan
l) Arsip dinamis dapat dilakukan alih media sesuai

dengan ketentuan yang berlaku. Berdasarkan materi
Muatan Lokal;
m) Alih media arsip dilaksanakan dalam berbagai bentuk
dan media sesuai kemajuan teknologi informasi dan
komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan
Perundang-undangan. Hal ini sesuai dengan
ketentuan Pasal 49 ayat 1 Peraturan Pemerintah
Nomor 28 Tahun 2012; dan
n) Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan paling
sedikit memuat: Hal ini sesuai dengan ketentuan
Pasal 49 ayat 8 Peraturan Pemerintah Nomor 28
1) pencipta arsip;
2) nomor urut;
3) jenis arsip;
4) jumlah arsip; dan
5) kurun waktu.
3) Bagian Penyusutan Arsip
a) Penyusutan arsip, dilaksanakan oleh pencipta arsip.
Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 47 ayat 1
Pasal 52 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun
b) Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip
berdasarkan JRA dengan memperhatikan
kepentingan pencipta arsip serta kepentingan
masyarakat, bangsa dan Negara. Hal ini sesuai
dengan ketentuan Pasal 47 ayat 2 Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009, ketentuan Pasal 52 Peraturan
c) Perangkat Daerah, BUMD, Lembaga Pendidikan dan
Pemerintah Desa wajib memiliki JRA. Hal ini sesuai
dengan ketentuan Pasal 48 ayat 1 Undang-Undang
55
tentang Kearsipan
Nomor 43 Tahun 2009, ketentuan Pasal 52 ayat 1

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 dan
d) JRA ditetapkan Bupati setelah mendapatkan
persetujuan dari Kepala ANRI. Hal ini sesuai dengan
Tahun 2009, ketentuan Pasal 52 Peraturan
e) Ketentuan lebih lanjut mengenai JRA diatur dalam
Peraturan Bupati. Berdasarkan materi Muatan Lokal;
f) Penyusutan arsip, meliputi:
1) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan;
2) Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya
dan tidak memiliki nilai gunadilaksanakan
sesuai ketentuan peraturan Perundang-
undangan; dan
3) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip
kepada Lembaga Kearsipan Daerah. ketentuan
Pasal 49 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
dan berdasarkan materi Muatan Lokal.
g) Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan
memperhatikan bentuk dan media arsip
dilaksanakan melalui;
1) Penyeleksian arsip inaktif;
2) Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan
dipindahkan; dan
3) Penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.
h) Daftar arsip inaktif paling sedikit memuat :
1) pencipta arsip;
2) unit pengolah;
3) nomor arsip;
4) kode klasifikasi;
5) uraian informasi arsip;
56
tentang Kearsipan
6) kurun waktu;
7) jumlah; dan
8) keterangan.
(berdasarkan materi Muatan Lokal)
i) Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang
memiliki ketentuan sebagai berikut :
1) tidak memiliki nilai guna;
2) telah habis retensinya dan berketerangan
dimusnahkan berdasarkan JRA;
3) tidak ada peraturan Perundang-undangan yang
melarang; dan
4) tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu
perkara.
Pasal 32 ayat (2) Peraturan Daerah Nomor 1 Tahun
2015 dan berdasarkan materi Muatan Lokal)
j) Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan,
retensinya ditentukan kembali oleh pimpinan
pencipta arsip.
k) Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan sesuai dengan
prosedur yang benar. Hal ini sesuai dengan ketentuan
Pasal 51 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun
l) Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pencipta
arsip yang bersangkutan. Hal ini sesuai dengan
ketentuan Pasal 51 ayat (3) Undang-Undang Nomor
43 Tahun 2009 dan berdasarkan materi Muatan
Lokal;
m) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan
Pemerintah Daerah, menjadi tanggung jawab
Lembaga Kearsipan Daerah.berdsarkan materi
Muatan Lokal;
n) Perangkat Daerah, BUMD, Lembaga Pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
57
tentang Kearsipan
kemasyarakatan dan Pemerintah Desa berkewajiban

