PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS AKTIF

Disampaikan pada Kegiatan Pengelolaan Kearsipan

dan Tata Persuratan
Di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Nganjuk
Oleh : Saderi Wibisono, S.E, M.M

Pada tanggal, 29 Juni 2022

Nama : Saderi Wibisono, S.E, M.M
Tempat Tanggal Lahir : Mojokerto, 27 Maret 1969
Jabatan : JFT Arsiparis Ahli Muda
Subbag Umum dan Humas
Kanwil Kemenag Prov. Jatim
Alamat Kantor : Jl. Raya Bandara Juanda No.26 Sidoarjo.
Alamat Rumah : Jl. Ketapang Suko No.01 Rt.06 Rw.02 Desa Suko Kecamatan Sukodono
Kabupaten Sidoarjo
Telp/Hp : 082244406568
Pengalaman Diklat : Diklat Kearsipan Tahun 1997 ( 314 jam )
ALAMAT EMAIL : Saderi-wibisono@yahoo.co.id
 MOTTO
ARSIP
A= Amankan
R= Rawat
S = Semua
I = Informasi
P = Penting
Dasar Hukum
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, Tentang Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan ;
3. Keputusan Menteri Agama Nomor 44 Tahun 2010 Tentang
Pedoman Penataan Kearsipan di Lingkungan kementerian
Agama ;
4. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia nomor 9 tahun
2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis.
5. Keputusan Menteri Agama Nomor 120 Tahun 2013 Tentang
Jadual Retensi Arsip Fasilitatif dan Subtantif d Lingkungan
Kementerian Agama;
Lanjutan Dasar Hukum
6. Keputusan Menteri Agama Nomor 8 Tahun 2016 Tentang Kode
Jabatan,Singkatan, dan Akronim di Lingkungan Kementerian Agama;
7. Keputusan Menteri Agama Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas Pada Kementerian Agama.
8. Peraturan Menteri Agama nomor 6 Tahun 2022 tentang Perubahan Atas
Peraturan Menteri Agama Nomor 19 Tahun 2019 tentang Tentang Organisasi
dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama
PENGERTIAN
• ARSIP adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.
• ARSIP DINAMIS adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
• ARSIP AKTIF adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
• ARSIP IN AKTIF adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Lanjutan

• ASIP VITAL adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan

dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui,
dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang
• ARSIP STATIS adalah arsip yang dihasilkan oleh penciptaarsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau
lembaga kearsipan.
Lanjutan
• PENCIPTA ARSIP adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas
dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan
arsip dinamis.
• UNIT PENGOLAH  adalah   satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan
dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
• UNIT KEARSIPAN   adalah   satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
Lanjutan
• JADWAL RETENSI ARSIP yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar
yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi,
jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

• PENYUSUTAN ARSIP adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan

cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan
arsip statis kepada lembaga kearsipan.
 
Lanjutan
• PENYELENGGARAAN KEARSIPAN adalah keseluruhan kegiatan
meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu
sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia,
prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

• PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS adalah proses pengendalian

arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan,
penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Lanjutan
• SENTRAL ARSIP AKTIF (CENTRAL FILE) adalah tempat
penyimpanan Arsip Aktif yang dirancang untuk penyimpanan Arsip
secara efisien, efektif, dan aman.
• SENTRAL ARSIP INAKTIF (RECORDS CENTER) adalah tempat
penyimpanan Arsip Inaktif pada bangunan yang dirancang untuk
penyimpanan Arsip.
• FOLDER Adalah wadah untuk menyimpan naskah-naskah transaksi.
• GUIDE/SEKAT adalah pembatas/penyekat antara kelompok berkas yang satu
dengan berkas yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang
lain sesuai dengan pembagian
Lanjutan
• FILING CABINET adalah sarana untuk menyimpan Arsip Aktif yang sudah ditata.

• LABEL adalah kertas yang ditempelkan di tab guide atau folder.

• PELABELAN adalah realisasi dari kegiatan penentuan indeks dan kode.

