Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

Table of Contents
1.1 RINGKASAN EKSEKUTIF ........................................................................................................................... 1
1.2 LATAR BELAKANG.................................................................................................................................... 2
2.1 Beberapa Istilah Dalam Kearsipan : ........................................................................................................ 3

BAB I. PENDAHULUAN
1.1 RINGKASAN EKSEKUTIF
Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya
sebagai satu-satunya pemeriksa eksternal dalam pemeriksaan pertanggungjawaban pengelolaan
keuangan negara setiap saat bersinggungan dengan arsip dan dokumen. Bentuk dari arsip dan
dokumen tersebut dapat terkait dengan pemeriksaan maupun pelaksanaan fungsi penunjang dan
pendukung pemeriksaan. Mulai dari dokumen pengelolaan keuangan dan anggaran sampai dengan
kertas kerja pemeriksaan.

Untuk BPK sendiri, jenis arsip yang tercipta dibagi kedalam dua kategori yaitu yang pertama Arsip
Substantif adalah berupa arsip hasil pemeriksaan seperti Penyusunan Rencana Kerja Pemeriksaan
(RKP) meliputi kebijakan dan rencana pemeriksaan atas laporan keuangan, pemeriksaan kinerja,
dan pemeriksaan dengan tujuan tertentu, Pelaksanaan pemeriksaan meliputi kertas kerja
pemeriksaan (KKP) Pemeriksaan Keuangan, Kinerja dan PDTT. Dan yang kedua Arsip Fasilitatif
adalah berupa arsip penunjang dan pendukung seperti Arsip Kepegawaian Aparatur Sipil Negara
(ASN) dan Pejabat Negara, Arsip Urusan keuangan dan lainnya.

Oleh karena itu untuk dapat terciptanya pengelolaan dokumen dan arsip di lingkungan BPK RI,
khususnya Perwakilan Provinsi Gorontalo, perlu ke depan seluruh rekaman baik itu dalam bentuk
cetakan, maupun tulisan serta bentuk dokumen lainnya elektronik ataupun tidak, harus
direncanakan, ditata, dan dilaporkan perkembangannya serta pengamanannya dengan tertib dan
teliti. Sehingga dengan ini BPK Perwakilan Provinsi Gorontalo berinisiatif untuk menyusun suatu
Petunjuk Tata Laksana Dokumen dan Arsip sesuai ketentuan yang berlaku secara internal maupun
ketentuan umum sebagai referensi secara nasional.

Berdasarkan UU No. 43 tahun 2009 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

1 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Pentingnya pengelolaan arsip adalah agar arsip yang diperlukan dapat ditemukan kembali dengan
mudah & cepat (easily and quickly retrieval), Menjaga dari kehilangan informasi yang terdapat
didalam arsip, serta dengan pengelolaan yang benar menjadikan arsip lebih terjaga data dan
informasi didalam arsip tersebut lalu dapat ditempatkan di tempat tertentu, baik dalam kelompok,
subjek, divisi maupun jenis kesamaan informasi.

1.2 LATAR BELAKANG

Berdasarkan UU No. 43 tahun 2009 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Dasar Hukum tentang Kearsipan yaitu : Undang – undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
dan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang – Undang No. 43
Tahun 2009.

Untuk BPK sendiri, jenis arsip yang tercipta dibagi kedalam dua kategori yaitu yang pertama Arsip
Substantif adalah berupa arsip hasil pemeriksaan seperti Penyusunan Rencana Kerja Pemeriksaan
(RKP) meliputi kebijakan dan rencana pemeriksaan atas laporan keuangan, pemeriksaan kinerja,
dan pemeriksaan dengan tujuan tertentu, Pelaksanaan pemeriksaan meliputi kertas kerja
pemeriksaan (KKP) Pemeriksaan Keuangan, Kinerja dan PDTT. Dan yang kedua Arsip Fasilitatif
adalah berupa arsip penunjang dan pendukung seperti Arsip Kepegawaian Aparatur Sipil Negara
(ASN) dan Pejabat Negara, Arsip Urusan keuangan dan lainnya.

Oleh karena itu untuk dapat terciptanya pengelolaan dokumen dan arsip di lingkungan BPK RI,
khususnya Perwakilan Provinsi Gorontalo, perlu ke depan seluruh rekaman baik itu dalam bentuk
cetakan, maupun tulisan serta bentuk dokumen lainnya elektronik ataupun tidak, harus
direncanakan, ditata, dan dilaporkan perkembangannya serta pengamanannya dengan tertib dan
teliti. Sehingga dengan ini BPK Perwakilan Provinsi Gorontalo berinisiatif untuk menyusun suatu
Petunjuk Tata Laksana Dokumen dan Arsip sesuai ketentuan yang berlaku secara internal maupun
ketentuan umum sebagai referensi secara nasional.

2 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

Pentingnya pengelolaan arsip adalah agar arsip yang diperlukan dapat ditemukan kembali dengan
mudah & cepat (easily and quickly retrieval), Menjaga dari kehilangan informasi yang terdapat
didalam arsip, serta dengan pengelolaan yang benar menjadikan arsip lebih terjaga data dan
informasi didalam arsip tersebut lalu dapat ditempatkan di tempat tertentu, baik dalam kelompok,
subjek, divisi maupun jenis kesamaan informasi.

