Nama: Naufal Diaz Pratama

Nim:13030121140109

Pengertian arsip secara umum

Arsip adalah kumpulan dokumen bersejarah dalam format apapun atau fasilitas fisik
tempat mereka disimpan. Arsip biasanya berisi sumber-sumber primer yang
terakumulasi selama masa hidup suatu organisasi atau individu, kemudian disimpan
untuk menunjukkan ke orang lain fungsi organisasi atau individu tersebut.

Tapi, arsip berbeda dengan bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan. Arsip
memiliki ciri khusus, seperti arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah,
informasinya utuh dan sesuai asal-usul serta aturan asli.

Pengertian arsip menurut para ahli

1. Sularso Mulyono

Menurut Sularso Mulyono, pengertian arsip adalah penempatan berbagai kertas dalam
suatu tempat penyimpanan yang baik sesuai aturan yang sudah ditentukan terlebih
dahulu. Sehingga, setiap kertasnya bisa ditemukan cepat dan mudah ketika waktunya
dibutuhkan.

2. Agus Sugiarto

Agus Sugiarto berpendapat pengertian arsip adalah kumpulan suatu dokumen yang
disimpan secara teratur dan berencana, karena memiliki fungsi agara setiap kali
dibutuhkan bisa ditemukan cepat dan mudah.

Arsip Digital

Arsip digital adalah arsip yang dibuat dan digunakan dalam bentuk elektronik. Arsip
digital dapat berasal dari arsip tercetak yang diubah menjadi angka, atau arsip “lahir”
dalam bentuk digital. Hal yang perlu diperhatikan dalam bentuk, aksesnya dan
keamanan dari arsip itu sendiri.
Fungsi-fungsi arsip

Secara umum, fungsi arsip adalah sebagai alat informasi dan alat bukti yang bisa
digunakan untuk masa mendatang. Semua Bentuk dari arsip pasti memilki nilai guna
arsip, yang dapat dibedakan menjadi dua fungsi, antara lain:

1. Fungsi primer

Fungsi primer arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kepentingan pencipta
arsip sebagai penunjang ketika tugas sedang berlangsung atau setelah kegiatan selesai.
Fungsi primer arsip ini harus mencakup nilai guna keuangan, nilai guna hukum, nilai
guna administrasi, dan nilai guna teknologi hingga ilmiah

2. Fungsi Sekunder

Fungsi sekunder arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kegunaan. Bukan lagi
pada pencipta arsip, melainkan bagi kepentingan lembaga atau instansi pemerintah,
swasta, perorangan dan kepentingan umum lain sebagai bahan bukti yang bisa
dipertanggungjawabkan.Fungsi sekunder arsip ini termasuk dalam nilai guna
pembuktian dan nilai guna informasi

Tujuan Arsip

Arsip memilki peranan penting sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang
dibutuhkan sebuah organisasi dalam melakukan perencanaan, analisis data,
pengembangan perumusan kebijakan hingga pengembalian keputusan. Karena itu, ada
beberapa tujuan dari pengelolaan arsip antara lain:

1. Menghemat tempat penyimpanan

2. Menjaga kerahasiaan

3. Menjaga kelestarian

4. Menjaga arsip tetap baik dan aman

5. Mempermudah pencarian arsip

6. Menjaga arsip-arsip penting

7. Menghemat waktu dan tenaga

Manfaat Arsip
Arsip tidak hanya bermanfaat sebagai sumber informasi. Menurut Mulyadi melalui
bukunya Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi (2016) mengatakan bahwa arsip
memiliki 4 kegunaan, antara lain:

1. Sebagai sumber informasi

2. Sebagai sumber yuridis

3. Sebagai sumber sejarah

4. Sebagai sumber ilmu pengetahuan

Jenis-jenis Arsip

Ada begitu banyak berbagai jenis-jenis arsip yang terbagai menjadi beberapa
kelompok seperti isi,tujuan dan kepemilikan yang berbeda-beda, antara lain :

1. Jenis-jenis arsip berdasarkan kepemilikannya

Jenis arsip berdasarkan kepemilikannya terbagi menjadi 2 macam, yakni arsip yang
berasal dari Lembaga pemerintahan dan instansi pemerintah atau swasta.

a. Arsip dari Lembaga pemerintahan

 Arsip Nasional RI sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang

disebut Arsip Nasional Pusat (Arnapus).
 Arsip Nasional RI yang berada di masing-masing Daerah Tingkat I disebut
dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda).
b. Arsip dari instansi pemerintah atau swasta

 Arsip primer merupakan arsip asli, bukan Salinan atau tembusan.

 Arsip sekunder merupakan arsip yang berupa Salinan dan tembusan.
 Arsip sentral merupakan arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang
dipusatkan penyimpanannya atau sentralisasi.
 Arsip unit merupakan arsip penyimpanan yang dilakukan oleh masing-masing
unit di mana arsip itu dibuat atau desentralisasi.

2. Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya

Jenis arsip berdasarkan fungsinya terbagi menjadi 3 macam, yakni arsip aktif, arsip
inaktif dan arsip statis.
a. Arsip aktif
Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan terus-menerus untuk kelangsungan
pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi.
b. Arsip inaktif
Arsip inaktif atau arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi.
c. Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan terus-menerus bagi organisasi
maupun instansi. Tapi, arsip statis ini digunakan untuk kepentingan masyarakat umum
karena memiliki nilai kebangsaan dan digunakan sebagai referensi saja.