• OUT INDICATOR adalah alat yang digunakan untuk menandai keluarnya Arsip dari laci atau
Filing Cabinet.

• INDEKS ADALAH tanda pengenal Arsip atau judul berkas Arsip (kata tangkap) yang
berfungsi untuk membedakan antara berkas Arsip yang satu dengan berkas Arsip yang lain
dan sebagai sarana bantu untuk memudahkan penemuan kembali Arsip.
Lanjutan
• TUNJUK SILANG adalah sarana bantu penemuan kembali untukmenunjukkan
adanya Arsip yang memiliki hubungan antara Arsip yang satu dengan
Arsip yang lain atauyang memiliki nama berbeda tetapi memiliki
pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan Arsip
yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah.
• BERKAS adalah himpunan Arsip yang disatukan karena memiliki
keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki
kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah.
• ISI BERKAS adalah satu atau beberapa item Arsip yang merupakan
informasi dari berkas kegiatan/peristiwa, yang mencerminkan penyelesaian
program/kegiatan.
MENURUT PAKAR KEARSIPAN DUNIA TANPA ARSIP
ADALAH :

1. DUNIA TANPA MEMORI ;

2. TANPA KEPASTIAN HUKUM ;
3. TANPA SEJARAH ;
4. TANPA KEBUDAYAAN DAN TANPA ILMU PENGETAHUAN ; DAN
5. TANPA IDENTITAS.
PELAKU PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1. PENCIPTA ARSIP
2. UNIT PENGOLAH
3. UNIT KEARSIPAN
• PENCIPTA ARSIP adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam
pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
• UNIT PENGOLAH  adalah   satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di
lingkungannya.
• UNIT KEARSIPAN   adalah   satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
FUNGSI ARSIP

1. SEBAGAI PUSAT INGATAN KANTOR

2. ALAT BANTU PENGAMBILAN KEPUTUSAN
3. BUKTI EKSISTENSI ORGANISASI
INSTRUMEN PENGELOLAAN KEARSIPAN
1. PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN AGAMA

2. PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP

3. PEDOMAN KLASIFIKASI ARSIP

4. PEDOMAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

( SKKAA )
LANDASAN FILOSOFIS PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
 Arsip akan selalu tercipta seiring dengan aktivitas organisasi/instansi;

 Arsip diciptakan untuk kepentingan organisasi, tetapi juga memiliki nilai guna penting bagi organisasi
( nilai guna Primer dan Sekunder/informasional dan kebuktian);

 Arsip adalah identitas dan jati diri bangsa;

 Ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya dapat menjamin perlindungan kepentingan negara dan
hak-hak keperdataan rakyat;

 Tuntutan mewujudkan pemerintahan yang modern;

 Tuntutan peningkatan kualitas pelayanan publik;

 Kebutuhan tata kelola Pemerintahan yang baik (good governance)

TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN KEMENTERIAN AGAMA

MENJAMIN :
1. Terciptanya arsip yang baik dan benar
2. Ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya
3. Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang handal
4. Perlindungan kepentingan negara dan hak keperdataan
5. Keselamatan aset negara
6. Peningkatan kualitas pelayanan publik
FAKTOR PENYEBAB SALAH KELOLA ARSIP ADALAH :

1. MANAJEMEN KANTOR TIDAK MENGANGGAP KEARSIPAN

SEBAGAI BAGIAN PENTING DAN MENENTUKAN DALAM SISTEM
MANAJEMEN PERKANTORAN ;
2. MINIMNYA PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN MANAJER
KANTOR DAN PETUGAS KEARSIPAN DI BIDANG KEARSIPAN ;
3. MINIMNYA PENGAWASAN KEARSIPAN DARI PIHAK ATASAN .
PERSYARATAN YANG DIPERLUKAN SEBAGAI PETUGAS PENGELOLA
KEARSIPAN :

1. Memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang kearsipan;

2. Mempunyai pengalaman kerja yang sesuai dengan jabatan/tugasnya;
3. Harus mempunyai rasa perhatian terhadap bidang kearsipan dalam rangka
tertib administrasi demi tercapainya tujuan organisasi.
Apakah Kondisi Arsip satker Saudara seperti
ini ?
KONDISI PUSAT ARSIP ( RECORD CENTER )
KANWIL KEMENAG PROV.JATIM
Arsip belum di lakukan pemberkasan
Lanjutan
Pengelolaan Arsip kacau
Lanjutan
Pemberkasan di Pusat Arsip
Lanjutan
Lanjutan
Rak arsip terpasang sejumlah unit kerja
atau unit pengolah
 RECORD CENTER
( PUSAT ARSIP ) KANWIL KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI JAWA TIMUR
Arsip sudah tertata di dalam boks arsip
KENDALA DAN TANTANGAN
PERMASALAHAN PENYIMPANAN ARSIP
BAGAIMANA PENGELOLAAN ARSIP/DOKUMEN/SURAT DI LINGKUNGAN KERJA
KITA?

1. ARSIP AKTIF, ARSIP INAKTIF MASIH BERCAMPUR DIRUANG

KERJA.
2. PENUMPUKAN ARSIP INAKTIF DIRUANG KERJA.
3. TIDAK ADA ATAU KURANG PENGAMANAN TERHADAP ARSIP
VITAL.
4. PEMBERKASAN MASIH MENURUT URUTAN PADA BUKU AGENDA.
5. TIDAK ADA PENYUSUTAN KALAUPUN ADA TANPA PROSEDUR.
AKIBATNYA ADALAH …..
1. Sulit diketemukan kembali
2. Sulit dilakukan penyusutan
3. Sulit melakukan identifikasi dalam rangka akuisisi
4. Produktivitas menurun
SOLUSI ….. ?
1. Mulailah membenahi surat/berkas
2. Simpanlah surat/berkas menurut subjeknya
3. Jangan lupa menggunakan peralatan standar (filing kabinet, ordner, almari
arsip, Box Arsip, Brankas, CD Bag, Album Foto)
4. Hindari menyimpan surat dengan berdasarkan surat masuk atau surat keluar
5. Lakukan penyusutan arsip secara reguler
PENGELOLAHAN ARSIP DINAMIS
• Penciptaan Arsip
• Penggunaan Arsip
• Pemeliharaan Arsip
• Penyusutan Arsip
 URAIAN KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Meliputi : :
Kegiataannya :
PENCIPTAAN 1. Pembuatan dan
ARSIP
2. Penerimaan ND. Berdasarkan : TND dan Klasifikasi Arsip

Penggunaan arsip : Pimp.

PENGGUNAAN
UP Bertanggungjawab
terhadap ketersediaan,
ARSIP Kegiatannya :
pengolahan dan penyajian
arsip aktif dan inaktif untuk 1. Melakukan Pemberkasan Arsip Aktif
kepentingan pengguna arsip.
PEMELIHARAAN 2. Penataan Arsip Inaktif
ARSIP 3. Penyimpanan Arsip dan
4. Alih Media Arsip
5. Program Arsip Vital
Kegiatannya :
PENYUSUTAN 1. Pemindahan arsip inaktif
ARSIP 2. Pemusnahan arsip
3. Penyerahan arsip statis
PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS
• Pemberkasan Arsip Aktif
• Penataan Arsip Inaktif
• Penyimpanan Arsip dan
• Alih Media Arsip
Arsip Aktif
• Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
• Pemeliharaan Arsip Aktif menjadi tanggungjawab pimpinan unit pengolah
pada tiap Pencipta Arsip.
• Pemeliharaan Arsip Aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan
penyimpanan arsip.
Tujuan Pemeliharaan Arsip Aktif :
• Menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya daftar
arsip aktif.
• Sarana bantu penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
• Untuk memperlancar pelaksanaan penyusutan.
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

• Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang

tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatan
sehingga menjadi suatu berkas karena memiliki hubungan informasi,
kesamaan jenis atau kesamaan maslah dari suatu unit kerja
Prosedur
Pemberkasan
Arsip Aktif

Penentuan Penentuan Tunjuk Silang Daftar Arsip

Pemeriksaan Pelabelan
Indeks Kode (Apabila ada) Aktif

Pemberkasan arsip aktif

dilakukan terhadap arsip
yang dibuat dan diterima
berdasarkan klasifikasi
arsip
 • Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan
Prosedur bahwa setiap arsip yang akan diberkaskan
Pemberkasan autentik, utuh dan lengkap pada setiap proses
kegiatan dan sudah diregistrasi dan didistribusikan.
Arsip Aktif
• Kegiatan pemeriksaan dapat dilakukan dengan
kegiatan meliputi :
1. Penyiangan/Pemilahan arsip per tahun
2. Pemilahan arsip berdasarkan kegiatan : Dosir,
Seri, Rubrik

1. Pemeriksaan 3. Pemilahan arsip dan non arsip, misalkan : duplikat

arsip yang berlebihan (fotocopy arsip berlebihan),
Buku (termasuk non arsip), Stopmap.
Jenis-jenis Berkas Arsip • ARSIP DOSIR
Berkas yang merupakan hasil kegiatan mulai dari awal
kegiatan sampai selesai kegiatan. Contoh Kegiatan
pembinaan sampai pelaporan kegiatan selesai.
• ARSIP RUBRIK
Berkas yang berdasarkan kesamaan masalah. Misalnya
cuti tahunan, mutasi, dsb.
• ARSIP SERI
Berkas yang berdasarkan kesamaan jenis, misalnya
kumpulan surat Keputusan Menteri Agama (KMA). Maka
title dapat diambil dari nama peraturannya seperti Surat
Keputusan Menteri.
 1. INDEKS DOKUMEN/SURAT :
Prosedur a. Indeks Dokumen/surat berfungsi untuk
Pemberkasan membedakan antara dokumen/surat/arsip satu
Arsip Aktif dengan yang lain dalam satu berkas, dengan
perkataan lain indeks dokumen berfungsi sebagai
tanda pengenal bagi setiap dokumen/surat/arsip,
juga berfungsi untuk menemukan kembali arsip
dengan cepat dan tepat:
b. Mengindeks adalah pekerjaan untuk menentukan
2. Penentuan Indeks indentifikasi surat/arsip, atau menentukan tanda
pengenal surat/arsip yang paling tepat.
c. Syarat-syarat Mengindeks :
1. Singkat;
2. Jelas dan mudah diingat;
3. Harus merupakan kata benda atau kata yang memberi
peringatan kebendaan;
4. Diambil dan ditentukan dari isi surat/dokumen/arsip;
5. Tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata.
d. Aturan-aturan mengindeks :
6. Berupa indeks nama (nama orang, benda, badan, wilayah
dan tempat);
7. Indeks masalah kenaikan pangkat, mutasi, dan sebagainya.
8. Indeks tanggal, bulan, tahun dan nomor.
e. Cara-cara mengindeks :
1. Cara mengindeks nama orang
• Aturan umum menyatakan bahwa seseorang di indeks atas
nama keluarganya. Bagi yang tidak memiliki nama keluarga
maka diambil ketentuan dengan mempergunakan nama
terakhir sebagai kata tangkap. Sedang yang memiliki nama
lebih dari satu (termasuk ganti nama) maka nama yang lain
ditunjuk silangkan.
Contoh :
Dr. Wirjono Prodjodikoro di indeks Prodjodikoro.
Wirjono (Dr)
Muhammat Hatt di indeks Hatta. Muhammad
Majid bin Ibrahim Saleh. di indeks Saleh. Majid bin Ibrahim
Arifin bin Said di indeks Said. Arifin bin.
2. Cara Mengindeks Nama Badan/Organisasi
• Nama badan/organisasi yang menggunakan nama
orang yang dijadikan kata pengenalnya adalah nama
orang tersebut.
Contoh :
• Rumah Sakit Fatmawati di indeks Fatmawati
(Rumah Sakit)
• Wisma Ahmad Yani di indeks Ahmad Yani
(Wisma)
• Nama badan organisasi yang bukan nama orang, maka
kata pengenal pertama ialah bagian akhir dan diikuti
oleh bentuk badan hukumnya.
Contoh :
• Hotel Sabang di indeks Sabang. Hotel
• Bank Amerta di indeks Amerta. Bank
• PT. Bank Centra Asia di indeks Central Asia. Bank (PT)
• DPR. RI di indeks DPR. RI
• DPA. RI di indeks DPA. RI
3. Cara Mengindeks Nama Wilayah/Tempat.
Indeks sesuai dengan aslinya.
Contoh
• Pekan Baru di indeks Pekan Baru
• Jakarta Raya di indeks Jakarta Raya
• Kecamatan Kebayoran di indeks Kebayoran
(Kecamatan)
4. Cara Mengindeks Masalah
• Untuk indeks masalah diusahakan agar yang dijadikan
indeks betul-betul menggambarkan maksud yang
sebenarnya dari indeks. Kata-kata yang dijadikan indeks
harus mengandung suatu pengertian tunggal, dalam arti
bahwa indeks harus mencerminkan tanda pengenal yang
benar-benar dari isi surat dokumen.
Contoh:
• Administrasi Pembangunan di indeks Adminstrasi
Pembangunan
• Struktur Organisasi di indeks Struktur Organisasi.
• Akte Nikah di indeks Akte Nikah
INDEKS
DOKUMEN/BERKA
S
2. INDEKS BERKAS (TITLE)
Adalah merupakan judul berkas yang ditempatkan pada
tab folder. Fungsi titel adalah sebagai tanda pengenal
seluruh dokumen/arsip dalam berkas dan untuk
membedakan antara berkas satu dengan berkas yang
Contoh mengindeks : lain dalam satu kode klasifikasi. Sebagaimana halnya
indeks dokumen, maka indeks berkas cara-cara dan
Tentang
aturan-aturannya tidak berbeda.
“Surat peminjaman ruang
rapat”

