Laporan Implementasi RTBB YANTI H - NDH 12 - FIX

1|P ag e
LAPORAN RANCANGAN TRANSFORMASI BUDAYA BIROKRASI (RTBB)
BAB I
PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Saat ini pengembangan kompetensi aparatur merupakan suatu keharusan karena
berbagai tuntutan baik skala global maupun local menginginkan hal ini. Dalam proses
implementasi penyelenggaraan pembangunan, Aparatur Negara berperan vital dan
strategis dalam menjalankan roda pemerintahan negara. Baik-buruknya dan efektif-tidaknya
sebuah tatanan penyelenggaraan pemerintahan, sangat bergantung pada kompetensi dan
kapabilitas, serta perilaku aparatur negara dalam melaksanakan tugasnya. Kebijakan
pemerintah memperkuat sumber daya manusia aparatur mesti terus dikedepankan.
Cepatnya akses informasi dan komunikasi berdampak pada meningkatnya dinamika
masyarakat, semua urusan berjalan dengan begitu cepat, dan tidak dapat dihindari bahwa
hal tersebut juga berpengaruh kepada persepsi terhadap kualitas pelayanan publik yang
dilaksanakan oleh aparatur negara. Masyarakat menuntut sebuah sistem pelayanan publik
yang cepat, tepat, murah, namun berkualitas. Sebuah ekspektasi yang sangat ideal.
Akses informasi yang serba digital serta komunikasi yang begitu pesat mengharuskan
Aparatur Negara dapat menyesuaikan diri, mengikuti perkembangan zaman dan dinamika
tuntutan masyarakat dimaksud. Pada point inilah pentingnya agenda reformasi birokrasi
yang telah digulirkan oleh pemerintah, hendaknya harus dipertegas lagi. Reformasi budaya
birokrasi bukanlah hal baru dalam penyelenggaraan administrasi negara di Indonesia,
namun disadari bahwa kualitas dan intensitas implementasinya, belum dapat berjalan
dengan baik, bahkan terkesan berjalan zig-zag dan tidak fokus pada agenda yang ingin
dicapai. Padahal disaat yang bersamaan, kompleksitas masalah yang dihadapi birokrasi
sangat banyak dan beragam.
Perubahan yang ingin dicapai melalui reformasi birokrasi lebih banyak terarah pada
bagaimana meningkatkan pelayanan publik, dan hal tersebut bergantung pada perubahan
kelembagaan dan organisasi, sistem ketatalaksanaan dan manajemen pemerintahan,
kualitas sumber daya manusia aparatur, serta sistem evaluasi, pengawasan dan
pemeriksaan yang efektif. Hal tersebut dapat dimulai dari sistem Penataan Kearsipan yang
dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan mekanisme yang berlaku, karena pada dasarnya
kita bekerja berdasarkan arsip yang diciptakan oleh suatu Organisasi atau Lembaga
Pemerintahan.
Pengelolaan arsip yang dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan kaedah
yang ada akan menghadirkan kemanfaatan besar bagi kehidupan organisasi, pemerintah,
Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

“Pendekatan Coaching Clinic dalam Penguatan Advokasi Kearsipan pada Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang”
2|P ag e
dan masyarakat. Ketersediaan arsip secara utuh, otentik, dan terpercaya, pada setiap
kementerian/lembaga dan pemerintahan daerah akan memberikan dukungan nyata bagi
pelaksanaan reformasi birokrasi utamanya untuk kemanfaatan penilaian kinerja,
pertanggungjawaban kinerja, pelayanan publik, serta penyediaan alat bukti bagi
kepentingan lain. Pada kenyataannya penyelenggaraan kearsipan di Indonesia sampai saat
ini belum semuanya dapat berjalan sesuai yang diinginkan.
Menurut Peraturan kepala arsip nasional republik indonesia nomor 22 tahun 2012
tentang desain pembinaan kearsipan pada pemerintahan daerah, demi terwujudnya
pemahaman dan penyelenggaraan kearsiapan yang sesuai dengan kaidah kearsipan pada
pemerintahan daerah provinsi, pemerintah daerah kabupaten/kota, perlu dilaksanakan
pembinaan kearsipan di pemerintahan daerah provinsi, pemerintah kabupaten/kota, dan
dalam rangka mewujudkan pembinaan kearsipan yang berkualitas, perlu disusun panduan
mengenai desain pembinaan kearsipan pada pemerintah daerah.
Ruang Lingkup Desain Pembinaan Kearsipan pada Pemerintahan Daerah meliputi:
a. Peran dan Tanggung Jawab Pembinaan
b. Mekanisme Pembinaan
c. Program Pembinaan
Kabupaten Sumedang sendiri pada Tahun 2021 telah melaksanakan Pembinaan
Kearsipan pada sekitar 8 SKPD, mekanisme Pembinaan yang diterapkan adalah dengan
cara mengumpulkan seluruh pengelola Arsip di SKPD tersebut untuk diberikan materi
tentang Kearsipan . Setelah dilaksanakan ternyata system pembinaan kurang efektif
dikarenakan banyaknya ketidakpedulian para pengelola Arsip untuk mendengarkan Materi
mengenai Kearsipan yang di kemukanakan oleh Narasumber . Maka dari itu Dinas Arsip
dan perpustakaan Kabupaten Sumedang ingin menerapkan metode / cara baru dalam
Mekanisme Pembinaan Kearsipan yaitu menggunakan pendekatan secara Coaching Clinic,
Sehingga Rancangan Transformasi Budaya Organisasi yang akan diimplementasikan
adalah berupa Pendekatan Coaching Klinik dalam Penguatan Advokasi Kearsipan, dan
Role model atau sample SKPD yang akan di bina adalah semua Bagian pada Asisten
Administrasi Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang.
Indikator Kinerja Kunci untuk Kearsipan yang akan diuji adalah sebagaimana gambar di
bawah ini

3|P ag e
TINGKAT TINGKAT
KEBERADAAN KETERSEDIAAN
ARSIP ARSIP
Kondisi Pengawasan Kearsipan yang dilaksanakan pada Tahun 2021 dapat dilihat dalam diagram
sebagai berikut :
SKPD
KECAMATAN :

