Hubungan antara Kearsipan dengan Perpustakaan

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Pembinaan dan pengembangan perpustakaan dan kearsipan terus dilanjutkan dan diupayakan
untuk lebih menunjang pengembangan budaya bangsa, mencerdaskan bangsa, dan
memasyarakatkan budaya gemar membaca dan belajar. Pengembangan perpustakaan dan
kearsipan perlu ditingkatkan dan disebarluaskan merata di seluruh pelosok tanah air, didukung
oleh sarana dan prasarana yang memadai.
Namun besarnya manfaat perpustakaan tersebut seringkali mengalami penyempitan makna.
Perpustakaan hanya diartikan sebatas suatu tempat yang berisikan kumpulan buku-buku,
koleksinya berupa buku, sedangkan gambaran tentang profil dan kinerja perpustakaan serta
fungsi lainnya kurang mendapat perhatian. Kata perpustakaan yang berasal dari kata dasar
pustaka memang berarti buku atau kitab, sehingga tidak mengherankan bila perpustakaan selalu
dikaitkan dengan buku atau kumpulan buku. Namun pengertian tersebut tampaknya sudah tidak
mampu menjawab pengertian perpustakaan sesuai dengan masa dan tuntutan fungsi dari
perpustakaan sendiri. Butuh suatu pengertian baru tentang perpustakaan jika ingin
memasyarakatkan perpustakaan. Pengertian baru tentang perpustakaan lebih menitikberatkan
pada fungsi perpustakaan sebagai pusat dan wahana penyebaran informasi, sedangkan
koleksinya yang berupa buku-buku hanyalah salah satu sarana, meskipun hal ini yang terpenting,
bagi pelaksanaan fungsi itu. Dewasa ini perpustakaan telah berkembang menjadi lembaga
institusi atau instansi untuk melayani kebutuhan masyarakat akan informasi ilmiah sebagai
kebutuhan pendidikan, pengembangan ilmu, pengembangan teknologi dan budaya, serta
pendukung bagi penelitian-penelitian ilmiah. Kenyataan yang demikian tidak dapat dilepaskan
dari semakin pentingnya peranan informasi, yang pada gilirannya merupakan akibat dari
pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan kebudayaan. Informasi telah menjadi komoditas
penting bagi masyarakat modern, hal ini menjadi wajar sebagai akibat logis dari berkembangnya
budaya hidup manusia.
Disamping itu tidak hanya perpustakaan saja yang mempunyai peran yang sangat penting,
kearsipan juga mempunyai peranan yang sangat menunjang dan sangat dibutuhkan sekali oleh
setiap lembaga baik itu lembaga pemerintah maupun lembaga swasta lainya gunanya ialah
sebagai pusat ingatan atau sebagai pusat informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan
sekali dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan kegiatannya, baik dalam kantorkantor Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar
pemimpin atau kepala perusahaan maupun kepala negara dan kepala organisasi dapat membuat
keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik
dalam bidang kearsipan.
1.2. Identifikasi Masalah
Dalam identifikasi masalah, penulis akan membatasi makalah yang berjudul Hubungan antara
Kearsipan dengan Perpustakaan antara lain sebagai berikut :

 Dasar Hukum tentang Kearsipan dan Perpustakaan.

Pengertian Kearsipan dan Perpustakaan.
Beberapa Istilah tentang Kearsipan.
Tugas Pokok Arsiparis dan Pustawakan.
Organisasi Kearsipan.
Hambatan dalam mengolah Kearsipan.
Persamaan Arsip dan Bahan Pustaka.
Perbedaan Arsip dan Bahan Pustaka.
Hubungan antara Arsip dan Bahan Pustaka.

1.3. Tujuan Masalah

Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi salasatu tugas dari mata kuliah
Teknik Pengarsipan.
Ingin mengetahuai lebih dalam tentang Dasar Hukum, Pengertian, Istilah-istilah, Tugas pokok,
Stuktur organisasi, Hambatan dan Hubungan antara Kearsipan dengan Perpustakaan.
Menambah pengalaman penulis dalam pembuatan tugas khususnya pembuatan makalah ini.
Menyimpulkan dari makalah yang penulis buat.