BAB II. PEMBAHASAN

2.1 Beberapa Istilah Dalam Kearsipan :
a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
b. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang.
c. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
d. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
e. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
f. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan
hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
g. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam
pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
h. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di
lingkungannya.
i. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

3 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

j. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga
kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak
pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

2.1 Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan :

a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu;
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
autentik dan terpercaya.
2.2 Peranan Arsip :
 Instrmen utama memori organisasi
 Bahan atau alat pembuktian (bukti autentik)
 Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
 Barometer kegiatan suatu organisasi, mengingat pada setiap kegiatan menghasilkan arsip
 Sebagai alat pengawasan dalam rangka kegiatan perencanaan, perumusan kebijakan,
penilaian dan pengendalian setepat tepatnya
 Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya

2.3 Struktur Organisasi Bpk Provinsi Gorontalo

4 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

Kepala
Perwakilan

Kepala
Sekretariat
Perwakilan

Subbag Umum Subbag Subbag Humas

Sub Auditorat Subbag Hukum Subbag SDM
& TI Keuangan & TU Kalan

Gambar 1. Struktur Organisasi BPK Provinsi Gorontalo

2.4 Organisasi Kearsipan di BPK RI

Unit Pengolah (Seluruh unit kerja di

BPK termasuk Subbagian Pengelolaan
Arsip dan Subbagian Umum dan TI)

Pencipta Arsip (BPK RI)

Unit Kearsipan (Subbagian Pengelolaan
Arsip di Pusat, dan Subbagian Umum
dan TI Perwakilan dan Badan Diklat
PKN)

Gambar 2. Organisasi Kearsipan di BPK RI

2.5 Jenis Arsip di BPK RI :

a. Arsip Substantif, meliputi :
1. Penyusunan Rencana Kerja Pemeriksaan (RKP) meliputi kebijakan dan rencana
pemeriksaan atas laporan keuangan, pemeriksaan kinerja, dan pemeriksaan dengan tujuan
tertentu.
2. Pelaksanaan pemeriksaan meliputi kertas kerja pemeriksaan (KKP) Pemeriksaan
Keuangan, Kinerja dan PDTT.
3. Pemantauan atas tindak lanjut hasil pemeriksaan.
4. Pemantauan Penyelesaian Kerugian Negara/Daerah.
5. Pemeriksaan Perhitungan Kerugian Negara.
6. IHPS/Ikhtisar Hasil Pemeriksaan Tahunan (IHPT)/Hasil Pemeriksaan Semester
7. (Hapsem)/Hasil Pemeriksaan Tahunan (Haptah).

b. Arsip Fasilitatif, meliputi:

5 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

1. Arsip Kepegawaian Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Pejabat Negara.

2. Arsip Urusan keuangan.
3. Arsip Perencanaan kementrian/lembaga.
4. Arsip Hukum.
5. Arsip Organisasi, tata laksana, dan penelitian pengembangan.
6. Arsip Kearsipan.
7. Arsip Ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
8. Arsip Kehumasan.
9. Arsip Keprotokolan dan kesekretariatan pimpinan.

2.6 Langkah – Langkah Pemberkasan Arsip :

a. Menerima dokumen/arsip dan membaca tanda perintah “file” atau “simpan”.
b. Memastikan bahwa arsip yang akan diberkakskan autentik, utuh dan lengkap berkasnya.
c. Memisahkan antara arsip dan non arsip serta duplikasi yang berlebihan.
d. Memasukkan arsip ke dalam folder dan disusun berurut sesuai kronologis waktu, dimulai
dengan arsip tertua berada di paling belakang.
e. Menuliskan judul berkas (indeks) yang berisi kata tangkap dank kode klasifikasi berkas pada
kertas label dan melekatkannya pada tab folder.
f. Membuat dan mengisi formulir tunjuk silang apabila diperlukan.
g. Membuat daftar arsip aktif yang terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.
h. Menyempurnakan daftar arsip aktif dan melakukan pembaruan data jika terdapat
penambahan arsip.
i. Menata berkas arsip dan menyimpannya ke dalam filing cabinet sesuai dengan daftar arsip
aktif.
j. Menata guide/sekat pada filing cabinet secara berurutan dimulai dari guide primer, guide
sekunder, guide tersier.
k. Menyimpan berkas arsip yang sudah dimasukkan ke dalam folder dan meletakkannya di
belakang guide/sekat sesuai dengan klasifikasi arsip yang dicantumkan pada tab folder.
l. Memberikan persetujuan rancangan daftar arsip aktif yang meliputi daftar berkas dan daftar
isi berkas.
2.7 Prosedur Pemberkasan Arsip Aktif :
a. Baca arsip yang diterima tanda perintah file atau simpan.
b. Periksa ketepatan substansi dan kelengkapan arsip.
c. Registrasi dalam format daftar arsip aktif.
d. Sortir dan pisahkan jika terdapat non arsip dan duplikasi berlebihan.
e. Masukan arsip dalam folder, susun sesuai kronologis waktu (arsip tertua paling belakang).

1. Tujuan Penataan Arsip Aktif :

a. Kedepan, arsip yang diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah & cepat (easily
and quickly retrieval).

6 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

b. Arsip yang tidak diperlukan atau frkuensi penggunaannya sudah berkurang akan lebih
mudah untuk disusutkan dalam arti dipindahkan atau dimusnahkan (efektif, efisien, &
ekoinomis).
c. Menjaga agar data dan informasi didalam arsip tersebut dapat ditempatkan di tempat
tertentu, baik dalam kelompok, subjek, divisi maupun jenis kesamaan informasi.

d. Menjaga dari kehilangan informasi yang terdapat didalam arsip.

e.

Gambar 3. Pemberkasan Arsip Berpedoman Pada Klasifikasi Arsip

7 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

Gambar 4. Tahap pemberkasan Arsip

Arsip yang sudah siap disimpan, kemudian ditata sesuai sistem yang digunakan. Ada lima sistem
penyimpanan arsip yang biasa digunakan, yaitu:

Gambar 5. Penyimpanan arsip berdasarkan sistem yang digunakan

a. Sistem abjad (Alphabetic Filling System)

Sistem selanjutnya adalah mengurutkan arsip sesuai abjad. Dalam hal ini proyek atau kejadian
diurutkan sesuai namanya.
b. Sistem tanggal (Chronological Filling System)
Ini berarti arsip dikelompokkan berdasarkan waktu pembuatan. Baik itu tahun, bulan atau hari.
Semua ditata secara detail dan terorganisir. Memudahkan saat mencari track record di waktu
tertentu.
c. Sistem wilayah (Geographic Filling System)
Pada umumnya, metode pengarsipan berdasarkan wilayah digunakan untuk proyek pembangunan.
Perusahaan memilah-milah arsip sesuai geografis. Baik menurut kabupaten, kecamatan atau
provinsi tertentu.
d. Sistem nomor (Numeric Filling System)
Sistem penomoran sebetulnya mirip seperti pengurutan berdasarkan tanggal. Namun
perbedaannya, nomor ini ditentukan oleh perusahaan. Sehingga waktu, wilayah dan abjad random.
Biasanya, ada nomor khusus yang menjadi tanda tingkat kepentingan arsip.