4|P ag e
2. TUJUAN
a. Tujuan jangka pendek
➢ Mengevaluasi sejauh mana perubahan pola pikir para pengelola Arsip di Setda
Kab Sumedang dalam melalukan Penataan Kearsipan di Bagian Masing
Masing Untuk Sample pada RTBB ini dilaksanakan pada ASDA III sebanyak 2
bagian yang terdiri dari 2 up dan 1 uk
b. Tujuan jangka menengah
➢ Menjadikan ASN yang Smart Mencintai Arsip, untuk penerapan RTBB
dilaksakana di seluruh Bidang pada Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang
sebanyak 27 orang di Unit Pengolah dan 8 orang di Unit Kerasipan
c. Tujuan Jangka Panjang

➢ Melaksanakan Coaching Klinik dalam Advokasi Kearsipan di seluruh SKPD
Kabupaten Sumedang sebanyak 56 SKPD dan 26 Kecamatan
3. MANFAAT
a. Bagi Organisasi
➢ Menjadikan Para Pengelola Kearsipan lebih baik dalam menata Kearsipan
➢ Tercapainya Akuntabilitas, Profesionalisme dan efektifitas pelaksanaan Budaya
Kinerja
➢ Tercapainya nilai Audit Sistem Kearsipan Internal dengan Nilai Baik di masing
masing SKPD
b. Bagi Pemerintah Daerah

➢ Mendorong peningkatan kompetensi Aparatur di Kabupaten Sumedang demi
terrwujudnya tata Kearsipan yang sesuai dengan Perka ANRI
➢ Terwujudnya Nilai Audit System Kearsipan Eksternal dengan nilai “B” di Tingkat
Provinsi Jawa Barat
➢ Arsip di kabupaten sumedang harus mampu menjadi jawaban atas semua
pertanyaan. Mampu menjamin ketersediaan arsip dinamis dan menjaga
keselamatan arsip statis.
➢ Memberikan kemudahan kepada semua yang dilayani karena sesungguhnya
fungsi arsip adalah untuk keperluan adminstrasi, menunjang kegiatan
organisasi dan sebagai sumber ilmu pengetahuan

5|P ag e
4. SASARAN
Berikut sasaran yang diharapkan setelah dilaksanakan Implementasi Pendekatan
Coaching Klinik dalam Penguatan Advokasi Kearsipan di Setda Kabupaten Sumedang:
Sasaran yang diharapkan
Kondisi Budaya Saat ini Rencana Tranformasi Kondisi yang

Budaya Birokrasi diharapkan
Penataan kearspian belum • Melakukan Coaching Penataan Kearsipan
ditata dengan baik dan klinik dalam Advokasi yang baik dan benar
benar Dikarenakan tidak Kearsipan di Bagian sehingga SKPD terkait
adanya pemahaman Asisten Administrasi khususnya SETDA
secara personal mengenai Umum Setda mendapatkan Nilai ASKI
tata kearsipan Kabupaten Sumedang yang bagus Serta
• Pembuatan SK Unit menanamkan Pikiran
Pengolah dan Unit bahwa Arsip merupakan
Kearsipan jati diri sebuah
• Jumlah Unit Pengolah Organisasi dan harus
sebanyak 27 orang di dapat dimanfaatkan
Unit Pengolah dan 8 menjadi Sumber
orang di Unit Informasi
Kearsipan (UK)
5. STAKEHOLDER
Stakeholder Internal dan Eksternal
Stakeholder Internal Stakeholder Eksternal
1. Kepala Dinas 1. Asisten Administrasi Umum
2. Arsiparis 2. Kepala Bagian Umum

1. Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi
Pimpinan
2.Kasubag Umum Setda kabupaten
Sumedang
3.Para Unit Pengolah dan Unit Kearsipan

6|P ag e
6. RUANG LINGKUP
Rencana Ruang Lingkup yang akan diberikan Implemetasi Coaching klinik
Advokasi Kearsipan ini para Pengelola Arsip yang terdiri dari :
a. Unit Kearsipan Setda yang berada di Bagian Umum Setda Kabupaten Sumedang
b. Unit Pengolah TU Pimpinan yang berada di Bagian Umum Setda yang mengurus Tata
Kearsipan dari SKPD luar yang akan di tandatangani oleh Pimpinan Tertinggi Sekda /
Bupati Kabupaten Sumedang
c. Unit Pengolah Bagian Umum Setda yang mengurus Tata Kearsipan Di dalam Ruang
Lingkup Bagian Umum saja
d. Unit Pengolah Bagian Humas, Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Kabupaten
Sumedang
7. KENDALA DAN CARA MENGATASI
No. Prediksi Kendala Cara Mengatasi
1. Perhatian dari para Stake Holder Membuat Surat Keputusan Sekretaris

akan pentingnya Arsip Daerah Tentang Penunjukan
Langsung Para Unit Pengolah dan
Unit Kearsipan di ruang Lingkup
Setda Kabupaten Sumedang
2. Tingkat Perhatian pegawai Melakukan Coaching Klinik secara

selama mengikuti Kegiatan Intensif dan Personal
kurang bergairah/ semangat
2. Hasil Akhir dari Implementasi Adanya Sistem Penilaian Kearsipan

yang tidak diterapkan secara Internal secara berkala dan diusulkan
Kontinue oleh para Pengelola agar Nilai Kearsipan menjadi salah
Arsip satu syarat Pencairan TPP

