BAB I

GAMBARAN ORGANISASI DAN PROFIL PESERTA

1.1 Gambaran Organisasi

Struktur organisasi Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber

Daya Manusia Kota Subulussalam berdasarkan Qanun Kota Subulussalam No.
2 Tahun 2015 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kota Subulussalam
sebagaimana dijabarkan dalam Peraturan Walikota Subulussalam Nomor 84
Tahun 2016 tentang kedudukan, struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi
serta tata kerja badan kepegawaian dan pengembangan sumber daya manusia.
Dalam penyelenggaraannya Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber
Daya Manusia Kota Subulussalam dipimpin oleh seorang Kepala yang
membawahi 1 (satu) Sekretaris, 2 (dua) Kepala Bidang, 6 (enam) Kepala
Seksi, dan 2 (dua) orang Kepala Sub Bagian.
Berdasarkan Peraturan Walikota Subulussalam Nomor 84 Tahun
2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia terdiri dari:
1) Kepala Badan;
2) Sekretariat, terdiri dari:
- Subbagian Umum dan Kepegawaian;
- Subbagian Keuangan; dan
- Subbagian Program dan Pelaporan
3) Bidang Mutasi, terdiri dari:
- Seksi Promosi dan Mutasi
- Seksi Data dan Informasi
- Seksi Kepangkatan dan Penggajian
4) Bidang Perencanaan dan Pengembangan, terdiri dari:
- Seksi Perencanaan dan Pengembangan Karir
- Seksi Pembinaan dan Disiplin
- Seksi Analisa dan Kebutuhan Formasi ASN
5) UPTD
6) Kelompok Jabatan Fungsional

1
1.2 Visi dan Misi
a. Visi
“Subulussalam Sejahtera dan Islami”.
b. Misi :
1. Mewujudkan Pendidikan yang Berkualitas
2. Mewujudkan Pelayanan Kesehatan yang Berkualitas
3. Mewujudkan Pembangunan Infrastruktur Pelayanan Dasar Berbasis
Kesejahteraan Masyarakat
4. Mewujudkan Ekonomi Kerakyatan yang Memiliki Nilai Ekonomis dan
Prospek Pasar yang Baik
5. Mewujudkan Pemerintahan yang baru, profesional dan transparan
6. Mewujudkan Penerapan Syariat Islam Melalui Penguatan kembali
Sistem Sosial yang Berbasis Islam dalam Kehidupan Masyarakat

1.3 Nilai – Nilai Organisasi

Badan Kepegawaian Negara berkomitmen untuk membangun sistem
manajeman PNS yang dituangkan dalam visi BKN 2020-2024 yaitu :
“Mewujudkan pengelolaan ASN yang Profesional dan Berintegritas
untuk mendudung tercapainya Indonesia Maju yang Berdaulat,
Mandiri, dan berkpribadian berlandaskan gotong royong”.

Adapun nilai – nilai Badan Kepegawaian Negara, yaitu :

a. Profesional artinya melaksanakan kewenangan, tugas, dan fungsi
secara efektif dan efisien serta melakukan upaya peningkatan
kapabilitas dan kompetensi sebagai lembaga pemerintah yang
bertanggung jawab.
b. Bermartabat artinya merumuskan dan mengimplementasikan norma,
standar, prosedur dan kriteria secara konsisten serta menjaga integritas
dan citra organisasi BKN sebagai lembaga terdepan dalam
menerapkan prinsip profesionalisme, nilai dasar, etika profesi, bebas
dari intervensi politik, bersih, dari praktek korupsi, kolusi dan
nepotisme.

2
1.4 Struktur Organisasi

KEPALA BADAN

SEKRETARIS
KELOMPOK
JABATAN
FUNGSIONAL
SUBBAGIAN UMUM DAN
SUBBAGIAN KEUANGAN,
KEPEGAWAIAN
PROGRAM dan PELAPORAN

Pengelola Barang Milik Negara

BIDANG MUTASI BIDANG PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN

3
SEKSI PERENCANAAN DAN
PENGEMBANGAN KARIR
SEKSI PROMOSI DAN MUTASI

SEKSI PEMBINAAN DAN DISIPLIN

SEKSI DATA DAN INFORMASI

SEKSI FORMASI DAN ASN

SEKSI KEPANGKATAN DAN
PENGGAJIAN UPTD

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

4
1.5 Profil Peserta
Nama : Silvia Hardianti Manik, A.Md
TTL : Simalungun, 18 Januari 1996
NIP : 199601182020122010
NDH : 34
Pendidikan Terakhir : Diploma III
Instansi : BKPSDM Kota Subulussalam
Jabatan : Pengelola Barang Milik Negara

1.6 Ringkasan Tugas dan Rincian Fungsi

Adapun tugas pokok dan fungsi pengelola barang milik negara adalah sebagai
berikut :
 Ringkasan Tugas
Melakukan kegiatan pengelolaan dan pemeliharaan barang sesuai prosedur
dan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar pada sub
bagian umum dan kepegawaian.