menyerahkan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan
Daerah. (Berdasarkan materi Muatan Lokal)
o) Penyerahan arsip statis, dilakukan terhadap arsip
yang :
1) memiliki nilai guna kesejarahan;
2) telah habis retensinya; dan/atau
3) berketerangan dipermanenkan sesuai JRA atau
nilai guna
(Berdasarkan materi Muatan Lokal)
p) Penyerahan arsip statis menjadi tanggung jawab

pimpinan pencipta arsip. (Berdasarkan materi
Muatan Lokal)
q) Selain arsip statis, arsip yang tidak dikenali
penciptanya atau karena tidak tercantum dalam JRA
dan dinyatakan dalam DPA oleh Lembaga Kearsipan
Daerah dinyatakan sebagai arsip statis. (Berdasarkan
materi Muatan Lokal)
r) Arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip
kepada Lembaga Kearsipan Daerah harus merupakan
arsip yang autentik, terpercaya, utuh dan dapat
digunakan;
s) Dalam hal arsip statis yang diserahkan tidak autentik
maka pencipta arsip melalukan autentikasi;
t) Apabila pencipta arsip tidak melakukan autentikasi
Lembaga Kearsipan Daerah berhak menolak
penyerahan arsip statis;
u) Dalam hal arsip statis yang tidak diketahui
penciptanya, autentikasi dilakukan oleh Lembaga
Kearsipan Daerah;
v) Lembaga Kearsipan Daerah mengkoordinasikan
pelaksanaan penyusutan arsip. (Berdasarkan materi
Muatan Lokal); dan
58
tentang Kearsipan
w) Pelaksanaan penyusutan arsip dilakukan sesuai

mekanisme yang diatur lebih lanjut dengan Peraturan
Bupati. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 47 ayat
(3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan
berdasarkan materi Muatan Lokal.
4) Program Arsip Vital
a) Pemeliharaan arsip vital dilakukan dengan menyusun
program arsip vital. Hal ini sesuai dengan ketentuan
Pasal 50 ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 28
Tahun 2012 dan berdasarkan materi Muatan Lokal;
b) Perangkat Daerah, BUMD, Lembaga Pendidikan dan
Pemerintah Desa wajib membuat program arsip vital.
Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 56 ayat (1)
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan
c) Program arsip vital, dilaksanakan melalui kegiatan:
Tahun 2012; dan
1) identifikasi;
2) perlindungan dan pengamanan; dan
3) penyelamatan dan pemulihan
d) Ketentuan lebih lanjut mengenai program arsip vital
diatur dalam Peraturan Bupati. Hal ini sesuai dengan
43 Tahun 2009, ketentuan Pasal 50 ayat (4)
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 dan
berdasarkan materi Muatan Lokal.
5) Pengelolaan Arsip Statis

Dalam pengaturan mengenai pengelolaan arsip statis yang
harus dituangkan dalam Rancangan Peraturan Daerah tentang
Penyelengaraan Kearsipan ini terdiri dari dua bagian, antara lain
sebagai berikut :
59
tentang Kearsipan
a. Bagian Umum
1) Pengelolaan arsip statis dilakukan oleh Lembaga
Kearsipan Daerah
2) Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin
keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban daerah
bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 56 ayat
(1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009; dan
3) Pengelolaan arsip statis meliputi: Hal ini sesuai dengan
Tahun 2009, ketentuan Pasal 42 ayat (2) Peraturan
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012.
a) akuisisi arsip statis;
b) pengolahan arsip statis;
c) preservasi arsip statis; dan
d) akses arsip statis.
b. Bagian pelaksanaan Pengelolaan Arsip Statis
1) Akuisisi Arsip Statis
a) Lembaga Kearsipan Daerah melaksanakan akuisisi
arsip statis dari pencipta arsip. Hal ini sesuai dengan
43 Tahun 2009;
b) Akuisisi arsip statis meliputi arsip statis yang telah
diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung.
Tahun 2012;
c) Dalam melakukan akuisisi arsip statis, Lembaga
Kearsipan Daerah wajib membuat DPA yang meliputi
dan menyampaikannya kepada pencipta arsip. Hal ini
sesuai dengan ketentuan Pasal 60 ayat (3) Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009, ketentuan Pasal 94
ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
dan berdasarkan materi Muatan Lokal;
60
tentang Kearsipan
d) DPA paling sedikit memuat: Hal ini sesuai dengan