7|P ag e
BAB II
PENYUSUNAN RTBB
Rancangan Transformasi Budaya Birokrasi dengan judul kegiatan Pendekatan
Coaching Klinik Dalam Penguatan Advokasi Kearsipan Pada Sekretariat Daerah
Kabupaten Sumedang Disusun Dari Tanggal 08 Juni 2022 sampai dengan 18 Juli 2022
Proses Yang Berlangsung Cukup Lama disebabkan karena Proses coaching Clinic yang
akan diterapkan di Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang bertepatan dengan adanya
MTQ Jawa Barat yang diselenggarakan dari tanggal 18 – 25 Juni 2022, dimana Setda
merupakan Leading sector Penyelenggaraan MTQ Tingkat Jawa Barat tersebut.
Kondisi di Lapangan yang terjadi saat ini, setelah melakukan Koordinasi dengan
Kepala Bagian Umum Setda Kabupaten Sumedang , Bapak H. Ayuh Hidayat, SIP ternyata
Sekretariat merupakan SKPD paling rumit dalam pengelompokan Unit Kearsipan dan
Pengolah, diasrenakan Setda memiliki 11 Bagian , 3 Staff Ahli, 3 Asisten Daerah dan 3 TU
pimpinan , dimana masing masing mempunyai 1 orang Unit pengolah , selain itu Sekretariat
Daerah Kabupaten Sumedang juga memberikan Pelayanan Kearsipan untuk seluruh SKPD
di Kabupaten SUmedang dalam hal penomoran surat yan harus ditandatangani oleh para
pimpinan Tertinggi di Lingkup Pemerintah Daerah Kabupaten Sumedang (Bupati, Wakil
Bupati dan Sekretariat Daerah).
Kondisi penerapan budaya birokrasi mengenai sadar Arsip di Lingkup Setda
khususnya ASDA III sementara ini terlihat hanya di bagian Sekretariat Bagian Umum saja,
sedangkan di bidang lain masih belum menata Arsip sebagai mana mestinya, belum adanya
pemberkasan arsip secara berkala , bahkan hingga saat ini dari tiap bidang belum ada yang
menyerahkan Berita Acara penyerahan Arsip In aktif pada Unit Kearsipan Setda Kabupaten
Sumedang.
Tehnik budaya birokrasi yang akan diterapkan adalaha berupa pendekatan coaching
clinic dalam Penguatan Advokasi kearsipan baru berlangsung di dua bagian yaitu Bagian
Umum dan Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan, yang selanjutnya akan dilaksanakan
kepada bagian lain setelah Acara MTQ selesai.
Untuk Mengatasi Kendala Kurangnya Perhatian para StakeHolder dan Para
Pengolah Kearsipan, Sejauh ini telah dilakukan Koordinasi dengan Kepala Dinas Arsip dan
Perpustakaan Kabupaten Sumedang bapak Dr, Dian Sukmara, M.Pd, Kepala Bagian Umum
Setda Kabupaten Sumedang, Bapak H. Ayuh Hidayat, SIP, Kasubag Umum ibu Reni
Rosniar, SE, MM sehingga Menghasilkan Draft Surat keputusan Sekretaris Daerah
kabupaten Sumedang mengenai Pembentukan Tim Pengelola Kearsipan dan Unit
Pengolah Kearsipan pada Lingkup Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang

8|P ag e
B. PENYUSUNAN RANCANGAN TRANSFORMASI BUDAYA BIROKRASI (RTBB)
NAMA : YANTI HERMAYANTI, AMd

JABATAN : ARSIPARIS PENYELIA
UNIT KERJA : BIDANG KEARSIPAN
JUDUL RTBB : PENDEKATAN COACHING KLINIK DALAM PENGUATAN ADVOKASI KEARSIPAN PADA SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN SUMEDANG
SASARAN : PENINGKATAN KAPASITAS SUMBER DAYA MANUSIA APARATUR SIPIL NEGARA
Strategi
Teknik Strategi
Kondisi budaya Kondisi Budaya Diagnosa
Transformasi Kegiatan Transformasi Budaya Stakeholde Peran YBS Tantangan Menghadapi Output/ Capaian Ket
Saat ini yang diinginkan Kebutuhan
Budaya Birokrasi Tantangan
Budaya
Birokrasi
Penataan Peningkatan Mindset para Peningkatan 1. Kepala Dinas 1. Pemegang Kebijakan Kurangnya Penguatan Persentase
kearspian belum Pemahaman atas pengelola arsip Pengelolaan Arsip dan kearsipan Pengetahuan Materi tentang Perangkat Daerah
ditata dengan pentingnya arsip yang belum Arsip di 1. Koordinasi dengan Mentor Perpustakaan tentang Kearsipan Arsip secara yang tertata
baik dan benar dalam menyadari betapa Lingkungan Terkait pelaksaan Coaching person to arsipntya sesuai
Dikarenakan pelaksanaan pentingnya Setda Klinik 2. Asisten Daerah III 2. Pemegang Kebiajakan Masih person langsung dengan standar
tidak adanya pemerintah keberadaan arsip Kabupaten 2. Menyusun rencana kegiatan Administrasi di Lingkungan Asisten memandang dengan Unit
pemahaman daerah Sumedang 3. Menyusun materi Coaching Umum Administrasi remeh tentang Pengeloha dan Penataan
secara personal Melalui Klinik Pembangunan arsip Unit Kearsipan Kearsipan yang
mengenai tata Penataan Pendekatan 4. Koordinasi dengan Asisten 3. Para Kabag yang baik dan benar
kearsipan Kearsipan tertata Coaching Klinik Administrasi Umum ASDA III berada di bawah 3. Yang mengatur Record Centre Memberi stigma sehingga SKPD
dengan baik 5. Membuat Surat Tugas ASDA III sample pengelola Arsip di masih tidak tertata baru mengenai terkait
sesuai dengan Pelaksanaan Coaching Klinik bagian umum dan Bagian Masing- mAsing dengan baik Pentingnya arsip mendapatkan
Peraturan Kepala 6. Koordinasi dengan Bagian prokopim Nilai ASKI yang
ANRI yang Umum dan Prokopim bagus
berlaku 7. Pelaksanaan Coaching klinik 4. Pengelola Unit 4. Yang melaksana-kan Serta
di masing masing bagian Kearsipan Penataan Kearsipan menanamkan
pada Setda Kab . Sumedang Inaktif dan Record Pikiran bahwa
8. Membuat Laporan hasil 5. Para Pengelola Centre Arsip merupakan
Coaching Klinik Arsip di masing jati diri sebuah
9. evaluasi tindak lanjut Kegiaan masing bagian 5. Pencipta dan Unit Organisasi dan
Coaching Klinik di ASDA I Pengelola Arsip harus dapat
dan II serta SKPD lain dimanfaatkan
menjadi Sumber
Informasi

