1
5. Tim Efektif pada Kantor UPBU Mindiptana yang telah banyak membantu
pada proyek perubahan ini.
2
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
3
Gambar 1. Lokasi UPBU Mindiptana
4
d. Penyiapan pelaksanaan pelayanan pengaturan pergerakan pesawat udara
( Apron Movement Control/ AMC serta penyusunan jadwal penerbangan (
slot time );
e. Pelaksanaan pengamanan pelayanan pengangkutan penumpang, awak
pesawat udara, barang, jinjingan, pos dan kargo serta barang berbahaya
dan senjata;
f. Pelaksanaan pengawasan, pengendalian keamanan dan ketertiban di
lingkungan kerja sama pengoperasian, perawatan dan perbaikan fasilitas
keamanan penerbangan dan pelayanan darurat Bandar Udara;
g. Pelaksanaan kerja sama dan pengembangan usaha jasa
kebandarudaraan dan jasa terkait Bandar Udara;
h. Pelaksanaan pengoperasian dan pelayanan fasilitas terminal penumpang,
kargo dan penunjang serta pengelolaan dan pengendalian hygiene dan
sanitasi;
i. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/ lembaga terkait penyelenggaraan
Bandar Udara;
j. Pelaksanaan urusan keuangan, kepegawaian, ketatausahaan,
kerumahtanggaan, hukum, dan hubungan masyarakat; dan
k. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan.
Kepala Kantor
Kasubsie Teknik,
Operasi, Keamanan Kaur Tata Usaha
dan Pelayanan Darurat
Kelompok Jabatan
Fungsional
5
Dalam rangka menyelenggarakan fungsinya, Unit Tata Usaha Kantor
UPBU Mindiptana Kab. Boven Digoel Papua mempunyai tugas yaitu sebagai
antara lain pelaksanaan urusan keuangan, kepegawaian, ketatausahaan,
kerumahtanggaan, hukum dan hubungan masyarakat serta pelaksanaan evaluasi
dan pelaporan. Permasalahan pada Unit Tata Usaha Kantor UPBU Mindiptana
antara lain kesulitan pencarian arsip yang dibutuhkan oleh Pimpinan, keamanan
dalam penyimpanan arsip yang kurang, sarana dan prasarana kearsipan yang
belum memadai serta belum optimalnya kualitas dan kuantitas SDM kearsipan.
Berdasarkan permasalahan tersebut, maka dibutuhkan penataan arsip dari
konvensional menjadi elektronik yang dilakukan melalui beberapa tahapan,
sehingga hal tersebut dapat memberikan kemudahan dalam pencarian arsip yang
dibutuhkan serta terjaminnya keselamatan dan keamanan dalam penyimpanan
arsip.
6
- Mewujudkan alur distribusi surat yang rapi di Kantor UPBU Mindiptana
Kab. Boven Digoel Papua dan stakeholder terkait serta menata
kearsipan yang aman dan terkendali;
- Dimanfaatkannya arsip elektronik dalam proses pengambilan keputusan
dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi Kantor UPBU
Mindiptana.
Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya proyek perubahan ini adalah
sebagai berikut :
a. Terwujudnya akuntabilitas dan transparansi dalam pelaksanaan reformasi
birokrasi melalui penataan arsip yang dihasilkan, disimpan dan dikelola
Kantor UPBU Mindiptana seperti informasi kinerja Kantor UPBU Mindiptana
berupa Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) dan
Laporan Tahunan juga Laporan Keuangan:
b. Terwujudnya perbaikan kinerja Kantor UPBU Mindiptana, melalui :
1) Penyediaan laporan realisasi keuangan Kantor UPBU Mindiptana
sebagai sarana bagi Kantor UPBU Mindiptana dalam melakukan
evaluasi kinerja ;
2) Ketepatan dalam proses pengambilan keputusan. Pejabat struktural di
lingkungan Kantor UPBU Mindiptana dapat menggunakan arsip dalam
pelaksanaan tugas dan pengambilan keputusan;
3) Penghematan SDM, ruang kearsipan, kertas, tinta cetak dan
penggandaan (Paperless);
C. Ruang Lingkup
Kegiatan-kegiatan penting yang telah dilakukan dalam proyek perubahan
ini meliputi :
a. Koordinasi rencana pelaksanaan proyek perubahan;
b. Pembentukan Tim Kerja;
c. Penyusunan Instruksi Kerja/SOP;
d. Perancangan feature arsip elektronik;
e. Sosialisasi arsip elektronik;
f. Uji coba pelaksanaan proyek perubahan; dan
g. Evaluasi pelaksanaan proyek perubahan.
