Anda di halaman 1dari 28

KATA PENGANTAR

Dalam rangka pemenuhan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan


LXXXVI Tahun 2019 peserta diwajibkan untuk merancang dan melaksanakan
proyek perubahan. Proyek perubahan yang menjadi tema adalah “Penyimpanan
Dokumen Secara Elektronik Guna Memudahkan Penataan Arsip Secara
Elektronik Di Kantor UPBU Mindiptana Kab. Boven Digoel Papua.”
Ide awal proyek tersebut berawal dari pemikiran bahwa arsip sangat
diperlukan untuk berbagai kegiatan administrasi dan manajemen dalam suatu
organisasi termasuk di Kantor UPBU Mindiptan. Dalam kegiatan administrasi dan
manajemen, arsip berperan sangat vital sebagai bahan untuk perencanaan, bahan
pengawasan dan pelaporan, bahan utama pengambilan keputusan dan tanpa
arsip tidak mungkin suatu organisasi termasuk Kantor UPBU Mindiptana dapat
beroperasi dengan tertib, teratur dan lancar.
Sehubungan dengan hal tersebut, untuk memberikan kemudahan dalam
pelaksanaan tugas Kantor UPBU Mindiptana dalam hal pelaksanaan urusan
keuangan, kepegawaian, ketatausahaan, kerumahtanggaan, hukum, dan
hnbungan masyarakat serta pelaksanaan evaluasi dan pelaporan, Unit Tata
Usaha Kantor UPBU Mindiptana perlu melakukan penataan arsip secara
elektronik dengan metode digitalisasi.
Proyek ini merupakan tahap awal dari pengembangan arsip elektronik di
lingkungan Kantor UPBU Mindiptana, dengan harapan akan terus diterapkan dan
bermanfaat untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Unit Tata Usaha
pada Kantor UPBU Mindiptana Kab. Boven Digoel Papua.
Terima kasih yang sebesar-besarnya untuk semua pihak yang mendukung
pelaksanaan proyek perubahan ini:
1. Allah SWT, atas berkat dan rahmatNya kegiatan dapat terlaksana
2. Kedua orang tua, suami, anak beserta keluarga, atas doa dan
dukungannya.
3. Bapak Mochamad Haryoko, Kepala Bagian Kepegawaian dan Organisasi
sebagai mentor yang telah memberikan dukungan dan arahan bagi kami
dalam pelaksanaan proyek perubahan
4. Bapak Syamsuddin,MT selaku Coach yang telah memberikan bimbingan
dan arahan.

1
5. Tim Efektif pada Kantor UPBU Mindiptana yang telah banyak membantu
pada proyek perubahan ini.

Peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan LXXXVI Tahun 2019


Ari Sarbani,S.Sos, M.M

2
BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setiap Instansi baik pemerintah maupun swasta dalam pelaksanaan kegiatan


administrasi sehari-hari tidak dapat lepas dari proses penciptaan arsip. Arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU
No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2). Arsip sebagai salah satu sumber informasi
yang terekam memiliki multi fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses
kegiatan administrasi suatu organisasi dan manajemen birokrasi, arsip akan terus
tumbuh dan berkembang secara akumulatif seiring dengan semakin meningkatnya
volume tugas dan fungsi organisasi. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam
pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap
kegiatan dalam suatu instansi. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip
dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu
suatu instansi dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem
kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai
tujuannya. Arsip secara umum terdiri dari 2 (dua) jenis yaitu arsip dinamis dan
arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dimanfaatkan oleh pencipta
arsip.
Kantor Unit Penyelenggara Bandar Udara Mindiptana merupakan salah satu
Bandar Udara Perintis yang terletak di kawasan terpencil tepatnya di Desa
Andopbid Distrik Mindiptana Kabupaten Boven Digoel Papua. Kantor UPBU
Mindiptana terletak 500 km dari kota Merauke, dimana jarak tersebut bisa
ditempuh dengan perjalanan darat selama 10-13 jam dan bila ditempuh dengan
pesawat kurang lebih 60 menit dari kota Merauke.