9|P ag e
. TIME SCHEDULE
TIMELINE PEMBUATAN RTBB
PENDEKATAN COACHING KLINIK DALAM PENGUATAN ADVOKASI KEARSIPAN PADA SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN SUMEDANG
NO Kegiatan 8-9 Juni 10 juni 13 juni 15 juni 22 juni 23 juni 30 juni -15 juli 06 Juli 18 Juli
1 Koordinasi dengan Mentor mengenai
persetujuan kegiatan RTBB
2. Penyusunan RTBB
2 Koordinasi dengan Kasubag Umum Setda
Kabupaten Sumedang
3 Koordinasi dengan Asisten Administrasi
Umum serta Kabag Umum Setda
Kabupaten Sumedang
4. Seminar RTBB
5 Koordinasi dengan Kasubag umum Setda

Kabupaten Sumedang untuk membuat
jadwal pelaksanaan coaching
6. Pelaksanaan Coaching Klinik di Unit
Kearsipan Setda Kab. Sumedang
7. Pembimbingan dan Pembuatan Draft
Laporan RTBB
8. Pelaksanaan Coaching klinik dengan 2
Bagian di ASDA III
9. Penyusunan Laporan RTBB (fix)
10. Pembimbingan RTBB
11. Evaluasi Hasil RTBB

10 | P a g e
BAB 3
ANALISIS IMPLEMENTASI RTBB
A. PELAKSANAAN KEGIATAN
1. Konsultasi dengan mentor untuk rencana pelaksanaan acara/kegiatan

Tahapan Kegiatan : Mentor menyetujui dan Memberikan masukan serta
Langkah Langkah yang harus diatasi :
Foto Kegiatan :
2. Koordinasi Dengan Bapak ASDA III - Asisten Administrasi Umum
Tahapan kegiatan : Koordinasi dengan Bapak Asisten Adminitrasi dalam rangka

pemberitahuan tentang Adanya Pembinaan dan Pengaasan di lingkup Setda
Kabupaten Sumedang, memohon arahan serta memohon agar Bapak Asisten
menjadi Pembina utama dalam penataan Kearsipan pada lingkup asda III pada
khususnya dan lingkup seluruh Bagian yang ada di Setda Kabupaten
Sumedang pada umumnya, serta permohonan menyiapkan Record Centre
yang layak untuk menyimpan seluruh arsip inaktif yang ada di lingkup Setda
Kabupaten Sumedang

11 | P a g e
Foto Kegiatan :
3. Koordinasi dengan Kepala Bagian Umum Setda Kabupaten Sumedang
Tahapan Kegiatan : Koordinasi dan memberikan Surat Perintah Pembinaan di

Ruang lingkup Setda Kabupaten Sumedang serta Koordinasi pembuatan Draft
SK Pengeloa Kearsipan di Ruang Lingkup Setda Kabupaten Sumedang
Foto Kegiatan :
4. Koordinasi dengan Kepala Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan dan Staff Ahli
Tahapan Kegiatan : Membuat Langkah perencanaan serta jadwal

pelaksanaan coaching clinic untuk masing masing Bagian yang berada dalam
ruang Lingkup Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang

12 | P a g e
Foto Kegiatan :
5. Membuat Draft Surat Keputusan

Tahapan Kegiatan Membuat Rancangan Surat Keputusan Sekretariat Daerah
mengenai Tim Pengelola Unit Kearsipan dan Unit Pengolah Kearsipan Pada
Lingkup Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang
Foto Kegiatan :
Draft Sk ini telah masuk ke Bagian Hukum Setda Kabupaten Sumedang untuk
menjadi bahan telaahan sebelum di sahkan.
Jumlah UK di Bagian Setda Berjumlah 8 Orang mengingat banyaknya Bagian
yang harus di tata pemberkasan Arsipnya
Jumlah UP di Bagian Umum berujumlah 11 orang dikarenakan Sub Bagian TU
Pimpinan mengolah surat surat untuk Bapak Bupati, Wakil Bupati, Sekretaris
Daerah, Para Staff Ahli dan 3 Asisten Daerah di ruang lingkup Sekretariat
Kabupaten Sumedang

13 | P a g e
6. Membuat SOP Persuratan

14 | P a g e

15 | P a g e
DRAFT SOP PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Nomor SOP
PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN SUMEDANG Tanggal Pembuatan
DINAS ARSIP DAN PERPUSTAKAAN Tangal Revisi
Alamat : Jalan Mayor Abdurrahman No. 185 Sumedang No Telp Tanggal Pengesahan
(0261)201231 Disahkan Oleh Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan
Wesite: Email : perpustakaansumedang@gmail.com, 45322 Kabupaten Sumedang
Nama SOP PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 1. Arsiparis
2. PP No. 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 2. Penanggung Jawab Unit Kearsipan
3. Perda No. 7 tahun 2012 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Kabupaten Sumedang 3. Pengelola Kearsipan
Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
1. Internal 1. Komputer PC
2. Eksternal 2. Record Center
3. Sekat, Folder, Label, Box File
4. Scanner
Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :
1. Pembuatan Arsip 1. Agenda Surat
2. Penerimaan Arsip 2. Daftar Arsip Aktif
3. Aplikasi Pengelolaan Arsip belum berfungsi secara maksimal

16 | P a g e
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF
(PEMBUATAN ARSIP)
PELAKSANA MUTU BAKU
Unit Unit
No. Aktivitas Sekretaris/Ka Kearsipan Pengolah Ket.
Pelaksana/ Persyaratan/
Kepala SKPD bid/Kasi Waktu Output
Pemroses Kelengkapan
1. Konsep Surat • ATK 1 hari Draft Surat dan lampiran

• Laptop Format Penomoran sesuai dengan Tata
Naskah, SKKAD, dan Klasifikasi
• Printer
2. Verifikasi Surat • 1 hari Verifikasi Surat melalui aplikasi E Office
3. Penomoran Surat dan Agenda • 1 hari Surat diberi nomor dan tercatat dalam
Surat Keluar agenda surat keluar (belum tersedia di
aplikasi e office harus dilaksanakan
pencatatan Buku Agenda dan atau
Kartu Kendali secara
manual/Excel/Aplikasi mandiri)
4. Penandatanganan Surat • 3 Hari Penandatanganan elektronik melalui E

