BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Kantor Camat Hulu Gurung adalah salah satu satuan kerja daerah

pemerintahan daerah pemerintahan Kabupaten Kapuas Hulu, Kantor Camat Hulu

Gurung Terletak dijalan lintas selatan Km 117. Pada Kantor Camat Hulu Gurung

memerlukan suatu aplikasi yang berguna untuk surat masuk dan surat keluar

terutama dalam pengisian jurnal surat masuk dan surat keluar.

Berikut ini merupakan pembahasan mengenai tinjauan Kantor Camat Hulu

Gurung berdasarkan sejarah, struktur organisasi, fungsi serta tanggung jawabnya.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Kantor Kecamatan Hulu Gurung yang resmi berdiri pada tahun 1969

merupakan pemekaran dari Kecamatan Jongkong dengan nama awal Kecamatan

Embau Hilir yng berkedudukan awal di Nanga Lidi. pada tahun 1975 ibu kota

kecamatan pindah dari Nanga Lidi ke Nanga Tepuai, kepala Camat pertama yang

memimpin Kecamatan Hulu Gurung yaitu Gusti Yakub Kasnah. Kantor Camat

Hulu gurung sudah dipimpin 14 Camat yaitu Gusti Yakub Kasnah, Agus Ismail

Yunan, Hanafi Abu Bakar, Ba., Jumadi.Ba, Sutitno, Marwan.Ba, Drs.Syarif Umar

Al-Qadri, Marwan.S.Sos, Drs.Mus Surtadi, Drs.Syamsul Arifin, Drs.Azhari, A.M.

Nasir,S.Sos, Drs.H. Iwan Setiawan,M.Si, Drs.H. Baharudin.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Pada dasarnya setiap Kantor Camat memiliki struktur organisasi yang secara rinci

menjelaskan mengenai tugas, tanggung jawab, wewenang dan tanggung jawab

33
 34

tiap-tiap fungsi yang terdapat didalamnya. Dengan dibentuknya struktur

organisasi dimaksudkan agar dapat mengarahkan semua pegawai Kantor dalam

menjalankan tugasnya untuk mencapai tujuan yang di inginkan. Berikut struktur

instansi Kantor Camat Hulu Gurung:

Sumber: Dokumentasi Kantor Camat Hulu Gurung (2017)

Gambar III.1. Struktur Kantor Camat Hulu Gurung (2016-2020)

Adapun tugas, tanggung jawab, wewenang dan tanggung jawab tiap-tiap

bagian dari struktur organisasi :

1. Camat

Kantor Camat dipimpin oleh seorang yang disebut Camat. Camat berfungsi

sebagai memimpin penyelenggaraan pemerintahan Kecamatan dan pelaksanaan

pemberian pelayanan umum kepada masyarakat yang sesuai dengan ketentuan dan

pedoman yang berlaku serta berdasarkan pelimpahan wewenang yang diberikan

oleh Bupati serta penyelenggaraan koordinasi atas pelaksanaan urusan-urusan

 35

yang menjadi tugasnya agar tugas pokok dan fungsi Camat dapat terlaksana lebih

efesien dan efektif.

Tanggung jawab Camat sebagai berikut :

a. Pelaksana program kerja dan kegiatan Kecamatan secara efesien dan efektif.

b. Pengkoordinasi pelaksanaan tugas-tugas Kecamatan.

c. Pengendali kegiatan yang dilaksanakan Kecamatan.

d. Pelaksana pembinaan terhadap para bawahan.

2. Seketaris Camat

Seketaris Camat berfungsi Membantu Camat dalam menyusun program kerja,

administrasi kepegawaian, organisasi dan tata laksana, perlengkapan rumah

tangga Kecamatan dan keuangan berdasarkan ketentuan dan pedoman yang

berlaku agar tugas pokok dan fungsi Sekretaris Kecamatan dapat terlaksana lebih

efesien dan efektif.

Tanggung jawab Seketaris Camat :

a. Pelaksana rencana kerja Sekretariat Kecamatan secara efisien dan efektif.

b. Pelaksana pembinaan terhadap para bawahan.

3. Penata laporan keuangan

Penata laporan keuangan dipimpin oleh seorang Kasubbag Keuangan.

Berfungsi mengelola adminstrasi keuangan dan menyusun laporan keuangan

dengan menggunakan teknik dan metode yang sesuai dengan ketentuan dan

pedoman yang berlaku agar tugas pokok dan fungsi Penata Laporan Keuangan

dapat terlaksana lebih efisien dan efektif .

Tanggung jawab Penata Laporan Keuangan :

a. Ketepatan dalam hal menghimpun data dan bahan.

 36

b. Kebenaran dalam mengumpulkan dan mengolah data dan bahan.

c. Kebenaran dalam menyimpan, memelihara data dan bahan.

d. Kebenaran dalam menyampaikan data dan bahan.

e. Kerapian dan kebenaran didalam pengetikan surat/naskah dinas, dan

terjaminnyarahasia hasil kerja.

4. Bagian kesejahteraan Rakyat

Bagian Kesejahteraan Rakyat di pimpin oleh seseorang Kepala Bagian

Kesejahteraan Rakyat.Bagian kesejahteraan rakyat berfungsi Membantu Camat

dalam rangka mengumpul dan mengolah bahan kegiatan kesejahteraan rakyat

dalam wilayah Kecamatan yang sesuai dengan ketentuan dan pedoman yang

berlaku agar tugas pokok dan fungsi Kepala Bagian Kesejahteraan Rakyat dapat

terlaksana lebih efesien dan efektif.