7
D. Standar/Kriteria Keberhasilan
Kriteria keberhasilan implementasi proyek tersebut antara lain sebagai
berikut :
1. Tersedianya arsip elektronik untuk memberi kemudahan dalam pencarian
arsip yang dapat diakses oleh Pejabat dan Staf di lingkungan Kantor UPBU
Mindiptana Kab. Boven Digoel Papua.
2. Tersedianya panduan penataan arsip secara elektronik
3. Terjaminnya keselamatan dan keamanan dalam penyimpanan arsip.
8
BAB II
DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK
9
Mindiptana Kab. Boven Digoel Papua khususnya di Unit Tata Usaha perlu
dilakukan penataan arsip secara elektronik dalam rangka kemudahan
pencarian arsip yang dibutuhkan. Penataan arsip juga bermanfaat dalam
menjamin keamanan dan keselamatan arsip tersebut. Pada tahap ini
dilakukan diskusi dengan beberapa Staf untuk meminta saran dan
masukan dalam perancangan fitur arsip elektronik. Setelah itu disusunlah
proposal yang menjadi rancangan atau gambaran umum mengenai proyek
tersebut, sehingga hasil yang diharapkan akan tercapai.
Proyek perubahan dilaksanakan dalam 2 (dua) tahap, sebagai
berikut :
a. Jangka Pendek
1) Koordinasi dan diskusi dengan Stakeholder untuk penjelasan
rencana proyek perubahan.
2) Pembentukan Tim Kerja Penataan Arsip.
3) Penyusunan instruksi kerja/SOP.
4) Perancangan feature arsip elektronik berupa google drive.
5) Sosialisasi arsip digital.
6) Uji coba terdiri dari : pengklasifikasian arsip, pemindaian
arsip/scanning, penyesuaian nama file/folder, pembuatan daftar
arsip, dan digitalisasi arsip ke dalam google drive.
7) Evaluasi terhadap respon dan feedback tentang proyek perubahan.
b. Jangka Panjang
Apabila penataan arsip secara elektronik di lingkungan Kantor UPBU
Mindiptana Kab. Boven Digeol Papua sudah diterapkan sehingga
semakin memberikan kemudahan dalam pengelolaan data dan
penyajian laporan karena sudah tersimpan secara elektronik.
10
Tahap pelaksanaan proyek secara rinci dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Koordinasi dan diskusi dengan para Pejabat di lingkungan Kantor
UPBU Mindiptana, Staf Tata Usaha dan beberapa staf lainnya.
Diskusi secara informal dilakukan dalam rangka memberikan
penjelasan rencana proyek penataan arsip elektronik. Dari hasil diskusi
diperoleh gambaran bahwa penataan arsip secara elektronik untuk
kurun waktu 1 (satu) sampai dengan 2 (dua) bulan dapat dirancang
menggunakan google drive, karena mudah dalam penggunaannya dan
efisien.
11
Gambar 4. Diskusi dengan Staf Unit Tata Usaha Kantor UPBU
Mindiptana
12
3. Thomas Minipkoman : bertugas dalam pemindaian/scanning arsip,
memberi nama file dan folder, serta menginput ke dalam google
drive.