BAB II

PEMBAHASAN
2.1. Dasar Hukum tentang Kearsipan dan Perpustakaan
Ketentuan pokok tentang kearsipan di Negara Republik Indonesia di tetapkan dalam Undangundang. No. 7 Tahun 1971. Pada tanggal 18 Mei 1971. Sebelumnya mencabut U.U. No. 19 Prps
Tahun 1961 tentang pokok-pokok Kearsipan Nasional. Disamping itu pada pasal 3 Undangundang No. 7. Tahun 1971 tentang Tujuan Kearsipan yaitu menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban Nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan Pemerintahan. Dari dasar hukum tentang Kearsipan diatas sangatlah jelas bahwa
kearsipan ternyata mempunyai jangkauwan yang sangat amat luas, yaitu sebagai alat untuk
membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan di
Negara Republik Indonesia.
Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia No. 4 Tahun 1990 dan Peraturan Pemerintah
No. 7 tahun 1991, Perpustakaan Republik Indonesia melaksanakan penghimpunan, penyimpanan
dan pelestarian serta pendayagunaan Karya Cetak dan Karya Rekam baik yang dihasilkan di
pusat maupun di Daerah. (dalam hal ini melalui Badan Perpustakaan Daerah Propinsi Jawa
Barat). Dalam upaya melestarikan hasil budaya dan mewujudkan Koleksi Daerah Jawa Barat,
Badan Perpustakaan Daerah Jawa Barat mempunyai tugas pokok dan fungsi melaksanakan
penghimpunan, penyimpanan, pelestarian, dan pendayagunaan Karya Cetak dan Karya Rekam
yang dihasilkan di wilayah Jawa Barat, serta menyusun Bahan Pemasyarakatan Pemberdayaan
dan Pemantauan Karya Cetak dan Karya Rekam tentang Jawa Barat.

2.2. Pengertian Kearsipan dan Perpustakaan

2.2.1. Pengertian Kearsipan
Sesuai dengan Undang-undang No. 7 tahun 1971. Tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan,
pasal 1 ayat a dan ayat b menetapkan bahwa yang dimaksud Arsip adalah sebagai berikut :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan
Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,
dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan,
dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan Bangsa.
2.2.2. Pengertian Perpustakaan
Sedangkan pengertian Perpustakaan adalah suatu unit kerja dari suatu badan atau lembaga
tertentu yang mengelola bahan-bahan pustaka, baik berupa buku-buku maupun bukan berupa
buku (non book material) yang diatur secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga dapat
digunakan sebagai sumber informasi oleh setiap pembacanya dan masyarakat luas.

2.3. Beberapa Istilah tentang Kearsipan.

Didalam Kearsipan tentunya mempunyai beberapa istilah yang sering dipakai, didengar dan
digunakan antara lain sebagai berikut :
Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. (Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971
Pasal 2 ).
Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan
dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. (Peraturan Pemerintah Nomor: 34 Tahun
1979 Pasal 1 Ayat 3 tentang Penyusutan Arsip).
Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan
administrasi sudah menurun. (Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 Pasal 1 Ayat 3).
Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan seharihari administrasi negara (Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 Pasal 2).
Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya direkam dalam media kertas.
Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media non kertas, yaitu foto,
film, video, rekaman suara, elektronik dan lain-lain.
Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat melalui
penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membeakan surat tersebut dengan yang lain. Tanda
pengenal surat harus dapat diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung berkasnya.
Meter Linier (ML) adalah ukuran perhitungan jumlah arsip yang ditata secara horizontal (deret
kesamping) dalam meter.

2.4. Tugas Pokok Arsiparis dan Pustawakan

Arsiparis dan Pustakawan mempunyai tugas membantu Kepala Pemerintahan maupun kepala
perusahaan dalam melaksanakan urusan rumah tangga perkantoran di Bidang Informasi dan
Kearsipan.
2.4.1. Tugas Pokok Arsiparis
Arsiparis mempunyai tugas pokok yang sangat penting diantaranya sebagai berikut :
Mengumpulkan dan menyusun arsip secara sistematis.
Memelihara dan menjaga arsip dengan penuh tanggungjawab.
Menyediakan Arsip yang dibutuhkan oleh pimpinan dalam organisasi, dan para peneliti yang
sedang membutuhkan informasi mengenai Arsip tersebut atau yang dicarinya. Karena Arsip

harus tetap terjaga kerahasiahanya.