Tanggung jawab Bagian Kesejahteraan Rakyat :

a. Terlaksananya rencana kerja Bagian Kesejahteraan Rakyat secara efisien

dan efektif.

b. Terlaksananya pembinaan terhadap para bawahan.

c. Ketepatan, kebenaran, dan keamanan hasil kerja.

d. Ketepatan, kebenaran dan kelayakan penggunaan bahan kerja.

e. Ketepatan dan kebenaran penggunaan perangkat kerja.

5. Bagian pemerintahan

BagianPemerintahan di pimpin oleh seorang Kepala Bagian Pemerintahan.

Fungsi Bagian pemerintahan adalah Membantu Camat dalam rangka mengumpul

dan mengolah bahan kegiatan pemerintahan dalam wilayah kerja Kecamatan yang
 37

sesuai dengan ketentuan dan pedoman yang berlaku agar tugas pokok dan fungsi

Kepala Bagian Pemerintahan dapat terlaksana lebih efektif

Tanggung jawab BagianPemerintahan :

a. Terlaksananya rencana kerja Bagian Pemerintahan secara efisien dan efektif .

b. Terlaksananya pembinaan terhadap para bawahan.

c. Ketepatan, kebenaran, dan keamanan hasil kerja.

d. Ketepatan, kebenaran dan kelayakan penggunaan bahan kerja.

6. Bagian Ekonomi dan Pembangunan

BagianEkonomi dan Pembangunan di pimpin oleh seorang kepala Bagian

Ekonomi dan Pembangunan. Fungsi Bagian Ekonomi dan Pembangunan adalah

Membantu Camat dalam rangka mengumpul dan mengolah bahan kegiatan

perekonomian dan pembangunan dalam wilayah Kecamatan yang sesuai dengan

ketentuan dan pedoman yang berlaku agar tugas pokok dan fungsi Kepala Bagian

Ekonomi dan Pembangunan dapat terlaksana lebih efesien dan efektif.

Tanggung jawab Bagian Ekonomi Dan Pembangunan :

a. Terlaksananya rencana kerja Bagian Ekonomi dan Pembangunan secara

efisien dan efektif

b. Terlaksananya pembinaan terhadap para bawahan.

c. Ketepatan, kebenaran, dan keamanan hasil kerja

d. Ketepatan, kebenaran dan kelayakan penggunaan bahan kerja.

e. Ketepatan dan kebenaran penggunaan perangkat kerja.

 38

7. Bagian Ketentraman Dan Ketertiban Umum

Bagian ketentraman dan ketertiban umum dipimpin oleh seorang kepala

Bagianketentraman dan ketertiban umum. Fungsi Bagian ketentrman dan

ketertiban umumadalah Membantu Camat dalam rangka mengumpul dan

mengolah bahan kegiatanketentraman dan ketertiban umum dalam wilayah

Kecamatan yang sesuai denganketentuan dan pedoman yang berlaku agar tugas

pokok dan fungsi Kepala BagianKetentraman dan Ketertiban Umum dapat

terlaksana lebih efesien dan efektif.

Tanggung jawab Bagian ketentraman dan ketertiban umum adalah :

a. Terlaksananya rencana kerja Bagian Ketentraman dan Ketertiban Umum

secara efisien.

b. Terlaksananya pembinaan terhadap para bawahan.

c. Ketepatan, kebenaran, dan keamanan hasil kerja.

d. Ketepatan, kebenaran dan kelayakan penggunaan bahan kerja.

3.2. Analisis Kebutuhan

Pada saat ini diKantor Camat Hulu Gurung dibagian Administrasi dalam

proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan cara yang

belum terkomputeisasi. Maksudnya disini masih mengunakan pencatatan di jurnal

surat masuk dan jurnal surat keluar, hal ini mengakibatkan banyak kendala

misalnya mengetahui nomor surat, indeks surat, dan pencarian surat ketika surat

tersebut diperlukan.

Untuk Mengetahui nomor surat dan indeks surat, biasanya admin harus

mencari ke jurnal surat masuk dan jurnal surat keluar yang menghambat proses
 39

kegiatan pengarsipan. Selain itu pencarian surat ketika diperlukan masih harus

mencari di lemari-lemari tempat penyimpanan surat masuk dan surat keluar yang

memerlukan waktu lama.

Berdasarkan masalah tersebut, penulis membuat suatu aplikasi yang sudah

terkomputerisasi untuk lebih memudahkan pengarsipan surat masuk dan surat

keluar di Kantor Camat Hulu Gurung Kabupaten kapuas Hulu seperti pengarsipan

surat masuk, pengarsipan surat keluar pengumuman. Dengan pembuatan aplikasi

supaya mempermudah dalam mengetahui nomor surat, indeks surat dan pencarian

surat bisa lebih mudah dan lebih cepat.

Berikut adalah analisis kebutuhan yang terdiri dari kebutuhan fungsional dan

kebutuhan non fungsional yang dibuat:

3.2.1. Kebutuhan Fungsional

Didalam kebutuhan fungsional ini, penulis akan menjelaskan proses-

proses yang akan dilakukan oleh sistem. Adapun kebutuhan fungsional yang ada

didalam fitur atau fungsi yang terdapat pada program aplikasi web ini, diantaranya

adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Login

Dalam prosedur ini sistem dapat menerima input dari pengguna berupa

Username dan Password dimana data tersebut akan divalidasi oleh sistem

untuk kemudian diproses ke dalam basis data. Jika validasi bernilai benar

maka sistem melakukan pengecekan ke dalam basis data untuk menemukan

data dari Username dan Password yang diinput oleh pengguna. Jika data

ditemukan maka sistem akan membawa pengguna menuju ke halaman

 40

yangsesuai dengan hak akses pengguna tersebut, jika tidak maka sistem akan

menampilkan pesan kesalahan.

