BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Aparatur Sipil Negara mempunyai peran yang amat penting dalam rangka
menciptakan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern,
demokratis, makmur, adil, dan bermoral tinggi dalam menyelenggarakan pelayanan
kepada masyarakat secara adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa
dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila dan Undang Undang Dasar Tahun 1945.
Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan yang dicita-citakan oleh bangsa
Indonesia. Berbagai tantangan yang dihadapi oleh Aparatur Sipil Negara dalam
mencapai tujuan tersebut semakin banyak dan berat, baik berasal dari luar maupun
dalam negeri yang menuntut Aparatur Sipil Negara untuk meningkatkan
profesionalitasnya dalam menjalankan tugas dan fungsinya serta bersih dan bebas
dari korupsi, kolusi, dan nepotisme.
Menurut Undang - Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil
Negara (ASN) bahwa ASN berfungsi sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan
publik, perekat dan pemersatu bangsa. Seorang ASN dituntut untuk memahami nilai-
nilai dasar yang menjadi landasan dalam menjalankan profesinya. Nilai-nilai dasar
tersebut antara lain Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Harmonis, Adaptif, Loyal Dan
Kolaboratif. Serta mampu menerapkan kedudukan dan peran ASN yaitu Manajemen
ASN dan Smart ASN.
Salah satu upaya yang dilakukan dalam menciptakan pegawai negeri sipil yang
professional adalah melalui pelatihan. Calon Pegawai Negeri Sipil, wajib menjalani
masa percobaan yang dilaksanakan melalui proses pelatihan terintegrasi untuk
membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan
kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan
memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Kompetensi yang
dikembangkan dalam Pelatihan Dasar CPNS merupakan Kompetensi pembentukan
karakter PNS yang profesional sesuai bidang tugas yang diukur berdasarkan
kemampuan: menunjukkan sikap perilaku bela negara; mengaktualisasikan nilai-nilai
dasar PNS dalam pelaksanaan tugas jabatannya; mengaktualisasikan kedudukan dan

1
 peran PNS dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia; dan menunjukkan
penguasaan Kompetensi Teknis yang dibutuhkan sesuai dengan bidang tugas.
Distrik Yakomi sebagai salah satu organisasi perangkat daerah yang
mempuyai tugas Menyelenggarakan Urusan Pemerintahan Umum, Mengkordinasikan
Kegiatan Pemberdayaan Masyarakat, Mengkordinasikan Upaya Penyelenggaraan
Ketentraman Dan Ketertiban Umum, Mengkordinasikan Penerapan Dan Penegakan
Perda Dan Perkada, Mengkordinasikan Pemeliharaan Prasarana dan Sarana Pelayanan
Umum, Mengkordinasikan Penyelenggaraan Kegiatan Pemerintahan Yang Dilakukan
Oleh Perangkat Daerah, Membina dan Mengawasi Penyelengaraan Kegiatan Desa
Dan/Atau Kelurahan, Melaksanakan Urusan Pemerintahan Yang Menjadi
Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota Yang Tidak Dilaksanakan Oleh Unit Kerja
Perangkat Daerah Kabupaten/Kota Yang Ada Di Kecamatan, dan Melaksanakan
Tugas Lain Sesuai Dengan Ketentuan Peraturan Perundang-Undangan. Berdasarkan
pengamatan kami selama melaksanakan tugas terdapat masalah yang ditemukan
adalah Kurang Optimalnya Penataan Arsip Pada Kantor Distrik Yakomi Kabupaten
Mappi yang ditandai dengan Kurang Optimal Penataan Arsip, Masih Banyak Surat
yang belum disimpan Dengan Baik, Penataan Surat dilakukan Secara Maksimal, dan
Kurangnya Perlengkapan dan peralatan yang digunakan dalam pegelolaan surat .
Berkaitan dengan uraian tersebut diatas, maka dalam pelaksanaan aktualisasi
ini untuk mengatasi isu yang ada maka yang akan dilakukan adalah ″Optimalisasi
Penataan Arsip Dalam Perangkat Kerja Pengadministrasian Umum Distrik Yakomi
Kabupaten Mappi″

B. Tujuan dan Manfaat Aktualisasi

1. Tujuan
Adapun tujuan aktualisasi nilai dasar ASN sebagai Pengadministrsasi Umum
di Distrik Yakomi sebagai berikut :
a. Mengaktualisasikan dan menghabituasikan kegiatan-kegiatan sesuai nilai yang
terkandung dalam nilai-nilai dasar BerAKHLAK dengan menggunakan
pendekatan esensi Manajemen ASN dan Smart ASN.
b. Mampu menyelesaikan isu yang terdapat di unit organisasi yaitu; Kurang
Optimalisasi Penataan Arsip Distrik Yakomi Kabupaten Mappi dan turut
berperan aktif serta memberikan suatu perubahan dalam penataan kearsipan

2
 sehingga terwujudnya tertib administrasi demi tercapainya Visi dan Misi Bupati
Kabupaten Mappi.
2. Manfaat
Manfaat yang diperoleh dalam pelaksanaan aktualisasi ini adalah :
a. Bagi Calon PNS
Dapat memahami, menginternalisasi dan mengaktualisasi nilai-nilai
dasar ASN yang meliputi Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Harmonis,
Adaptif, Loyal, dan Kolaboratif.
b. Bagi Instansi
Dapat Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja pegawai karena
penataan arsip pada Bagian Umum dan Kepegawaian Distrik Yakomi menjadi
lebih tertata dan mudah dalam mengambil dan menyimpan dokumen serta
bermanfaat sebagai bahan evaluasi pelaksanaan pengelolaan kearsipan
dan sebagai masukan untuk perkembangan dan kemajuan pelaksanaan
pengelolaan kearsipan.
c. Bagi Stakeholder (Masyarakat)
Pelaksanaan pengelolaan kearsipan yang tertib akan berdampak
terhadap perencanaan program dan kegiatan pelayanan kepada masyarakat.