2.4.2. Tugas Pokok Pustakawan
Sedangkan tugas pokok Pustakawan antara lain sebagai berikut :
Mengumpulkan, menyusun, memelihara buku-buku dan dokumen pustaka dengan maksud
untuk menyediakan bagi keperluan pengetahuan, penyelidikan, pengajaran dan keperluan lain
yang sejenis. Bahan-bahan tersebut diproses dan diberikan informasinya ke masyarakat luas.
Memberikan arahan kepada setiap para pengunjung yang datang ke perpustakaan.
Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh setiap pengguna perpustakaan.
Mengadakan sosialisasi dengan berbagai elemen masyarakat supaya tertanam dalam
benakanya budaya membaca dan berkunjung ke perpustakaan terdekat.

2.5. Organisasi Kearsipan

Dalam melaksanakan tugas penguasaan kearsipan, maka pemerintah membentuk organisasi
kearsipan yang terdiri dari :
1. Unit-unit Kearsipan pada Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan
Daerah.
2. a. Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari pada Lembaga
Kearsipan Nasional selanjutnya disebut sebagai Arsip Nasional Pusat.
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat
dengan Daerah dengan Daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
Dalam organisasi Kearsipan diatas terdapatlah perbedaan asasi yang ditentukan dalam fungsi
arsip tersebut antara lain :
a) Arsip Dinamis adalah : arsip-arsip aparatur pemerintah/negara yang berada dalam lingkungan
Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah secar fungsional masi aktuil dab
berlaku. Jadi organisasi dari arsip dinamis ini berada dalam Lembaga-lembaga Negara/badanbadan Pemerintah yang bersangkutan dan jangka retensi Arsip dinamis antara 0-5 tahun.
b) Arsip statis/abadi adalah : bentuk organisasi kearsipan yang berintikan Arsip Nasional
Republik Indonesia sebagai pusat penyimpanan (penyelamatan, pengolahan dan penyediaan)
bahan bukti seluruh pertanggungjawaban Pemerintah maupun Bangsa sedangkan jangka retensi
untuk Arsip Statis atau abadi antara 10-20 tahun.
2.6. Hambatan dalam mengolah Kearsipan
Dimana ada kelancaran disana pula pasti ada hambatan begitu pula dalam mengolah arsip,
hambatan dalam mengolah arsip antara lain sebagai berikut :
Kurangnya para ahli yang berkualitas dibidang kearsipan khususnya dalam penataan ruang
dan alat penyimpanan.
Staf kepegawainan kurangnya mengetahui dalam mengenali Istilah-istilah dalam bidang
penataan dalam kearsipan.
Kurangnya minat masyarakat maupun staf kepegawainyan dalam mempelajari ayau
memperdalam pendidikan tentang Kearsipan.