3
Gambar 1. Lokasi UPBU Mindiptana

Sesuai PM No 40 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit


Penyelenggara Bandar Udara, Kantor UPBU Mindiptana Kab. Boven Digoel
Papua dipimpin oleh seorang Kepala Kantor UPBU dan dibantu oleh :
a. Kepala Urusan Tata Usaha
b. Kepala Subseksi Teknik, Operasi, Keamanan dan Pelayanan Darurat
c. Kelompok Jabatan Fungsional.
Kantor UPBU Mindiptana Kab. Boven Digoel Papua mempunyai tugas
melaksanakan pelayanan jasa kebandarudaraan dan jasa terkait Bandar Udara,
kegiatan keamanan, keselamatan dan ketertiban penerbangan pada Bandar
Udara yang diusahakan secara komersial, serta menyelenggarakan fungsi
sebagai berikut :
a. Pelaksanaan penyusunan rencana dan program;
b. Pelaksanaan pengoperasian fasilitas keselamatan sisi udara dan sisi darat,
dan alat-alat besar Bandar Udara serta fasilitas penunjangnya;
c. Pelaksanaan perawatan dan perbaikan fasilitas keselamatan, sisi udara,
sisi darat dan alat-alat besar Bandar Udara serta fasilitas penunjang;

4
d. Penyiapan pelaksanaan pelayanan pengaturan pergerakan pesawat udara
( Apron Movement Control/ AMC serta penyusunan jadwal penerbangan (
slot time );
e. Pelaksanaan pengamanan pelayanan pengangkutan penumpang, awak
pesawat udara, barang, jinjingan, pos dan kargo serta barang berbahaya
dan senjata;
f. Pelaksanaan pengawasan, pengendalian keamanan dan ketertiban di
lingkungan kerja sama pengoperasian, perawatan dan perbaikan fasilitas
keamanan penerbangan dan pelayanan darurat Bandar Udara;
g. Pelaksanaan kerja sama dan pengembangan usaha jasa
kebandarudaraan dan jasa terkait Bandar Udara;
h. Pelaksanaan pengoperasian dan pelayanan fasilitas terminal penumpang,
kargo dan penunjang serta pengelolaan dan pengendalian hygiene dan
sanitasi;
i. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/ lembaga terkait penyelenggaraan
Bandar Udara;
j. Pelaksanaan urusan keuangan, kepegawaian, ketatausahaan,
kerumahtanggaan, hukum, dan hubungan masyarakat; dan
k. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan.

Struktur Organisasi Kantor UPBU Mindiptana Kab. Boven Digoel Papua


tercantum pada bagan di bawah ini :
Gambar 2.
Struktur Organisasi Kantor UPBU Mindiptana Kab. Boven Digoel Papua

Kepala Kantor

Kasubsie Teknik,
Operasi, Keamanan Kaur Tata Usaha
dan Pelayanan Darurat

Kelompok Jabatan
Fungsional

5
Dalam rangka menyelenggarakan fungsinya, Unit Tata Usaha Kantor
UPBU Mindiptana Kab. Boven Digoel Papua mempunyai tugas yaitu sebagai
antara lain pelaksanaan urusan keuangan, kepegawaian, ketatausahaan,
kerumahtanggaan, hukum dan hubungan masyarakat serta pelaksanaan evaluasi
dan pelaporan. Permasalahan pada Unit Tata Usaha Kantor UPBU Mindiptana
antara lain kesulitan pencarian arsip yang dibutuhkan oleh Pimpinan, keamanan
dalam penyimpanan arsip yang kurang, sarana dan prasarana kearsipan yang
belum memadai serta belum optimalnya kualitas dan kuantitas SDM kearsipan.
Berdasarkan permasalahan tersebut, maka dibutuhkan penataan arsip dari
konvensional menjadi elektronik yang dilakukan melalui beberapa tahapan,
sehingga hal tersebut dapat memberikan kemudahan dalam pencarian arsip yang
dibutuhkan serta terjaminnya keselamatan dan keamanan dalam penyimpanan
arsip.

B. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan


Tujuan proyek perubahan ini terbagi menjadi 3 (tiga) tahapan:
a. Tujuan Jangka Pendek yaitu tujuan yang direncanakan akan dicapai dalam
jangka waktu 60 (enam puluh ) hari terdiri dari :
- Tersedianya arsip elektronik yang telah memuat data yang lengkap;
- Dimanfaatkannya arsip elektronik dalam rangka pelaksanaan tugas di
lingkungan Kantor UPBU Mindiptana; dan
- Pelaksanaan penyimpanan dokumen secara elektronik dengan
menggunakan media google drive.
b. Tujuan Jangka Menengah yaitu tujuan yang direncanakan akan dicapai
dalam kurun waktu antara 6 ( enam ) bulan sampai dengan ( satu ) tahun
terdiri dari :
- Membentuk SDM yang berkualitas dan terampil dalam pengelolaan
arsip;
- Mengoptimalkan pelaksanaan dan pengawasan penyimpanan dokumen
secara elektronik.
c. Tujuan Jangka Panjang yaitu tujuan yang direncanakan akan dicapai dalam
kurun waktu yang lama antara 1 (satu) sampai dengan 2 (dua) tahun terdiri
dari :