Indeksnya :

Pinjam ruangan
Prosedur
Pemberkasan
Arsip Aktif

• Penentuan Kode pemberkasan dilakukan

sesuai dengan fungsi, kegiatan, dan transaksi
yang dilaksanakan oleh unit kerja sesuai dengan
kode klasifikasi.

3. Penentuan Kode
 Kode Klasifikasi berupa gabungan huruf dan angka.
Kode Klasifikasi • Huruf diperoleh dari singkatan pokok masalah,
misalnya Keuangan disingkat KU, Kepegawaian
Kode membedakan satu KP.
masalah dengan masalah • Huruf tidak boleh lebih dari dua huruf.
yang lain dalam berbagai
jenjang, serta sebagai • Angka merupakan perincian pokok masalah lebih
sarana penuntun letak lanjut yaitu sub masalah dan Sub-sub masalah.
dokumen/arsip pada
tempat penyimpanan
yang sama.
 1. KLASIFIKASI ARSIP FASILITATIF : ( KEGIATAN YANG BERSIFAT
Klasifikasi Arsip PENUNJANG )
• OT . ORGANISASI DAN TATA LAKSANA
• HM. KEHUMASAN
• KP. KEPEGAWAIAN
• KU. KEUANGAN
• HK. HUKUM
• KS. KESEKRETARIATAN
Contoh 1 : • PS. PEMERIKSANAAN
Surat peminjaman ruang rapat
• TL. PENELITIAN
Kode :
2. KLASIFIKASI ARSIP SUBSTANTIF : ( KEGIATAN YANG
Pokok Masalah : KS (Kesekretariatan) BERSIFAT OPERASIONAL)
Sub Masalah : 00 (Kerumahtanggaan) • PW. PERKAWINAN
Penulisan kode : KS.00 • HJ. HAJI
• BA. PEMBINAAN AGAMA
• PP. PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
MENENTUKAN KODE DAN
JUDUL