 Kurangnya fasilitas yang memadai yang dapat memperlancar proses kegiatan Kearsipan
khususnya penataan ruang Arsip.
2.7. Persamaan Arsip dengan Bahan Pustaka
Didalam persamaan mengenai arsip dengan perpustakaan akan dijelaskan dibawah ini antara lain
sebagai berikut :
2.7.1. Pemeliharaan Arsip dengan Bahan Pustaka
Persamaan antara Arsip dengan Pustaka adalah dalam segi pemeliharaan (Reservasi) atau
penjagaan dalam suatu gangguan, ganguan itu berasal baik dari alam maupun dari manusia.
Pemeliharaan (Reservasi) terbagi tiga (3) bagian antara lain :
1. Preservasi (Pelestarian) adalah : mencakup pengelolaan termasuk cara penyimpanan Arsip
atau bahan Pustaka dengan alat bantunya, tarap tenaga kerja yang diperlukan adalah
kebijaksanaan Arsiparis atau Pustakawan dalam melestarikan bahan-bahan Pustaka dan Arsip
serta informasi yang dikandung didalamnya.
Tujuan dari Preservasi antara lain sebagai berikut :
Melestarikan isi informasi Arsip dan bahan Pustaka atau kandungan-kandungan informasi
yang ilmiah.
Melestarikan Arsip dan bahan Pustaka baik fisik maupun isi informasi yang ada didalamnya
2. Konservasi (Pengawetan) adalah : kebijaksanaan dan cara tertentu yang dipakai untuk
melindungi Arsip dan bahan Pustaka dari kerusakan dan kehancuran termasuk metode dan teknik
yang diterapkan oleh petugas teknis.
3. Restorasi (Perbaikan) adalah : Teknik-teknik dan pertimbangan-pertimbangan yang digunakan
oleh petugas teknis yang bertugas memperbaiki Arsip dan bahan Pustaka, yang rusak akibat
kurun waktu pemakaian atau faktor-faktor lainnya.
2.7.2. Penjagaan Arsip dan Bahan Pustaka
Penjagaan yang harus dilakukan dalam memelihara Arsip dan bahan Pustaka antara lain senagai
berikut :
1. Membersihkan Ruangan
Ruangan penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka hendaknya senantiasa selalu bersih dan teratur.
Sekurang-kurangnya setiap seminggu sekali dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner
supaya tidak ada debu yang menempel pada koleksi yang akan merusak dengan cepat.
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya
Setidaknya setiap enam bulan sekali tempat penyimpanan Arsip dan bahan Pustaka harus selalu
diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap, binatang pengerat dan sebagainya.
3. Larangan Makan dan Merokok
Semua jenis makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan Arsip
dan bahan Pustaka, sebab sisa-sisa makanan tersebuat akan mengundang seranggan dan juga
tikus-tikus. Demikian pula tidak diperkenankan untuk meroko didalam penyimpanan Arsip dan
bahan Pustaka baik itu rokok putih maupun rokok kretek sebab sekar dan percikan puntung akan
merusak koleksi nantinya akan bolong-bolong kecil.
4. Meletakan Arsip dan bahan Pustaka
Meletakan atau menyimpan Arsip dan bahan Pustaka haruslah diatur dengan sebaik-baiknya
dengan cara memberikan tanda kepada masing-masing koleksi agar tidak ada kekeliruan antara
Arsip yang satu dengan Arsip yang lainnya. Arsip-arsip dan bahan Pustaka tersebut jangan

diletakan secra berdesak-desakan dan jangan disimpan ditempat yang lebih kecil ukurannya dari
pada keretasnya sendiri karena akan merusak koleksi tersebut yang ujung-ujungnya terlipat dan
terlepas dari bundelannya.
5. Membersihkan Arsip dan bahan Pustaka
Arsip dan bahan Pustaka hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila
Arsip dan bahan Pustaka tersebut dihinggapi ani-ani atau rayap dan jenis lainnya segera
dipisahkan dengan koleksi lainnya karena akan merembet kesemua koleksi yang ada ditempat itu
lalu dengan cepat diserahakan kepada yang berwenang memperbaikinya atau bagian Restorasi
(Perbaikan).
6. Melakukan Fumigasi
Melakukan fumigasi hedaknya dilakukan setiap enam bulan sekali dengan cara :
Menyediakan ruangan khusus untuk fumigasi.
Menutup ruangan dengan rapat.
Memasukan koleksi-koleksi yang akan di fumigasi.
Memberikan zat fumigasi seperti Carbon Disulpida, Carbon Tetaclorida, Thymol Cristal dan
lain sebagainya.
Diamkan selama satu minggu.
Masukan kembali koleksi yang sudah di fumigasi ke tempat penyimpanan asalanya.
Gunanya melakukan fumigasi antara lain membunuh seperti jamur, serangga, binatang pengerat
dan binatang ani-ani.
7. Mengontrol Kelembaban Udara
Disamping semua yang telah ditulis diatas ada satu hal lagi yaitu kelembaban udara, seandainya
kelembaban udara tidak terkontrol akan memungkinkan cepatnya kerusakan pada koleksi Arsip
dan bahan Pustaka. Untuk itu suhu kelembaban udara yang baik untuk semua jenis koleksi Arsip
dan bahan Pustaka adalaha kurang lebih 17-230 C. atau 3% RH.