6
- Mewujudkan alur distribusi surat yang rapi di Kantor UPBU Mindiptana
Kab. Boven Digoel Papua dan stakeholder terkait serta menata
kearsipan yang aman dan terkendali;
- Dimanfaatkannya arsip elektronik dalam proses pengambilan keputusan
dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi Kantor UPBU
Mindiptana.
Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya proyek perubahan ini adalah
sebagai berikut :
a. Terwujudnya akuntabilitas dan transparansi dalam pelaksanaan reformasi
birokrasi melalui penataan arsip yang dihasilkan, disimpan dan dikelola
Kantor UPBU Mindiptana seperti informasi kinerja Kantor UPBU Mindiptana
berupa Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) dan
Laporan Tahunan juga Laporan Keuangan:
b. Terwujudnya perbaikan kinerja Kantor UPBU Mindiptana, melalui :
1) Penyediaan laporan realisasi keuangan Kantor UPBU Mindiptana
sebagai sarana bagi Kantor UPBU Mindiptana dalam melakukan
evaluasi kinerja ;
2) Ketepatan dalam proses pengambilan keputusan. Pejabat struktural di
lingkungan Kantor UPBU Mindiptana dapat menggunakan arsip dalam
pelaksanaan tugas dan pengambilan keputusan;
3) Penghematan SDM, ruang kearsipan, kertas, tinta cetak dan
penggandaan (Paperless);

C. Ruang Lingkup
Kegiatan-kegiatan penting yang telah dilakukan dalam proyek perubahan
ini meliputi :
a. Koordinasi rencana pelaksanaan proyek perubahan;
b. Pembentukan Tim Kerja;
c. Penyusunan Instruksi Kerja/SOP;
d. Perancangan feature arsip elektronik;
e. Sosialisasi arsip elektronik;
f. Uji coba pelaksanaan proyek perubahan; dan
g. Evaluasi pelaksanaan proyek perubahan.

7
D. Standar/Kriteria Keberhasilan
Kriteria keberhasilan implementasi proyek tersebut antara lain sebagai
berikut :
1. Tersedianya arsip elektronik untuk memberi kemudahan dalam pencarian
arsip yang dapat diakses oleh Pejabat dan Staf di lingkungan Kantor UPBU
Mindiptana Kab. Boven Digoel Papua.
2. Tersedianya panduan penataan arsip secara elektronik
3. Terjaminnya keselamatan dan keamanan dalam penyimpanan arsip.

8
BAB II
DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK

A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek


Arsip sangat diperlukan untuk berbagai kegiatan administrasi dan
manajemen dalam suatu organisasi termasuk di Kantor UPBU Mindiptana Kab.
Boven Digoel Papua. Dalam kegiatan administrasi dan manajemen, arsip
berperan sangat vital sebagai bahan untuk perencanaan, bahan pengawasan dan
pelaporan, bahan utama pengambilan keputusan dan tanpa arsip tidak mungkin
suatu organisasi termasuk Kantor UPBU Mindiptana Kab. Boven Digoel Papua
dapat beroperasi dengan tertib, teratur dan lancar.
Sehubungan dengan hal tersebut, untuk memberikan kemudahan dalam
pelaksanaan tugas Kantor UPBU Mindiptana dalam hal pelaksanaan urusan
keuangan, kepegawaian, ketatausahaan, kerumahtanggaan, hukum dan
hubungan masyarakat serta pelaksanaan evaluasi dan pelaporan, Unit Tata
Usaha Kantor UPBU Mindiptana Kab. Boven Digoel Papua perlu melakukan
penataan arsip secara elektronik dengan metode digitalisasi menggunakan media
google drive.
Beberapa kegiatan utama proyek perubahan ini meliputi koordinasi,
pembentukan tim kerja, penyusunan instruksi kerja/SOP, perancangan fitur arsip
elektronik, sosialisasi, uji coba (pengklasifikasian arsip, pemindaian arsip,
penyesuaian nama file, pembuatan daftar arsip, dan digitalisasi arsip, dan evaluasi
terhadap respon dan feedback.

B. Pelaksanaan Tahap Kegiatan


1. Tahap Persiapan
Tahap persiapan dimulai pada saat pengisian formulir kesepakatan
area perubahan, dimana pada tahap tersebut dapat diidentifikasi
permasalahan apa yang dihadapi dan solusi apa yang harus dilakukan
untuk memenuhi kebutuhan pada Kantor UPBU Mindiptana Kab. Boven
Digoel Papua.
Berdasarkan hasil diskusi antara Kepala Kantor UPBU Mindiptana,
Kepala Urusan Tata Usaha dan Kasubsie Teknik, Operasi, Keamanan dan
Pelayanan Darurat, diperoleh kesimpulan bahwa di Kantor UPBU

