Laporan tertulis dan audiensnya

Susunan laporan, panjangnya, fokus rincian, presentasi data, dan ilustrasi yang digunakan,
merupakan suatu fungsi bagi audiens yang menjadi sasarannya. Surat pengiriman laporan akan
secara jelas menunjukan kepada siapa laporan ditujukan. Ringkasan eksekutif pada bagian awal
akan memberikan kepada eksekutif yang sibuk sejumlah rincian penting-sebanyak kurang dari 3
halaman. Hal ini akan membantu manajer yang sibuk secepatnya memahami esensi studi dan
temuannya, dan kemudian berpindah ke halaman yang memberikan informasi rinci mengenai
aspek yang menjadi perhatian mereka.

Sejumlah manajer terganggu dengan data yang ditampilkan dalam bentuk table dan merasa lebih
nyaman dengan grafik dan bagan, sementara yang lain ingin melihat “fakta dan gambar”
(Williams,1990). Table dan gambar merupakan bentuk visual dari laporan dan perlu ditampilkan.
Mana dari keduanya yang ditonjolkan dalam laporan dan mana yang ditempatkan dalam
lampiran merupakan fungsi dari cara berpikir pengguna akhir laporan. Jika laporan dibaca oleh
beberapa eksekutif, dengan orientasi yang berbeda, laporan tersebut sebaiknya disusun
sedemikian rupa sehingga mereka mengetahui dimana menemukan informasi yang sesuai dengan
cara pemrosesan informasi yang mereka sukai. Misalnya, sebagai tambahan pembahasan pangsa
pasar dalam teks, bisa mengilustrasikannya dengan diagram pie, dan data mentah juga
ditampilkan dalam table.

Panjang, susunan, cara penyajian laporan, diantaranya, tergantung sepenuhnya kepada audiens
sasaran. Sejumlah perusahaan juga menentukan sendiri format laporan tertulis mereka. Dalam
semua kasus, laporan yang baik merupakan fungsi dari pengetahuan mengenai untuk siapa
laporan ditujukan dan tujuan pastinya.

Karakteristik laporan yang disusun dengan baik

Di samping fakta bahwa penulisan laporan merupakan fungsi dari tujuan penelitian dan tipe
audiens kepada siapa laporan ditujukan, dan karena itu harus disusun agar mencakup keduanya,
ciri dasar tertentu adalah integral untuk semua laporan tertulis. Kejelasan, keringkasan,
koherensi, tekanan yang tepat pada aspek penting, susunan paragraf yang berarti, transisi yang
lancar dari satu topik ke topic lain, pilihan kata yang cocok, dan kekhususan merupakan ciri
penting laporan yang baik. Perhatian harus diberikan untuk menghindari kesalahan ejaan dan
kosakata.

Asumsi apa saja yang dipegang oleh peneliti sebaiknya dinyatakan dengan jelas dalam laporan,
dan lebih baik menghadirkan fakta daripada opini. Laporan harus disusun sedemikian rupa agar
meningkatkan pemaknaan dan kelancaran alur materi, sehingga pembaca bisa dengan mudah
memahaminya. Pentingnya tampilan dan keterbacaan laporan harus benar-benar diperhatikan.

Judul dan subjudul yang tepat membantu mengelola laporan secara logis dan memungkinkan
pembaca mengikuti transisi dengan mudah. Laporan yang diketik dengan format spasi ganda dan
margin yang lebar di setiap sisi memungkinkan pembaca membuat catatan atau komentar sambil
membaca isi laporan dengan teliti.