ketentuan Pasal 94 ayat (3) Peraturan Pemerintah
Nomor 28 Tahun 2012;
(1) Pencipta arsip;
(2) Nomor arsip;
(3) Kode klasifikasi;
(4) Uraian informasi arsip;
(5) Kurun waktu;
(6) Jumlah arsip; dan
(7) Keterangan.
e) Setiap instansi vertikal, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik dan organisasi
kemasyarakatan serta perorangan yang memiliki atau
menyimpan arsip statis wajib menyerahkan kepada
Lembaga Kearsipan daerah berdasarkan syarat-
syarat yang ditetapkan dalam pengumuman DPA. Hal
ini sesuai dengan ketentuan Pasal 60 ayat (3)
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, berdasarkan
f) Pelaksanaan akusisi arsip statis wajib dituangkan
dalam berita acara serah terima dan daftar arsip
statis. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 93 ayat
(1) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012;
g) Berita acara serah terima arsip statis ditandatangani
oleh Kepala Lembaga Kearsipan daerah dan pimpinan
pencipta arsip, perseorangan atau pihak yang
mewakili. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 93
ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012;
h) Berita acara serah terima arsip statis paling sedikit
memuat :
(1) waktu serah terima;
(2) tempat;
(3) jumlah arsip;
(4) tanggung jawab dan kewajiban para pihak; dan
(5) tanda tangan para pihak.
61
tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012)
i) Daftar arsip statis disusun oleh pencipta arsip yang

paling sedikit memuat :
(1) pencipta arsip;
(2) nomor arsip;
(3) kode klasifikasi;
(4) uraian informasi arsip;
(5) kurun waktu;
(6) jumlah arsip; dan
(7) Keterangan.
2) Pengolahan Arsip Statis
a) Pengolahan arsip statis, dilaksanakan berdasarkan
asas asal-usul dan asas aturan asli.
b) Pengolahanarsip statis dilakukan berdasarkan
standar deskripsi arsip statis.
c) Pengolahan arsip statis dilaksanakan melalui :
(1) menata informasi arsip statis
(2) menata fisik arsip statis; dan
(3) penyusunan sarana bantu penemuan kembali
arsip statis
d) Sarana bantu penemuan kembali arsip statis meliputi
guide, daftar arsip statis dan inventaris arsip.
e) Daftar arsip statis paling sedikit memuat :
1) Pencipta arsip;
2) Nomor arsip;
3) Kode klasifikasi;
4) Uraian informasi arsip;
5) Kurun waktu;
6) Jumlah arsip; dan
7) Keterangan
62
tentang Kearsipan

3) Preservasi Arsip Statis

a) Preservasi arsip statis dilaksanakan untuk menjamin
keselamatan dan kelestarian arsip statis. Hal ini
b) Preservasi arsip statis dengan dilakukan secara
preventif dan kuratif. Hal ini sesuai dengan ketentuan
Pasal 63 ayat (2) Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2009, ketentuan Pasal 98 ayat (1) Peraturan
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
c) Preservasi arsip statis dengan cara preventif
dilakukan dengan :
1) Penyimpanan;
2) Pengendalian hama terpadu;
3) Reproduksi; dan
4) Perencanaan menghadapi bencana.
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012,
ketentuan Pasal 46 ayat (2) Preservasi arsip statis
dengan cara kuratif dilakukan melalui perawatan
arsip statis dengan memperhatikan keutuhan
informasi yang dikandung dalam arsip statis. Hal ini
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012,
d) Pelaksanaan preservasi arsip statis melalui
penyimpanan dilaksanakan dengan penyediaan
prasarana dan sarana yang sarana yang sesuai
dengan standar yang ditentukan. Berdsarkan materi
Muatan Lokal;
e) Pelaksanaan preservasi arsip statis melalui
pengendalian hama terpadu dilaksanakan dengan
63
tentang Kearsipan
pencegahan, pembasmian jasad renik dan organisme