8 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

e. Sistem pokok masalah (Subject Filling System)Subject Filling System adalah metode
penyimpanan arsip menurut pokok permasalahan. Solusi atas masalah A dikelompokkan di rak 1,
sedangkan solusi atas masalah B diletakkan di rak 2 dan begitu seterusnya.
2. Cara Pengisian Daftar Arsip :
No. Definitif : Diisi oleh Unit Kearsipan (Nomor Berkelanjutan)
No. Boks : Diisi berdasarkan urutan yang ada
Nama Berkas : Diisi berdasarkan Jenis berkas, Jenis Pemeriksaan & Entitas(untuk arsip
Hasil Pemeriksaan) dan Jenis berkas (di luar arsip Hasil Pemeriksaan)
Rincian Berkas : Diisi berdasarkan rincian dari setiap judul berkas yang ada
Tahun : Diisi berdasarkan tahun terciptanya arsip
Retensi Aktif : Diisi oleh unit pengolah sesuai JRA
Retensi Inaktif : Diisi oleh unit pengolah sesua JRA
Tingkat Perkembangan: Asli, fotokopi, tembusan, petikan, kutipan.
Keterangan : Diisi apabila ada hal-hal yang perlu dijelaskan

3. Sarana Peminjaman :
Out Indicator
Alat yang digunakan untuk menandai adanya keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet adalah
apabila yang sedang dipinjam semua berkas (satu folder) maka yang digunakan adalah out guide,
sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar maka akan mempergunakan out sheet.

9 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

Gambar 6. Out guide

2.8 Teknik-Teknik Preservasi Arsip Konvensional

a. Definisi :
“Preservasi atau pelestarian/pemeliharaan arsip adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka
perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi atau perbaikan
(reparasi) bagian arsip yang rusak”

b. Tujuan dan Manfaat Melindungi Arsip:

“Kegiatan preservasi arsip bertujuan untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama, menghindari
kerusakan arsip sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya”
Faktor-Faktor Perusak Arsip Kerusakan pada arsip statis dapat disebabkan oleh berbagai faktor,
diantaranya factor fisika, kimia, biota, manusia, bencana alam, musibah, dan sebagainya.
Berdasarkan ANRI: Modul Preservasi Arsip Statis (Winata dan Wahidin, 2016:344-377) Secara
umum kerusakan arsip dikelompokkan menjadi dua, yaitu faktor internal dan factor eksternal.

1. Faktor Internal
Faktor internal adalah faktor perusak arsip yang berasal dari dalam arsip tersebut. Faktor
perusak intern, yaitu sumber keasamaan yang berasal dari dalam kertas pada waktu pembuatan
kertas. Zat kimia yang merupakan sumber keasamaan kertas adalah lignin, alum-rosin sizing, dan
zat pemutih. Lignin adalah suatu senyawa kimia yang terdapat dalam kayu, sebagai pengikat
antarserat. Zat ini sangat berbahaya bagi kertas sehingga pada saat pembuatan kertas, lignin
dihilangkan dengan menggunakan bahan-bahan kimia tertentu. Lignin yang masih tertinggal
dalam kertas menyebabkan kertas menjadi cokelat dan berkurangnya kekuatan kertas karena
terjadi reaksi oksidasi yang menghasilkan asam. Alum-rosin sizing adalah zat kimia aluminium
sulfat (alum) dan natrium rosin (rosin) yang reaksinya digunakan untuk mengurangi daya serap
air. Karena sifat kertas mudah menyerap air, tinta yang ditulis di atas kerta akan mengambang.
Untuk mengatasinya, pada saat pembuatan kertas digunakan zat sizing.
Selanjutnya, zat pemutih adalah zat yang pada umumnya digunakan untuk memucatkan
warna serat yang diperoleh dari proses kimia (yaitu, zat hiplorit, klor dioksida, dan peroksida).
Penggunaan zat pemutih harus dilakukan dengan sempurna agar tidak meninggalkan residu klorin
dalam kertas yang merupakan sumber asam. Faktor intern perusak arsip lainnya berasal dari tinta
sebagai bahan alat tulis. Tinta dibuat dengan mencampurkan asam tanat dan garam besi (ferro
sulfat). Campuran tinta tersebut bersifat asam karena ditambahkan asam sulfat atau asam
hidroklorida agar dapat melekat atau tertera dengan baik di atas kertas. Sifat merusak pada tinta
bertambah besar dengan adanya kandungan besi di dalam tinta. Adapun besi merupakan katalis
(zat yang mempercepat reaksi) bagi terbentuknya asam sulfat dari sulfur dioksida.
2. Faktor Eksternal
Faktor eksternal adalah faktor perusak arsip yang berasal dari luar atau lingkungan di sekitas
arsip. Secara umum eksternal penyebab rusaknya arsip dikelompokkan menjadi sebagai berikut:
a) Faktor fisika, meliputi cahaya, suhu,kelembapan udara, dan partikel debu.