2. Fitur Data User

Sistem dapat mengelola data user dengan fitur penambahan, lihat, ubah,

hapus dan cari. Dimana masing-masing fitur diinput oleh pengguna maka

sistem akan melakukan proses ke dalam database yang sesuai dengan fitur

masing-masing dari user yang menginputkannya.

3. Fitur Data Surat Masuk

Sistem dapat mengelola data surat masuk dengan fitur penambahan, lihat,

ubah, hapus dan cari. Dimana masing-masing fitur diinput oleh pengguna

maka sistem akan melakukan proses ke dalam database yang sesuai dengan

fitur masing-masing.

4. Fitur Data Surat Keluar

Sistem dapat mengelola data surat keluar dengan fitur penambahan, lihat,

ubah, hapus dan cari. Dimana masing-masing fitur diinput oleh pengguna

maka sistem akan melakukan proses ke dalam database yang sesuai dengan

fitur masing-masing.

5. Fitur Data Pengumuman

Sistem dapat mengelola data pengumuman dengan fitur penambahan, lihat,

ubah, hapus dan cari. Dimana masing-masing fitur diinput oleh pengguna

maka sistem akan melakukan proses ke dalam database yang sesuai dengan

fitur masing-masing.
 41

3.2.2. Kebutuhan Non-fungsional

Kebutuhan non fungsional kebutuhan yang mendukung aplikasi web ini

terdiri dari:

1. Login

Sistem dapat melakukan validasi terhadap username dan password pada saat

user melakukan login.

2. User

a. Tambah atau Ubah Data

Sistem dapat melakukan validasi terhadap username, password, nama

user, level akses, bagian dan foto yang ditambahkan atau diubah user jika

ada textbox yang belum terisi.

b. Pencarian Data

Sistem dapat melakukan pencarian data user secara otomatis sesuai dengan

username, nama user, hak akses dan bagian yang dimasukkan.

3. Surat Masuk

a. Tambah data atau Ubah Data

Sistem dapat melakukan validasi terhadap nosurat, asal surat, perihal surat,

tanggal surat, dan file PDF yang ditambahkan atau diubah Surat Masuk

jika ada textbox yang belum terisi.

b. Pencarian Data

Sistem dapat melakukan pencarian terhadap idsurat dan perihal surat

secara otomatis dengan idsurat dan perihal surat yang dimasukkan.

4. Surat keluar

a. Tambah data atau Ubah Data

 42

Sistem dapat melakukan validasi terhadap asal surat, tujuan surat, perihal

yang ditambahkan atau diubah Surat Keluar jika ada textbox yang belum

terisi.

b. Pencarian Data

Sistem dapat melakukan pencarian terhadap asal surat, tujuan dan perihal

surat secara otomatis dengan idsk, tujuan dan perihal surat yang

dimasukkan.

5. pengumuman

a. Tambah data atau Ubah Data

Sistem dapat melakukan validasi terhadap judul pengumuman, isi

pengumuman, tanggal, dokumentasi foto ditambahkan atau diubah Surat

Keluar jika ada textbox yang belum terisi.

b. Pencarian Data

Sistem dapat melakukan pencarian terhadap judul surat secara otomatis

dengan judul surat yang dimasukkan.

3.3. Perancangan Perangkat Lunak

Proses yang dilakukan secara intensif agar mudah dipahami apa yang

dibutuhkan oleh user.

3.3.1. Rancangan Antar Muka

Dalam rancangan antar muka terdapat fitur-fitur sistem yang tersedia agar

user mengerti dan dapat menggunakan sistem tersebut.

 43

Rancangan yang ada diaplikasi ini adalah form login,list beranda, list user,

input data user, list data surat masuk, input data surat masuk, list data surat keluar,

input data surat keluar, list data pengumuman dan input data pengumuman.

1. Rancangan Antar Muka Form Login

Dalam rancangan antar muka formlogin ini terdapat dua buah textfield yang

digunakan sebagai input data username dan password serta tombol button login

sebagai tombol untuk melakukan proses login.

Sumber : Hasil Penelitian(2017)

Gambar III.2.
Rancangan Antar Muka Form Login

2. Rancangan Anta Muka Data Input User

Dalam rancangan antar muka data input user ini terdapat tujuh buah textfield

untuk menginput data, select button untuk memilih hak akses, pilih tanggal, dan

dua buah tombol button untuk proses pilih file dan simpan.
 44

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.3.

Rancangan Antar Muka Data Input User

3. Rancangan Antar Muka Form List User

Dalam rancangan antar muka list user ini adalah tampilan data admin yang

sudah diinput.
 45

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.4.

Rancangan Antar Muka Form List User

4. Rancangan Antar Muka Input Data Surat Masuk

Dalam rancangan antar muka data input surat masuk ini terdapat tiga buah

textfield untuk menginput data, satu buah text area untuk perihal surat, select

button untuk memilih tanggal surat, dan dua tombol button untuk proses simpan

dan pilih file PDF data Surat Masuk.

 46

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.5.