C. Visi, Misi dan Nilai-nilai Organisasi

VISI “ Terwujudnya Masyarakat Mappi Yang Lebih Religius , Mandiri ,
Bermartabat Adil Dan Makmur”

MISI

1. Meningkatkan Ketersediaan Dam Kualitas Infrastruktur Dasar

2. Menigkatkan Aksebilitas Dan Kualitas Pendidikan
3. Meningkatkan Aksebilitas Dan Kualitas Kesehatan
4. Menigkatkan Perekonomian Berbasis Potensi Local
5. Meningkatkan Tata Kelola Pemerintahan
6. Memprkuat Ketahanan Social Budaya Masyarakat Berdasarkan Nilai Nilai
Religious

3
D. Tugas Dan Fungsi Organisasi
1. Tugas
Berikut Uraian Tugas Staf Bagian Umum Diantaranya:
a. Memproses surat masuk sesuai prosedur agar tertib administrasi;
b. Memproses surat keluar sesuai prosedur agar tertib administrasi untuk
kelancaran penyampaian;
c. Menata arsip surat dan dokumen sesuai prosedur agar tertib administrasi;
d. Melayani peminjaman arsip surat atau dokumen sesuai dengan ketentuan;
e. Menyusun daftar kebutuhan dan penyediaan alat tulis kantor sesuai dengan
ketentuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
f. Menginventarisasi Barang Milik Negara (BMN) sesuai dengan ketentuan
untuk tertib administrasi;
g. Memberikan layanan administrasi kepegawaian di lingkungan kerja;
h. Menyiapkan data pendukung mutasi pegawai;
i. Menyiapkan bahan dan dokumen layanan tata usaha kepegawaian;
j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.
2. Fungsi
Adapun Fungsi Staf Bagian Umum Sebagai Berikut:
a. Penelaahan data sebagai bahan penyusunan rencana kerja;
b. Penelaahan data sebagai bahan perumusan kebijakan teknis ketatausahaan,
kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, perpustakaan, humas dan protokol;
c. Pengelolaan urusan ketatausahaan;
d. Pengelolaan administrasi kepegawaian;
e. Pengelolaan dan penatausahaan aset distrik;
f. Pengelolaan kearsipan distrik;
g. Pelaksanaan urusan rumah tangga, perlengkapan, perpustakaan, humas dan
protokol;
h. Pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Sub bagian Umum
dan Kepegawaian.

4
 E. Struktur Organisasi
1. Struktur Organisasi

Gambar 1.1 Struktur Organisasi

KEPALA
DISTRIK

SEKERTARIS
KELOMPOK JABATAN

FUNGSIONAL

SUB BAGIAN SUB BAGIAN

PERENCANAAN & KEUANGAN UMUM &

SEKSI SEKSI PEMBERDASAAN SEKSI SEKSI

PEMERINTAHAN MASYARAKAT KETENTRAMAN KESEJATERAAN

KAMPUNG KELURAHAN

LAMPIRAN : PERATURAN BUPATI MAPPI

BUPATI MAPPI,
NOMOR :6 TAHUN 2020
CAP/TTD
TANGGAL :8 JANUARI 2020
KRISTOSIMUS YOHANES
AGAWEMU

5
E. Panduan Perilaku ASN BerAKHLAK

Tabel. 1.1 Nilai Dasar ASN

Tabel Nilai Dasar ASN BerAKHLAK

1 Berorientatasi Pelayanan
Definisi Komitmen memberikan pelayanan prima demi kepuasan
masyarakat
KalimatAfirmasi Kami berkomitmen memberikan pelayanan prima demi
kepuasan masyarakat
Panduan Perilaku 1. Memahami dan memenuhi kebutuhan masyarakat.
(Kode Etik) 2. Ramah, cekatan, solutif dan dapat diandalkan.
3. Melakukan perbaikan tiada henti.
Kata Kunci  Responsivitas
 Kualitas
 Kepuasaan
2 Akuntabel
Definisi Bertanggung jawab atas kepercayaan yang diberikan
KalimatAfirmasi Kami bertanggungjawab atas kepercayaan yang
diberikan
Panduan Perilaku 1. Melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggungjawab,
(Kode Etik) cermat, disiplin dan berintegritas tinggi.
2. Menggunakan kekayaan dan barangmilik Negara
secaraefektif dan efisien.
3. Tidak menyalahgunakan kewenangan jabatan.
Kata Kunci  Integritas
 Konsisten
 Dapatdipercaya
 Transparan
3 Kompeten
Definisi Terus belajar dan mengembangkan kapabilitas
KalimatAfirmasi Kami terusbelajar dan mengembangkan kapabilitas
Panduan Perilaku 1. Meningkatkan kompetensi untuk menjawab tantangan
(Kode Etik) yang selalu berubah.
2. Membantu orang lain belajar.
3. Melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik.
Kata Kunci  Kinerja terbaik
 Sukses
 Learning ability
 Ahli di bidangnya

4 Harmonis
Definisi Saling peduli dan menghargai perbedaan
Kalimat Afirmasi Kami saling peduli dan menghargai perbedaan
Panduan Perilaku 1. Menghargai setiap orang apa pun latar belakangnya.
2. Suka menolong orang lain.
6
 (Kode Etik) 3. Membangun lingkungan kerja yang kondusif.
Kata Kunci  Peduli
 Perbedaan
 Selaras
5 Loyal
Definisi Berdedikasi dan mengutamakan kepentingan bangsa
dan Negara
Kalimat Afirmasi Kami berdedikasi dan mengutamakan kepentingan
bangsa dan negara
Panduan Perilaku (Kode 1. Memegang teguh ideology Pancasila, UUD 1945,
Etik) setia kepada NKRI serta pemerintahan yang sah.
2. Menjaga nama baik sesama ASN, pimpinan,
instansi dan negara.
3. Menjaga rahasia jabatan dan negara.
Kata Kunci  Komitmen
 Dedikasi
 Konstribusi
 Nasionalisme
 Pengabdian
6 Adaptif
Definisi Terus berinovasi dan antusias dalam menggerakkan
serta dalam menghadapi perubahan
Kalimat Afirmasi Kami terus berinovasi dan antusias dalam
menggerakkan serta dalam menghadapi perubahan
Panduan Perilaku (Kode 1. Cepatmenyesuaikandirimenghadapiperubahan
Etik) 2. Terus berinovasi dan mengembangkankreatifitas
3. Bertindakproaktif
Kata Kunci  Inovasi
 Antusias
Menghadapi perubahan
 Proaktif
7 Kolaboratif
Definisi Membangun kerjasama yang sinergis
Kalimat Afirmasi Kami membangun kerjasama yang sinergis
Panduan Perilaku (Kode 1. Memberi kesempatan kepada berbagai pihak untuk
Etik) berkontribusi
2. Terbuka dalam bekerjasama untuk menghasilkan
nilai tambah
3. Menggerakkan pemanfaatan berbagai sumber daya
untuk tujuan bersama
Kata Kunci Kesediaan bekerjasama