10 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

(1) Cahaya yang digunakan untuk menerangi ruangan arsip, meliputi cahaya alam (matahari) dan
cahaya buatan (listrik). Kedua cahaya ini dapat merusak arsip dengan energi yang dihasikan dari
sinarnya. Semakin besar energi yang dihasilkan, semakin besar peluang arsip menjadi rusak.
Misalnya memudarnya tulisan, sampul buku, dan warna cetakan, arsip akan berwarna kuning,
rapuh, kemudian hancur.
(2) Suhu dan kelembapan udara dapat merusak arsip. Semakin tinggi suhu dan kelembapan udara,
semakin mempercepat rusaknya arsip. Penyimpanan dengan suhu yang tinggi dapat menyebabkan
kertas menjadi getas dan rapuh, sedangkan penyimpanan dengan kelembapan yang tinggi dapat
menyebabkan tumbuhnya jamur.
(3) Debu dapat merusak arsip karena partikel-partikel debu dapat menimbulkan noda permanen
pada kertas.
(4) Faktor kimia, meliputi sulfur dioksida, hydrogen sulfide, nitrogen dioksida, dan ozon. Salah
satu faktor perusak arsip yang bersumber dari bahan kimia adalah polusi udara. Polusi udara
merupakan sumber keasaman yang bersal dari udara. Karena kertas mudah menyerap gas sulfur
dioksida, hidrofen sulfide, nitrofen dioksida, dan gasgas lain (ozon dan ammonia), arsip menjadi
mudah rusak.
b) Faktor biota, meliputi fungi, serangga, dan binatang pengerat. Bahan-bahan pembuat arsip,
yaitu selulosa, perekat, dan protein merupakan sumber makanan bagi makhluk hidup seperti
fungsi, serangga, dan binatang pengerat.
(1) Fungi (jamur) mengeluarkan enzim dan memproduksi beberapa macam asam organic, seperti
asam oksolat, asam format, dan asam sitrat, yang menyebabkan kertas menjadi asam dan rapuh.
Fungi juga dapat merusak perekat yang ada pada kertas sehingga mengurangi daya rekatnya.
Selain itu, fungi juga merusak tinta sehingga tinta hilang dan tulisan tidak terbaca.
(2) Serangga termasuk perusak arsip karena banyak serangga yang sumber makanannya berasal
dari arsip atau zat-zat yang ada pada kertas (selulosa, perekat, dan glue). Jenis serangga hidup di
lingkungan tempat penyimpanan arsip dan menjadi perusak arsip, yaitu kecoa, rayap, kutu buku
(book lice), ngengat (moth), kepinding (bedbuds), silverfish, dan firebrat.
(3) Binatang pengerat yang menjadi perusak arsip adalah tikus. Pada umumnya tikus memakan
kertas yang disimpan dalam ruangan penyimpanan. Kadang-kadang kertas disobek dan
dikumpulkan untuk dijadikan sarang
c) Faktor penggunaan dan penanganan, meliputi reproduksi, perpindahan dan penggunaan
arsip. Manusia merupakan salah satu faktor penyebab rusaknya arsip. Arsip dapat rusak karena
penggunaan yang berlebih dan/atau kebiasaan buruk dalam menggunakan atau memegangnya,
seperti mencoret, melipat, atau menyobek arsip. Selain itu, kesalahan dalam pengurusan arsip
juga menyebabkan arsip rusak, misalnya perbaikan arsip yang salah akan menjauhkan dari tujuan
pengamanan fisik arsip.
d) Faktor bencana alam dan musibah, meliputi api atau kebakaran, air atau banjir, perang dan
bencana alam, serta pencurian. Bencana alam dapat merusak koleksi arsip dalam jumlah besar
dan dalam waktu relative singkat. Karena datangnya bencana alam sulit diperkirakan.

11 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

c. Jenis Preservasi Arsip

PreservasI arsip dalam dilakukan dengan dua cara, yaitu preservasi preventif dan preservasi
kuratif (Perka ANRI No. 23/2011)
1. Preservasi Preventif
Preservasi preventif adalah preservasi yang bersifat pencegahan terhadap kerusakan arsip, melalui
penyediaan prasarana dan sarana, perlindungan arsip, serta metode pemeliharaan arsip. Ruang
lingkup preservasi preventif meliputi hal-hal berikut:
a) Penyimpanan arsip.
Arsip statis disimpan dalam suatu depo arsip yaitu bangunan yang dirancang khusus untuk
memenuhi kebutuhan pelestarian terhadap arsip yang tersimpan didalamnya.
(1) Depo arsip, meliputi lokasi depo, struktur depo, dan ruangan depo.
(2) Rak arsip, beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan rak arsip adalah sebagai
berikut:
• Rak yang digunakan harus cuku kuat menahan beban arsip dan selalu dalam keadaan bersih.
• Jarak aman antara lantai dan rak terbawah adalah 85- 150 mm untuk memperoleh sirkulasi
udara, mudah membersihkan lantai, serta mencegah bahaya banjir.
• Arsip tidak disimpan di bagian atas rak karena berdekatan dengan lampu dan untuk
menghindarkan kemungkinan adanya tetesan air dari alat penyembur api yang rusak atau atap
yang bocor.
• Rak tersebut dari logam yang dilapisi anti-karat dan antigores untuk arsip kertas dan arsip film.
khusus untuk arsip berbahan magnetic (video dan rekaman suara), rak tidak mengandung
medan magnet.
• Rak diberi label yang jelas sesuai dengan isi sehingga dapat dengan mudah mengatur khazanah
arsip. Rak yang berupa laci sebaiknya memiliki kenop dan mulut/ tepi di bagian depan dan
belakang untuk menghindari jatuhnya arsip.
b) Penanganan Arsip Dalam penanganan arsip perlu diperhatikan hal berikut:
(1) Arsip Kertas. Penanganan arsip kertas meliputi:
• Arsip tidak dilipat.
• Arsip harus ditangani dengan hati-hati, jika perlu dengan dua tangan untuk menghindari
sobeknya halaman yang menggunakan penjepit.
• Halaman arsip dibalik denga hati-hati. Untuk menandai sebuah halaman, gunakan sepotong
kertas putih bersih dan buang kertas ketika sudah selesai.
• Jangan membasahi telunjuk dengan ari liur untuk membalikkan halaman lembaran arsip.
• Sellotape yang mengandung lem tidak boleh digunakan karena akan mengaburkan warna
kertas.
• Tidak menggunakan pulpen ketika menandai arsip atau pembungkus arsip atau boks.
• Tidak menulis dan menggunakan arsip sebagai alas.
• Gunakan penjepit stainless steel atau yang disalut dengan plastic.
• Arsip diletakkan di bagian punggung dengan penjepit dokumen pada bagian bawah boks.
12 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo
 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

