PROPOSAL PROYEK KEARSIPAN

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DI LINGKUNGAN BAGIAN TATA

USAHA DI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN
PEMALANG

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

KABUPATEN PEMALANG
Jl. Suro Hadikusumo No. 1 Kebondalem, Kec. Pemalang, Kab. Pemalang

Jawa Tengah 52312

 PROPOSAL PROYEK KEARSIPAN
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF DI LINGKUNGAN BAGIAN
TATA USAHA DI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN
KABUPATEN PEMALANG

Diajukan sebagai tugas mata kuliah Manajemen Proyek Kearsipan

DISUSUN OLEH :
DEVI NURFADILLAH SETYANI

(40020217060045)

DIPLOMA III KEARSIPAN

SEKOLAH VOKASI

UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG

2019
 HALAMAN PENGESAHAN

1. Judul Kegiatan : Pengelolaan Arsip Inaktif Di Lingkungan Bagian Tata Usaha

Pusat Informasi Dan Hubungan Masyarakat Di Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Kabupaten Pemalang
2. Ketua Pelaksana Kegiatan
a. Nama Lengkap
b. Alamat
c. No Hp/Telepon
d. E-mail
3. Organisasi Pelaksana Kegiatan
4. Waktu Pelaksanaan Kegiatan
5. Anggaran Kegiatan
6. Sumber Dana
: Joko Kumoro, M.Si.
: Tegalmlati RT 06/RW 02,Petarukan,Pemalang
: 0895692537439
: jokokumoro123@gmail.com
: Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Pemalang
: 1-5 November 2020
: Rp. 11.655.000
: Dana Operasional Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Kabupaten Pemalang
Tahun Anggaran 2020

Pemalang, 5 Oktober 2020

Mengetahui,
Kepala subbag TU PIH
Ketua Pelaksana

Muslikhah Dwihartanti, SIP Joko Kumoro, M.Si.

19780511 200112 2 001 19660626 198511 1 001

Menyetujui,
Kepala Dinas Perpustakaan
Dan Kearsipan Kab. Pemalang

Suranto Aw, M.Pd., M.Si.

19610306 198702 1 004
I. Latar Belakang
Dengan memperhatikan amanat undang-undang Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan dan semakin meningkatnya permintaan informasi secara cepat,
tepat dan akurat dalam rangka dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi diperlukan
pengelolaan informasi secara efektif dan efisien. Salah satu sumber informasi yang
terpenting adalah arsip. Namun kenyataannya dalam penemuan kembali (temu balik)
arsip diinstansi/organisasi pemerintah, swasta maupun perorangan secara cepat, tepat
dan akurat tidaklah mudah, hal ini dikarenakan belum disadarinya akan pentingnya
nilaiguna arsip sebagai sumber informasi, akuntabilitas kegiatan instansi dan sebagai
bahan bukti pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, belum
tersusun dan tertatanya arsip/dokumen secara benar sesuai dengan kaidah-kaidah
kearsipan, dan belim dimilikinya sarana jalan masuk untuk memudahkan penemuan
kembali (temu balik) arsip sewakti-waktu dibutuhkan pimpinan.

Arsip yang ada pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Pemalang
semakin hari semakin bertambah perlu adanya pengelolaan arsip supaya lebih tertata
rapih. Arsip tersebut merupakan bukti dari kegiatan penelitian ataupun surat masuk
dan surat keluar yang menjadi bukti pertanggungjawaban. Oleh karena itu, harus
dilakukan penataan yang baik dan benar. Penumpukan arsip atau tidak tertatanya arsip
disebabkan oleh beberapa faktor seperti halnya kurangnya sumber daya manusia yang
ahli di bidang kearsipan, kurangnya dana anggaran untuk kegiatan kearsipan, dan
kurangnya peralatan yang disediakan untuk menunjang kegiatan kearsipan itu sendiri.
Demikian mengenai penyelanggaran kegiatan di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kabupaten Pemalang, oleh karena itu perlu dilakukan sistem pengendalian
arsip yang baik dan benar dalam pengelolaan arsip agar mudah dalam penemuan
kembali.
II. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dan tujuan dari kegiatan Pengelolaan Arsip In Aktif di Dinas
Kearsipan Dan Perpustakaan Kab. Pemalang yaitu agar semua kegiatan pengelolaan
arsip tersebut menjadi efisien dan efektif dengan kaidah-kaidah kearsipan dan adanya
keseragaman dalam pengelolaan kearsipan sejak arsip diciptakan sampai dengan
penyusutan sehingga arsip yang tersimpan senantiasa terpelihara dengan baik, utuh,
lengkap dan aman terhindah dari segala kemungkinan dan resiko yang merugikan,
antara lain kerusakan dan kehilangan fisik arsip maupun informasinya oleh pihak-
pihak yang tidak bertanggungjawab.