Office

17 | P a g e
PELAKSANA MUTU BAKU
Unit Unit
No. Aktivitas Sekretaris/Ka Kearsipan Pengolah Ket.
Pelaksana/ Persyaratan/
Kepala SKPD bid/Kasi Waktu Output
Pemroses Kelengkapan
5. Pencetakan Surat • Laptop 1 Hari Surat yang sudah selesai dicetak 1

(satu) buah dan disimpan sebagai arsip
di Unit Pengolah
6. Pemberkasan Surat • 3 Jam Apabila Surat sudah selesai

dilaksanakan, maka diberkaskan
bersama dokumen lain yang berkaitan
(Surat Balasan/ Dokumen lampiran/
hasil lain yang berkaitan langsung
dengan surat keluar) (belum tersedia di
e office)
7. Daftar Arsip Aktif • 1 Hari Dicatat dalam Daftar Arsip Aktif sesuai
dengan format (belum tersedia di e
office)
8. Penyimpanan Arsip Aktif • 1 Jam Arsip yang telah diberkaskan dan

dicatat dalam Daftar Arsip Inaktif
disimpan di Filing Kabinet sesuai
dengan ketentuan

18 | P a g e
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
(PENERIMAAN ARSIP)
PELAKSA
MUTU BAKU
NA
Unit Kearsipan Unit Pengolah
No. Aktivitas Ket.
Kepala Kasi/ Pelaksana/ Persyaratan/
Waktu Output
SKPD Kabid Pemroses Kelengkapan
1. Surat Diterima • 1 hari
2. Pencetakan Surat • 3 Hari Print Out Surat Masuk
3. Agenda Surat Masuk • 1 hari Tercatat dalam Kartu Kendali/Buku Agenda

Masuk (Elektronik/manual/Aplikasi mandiri)
4. Disposisi Surat • 1 hari Membuat Disposisi (secara manual dan E

Office)
5. Pendistribusian Surat • Surat didistribusikan dengan Kartu

Disposisi/Kartu Kendali secara manual dan E
Office

19 | P a g e
PELAKSA
MUTU BAKU
NA
No. Aktivitas Ket.
Waktu Output
6. Penerimaan Oleh Pengelola UP • Laptop 1 Hari Dicatat dalam agenda surat masuk (Untuk
Bidang/Skretariat Surat yang disampaikan secara manual) Kartu
kendali dibawa lagi
7. Diterima Oleh Kepala Bidang/Skretariat • 3 Jam Diterima untuk dilaksanakan atau

didisposisikan ke Pelaksana
8. Pemrosesan Surat • 1 Hari Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan materi

surat
9. Pemberkasan di Unit Pengolah • 1 Jam Arsip yang telah diberkaskan dan dicatat
dalam Daftar Arsip Inaktif disimpan di Filing
Kabinet sesuai dengan ketentuan

20 | P a g e
PELAKSA
MUTU BAKU
NA
No. Aktivitas Ket.
Waktu Output
10 Pencatatan dalam Daftar Arsip Aktip • Tercatat dalam Daftar Arsip Aktif
11 Penyimpanan Arsip Aktif • Tersimpan dalam Filling Kabinet sesuai

dengan Kode Klasifikasi
KEPALA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN,

KABUPATEN SUMEDANG
Dr. DIAN SUKMARA, M.Pd

NIP : 19680407 199111 1 002

21 | P a g e
7. Tahapan Pembuatan Metode untuk menghitung hasil yang didapatkan

◦ Penggunaan Arsip
◦ Ketersediaan Arsip Aktif
◦ Sarana Peminjaman Arsip Aktif
◦ Penyajian Arsip Aktif
◦ Pemeliharaan Arsip
◦ Pemberkasan Arsip Aktif beserta dengan pembuatan Daftar Arsip Aktif
◦ Penyimpanan Arsip Aktif
◦ Alih Media Arsip Aktif
◦ Pemeliharaan Arsip Vital
◦ Pemberkasan dan Pelaporan Arsip Terjaga
◦ Penyusutan Arsip
◦ Pemindahan Arsip Inaktif ke Unit Kearsipan dengan kegiatan:
◦ Penyeleksian Arsip Inaktif
◦ Pembuatan Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan
◦ Penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan
◦ Pemindahan Arsip Inaktif disertai dengan
◦ Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan ◦ Berita Acara Pemindahan
Arsip Inaktif
8. Tahapan Coaching Clinic dengan Unit Pengolah Tata Usaha Pimpinan

dan Staff Ahli
Tahapan kegiatan Koordinasi dengan para pengolah keasipan
Foto Kegiatan :

22 | P a g e
9. Tahapan Coaching Clinic dengan Bagian Protokol dan Komunikasi

Pimpinan
Tahapan Kegiatan : Menilai kondisi awal penataan Kearsipan di Bagian protocol
dan Komunikasi Pimpinan
Foto Kegiatan :
10. Tahapan Penilaian Kearsipan

a. Bagian Umum pada Sub Bagian Tata Usana Pimpinan dan Staf Ahli
Kondisi Penilaian terakhir dikarena UP TU pimpinan sudah dinilai pada
awalnya pada tahun 2021
#REF
!
REKAPITULASI NILAI AUDIT SISTEM KEARSIPAN INTERNAL
UNIT PENGOLAH TU PADA SEKRETARIAT DAERAH
Nilai
Jumla Nilai KATEGO
NO. ASPEK/SUB ASPEK Standa Nilai Bobot
h Skor Akhir RI
r
(5) =
(4)/(3 (7) =
(1) (2) (3) (4) (6) (8)
) (5) x (6)
X100
PENGELOLAAN ARSIP 4041,6
1. 7000 57,74 50% 28,87
DINAMIS 7
1.1 2966,6
Penciptaan Arsip 3200 92,71 25% 23,18
. 7
1.2
Penggunaan Arsip 700 400 57,14 25% 14,29
.
1.3
Pemeliharaan Arsip 1700 375 22,06 25% 5,51
.
1.4
Penyusutan Arsip 1400 300 21,43 25% 5,36
.
SUMBER DAYA
2. 2400 2100 87,50 50% 43,75
KEARSIPAN
2.1
SDM Kearsipan 300 200 66,67 50% 33,33
.
2.2 Prasarana dan
2100 1900 90,48 50% 45,24
. Sarana Kearsipan
BB
TOTAL 72,62 (SANGAT
BAIK)
Keterangan :
Pada minggu pertama nilai yang didapat oleh Bagian Umum dan TU
pimpinan sekitar 72,62 dan mendapat nilai BB (sangat baik)
Hal ini disebabkan karena :