7
 BAB II

RANCANGAN AKTUALISASI

A. Masalah dan Pemecahan

Berdasarkan hasil pengamatan penulis selama bekerja di Distrik Yakomi Kabupaten Mappi ada
beberapa masalah dan penyebab yang ada, diantaranya :
1. Masalah dan Penyebab
a. Kurang optimal penataan arsip.
b. Masih banyak surat yang belum di simpan dengan baik.
c. Penataan surat belum dilakukan secara maksimal.
d. Kurangnya perlengkapan dan peralatan yang digunakan dalam pengelolaan
surat.

2. Dampak
a. Lamanya proses pencarian arsip.
b. Dokumen/surat akan mudah hilang atau rusak

3. Pemecahan Masalah
1. Konsultasi dengan pihak pimpinan/mentor
2. Membantu program penyusunan arsip dinamis aktif dengan merencanakan
sarana kearsipan dengan perlengkapan.
3. Melakukan pemberkasan arsip dinamis aktif di bagian pengadministrasi
umum.
4. Memindahkan arsip dinamis aktif dari unit pengelolah ke unit kearsipan.
5. Membuat laporan pelaksanaan tugas dan kendala yang hadapi kepada atasan
secara tertulis maupun lisan untuk bahan pertimbangan pengambilan
keputusan pimpinan.

8
 B. Rancangan Aktualisasi

Unit Kerja : DistrikYakomi Kabupaten Mappi

Masalah yang diangkat : Kurang Optimalnya Penataan Arsip
GagasanPemecahanMasalah : Optimalisaasi Penataan Arsip Pada Distrik Yakomi Kabupaten Mappi

Tabel 1.2 Rancangan Aktualisasi

No Kegiatan Tahapan/Proses Output/Hasil Kegiatan Nilai-Nilai Dasar Kontribusi terhadap Penguatan Nilai-
Kegiatan Visi-Misi Organisasi Nilai Organisasi
1 Konsultasi 1. Menyiapkan Terlaksananya kegiatan Akuntabel (Integritas, Konsisten, Dengan melakukan
kepada materi aktualisasi yang dapat dipercaya dan Transparan) persiapan yang baik
Pimpinan/M 2. Menyampaikan menghasilkan: Dalam melakukan persiapan kegiatan sebelum melakukan
entor Rancangan 1. Catatan Hasil Arahan aktualisasi diawali dengan kegiatan Aktualisasi
aktualisasi Mentor Menyiapkan bahan konsultasi yaitu akan member
2. Surat Persetujuan Dan Rancangan Aktualisasi sesuai dengan kontribusi terhadap
Surat Dukungan Dari apa yang telah dirancang dan ″Terwujudnya
Mentor diseminarkan artinya bahwa tetap Masyarakat Mappi
3. Dokumentasi foto konsisten dan selanjutnya Yang Lebih Religius,
Melakukan kosultasi dengan Mandiri, Bermartabat,
mentor/kepala distrik, secara Adil Dan Makmur″
transparan dan Meminta persetujuan Dan juga akan member
kegiatan aktualisasi. Semua ini kontribusi pada misi
dilakukan dengan jujur dan Meningkatkan Tata
bertanggungjawab, cermat dan juga Kelola Pemerintahan
disiplin serta berintegritas tinggi.
Harmonis (Peduli, Perbedaan dan
Selaras)
Agar kegiatan Aktualisasi dapat
berjalan sesuai dengan rencana maka