9
Mindiptana Kab. Boven Digoel Papua khususnya di Unit Tata Usaha perlu
dilakukan penataan arsip secara elektronik dalam rangka kemudahan
pencarian arsip yang dibutuhkan. Penataan arsip juga bermanfaat dalam
menjamin keamanan dan keselamatan arsip tersebut. Pada tahap ini
dilakukan diskusi dengan beberapa Staf untuk meminta saran dan
masukan dalam perancangan fitur arsip elektronik. Setelah itu disusunlah
proposal yang menjadi rancangan atau gambaran umum mengenai proyek
tersebut, sehingga hasil yang diharapkan akan tercapai.
Proyek perubahan dilaksanakan dalam 2 (dua) tahap, sebagai
berikut :
a. Jangka Pendek
1) Koordinasi dan diskusi dengan Stakeholder untuk penjelasan
rencana proyek perubahan.
2) Pembentukan Tim Kerja Penataan Arsip.
3) Penyusunan instruksi kerja/SOP.
4) Perancangan feature arsip elektronik berupa google drive.
5) Sosialisasi arsip digital.
6) Uji coba terdiri dari : pengklasifikasian arsip, pemindaian
arsip/scanning, penyesuaian nama file/folder, pembuatan daftar
arsip, dan digitalisasi arsip ke dalam google drive.
7) Evaluasi terhadap respon dan feedback tentang proyek perubahan.
b. Jangka Panjang
Apabila penataan arsip secara elektronik di lingkungan Kantor UPBU
Mindiptana Kab. Boven Digeol Papua sudah diterapkan sehingga
semakin memberikan kemudahan dalam pengelolaan data dan
penyajian laporan karena sudah tersimpan secara elektronik.

2. Tahap dan Hasil Pelaksanaan


Pelaksanaan proyek ini meliputi kegiatan-kegiatan yang dirancang dalam
tahapan jangka pendek. Kegiatan tersebut dimulai pada minggu pertama
bulan April 2019, dimana peserta diklat kembali ke Instansinya masing-
masing. Untuk perancangan arsip elektronik telah disusun tim kerja yang
ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala Kantor UPBU Mindiptana.

10
Tahap pelaksanaan proyek secara rinci dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Koordinasi dan diskusi dengan para Pejabat di lingkungan Kantor
UPBU Mindiptana, Staf Tata Usaha dan beberapa staf lainnya.
Diskusi secara informal dilakukan dalam rangka memberikan
penjelasan rencana proyek penataan arsip elektronik. Dari hasil diskusi
diperoleh gambaran bahwa penataan arsip secara elektronik untuk
kurun waktu 1 (satu) sampai dengan 2 (dua) bulan dapat dirancang
menggunakan google drive, karena mudah dalam penggunaannya dan
efisien.

Gambar 3. Tampilan Halaman Muka Arsip Elektronik

11
Gambar 4. Diskusi dengan Staf Unit Tata Usaha Kantor UPBU
Mindiptana

b. Pembentukan Tim Kerja Penataan Arsip Elektronik


Dalam rangka penataan arsip elektronik maka dibentuk tim kerja yang
ditetapkan dengan Surat Keputusan Kepala Kantor UPBU Mindiptana
Kab. Boven Digoel Papua Nomor SK/039/IV/MDP-2019 tanggal 04 April
2019
Tim kerja tersebut dibentuk untuk memperjelas pembagian tugas staf
dalam menjalankan tugas penataan arsip mulai dari pengklasifikasian
arsip sampai dengan proses digitalisasi arsip.
Pembagian tugas ini didasarkan pada kebutuhan pekerjaan yang harus
dilaksanakan antara lain sebagai berikut :
1. Ari Sarbani : sebagai Pimpinan Proyek bertugas mengendalikan
semua kegiatan pelaksanaan proyek.
2. Fransisko Seo Renggo : bertugas menata arsip yang masih manual
berdasarkan klasifikasi jenisnya, memilah dan kemudian memberi
nama file pada arsip tersebut.

12
3. Thomas Minipkoman : bertugas dalam pemindaian/scanning arsip,
memberi nama file dan folder, serta menginput ke dalam google
drive.
4. Christina Balagaize : bertugas membantu memilah dan merapikan
arsip yang telah diinput ke dalam google drive, kemudian
menyusun ke dalam lemari penyimpanan arsip.
Hasil diskusi dengan tim kerja memberi kesimpulan mengenai proses
penataan arsip dan pembagian tugas.