4. Christina Balagaize : bertugas membantu memilah dan merapikan
arsip yang telah diinput ke dalam google drive, kemudian
menyusun ke dalam lemari penyimpanan arsip.
Hasil diskusi dengan tim kerja memberi kesimpulan mengenai proses
penataan arsip dan pembagian tugas.
13
Gambar 5. Fitur Arsip Elektronik Yang Memuat Nama File
14
Gambar 6. Sosialisasi Proyek Perubahan di Kantor UPBU Mindiptana
15
f. Uji Coba Penataan Arsip Elektronik
Proses penataan arsip elektronik melibatkan Staf Unit Tata Usaha
Kantor UPBU Mindiptana, dimana pembagian tugasnya berdasarkan
Surat Tugas Tim Kerja Penataan Arsip.
Tahap pertama adalah proses pemilihan/pengklasifikasian arsip,
dimana staf menata arsip berdasarkan klasifikasi jenisnya, memilah
dan memberi nama file pada dokumen arsip manual.
16
Gambar 9. Pemindaian/Scanning Arsip
Tahap ketiga adalah penyesuaian nama file dan folder, dimana arsip
yang telah selesai discan menjadi softcopy diberi nama file dan
dikelompokkan ke dalam satu folder. File-file yang telah tersusun rapi di
dalam folder diberi nama sesuai jenis klasifikasinya.
Tahap keempat adalah pembuatan daftar arsip, dimana arsip yang
sudah discan dan diberi nama file dan folder disusun dalam google
drive.
Tahap kelima adalah digitalisasi arsip ke dalam google drive. Tampilan
file arsip dilakukan update setiap hari agar seluruh pegawai dapat
dengan mudah mengakses informasi mengenai persuratan. Tim kerja
penataan arsip dapat membagikan/sharing informasi tentang arsip yang
dibutuhkan.
Untuk tahap jangka pendek, penataan arsip secara elektronik
mengutamakan arsip pada periode bulan Januari sampai dengan Mei
2019. Selanjutnya penataan arsip akan dilakukan pada periode bulan
berikutnya.
17
g. Evaluasi terhadap respon dan feedback tentang penataan arsip
elektronik.
Waktu pelaksanaan penataan arsip secara elektronik dapat dilihat pada
tabel berikut :
Gambar 10. Jadwal Pelaksanaan Proyek Perubahan
April 2019 Mei 2019
Kegiatan Output
1 2 3 4 1 2 3 4
1. Koordinasi dan Notulen rapat,
diskusi untuk Hasil
penjelasan rencana identifikasi
proyek perubahan kebutuhan
2. Pembentukan Tim SK Tim efektif
Kerja Penataan Arsip
3. Penyusunan SOP
Instruksi Kerja/SOP
4. Perancangan feature Tampilan
arsip elektronik google drive
berupa google drive
5. Sosialisasi arsip Hasil
elektronik Sosialisasi
6. Uji coba terdiri dari :
Pemilihan arsip Dokumen
Pemindaian Hasil Scanner
arsip/scanning
Penyesuaian Hasil Scanner
nama file
Pembuatan Hasil Scanner
daftar arsip
Digitalisasi arsip Arsip
berupa google Elektronik
drive
7. Evaluasi terhadap Hasil survey
respon dan feedback
18
dari pelaksanaan
proyek perubahan
2. Stakeholder Eksternal
Pengertian stakeholder eksternal adalah orang-orang yang tidak terlibat
secara langsung dalam tim kerja tetapi memberikan saran dan masukan
terhadap proyek perubahan tersebut.
Stakeholder eksternal dari proyek perubahan ini antara lain :
20
Tabel 1. Pemetaaan Stakeholder Internal
PENGARUH KEPENTINGAN
STAKEHOLDER
Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah
PENGARUH KEPENTINGAN
STAKEHOLDER
Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah
6. Capaian (Output)
Dalam pelaksanaan implementasi proyek perubahan ini, terdapat
beberapa hal yang menjadi indikator keberhasilan antara lain :
a. Kemudahan menemu kembali / pencarian arsip melalui penataan arsip
secara elektronik.