Rancangan Antar Muka Data Input Surat Masuk

5. Rancangan Antar Muka Form List Data Surat Masuk

Dalam rancangan antar muka list Data Surat Masuk ini terdapat form data

surat masuk yang telah ditambah.

 47

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.6.

Rancangan Antar Muka Form List Surat Masuk

6. Rancangan Antar Muka Data surat keluar

Dalam rancangan antar muka data input surat masuk ini terdapat tiga buah

textfield untuk menginput data, satu buah text area untuk perihal surat, select

button untuk memilih tanggal surat, dan dua tombol button untuk proses simpan

dan pilih file PDF data surat keluar.

 48

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.7.

Rancangan Antar Muka Data surat keluar

7. Rancangan Antar Muka FormList surat keluar

Dalam rancangan antar muka list data surat keluar ini terdapat form data surat

keluar yang telah ditambah.

 49

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.8.

Rancangan Antar Muka FormList surat keluar

8. Rancangan Antar Muka Form List Verifikasi surat keluar

Dalam rancangan antar muka list data surat keluar terdapat form data surat

keluar yang telah ditambah.

 50

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.9.

Rancangan Antar Muka Form Verifikasi surat keluar

9. Rancangan Antar Muka data pengumuman

Dalam rancangan antar muka data pengumuman adalah tampilan data

pengumuman yang sudah diinput oleh user.

 51

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.10.

Rancangan Antar Muka data pengumuman

10. Rancangan Antar Muka Form List Pengumuman

Dalam rancangan antar muka list Data Surat Masuk ini terdapat form

Pengumuman yang telah ditambah.

 52

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.11.

Rancangan Antar Muka list pengumuman

11. Rancangan Antar Muka form Laporan

Dalam rancangan antar muka data Laporan adalah tampilan form laporan

yang sudah diinput oleh user.

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.12.

Rancangan Antar Muka form laporan

 53

12. Rancangan Antar Muka FormList Laporan

Dalam rancangan antar muka list Data Surat Masuk ini terdapat formLaporan

yang telah ditampilkan.

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.13.

Rancangan Antar Muka list laporan

3.3.2. Rancangan Basis Data

Berikut adalah perancangan basis data menghasilkan pemetaan tabel-tabel

yang digambarkan dengan Entity Relationship Diagram (ERD) dan Logical

Record Structur (LRS).

 54

1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.14.

Entity Relationship Diagram Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar

Berikut ini adalah penjelasan mengenai hubungan antar Entity Relationship

Diagram (ERD) . Adapun penjelasanya adalah sebagai berikut:

a. Entitas User

Entitas user ini memiliki atribut idu, idbagian, username, password, nama,

level, foto dimana iduser sebagai atribut kunci.

b. Entitas Surat Masuk

Entitas surat masuk ini memiliki atribut idsurat, nosurat, asal, perihal,

filesurat, tglsurat, tglmasuk, jammasuk,idbagian, status, idu, ketdisposisi

dimana idsurat sebagai atribut kunci.

 55

c. Entitas Bagian

Entitas bagian ini memiliki atribut idbagian dan namabagian dimana idbagian

sebagai atribut kunci.

d. Entitas surat keluar

Entitas surat keluar ini memiliki atribut idsk, idu, idbagian, idjs, nosuratkl,

tujuan, perihal, tglsk, jamsk, filesk dimana idsk sebagai atribut kunci.

e. Entitas pengumuman

Entitas pengumuman ini memiliki atribut idpn, idu, judul, isi, tanggal, jam,

foto, dilihat dimana idpn sebagai atribut kunci.

B. Logical Record Structur (LRS)

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.15.

Logical Record Structur

Berikut ini adalah penjelasan mengenai hubungan antar Logical Relationship

Structur (LRS) . Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut:

 56

1. Tabel User

Tabel user memiliki field idusersebagai primary key,idbagian yang menjadi

foreign key dan berelasi dengan tabel pengumuman, bagian, surat dan surat

keluar.

2. Tabel Bagian

Tabel barang memiliki field idbagian sebagai primary key yang berelasi pada

tabel user surat keluar.

3. Tabel Surat

Tabel surat memiliki field idsurat sebagai primary key, idbagian dan idu

sebagai foreign key. Yang berelasi dengan tabel user dan bagian

4. Tabel Surat Keluar

Tabel surat keluar memiliki field idsk sebagai primary key, idu, idbagian, dan

idjs yang menjadi foreign key. Yang hanya berelasi pada tabel user, bagian,

jenis surat.

5. Tabel Jenis Surat

Tabel surat keluar memiliki field idjs sebagai primary key. Yang hanya

berelasi dengan tabel surat keluar.

6. Tabel Pengumuman

Tabel pengumuman memiliki field idpn sebagai primary key, idu yang

menjadi foreign key. Yang hanya berelasi dengan tabel user.

C. Spesifikasi File

Spesifikasi file menjelaskan tentang file-file atau table yang telah terbentuk

dari transformasi Entity Relationship Diagram (ERD). File-file ini tersimpan

dalam database yaitu sebagai berikut:

 57

1. Spesifikasi file Surat Masuk

Nama File : Surat masuk

Akronim : surat.frm

Fungsi : Bukti Surat Masuk Ke Kantor Camat Hulu Gurung

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 555

Kunci Field : idsurat

Software : MySQL

Tabel III.1.