Ditulis kode &

Judul berkas

TAB Lebel

FOLDER GANTUNG/
Penataan Folder PENATAAN ARSIP DI
pada Filing Kabinet ODNER
 Tunjuk silang digunakan apabila :
Prosedur 1. Satu surat memiliki dua permasalah atau lebih
Pemberkasan
Arsip Aktif • Contoh
Kanwil terima surat dari MAN 1, isinya permohonan
mesin ketik, lemari dan kendaraan
Masalah yang termuat dalam surat :
I Mesin ketik, Kode KS.01.3
II Lemari, Kode KS.01.4
4. Tunjuk Silang
(Apabila ada) III Kendaraan Kode KS.01.5
Cara menata tunjuk silang
 Formulir Tunjuk Silang
   

Indeks : Kode :

Isi Ringkas :  
 
 

Lihat Indeks Berkas :  

Indeks Surat : Kode :

 

   
2. Bila ada hubungan antara berkas yang satu dengan
yang lainnya, sedang tempat penyimpanannya yang
berbeda
Contoh :
Instansi A memiliki banyak rekanan perusahaan diantaranya
CV Adil. Berkas-berkas rekanan tersebut disusun menurut
urutan abjad nama perusahaan.
Masalah yang termuat dalam surat :
Suatu ketika CV Adil mengirim surat yang menyatakan telah
mengganti nama perusahaannya menjadi PT. Makmur
I Indeks berkas, CV Adil, kode berkas KS.01.7
II Indeks berkas, PT. Makmur, kode KS.01.7
CARA MENATA SURAT
 • Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal
dari berkas menggunakan kertas label yang dilekatkan pada
Prosedur tab folder.
Pemberkasan • Arsip yang disimpan pada Pocket File, Label
Arsip Aktif dicantumkan pada bagian depan Pocket File.
• Arsip yang menggunakan media magnetic label dicantumkan
pada:
1. Untuk arsip foto, negative foto ditempelkan pada bagian luar
dan lapisan transparan (seperti negative foto) dan pada
wadahnya; dan
2. Untuk slide ditempelkan pada frame;

5. Pelabelan 3. Video dan film ditempelkan pada bagian luar dan

lapisan transparan (seperti negative foto) dan pada
wadahnya; dan
4. Untuk kaset/cd ditempelkan pada kaset/cd nya dan
wadahnya.
Label pada folder
Menempatkan Folder Dalam Filing Cabinet

HM.02

HM.01
HM.02.01
HM

Folder biasa LACI FILING

CABINET
6. DAFTAR ARSIP • Pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan tertatanya fisik
AKTIF dan informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip aktif.
• Daftar Arsip Aktif meliputi :
1. Daftar Berkas
2. Daftar Isi Berkas
Sarana dan Prasarana Pemeliharaan Arsip Aktif
• Folder dan Sekat
Sarana dan Prasarana Pemeliharaan Arsip Aktif
• Boks/Dos ( ALTERNATIF )
Sarana dan Prasarana Pemeliharaan Arsip Aktif
• Filling Cabinet/Rak Arsip
 Contoh PENYUSUNAN Berkas Arsip DOSIR ( KEGIATAN )

SESUAI KMA NOMOR 9 TAHUN 2016 TENTANG Pedoman Tata Naskah

Dinas Pada Kementerian Agama

Judul Kegiatan Pengelolaan Arsip dan Persuratan

Di Lingkungan Kanwil Kementerian Agama

Provinsi Jawa Timur Tahun 2019
Di Hotel Yellow , Tanggal 28-30 April 2019
CONTOH BERKAS ARSIP DOSIR
CEKLIS L APORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP DAN PERSURATAN
DI LINGKUNGAN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2019
PADA TANGGAL 28 -30 APRIL 2019
tempat hotel yellow jemursari Surabaya