22
Media penyimpanan arsip elektronik menggunakan google drive sangat
mudah digunakan oleh user karena sudah terintegrasi dengan email
dan dapat diakses oleh siapapun selama terkoneksi dengan jaringan
internet.
b. Terjaminnya keselamatan dan keamanan dalam penyimpanan arsip.
Arsip yang telah disimpan dalam google drive dapat terjamin
keamanannya dan dapat diakses kapanpun dan dimanapun. Semua
data mengenai arsip sudah tersimpan secara elektronik. Apabila terjadi
kemungkinan kehilangan dokumen/arsip manual maka sudah ada
backup berupa arsip elektronik.
c. Arsip elektronik yang terdapat pada media penyimpanan google drive
sudah dimanfaatkan untuk menyimpan dokumen arsip pada periode
Januari s,d Mei 2019. Arsip disimpan dalam google drive tersebut terdiri
dari :
1) Surat Masuk Tahun 2017 s/d 2019
2) Surat keluar Tahun 2018 dan 2019
3) Dokumen DIPA Tahun 2017 s/d 2019
4) Data Pegawai Kantor UPBU Mindiptana
5) SPM Belanja Pegawai dan Belanja Barang Tahun 2019
6) Dokumen Sakip Tahun 2017 dan 2018
7) Peraturan- peraturan
Meskipun target pencapaian penataan arsip secara elektronik adalah
arsip pada periode Januari sampai dengan Mei 2019, tetapi beberapa
arsip pada Tahun sebelumnya telah disimpan dalam arsip elektronik
tersebut dan ke depannya seluruh arsip akan dilakukan klasifisasi dan
scanning untuk selanjutnya dimasukkan ke dalam arsip elektronik.
Penataan arsip secara elektronik di Kantor UPBU Mindiptana
manfaatnya sudah mulai dapat dirasakan oleh pejabat dan pegawai
Kantor UPBU Mindiptana. Manfaat arsip elektronik tersebut dirasakan
dapat memberi kemudahan dalam pencarian akses informasi
persuratan dan selanjutnya untuk pengambilan keputusan pimpinan.
Beberapa manfaat yang diperoleh dapat dilihat dari testimoni berikut ini
:
23
Gambar 11. Testimoni Daniel Kawin – Kepala Urusan Tata Usaha
24
Gambar 12. Testimoni Jakobus Anjom – Kasubsie TOKPS
25
7. Instrumen Monitoring yang Digunakan
STS TS RR S SS
No Pernyataan
1 2 3 4 5
Seluruh pegawai di unit kerja
Bapak/Ibu sudah mendapatkan
1 10 5
sosialisasi penataan arsip secara
elektronik
Unit kerja Bapak/Ibu memiliki SOP
2 2 10 3
pengelolaan arsip secara elektronik
Arsip di Kantor UPBU Mindiptana
3 sudah tersusun dalam folder file 2 5 8
yang mudah dipahami
Informasi yang disediakan tentang
surat menyurat disampaikan oleh
4 2 8 5
Unit Tata Usaha ke seluruh Unit
kantor UPBU Mindiptana
26
Setiap pegawai dapat menggunakan
5 fasilitas pencarian arsip melalui 14 1
computer di meja kerjanya
Informasi yang disediakan
6 disampaikan tepat waktu oleh Unit 3 12
Tata Usaha
Informasi tentang klasifikasi surat
7 disampaikan jelas oleh Unit Tata 15
Usaha
Prosedur pencarian arsip lebih
8 13 2
mudah dipahami
Kecepatan penggunaan pada
9 15
pencarian arsip cukup efektif
Pedoman teknis terkait
10 15
penyimpanan arsip mudah dipahami
27
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
28