3. Jenis-jenis arsip berdasarkan fisiknya

Jenis-jenis arsip berdasarkan fisiknya terbagi menjadi 2 macam, antara lain:

a. Arsip tertulis

Arsip tertulis adalah arsip berupa tulisan atau tertulis, seperti surat dinas, akta dan
sebagainya.

b. Arsip visual

Arsip visual adalah arsip berupa gambar, lukisan atau pahatan yang bisa dilihat,
seperti relief, poster, dan sebagainya.

hubungi pengadaan bahan pustaka Deepublish dan dapatkan penawaran terbaik,

sekarang juga.
Lembaga Kearsipan Wilayah DKI Jakarta
Lembaga Kearsiapan Wilayah Dki Jakarta yang mempunyai nama resmi Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta, dan nama pararel DPK Provinsi
DKI Jakarta. Dengan alamat ; Jalan Perintis kemerdekaan Blok 5 No.1, RT 1/RW
15,Kayu putih., Pulo Gadung, Kota Jakarta Timur, Provinsi DKI Jakarta, kode
pos :13260. Telepon: (021) 47860095. Mempunyai dua url yaitu:
http://dispusip.jakarta.go.id dan http://jakartaprov.sikn.go.id

Sejarah Kearsipan wilayah DKI Jakarta

Tahun 1950
Kegiatan perpustakaan Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta sudah dimulai
sejak berbentuk Kotapradja, dengan sebutan Perpustakaan Kotapradja Djakarta Raja

Tahun 1961
Setelah Kotapradja Djakarta Raja ditingkatkan statusnya menjadi Daerah Tingkat I
Daerah Khusus Ibukota Djakarta Raja, kemudian berubah menjadi Perpustakaan
Balaikota Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Djakarta Raja.

Tahun 1972
Melalui Keputusan Gubernur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta tentang Susunan
Organisasi Sekretariat Daerah Pemerintah DKI Jakarta, Bagian Perpustakaan dibagi
atas Sub Bagian Perpustakaan dan Sub Bagian Tata Usaha Perpustakaan, dimana
perpustakaan merupakan salah satu bagian pada Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan.

Tahun 1978
Melalui Keputusan Gubernur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta dibentuk
Lembaga Perpustakaan Umum yang menangani jenis perpustakaan umum di
lingkungan Pemerintah DKI Jakarta, seperti Perpustakaan Umum Gelanggang
Mahasiswa Soemantri Brodjonegoro dan Perpustakaan Umum di lima wilayah
kotamadya DKI Jakarta.
Tahun 1981
Lembaga Perpustakaan Umum bernaung di bawah Biro Bina Mental dan Spiritual
dengan status non struktural.

Tahun 1989
Perpustakaan Umum di lima wilayah kotamadya DKI Jakarta dialihkan
pengelolaannya kepada Dinas Pendidikan dan Pengajaran DKI Jakarta sebagai Unit
Pelaksana Teknis Dinas (UPTD), sedangkan Perpustakaan Umum Soemantri
Brodjonegoro masih tetap dikelola Biro Bina Mental Spiritual DKI Jakarta.

Tahun 1992
Gubernur DKI Jakarta mengirim surat kepada Menteri Dalam Negeri agar di
lingkungan Sekwilda DKI Jakarta dibentuk satu wadah organisasi yang menangani
semua jenis perpustakaan dan rekomendasi dari Kepala Perpustakaan Nasional RI.

Tahun 1993
Dibentuk Perpustakaan Umum Pemerintah Daerah DKI Jakarta dengan Peraturan
Daerah DKI Jakarta Nomor 8 Tahun 1993.

Tahun 2001
Berdasarkan Peraturan Daerah DKI Jakarta Nomor 3 Tahun 2001 ditetapkan
pembentukan Kantor Perpustakaan Umum Daerah Provinsi DKI Jakarta, dengan
Keputusan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 109 Tahun 2001.

Tahun 2007
Dalam mengoptimalkan pengelolaan secara teknis, termasuk pembinaan dan
penyusutan arsip setiap unsure penyelenggara pemerintah daerah diatur dalam
Peraturan Daerah Nomor 1 Tahun 2007 tentang Pengelolaan Kearsipan.

Tahun 2009
Berdasarkan Peraturan Daerah DKI Jakarta Nomor 10 Tahun 2008 ditetapkan
Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
Provinsi DKI Jakarta, dengan Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 153
Tahun 2009.
Daftar Pustaka

Wursanto, 1991, Kearsipan 1, Yogyakarta : Kanisius Yogyakarta.

Amsyah, Zulkifli, (2001) manajemen kearsipan, penerbit PT.Gramedia Pustaka

Utama Jakarta

Martono Boedi, 1997, Arsip Korespondensi Penciptaan dan Penyimpanan, Jakarta :

Pustaka Sinar Harapan

Wursanto, (1991), Kearsipan 2, Cetakan ke-7, Penerbit Kanisus, Yogyakarta

Barthos, B. (2009). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.