23 | P a g e
1. Bagian Umum dan TU pimpinan telah mendapatkan pembinaan pada

tahun 2021 sehingga nilai yang didapat sudah berupa nilai terakhir
pada saat coaching clinic dilakukan, bahkan Bagian TU pimpinan
menjadi acuan Sekretariat Daerah dalam penilaian Lomba Kearsipan
pada Bulan April 2022 sebagai juara ke IV
2. Pemberkasan arsip Sebagian sudah dilakukan secara kontinu
3. Record centre sudah ada walau belum tertata dengan baik
4. Alur persuratan dilakukan dengan baik
5. Jumlah SDM yang memadai untuk melakukan penataan kearsipan
yang baik.
b. Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan

Kondisi Penilaian minggu pertama

UNIT PENGOLAH BAGIAN PROTOKOL DAN KOMUNIKASI PIMPINAN (PROKOPIM)
Nilai
Jumla Bob Nilai
ASPEK/SUB ASPEK Stand Nilai KATEGORI
NO. h Skor ot Akhir
ar
(5) =
(7) =
(1) (2) (3) (4) (4)/(3) (6) (8)
(5) x (6)
X100
2850,0
1. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 6800 41,91 50% 20,96
0
2500,0
1.1. Penciptaan Arsip 3000 83,33 25% 20,83
0
1.2. Penggunaan Arsip 700 100 14,29 25% 3,57
1.3. Pemeliharaan Arsip 1700 250 14,71 25% 3,68
1.4. Penyusutan Arsip 1400 0 0,00 25% 0,00
2. SUMBER DAYA KEARSIPAN 2400 800 33,33 50% 16,67
2.1. SDM Kearsipan 300 200 66,67 50% 33,33

Prasarana dan Sarana
2.2. 2100 600 28,57 50% 14,29
Kearsipan
C
TOTAL 37,63
(KURANG)
Keterangan :
Pada minggu pertama nilai yang didapat oleh Bagian Protokol dan Komunikasi
Pimpinan sekitar 37,63 dan mendapat nilai C (kurang)
1. Penomoran surat belum sesuai dengan Tata Naskah Dinas no 120 Tahun
2020
2. Surat keluar dan Masuk belum diberkaskan dan dibuat daftar arsip nya

24 | P a g e
3. Belum adanya Out Indikator untuk sarana temu balik arsip

4. Filling Cabinet belum digunakan sebagaimana mesitinya
5. Belum menggunakan Sarana & Prasarana kearsipan seperti Folder dan Guide
Arsip
Penilaian minggu ke 3 setelah mendapatan coaching clinic

UNIT PENGOLAH BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL
Nilai Jumlah Nilai

NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Bobot KATEGORI
Standar Skor Akhir
.
(5) =
(7) =
(1) (2) (3) (4) (4)/(3) (6) (8)
(5) x (6)
X100
1. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 7000 3920,00 56,00 50% 28,00
1.1. Penciptaan Arsip 3200 3100,00 96,88 25% 24,22

1.2. Penggunaan Arsip 700 400 57,14 25% 14,29
1.3. Pemeliharaan Arsip 1700 170 10,00 25% 2,50
1.4. Penyusutan Arsip 1400 250 17,86 25% 4,46
2. SUMBER DAYA KEARSIPAN 2400 1300 54,17 50% 27,08
2.1. SDM Kearsipan 300 100 33,33 50% 16,67
Prasarana dan Sarana
2.2. 2100 1200 57,14 50% 28,57
Kearsipan
CC
TOTAL 55,09
(CUKUP)
Keterangan :
Pada minggu pertama nilai yang didapat oleh Bagian Protokol dan Komunikasi
Pimpinan sekitar 37,63 dan mendapat nilai C (kurang)
1. Penomoran surat sudah sesuai dengan Tata Naskah Dinas no 120 Tahun
2020
2. Surat keluar dan Masuk sudah diberkaskan dan dibuat daftar arsip nya
3. Belum adanya Out Indikator untuk sarana temu balik arsip
4. Filling Cabinet sudah digunakan sebagaimana mesitinya
5. Sudah menggunakan Sarana & Prasarana kearsipan seperti Folder dan Guide
Arsip
6. Adanya Aplikasi pembuatan Monev Berita kegiatan Pimpinan yang ditulis
dalam berbagai media massa

25 | P a g e
Gambar hasil dari Aplikasi Monev berita media massa
Screenshoot Aplikasi IMA (Intelegence Media Analitic)

26 | P a g e
11. REALISASI PERENCANAAN

Kondisi sebelum dan sesudah dalam pelaksanaan Coaching Clinic dapat
dilihat dalam Tabel berikut :
Kondisi sebelum pelaksanaan Kondisi setelah pelaksanaan

Coaching Clinic Coaching Clinic
Belum adanya SK tim Unit Sudah ada draft SK tim UP dan UK

Pengelola dan Unit Kearsipan yang akan ditandatangani oleh Bkp
Sekda Kabupaten Sumedang
Para Unit Pengelola tidak Para Unit Pengelola mengerti dan
menngerti betapa pentingnya Arsip mulai tertarik untuk menata Arsip
Sarana Prasarana tidak memadai Bagian Umum mulai menyerahkan
sarana Prasarana seperti Box dan
Folder yang selama ini hanya
tersimpan di Gudang tanpa ada yg
meminta
Para Pengelola tidak dapat Para Pengelola mulai paham
membedakan mana berkas yang membedakan mana kertas yang
menjadi Arsip Aktif dan Arsip inaktif mulai menjadi arsip aktif serta mana
arsip yang mulai menjadi inaktif
Para Unit Pengelola tidak Para Unit Pengelola mulai paham
mengetahui tentang pemberkasan dan ingin segera merapihkan dan
arsip membenahi Arsip serta
memberkaskannya
Tidak adanya Record Centre di Bapak Asisten Adminitrasi Umum
Setda yang memadai menyanggupi untuk segera
membuat dan merapihkan ruangkan
yang memadai untuk Record Centre
12. KENDALA
Kendala yang dihadapi dilapangan :