• Arsip yang tersendiri dapat diletakkan secara datar pada bagian bawah boks, tetapi harus
diperhatikan agar tidak terlalu ditumpuk.
• Jika arsip susah dibuka karena sangat rapuh, tidak boleh membuka arsip dengan
tekanan/paksaan, tetapi dibantu dengan menggunakan penyangga agar kertas tidak kusut dan
melengkung.
(2) Arsip film. penanganan arsip film meliputi sebagai berikut:
• Hindarkan menyentuh emulsi, yaitu bagian yang mudah rusak dan tempat terekamnya citra
atau gambar. Film dipegang dengan ujung jari pada bagian pinggir.
• Film digulung pada spool dengan ketegangan sedang’
• Gunakan selalu spool yang sesuai dengan lebar film.
• Proyektor selalu dibersihkan dengan sikat kecil sebelum memproyeksi film untuk membuang
rambut-rambut atau debu yang menggangu gambar proyeksi dan menyebabkan rusaknya film.
• Jika selama pemutaran film, proyektor menunjukkan reaksi yang aneh atau terdengar suara
yang tidak seperti biasa, merupakan gejala penyebab kerusakan. Hentikan proyektor dengan
segera dan periksa untuk meyakinkan film terpasang dengan baik. Perbaikan secara teratur
pada proyektor akan memperkecil kemungkinan terhadap kerusakan semacam itu.
(3) Arsip foto. Penanganan arsip foto meliputi:
• Hindarkan foto dari sentuhan jari tangan, sebaiknya menggunakan nylon tipis atau sarung
tangan katun putih dengan cara memegang pada bagian belakang foto.
• Hindarkan arsip sebagai alas untuk menulis.
(4) Arsip video. Penanganan arsip video meliputi;
• Merawat dan memonitor peralatan playback
• Melengkapi peralatan untuk masing-masing format
• Jika selesai digunakan, kembali video dalam wadahnya dan simpan dengan posisi tegak lurus
untuk membantu mencegah kerusakan.
• Sebelum disimpan, sebaiknya diputas ulang dari awal sampai akhir untuk menjamin bahwa
video dapat digulung benar di dalam kaset dan untuk mengembalikan akibat ketegangan
gulungan yang padat.
• Pemutaran ulang video sekurang-kurangnya dilakukan setiap tahun sekali.
(5) Arsip rekaman suara. Penanganan arsip rekaman suara meliputi:
• Hindarkan sentuhan langsung dengan permukaan tape.
• Tape diputar ulang dari muka sampai akhir sedikitnya setiap tahun untuk memeriksa
kondisinya dan memperkecil kecenderungan lapisan tape yang saling menempel atau
terjadinya tembus cetak (print-trough) secara magnetic juga untuk mengurangi ketegangan
tape.
• Simpan kaset dalam keadaan bersih di dalam bungkusannya dan disusun secara tegak lurus
dalam rak yang terbagi dalam penyangga setiap 10-15 cm.
c) Pengendalian Hama Terpadu. Strategi dari Pengendalian Hama Terpadu (PHT) ini adalah
melakukan pemeliharaan yang terusmenerus dan malalui kebersihan ruangan penyimpanan untuk
menjamin tidak adanya hama perusak arsip. Kegiatan yang dilakukan meliputi inspeksi dan

13 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

pemeliharaan gedung, control lingkungan ruangan penyimpanan, pembatasan makanan dan

tanaman, pembersihan teratur, kontrol atas koleksi masuk, dan pemantauan atau monitoring rutin
terhadap hama perusak arsip.
d) Akses. Hal yang perlu diperhatikan dalam akses arsip adalah sebagai berikut.
(1) Akses terhadap ruang penyimpanan dibatasi hanya pada petugas penyimpanan atau pejabat
yang berwenang. Pihak lain yang akan masuk ke ruang penyimpanan harus mendapat izin dari
pejabat berwenang. Hal ini berkaitan dengan keamanan, kebersihan, dan kestabilan ruang
penyimpanan.
(2) Peralatan keamanan seperti kamera, alarm, kunci, dan kontrol akses lainnya dipantau secara
berkala.
(3) Akses terhadap ruang penyimpanan dikontrol melalui kunci atau kartu yang dimiliki oleh
pegawai yang diberikan kewenangan.
(4) Arsip disimpan di tempat yang mudah diindentifikasi, diletakkan dan diambil (informasi
mengenai daftar boks dan nomor rak harus ada sehingga arsip dapat diemukan dengan segera).
e) Reproduksi. Salah satunya upaya pengamanan informasi yang terkandung dalam arsip adalah
melakukan reproduksi. Kegiatan reproduksi adalah melakukan penggandaan arsip ke dalam satu
jenis atau media yang sama atau dengan cara alih media ke media yang berbeda. Reproduksi
bertujuan membuat copy yang dapat berfungsi sebagai preservation copy untuk mengamankan
arsip aslinya dan tidak digunakan jika tidak benar-benar dibutuhkan, atau sebagai viewing copy
atau reference copy (dilihat) pengguna di ruang layanan informasi, atau sebagai duplicating copy
(diperbanyak) bagi kebutuhan peminat arsip di layanan informasi.
f) Perencanaan Menghadapi Bencana (Disaster Planning). disaster planning merupakan salah
satu bagian dari program preservasi dan semua tindakan yang memungkinkan lembaga kearsipan
dapat merespons bencana secara efesien dan cepat sehingga meminimalkan kerusakan terhadap
arsip. Disaster planning memiliki empat bagian, pencegahan, persiapan, respons, dan pemulihan
(recovery).
2. Preservasi Kuratif
Preservasi kuratif adalah preservasi yang bersifat pemeliharaan atau perbaikan terhadap arsip yang
mulai atau sudah rusak sehingga usia arsip dapat diperpanjang. Tujuan utama dari preservasi
kuratif adalah memperbaiki atau merawat arsip yang sudah atau mulai rusak sehingga arsip dapat
terus digunakan dan memperpanjang usia arsip tersebut. Ruang lingkup preservasi kuratif, meliputi
hal-hal berikut:
a) Prinsip Perbaikan Arsip
• Seluruh proses perbaikan arsip tidak akan menghilangkan mengurangi, menambah, dan
mengubah nilai arsip sebagai alat bukti sehingga keaslian arsip terjaga.
• Arsip-arsip statis harus dijadwalkan untuk dilakukan perbaikan dan perawatan dengan segera
setelah terjadi keusakan.
• Seluruh proses tidak akan merusak atau melemahkan arsip sehingga aman bagi arsip
(reversible).
b) Perawatan terhadap Arsip Kertas