c. Penyusunan Instruksi Kerja/SOP


Penyusunan SOP penataan arsip secara elektronik dilaksanakan pada
tanggal 08 s.d 10 April 2019. Pada awal penyusunan dilakukan diskusi
dengan tim kerja mengenai langkah-langkah yang dilakukan dalam
penataan arsip dari manual menjadi elektronik.
Selanjutnya SOP/Instruksi Kerja digunakan sebagai acuan dalam
pelaksanaan penataan arsip secara elektronik

d. Perancangan Fitur Arsip Elektronik menggunakan Google Drive


Fitur arsip elektronik dirancang sesuai dengan hasil identifikasi
permasalahan mengenai penataan arsip yang selama ini dilakukan.
Pada saat perancangan ini, dilakukan diskusi dengan beberapa Staf.
Diskusi tersebut merupakan kelanjutan diskusi yang dilakukan
sebelumnya pada saat penyusunan rancangan proyek perubahan.
Pada saat pembahasan arsip elektronik tersebut diperoleh informasi
bahwa penataan arsip secara elektronik pada tahap awal dapat
menggunakan google drive. Saat ini media penyimpanan melalui cloud
semakin banyak digunakan dengan berbagai macam pilihan. Salah
satunya adalah google drive mudah digunakan oleh user karena
terintegrasi dengan email dan dapat diakses oleh siapapun sesuai
dengan kebutuhannya.

13
Gambar 5. Fitur Arsip Elektronik Yang Memuat Nama File

e. Sosialisasi Arsip Elektronik


Sosialisasi implementasi penataan arsip elektronik dilakukan kepada
para pegawai di Kantor UPBU Mindiptana. Setelah instruksi kerja/SOP
disetujui oleh Kepala Kantor UPBU Mindiptana, selanjutnya
disosialisasikan kepada staf unit Tata Usaha Kantor UPBU Mindiptana.
Keberhasilan penataan arsip secara elektronik sangat tergantung pada
kejelasan tugas dan tanggung jawab masing-masing staf tersebut.
Sosialisasi penataan arsip dilaksanakan pada tanggal 22 April 2019

14
Gambar 6. Sosialisasi Proyek Perubahan di Kantor UPBU Mindiptana

Gambar 7. Sosialisasi proyek Perubahan di Kantor UPBU Mindiptana

15
f. Uji Coba Penataan Arsip Elektronik
Proses penataan arsip elektronik melibatkan Staf Unit Tata Usaha
Kantor UPBU Mindiptana, dimana pembagian tugasnya berdasarkan
Surat Tugas Tim Kerja Penataan Arsip.
Tahap pertama adalah proses pemilihan/pengklasifikasian arsip,
dimana staf menata arsip berdasarkan klasifikasi jenisnya, memilah
dan memberi nama file pada dokumen arsip manual.

Gambar 8. Pemilihan/Pengklasifikasian Arsip

Tahap kedua adalah proses pemindaian arsip/scanning, dimana arsip


yang telah diklasifikasi berdasarkan jenisnya dilakukan scanning dan
diinput ke dalam google drive.

16
Gambar 9. Pemindaian/Scanning Arsip

Tahap ketiga adalah penyesuaian nama file dan folder, dimana arsip
yang telah selesai discan menjadi softcopy diberi nama file dan
dikelompokkan ke dalam satu folder. File-file yang telah tersusun rapi di
dalam folder diberi nama sesuai jenis klasifikasinya.
Tahap keempat adalah pembuatan daftar arsip, dimana arsip yang
sudah discan dan diberi nama file dan folder disusun dalam google
drive.
Tahap kelima adalah digitalisasi arsip ke dalam google drive. Tampilan
file arsip dilakukan update setiap hari agar seluruh pegawai dapat
dengan mudah mengakses informasi mengenai persuratan. Tim kerja
penataan arsip dapat membagikan/sharing informasi tentang arsip yang
dibutuhkan.
Untuk tahap jangka pendek, penataan arsip secara elektronik
mengutamakan arsip pada periode bulan Januari sampai dengan Mei
2019. Selanjutnya penataan arsip akan dilakukan pada periode bulan
berikutnya.

17
g. Evaluasi terhadap respon dan feedback tentang penataan arsip
elektronik.
Waktu pelaksanaan penataan arsip secara elektronik dapat dilihat pada
tabel berikut :
Gambar 10. Jadwal Pelaksanaan Proyek Perubahan
April 2019 Mei 2019
Kegiatan Output
1 2 3 4 1 2 3 4
1. Koordinasi dan Notulen rapat,
diskusi untuk Hasil
penjelasan rencana identifikasi
proyek perubahan kebutuhan
2. Pembentukan Tim SK Tim efektif
Kerja Penataan Arsip
3. Penyusunan SOP
Instruksi Kerja/SOP
4. Perancangan feature Tampilan
arsip elektronik google drive
berupa google drive
5. Sosialisasi arsip Hasil
elektronik Sosialisasi
6. Uji coba terdiri dari :
 Pemilihan arsip Dokumen
 Pemindaian Hasil Scanner
arsip/scanning
 Penyesuaian Hasil Scanner
nama file
 Pembuatan Hasil Scanner
daftar arsip
 Digitalisasi arsip Arsip
berupa google Elektronik
drive
7. Evaluasi terhadap Hasil survey
respon dan feedback