Spesifikasi File Surat Masuk

No Elemen Data nama field Type Size Keterangan

1 Id surat idsurat int 11 Primary Key

2 Nomor Surat nosurat varchar 30

3 Asal Surat Asal varchar 160

4 Perihal perihal varchar 255

5 File surat filesurat varchar 20

6 Tanggal Surat tglsurat date 8

 58

7 Tanggal Masuk tglmasuk date 8

8 Jam Masuk jammasuk time 11

9 Id Bagian idbagian int 11 Foreign key

10 Status status Int 11

11 Id User Idu int 11 Foreign key

12 Keterangan disposisi ketdisposisi text 30

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

2. Spesifikasi file Bagian

Nama File : Bagian

Akronim : Bagian.frm

Fungsi : untuk tujuan disposisi surat masuk

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 41

Kunci Field : idbagian

Software : MySQL
 59

Tabel III.2.

Spesifikasi File Bagian

No Elemen Nama Type Size Keterangan

Data Field

1 Id Bagian idbagian int 11 Primary

Key

2 Nama namabagian varchar 30

Bagian

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

3. Spesifikasi FileUser

Nama File : User

Akronim : user.frm

Fungsi : untuk menyimpan data user

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 173

Kunci Field : idu

Software : MySQL
 60

Tabel III.3.

Spesifikasi File User

No Elemen Nama Type Size Keterangan

Data Field

1 Id User Iduser Int 11 Primary key

2 Id Bagian idbagian Int 11 Foreign key

3 Username username varchar 15

4 Password password varchar 32

5 Nama Nama varchar 50

6 Level Level Tinyint 4

7 Foto Foto varchar 50

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

4. Spesifikasi file Surat Keluar

Nama File : Surat Keluar

Akronim : suratkeluar.frm

Fungsi : Bukti Surat Keluar dari Kantor Camat Hulu Gurung

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

 61

Media : Harddisk

Panjang Record : 212

Kunci Field : idsk

Software : MySQL

Tabel III.4.

Spesifikasi File Surat Keluar

No Elemen Data Nama field Type Size Keterangan

1 Id Surat Keluar Idsk int 11 Primary Key

2 Id user Idu varchar 30 Foreign key

3 Id bagian idbagian varchar 11 Foreign key

4 Id Jenis Surat Idjs varchar 21 Foreign key

5 Nomor Surat keluar nosuratkl varchar 20

6 Tujuan Tujuan varchar 50

7 Perihal perihal varchar 30

8 Tanggal Surat Tglsk date 8

9 Jam Jamsk time 6

10 File Surat Keluar Filesk varchar 11

 62

11 Status Surat Keluar statussk tinyint 4

12 Review Review text 10

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

5. Spesifikasi file pengumuman

Nama File : Pengumuman

Akronim : pengumuman.frm

Fungsi : Pengumuman Untuk Semua Staff Di Kator Camat Hulu

Gurung

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 414

Kunci Field : idpn

Software : MySQL

Tabel III.5.

Spesifikasi File pengumuman

No Elemen Data Nama field Type Size Keterangan

1 Id Pengumuman Idpn int 11 Primary Key

 63

2 Id user Idu int 11 Foreign key

3 Judul Pengumuman Judul varchar 150

4 Isi Pengumuman Isi text 300

5 Tanggal pengumuman Tanggal date 8

6 Jam Jam time 6

7 Foto Foto varchar 15

8 Dilihat Dilihat int 11

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

3.3.3. Rancangan Struktur Navigasi

Pada aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis web pada

Kantor Camat Hulu Gurung penulis menggunakan navigasi non-liniear dimana

pada struktur navigasi ini penulis memiliki struktur navigasi, yaitu struktur

navigasi halaman admin. Berikut adalah struktur navigasi tersebut:

1. Struktur Navigasi Halaman Admin dan Camat

Berikut ini adalah rancangan struktur navigasi halaman admin. Adapun

penjelasannya sebagai berikut:

a. Fitur Beranda

Proses programnya dimana admin dan Camat bisa melihat data surat masuk

masuk hari ini

 64

b. Fitur User

Proses programnya dimana admin dan camat bisa melihat data user,

menambahkan data user mengubah data user dan menghapus data user.

c. Fitur Surat Masuk

Proses programnya dimana admin dan camat bisa melihat data surat masuk

yang sudah diinput, mengubah data surat masuk, menghapus data surat

masuk, dan menambahkan data surat masuk.

d. Fitur Surat keluar

Proses programnya dimana admin dan camat bisa melihat data surat keluar

yang sudah diinput, mengubah data surat keluar, menghapus data surat keluar,

dan menambahkan data surat keluar.

e. Fitur Pengumuman

Proses programnya dimana user bisa melihat data pengumuman , mengganti

status pengumuman yang telah diinput, dan menghapus data pengumuman.

f. Fitur Laporan

Proses programnya dimana user bisa menampilkan laporan bulanan.

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.16.

Struktur Navigasi Halaman Admin dan camat

 65

2. Struktur Navigasi Halaman Operator

Berikut ini adalah rancangan struktur navigasi halaman Operator. Adapun

penjelasannya sebagai berikut, dimana Operator bisa mengelola surat masuk,

melihat beranda, melihat data surat masuk, melihat pengumuman.

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.17.

Struktur Navigasi Halaman Operator

3. Struktur Navigasi Halaman Staff

Berikut ini adalah rancangan struktur navigasi halaman Staff. Adapun

penjelasannya sebagai berikut, Staff hanya bisa melihat beranda, melihat data

surat masuk, melihat data surat keluar dan melihat pengumuman.