1. Belum adanya SK Pengelola Arsip di Sekretariat Daerah Sehingga
Pelaksaan Penataan Kearsipan masih tumpang tindih
2. Record Centre belum memadai untuk menyimpan seluruh Arsip in aktif
yang ada di Sekretariat Kabupaten Sumedang
3. Daftar arsip aktif dan inaktif hanya ada di Bagian Umum saja sedangkan
di Bagian lain belum membuat sehingga tidak dapat menghitung
presentase arsip yang ada di Setda Kabupaten Sumedang
4. Bagian Humas belum mencetak Surat secara Fisik hanya disimpan dalam
menu Aplikasi e- office sehingga menyulitkan untuk melakukan
pemberkasan dan sarana temu balik

27 | P a g e
13. SOLUSI YANG DIAMBIL
Pembuatan SK tim Pengelola Kearsipan yang telah dibuatkan draft oleh

Arsiparis dan Kasubag Umum TU pimpinan dan telah masuk ke Bagian
Hukum Setda Kabupaten Sumedang dala rangka verifikasi dan di buat
telaahannya, per tanggal 14 Juli Draft sudah turun kembali ke bagian Umum
untuk diperbaiki draftnya, untuk kemudian langsung ditandatangani oleh
Sekretaris Daerah Kabupaten Sumedang
Jumlah UK di Bagian Setda Berjumlah 8 Orang mengingat banyaknya Bagian
yang harus di tata pemberkasan Arsipnya
Jumlah UP di Bagian Umum berujumlah 11 orang dikarenakan Sub Bagian
TU Pimpinan mengolah surat surat untuk Bapak Bupati, Wakil Bupati,
Sekretaris Daerah, Para Staff Ahli dan 3 Asisten Daerah di ruang lingkup
Sekretariat Kabupaten Sumedang
Jumlah semua Pengelola pada Unit Pengolah sebanyak 27 Orang
Jumlah semua Pengelola pada Unit Kearsipan sebanyak 8 Orang
Drat surat Keputusan Pengelola Arsip di Lingkup Sekretariat Daerah
Kabupaten Sumedang ada dalam lampiran Laporan RTBB ini
14. FEEDBACK DARI PARA PENGELOLA ARSIP DAN STAKEHOLDER
Feedback yang diberikan berdasarkan pertanyaan / Questioner yang

diberikan seperti:
1. Apakah para Unit pengelola dan Unit Kearsipan mengetahui tata cara
mengelola arsip
2. Apakah Para Unit pengelola mengetahui apa itu daftar arsip aktif dan
inaktif, kemudia mereka ditanya tentang masing masing indikator yang
ada dalam daftar arsip aktif dan inaktif
3. Para Unit Pengelola ditanya mengenai masing masing item persuratan
yang sesuai dengan Tata Naskah Dinas dari mulai penciptaan,
Pemelihharaan hingga penyusutan
4. Sehingga dari pertanyaan-pertanyaan diatas kita dapat
mengindetifikasi masalah kearsipan dalam suatu Bagian dan dapat
memberikan Coaching secara personal kepada seluruh SDM yang ada
pada unit Pengolah dan Unit Kearsipan
5. Memberikan link survey / feedback kepada para unit pengolah sebagai
bahan masukan untuk melaksanakan coaching clinic selanjutnya
6. Link feedback dapat di klik pada tautan
https://bit.ly/coachingclinickearsipan

28 | P a g e
7. Foto isian survey pada google form :
8. Hasil Google Form Feedback Coaching Clinic

29 | P a g e

30 | P a g e
Saran Saran :
9. Foto Kegiatan saat wawancara tentang pembinaan dan pemberian feedback

kearsipan
a. Bagian TU Pimpinan
b. Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan

31 | P a g e
c. Bagian Organisasi
d. Bagian Program dan Keuangan
e. Bagian Kerjasama
f. Bagian Ekonomi

32 | P a g e
BAB IV
MONITORING DAN RENCANA TINDAK LANJUT
A. MONITORING
Berdasarkan Surat Perintah dari Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan

no KA.04.05/291/2022 tentang Tim Pelaksana Pembinaan Kearsipan di
Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Sumedang, mendapatkan
Pembinaan ke Sekretariat daerah, Kecamatan Tanjungsari dan Kecamatan
Sukasari.
Monitoring dilaksanakan secara Coaching Clinic secara Intensif sebanyak 1
kali 1 minggu
B. TINDAK LANJUT
1. Sesuai dengan Surat Perintah dari Kepala dinas tindak lanjut yang akan
dilaksanakan adalah monitoring dan Pengawasan secara intensif serta
pelaksanaan Coaching Clinic secara berkelanjutan yang akan
dilaksanakan ke seluruh bagian dalam ruang lingkup Sekretariat Daerah
Kabupaten Sumedang.
2. Sesuai arahan dari Bapak Asisten Adminitrasi bahwa Sekretariat daerah
akan segera dilaksanakan rapat Pembinaan secara menyeluruh kepada
27 orang Unit Pengolah dan 8 Orang Unit Kearsipan serta Para kepala
Bagian yang akan dilaksanakan pada Hari Kamis tanggal 21 Juli 2022 jam
08.00 WIB di Ruang Rapat ASDA III Setda Kabupaten SUmedang
3. Sekretariat Daerah akan segera menyediakan record Centre yang layak
dan memadai di tingkat 3 yang akan segera dilaksanakan pelaksanaannya
pada Minggu ke 4 Bulan Juli 2022.
4. Bapak Asisten Adminitrasi Umum juga berkeinginan untuk menghimbau
seluruh SKPD agar dapat membuat sebuat Ajuan Kegiatan berupa
pembangunan Ruangan Record Centre untuk masing masing SKPD dan
menganggarkan sekitar 75 juta rupiah untuk keperluan pengadaan sarana
dan prasarana tersebu

