PEMERINTAHAN KABUPATEN MINAHASA TENGGARA

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

Alamat Kompleks Perkantoran Blok B Kel. Wawali Pasan Kec. Ratahan Kode Pos 95695

TELAAHAN STAF

Kepada Yth : Bupati Minahasa Tenggara

Dari : Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Tanggal : 23 September 2022
Lampiran : -
Sifat : Biasa
Perihal : Persetujuan melaksanakan perjalanan dinas luar daerah luar
provinsi.

1. Pokok Persoalan
Prinsip dalam manajemen kearsipan adalah efisiensi dan efektifitas. Dalam
rangka mewujudkan efisiensi dan efektifitas dalam manajemen kearsipan
maka setiap pencipta arsip wajib melaksanakan program penyusutan yang
merupakan tahapan terakhir dalam daur hidup arsip setelah penciptaan,
penggunaan, dan pemeliharaan sebagaimana diamanatkan dalam Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Dalam rangka
melaksanakan program dimaksud maka Pemerintah Daerah wajib
menyusun JRA (Jadwal Retensi Arsip) sebagai pedoman penyusutan
sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan pasal 48. Dengan memiliki JRA maka Pemerintah Daerah
akan dapat melaksanakan program penyusutan secara sistematis, rutin,
mudah, dan lancar.

2. Pra anggapan
Permasalahan yang dihadapi oleh pencipta arsip baik di tingkat badan,
dinas, kantor, rumah sakit, unit pelaksana teknis (UPT), dan instansi
lainnya adalah menggunungnya arsip dari waktu kewaktu. Hal ini
merupakan konskuensi logis dari pelaksanaan tugas pokok dan fungsi
instansi yang di jabarkan dalam bentuk program dan diurai dalam bentuk
kegiatan – kegiatan. Oleh karenanya bagi instansi yang memiliki banyak
program dan banyak kegiatan maka akan menciptakan arsip yang lebih
banyak pula karena arsip akan tercipta secara alami (acculating naturally)
 3. Fakta dan data yang mempengaruhi
1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik.
2. Undang-undang Nomor 43 Nomor 2009 tentang Kearsipan.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
4. Peraturan Pemerintah Nomor 95 tahun 2018 tengang Pemerintah
Berbasis Elektronik.

4. Pembahasan / Analisis
Arsip merupakan bukti kegiatan suatu penyelengaraan kegiatan
adminsitrasi di lingkungan pemerintah maupun swasta. Sedangkan arsip
yang tercipta di Kabupaten Minahasa Tenggara volumenya sudah sangat
banyak dan dalam keadaan masih kacau sehingga perlu dilaksanakan
penataan arsip. Dalam melaksanakan penataan arsip tersebut dibutuhkan
sarana kearsipan. Dengan adanya sarana kearsipan tersebut diharapkan
semua arsip dapat tertata, tersimpan dan terselamatkan. Apabila pencipta
belum memiliki JRA maka ia tidak dapat mengetahui kapan arsip harus
dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan, kapan arsip diserahkan
ke lembaga kearsipan yang berwenang, dan kapan suatu arsip dapat
dimusnahkan. Hal ini disebabkan ia belum menentukan retensi atau jangka
simpan dan nasib akhir arsip-arsip yang dimiliki.

5. Kesimpulan Pembahasan / Analisis

Pengelolaan informasi melalui kegiatan pemilahan, penilaian, pembenahan
dan penataan arsip, adalah agar semua kegiatan pengelolaan arsip tersebut
menjadi efisien dan efektif sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan
adanya keseragaman dalam pengelolaan kearsipan sejak arsip diciptakan
sampai dengan penyusutan sehingga arsip yang tersimpan senantiasa
terpelihara dengan baik, utuh, lengkap dan aman terhindar dari segala
kemungkinan dan resiko yang merugikan, antara lain kerusakan dan
kehilangan fisik arsip maupun informasinya oleh pihak-pihak yang tidak
bertanggungjawab. Serta terciptanya Ruang Penyimpanan Arsip yang
bersih, sehat, nyaman sehingga dapat meningkatkan kinerja para petugas
arsip atau arsiparis dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan kearsipan di
Ruang Penyimpanan Arsip.
6. Saran dan tindak Lanjut
Dimohon kiranya bapak Bupati Minahasa Tenggara dapat menyetujui
pelaksanaan perjalanan dinas luar daerah dalam rangka konsultasi tentang
Fasilitasi Rancangan Peraturan Bupati tentang Jadwal Retensi Arsip
Substantif, di Kantor Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di Jakarta
selama 3 (Dua) hari/tanggal Senin-Rabu, 26-28 September 2022.

7. Anggaran
pembebanan anggaran melalui anggaran rapat-rapat koordinasi dan
konsultasi Dinas Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) Tahun
Anggaran 2022 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Minahasa
Tenggara

Kepala Dinas,

ROYKE LUMINGAS, SH
NIP. 19670918200012 1 001