 66

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.18.

Struktur Navigasi Halaman staff

4. Struktur Navigasi Halaman Kepala Bagian

Berikut ini adalah rancangan struktur Kepala Bagian. Adapun penjelasannya

sebagai berikut, Kepala Bagian hanya bisa melihat beranda, data surat masuk,

mengelola data surat keluar, dan melihat pengumuman.

 67

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.19.

Struktur Navigasi Halaman kepala bagian

3.4. Implementasi dan Pengujian Unit

Tahap implementasi ini bertujuan untuk mengkonfirmasi perancangan

sehingga pengguna dapat memberi masukan. Adapun implementasi rancangan

antar muka pada aplikasi pegarsipan berbasis website berdasarkan rancangan antar

muka sebagai berikut:

3.4.1. Implementasi

Dalam tahapan ini yang penulis lakukan adalah implementasi, realisasi

sistem berdasarkan desain yang dibuat dan bertujuan untuk mengetahui apakah

sistem yang dihasilkan sesuai dengan rancangan tahapan sebelumnya.

A. Implementasi Rancangan Antar Muka

Implementasi rancangan antar muka pada aplikasi ini berdasarkan rancangan

antar muka adalah sebagai berikut:

 68

1. Implementasi Halaman Login

Sebelum admin melakukan pengisian data, admin harus melakukan login

terlebih dahulu yaitu memasukan username dan password secara benar.

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.20.

Implementasi Halaman Login

2. Implementasi Halaman Beranda

Halaman ini adalah ketika admin berhasil login, maka akan muncul halaman

beranda.
 69

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.21.

Implementasi Halaman Beranda

3. Implementasi Halaman Data User

Halaman ini adalah ketika user ingin melakukan penginputan data

penambahan admin.
 70

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.22.

Implementasi Halaman Data User

4. Implementasi Halaman List User

Halaman ini adalah ketika user telah berhasil melakukan penambahan

penginputan data admin.

 71

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.23.

Implementasi Halaman List User

5. Implementasi Halaman Data Surat Masuk

Halaman ini adalah ketika admin ingin melakukan penginputan penambahan

data Surat Masuk.

 72

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.24.

Implementasi Halaman Data Surat Masuk

6. Implementasi Halaman List Data Surat Masuk

Halaman ini adalah ketika admin telah berhasil melakukan penambahan

penginputan data Surat Masuk.

 73

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.25.
Implementasi Halaman List Surat Masuk

7. Implementasi Halaman Data surat keluar

Halaman ini adalah ketika admin ingin melakukan penginputan penambahan

data surat keluar.

 74

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.26.

Implementasi Halaman Data surat keluar

8. Implementasi Halaman List data surat keluar

Halaman ini adalah ketika admin telah berhasil melakukan penginputan

penambahan data surat keluar.

 75

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.27.
Implementasi Halaman List surat keluar

9. Implementasi Halaman List Verifikasi data surat keluar

Halaman ini adalah ketika admin telah berhasil melakukan penginputan

penambahan data surat keluar.

 76

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.28.
Implementasi Halaman List Verifikasi surat keluar

10. Implementasi Halaman Data pengumuman

Halaman ini adalah ketika admin ingin menambah data pengumuman yang

diinput oleh user.

 77

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.29.
Implementasi Halaman Data pengumuman

11. Implementasi Halaman List data pengumuman

Halaman ini adalah ketika admin telah berhasil melakukan penginputan

penambahan data pengumuman

 78

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.30.
Implementasi Halaman List pengumuman

12. Implementasi Halaman form Laporan Bulanan

Halaman ini adalah ketika admin ingin menampilkan form laporan bulanan

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.31.
Implementasi Halaman form Laporan Bulanan

13. Implementasi Halaman List Laporan Bulanan

 79

Halaman ini adalah ketika admin telah berhasil melakukan penginputan

penambahan data pengumuman

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.32.
Implementasi Halaman List Laporan

B. Spesifikasi Sistem Komputer

Berikut adalah spesifikasi perangkat keras minimum dan perangkat

lunak yang diperlukan untuk mengimplementasikan aplikasi pengarsipan

surat masuk dan surat keluar.

 80

1. Spesifikasi Perangkat Keras

Perangkat keras (hardware) sebuah kompenen fisik yang membentuk

kesatuan sistem personal komputer guna mendukung berjalannya program.

Spesifikasi perangkat keras minimun yang penulis gunakan adalah sebagai

berikut:

a. Server

1) CPU

a) Processor 1.50 GHz

b) RAM 2 GB

c) Harddisk 365 GB

2) Mouse Optical / Touchpad

3) Keyboard

4) Monitor Resolution 1366 x 768

b. Client

1) CPU

a) Prosessor 1.333 GHz

b) RAM 1 GB

c) Hard Dsik 20 GB

2) Mouse Optical / Touchpad

3) Keyboard

4) Monitor Resolution 1024x768

2. Spesifikasi Perangkat Lunak

 81

Berikut adalah spesifikasi perangkat keras minimum dan perangkat lunak

yang diperlukann untuk mengimplementasikan aplikasi pengarsipan surat masuk

dan surat keluar.

1. Server

a. Microsoft Windows 7 Ultimate

b. WampServer, yang terdiri dari beberapa komponen. Diantaranya:

1) Aplikasi ApacheServer v2

2) Aplikasi PHPServer v5

3) Aplikasi MySQLServer v5

4) Aplikasi phpMyAdminServer v3

5) Aplikasi Web Browser :Mozilla Ferfox, Google Chrome dan

Ucbrowser.