9
perlu diawali dengan melakukan
persiapan sehingga kegiatan
aktualisasi yang dilakukan selaras
dengan tujuan pelayanan di Unit
Kerja, dengan demikian tidak terjadi
perbedaan tetapi ada kepedulian
bersamaan untuk membangun
lingkungan kerja yang kondusif.
Kolaburatif (Kesediaan untuk
Bekerjasama; Sinergis untuk hasil
yang lebih baik)
Agar Kegiatan Aktualisasi dapat
berjalan dengan baik maka perlu
melakukan persiapan yaitu melakukan
konsultasi dengan mentor atau
pimpinan sehingga ketika mendapat
persetujuan maka pasti ada kesediaan
untuk bekerjasamayang baik dalam
mendukung kegiatan aktualisasi yang
dilakukan dengan demikian pasti
terjadi sinergitas untuk hasil yang
lebih baik yaitu penataan arsip akan
lebih tertata dan mempermudah dalam
mencari atau menyimpan arsip.
Dengan demikian memberi
kesempatan kepada berbagai pihak
yaitu para staf tetapi juga para
masyarakat untuk mendapatkan
pelayanan yang terbaik dan yang
pasti ada nilai tambah dalam kegiatan
10
 aktualisasi ini.
2 Membantu 1. Melihat kondisi 1. Daftar kebutuhan Harmonis (Peduli, Perbedaan dan Membantu penyusunan
penyusunan arsip dinamis inventaris arsip dinamis Selaras) Agar kegiatan Aktualisasi program pengelolaan
program aktif aktif dapat berjalan sesuai dengan rencana arsip dinamis aktif
2. Mendaftar 2. Dokumentasi foto maka perlu diawali dengan melakukan dengan cara
peralatan yang persiapan sehingga kegiatan merencanakan sarana
dibutuhkan aktualisasi yang dilakukan selaras kearsipan dan alat
dengan tujuan pelayanan di Unit perlengkapan dengan
Kerja, dengan demikian tidak terjadi teliti dan tanggung
perbedaan tetapi ada kepedulian jawab pewujudan dari
bersamaan untuk membangun misi pertama daerah
lingkungan kerja yang kondusif. yaitu meningkatkan
Kolaburatif (Kesediaan untuk ketersediaan dan
Bekerjasama; Sinergis untuk hasil infrastruktur dasar
yang lebih baik). Agar Kegiatan
Aktualisasi dapat berjalan dengan baik
maka perlu melakukan persiapan yaitu
melakukan konsultasi dengan mentor
atau pimpinan sehingga ketika
mendapat persetujuan maka pasti ada
kesediaan untuk bekerjasama yang
baik dalam mendukung kegiatan
aktualisasi yang dilakukan dengan
demikian pasti terjadi sinergitas untuk
hasil yang lebih baik yaitu penataan
arsip akan lebih tertata dan
mempermudah dalam mencari atau
menyimpan arsip. Dengan demikian
memberi kesempatan kepada berbagai
pihak yaitu para staf tetapi juga para
11
 masyarakat untuk mendapatkan
pelayanan yang terbaik dan yang pasti
ada nilai tambah dalam kegiatan
aktualisasi ini.
3 Melakukan 1. Pemilahan arsip 1. Daftar berkas isi arsip Sebelum melakukan kegiatan, saya Melakukan
pemberkasa 2. Menentukan dan daftar berkas arsip berkonsultasi dengan metor untuk pemberkasan arsip
n arsip indeks pada sementara. memintan ijin tentang pemilahan, dinamis aktif di Bagian
dinamis arsip 2. Dokumentasi foto Menentukan indeks pada arsip, administrasi umum.(
aktif di 3. Menentukan Memberikan label sesuai dengan misi ke 5 yaitu
Bagian kode klasifikasi kode klasifikasi, Menata arsip meningkatkan tata
administrasi 4. Memberikan dinamis aktif kedalam filling kelola pemerintah ).
umum label sesuai cabinet,dan Membuat daftar arsip
dengan kode dinamis aktif yaitu daftar berkas dan
klasifikasi daftar Isi berkas sehingga tidak
5. Menata arsip menyalagunakan kewenangan jabatan
dinamis aktif (Akuntabel), konsultasi ini di lakukan
kedalam filling dengan sikap ramah dan sopan
cabinet (Orientasi Pelayanan), dalam
6. Membuat daftar melakukan kegiatan saya bertidak
arsip dinamis proaktif (Adaptif) agar tidak terjadi
aktif yaitu daftar kesalahan.
berkas dan
daftar Isi berkas
4 Memindahk 1. Penyeleksian 1. Berita acara Memindahkan arsip dinamis inaktif Terlaksananya
an arsip arsip dinamis pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan pemindahan arsip (misi
inaktif inaktaif dalam melakukan kegiatan meningkatkan Tata
2. Pembuatan 2. Dokumentasi foto pemindahan arsip saya bertidak kelola Pemeintah)
daftar arsip proaktif (Adaptif) dengan hati hati,
dinamis inaktif cekatan dan teliti agar tidak terjadi
yang akan di kesalahan.
12
 pindahkan
3. Serah terima
arsip dinamis
inaktif dari unit
pengolah ke unit
kearsipan
dengan
penandatangana
n berita acara
pemindahan
arsip dinamis
inaktif.
5 Membuat 1. Survei kondisi 1. Laporan pelaksanaan Membuat laporan
laporan arsip yang sudah tugas pelaksanaan ( misi ke 5
pelaksanaan dilakukan 2. Dokumentasi Foto yaitu meningkatkan
penataan dan tata kelola
yang belum pemerintahan)
2. Penyusunan Akuntabel (Integritas,
laporan Konsisten, dapat
pelaksanaan dipercaya dan
tugas Transparan) Dalam
3. Pengajuan membuat laporan
laporan pelaksanaan tugas harus
pelaksanaan dilakukan dengan jujur
tugas dan bertanggungjawab,
cermat dan juga disiplin
serta berintegritas
tinggi.

13
 C. Rencana Pelaksanaan Aktualisasi

Tabel Rencana Pelaksanaan Aktualisasi

16 Maret – 23 April 2022
Tabel. 2.3 Jawal Kegiatan Aktualisasi

Minggu
I II III IV V
No Kegiatan
16 - 18 21- 25 28 Maret - 4 – 13 14 – 22
Maret Maret 1 April April April
1 Konsultasi dengan Pimpinan atau Mentor.
2 Membantu penyusunan program pengelolaan arsip
dinamis aktif dengan cara merencanakan sarana
kearsipan dan alat perlengkapan.
3 Melakukan pemberkasan arsip dinamis aktif di
Bagian administrasi umum.
4 Memindahkan arsip dinamis ini aktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan.
5 Membuat laporan pelaksanaan tugas dan kendala
yang dihadapi kepada atasan secara tertulis
maupun lisan untuk bahan pertimbangan
pengambilan keputusan pimpinan.