III. TEMA KEGIATAN

Tema kegiatan ini adalah “Memberikan kepuasan bagi pengguna
arsip in aktif di Lingkungan Bagian Tata Usaha Pusat Informasi dan Hubungan
Masyarakat Di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Kab. Pemalang“

IV. PENTAHAPAN KEGIATAN

1. Pemilahan arsip
Langkah awal yang akan dilakukan dalam penanganan arsip dinamis
inaktif adalah memisahkan antara arsip dengan non arsip serta duplikasi
arsip yang berlebihan. Non arsip dapat berupa : formulir dan blanko
kosong, ordner, sampul, map dan lain-lain. Bahan-bahan non arsip akan
dibuang.
2. Pengelompokan arsip
Pengelompokan dapat dilakukan menggunakan prinsip aturan asli namun
apabila kesulitan dapat dilakukan dengan menggunakan prinsip asal-usul
sehingga dapat ditentukan penggolongan atau pengelompokan berdasarkan
series (kesamaan jenis), rubrik (kesamaan permasalahan), dosier
(kesamaan urusan atau kegiatan).
3. Pendeskripsian arsip
Pendeskripsian arsip adalah kegiatan rekaman informasi yang pada setiap
arsip dicatat dalam sebuah kartu deskripsi. Kartu deskripsi berukuran 10 X
15 cm. Kartu deskripsi berisi kode klasifikasi yang sesuai dengan buku
pedoman Peraturan Walikota Pemalang, nomor sementara, nomor definitif,
isi berkas, unit kerja, tahun/bulan, media, asli, tembusan atau foto copy,
 serta penentuan masa arsip berdasarkan JRA yaitu dinilai kembali,
musnah dan permanen.
Dalam kegiatan pendeskripsian arsip pada Dinas Perpustakaan
Dan Kearsipan Kabupaten Pemalang pencatatan pada kartu deskripsi pada
kolom,
 Kode klasifikasi
 Nomor sementara
 Nomor definitif
 Isi berkas
 Unit kerja
 Tahun/bulan,Penginputan pada Program Temu Balik Arsip Statis.
Setelah program temu balik arsip statis selesai dibuat, penulis memulai
untuk menginput data arsip yang sudah dibuatkan dalam daftar pencarian
arsip ke dalam sistem.
4. Peng-input-an Data ke Ms Excel
Peng-input-an data Merupakan kegiatan memasukkan data yang
terkandung dalam arsip yang telah di deskripsikan ke dalam Microsoft
Excel.
5. Penginputan pada Program Temu Balik Arsip Inaktif.
Setelah program temu balik arsip statis selesai dibuat, penulis memulai
untuk menginput data arsip yang sudah dibuatkan dalam daftar pencarian
arsip ke dalam sistem.
6. Pembungkusan arsip
Pengkusan arsip merupakan kegiatan membungkus arsip yang telah
dideskripsikan dengan menggunakan kartu deskripsi (fisis). Tujuan dari
pembukusan arsip tersebut adalah untuk melindungi arsip-arsip yang telah
dideskripsikan dari unsur-unsur bahaya dari luar, seperti; jamur, tungau,
debu, dan unsur-unsur perusak arsip lainnya. Selanjutnya, arsip di ikat
menggunakan tali rafia.
7. Manuver kartu deskripsi
Manuver kartu deskripsi adalah penggabungan atau pengelompokkan kartu
deskripsi berdasarkan pola klasifikasi arsip.
8. Pemberian nomor definitif pada kartu deskripsi
 Setelah kegiatan manuver kartu deskripsi, selanjutnya pemberian nomor
definitif pada kartu deskripsi yaitu memberikan nomor tetap pada kartu
deskripsi dan berkas. Nomor tetap berarti nomor urut yang digunakan
sebagai nomor penyimpanan berkas.
9. Manuver berkas
Manuver berkas adalah proses pengelompokkan berkas yang mempunyai
kesamaan masalah serta menyusunnya sesuai dengan skema.
10. Pemberian nomor berkas
Setelah melakukan manuver berkas kegiatan selanjutnya yaitu memberi
nomor berkas sesuai dengan pemberian nomor definitif pada kartu
deskripsi.
11. Penataan arsip dalam boks arsip
Setelah kegiatan diatas arsip dimasukkan dalam boks arsip. Boks arsip
tersebut diberi nomor sesuai nomor urut.
12. Pelabelan boks arsip
Kegiatan selanjutnya yaitu boks arsip diberi label yang mencantumkan
kode klasifikasi arsip, nomor urut arsip, nomor boks, unit kerja dan tahun
arsip
13. Penataan boks arsip dalam rak arsip
Boks arsip yang telah diolah disusun ke dalam roll o’pack sesuai dengan
nomor boks atau nomor sampul yang tertera pada label boks.

V. NAMA KEGIATAN
pengelolaan arsip inaktif di lingkungan bagian tata usaha pusat informasi dan
hubungan masyarakat di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Kab. Pemalang

VI. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN

Tempat : Gedung D Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Kab. Pemalang
Kebondalem, Kec. Pemalang, Kab. Pemalang
Hari : Senin-Jumat
Tanggal : 1-5 November 2020
Pukul : 08.00 WIB – selesai
VII. PIHAK YANG TERLIBAT DALAM KEGIATAN
a. Kepala Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Kabupaten Pemalang
b. Kepala Sub Bagian bagian tata usaha pusat informasi dan hubungan masyarakat
di dinas kearsipan dan perpustakaan kab. pemalang
c. Pegawai Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pemalang yang ditunjuk
sebagai tim proyek.