14 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

(1) Persyaratan bahan:

• Kertas harus bebas lignin
• Mempunyai Ph antara 6-8
• Mempunyai ketahanan sobek yang baik
• Mempunyai ketahanan lipat yang baik
c) Teknik perbaikan perawatan, meliputi hal-hal sebagai berikut:
(1) Menambal dan menyambung secara manual. Hal ini dilakukan untuk memperbaiki
bagian-bagian arsip yang hilang dan berlubang akibat bermacam-macam faktor perusak. Metode
ini pada umumnya dilakukan untuk arsip yang kerusakannya relative sedikit atau jumlah arsip
sedikit. Menambal dan menyambung dilakukan melalui beberapa cara, yaitu menambal dengan
bubur kertas (pulp), menambal dengan potongan kertas, menyambung dengan kertas tisu, dan
menambal dengan kertas tisu berperekat.
(2) Leaf casting, yaitu perbaikan arsip melalui proses mekanik dengan menggunakan suspense
bubur kertas (pulp) dalam air, yang diisap oleh screen sebagai penyangga lembaran kertas
sehingga bagian yang hilang dari lembaran kertas dapat diisi dengan serat selulosa. Arsip yang
hilang dan berlubang dapat diperbaiki melalui kegiatan leafcasting. metode ini tidak dianjurkan
untuk arsip kertas dengan tinta yang luntur.
(3) Paper splitting dan sizing. Metode paper splitting adalah metode perbaikan arsip kertas yang
rapuh, dengan cara:
• menyelipkan kertas penguat (tisu) diantara bagian permukaan dan belakang arsip kertas;
• melakukan sizing, yakni memberikan lapisan dengan bahan perekat atau bahan pengisi.
(4) Enkapsulasi, yaitu salah satu cara perbaikan arsip kertas yang rapuh dan sering digunakan
dengan bahan pelindung untuk menghindari dari kerusakan yang bersifat fisik. Arsip yang
dienkapsulasi pada umumnya adalah kertas lembaran, seperti naskah kuno, peta, bahan,
cetakan, atau poster. Enkapsulasi dilakukan dengan cara setiap lembar arsip dilapisi oleh dua
lembar plastik polyester dengan bantuan double tape.
(5) Penjilidan dan pembuatan kotak pembungkus arsip (portepel). Penjilidan adalah
menghimpun lembaranlembaran lepas arsip menjadi satu dan dilindungi dengan ban atau
sampul. Penjilidan juga dapat dilakukan pada arsip yang berbentuk buku atau jilidan dan
mengalami kerusakan lem, jahitan terlepas, lembar pelindung atau sampul terlepas, atau sobek.
Arsip berupa lembaran lepas (tidak akan dilakukan penjilidan) dengan kondisi rusak parah,
dibuatkan kotak pembungkus arsip (portable) agar tidak tercecer dan terlindung dari faktor
perusak dari luar.
(6) Perbaikan arsip peta. Perbaikan arsip peta dilakukan dengan cara lamatex cloth dan cara
tradisional. Perbaikan arsip peta dengan cara lamatex cloth, dilakukan dengan menggunakan
bahan lamatex cloth, lamatex cloth, , yaitu kain berperekat yang apabila terkena pas tertentu di
atas 70oC akan menempel. Cara perbaikan peta dengan bahan lamatex cloth tersebut dilakukan
untuk peta yang informasinya hanya terdapat di suatu permukaan peta. Adapun perbaikan arsip
peta dengan cara tradisonal dilakukan untuk arsip peta yang masih kuat tintanya (tinta tidak
luntur terkena air) dan kondisi fisik peta masih kuat.

15 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

d) Perawatan Arsip Audiovisual, meliputi hal-hal sebagai berikut:

(1) Arsip foto.

Untuk memelihara arsip foto, khususnya negative foto yang kotor atau berjamur, dilakukan
dengan pembersihan menggunakan negative cleaner/film cleaner, misalnya isopropanol,
hidrofluoroeter dengan cara menggosok searah secara perlahan dengan kain halus.

(2) Arsip film.

Sebelum melakukan perawatan, harus dilakukan identifikasi/inspeksi terhadap kondisi arsip

film. Arsip film berbahan dasar asetat yang mulai rusak ditandai dengan adanya bau seperti
cuka atau bau kapur barus, sedangkan kerusakan karena air menyebabkan film yang
melengkung atau kehilangan emulsi. Selain itu, efek lain yang ditimbulkan adalah ferrotyping,

16 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

blocking, dan jamur. Adapun pemeliharaan arsip film dilakukan dengan membersihkan film
dari kotoran, lemak, dan residu kimia yang membayakan dari permukaan film.

(3) Arsip video.

Pemeliharaan dan perlindungan arsip video diutamakan pada kualitas gambar dan suara. Video
dapat dibersihkan dengan mesin pembersih (video cassette evaluator/cleaner). Video cassette
evaluator/cleaner dapat bekerja secara otomatis seperti akibat kerutan, kusut dan kerusakan
bagian tepinya, dan untuk membersihkan tape dari jamur sepanjang garis lintang tape.

(4) Arsip rekaman suara.