Keterangan
= Kegiatan Aktualisasi di Distrik Yakomi

14
 BAB III

PELAKSANAAN AKTUALISASI

A. Strategi Pemecahan Isu

Dalam strategi pemecahan isu memberikan suatu gambaran tentang cara maupun
metode yang di gunakan untuk mampu menganalisa suatu masalah mulai dari
merencanakan kegiatan tersebut, melaksanakan kegiatan sehingga isu yang muncul dapat
dipecahkan. Pada kegiatan aktualisasi ini telah dilaksanakan oleh penulis di tempat
bertugas di Distrik Yakomi Kabupaten Mappi dengan rincian sebagai berikut :

Tabel 3.1 Strategi Pemecahan Isu

No Jenis kegiatan Strategi pemecahan

1 Konsultasi dengan Pimpinan Dalam melaksanakan konsultasi dengan pimpinan,

atau Mentor. secara transparan dan meminta persetujuan kegiatan
aktualisasi, saya melakukan dengan senyum, salam
dan sapa dengan penuh rasa tanggung jawab agar
atasan percaya kepada saya.
2 Membantu penyusunan Membantu penyusunan program pengelolaan arsip
program pengelolaan arsip dinamis aktif saya melakukan kegiatan ini jujur,
dinamis aktif dengan cara dan bertanggung jawab, cermat, mandiri dan juga
merencanakan sarana kearsipan disiplin serta berintegrasi tinggi terhadap pekerjaan
dan alat perlengkapan. yang saya lakukan.
3 Melakukan pemberkasan arsip Dalam melakukan pemberkasan arsip dinamis aktif
dinamis aktif di Bagian di bagian administrasi umum saya hatus teliti,
administrasi umum. akurat dan dapat bekerjasama dengan rekan
seprofes. Dalam melaksanakan kegiatan tersebut
saya juga harus mengedepankan sikap berinteraksi
tinggi serta mandiri terhadap pekerjaan yang saya
lakukan.
4 Memindahkan arsip dinamis Dalam melakukan kegiatan pemindahan arsip
ini aktif dari unit pengolah ke dinamis aktif saya bertindak proaktif dengan

15
 unit kearsipan. berhati-hati, cekatan dan teliti agar tidak terjadi
kesalahan. Dalam melakukan kegiatan tersebut saya
juga harus mengedepankan sikap sederhana
terhadap pekerjaan yang saya lakukan.
5 Membuat laporan pelaksanaan Dalam membuat laporan pelaksanaan kegiatan, saya
tugas dan kendala yang harus memberikan kejelasan, jujur, bertanggung
dihadapi kepada atasan jawab, cermat dan juga disiplin serta berintegritas
secara tertulis maupun lisan tinggi.
untuk bahan pertimbangan
pengambilan keputusan
pimpinan.

B. Capaian Aktualisasi
Dalam pelaksanaan aktualisasi dilakukan pada masa habituasi mulai dari tanggal16
Maret s/d 23 April 202 terdiri dari 5 kegiatan, yaitu:
1. Konsultasi dengan pimpinan atau Mentor
Tabel 3.2 kegiatan 1 Konsultasi dengan Pimpinan atau Mentor

No. Kegiatan 1
 Kegiatan Konsultasi dengan Pimpinan atau Mentor
 Waktu kegiatan 16 – 18 Maret 2022
 Tahapan kegiatan 1 Meminta izin untuk menghadap pimpinan
2 Izin menyampaikan secara lisan konsultasi dengan
pimpinan
3 Menyampaikan perencanaan aktualisasi
 Output/Hasil Terlaksananya persiapan kegiatan aktualisasi yang
menghasilkan:
4. Catatan Hasil Arahan Mentor
5. Surat Persetujuan Dan Surat Dukungan Dari Mentor
6. Dokumentasi
 Keterkaitan subtansi 1 Untuk melakukan konsultasi terlebih dahulu saya
mata pelatihan menyiapkan materi agar tidak terjadi kesalahan saat

16
 konsultasi maka saya melakukannya sangat cermat dan teliti
( komitmen mutu ).
Gambar 3.1.1 Menyiapkan materi

2. ketika saya masuk ruangan atasan terlebih dahulu saya

mengetuk pintu dan memberikan salam ( Etika Publik ).
Gambar 3.1.2 Memberi Salam Sebelum Masuk
Ruangan Pimpinan

3. Dalam menyampaikan program aktualisasi saya

menyampaikan dengan penuh rasa tanggung jawab
(Akuntabilitas ) kepada atasan agar atasan bisa yakin dan
percaya kepada saya.
Gambar 3.1.3 menyampaikan program aktualisasi

17
 Gambar 3.1.4 Catatan Hasil Arhan Mentor

Gambar 3.1.5 Surat Pernyataan Dukungan Mentor

18
 Gambar 3.1.6 Surat Persetujuan Mentor

 Kontribusi terhadap
visi dan misi
organisasi
 Penguatan nilai

19
 organisasi

2. Membantu penyusunan program pengelolaan arsip dinamis aktif dengan cara

merencanakan sarana kearsipan dan alat perlengkapan
Tabel 3.3 kegiatan 2 Membantu penyusunan program pengelolaan arsip
dinamis aktif dengan cara merencanakan sarana kearsipan dan alat
perlengkapan
No. Kegiatan 2
 Kegiatan Membantu penyusunan program pengelolaan arsip dinamis
aktif dengan cara merencanakan sarana kearsipan dan alat
perlengkapan.
 Waktu Kegiatan 21 – 25 Maret 2022
 Tahapan kegiatan 1. Melihat kondisi arsip dinamis aktif
2. Mendaftar peralatan yang dibutuhkan
 Output/Hasil 1. Terdaftarnya kebutuhan inventaris arsip dinamis aktif
dengan jumlah 6 item.
2. Dokumentasi
 Keterkaitan subtansi 1 Melakukan survei terhadapa kondisi sarana dan tempat
mata pelatihan yang ada untuk menentukan sarana apa yang benar-benar
dibutuhkan sebagai penunjang kegiatan kearsipan di
bagian administrasi umum.
Gambar 3.2.1 kondisi arsip

20
 2 Setelah mendapat data kebutuhan, proses selanjutnya
adalah membuat daftar sarana yang dibutuhkan unutk
dilaporkan kepada pimpinan untuk mendapat tindak lanjut
berikutnya.
Gambar 3.2.2 pengajuan daftar sarana

 Kontribusi terhadap Dengan membantu melakukan penyusunan program

visi dan misi pengelolaan arsip dinamis aktif dengan cara merencanakan
organisasi sarana kearsipan dan alat perlengkapan dengan teliti dan
tanggung jawab pewujudan dari Misi pertama daerah yaitu
meningkatkan ketersediaan dan infrastruktur dasar.
 Penguatan nilai
organisasi