18
dari pelaksanaan
proyek perubahan

Gambar 11. Evaluasi dan Sosialisasi

C. Analisa Peran dan Pengaruh Stakeholder


1. Stakeholder Internal
Pengertian stakeholder internal adalah orang-orang yang dilibatkan dalam
tim kerja penataan arsip elektronik di Kantor UPBU Mindiptana. Pada
tahap perencanaan proyek perubahan, staf sebanyak 2 (dua) orang di Unit
Tata Usaha Kantor UPBU Mindiptana akan dilibatkan dalam tim kerja.
Selanjutnya pada saat pelaksanaan proyek perubahan, selain 2 (dua)
orang staf dimaksud juga dibantu oleh 2 (dua) orang tenaga kontrak.
Penanggung jawab bertugas untuk memberikan arahan mengenai
penataan arsip secara elektronik di Kantor UPBU Mindiptana dan
menjamin bahwa pelaksanaan penataan arsip secara elektronik telah
sesuai dengan arah dan tujuan proyek perubahan.
Ketua Tim dibantu dengan Anggota Tim bertugas untuk mengelola
pelaksanaan penataan arsip secara elektronik. Pengelolaan tersebut
19
meliputi tahap koordinasi perancangan fitur arsip elektronik, penyusunan
instruksi kerja/SOP sampai dengan tahap uji coba penataan arsip ke
dalam google drive.

2. Stakeholder Eksternal
Pengertian stakeholder eksternal adalah orang-orang yang tidak terlibat
secara langsung dalam tim kerja tetapi memberikan saran dan masukan
terhadap proyek perubahan tersebut.
Stakeholder eksternal dari proyek perubahan ini antara lain :

a. Unit Urusan Tata Usaha, berperan sebagai user dan memberikan


masukan terhadap proyek perubahan. Sebagai stake holder yang
berlaku sebagai stake holder pendukung ( positif ) proyek perubahan
karena dampak langsung dari proyek perubahan ini dapat
dimanfaatkan dalam efisiensi dan efektivitas pentaan arsip. Selain itu
mereka juga sebagai penggerak dan penerima manfaat langsung dari
penataan arsip tersebut. Selama proses mengidentifikasi kebutuhan
data, juga melibatkan pihak tersebut untuk mengetahui arsip apa saja
yang harus disimpan dalam bentuk arsip elektronik dan
mengidentifikasi kemudahan akses pencarian arsip tersebut.
b. Sub seksie Teknik, Operasi, Keamanan dan Pelayanan Darurat,
sebagai stake holder penghambat ( negative ), harus mengubah pola
kerja mengikuti proses sampai dengan diterapkannya SOP dan
pentaan arsip elektronik. Untuk menghilangkan sebagai stake holder
penghambat diperlukan koordinasi tentang keterkaitan proyek
perubahan ini dengan sub seksi TOKPD sehingga menjadi stake holder
pendukung.
c. Kelompok jabatan fungsional sebagai stake holder penghambat (
negative ), harus mengubah pola kerja mengikuti proses sampai
dengan diterapkannya SOP dan penataan arsip elektronik. Untuk
menghilangkan sebagai stake holder penghambat diperlukan
koordinasi tentang keterkaitan proyek perubahan ini dengan kelompok
Jabatan Fungsional sehingga menjadi stake holder pendukung.

20
Tabel 1. Pemetaaan Stakeholder Internal

PENGARUH KEPENTINGAN
STAKEHOLDER
Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah

1. Mentor Tinggi Tinggi Tinggi Tinggi


INTERNAL

2. Coach Tinggi Tinggi Tinggi Tinggi

3. Tim Efektif Tinggi Tinggi Tinggi Tinggi

Tabel 2. Pemetaaan Stakeholder Eksternal

PENGARUH KEPENTINGAN
STAKEHOLDER
Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah

1. Unit Urusan Tinggi Tinggi Tinggi Tinggi


Tata Usaha
EKSTERNAL

2. SubseksiTOKP Tinggi Tinggi Rendah Tinggi


D

3. Kelompok Tinggi Tinggi Rendah Tinggi


Jabfung

3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder


Peran para stakeholder dalam proyek perubahan ini sangat berpengaruh.
Cara mengoptimalkan peran tersebut di setiap tahap penataan arsip
secara elektronik antara lain sebagai berikut :
a. Koordinasi dan Diskusi mengenai identifikasi kebutuhan penataan arsip
elektronik.
b. Pembentukan tim kerja penataan arsip secara elektronik di kantor
UPBU Mindiptana
21
c. Penyusunan instruksi kerja/SOP penataan arsip secara elektronik
d. Perancangan fitur arsip elektronik menggunakan google drive
e. Sosialisasi penataan arsip secara elektronik.
f. Uji coba terdiri dari : pemilihan/pengklasifikasian arsip,
pemindaian/scanning arsip, pemberian nama file, pemberian nama
folder, dan arsip elektronik.
g. Evaluasi terhadap respon dan feedback terhadap proyek perubahan
tersebut.
4. Kendala Internal dan Eksternal
Dalam pelaksanaan proyek perubahan terdapat kendala yang dihadapi
baik dari pihak internal maupun pihak eksternal. Kendala-kendala tersebut
antara lain :
a. Perubahan pola kerja dari yang semula manual menjadi elektronik
membutuhkan waktu yang cukup lama. Beberapa staf belum familiar
dengan fitur arsip elektronik dan kurang memahami bagaimana cara
mengakses informasi persuratan melalui arsip elektronik tersebut
karena terbiasa dengan proses manual.
b. Akses internet yang terbatas kapasitasnya dan sering terjadi gangguan.

5. Strategi Mengatasi Masalah


Beberapa strategi yang dilakukan dalam mengatasi masalah tersebut
antara lain :
a. Tim kerja lebih banyak melakukan koordinasi dan diskusi dalam proses
perancangan fitur arsip elektronik kepada seluruh pegawai di Kantor
UPBU Mindiptana agar membiasakan diri dengan perubahan.
b. Apabila akses internet terganggu maka dapat menggunakan media
lainnya antara lain handphone atau tablet dengan menggunakan paket
internet atau wifi.

6. Capaian (Output)
Dalam pelaksanaan implementasi proyek perubahan ini, terdapat
beberapa hal yang menjadi indikator keberhasilan antara lain :
a. Kemudahan menemu kembali / pencarian arsip melalui penataan arsip
secara elektronik.

22
Media penyimpanan arsip elektronik menggunakan google drive sangat
mudah digunakan oleh user karena sudah terintegrasi dengan email
dan dapat diakses oleh siapapun selama terkoneksi dengan jaringan
internet.
b. Terjaminnya keselamatan dan keamanan dalam penyimpanan arsip.
Arsip yang telah disimpan dalam google drive dapat terjamin
keamanannya dan dapat diakses kapanpun dan dimanapun. Semua
data mengenai arsip sudah tersimpan secara elektronik. Apabila terjadi
kemungkinan kehilangan dokumen/arsip manual maka sudah ada
backup berupa arsip elektronik.
c. Arsip elektronik yang terdapat pada media penyimpanan google drive
sudah dimanfaatkan untuk menyimpan dokumen arsip pada periode
Januari s,d Mei 2019. Arsip disimpan dalam google drive tersebut terdiri
dari :
1) Surat Masuk Tahun 2017 s/d 2019
2) Surat keluar Tahun 2018 dan 2019
3) Dokumen DIPA Tahun 2017 s/d 2019
4) Data Pegawai Kantor UPBU Mindiptana
5) SPM Belanja Pegawai dan Belanja Barang Tahun 2019
6) Dokumen Sakip Tahun 2017 dan 2018
7) Peraturan- peraturan
Meskipun target pencapaian penataan arsip secara elektronik adalah
arsip pada periode Januari sampai dengan Mei 2019, tetapi beberapa
arsip pada Tahun sebelumnya telah disimpan dalam arsip elektronik
tersebut dan ke depannya seluruh arsip akan dilakukan klasifisasi dan
scanning untuk selanjutnya dimasukkan ke dalam arsip elektronik.
Penataan arsip secara elektronik di Kantor UPBU Mindiptana
manfaatnya sudah mulai dapat dirasakan oleh pejabat dan pegawai
Kantor UPBU Mindiptana. Manfaat arsip elektronik tersebut dirasakan
dapat memberi kemudahan dalam pencarian akses informasi
persuratan dan selanjutnya untuk pengambilan keputusan pimpinan.
Beberapa manfaat yang diperoleh dapat dilihat dari testimoni berikut ini
:

23
Gambar 11. Testimoni Daniel Kawin – Kepala Urusan Tata Usaha

24
Gambar 12. Testimoni Jakobus Anjom – Kasubsie TOKPS

Gambar 13. Testimoni Sirajudin – Penyusun Rencana dan Program

25
7. Instrumen Monitoring yang Digunakan

Implementasi proyek penataan arsip secara elektronik di kantor UPBU


Mindiptana diharapkan tidak berhenti sampai dengan Diklat Kepemimpinan
Tingkat IV selesai.
Penataan arsip tersebut diharapkan sudah melekat dalam pelaksanaan
tugas dan fungsi pada Unit Tata Usaha Kantor UPBU Mindiptana dalam
mengelola arsip .
Instrumen monitoring yang digunakan adalah melakukan koordinasi email
dalam bentuk testimoni, sebagai evaluasi untuk masukan ke depan.
a. Instrumen monitoring selanjutnya adalah melalui Rapat dengan Tim
Kerja, untuk memperoleh masukan dan saran dalam rangka perbaikan
dan pengembangan ke depan.
b. Pembuatan kuesioner yang diperuntukkan bagi pejabat dan pegawai di
Kantor UPBU Mindiptana.