2.8. Perbedaan Arsip dengan Bahan Pustaka

Perbedaan antara Arsip dan Bahan Pustaka antara lain di bawah ini :
2.8.1. Arsip
Arsip berupa naskah atau sehelai kertas.
Cara pembuatan arsip tidak sembarangan dan dikeluarkan oleh pihak-pihak atau Lembagalembaga tertentu.
Arsip mempunyai nilai yang sangat tinggi atau nilai rahasiah dan tidak diberikan ke
sembarangan orang.
Tempat penyimpanan Arsip berupa Filling.
Orang yang ahli dalam kearsipan disebut Arsiparis.

2.8.2. Bahan Pustaka

Bahan Pustaka berupa buku.
Cara pembuatan bahan Pustaka bebas di lakukan dan bebas di cetak.
Tidak mempunyai nilai yang tinggi atau tidak ada nilai rahasiahnya.
Tempat penyimpanan bahan Pustaka berupa Rak atau lemari.
Orang yang ahli dalam bahan Pustaka disebut Pustakawan.

2.9 Hubungan Arsip dengan Perpustakaan

Sebagai mana telah dijelaskan sebelumnya diatas bahwa Hubungan antara Arsip dengan dunia
Perpustakaan sangat erat sekali, karena dunia kearsipan merupakan bagian juga dari dunia
perpustakaan, baik dalam teknik-tekniknya maupun dalam metode atau sistematis penulisan
koleksi informasi, yang nantinya akan disebar luaskan kepada khalayak atau masyarakat banyak.
Juga didalam perawatan dan pemeliharaan atau penjagaan tidak ada perbedaan yaitu sama-sama
memelihara informasi-informasi yang sangat penting sekali, agar koleksi Arsip dan koleksi
Perpustakaan tetap baik dan tetap utuh jenis koleksinya serta informasi-informasi yang ada
didalamnya tetap lestari dan dapat digunakan kapan saja bila diperlukan. Dengan demikian jelas
sekali bahwa dunia Arsip merupakan bagia juga dari dunia perpustakaan dan secara tidak
langsung tidak bisa dipisahkan karena didalam bidangnya atau didalam kerjanya sama-sama
melestarikan, mengolah, menyimpan dan menyusun informasi untuk diberikan kepada
masyarakat yang membutuhkan informasi yang sedang dicarinya.

BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Dari penulisan di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa hubungan atau persamaan antara
Arsip dengan Perpustakaan (Bahan Pustaka) jelas ada, yaitu didalam segi pemeliharaan dan
penjagaan koleksi serta dunia karsipan merupakan dunia perpustakaan juga. Disamping itu juga
antara perpustakaan dan Kearsipan sama-sama mengumpulkan informasi yang akan diberikan
kepada orang yang membutuhkan informasi tersebut dengan lengkap, cepat, tepat dan sangat
akurat.
Untuk itu betapa pentingnya seorang arsiparis dan pustakawan dalam zaman sekarang ini untuk
mengolah informasi-informasi yang akan disebar luaskan ke khalayak banyak atau masyarakat
luas, kita sebagai calon dari Pustakawan dan Arsiparis harus mempunyai wawasan dan
pengetahuan yang sangat luas dan mempunyai ketekunan dan keuletan dalam bekerja. Supaya
didalam pekerjaan nanti orang lain tidak akan merasakan kekecewaan. Arsiparis dan Pustawakan
mempunyai peran yang sangat penting dalam pengolahan dan pengumpulan informasi yang akan
di berikan kepada seluruh penduduk yang ada di Negara Indonesia ini.

DAFTAR PUSTAKA
Bathros, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Bumi Aksara.
Himpunan Peraturan Perundangan dan Pedoman Tentang Kearsipan Departemen P & K. Tahun
1983.
Basuki, Sulistyo. 1994 Periodisasi Perpustakaan Indonesia . Bandung : Remaja Rosda Karya.
Maurois, Andre. 1961. Perpustakaan Umum dan Kemajuan (Terj.) . Jakarta : Lembaga
Perpustakaan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Sumardji, P. 1982. Pelayanan Perpustakaan . Yogyakarta : Kanisius.
http://berita arsip.com/messages/artikel/476042003enh.shtml.
http://www.Media Indonesia.com/astro/artikel.php?page=spaceage