perusak arsip. Berdsarkan materi Muatan Lokal;
f) Pelaksanaan preservasi arsip statis melalui
reproduksi dilaksanakan dengan melakukan alih
media. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 99 ayat
(1) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012;
g) Pelaksanaan preservasi arsip statis melalui
perencanaan menghadapi bencana dilaksanakan
dengan perlindungan dan penyelamatan arsip dari
bencana. Berdsarkan materi Muatan Lokal;
h) Alih media arsip statis dilaksanakan dengan
memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi. Hal
ini sesuai dengan ketentuan Pasal 99 ayat (2)
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012;
i) Arsip statis yang dialihmediakan tetap disimpan
untuk kepentingan pelestarian dan pelayanan arsip.
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012;
j) Arsip statis yang dialihmediakan tetap disimpan
untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan
peraturan Perundang-undangan. Berdsarkan materi
Muatan Lokal;
k) Alih media arsip statis diautentikasi oleh pimpinan
Lembaga Kearsipan Daerah dengan memberikan
tanda tertentu yang dilekatkan atau terkait dengan
arsip hasil alih media. Hal ini sesuai dengan
ketentuan Pasal 99 ayat\
l) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012,
berdsarkan materi Muatan Lokal;
m) Pelaksanaan alih media arsip statis dilakukan dengan
membuat berita acara yang disertai dengan daftar
arsip yang dialihmediakan. Hal ini sesuai dengan
ketentuan Undamg-Undang Nomor 11 Tahun 2008,
Umdamg-Undang Nomor 19 Tahun 2016, ketentuan
64
tentang Kearsipan

Tahun 2012; dan
n) Berita acara alih media arsip statis paling sedikit
memuat :
(1) waktu pelaksanaan;
(2) tempat pelaksanaan;
(3) jenis media;
(4) jumlah arsip;
(5) keterangan tentang arsip yang dialihmediakan;
(6) keterangan proses alih media yang dilakukan;
(7) pelaksanaan; dan
(8) penandatanganan oleh pimpinan lembaga
kearsipan.
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012,
Akses arsip statis dilaksanakan dalam rangka

pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan
publik. Hal ini sesuai dengan ketentuan Undamg-
Undang Nomor 14 Tahun 2008, ketentuan Pasal 101
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012.
5) Akses arsip statis untuk kepentingan pengguna arsip

difasilitasi oleh Lembaga Kearsipan Daerah.;
6) Autentikasi Arsip
Dalam pengaturan mengenai autentikasi arsip yang
harus dituangkan dalam Rancangan Peraturan Daerah
tentang Penyelengaraan Kearsipan ini terdiri dari :
a. Autentikasi arsip dilakukan terhadap arsip statis dan
arsip hasil alih media terhadap arsip dinamis dan
arsip statis untuk menjamin keabsahan arsip. Hal ini
sesuai dengan ketentuan Pasal 106 Peraturan
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012;
b. Autentikasi terhadap arsip statis dilakukan oleh
Lembaga Kearsipan Daerah. Hal ini sesuai dengan
65
tentang Kearsipan

Tahun 2009;
c. Ketentuan mengenai autentisitas arsip statis yang
tercipta secara elektronik dan/atau hasil alih media
harus dapat dibuktikan sesuai dengan ketentuan
peraturan Perundang-undangan. Hal ini sesuai
dengan ketentuan Undang-Undang Nomor 11 Tahun
2008, ketentuan Pasal 68 ayat (3) Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009. ketentuan Undang-Undang
Nomor 19 Tahun 2016;
d. Lembaga Kearsipan Daerah berwenang melakukan
autentikasi arsip statis dengan dukungan pembuktian.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009;
e. Untuk mendukung kapabilitas, kompetensi, serta
kemandirian dan integritasnya dalam melakukan
fungsi dan tugas penetapan autentisitas suatu arsip
statis, Lembaga Kearsipan Daerah harus didukung
peralatan dang teknologi yang memadai. Hal ini sesuai
dengan ketentuan Pasal 69 ayat (2) Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009; dan
f. Dalam hal menetapkan autentisitas terhadap arsip
hasil alih media, Lembaga Kearsipan Daerah dapat
berkoordinasi dengan pihak yang mempunyai
kemampuan dan kompetensi. Hal ini sesuai dengan
Tahun 2009.
7) Layanan Kearsipan
Dalam pengaturan mengenai layanan kearsipan
yang harus dituangkan dalam Rancangan Peraturan
Daerah tentang Penyelengaraan Kearsipan ini terdiri
dari :
a. Lembaga Kearsipan Daerah melaksanakan layanan
kearsipan.
b. Jenis layanan kearsipan meliputi :
66
tentang Kearsipan
1) Konsultasi dan asistensi;