33 | P a g e
BAB IV
PENUTUP
I. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
A. Kesimpulan
Kegiatan Pendekatan Coaching Clinic dalam Penguatan Advokasi
Kearsipan pada ruang lingkup Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang
merupakan suatu Rencana Aksi yang perlu dilakukan secara terus menerus
untuk mengukur sejauh mana efektivitas pelaksanaan coaching clinic pada
masing bagian di Sekretariat Daerah Kabupoaten Sumedang pada khususnya
dan untuk diterapkan kepada seluruh SKPD yang ada di Kabupaten Sumedang
pada umumnya. Karena selama ini belum pernah dilaksanakan coaching clinic
secara intensif pada Sekretariat Daerah Kabupaten Sumedang sehingga para
unit pengelola dan unit kearsipan masih kurang paham tentang cara urutan
mengarsipan berkas yang benar sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan mewajibkan lembaga kearsipan sesuai dengan
wilayah kewenangannya untuk menjamin kemudahan akses arsip statis bagi
pengguna arsip untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan
pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan
keselamatan arsip.
Sebagai Sample Kegiatan ini dilaksanakan pada dua Bagian yaitu
Bagian Umum dan Prokopim yang kemudian akan diterapkan kepada 9 Bagian
Lainnya.
B. Rekomendasi
1. Kegiatan Coaching Clinic dalam rangka penguatan Advokasi
Kearsipan ini hendaknya di laknakan secara terus menerus agar para
pengelola Arsip dan Unit Kearsipan tidak lalai dalam menata
Kearsipan di Bagian Masing Masing
2. Kegiatan Coaching Clinic dalam rangka penguatan Advikasi

Kearsipan ini akan dilaksanakan minimal 1 kali seminggu
3. Untuk memberikan Penegasan dalam melaksanakan penataan

Kearsipan yang lebih rapih dan tertata sebaiknya diadakan Rekon

34 | P a g e
Arsip untuk memdapatkan persetujuan pada saat pencairan

Tunjangan sehinga mau tidak mau para Pengelola atau seluruh SKPD
tidak lagi memandang rendah dengan keberadaan arsip namun
menjadi giat dalam menata karena tiap bulan harus memberikan
laporan mengenai tingkat keberadaan arsip serta berapa jumlah arsip
yang sudah ditata dan dibuatkan daftarnya.
4. Untuk Kegiatan selanjutnya di harapkan para pimpinan tertinggi dapat

memberikan rekomendasi untuk mengajukan kegiatan pembuatan
Record Centre yang memadai untuk masing masing SKPD, sehingga
Belanja Modal pembuatan Record Centre dapat menjadi Prioritas
masing masing SKPD pada saat mengajukan Anggaran Kegiatan.

35 | P a g e
LAMPIRAN LAMPIRAN
1. Surat Rekomendasi Mentor

36 | P a g e
2. Draft SK Tim Pengelola Kearsipan pada Lingkup Setda Kabupaten Sumedang

37 | P a g e

38 | P a g e

39 | P a g e

40 | P a g e

41 | P a g e
3. Surat Perintah Pembinaan Kearsipan

42 | P a g e

43 | P a g e


Laporan Implementasi RTBB YANTI H - NDH 12 - FIX

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan Implementasi RTBB YANTI H - NDH 12 - FIX

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

1|P ag e

LAPORAN RANCANGAN TRANSFORMASI BUDAYA BIROKRASI (RTBB)

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

c. Tujuan Jangka Panjang

b. Bagi Pemerintah Daerah

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

Sasaran yang diharapkan

Kondisi Budaya Saat ini Rencana Tranformasi Kondisi yang

Stakeholder Internal Stakeholder Eksternal

1. Kepala Dinas 1. Asisten Administrasi Umum

2. Arsiparis 2. Kepala Bagian Umum

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

7. KENDALA DAN CARA MENGATASI

No. Prediksi Kendala Cara Mengatasi

1. Perhatian dari para Stake Holder Membuat Surat Keputusan Sekretaris

2. Tingkat Perhatian pegawai Melakukan Coaching Klinik secara

2. Hasil Akhir dari Implementasi Adanya Sistem Penilaian Kearsipan

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

B. PENYUSUNAN RANCANGAN TRANSFORMASI BUDAYA BIROKRASI (RTBB)

NAMA : YANTI HERMAYANTI, AMd

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

TIMELINE PEMBUATAN RTBB

5 Koordinasi dengan Kasubag umum Setda

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

1. Konsultasi dengan mentor untuk rencana pelaksanaan acara/kegiatan

2. Koordinasi Dengan Bapak ASDA III - Asisten Administrasi Umum

Tahapan kegiatan : Koordinasi dengan Bapak Asisten Adminitrasi dalam rangka

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

3. Koordinasi dengan Kepala Bagian Umum Setda Kabupaten Sumedang

Tahapan Kegiatan : Koordinasi dan memberikan Surat Perintah Pembinaan di

Tahapan Kegiatan : Membuat Langkah perencanaan serta jadwal

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

5. Membuat Draft Surat Keputusan

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

6. Membuat SOP Persuratan

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

DRAFT SOP PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF

PELAKSANA MUTU BAKU

1. Konsep Surat • ATK 1 hari Draft Surat dan lampiran

2. Verifikasi Surat • 1 hari Verifikasi Surat melalui aplikasi E Office

4. Penandatanganan Surat • 3 Hari Penandatanganan elektronik melalui E

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

PELAKSANA MUTU BAKU

5. Pencetakan Surat • Laptop 1 Hari Surat yang sudah selesai dicetak 1

6. Pemberkasan Surat • 3 Jam Apabila Surat sudah selesai

8. Penyimpanan Arsip Aktif • 1 Jam Arsip yang telah diberkaskan dan

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

1. Surat Diterima • 1 hari

2. Pencetakan Surat • 3 Hari Print Out Surat Masuk

3. Agenda Surat Masuk • 1 hari Tercatat dalam Kartu Kendali/Buku Agenda

4. Disposisi Surat • 1 hari Membuat Disposisi (secara manual dan E

5. Pendistribusian Surat • Surat didistribusikan dengan Kartu

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi

7. Diterima Oleh Kepala Bidang/Skretariat • 3 Jam Diterima untuk dilaksanakan atau

8. Pemrosesan Surat • 1 Hari Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan materi

Laporan Rancangan Reformasi Birokrasi