ARSIP DAN KEARSIPAN

• Kelompok II
• Fajar anugrah
• Jhoni Heriyanto
• Wendi Dwi Tianto
 A.Pengertian Arsip dan
Kearsipan
• Kearsipan merupakan salah satu macam
pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha
yang banyak dilakukan setiap badan usaha,
baik badan usaha (instansi) pemerintah
maupun badan usaha swasta. Kearsipan
menyangkut pekerjaan yang berhubungan
dengan penyimpanan warkat atau surat-
surat dan dokumen-dokumen kantor
lainnya. Kegiatan yang berhubungan
penyimpanan warkat, surat-surat, dan
dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya
disebut “kearsipan”.
• Pengertian Arsip menurut Istilah Bahasa
Dilihat dari segi asal katanya, istilah arsip berasal dari
bahasa Yunani “archivum” artinya tempat untuk menyimpan.
Sering pula kata tersebut ditulis “archion” yang berarti balai
kota (tempat untuk menyimpan dokumen-dokumen) tentang
masalah pemerintahan.
• Pengertian Arsip menurut Kamus/Ensiklopedia
Menurut Kamus Bahasa Indonesia (Purwadarminta,1976)
arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian
tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat
dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sbb:
1.Surat tersebut mempunyai kepentingan (bagi lembaga,
organisasi, instansi, perorangan), baik untuk masa kini maupun
untuk masa yang akan datang.
2. Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan
harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu
sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila
sewaktu-waktu diperlukan kembali.
• B. Ruang Lingkup Kegiatan Kearsipan
• Sering kita melihat orang-orang sedang berkumpul atau antri
didepan loket-loket untuk urusan pembayaran listrik, rumah
sakit, bank, kantor perdagangan, kantor walikota, dan tempat-
tempat yang berhubungan dengan pelayanan masyarakat
lainnya, semua ingin memperoleh pelayanan yang cepat
sehingga petugas harus melayani dengan sabar dan teratur.
• Dapat dikatakan bahwa dimana ada kegiatan manusia, disitu
akan terdapat arsip. Hal ini terjadi karena manusia selalu
memerlukan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang
dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat, baik untuk
keperluan administrasi, hukum maupun untuk kepentingan
pembuktian yang otetik dan dsb. Dengan adanya arsip akan
timbul pekerjaan kearsipan, baik dengan peralatan yang
sederhana maupun dengan peralatan yang canggih atau
teknologi tinggi seperti komputer.
• C. Penggolongan Arsip
• Arsipdapat digolongkan menjadi beberapa macam
tergantung pada segi peninjauannya, seperti :
• 1. Penggolongan Arsip menurut Subjek
atau isinya Arsip
: keungan

Arsip kepegawaian

Arsip pemasaran

Arsip pendidikan,
2.Penggolongan Arsip menurut Bentuk atau
Wujudnya
Menurut wujudnya arsip dibagi menjadi empat:

Surat
Pita rekaman
Piringan hitam

Mikro filem
3.Penggolongan Arsip menurut Nilai atau
Kegunaannya
• Arsip mempunyai nilai informasi, yaitu arsip yang
mempunyai nilai sebagai bahan informasi atau pemberitahuaan,
• Arsip yang mempuyai nilai kegunaan administrasi ,yaitu
arsip yang dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan
kerja dalam usaha mencapai tujuan organisasi,
• Arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum
• Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sejarah
• Arsip yang mempunyai nilai kegunaan ilmiah,
• Arsip yan mempunyai nilai keuangan, Arsip yang
mempunyai nilai keuangan,
• Arsip yang mempunyai nilai pendidikan
• Arsip yang mempunyai nilai dokumentasi
4. Penggolongan Arsip menurut Sifat
Kepentingannya
• Arsip nonesinsial
• Arsip yang diperlukan
• Arsip penting (important archives )
• Arsip vital ( vital archives )
5.Pengolongan Arsip menurut Keseringan
Penggunaannya
Menurut keseringan penggunaannya, arsip
dibedakan menjadi tiga,yaitu:
• Arsip aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan
dalam proses penyelenggaraan kerja;
• Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan
dalam proses penyelenggaraan kerja, tetapi
kadang-kadang masih diperlukan dalam
proses penyelenggaraan pekerjaan;
• Arsip abadi, yaitu arsip yang perlu disimpan
selama-lamanya.
6. Penggolongan arsip menurut fungsinya
• Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan
secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-
hari. Menurut fungsinya arsip dinamis dapat dibedkan
menjadi tiga, yaitu:
– Arsip aktif , yaitu arsip yang masih sering dipergunakan
bagi kelangsungan kerja;
– Arsip semiaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya
sudah mulai menurun;
– Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang diperggunakan dalam
proses pekerjaan sehari-hari.
• Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak
dipergguanakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari.
7. Penggolongan Arsip menurut Tingkat
Penyimpan dan Pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
arsip pemerintah dibedakan menjadi empat.
• Arsip nasional di Ibukota Republik Indonesia,
sebagai inti organisasi lembaga kearsipan nasional
yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.
• Arsip nasional di tiap-tiap daerah ibu kota tingkat I,
termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan
daerah tingkat I,( Daerah Istimewa
Yogyakarta,Daerah Khusus ibu kota Jakarta ) yang
selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
• Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan di pusat arsip
atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip
sentral juga disebut arsip makro, atau arsip umum,
karena merupakan gabungan atau kumpulan dari
beberapa arsip unit.
• Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian
atau unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut
juga arsip mikro, atau arsip khusus, karna hanya
khusus menyimpan arsip yang ada di unit yang
bersangkutan.
8. Penggolongan Arsip menurut Keasliannya
• Arsip asli;
• Arsip tembusan;
• Arsip salinan;
• Arsip berupa petikan.
• KESIMPULAN
• Ilmu Kearsipan pada dasarnya merupakan cabang
ilmu dokumentasi yang khusus mempelajari masalah
arsip, dan manajemen kearsipan adalah proses
kerjasama dalam pengurusan arsip yang meliputi
catatan pencatatan, pengendalian, penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan
pemusnahan.
• Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat
ingatan, sumber informasi, dan sebagai alat
pengawasan yang diperlukan oleh setiap organisasi
atau kantor dalam rangka kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, pengembangan, perumusan
kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan
SEKIAN DAN
TERIMA KASIH