2) Penelitian dan penelusuran;
3) Pembenahan dan penataan arsip;
4) Penggandaan dan alih media;
5) Peminjaman arsip;
6) Penyimpanan arsip;
7) Perawatan dan reproduksi arsip;
8) Publikasi arsip; dan
9) Bimbingan dan pelatihan kearsipan.
c. Layanan kearsipan dapat dikenakan retribusi.
d. Pengenaan retribusi diatur dengan Peraturan Daerah
tersendiri.
8) Pengendalian dan Pengawasan
Dalam pengaturan mengenai pengendalian dan
pengawasan yang harus dituangkan dalam Rancangan
Peraturan Daerah tentang Penyelengaraan Kearsipan
ini terdiri dari :
a. Pengawasan kearsipan meliputi pengawasan atas
pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan dan
penegakan peraturan Perundang-undangan. Hal ini
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2002;
b. Pengawasan atas penyelenggaraan kearsipan di
lingkungan Pemerintah Daerah dan Pemerintah Desa,
dilaksanakan oleh Aparat Pengawas Internal
Pemerintah; dan
c. Pengawasan atas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan
BUMD, dilaksanakan oleh Satuan Pengawas Internal BUMD.
9) Organisasi Profesi dan Peran Aktif Masyarakat

Dalam pengaturan mengenai organisasi profesi dan peran
aktif masyarakat yang harus dituangkan dalam Rancangan
Peraturan Daerah tentang Penyelengaraan Kearsipan ini terdiri
dari dua bagian, antara lain sebagai berikut :
a. Bagian Organisasi Profesi
67
tentang Kearsipan
1) Arsiparis dapat membentuk organisasi profesi. Hal ini

2) Pembinaan organisasi profesi arsiparis, dilakukan oleh
Pemerintah Daerah. Hal ini sesuai dengan ketentuan
Pasal 70 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009;
3) Ketentuan lebih lanjut mengenai organisasi profesi
arsiparis, diatur dlam anggaran dasar dan anggaran
rumah tangga berdasarkan ketentuan Perundang-
undangan. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 70 ayat
(3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009;
b. Bagian Peran Serta Masyarakat dan Penghargaan
1) Masyarakat dapat berperan aktif dalam penyelenggaraan
kearsipan. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 71 ayat
(1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009;
2) Peran aktif masyarakat diwujudkan dengan:
a) Menciptakan, menyimpan dan melindungi arsip atas
kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya hak
dan kewajiban dalam rangka menjamin pelindungan
hak-hak keperdataan dan hak atas kekayaan
intelektual serta mendukung ketertiban kegiatan
penyelenggaraan Negara;
b) Menyerahkan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan
Daerah;
c) Melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat
penyimpanan arsip dari bencana alam dan bencana
sosial;
d) Pembudayaan penggunaan dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan prosedur yang benar;
e) Menggalang dan/atau menyumbangkan dana untuk
penyelenggaraan kearsipan;
f) Menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan
penyelamatan arsip sesuai dengan kompetensi yang
dimilikinya; dan
68
tentang Kearsipan
g) Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan

kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan
Perundang-undangan.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, ketentuan Pasal
72-75 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009,
3) Pemerintah Daerah dapat memberikan penghargaan
kepada perorangan, kelompok, lembaga swasta dan
masyarakat yang berperan aktif dalam kegiatan
penyelenggaraan kearsipan.
10) Sanksi Administratif
Dalam ketentuan Pasal Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2009 pejabat maupun pelaksana yang melanggar ketentuan
dikenai sanksi administratif sesuai dengan ketentuan-ketentuan
yang berlaku, antara lain meliputi :
a. Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan
dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis;
b. Apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan,
pejabat dan/atau pelaksana dikenai sanksi administratif
berupa penundaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama
1 (satu) tahun; dan
c. Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan
perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana dikenai sanksi
administratif berupa penundaan kenaikan pangkat untuk
paling lama 1 (satu) tahun.
11) Ketentuan Penutup

a. Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal
diundangkan.
b. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan
pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya
dalam Lembaran Daerah Kabupaten Pandeglang.
69
tentang Kearsipan
BAB VI
PENUTUP
B. Kesimpulan
Bahwa berdasarkan uraian dalam bab-bab terdahulu dari
Kajian berupa Naskah Akademik ini, maka penyusunan Peraturan
Daerah Kabupaten Pandeglang tentang Penyelenggaraan Kearsipan,
memiliki kelayakan secara akademis. Penyusunan Naskah
Akademik tersebut dilakukan secara ilmiah dengan mengacu pada
kajian teoritis dan formulasi Naskah Akademik sesuai dengan
ketentuan peraturan Perundang-undangan. Adapun
kesimpulannya sebagai berikut:
1. Sesuai dengan kewenangan pemerintah Kabupaten Kebumen
dalam menyusun penyelenggaraan kearsipan dalam peraturan
daerah mendasarkan pada ketentuan Undang-Undang Nomor
23 Tahun 2014 tentang pemerintahan daerah beserta
perubahannya yang meliputi:
a. Pengelolaan Arsip;
1) Pengelolaan arsip dinamis Pemerintah Daerah
kabupaten/kota dan BUMD kabupaten/kota;
2) Pengelolaan arsip statis yang diciptakan oleh
Pemerintahan Daerah kabupaten/kota, BUMD
kabupaten/kota, perusahaan swasta yang kantor
usahanya dalam 1 (satu) Daerah kabupaten/kota,
organisasi kemasyarakatan tingkat Daerah
kabupaten/kota, organisasi politik tingkat Daerah
kabupaten/kota, pemerintahan desa dan tokoh
masyarakat tingkat Daerah kabupaten/kota; dan
3) Pengelolaan simpul jaringan dalam SIKN melalui JIKN
pada tingkat kabupaten/kota.
b. Pelindungan dan Penyelamatan Arsip; dan
1) Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah
kabupaten/kota yang memiliki retensi di bawah 10
(sepuluh) tahun;
70
tentang Kearsipan
2) Pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana

yang berskala kabupaten/kota;
3) Penyelamatan arsip Perangkat Daerah kabupaten/kota
yang digabung dan/atau dibubarkan, serta pemekaran
Kecamatan dan Desa/kelurahan;
4) Melakukan autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih
media yang dikelola oleh lembaga kearsipan
kabupaten/kota; dan
5) Melakukan pencarian arsip statis yang pengelolaannya
menjadi kewenangan Daerah kabupaten/kota yang
dinyatakan hilang dalam bentuk daftar pencarian arsip.
c. Perizinan.
Penerbitan izin penggunaan arsip yang bersifat
tertutup yang disimpan di lembaga kearsipan Daerah
kabupaten/kota.
2. Pengaturan Rancangan Peraturan Daerah tentang

penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten Pandeglang
mencakup:
b. Ketentuan Umum;
c. Maksud, Tujuan dan Asas;
d. Ruang Lingkup;
e. Penyelenggaraan Kearsipan;
f. Pengelolaan Arsip Dinamis;
g. Pengelolaan Arsip Statis;
h. Layanan Kearsipan
i. Autentikasi;
j. Organisasi Profesi dan peran serta masyarakat;
k. Pengendalian;
l. Sanksi Administratif;
m. Ketentuan Penutup.
3. Dasar hukum pengaturan penyusunan Rancangan Peraturan
Daerah tentang penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten
Pandeglang menggunakan ketentuan peraturan Perundang-
71
tentang Kearsipan
undangan baik undang-undang, peraturan pemerintah,

peraturan teknis lainnya dan peraturan daerah.
A. Saran / Rekomendasi.
Berdasarkan uraian dan kesimpulan di atas maka
disarankan agar segera dibentuk regulasi daerah yang mengatur
pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten
Pandeglang berupa Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan
Kearsipan dan Peraturan Kepala Daerah mengenai Pelaksanaan
dari Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan
tersebut. Berkenaan dengan uraian tersebut dapat dirumuskan
beberapa saran/rekomendasi sebagai berikut:
a. Pemerintah Kabupaten Pandeglang harus menindaklanjuti