2. Client

a. Microsoft Windows 7 Ultimate

b. Aplikasi web Browser :Mozilla Ferfox, Google Chrome danUcBrowser.

3.4.2. Pengujian Unit

Berikut ini adalah pengujian terhadap program yang dibuat menggunakan

black box testing yang fokus terhadap proses masukan dan keluaran program.

A. Pengujian Terhadap Form Login

Pengujian terhadap program yang dibuat menggunakan black box testing

yang fokus terhadap proses masukan dan keluaran program.

1. Halaman Login Admin dan Camat

 82

Tabel III.6.
Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman Login
No Skenario Test Case Hasil yang Hasil Kesimpulan
Pengujian diharapkan Pengujian

1 Username Username : Sistem akan Sesuai Valid

diisi salah dan diisi (salah) menolak harapan
Password Password : akses user
tidak diisi diisi dan
kemudian (kosong) menampilkan
diklik login pesan
“Username
atau
Password
Salah”

2 Mengetikan Username : Sistem akan Sesuai Valid

username diisi menolak harapan
dengan benar (admin) akses user
tetapi Password : dan
Password diisi menampilkan
tidak diisi (kosong) pesan
“Username
atau
Password
Salah”

3 Mengetikan Username : Sistem akan Sesuai Valid

Username diisi (salah) menolak harapan
diisi salah dan Password : akses user
Password diisi diisi dan
dengan benar (admin) menampilkan
pesan
“Username
atau
Password
Salah”
 83

4 Mengetikkan Username : Sistem akan Sesuai Valid

Username dan admin menerima harapan
Password (benar) akses login
dengan data Password : dan
yang benar admin kemudian
kemudian klik (benar) langsung
tombollogin menampilkan
menu utama

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

2. Halaman List User dan Tambah Data User

Tabel III.7.

Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman List User dan Tambah Data User

No Skenario Test Case Hasil yang Hasil Kesimpulan

Pengujian diharapkan Pengujian

1 Nama user, Username : Sistem akan Sesuai Valid

level akses, (kosong) gagal harapan
bagian, foto, Password : menyimpan
username (kosong) data dan akan
dan menampilkan
password pesan
tidak diisi “inputan tidak
boleh kosong”

2 Nama user, Nama user, Sistem akan Sesuai Valid

level akses, level akses, menyimpan harapan
bagian, foto, bagian, foto, data dengan
username username dan pesan”Data
dan password diisi berhasil
password ditambah”
diisi
 84

3 Nama user, Nama user, Sistem akan Sesuai Valid

level akses, level akses, menyimpan harapan
bagian bagian foto data tanpa
password, user terkecuali foto
username (diisi salah) user dengan
diisi dan pesan “Data
foto user user Berhasil
diisi foto Diedit,
png Upload foto
gagal, Foto
harus JPG”

4 Menghapus Nama user, Sistem akan Sesuai Valid

data yang level akses, menghapus harapan
telah bagian, foto, data yag telah
tersimpan username dan tersimpan ke
password dalam
database
dengan pesan
“data berhasil
dihapus”

5 Mengedit Mengedit Sistem akan Sesuai Valid

Username: Username: menyimpan harapan
admin, admin1, data yang
password: password: sudah diedit
admin, nama admin1, nama dan
user: user: menampilkan
Dharmawati, Dharmawati, pesan “surat
level akses: level akses: masuk
administrato administrator, berhasil
r, bagian: bagian: diubah”
administrato administrator,
r, foto: foto:
admin.jpg. admin.jpg.

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

 85

3. Halaman List surat masuk dan Tambah Surat Masuk

Tabel III.8.
Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman List surat masuk dan Tambah

Data Surat Masuk

No Skenario Test Case Hasil yang Hasil Kesimpulan

Pengujian diharapkan Pengujian

1 Petugas,nomor Petugas, nomor Sistem tidak Sesuai Valid

surat, asal surat, surat, asal surat, akan harapan
perihal (diisi) perihal (diisi) menyimpan
tanggal surat, tanggal surat, data dan akan
dan file pdf dan file pdf menampilkan
tidak diisi tidak diisi pesan
“inputan tidak
boleh kosong”

2 Mengisikan Petugas, nomor Sistem akan Sesuai Valid

semua form surat, asal surat, menyimpan harapan
dengan benar perihal, data dengan
tanggal surat, pesan”data
dan file pdf surat masuk
berhasil
disimpan”

3 Petugas, nomor Petugas, nomor Sistem akan Sesuai Valid

surat, asal surat, surat, asal surat, menyimpan harapan
perihal, perihal, data dengan
tanggal surat, tanggal surat, pesan
dan file pdf (diisi benar), “simpan
file pdf(diisi sukses” tapi
bukan pdf) file pdf tidak
tampil

4 Menghapus data Petugas, nomor Sistem akan Sesuai Valid

yang telah surat, asal surat, menghapus harapan
tersimpan perihal, data yag telah
tanggal surat, tersimpan ke
dan file pdf dalam
database
dengan pesan
“data berhasil
dihapus”
 86

5 Mengedit Petugas Sistem akan Sesuai Valid

Petugas: Penerima diedit: menyimpan harapan
Dharmawati , Dharmawati , data yang
nomor surat: nomor surat: sudah diedit
503/098/DPM/P 503/098/DPM/P dan
IPM-A, asal IPM-A, asal menampilkan
surat: Dinas surat: Dinas pesan “surat
penanaman penanaman masuk
modal dan modal dan berhasil
pelayanan pelayanan diubah”
terpadu satu terpadu satu
pintu, perihal pintu, perihal
surat: pelayanan surat: pelayanan
perizinan dan perizinan dan
non perizinan, non perizinan,
Tanggal: 17 Tanggal: 17
maret 2017, , maret 2017, ,
dan file pdf dan file pdf

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

4. Halaman List surat keluar dan Tambah Data data surat keluar

Tabel III.9.

Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman List Surat Keluar dan Tambah

Data Surat Keluar

No Skenario Test Case Hasil yang Hasil Kesimpulan

Pengujian diharapkan Pengujian

1 Bagian, jenis Bagian, jenis Sistem tidak Sesuai Valid

surat, no surat, surat, no surat, akan harapan
tujuan surat, tujuan surat, menyimpan
perihal, perihal, tanggal data dan akan
tanggal surat (diisi), menampilkan
surat(tidak dan file surat ( pesan
diisi), dan file tidak disi) “inputan tidak
pdf(tidak diisi) boleh
kosong”
 87

2 Mengisikan Bagian, jenis Sistem akan Sesuai Valid

semua form surat, no surat, menyimpan harapan
dengan benar tujuan surat, data dengan
perihal, pesan”berhasi
tanggal surat, l disimpan”
dan file surat

3 Bagian, jenis Bagian, jenis Sistem akan Sesuai Valid

surat, no surat, no surat, menyimpan harapan
surat, tujuan tujuan surat, data dengan
surat, perihal, perihal, pesan
tanggal surat, tanggal surat, “simpan
dan file surat (diisi benar), sukses” tapi
file pdf(diisi file pdf tidak
bukan pdf) tampil

4 Menghapus Bagian, jenis Sistem akan Sesuai Valid

data yang surat, no surat, menghapus harapan
telah tujuan surat, data yag telah
tersimpan perihal, tersimpan ke
tanggal surat, dalam
dan file surat database
dengan pesan
“data berhasil
dihapus”

5 Mengedit Pemerintahan Sistem akan Sesuai Valid

Bagian : diedit: jenis menyimpan harapan
pemerintahan, surat: data yang
jenis surat: pengantar, no sudah diedit
pengantar, no surat: dan
surat: 045./545/KEC menampilkan
045./545/KE -HG/Sekt, pesan “surat
C-HG/Sekt, tujuan surat: keluar
tujuan surat: Bupati Kapuas berhasil
Bupati Hulu, perihal: diubah”
Kapuas Hulu, surat
perihal: surat penunjukan
penunjukan tentang
tentang pelaksanaan
pelaksanaan APBD tahun
APBD tahun 2017, tanggal
2017, tanggal surat: 10
surat: 10 November
November 2016, file
2016, file pdf:sp.pdf
pdf:sp.pdf
Sumber : Hasil Penelitian (2017)
 88

5. Halaman Data Pengumuman

Tabel III.10.

Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman Data Pengumuman Dan

Tambah Pengumuman

No Skenario Pengujian Test Case Hasil yang Hasil Kesimpulan

diharapkan Pengujian

1 Judul Judul pengumuman Sistem akan Sesuai Valid

pengumuman, isi (diisi) menyimpan harapan
pengumuman, Isi pengumuman data yang telah
tanggal, (diisi) terinput dengan
dokumentasi foto Tanggal pesan”pengum
pengumuman(disi) uman berhasil
Dokumentasi foto ditambah”
(diisi)

2 Judul Judul pengumuman Sistem akan Sesuai Valid

pengumuman, isi (kosong) menampilkan harapan
pengumuman, Isi pengumuman pesan “Inputan
tanggal, (kosong) tidak boleh
dokumentasi foto Tanggal kosong”
tidak diisi (kosong)
Dokumentasi foto
(kosong)

3 Judul pengumuman Judul pengumuman Sistem akan Sesuai Valid

(diisi), isi (diisi), isi menampilkan harapan
pengumuman(diisi) pengumuman(diisi) pesan “Inputan
,tanggal(diisi), ,tanggal(diisi), tidak boleh
dokumentasi foto dokumentasi foto kosong”
tidak diisi (kosong)
 89

4 Menghapus data Judul Sistem dapat Sesuai Valid

data yang telah pengumuman, isi menghapus harapan
tersimpan pengumuman, data yang telah
tanggal, tersimpan ke
dokumentasi foto dalam database
dengan pesan
”pengumuman
berhasil
dihapus”

5 Mengedit Mengedit Sistem akan Sesuai Valid

Judul Judul menyimpan harapan
pengumuman: cuti pengumuman: cuti data yang
bersama menambut bersama sudah diedit
hari raya idul fitri menyambut hari dan
1438 H, raya idul fitri 1438 menampilkan
Isi pengumuman: H tahun 2017, pesan
cuti bersama dalam Isi pengumuman: “pengumuman
menyambut hari cuti bersama dalam berhasil
raya idul fitri libur menyambut hari diubah”
cuti bersama raya idul fitri libur
dimulai pada cuti bersama
tanggal 22 juni dimulai pada
2017- 2 juli 2017, tanggal 22 juni
tanggal: 20 juni 2017- 2 juli 2017,
2017, dokumentasi tanggal: 20 juni
foto: pengumuman 2017, dokumentasi
cuti.jpg foto: pengumuman
cuti.jpg

Sumber : Hasil Penelitian (2017)