1. COVER LAPORAN
2. KATA PENGANTAR
3. LAPORAN KEGIATAN

A. PENDAHULUAN
1. Umum
2. Maksud dan Tujuan
3. Ruang Lingkup
4. Dasar Hukum
 LANJUTAN CEKLIST LPJ

B. KEGIATAN YANG DILAKSANAKAN

C. HASIL YANG DICAPAI

1. Output Hasil Kegiatan
2. Evaluasi Hasil Kegiatan
LANJUTAN CEKLIST LPJ
D. KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
2. Saran

E. PENUTUP
LANJUTAN CEKLIST LPJ

F . LAMPIRAN - LAMPIRAN :
1. KERANGKA ACUAN / TERM OF REFERENCE
(TOR)
2. RENCANA ANGGARAN BIAYA (RAB)
3. NOTA DINAS PENGAJUAN
4. SK. KEGIATAN
5. SURAT UNDANGAN
6. JADWAL KEGIATAN
7. DAFTAR HADIR PANITIA, NARA SUMBER, DAN
PESERTA
8. CURIKULUM VITAE NARASUMBER
9. MATERI / BAHAN NARA SUMBER :
- NOTULENSI KEGIATAN
- DOKUMENTASI KEGIATAN (FOTO)
LANJUTAN CEKLIS LPJ

4. LAPORAN KEUANGAN :
4.1 Laporan Realisasi Keuangan
4.2 SP2D
4.3 Kwitansi
4.4 SPJ Panitia
4.5 SPJ Peserta
4.6 SPJ Moderator
4.7 SPJ Narasumber
Unit Pengolah menyampaikan Daftar Arsip Aktif kepada Unit
Kearsipan pada tiap Pencipta Arsip paling lama 6 (enam)
bulan setelah pelaksanaan kegiatan.
BERKAS APA SAJA YANG DILAKUKAN PEMBERKASAN

1. BERKAS HASIL KEGIATAN SPJ ( ADMINISTRASI / KEUANGAN ) MULAI TAHUN 2022

TURUN SAMPAI DENGAN TAHUN TERLAMA SESUAI KONDISI ARSIP YANG ADA PADA
UNIT KERJA BENTUK ARSIP DOSIR ( BIMTEK, PEMBINAAN , RAKER , SEMINAR ATAU
YANG LAIN )

2. BERKAS KESAMAAN MASALAH MULAI TAHUN 2022 TURUN SAMPAI DENGAN TAHUN
TERLAMA SESUAI KONDISI ARSIP YANG ADA PADA UNIT KERJA BENTUK ARSIP RUBRIK (
CUTI , KENAIKAN PANGKAT ATAU YANG LAIN )

3. BERKAS KESAMAAN JENIS MULAI TAHUN 2022 TURUN SAMPAI DENGAN TAHUN
TERLAMA SESUAI KONDISI ARSIP YANG ADA PADA UNIT KERJA BENTUK ARSIP SERI ( SK
KEMENAG ATAU YANG LAIN )
 PRAKTEK
I. Masing – masing peserta menuliskan
pada kartu data (mendiskripsikan
series arsip ) sesuai surat pada contoh

II. Pelabelan pada folder ( folder) :

1.Mengindek dokumen / berkas
arsip
2. Memberikan kode klasifikasi arsip
3. Memberikan nomor berkas arsip
LANJUTAN PRAKTEK
III. Memberikan lebel pada bok/dos arsip :
1.Memberikan unit Pengolah ( pencipta arsip )
2. Memberikan nomor berkas
3. Memberikan kode klasifikasi arsip
4. Memberikan Tahun Penciptaan Arsip
5. Memberikan nomor dos/boks arsip

IV. Menata bok/ dos pada rak arsip sesuai

unit pengolah
• Label

UNIT PENGOLAH : SUB BAGIAN

UMUM
_________________________

Nomor berkas : 1 – 14
Kode klasifikasi : KP.02.3
Tahun : 2018
Nomor Dos : 1
Format file daftar berkas dan daftar isi berkas
terlampir
Terima Kasih