3. Melakukan pemberkasan arsip dinamis aktif di Bagian administrasi umum

Tabel 3.4 kegiatan 3 Melakukan pemberkasan arsip dinamis aktif di Bagian
Administrasi Umum

No. Kegiatan 3
Kegiatan Melakukan Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif Di Bagian
Administrasi Umum.
Waktu kegiatan 28 Maret – 1 April 2022
Tahapan kegiatan 1. Pemilahan arsip
2. Menentukan indeks pada arsip

21
 3. Menentukan kode klasifikasi
4. Memberikan label sesuai dengan kode klasifikasi
5. Menata arsip dinamis aktif kedalam filling cabinet
6. Membuat daftar arsip dinamis aktif yaitu daftar berkas dan
daftar Isi berkas
 Output/Hasil 1. Terlaksananya kegiatan penataan arsip dinamis aktif yang
efektif dan efisien sehingga dalam penemuan kembali
dapat dicari dengan mudah.
2. Dokumentasi
 Keterkaitan subtansi 1. Proses kegiatan penataan arsip aktif dimulai dengan
mata pelatihan pemilahan arsip, yaitu memilah dokumen arsip.
Gambar 3.3.1 Pemilahan arsip

2. Melakukan indeksing dan pengklasifikasian arsip yaitu

dengan mengambil kata tangkap sesuai dengan isi dari
tiap-tiap arsip.
Gambar 3.3.2 indeksing dan pengklasifikasian arsip

22
3. Hasil dari pengklasifikasian tersebut adalah kode arsip
yang berbeda-beda.
Gambar 3.3.3 kode arsip

4. Dari kode tersebut dibuat label yang akan ditempel di map

gantung. Label ini berfungsi sebagai tanda pengenal unutk
memudahkan menemukan arsip kembali.
Gambar 3.3.4 label kode klasifikasi

5. Langkah Selanjutnya adalah memasukan arsip ke dalam

map gantung. Setelah semua arsip telah dimasukan

23
 kedalam map gantung, map tersebut ditata kedalam filling
cabinet, ditata berdasarkan kode klasifikasi yang sudah
dibuat, dan diurutkan dari nomor kecil ke besar.
Gambar 3.3.5 penataan arsip kedalam filling cabinet

6. Selanjutnya adalah Membuat daftar arsip dinamis aktif

yaitu daftar berkas dan daftar Isi berkas.
Gambar 3.3.6 daftar berkas dan daftar Isi berkas.

 Kontribusi terhadap Dengan melakukan pemberkasan arsip dinamis aktif di Bagian

visi dan misi administrasi umum, maka akan berkontribusi terhadap Misi
organisasi organisasi ke-5 yaitu meningkatkan tata kelola pemeintah.
 Penguatan nilai
organisasi

24
4. Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.
Tabel 3.5 kegiatan 4 Memindahkan arsip dinamis inaktif dari
unit pengolah keunit kearsipan.

No. Kegiatan 4
 Kegiatan Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan.
 Waktu kegiatan 4 – 13 April 2022
 Tahapan kegiatan 1. Penyeleksian arsip dinamis inaktif.
2. Pembuatan daftar arsip dinamis inaktif yang akan di
pindahkan.
3. Serah terima arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan dengan penandatanganan berita acara
pemindahan arsip dinamis inaktif.
4. Dokumentasi
 Output/Hasil Terlaksananya pemindahan arsip inaktif dari unit pelaksana
Administrasi umum ke Unit Kearsipan.
 Keterkaitan subtansi 1. Melakukan pemilahan arsip inaktif kepegawaian yang
mata pelatihan dikelompokkan berdasarkan Tahun.
Gambar 3.4.1 pemilahan arsip inaktif kepegawaian

2. Setelah proses pemilahan selesai kemudian melakukan

entri data dengan membuat daftar arsip inaktif

25
 kepegawaian.
Gambar 3.4.2 daftar arsip inaktif kepegawaian.

3. Selanjutnya membuat berita acara pemindahan arsip

inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan yang di
lampiri dengan daftar arsip inaktif yang telah dibuat.
Gambar 3.4.3 berita acara pemindahan arsip inaktif

4. Berita acara tersebut selanjutnya di tanda tanggani oleh

pihal I dan pihak II yang disaksikan oleh Kepala Distrik

26
 Yakomi.
Gambar 3.4.4 Tanda Tangan Berita Acara

 Kontribusi terhadap Terlaksananya pemindahan arsip maka akan berkontribusi

visi dan misi terhadap Misi organisasi ke-5 yaitu Meningkatkan Tata kelola
organisasi Pemeintah.
 Penguatan nilai
organisasi

5. Membuat laporan pelaksanaan tugas dan kendala yang dihadapi kepada

atasan secara tertulis maupun lisan untuk bahan pertimbangan pengambilan
keputusan pimpinan.

Tabel 3.6 kegiatan 5 Membuat laporan pelaksanaan tugas dan kendala yang
dihadapi kepada atasan secara tertulis maupun lisan untuk bahan
pertimbangan pengambilan keputusan pimpinan

No. Kegiatan 5
 Kegiatan Membuat laporan pelaksanaan tugas dan kendala yang
dihadapi kepada atasan secara tertulis maupun lisan untuk
bahan pertimbangan pengambilan keputusan pimpinan.
 Waktu Kegiatan 14 – 22 April 2022
 Tahapan Kegiatan 1. Survei kondisi arsip yang sudah dilakukan penataan dan
yang belum dilakukan penataan.

27
 2. Penyusunan laporan pelaksanaan tugas.
3. Pengajuan laporan pelaksanaan tugas.
4. Dokumentasi
 Output/Hasil Laporan penulis dapat menjadi bahan pengambilan
keputusan pimpinan.
 Keterkaitan subtansi 1. Proses kegiatan ini diawali dengan melakukan
mata pelatihan pengamatan dan pendataan arsip yang telah dilakukan
penataan selama proses aktualisasi.
Gambar 3.5.1 Kondisi Arsip yang belum dilakukan
penataan

Gambar 3.5.1 Kondisi Arsip yang sudah dilakukan

penataan

2. Selanjutnya penulis membuat laporan pelaksanaan tugas

dengan menggunakan data yang telah dicatat
sebelumnya.