VIII. SUSUNAN PANITIA

Ketua Pelaksana
a. Nama : Joko Kumoro, M.Si.
b. NIP : 19660626 198511 1 001
c. Pangkat/Golongan : Penata Tk I / III d
d. Jabatan Fungsional : Lektor
e. Bidang Keahlian : Kearsipan
f. Waktu untuk Kegiatan ini : 12 jam/minggu

Anggota Pelaksana 1
a. Nama : Suranto Aw, M.Pd., M.Si.

b. NIP : 19610306 198702 1 004

c. Pangkat/Golongan : Pembina Tk I / IV b

d. Jabatan Fungsional : Lektor Kepala

e. Bidang Keahlian : Komunikasi

f. Waktu untuk Kegiatan ini : 12 jam/minggu

Anggota Pelaksana 2
a. Nama : Muslikhah Dwihartanti, SIP.
b. NIP : 19780511 200112 2 001
c. Pangkat/Golongan : Penata muda Tk I/IIIb
d. Jabatan Fungsional : Asisten Ahli
e. Bidang Keahlian : Kearsipan
f. Waktu untuk Kegiatan ini : 12 jam/minggu
Anggota Pelaksana 3
a. Nama : Devi Nurfadillah Setyani
b. NIP : 40020217060045
c. Pangkat/Golongan : Penata muda Tk I/IIIb
d. Jabatan Fungsional : Asisten Terampil
e. Bidang Keahlian : Kearsipan
f. Waktu untuk Kegiatan ini : 12 jam/minggu
IX. JADWAL KEGIATAN
No KEGIATAN CAPAIAN TARGET PENANGGUNG
WAKTU JAWAB

1. Rapat pembentukan Koordinasi Agar 1 November 2020 Ketua Pelaksana

Tim dan mendapatkan dukungan
Penyusunan Sk Tim dan Terbentuknya Tim
Pengelolaan Kearsipan
Dengan SK Instansi

2. Penyiapan ruangan, Tersedianya ruangan 2 November 2020 Ketua Pelaksana

Penyiapan peralatan khusus, tersedianya
dan Pemilahan peralatan kearsipan dan
arsip dan non arsip Terpisahnya antara arsip
in aktif dan non arsip

3. Pengklasifikasian Mengklasifikasi 3 November 2020 Ketua Pelaksana

arsip berdasar informasi serta
masalah identifikasi subjek

4. Pendeskripsian dan Pencatatan arsip in aktif 4 November 2020 Ketua Pelaksana

pemberkasan arsip dan memberkaskan arsip
in aktif

5. Pemberian label Tertatanya arsip inaktif 5 November 2020 Ketua Pelaksana

pada boks arsip sesuai kaidah-kaidah
sesuai tahun dan kearsipan dan
subjek masalahnya, mempermudah dalam
dan penataan boks temu balik arsip in aktif
arsip ke rak arsip.
X. ANGGARAN KEGIATAN
NO NAMA BARANG HARGA SATUAN JUMLAH

1. ATK
Bolpoint Rp. 50.000 / 1 pak Rp. 50.000,-
Pensil Rp. 50.000/ 1 pak Rp. 50.000,-
Paper Clips Rp. 20.000/ 1 pak x 4 Rp. 100.000,-
Tipe X Kertas Rp. 20.000/ 1 pak x 4 Rp. 100.000,-
Sticky Note Rp. 20.000/ 1 pak x 3 Rp. 60.000.-

2. Boks Arsip Rp. 20.000/ 1 boks x 50 Rp. 1.000.000.-

3. Kertas kising Rp. 5000/ 1 lembar x 200 Rp. 1.000.000.-

4. Tali Kasur Rp. 50.000/bungkus (isi 10) Rp. 50.000.-

5. Kertas HVS Rp. 45.000/rim Rp. 45.000.-

6. Konsumsi Rp. 50.000/ orang x 4 orang x Rp. 1.000.000.-

5 hari

7. Kemoceng Rp. 50.000/biji x 4 Rp. 200.000

8. Honor Rp. 2.000.000/orang x 4 orang Rp. 8.000.000

JUMLAH Rp. 11.655.000

XI. PENUTUP
Demikian proposal penataan arsip in aktif pada lingkungan bagian tata usaha pusat
informasi dan hubungan masyarakat di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Kabupaten
Pemalang, disusun untuk dapat digunakan sebagai acuan dalam pengajuan anggaran
biaya pelaksanaan pekerjaan tersebut diatas, yang pada akhirnya tujuan penertiban
pengelolaan kearsipan dapat tercapai dengan baik dan lancar mengingat kearsipan
merupakan salah satu unsur pununjang/pendukung visi dan misi Pusat Informasi dan
Hubungan Masyarakat.
Demikian, atas perhatian dan kesediaan menerima proposal kami sampaikan
terimakasih, dan kami menunggu kabar selanjutnya.