17 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

Pemeliharaan arsip rekaman suara dapat dilakukan melalui proses reklamasi. Reklamasi adalah
proses dalam perolehan signal suara akibat deteriorasi atas kerusakan rekaman aslinya. Proses
reklamasi merupakan perbaikan secara manual, termasuk peng-copy-an secara elektronik yang
dapat menghilangkan banyaknya suara (bising) yang tidak diinginkan. Selanjutnya, berkaitan
dengan perawatan tape yang digunakan, yaitu pembersihan tape seharusnya digunakan sebagai
usaha terakhir bila head telah using atau rusak. Pembersihan tape sebaiknya menggunakan kain
penyeka Isopropanol.
e) Pengendalian Hama
Hama perusak arsip adalah serangga, tikus, jamur, atau organisme hidup lainnya yang
berpotensi merusak arsip, baik nilai fisik maupun informasinya. Pengendalian terhadap hama
perusak arsip dapa dilakukan dengan cara sebagai berikut:
(1) Penggunaan bahan kimia.
Fumigasi merupakan suatu tindakan terhadap hama atau organisme yang dapat merusak arsip
dengan pengasapan, yang bertujuan mencegah, mengobati, dan mensterilkan bahan kearsipan
dengan menggunakan senyawa kimia, yang disebut fumigant di dalam ruang yang kedap gas
udara pada suhu dan tekanan tertentu. Mencegah dimaksudkan agar kerusakan lebih lanjur dapat
dihindari. Mengobati berarti mematikan atau membunuh serangga, kuman, dan sejenisnya yang
telah menyerang dan merusak bahan pustaka dan arsip. Mensterilkan berarti menetralisasi
bahan kearsipan dan menyegarkan udara sehingga tidak menimbulkan gangguan atau penyakit
(2) Penggunaan nonbahan kimia.
Metode yang dapat dilakukan yaitu sebagai berikut.
(a) Freezing. Freezing tidak dianjurkan untuk arsip yang sudah rapuh. Arsip seharusnya
disimpan dalam pembungkus yang tertutup rapat untuk menghindari serangga keluar. Arsip
dibekukan pada suhu -29oC selama 72 jam atau pada suhu -20oC selama 48 jam. Seperti pada
perlakuan fumigasi, jika arsip dikembalikan ke tempat penyimpanan yang tidak sesuai,
reinfestasi akan kembali terjadi
(b) Modifikasi udara. Modifikasi udara dilakukan dengan mengatur kandungan udara, yaitu
menurunkan kadar oksigen, menaikkan kadar karbon dioksida, dan penggunaan gas inert,
terutama nitrogen. Modifikasi udara dapat dilakukan dalam ruangan khusus atau wadah plastic
dengan low permeability.

2.10 PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
1. Pemindahan
Memindahkan arsip inaktif dari Unit Kerja Pengolah ke Unit Kearsipan.
2. Pemusnahan
Memusnahkan arsip inaktif yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna.
3. Penyerahan
Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI)
18 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo
 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

a. Jadwal Retensi Arsip

• Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar rincian jenis-jenis berkas arsip yang menunjukkan
jangka waktu penyimpanan/ penyusutan sesuai dengan nilai guna dan dipakai sebagai dasar
pelaksanaan pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan arsip
• Setiap pelaksanaan penyusutan arsip harus dilakukan penilaian terlebih dahulu untuk
memutuskan status arsip tersebut, apakah hendak dipindahkan, dimusnahkan, atau akan
diserahkan dengan menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
b. Latar Berlakang Penyusutan Arsip:
• Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi.
• Semakin bertambahnya jumlah dokumen yang dihasilkan, sehingga perlu untuk di kelola
dengan baik sesuai kaidah kearsipan.
• Tantangan terhadap era digital dimana arsip harus mampu menjadi sumber informasi yang
aktual dan autentik.
c. Permasalahan / Kendala Yang Dihadapi
• Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem
pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip
oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip
lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
• Bertambahnya secara terus-menerus arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan
penyusutan sehingga tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi lagi.
• Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena para
pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan
dan para ahli kearsipan.
• Peralatan atau fasilitas pengelolaan arsip yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan
teknologi kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta pegawai kearsipan
yang tidak profesional.
• Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip bagi organisasi
atau lembaga, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang
mendapat perhatian yang semestinya.
d. Pemindahan Arsip Inaktif
• Peraturan Pemerintah No. 28 tahun 2012, pasal 56 huruf a : “Pemindahan arsip inaktif berarti
memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan”
• POS Pemindahan, Penyimpanan dan Peminjaman arsip Kertas Kerja Pemeriksaan kepada Unit
Pengelola Arsip pada BPK RI No. 449/K/X-XIII.2/11/2015
19 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo
 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

e. Dokumen Pemindahan Arsip Inaktif Bagi Unit Kerja Pengolah

• ND Pemindahan
• Daftar Arsip Inaktif
• Berita Acara Uji Petik Arsip Inaktif
• Daftar Arsip Inaktif Hasil Uji Petik
• Berita Acara Serah Terima Arsip Inaktif
• Laporan Inventarisasi Arsip Inaktif
• Laporan Rekapitulasi Arsip Tiap Semester
Hal-Hal yang Harus Diperhatikan dalam Pemindahan Arsip Inaktif ke Unit Kearsipan BPK Pusat
atau Perwakilan
1. Arsip inaktif yang dipindahkan ke Unit Kearsipan bukan berupa :
a. Arsip yang tidak bernilai guna lagi (lihat Jadwal Retensi Arsip BPK-RI)
b. Duplikasi arsip
c. Koran, majalah, buku-buku, dokumen pribadi
d. Blanko kosong
2. Arsip yang dipindahkan ke Unit Kearsipan merupakan arsip yang telah membentuk berkas
(arsip yang tercipta sejak awal hingga berakhirnya suatu kegiatan)
3. Setiap Unit Kerja Pengolah yang hendak memindahkan arsip inaktifnya, terlebih dahulu harus
membuat Daftar Arsip (DA) Yang akan Dipindahkan
4. Setiap Unit Kerja Pengolah yang akan memindahkan arsip inaktifnya, harus membuat Berita
Acara Pemindahan Arsip
5. Jika DA dan Berita Acara yang dibuat tidak sesuai dengan fisik dan jumlah arsip yang diterima
oleh Unit Kearsipan, maka Unit Kearsipan tidak akan melayani penerimaan dan penyimpanan
arsip inaktif tersebut.
2.11 PEMUSNAHAN ARSIP
Amanat Undang-Undang 43 Tahun 2009 :
Pasal 17 : (1) Unit kearsipan pada pencipta arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1) memiliki
fungsi:
a. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
b. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
c. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;