 Rincian Fungsi

a. Mempelajari tugas dan petunjuk kerja yang di berikan atasan untuk

menghindari kesalahan dalam pelaksanaan tugas.
b. Mengumpulkan data melalui laporan sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku agar tertib administrasi.
c. Membuat daftar inventaris menurut jenis merek tahun pembuatan,
pembelian dan nomor kode dengan menggunakan sarana sesuai
ketentuan yang berlaku agar mudah ditemukan.
d. Membuat susunan nomor dan kode inventaris agar dapat memudahkan
pengecekkan.
e. Menyusun laporan triwulan dan laporan tahunan sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku agar tidak terjadi kesalahan.
f. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai intruksi atasan agar
tugas terbagi habis.
g. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai bahan
untuk penyusunan program selanjutnya.

5
 BAB II
RANCANGAN AKTUALISASI
2.1 Identifikasi Isu

Sistem pembelajaran yang dilakukan pada Pelatihan Dasar (Latsar)

CPNS tahun 2022 menuntut setiap CPNS untuk memecahkan sebuah isu yang
dirasa penting untuk diselesaikan pada unit kerja masing-masing seraya
mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS yang terdiri dari Berorientasi
pelayananan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif
(nilai BerAKHLAK) dalam penyelesaian isu tersebut. Selain itu, peserta juga
diminta untuk mengintegrasikan nilai manajemen ASN, dan smart ASN dalam
kegiatannya.
Berdasarkan hasil identifikasi, isu yang diangkat adalah sebagai berikut:
1. Kurang tertatanya pengelolaan arsip Barang Milik Negara secara fisik dan
digital di BKPSDM Kota Subulussalam.
2. Masih kurangnya penataan file dokumen persuratan pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian BKPSDM Kota Subulussalam.
3. Belum optimalnya proses administrasi Cuti ASN di BKPSDM Kota
Subulussalam.
4. Belum optimalnya proses administrasi Kenaikan Gaji Berkala di
BKPSDM Kota Subulussalam.
Isu diatas muncul dari hasil observasi dan pengalaman penulis selama masa
percobaan (CPNS), tugas pokok dan fungsi penulis.

2.2 Penetapan Core Issue

Dalam penetapan core issue, tahapan pertama yang dilakukan adalah

dengan mengumpulkan isu yang dirasa penting untuk diselesaikan, lalu
menganalisa tingkat kepentingan isu tersebut. Proses ini dimaksudkan untuk
menentukan isu utama mana yang akan dilakukan penyelesaiannya selama
masa aktualisasi. Terdapat dua metode yang akan digunakan untuk menentukan
isu utama. Metode yang pertama adalah metode analisa AKPK (Aktual,
Kekhalayakan, Problematik, dan Kelayakan). Metode ini digunakan untuk

6
 menentukan kriteria isu yang berkualitas. Penjabaran metode AKPK adalah
sebagai berikut:
a. Aktual, yaitu isu tersebut benar-benar terjadi dan sedang hangat
diperbincangkan
b. Kekhalayakan, yaitu isu tersebut menyangkut hajat hidup orang banyak
c. Problematik, yaitu isu tersebut memiliki dimensi masalah yang perlu
dicarikan segera solusinya
d. Kelayakan, yaitu isu tersebut masuk akal, realistis, relevan, dan dapat
dimunculkan inisatif pemecahan masalahnya.

Tabel 2.1. Analisa AKPK

Kriteria AKPK Total

No Isu Rangking
A K P K Skor

1 Kurang tertatanya pengelolaan arsip

Barang Milik Negara secara fisik dan
5 4 4 5 18 1
digital di BKPSDM Kota
Subulussalam.
2 Masih kurangnya penataan file
dokumen persuratan pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian BKPSDM 4 4 4 4 16 2
Kota Subulussalam.

3 Belum optimalnya proses administrasi

Cuti ASN di BKPSDM Kota 4 3 4 3 14 3
Subulussalam.

4 Belum optimalnya proses administrasi

Kenaikan Gaji Berkala di BKPSDM 4 3 3 3 13 4
Kota Subulussalam

A =Aktual, K= Kekhalayakan, P= Problematik, K = Kelayakan

Keterangan (berdasarkan skala):

1 = Sangat Kurang Pengaruhnya
2 = kurang Pengaruhnya
3 = Sedang Pengaruhnya
4 = Kuat Pengaruhnya
5 = Sangat Kuat Mempengaruhi

7
 Berdasarkan tabel di atas, setelah penetapan masalah dengan
menggunakan teknik AKPK, kemudian menarik tiga masalah yang
dipertimbangkan kembali untuk dijadikan masalah prioritas atau masalah
utama. Ketiga masalah tersebut kembali diidentifikasi dengan menggunakan
teknik U (Urgency), S (Seriousness), dan G (Growth). Analisis USG meliputi
unsur berikut

1. Urgency: seberapa mendesak isu itu harus dibahas, dianalisis dan

ditindak lanjuti.
2. Seriousness: seberapa serius isu itu harus dibahas dikaitkan dengan akibat
yang ditimbulkan.
3. Growth: seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika
tidak ditangani sebagaimana mestinya.
Tabel 2.2 Analisa USG
Kriteria USG Total
No Isu Rangking
U S G Skor

1 Kurang tertatanya pengelolaan arsip Barang

Milik Negara secara fisik dan digital di 5 5 5 15 1
BKPSDM Kota Subulussalam.
2 Masih kurangnya penataan file dokumen
persuratan pada Sub Bagian Umum dan 4 4 5 13 2
Kepegawaian BKPSDM Kota Subulussalam.
3 Belum optimalnya proses administrasi Cuti ASN
4 4 4 12 3
di BKPSDM Kota Subulussalam.