Hasil Kuesioner yang dibagikan kepada 15 orang responden stakeholder


yang terdiri pada Pejabat dan pegawai Kantor UPBU Mindiptana secara
acak adalah sebagai berikut :

Gambar 14. Hasil Kuesioner

STS TS RR S SS
No Pernyataan
1 2 3 4 5
Seluruh pegawai di unit kerja
Bapak/Ibu sudah mendapatkan
1 10 5
sosialisasi penataan arsip secara
elektronik
Unit kerja Bapak/Ibu memiliki SOP
2 2 10 3
pengelolaan arsip secara elektronik
Arsip di Kantor UPBU Mindiptana
3 sudah tersusun dalam folder file 2 5 8
yang mudah dipahami
Informasi yang disediakan tentang
surat menyurat disampaikan oleh
4 2 8 5
Unit Tata Usaha ke seluruh Unit
kantor UPBU Mindiptana

26
Setiap pegawai dapat menggunakan
5 fasilitas pencarian arsip melalui 14 1
computer di meja kerjanya
Informasi yang disediakan
6 disampaikan tepat waktu oleh Unit 3 12
Tata Usaha
Informasi tentang klasifikasi surat
7 disampaikan jelas oleh Unit Tata 15
Usaha
Prosedur pencarian arsip lebih
8 13 2
mudah dipahami
Kecepatan penggunaan pada
9 15
pencarian arsip cukup efektif
Pedoman teknis terkait
10 15
penyimpanan arsip mudah dipahami

Dari hasil kuesioner di atas dapat disimpulkan antara lain :


1. Seluruh pegawai di Kantor UPBU Mindiptana telah mendapatkan
sosialisasi tentang penataan arsip secara elektronik. Dengan penataan
arsip tersebut maka kecepatan pencarian arsip cukup efektif.
2. Informasi yang tersedia mengenai arsip sudah jelas dan terjalin
komunikasi terbuka dalam urusan surat menyurat.

27
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN

Proyek perubahan dalam rangka Diklat Kepemimpinan Tingkat IV telah


menjadi sarana bagi para peserta diklat dalam mengimplementasikan teknis
kepemimpinan. Peserta diklat banyak mendapatkan pengetahuan baru melalui
kegiatan visitasi ke beberapa tempat yang berpotensi dalam pengelolaan
perubahan di lingkungannya. Hal tersebut memberikan banyak masukan dan ide-
ide baru mengenai pengelolaan proyek perubahan. Pengelolaan proyek
perubahan yang melibatkan pihak internal dan eksternal, membutuhkan
kemampuan dalam berkomunikasi dan bernegosiasi.
Terwujudnya penataan arsip secara elektronik yang menjadi area
pengembangan proyek perubahan tersebut memberikan manfaat dan kepuasan
tersendiri bagi para peserta diklat. Komunikasi secara intensif dibutuhkan selama
pelaksanaan proyek perubahan agar mendapat dukungan dari para stakeholder.
Metode komunikasi yang digunakan dapat berupa komunikasi formal maupun
informal. Dengan komunikasi tersebut diharapkan dapat memperoleh banyak
masukan, saran dan kritikan yang membantu proses pelaksanaan proyek
perubahan tersebut.
Selanjutnya tahap yang paling penting dalam proyek perubahan ini adalah
menjaga keberlangsungan penataan arsip secara elektronik di Kantor UPBU
Mindiptana agar tetap berjalan secara berkesinambungan. Pada tahap awal
implementasi diperlukan koordinasi dan diskusi dengan pegawai setiap saat untuk
membiasakan pegawai dalam merubah pola kerja yang semula manual menjadi
elektronik. Sosialisasi kepada pegawai di Kantor UPBU Mindiptana akan terus
dilakukan dalam bentuk pendekatan personal.
Tantangan terbesar dari pelaksanaan proyek perubahan ini adalah
bagaimana menjaga keberlangsungan proyek perubahan agar tetap fokus dalam
pelaksanaannya baik jangka menengah dan jangka panjang. Selanjutnya
bagaimana mengelola pegawai agar tetap konsisten dan berkesinambungan
dalam melaksanakan tugasnya.

28