28
 3. Proses yang terakhir yaitu mengajukan laporan
pelaksanaan tugas kepada pimpinan yaitu Kepala
Distrik Yakomi untuk mengetahui progres dari
pengelolaan arsip dan memberikan saran terkait bidang
kearsipan di lingkungan kantor Distrik Yakomi.
 Kontribusi terhadap Membuat laporan pelaksanaan maka akan berkontribusi
visi dan misi terhadap Misi Organisasi ke-5 yaitu meningkatkan tata
organisasi kelola pemerintahan.

 Penguatan nilai
organisasi

Laporan Pelaksanaan Tugas Bidang Pengadministrasi Umum

Distrik Yakomi

Tanggal : 16 Maret – 22 April 2022

Nama : Melkior K. Kambayong

Tabel 3.7 Laporan Pelaksanaan kegiatan

No Tanggal Kegiatan Uraian Tugas

1 16 – 18 1 Konsultasi dengan 1 Untuk melakukan konsultasi terlebih

Maret Pimpinan atau Mentor dahulu saya menyiapkan materi agar
2022 tidak terjadi kesalahan saat konsultasi
maka saya melakukannya sangat cermat
dan teliti.
2 ketika saya masuk ruangan atasan
terlebih dahulu saya mengetuk pintu dan
memberikan salam.
3 Dalam menyampaikan program
aktualisasi saya menyampaikan dengan
penuh rasa tanggung jawab kepada
atasan agar atasan bisa yakin dan

29
 percaya kepada saya.

21 – 25 2. Membantu penyusunan 1. Melakukan survei terhadapa kondisi

Maret program pengelolaan sarana dan tempat yang ada untuk
2022 arsip dinamis aktif menentukan sarana apa yang benar-benar
dengan cara dibutuhkan sebagai penunjang kegiatan
merencanakan sarana kearsipan di bagian administrasi umum.
kearsipan dan alat Dalam daftar tersebut mencakup 6 item
perlengkapan. barang yang dibutuhkan yaitu :
 Map Gantung
 Map Arsi/Map Folder
 Ordner
 Stapler
 Perforator
 Alat Sorti
2. Setelah mendapat data kebutuhan, proses
selanjutnya adalah membuat daftar
sarana yang dibutuhkan unutk
dilaporkan kepada pimpinan untuk
mendapat tindak lanjut berikutnya.
28 Maret 3. Melakukan 1 Melakukan pemilahan terhadap arsip
– 1 April pemberkasan arsip aktif korespondesi, dengan cara melihat
2022 dinamis aktif di Bagian isi dari surat,selanjutnya mentukan
administrasi umum. indeks dan kode klasifikasi. Pemilahan
tersebut dapat ditarik menjadi 5 kode
klasifikasi yaitu :
 Alat Angkut
 Organissi/Ketatalaksanaan
 Kepegawaian
 Keuangan
 Pendapatan
2 Setelah mendapat kode klasifikasi, setiap
map gantung diberikan label menurut

30
 kode klasifikasi tersebut.

3 Penataan map gantung ke dalam filling

cabinet.

4 April – 4. Memindahkan arsip 1. Pemindahan arsip inaktif ini akan

13 April dinamis inaktif dari unit dilakukan pada unit pengelolah kepada
2022 pengolah ke unit Unit Kearsipan. Fungsi dari kegiatan ini
kearsipan adalah untuk memilah antara arsip yang
telah inaktif dan masih aktif. Karena
penyimpanan dari kedua jenis arsip
tersebut berbeda. Sehingga
perawatannya maupun penataannya pun
akan berbeda.
2. Kegiatan pertama yang dilakukan adalah
pemilahan arsip inaktif, Yaitu memilah
antara arsip yang telah inaktif dan yang
masih aktif.
3. Setelah kegiatan pemilahan selesai dan
telah terkumpulnya arsip inaktif. Arsip-
arsip tersebut diurutkan berdasarkan

31
 Tahun yang selanjutnya akan dientri
kedalam daftar arsip inaktif.
4. Daftar arsip inaktif yang telah dibuat
tersebut digunakan sebagai bukti dan
lampiran diberita acara pemindahan dari
unit pengolah ke unit kearsipan.
2 Hambatan : Hambatan yang dihadapi selama proses kegiatan pengelolaan arsip Di
Distrik Yakomi yaitu belum maksimalnya pelaksaan penataan arsip terkait arsip aktif
maupun inaktif. Maka dari itu saya sebagai seorang CPNS Pengadministrasi Umum
melakukan pengelolaan arsip dari awal yang menggunakan kaidah dan pedoman
kearsipan. Selain itu belum tersedianya ruang khusus arsip, sehingga penataan arsip
masih berada di ruang Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
Saran : Semoga ketertiban administrasi dapat tercipta di lingkungan Distrik Yakomi
yang membutuhkan dukungan dan kerjasama pimpinan dan kepela bidang yang lainnya
untuk melaksanakan tugas dan mewujudkan tertib arsip bagi Distrik Yakomi.

Yame, 22 April 2022

Kepala Distrik

ROBBY M.E. TURLETTE, S.Sos.

NIP. 19710904 200312 1 008

32
 C. Analisis Dampak

Tabel 3.8 Analisis Dampak

No. Kegiatan Apabila Dilakukan Apabila Tidak Dilakukan

Apabila saya melakukan konsultasi Apabila saya tidak mengikuti
dengan atasan dengan sikap sopan dan kegiatan tersebut maka saya akan
santun maka atasan akan menerima saya mengalami kendala dalam
dengan baik. Selanjutnya apabila saya pelaksanaan kegiatan aktualisasi.
mendengar dengan penuh perhatian apa Tidak adanya konsultasi membuat
Kegiatan 1
yang atasan sampaikan maka atasan saya akan kesulitan dalam
akan merasa di hargai dan atasan akan pelaksanaan kegiatan - kegiatan
memberikan arahan dengan penuh selanjutnya karena tidak adanya saran
perhatian juga. dan masukan serta respon yang baik
dari pihak.