Keterangan (berdasarkan skala):

1 = Sangat rendah/kecil
2 = Rendah/kecil
3 = Sedang/cukup
4 = Tinggi/Besar
5 = Sangat tinggi/sangat besar

Berdasarkan penentuan kualitas isu menggunakan alat analisis

USG, maka tergambar ranking tertinggi yang merupakan isu yang harus
segera dicarikan pemecahan masalahnya yaitu “Kurang tertatanya
pengelolaan arsip Barang Milik Negara secara fisik dan digital di
BKPSDM Kota Subulussalam.”

8
2.3 Penyebab Core Issue
Berdasarkan Undang-Undang Aparatur Sipil Negara (UU-ASN) No.
15 Tahun 2014 pasal 10 tentang ASN, yaitu: Pegawai ASN berfungsi
sebagai: a) pelaksana kebijakan publik; b) pelayan publik; dan c) perekat
dan pemersatu bangsa. Dalam menjalankan tanggung jawabnya sebagai
pelaksana kebijakan publik tersebut ASN dituntut profesional dan
mengedepankan kepentingan publik demi pencapaian tujuan nasional
dalam mewujudkan masyarakat Indonesia yang mandiri, maju, adil dan
makmur.
Berdasarkan Core Issue yaitu “Kurang tertatanya pengelolaan arsip Barang
Milik Negara secara fisik dan digital di BKPSDM Kota Subulussalam.”,
maka ditemukan penyebabnya dari permasalahan tersebut, yaitu :

1. Kurangnya kesadaran dalam penyimpanan arsip/ dokumen Barang Milik

Negara.Masih adanya petugas di Subbagian Umum dan Kepegawaian Badan
Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Subulussalam
yang belum memiliki kesadaran dalam penyimpanan arsip/ dokumen yang
bisa mengakibatkan penumpukan dokumen, kerusakan, kehilangan, maupun
tercecer.
2. Arsip/dokumen Barang Milik Negara masih belum tertata rapi dan tidak
terklasifikasi dengan baik sehingga masih bercampur dengan dokumen yang
lain sehingga sulit untuk ditemukan saat dokumen tersebut diperlukan
3. Kurangnya pemahaman mengenai pentingnya penerapan arsip berbasis
digital. Digitalisasi arsip bertujuan untuk melakukan penyelamatan arsip dari
kerusakan fisik selain itu dengan digitalisasi memudahkan kembali dalam
mengakses arsip yang dibutuhkan.

2.4 Gagasan Pemecahan Core Issue

Berdasarkan hasil analisa isu yang diangkat adalah “Kurang tertatanya
pengelolaan arsip Barang Milik Negara secara fisik dan digital di BKPSDM
Kota Subulussalam”
Adapun yang menjadi gagasan pemecahan isu adalah “Penataan serta
Digitalisasi Arsip Barang Milik Negara Melalui Pemanfaatan Google Drive

9
berbasis QR Code di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya
Manusia Kota Subulussalam”

2.5 Kegiatan

Adapun rancangan kegiatan yang akan dilaksanakan sebagai berikut:

Tabel. 2.3 Uraian Kegiatan

N
Uraian Kegiatan
o

1. Melakukan konsultasi dengan mentor

2. Pengumpulan dan Scanning Dokumen BMN

3. Membuat akun Google Drive dan pengunggahan dokumen ke dalam Google

Drive

4. Pembuatan QR Code dan Labelling Letter arsip barang milk Negara

5 Sosialisasi dengan rekan sejawat dan pelaporan hasil aktualisasi

10
2.6 Matriks Rancangan Aktualisasi

Nama : Silvia Hardianti Manik, A.Md

Jabatan : Pengelola Barang Milik Negara
Unit Kerja : Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Subulussalam
Identifikasi Isu :
1. Kurang tertatanya pengelolaan arsip Barang Milik Negara secara fisik dan digital di BKPSDM Kota
Subulussalam.
2. Masih kurangnya penataan file dokumen persuratan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian BKPSDM
Kota Subulussalam.
3. Belum optimalnya proses administrasi Cuti ASN di BKPSDM Kota Subulussalam.
4. Belum optimalnya proses administrasi Kenaikan Gaji Berkala di BKPSDM Kota Subulussalam

Isu yang diangkat : Kurang tertatanya pengelolaan arsip Barang Milik Negara secara fisik dan digital di Badan Kepegawaian dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Subulussalam

Gagasan Pemecahan Isu : Penataan serta Digitalisasi Arsip Barang Milik Negara Melalui Pemanfaatan Google Drive berbasis QR Code di
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Subulussalam

11
 Tabel 2.4 Matriks Rancangan Aktualisasi

Keterkaitan
Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai
NO Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Substansi Mata
Visi-Misi Organisasi Organisasi
Pelatihan

1 2 3 4 5 6 7

1. Melakukan 1. Menjumpai mentor Persetujuan Harmonis: Memberi salam dan Pelaksanaan

konsultasi dengan di ruangan dengan mentor untuk Memberi salam berbahasa sopan, sesuai konsultasi akan
Atasan/Mentor memberi salam melakukan dengan sopan dengan misi keenam meningkatkan
kegiatan
“Mewujudkan nilai organisasi
2. Melakukan aktualisasi yang Kolaboratif:
telah ditanda Bekerja sama untuk Penerapan Syariat Bermartabat.
konsultasi Islam Melalui
tangan. mencapai tujuan
mengenai rencana Penguatan kembali
Bukti: Foto,
kegiatan,tempat Video, notulen, Loyal : Sistem Sosial yang
dan waktu serta dan surat Mengikuti arahan Berbasis islam dalam
keperluan yang persetujuan mentor kehidupan
dibutuhkan masyarakat”.
Manajemen ASN:
pelaksanaan.
Melaksanakan
kegiatan sesuai jadwal
3. Meminta dan berkonsultasi
persetujuan dengan mentor
atasan atau
mentor untuk Akuntabel :
melakukan Bertanggung jawab
kegiatan transparan dan jelas
memberikan
penjelasan

12
 Keterkaitan
Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai
NO Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Substansi Mata
Visi-Misi Organisasi Organisasi
Pelatihan

1 2 3 4 5 6 7

2. Melakukan 1. Mengumpulkan Terkumpulnya Akuntabel : Kegiatan ini sesuai Pelaksanaan

pengumpulan, dan dokumen BMN dokumen BMN Melakukan dengan visi misi kegiatan ini akan
penataan dokumen, yang diperlukan. secara fisik dan pengumpulan organisasi dengan meningkatkan
serta melakukan soft copy (PDF) dokumen dengan berpartisipasi dan nilai organisasi
scanning 2. Melakukan Bukti : Foto, tanggung jawab bekerjasama untuk Profesional
pengelompokkan Video, Print mewujudkan
dokumen BMN Screen Berorientasi pemerintahan yang
berdasarkan jenis Pelayanan : baru, professional dan
dan tahun Mengumpulkan transparan
dokumen dengan
3. .Melakukan cermat dan cekatan
scanning dokumen
BMN dalam Adaptif :
bentuk PDF Inovasi pemanfaatan
teknologi untuk
memperoleh hasil
kerja yang efisien

Kompeten :
Mampu menggunakan
teknologi untuk
mendapatkan hasil
yang terbaik

13
 Keterkaitan
Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai
NO Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Substansi Mata
Visi-Misi Organisasi Organisasi
Pelatihan

1 2 3 4 5 6 7

Manajemen ASN:
Kecermatan dan
ketelitian dalam
pengerjaan tugas
merupakan wujud
manajemen ASN
3. Membuat akun 1. Mendaftarkan Tersedianya Adaptif: Kegiatan ini Pelaksanaan
Google Drive dan akun akun Google mendukung visi dan kegiatan ini akan
Adanya inovasi
gmail/gdrive.
pengunggahan Drive dan arsip terhadap misi organisasi dengan meningkatkan
dokumen ke Google 2. Membuat folder yang sudah pemanfaatan berpartisipasi dan nilai organisasi
Drive berdasarkan terunggah teknologi bekerja sama untuk Profesional
klasifikasi arsip
(Foto, Print mewujudkan
dokumen. Smart ASN :
Screen) pemerintah yang baru
3. Melakukan Pemanfaatan google
profesional dan
pengunggahan drive mempermudah
transparan.
soft copy kinerja menjadi lebih
dokumen barang
cepat, efektif, dan
milik negara
efisien

Berorientasi
14
 Keterkaitan
Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai
NO Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Substansi Mata
Visi-Misi Organisasi Organisasi
Pelatihan

1 2 3 4 5 6 7

pelayanan :
Pembuatan folder
mempermudah
pengklasifikasian arsip

Akuntabel :
Melakukan tugas
dengan bertanggung
jawab

Loyal:
Menyiapkan google
drive merupakan salah
satu bentuk kontribusi
untuk memperoleh
manfaat bersama.

Harmonis:
Bijaksana dalam
penggunaan google
drive yang disiapkan
4. Pembuatan QR 1. Membuat QR Code Arsip fisik sudah Smart ASN: Kegiatan ini sesuai Pelaksanaan
Code dan Labelling file arsip barang tertata di dalam Menggunakan dengan visi misi kegiatan ini akan
organisasi dengan meningkatkan
Letter arsip barang milik Negara Letter File yang website generator QR
berpartisipasi dan nilai organisasi
15
 Keterkaitan
Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai
NO Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Substansi Mata
Visi-Misi Organisasi Organisasi
Pelatihan

1 2 3 4 5 6 7

milk negara 2. Membuat Label sudah diberi Label Code sebagai wujud bekerjasama untuk Profesional.
Letter File dan QR Code smart ASN mewujudkan
pemerintahan yang
3. Melakukan Bukti : Foto
Adaptif: baru, professional dan
Labelling Letter transparan.
Adanya kreatifitas/
pada letter file
Inisiatif
Berorientasi
Pelayanan:
Cekatan dalam
melaksanakan tugas.
Akuntabel:
Bertanggung jawab
menyelesaikan tugas
Manajemen ASN:
Melaksanakan tugas
dengan efektif/efisien
5. Sosialisasi dengan 1. Sosialisasi dengan Terselenggaranya Kompeten : Kegiatan ini sesuai Pelaksanaan
rekan sejawat dan rekan sejawat sosialisasi dan Mampu untuk dengan visi misi kegiatan ini akan
pelaporan hasil mengenai hasil aktualisasi mensosialisasikan organisasi dengan meningkatkan
aktualisasi penggunaan kepada mentor. pengunaan QR kepada berpartisipasi dan nilai organisasi
aplikasi Scan QR Bukti : Daftar rekan sejawat bekerjasama untuk Profesional dan
16
 Keterkaitan
Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai
NO Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Substansi Mata
Visi-Misi Organisasi Organisasi
Pelatihan