20 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

d. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; dan
e. Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
Pasal 51 :
1. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf b dilakukan terhadap arsip
yang:
a. tidak memiliki nilai guna;
b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
2. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan sesuai dengan
prosedur yang benar.
3. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) pada pencipta arsip
merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan.
a. Prosedur Pemusnahan Arsip :
PP 28 TAHUN 2012 (PASAL 65)
1. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 huruf b, menjadi tanggung jawab
pimpinan pencipta arsip.
2. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap arsip yang:
a. tidak memiliki nilai guna
b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA
c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
b. Alur pemusnahan arsip

21 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

Gambar 7. Alur pemusnahan Arsip

PP 28 Tahun 2012 (Pasal 66)

Prosedur Pemusnahan arsip berlaku ketentuan sebagai berikut:

a. Pembentukan panitia penilai arsip

b. penyeleksian arsip berdasarkan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 ayat (2) huruf a
c. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan
d. penilaian oleh panitia penilai arsip
e. permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip
f. penetapan arsip yang akan dimusnahkan
g. pelaksanaaan pemusnahan:

1. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali
2. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari
lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar
arsip yang dimusnahkan.

a). Pembentukan Panitia Penilai Arsip :

Pembentukan panitia penilai arsip, sekurang-kurangnya memenuhi unsur:

a. Pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota

b. Pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan

c. Arsiparis sebagai anggota.

b). Isi Pertimbangan Panitia Penilai :

• Pernyataan bahwa arsip yang akan dimusnahkan tidak mempunyai nilai guna primer dan sekunder
• Telah melampaui jangka simpan aktif dan inaktif (jika telah mimiliki JRA)
22 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo
 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

• Pernyataan tidak tersangkut dengan perkara hukum

• Dilampirkan daftar arsip yang dimusnahkan
• Usulan kepada pimpinan lembaga untuk pemusnahan arsip tersebut
• Hal-hal lain yang memperkuat pemusnahan arsip
• Ditanda tangani oleh panitia tim penilai
c). Tahapan Pemusnahan setelah Mendapat Persetujuan Kepala ANRI :

• Panitia Pimpinan Lembaga

• Dibuat Berita Acara dan Daftar Arsip yang dimusnahkan
• Dilaksanakan secara total, baik fisik maupun informasinya
• Disaksikan oleh pejabat bidang hukum & pengawasan min. 2 Orang
d). Pelaksanaan Pemusnahan :

PP No. 28 Thn 2012 Pasal 69-76 : Pemusnahan Arsip ditetapkan oleh pimpinan lembaga Negara setalah
mendapat

a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;

b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

PP No. 28 Tahun 2012 Pasal 66 :

1. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali;
2. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari
lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan;
3. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.
e). Pelaksanaan Pemusnahan :
Pemusnahan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain:
1. Pembakaran

23 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

2. Pencacahan (Shredder)

3. Penggunaan Bahan Kimia

4. Pulping

24 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

PP No. 28 Thn 2012 Pasal 78 :

1. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip.
2. Arsip yang tercipta sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip
b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;
c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa
arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
d. surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
e. surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya
10 (sepuluh) tahun;
f. keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip;
g. berita acara pemusnahan arsip; dan
h. daftar arsip yang dimusnahkan.
f). Penyerahan Arsip (Akuisisi) :
PP No. 28 Tahun 2012 Pasal 79:
1. Penyerahan Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 56 huruf c, dilakukan terhadap arsip yang:
a. memiliki nilai guna kesejarahan
b. telah habis retensinya; dan/atau
c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip
2. Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta.

Pasal 80 :
1. Arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan harus merupakan arsip yang
autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.
2. Dalam hal arsip statis yang diserahkan tidak autentik maka pencipta arsip melakukan autentikasi.
3. Apabila pencipta arsip tidak melakukan autentikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) lembaga
kearsipan berhak untuk menolak penyerahan arsip statis.

25 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

Pasal 82 :
1. Arsip statis lembaga negara tingkat pusat wajib diserahkan kepada ANRI.
2. Arsip statis lembaga negara tingkat pusat di daerah wajib diserahkan kepada ANRI sepanjang instansi
induknya tidak menentukan lain.
3. Penetapan arsip statis pada lembaga negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 81 ayat (1) huruf e,
dilakukan oleh pimpinan lembaga negara.
4. Pelaksanaan penyerahan arsip statis lembaga negara tingkat pusat menjadi tanggung jawab unit
kearsipan di lingkungan lembaga negara tingkat pusat.

26 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

Alur Pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan

di BPK Perwakilan Provinsi Gorontalo

Gambar 8. Alur Pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan

28 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

BAB III. PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Proses pengelolaan arsip adalah berawal dari tahap penciptaan, penyimpanan,

pemeliharaan dan penyusutan serta pemusnahan arsip. Pentingnya pengelolaan arsip adalah
agar arsip yang diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah & cepat (easily and quickly
retrieval), Menjaga dari kehilangan informasi yang terdapat didalam arsip, serta dengan
pengelolaan yang benar menjadikan arsip lebih terjaga data dan informasi didalam arsip
tersebut lalu dapat ditempatkan di tempat tertentu, baik dalam kelompok, subjek, divisi
maupun jenis kesamaan informasi. Oleh karena itu, kebijakan terkait Pengelolaan Dokumen
dan Arsip ini dibuat bisa diterapkan di BPK Perwakilan Provinsi Gorontalo.

3.2 SARAN

Arsip merupakan alat pembuktian yang autentik dari suatu peristiwa dan kegiatan apabila
dibutuhkan di kemudian hari. Oleh karena itu dimulai dari sekarang kita harus sadar betapa pentingnya
pengelolaan arsip atau dokumen yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku mulai dari awal terciptanya
arsip sampai dengan arsip tersebut telah habis masa retensinya dan harus dimusnahkan.

29 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo

 Pengelolaan Dokumen dan Arsip di Lingkungan BPK RI TA 2020

DAFTAR PUSTAKA

UU No. 43 tahun 2009

Perka ANRI No. 23/2011
Modul Preservasi Arsip Statis (Winata dan Wahidin, 2016:344-377)
PP No. 28 Tahun 2012

30 Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi Gorontalo