Kegiatan 2 Apabila saya melakukan pengumpulan Apabila saya tidak melakukan

berkas arsip dengan teliti, dengan kegiatan kedua maka saya akan
diawali terlebih dahulu memeriksa mengalami kendala dalam
berkas yang ada di ruangan Sub Bagian pelaksanaan kegiatan ketiga. Tidak
umum dan kepegawaian, maka berkas adanya sarana yang diperlukan untuk
menjadi rapih dan memudahkan proses Membantu penyusunan program
selanjutnya, yaitu berkas sudah tata pengelolaan arsip dinamis aktif
dengan rapi. dengan cara merencanakan sarana

33
 kearsipan dan alat perlengkapan yang
selanjutnya akan berdampak pada
tidak terlaksananya kegiatan
pemberkasan arsip dinamis aktif yang
menggunakan perlengkapan -
perlengkapan tersebut.

Apabila saya melakukan pemberkasan Apabila tdak dilakukan pemberkasaan

arsip dinamis aktif maka akan sangat di arsip maka akan sangat sulit
perlukan untuk Penunjang tertibanya ditemukan kembali arsip dengan
Kegiatan 3
administrasi suatu instansi dan Cepat cepat dan tepat bila dibutuhkan oleh
dalam penemuan kembali arsip jika unit atau pihak lainya.
pimpinan membutuhkan.

Apabila saya melakukan maka akan Apabila saya tdak melakukan

meningkatkan kontrol terhadap arsip, kegiatan ini maka tidak akan
Kegiatan 4 baik secara fisik maupun informasinya
dari faktor penyebab kerusakan atau terlaksananya perawatan maupun
kehilangan. penataan arsip.

Apabila laporan pelaksanaan tugas Apabila laporan pelaksanaan tugas

maka akan terlaksana kegiatan secara dan kendala tidak dilaksanakan maka
efektif dan efisiensi. saya tidak dapat mengetahui dan
memperbaiki kekurangan dalam
Kegiatan 5
pelaksanaan kegiatan tersebut yang
akan berdampak pada tidak
terlaksananya kegiatan secara efektif
dan efisien.

34
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Rancangan Aktualisasi ini akan dilaksanakan selama 6 minggu di distrik yakomi
kabupaten mappi. Keberhasilan dari pelaksanaan rancangan aktualisasi ini di buktikan
dengan output dari kegiatan yang bermanfaat bagi peserta pelatihan dasar CPNS sebagai
penggagas kegiatan juga bagi lingkungan kerja dan masyarakat. Kendala-kendala yang
akan di temui selama pelaksanaan rancangan kegiatan aktualisasi merupakan tantangan
untuk dapat menerapkan nilai-nilai ASN BerAKHLAK yang telah di dapatkan selama
pelatihan dasar berlangsung.
Diharapkan rancangan aktualisasi yang terdiri dari 5 kegiatan dapat dilaksanakan
dengan baik sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Berdasarkan kegiatan yang telah
disusun diharapkan setiap kegiatan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
Tabel 4.1 Maanfaat kegiatan aktualisasi

No. Kegiatan Maanfaat

Kegiatan 1 Sebagai bahan laporan rekapitulasi data kebutuhan sarana
kearsipan kepada atasan.
Kegiatan 2 a. Penunjang tertibanya administrasi suatu instansi.
b. Cepat dalam penemuan kembali arsip jika pimpinan
membutuhkan.
Kegiatan 3 Unit Pelaksana Administrasi Umum, Rak penyimpanan arsip
menjadi lebih leluasa, tidak tercampurnya antara arsip aktif

35
 dan inaktif.
Kegiatan 4 Unit Kearsipan, meningkatkan kontrol terhadap arsip, baik
secara fisik maupun informasinya dari faktor penyebab
kerusakan atau kehilangan.
Kegiatan 5 Pimpinan dapat mengetahui progres pengelolaan arsip, dan
dapat mengetahui hambatan dalam pengelolaan arsip.

Keberhasilan pelaksanaan rancangan kegiatan menunjukkan bahwa CPNS telah

menerapkan habituasi ASN BerAKHLAK yang di tunjang oleh kemauan dari pribadi
untuk menjadi ASN professional yang berkarakter sebagai pelayan masyarakat di
bidangnya dan juga dukungan dari pimpinan serta rekan kerja.

B. Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah di uraikan dan dengan memperhatikan asas waktu
dan manfaat,maka dapat disampaikan saran sebagaiberikut :
1. Agar setiap kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik dan mendapatkan dukungan
penuh, komunikasi yang efektif perlu dibangun dengan semua pihak yang akan
mendukung dan terlibat dalam pelaksanaan rancangan aktualisasi.
2. Setiap bukti dari tahapan kegiatan dan kegiatan berupa foto, dokumen dan video
sebaiknya di dokumentasikan dengan baik agar dapat memperkuat bukti fisik
pelaksanaan rancangan aktualisasi.

36
 DAFTAR PUSTAKA

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, 2015. Akuntabilitas : Modul Pelatihan

Dasar Calon PNS, Jakarta :Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, 2015. Nasionalisme : Modul Pelatihan

Dasar Calon PNS, Jakarta :Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, 2015. Etika Publik : Modul Pelatihan
Dasar Calon PNS, Jakarta :Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, 2015. Komitmen Mutu : Modul Pelatihan
Dasar Calon PNS, Jakarta :Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, 2015. Anti Korupsi : Modul Pelatihan
Dasar Calon PNS, Jakarta :Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

Undang- Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN)

Peraturan Bupati Mappi Nomor : 6 Tahun 2020 Tentang Struktur Organisasi Dan Tata

Kerja Distrik, Kabupaten Mappi, Seksi Pelayanan Umum Pasal 17

37
LAMPIRAN

38
39