1 2 3 4 5 6 7

untuk mengakses Hadir, Foto dan mewujudkan Bermartabat.

dokumen barang Video Smart ASN : pemerintahan yang
milik negara di Menguasai pengunaan baru, professional dan
dalam Google aplikasi berbasis QR transparan.
Drive. sebagai wujud Smar
ASN
2. Membuat laporan
aktualisasi Akuntabel:
Membuat laporan
3. Berkonsultasi dan aktualisasi dengan
melaporkan hasil penuh tanggung jawab
aktualisasi kepada
mentor Harmonis:
Membangun
lingkungan kerja yang
kondusif

Kolaboratif :
Menerima saran dari
mentor untuk
mencapai tujuan
bersama

17
 Keterkaitan
Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai
NO Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Substansi Mata
Visi-Misi Organisasi Organisasi
Pelatihan

1 2 3 4 5 6 7

Loyal :
Mampu memberikan
kontribusi positif agar
memberikan
perubahan yang lebih
baik

18
2.7 Rencana Jadwal Kegiatan Aktualisasi

Tabel 2.5 Rencana Jadwal Kegiatan Aktualisasi

No Kegiatan Agustus September

23 224 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
Melakukan konsultasi dengan
Atasan/Mentor
a) Menjumpai mentor dengan
memberi salam
b) Melakukan konsultasi mengenai
1.
rencana kegiatan,tempat dan
waktu serta keperluan yang
dibutuhkan pelaksanaan.
c) Meminta persetujuan atasan atau
mentor untuk melakukan kegiatan
Pengumpulan dan Scanning Dokumen
BMN

a) Mengumpulkan dokumen BMN

2. yang digunakan

b) Melakukan scanning dokumen

BMN dalam bentuk PDF

a) Membuat akun Google Drive dan

pengunggahan dokumen ke
3 Google Drive
b) Mendaftarkan akun gmail/gdrive

19
 c) Membuat folder berdasarkan
klasifikasi arsip dokumen
d) Melakukan pengunggahan soft
copy dokumen barang milik
negara
Pembuatan QR Code dan Labelling
Letter arsip barang milk negara

a) Membuat QR Code file arsip

barang milik negara
4
b) Membuat Label Letter File
c) Melakukan Labelling Letter pada
letter file
Sosialisasi dengan rekan sejawat dan
pelaporan hasil aktualisasi

a) Sosialisasi dengan rekan sejawat

mengenai penggunaan aplikasi
Scan QR untuk mengakses
5 dokumen barang milik negara di
dalam Google Drive.
b) Membuat laporan aktualisasi
c) Berkonsultasi dan melaporkan
hasil aktualisasi kepada mentor

20
 BAB III

CAPAIAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

3.1 Pelaksanaan Aktualisasi

Kegiatan aktualisasi telah dilaksanakan di Badan Kepegawaian dan

Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Subulussalam sejak tanggal
23 Agustus 2022 hingga 25 September 2022 sesuai dengan hasil
keputusan yang sebelumnya telah disetujui oleh mentor. Terdapat 5
(lima) kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rancangan
aktualiasasi yang akan dijabarkan lebih lanjut pada subbab berikutnya.

3.2 Habituasi
Habituasi secara harfiah diartikan sebagai sebuah proses
pembiasaan pada/atau dengan “sesuatu” supaya menjadi terbiasa atau
terlatih untuk melakukan “sesuatu” yang bersifat instrinsik pada
lingkungan kerjanya. Indikator keberhasilan pembelajaran agenda
Habituasi adalah teridentifikasinya suatu kondisi nyata yang terjadi di
dalam lingkungan kerja dan secara spesifik terkait dengan tuntutan
pelaksanaan tugas jabatannya, sebagai suatu isu yang muncul dan harus
dipecahkan.

Kegiatan habituasi beranjak dari proses pembelajaran klasikal

sebagai proses penanaman nilai-nilai dasar profesi ASN, yaitu
Berorientasi pelayanan, akuntabel, kompeten, harmonis, loyal, adaptif
dan kolaboratif, yang disingkat dengan BerAkhlak. Maka dari itu
pelaksanaan habituasi merupakan pembiasaan bagi saya dalam
mengaplikasikan nilai-nilai tersebut disetiap aktivitas pekerjaan saya di
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota
Subulussalam. Disamping itu habituasi juga merupakan pembiasaan bagi
saya untuk selalu sadar akan kedudukan dan perannya sebagai pelaksana

20
kebijakan publik, pelayan publik, serta perekat dan pemersatu bangsa.

Beberapa kegiatan yang saya telah saya lakukan sebagai kebiasaan

selama habituasi, dan diharapkan bisa menjadi habit bagi saya pribadi
yaitu;
1. Ramah, cekatan dan dapat diandalkan dalam melakukan pelayanan
Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Kota Subulussalam (Berorientasi Pelayanan)
2. Datang tepat waktu sesuai dengan waktu masuk kerja yang telah
ditetapkan sebagai bentuk tanggung jawab, disiplin dan berintegritas
tinggi (Akuntabel)
3. Meningkatkan tugas dengan kualitas terbaik dalam memberikan
pelayanan terhadap masyarakat (Kompeten)
4. Membangun lingkungan kerja yang kondusif kepada sesama
pegawai Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya
Manusia Kota Subulussalam (Harmonis)
5. Menjaga nama baik instansi dengan tidak melakukan pungutan liar
terhadap masyarakat (Loyal)
6. Menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi (Adaptif)
7. Memanfaatkan sumber daya yang ada untuk tujuan bersama demi
memberikan pelayanan prima Badan Kepegawaian dan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Subulussalam
(Kolaborasi)
8. Saya mulai memahami bahwa tanggung jawab saya dalam
melaksanakan kegiatan sebagai aparatur sipil negara (ASN) bukan
hanya tanggung jawab saya terhadap atasan, tetapi juga tanggung
jawab saya terhadap Allah SWT

21
Adapun aktualisasi yang sudah saya kerjakan yaitu :

1. Kegiatan 1
Tabel 3. 1 Kegiatan 1
Kegiatan
Melakukan konsultasi dengan atasan/mentor
Tanggal 23 Agustus 2022
Tahapan 1. Menjumpai mentor dengan mengucapkan salam
Kegiatan 2. Melakukan konsultasi mengenai rencana kegiatan,tempat
dan waktu serta keperluan yang dibutuhkan
3. Meminta persetujuan mentor untuk melakukan kegiatan
Output Foto, Video, Notulensi dan Surat Izin Melaksanakan
Kegiatan Aktualisasi
Deskripsi Pada tahap ini kegiatan diawali dengan menemui
Kegiatan mentor di ruangan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
dengan memberi salam (Harmonis), saya melaporkan
dengan jelas perihal tahapan pelatihan dasar yang telah
memasuki tahapan aktualisasi dan menyampaikan rencana
kegiatan secara rinci agar kegiatan dapat memberikan
manfaat bagi instansi (Manajemen ASN, Akuntabel).
Mentor menyambut dengan baik dan memberikan
dukungan penuh atas rencana kegiatan yang akan
dilaksanakan. Kemudian saya bersama mentor
mengidentifikasi kebutuhan yang diperlukan dalam
persiapan sebelum melaksanakan kegiatan aktualisasi
(Kolaboratif). Mentor juga memberi saran dan masukan
untuk memperhatikan klsifikasi dookumen dan akses
google drive dibatasi untuk pihak pihak yang
berkepentingan bukan untuk umum. Saya menerima saran
dan masukan dari mentor untuk dilaksanakan dalam
kegiatan aktualisasi (Loyal). Di akhir kegiatan konsultasi,
mentor menyetujui rencana kegitaan dan memberi izin
secara lisan dan tertulis untuk memulai tahapan kegiatan.

22
Nilai Dasar Nilai Dasar ASN
- Harmonis
- Kolaboratif
- Akuntabel
- Loyal

Kedudukan dan Peran ASN

-Manajeman ASN
Manfaat Manfaat dari kegiatan ini adalah terjalin hubungan baik
dengan mentor, kerjasama dapat tercipta, serta dapat
menyatukan dan menyamakan pikiran guna untuk
tercapainya tujuan yang sudah direncanakan. Arahan dan
bimbingan dari mentor menjadi acuan dalam pelaksanaan
kegiatan aktualisasi.
Dokumentasi
Kegiatan

Gambar 3.1 Konsultasi bersama mentor

23
Gambar 3.2 Notulensi hasil konsultasi bersama mentor

Gambar 3.3 Surat izin pelaksanaan aktualisasi

24
2. Kegiatan 2
Tabel 3.2 Kegiatan 2
Kegiatan Pengumpulan dan Scanning Dokumen BMN
Tanggal 23 Agustus – 02 September 2022
Tahapan 1. Mengumpulkan dokumen BMN yang di
Kegiatan perlukan
2. Melakukan pengelompokkan dokumen
BMN berdasarkan jenis dan tahun
3. Melakukan scanning dokumen BMN dalam
bentuk PDF
Output Terkumpulnya dokumen BMN secara fisik dan soft copy
(PDF)
Bukti : Foto, Video, Print Screen
Deskripsi Pada kegiatan ini saya mulai mengumpulkan
Kegiatan dokumen dokumen yang terkait dengan barang milik
negara yang masih tercampur dengan dokumen
dokumen lain dengan penuh tanggung jawab
(Akuntabel)
Dokumen dokumen yang sudah terkumpul
kemudian diklasifikasin berdasarkan jenis dan tahun
yang sama secara cermat dan cekatan (Berorientasi
Pelayanan, Manajemen ASN).
Setelah dokumen terkumpul sesuai dengan
klasifikasinya saya melakukan scanning dokumen
dengan mesin scanning sehingga tersedianya soft copy
dokumen barang milik negara dalam bentuk file
PDF( Adaptif, Kompeten)
Nilai Dasar Nilai Dasar ASN

- Akuntabel - Berorientasi Pelayanan

- Adaptif - Kompeten

Peran dan Kedudukan ASN

25
 - Manajemen ASN
Manfaat dari kegiatan ini adalah dokumen yang
disimpan tertata dengan rapi, terawat dan lebih mudah
ditemukan berdasarkan klasifikasinya. Jika suatu saat
dibutuhkan dokumen tersebut mudah ditemukannya.
Selanjutnya melakukan scaning dookumen
bermanfaat mempermudah pengguna dalam menyimpan
berkas. Selain itu, jika dokumen fisik atau hard copy nya
hilang, pengguna masih memiliki file duplikat nya
dalam bentuk digital.
Dokumentasi
Kegiatan

Gambar 3.4 Mengumpulkan dokumen BMN

Gambar 3.5 Melakukan scanning dokumen BMN

26
 Gambar 3.6 Dokumen yang sudah berbentuk Soft Copy

3. Kegiatan 3
Tabel 3.3 Kegiatan 3
Kegiatan Membuat akun Google Drive dan pengunggahan
dokumen ke Google Drive
Tanggal 05 - 09 September 2022
Tahapan 1. Mendaftarkan akun gmail/gdrive
Kegiatan 2. Membuat folder berdasarkan klasifikasi arsip
dokumen
3. Melakukan pengunggahan soft copy dokumen barang
milik negara
Output
Tersedianya akun Google Drive dan arsip yang sudah
terunggah (Foto, Video, Print Screen)
Deskripsi Pada kegiatan ini diawali dengan merancang
Kegiatan pembuatan akun google drive yaitu dengan membuat
akun gmail sebagai bentuk inovasi pemanfaatan
teknologi (Smart ASN, Adaptif)
Selanjutnya saya mengakses google drive dan
melakukan manajeman folder dengan mengelompokkan
dokumen sesuai dengan klasifikasinya. Dimana nantinya
dalam pencarian dokumen di dalam google drive akan
mempermudah pengguna dokumen ataupun rekan kerja
yang lain dalam mencari dokumen yang dibutuhkan
(Berorientasi Pelayanan, Harmonis).

27
 Selanjutnya saya melakukan proses pelaksanaan
upload dokumen BMN ke dalam google drive sesuai
dengan judul folder yang telah dibuat sebagai bentuk
dedikasi terhadap pekerjaan demi memperlancar sistem
kerja yang efisien dan praktis (Akuntabel, Loyal)
Nilai Dasar Nilai Dasar ASN
- Adaptif - Loyal
- Akuntabel - Harmonis
- Berorientasi Pelayanan

Peran dan Kedudukan ASN

- Smart ASN
Manfaat Pemanfaatan Google Drive sebagai sarana
pengarsipan bertujuan agar file tidak akan hilang,
pencarian berkas yang tidak memerlukan waktu lama,
serta dapat diakses dimanapun dan kapanpun
dibutuhkan. Pemanfaatan google drive dalam
pengarsipan dapat membantu dalam meningkatkan
profesionalitas dengan memanfaatkan teknologi
Dokumentasi
Kegiatan

Gambar 3.7 Pembuatan akun Gmail

28
 Gambar 3.8 Akun Google Drive yang telah siap
digunakan

Gambar 3.9 Folder di Akun Google Drive yang telah

tersedia

Gambar 3.10 Melakukan proses pengunggahan dokumen

29
 Gambar 3.11 Soft copy yang sudah terupload di gdrive

4. Kegiatan 4
Tabel 3.4 Kegiatan 4
Kegiatan Pembuatan QR Code dan Labelling Letter arsip barang
milk negara
Tanggal 12 - 15 September 2022
Tahapan 1.Membuat QR Code file arsip barang milik negara
Kegiatan 2.Membuat Label Letter File
3.Melakukan Labelling Letter pada letter file
Output
Arsip fisik sudah tertata di dalam Letter File yang sudah
diberi Label dan QR Code (Foto)
Deskripsi Pada tahap ini saya membuat QR Code dengan cara

30
Kegiatan menyalin satu per satu link folder google drive ke website
pembuatan QR Code dimana hasil QR Code berbentuk
gambar berjenis PNG (Smart ASN, Adaptif).
Selanjutnya, saya melakukan pencetakan label letter
file yang isinya berupa judul file dan QR Code yang
dengan memanfaatkan Microsoft Word. Kemudian label
yang sudah di cetak di rekatkan ke letter file yang akan
digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip fisik agar
pencarian dokumen fisik dikemudian hari lebih mudah
(Berorientasi Pelayanan).
Berkas fisik dimasukkan kembali ke dalam Letter file
agar tersusun secara rapi dan terklasifikasi selanjutnya
letter file disusun ke dalam rak arsip (Akuntabel,
Manajemen ASN).
Nilai Dasar Nilai Dasar ASN
- Adaptif
- Berorientasi Pelayanan
- Akuntabel

Peran dan Kedudukan ASN

- Smart ASN
- Manajeman ASN
Manfaat Manfaat dari kegiatan ini adalah arsip terpelihara
dengan baik, teratur, dan aman, bisa dengan mudah
ditemukan kembali jika arsip dibutuhkan dengan cepat dan
tepat. Penggunaan QR Code mempermudah akses dokumen
secara digital tanpa harus membuka file fisik, hasil
pemindaian QR code menampilkan dokumen yang ada di
dalamnya, jadi seseorang yang memindai QR code akan
langsung di arahkan menuju dokumen yang mereka pindai.

31
Dokumentasi
Kegiatan

Gambar 3.12 Proses pembuatan QR Code

Gambar 3.13 Label Letter File yang telah di cetak

Gambar 3.14 Pemberian label pada Letter File

32
 Gambar 3.15 Arsip yang telah diberikan Label

5. Kegiatan 5
Tabel 3.5 Kegiatan 5
Kegiatan Sosialisasi dengan rekan sejawat dan pelaporan hasil
aktualisasi
Tanggal 16 – 23 September 2022
Tahapan 1. Sosialisasi dengan rekan sejawat mengenai
Kegiatan penggunaan aplikasi Scan QR untuk mengakses
dokumen barang milik negara di dalam Google
Drive.
2. Membuat laporan aktualisasi
3. Berkonsultasi dan melaporkan hasil aktualisasi
kepada mentor
Output Terselenggaranya sosialisasi dan hasil aktualisasi kepada
mentor.
Bukti : Undangan, Daftar Hadir, Foto dan Video
Deskripsi Pada kegiatan ini saya mengumpulkan teman teman
Kegiatan sejawat dengan mengirimkan undangan untuk
mensosialisasikan penggunaan QR Code dalam
mengakses dokumen ke dalam Google Drive. Saya juga
menyiapkan daftar hadir dalam sosialisasi ini (Smart
ASN, Kompeten, Adaptif)
Pada tahapan selanjutnya, saya menjumpai mentor
untuk berkonsultasi melaporkan hasil sosialisasi kepada
mentor. Saya mendengarkan tanggapan mentor dan

33
 menerima segala masukan terkait pelaksanaan
digitalisasi arsip. Di akhir kegiatan, mentor berharap
agar kegiatan ini dapat dilaksanakan secara continue
dimasa yang akan mendatang (Harmonis, Kolaboratif,
Loyal).
Nilai Dasar Nilai Dasar ASN
- Adaptif
- Kompeten
- Harmonis
- Kolaboratif
Peran dan Kedudukan ASN
- Smart ASN
Manfaat Manfaat dari kegiatan ini adalah dapat mengenalkan
kepada rekan kerja mengenai penggunaan QR Code yang
dapat mempemudah akses pencarian dokumen secara
Quick Response tanpa harus login terlebih dahulu ke akun
google drive.
Dokumentasi
Kegiatan

Gambar 3.16 Peserta yang hadir dalam sosialisasi

34
Dokumentasi
Kegiatan

Gambar 3.17 Undangan sosialisasi

Gambar 3.18. Peserta yang mencoba mengscan QR Code

Gambar 3.19 Daftar Absensi Kehadiran

35
36
Dokumentasi
Kegiatan

Gambar 3.20 Membuat laporan aktualisasi

Gambar 3.21 Melaporkan hasil aktualisasi kepada

mentor

37
 BAB IV

PENUTUP

4.1 KESIMPULAN
Kegiatan aktualisasi telah dilaksanakan pada tanggal 23 Agustus - 25
September 2022, dengan isu yang diangkat berdasarkan fakta bahwa masih
kurang tertatanya pengelolaan arsip Barang Milik Negara secara fisik dan
digital di BKPSDM Kota Subulussalam.”
. Untuk menjawab permasalahan tersebut, dibentuklah satu gagasan yaitu
penataan dan penyimpanan digital melalui pemanfaatan Google Drive berbasis
QR Code. Gagasan ini bertujuan untuk mempermudah pencarian dokumen
yang sudah berbasis digital. Kegiatan ini diwujudkan dengan rincian kegiatan:
1. Konsultasi dengan mentor tentang rencana pelaksanaan kegiatan
2. Penataan dokumen fisik dan scanning
3. Pembuatan akun Gmail/Gdrive dan pengunggahan dokumen
4. Pembuatan QR Code dan Labelling Letter
5. Sosialisasi dan pelaporan hasil aktualisasi
Kegiatan yang dilakukan selama masa aktualisasi ini cukup efektif
untuk menjawab permasalahan yang saya angkat. Setelah saya melaksanakan
seluruh tahapan kegiatan dalam aktualisasi ini, nilai-nilai BerAKHLAK
semakin kuat menyatu dalam diri saya. Diantaranya, selama kegiatan ini, saya
memiliki keinginan untuk terus memberikan kontribusi terbaik untuk instansi.
Saya mempersiapkan sosialisasi dengan baik sehingga saya dapat meberikan
pemahaman kepada rekan sejawat di kantor. Saya juga berkomunikasi kepada
mentor, mengikuti arahan yang diberikan mentor untuk memaksimalkan
kinerja. Saya bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan dan terus
melakukan evaluasi untuk mencari penyelesaiaan terhadap kendala-kendala
yang dihadapi. Penerapan nilai-nilai BerAKHLAK pada seluruh kegiatan ini
sangat membantu dalam memberikan pelayanan dengan kualitas terbaik.

38
4.2 SARAN

Pelaksanaan aktualisasi “Penataan serta Digitalisasi Arsip Barang Milik

Negara melalui Pemanfaatan Google Drive berbasis QR Code di Badan

Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota

Subulussalam” dengan menerapkan nilai-nilai BerAKHLAK, maka langkah

penataan serta digitalisasi arsip agar dapat terus diterapkan untuk jangka

waktu yang panjang karena melihat manfaat yang akan diperoleh oleh Badan

Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Subulussalam

saat ini dan masa yang akan datang.

39
LAMPIRAN

40