pengaturan penyelenggaraan kearsipan di daerah dengan
penyusunan peraturan Bupati;
b. Pemerintah Kabupaten Pandeglang harus menyusun standar
operasional prosedur mengenai pengkoordinasian dan
pengendalian dalam penyelenggaraan kearsipan;
c. Pemerintah Kabupaten Pandeglang harus menyusun standar
pelayanan minimal mengenai urusan kearsipan sesuai
dengan ketentuan peraturan teknis yang ditetapkan
kementrian teknis terkait;
d. Pemerintah Kabupaten Pandeglang harus melakukan
penataan dan peningkatan baik mengenai sumber daya
manusia, kelembagaan, sarana prasarana yang berkaitan
dengan urusan kearsipan daerah; dan
e. Pemerintah Kabupaten Pandeglang harus menyusun
regulasi teknis berupa keputusan bupati yang mengatur
berkaitan dengan pengalokasian, penggunaan dan
pertanggungjawaban dana desa untuk penyelenggaraan
kearsipan.
72
tentang Kearsipan
73
tentang Kearsipan

Safira Anggraini 1111190211 Naskah Akademik

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Safira Anggraini 1111190211 Naskah Akademik

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Naskah Akademik Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten Padeglang

negara, pemerintahan daerah, Lembaga Pendidikan, organisasi

Tujuan penyelenggaraan kearsipan daerah antara lain adalah

C. Tujuan dan Kegunaan

Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten Pandeglang tentang

3 Dudung Abdullah, “Hubungan Pemerintah Pusat Dengan Pemerintah Daerah”,

Pengertian Pemerintah Daerah menurut Undang-undang

5 Jimly Asshiddiqie, Pengantar Ilmu Hukum Tata Negara, Rajagrafindo Persada,

menggunakan kekuasaan yang diberikan undang-undang atau

management), tata kearsipan dinamis (records management),

9Aneu Wahyuni, “PENGARUH IMPLEMENTASI KEBIJAKAN PENYELENGGARAAN

pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan

Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang

B. Kajian Terhadap Asas

peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan

Menurut Pasal 5 Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang

“asas kelembagaan atau pejabat pembentuk yang tepat” adalah

Curah hujan selama tahun 2017 sebesar 2.736 mm sedangkan

berkesinambungan dalam rangka meningkatkan kesejahteraan

3. Opportunity, harapan dari sistem baru tentang Sistem

Naskah akademik Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten

daerah diberikan hak untuk membentuk peraturan daerah sendiri

Sedangkan Pasal 24 pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun

(1) Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan

bernegara yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang

6. penambahan teknik penyusunan Naskah Akademik dalam

kerangka untuk mewujudkan prinsip-prinsip penyelenggaraan

Penerbitan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup yang

5. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

a. Pasal 2 Penyelenggaran kearsipan dilakukan di tingkat

serta mempercepat terwujudnya masyarakat madani atau civil

kesadaran hukum masyarakat. Hukum yang dibuat harus dapat

Sedangkan berkaitan dengan materi muatan dalam peraturan

244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587)

A. Jangkauan dan Arah Pengaturan dalam Rancangan Peraturan

Adapun jangkauan dan arah pengaturan Rancangan

kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar

Sementara arah Pembentukan Rancangan Peraturan Daerah

BAB II : Maksud, Tujuan, Asas dan Ruang Lingkup

BAB III : Penyelenggaraan Kearsipan

BAB IV : Pengelolaan Arsip Dinamis

BAB V : Pengelolaan Arsip Statis

BAB VI : Autentikasi Arsip

BAB VII : Layanan Kearsipan

BAB VIII : Pengendalian dan Pengawasan

BAB IX : Organisasi Profesi dan Peran Aktif Masyarakat

BAB XI : Sanksi Administratif

2) Pembukaan Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten

a. bahwa arsip yang autentik dan terpercaya diperlukan guna

Dalam ketentuan dasar hukum harus memuat hal-hal

1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik

Dalam Diktum memuat pernyataan memutuskan untuk

2) Rancangan Peraturan Daerah

ketentuan batang tubuh. Adapun ketentuan batang tubuh secara

1. Daerah adalah Kabupaten Pandeglang;

10. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung

20. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan

29. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip

37. Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya

a. Bagian Maksud dan Tujuan

5) menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-

Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.

8 Undang-Undang nomor 43 tahun 2009;

l. Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan