LAPORAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

“OPTIMALISASI PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA (BMN) MELALUI

DIGITALISASI PENDATAAN
DI LEMBAGA PEMASYARAKATAN KLAS IIB TONDANO”

Disusun oleh:
Nama Peserta : VEYSI IMELDA OPIT, S.E
NDH : 07 (TUJUH)
Instansi : LEMBAGA PEMASYARAKATAN KLAS IIB TONDANO

Dibimbing oleh:
Mentor: YULIUS PAATH, S.I.P., D.E.A
Coach: MILAWATY, SS., MM

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN

KAJIAN MANAJEMEN PEMERINTAHAN
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA
2023
 LEMBAR PERSETUJUAN
RANCANGAN AKSI
PERUBAHAN KINERJA

JUDUL : OPTIMALISASI PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA

(BMN) MELALUI DIGITALISASI PENDATAAN DI LEMBAGA
PEMASYARAKATAN KLAS IIB TONDANO
NAMA : VEYSI IMELDA OPIT, S.E

NIP 19781228 200501 2 001

UNIT KERJA : LAPAS KLAS IIB TONDANO

Disetuji untuk disampaikan pada seminar

Rancangan Aksi Perubahan
Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP)
Angkatan II Tahun 2023

MENTOR COACH

YULIUS PAATH, S.I.P., D.E.A MILAWATY, SS., MM

NIP. 19690718 199103 1 008 NIP. 19800424 200804 1 002

2
 LEMBAR PERBAIKAN
EVALUASI RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN II

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN MANAJEMEN PEMERINTAHAN
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
TAHUN 2023

NAMA : VEYSI IMELDA OPIT, S.E

NIP : 197812282005012001
INSTANSI : LEMBAGA PEMASYARAKATAN KLAS IIB TONDANO
JABATAN : KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA

JUDUL AKSI PERUBAHAN

“OPTIMALISASI PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA (BMN)
MELALUI DIGITALISASI PENDATAAN
DI LEMBAGA PEMASYARAKATAN KLAS IIB TONDANO”

Telah diseminarkan dan disempurnakan berdasarkan masukan dari Penguji, Coach dan
Mentor pada tanggal 13 September 2023.

Makassar, 13 September 2023

Menyetujui,

Coach Mentor

MILAWATY, SS., MM YULIUS PAATH, S.I.P., D.E.A

Penguji

SUDARMI NARWIS, SE., MM

3
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Lembaga Pemasyarakatan (Lapas), Rumah Tahanan Negara (Rutan), Balai

Pemasyarakatan (Bapas) dan Rumah Penyimpanan Barang Sitaan dan Barang
Rampasan Negara (Rupbasan) merupakan Unit Pelaksana Teknis di bawah Direktorat
Jenderal Pemasyarakatan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang
menjalankan tugas dan fungsi berdasaarkan kebijakan Direktorat Jenderal
Pemasyarakatan. Dalam rangka mendukung berjalannya tugas dan fungsi, UPT
Pemasyarakatan menyelenggarakan dukungan fasilitatif yang meliputi kegiatan
perencanaan penganggaran, pengelolaan keuangan Barang Milik Negara (BMN) dan
Kepegawaian.
Setiap UPT Pemasyarakatan Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran yang akan
diusulkan pada Direktorat Jenderal Pemasyarakatan (Ditjenpas), Dalam penyusunan
Rencana Kerja dan anggaran, UPT perlu memperhatikan kebutuhan dasar kantor
(Belanja Operasional) dan kebutuhan tugas fungsi UPT tersebut (Belanja Non
Operasional). Selain itu, UPT perlu melakukan koordinasi terkait kebijakan atau prioritas
yang telah ditetapkan secara Nasional, Kementerian, maupun Ditjen Pas. UPT
Pemasyarakatan juga bertanggung jawab dengan pengelolaan keuangan. Pelaksanaan
pencairan, penyerapan, dan pelaporan keuangan menjadi kegiatan rutin yang dilakukan
oleh UPT Pemasyarakatan.
Begitu juga dengan administrasi Barang Milik Negara (BMN) yang berada pada UPT
untuk dilaporkan pada rekonsiliasi wilayah. Sebagian tugas manajemen kepegawaian
juga berada dibawah Kewenangan Kepala Unit Pelaksana Teknis (UPT).
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, untuk tercapainya tugas maupun fungsi
Pemasyarakatan yang optimal perlu didukung dengan sarana dan prasarana yang
memadai.
Lembaga Pemasyarakatan Klas IIB Tondano, merupakan Unit Pelaksana Teknis

4
(UPT) Pemasyarakatan yang berada dilingkungan Kantor Wilayah Kemenkumham
Sulawesi Utara yang diresmikan pada tanggal 2 April 1984 oleh Menteri Kehakiman
Republik Indonesia pada waktu itu, Bapak Ali Said, SH.

Kondisi saat ini :

Kondisi saat ini penataan BMN masih di lakukan secara manual sehingga kurang
optimalnyainventarisasi BMN di lingkup Lapas Klas IIB Tondano, hal ini menyebabkan
pengelolaan BMN di Lapas Klas IIB Tondano belum tertib efektif dan efisien.

Yang berdampak ada beberapa point yang menjadi temuan dari Inspektorat Jenderal
saat pelaporan BMN diantaranya :
1. Sering ditemukan letak barang dan Daftar Barang Ruangan (DBR) yang tidak sesuai
hal ini dikarenakan pemindahan barang yang tidak pernah dilaporkan kepada petugas
BMN dan Ketika dilakukan pengecekan petugas sulit menemukan posisi awal BMN
yang telah berpindah tempat
2. Info kondisi barang belum dapat diakomodir secara cepat dan akurat sehingga
seringkali barang yang sudah rusak masih tercatat kondisi baik di Aplikasi BMN.
Berdasarkan permasalahan tersebut maka perlu dilakukan inventarisasi ulang
pengelolaan BMN yang tertib dan efisien, untuk memudahkan proses pengelolaan dan
pelaporan BMN. Setelah dilakukan inventarisasi ulang maka dilanjutkan dengan
mengklasifikasikan asset berdasarkan Daftar Barang Ruangan. DBR menggunakan QR
Code Google Drive, yang nantinya dapat memudahkan petugas BMN dalam
memperbaharui data asset jika ada perubahan/pemindahan aset.

Kondisi yang diharapkan :

1. Meningkatnya kompetensi SDM dalam pengelolaan BMN
2. Alat dan bahan memadai untuk mendukung kegiatan BMN
3. Maksimalnya implementasi SOP
4. Tersedianya system pendataan BMN secara digital

5
• Keterkaitan Gagasan dengan RB Tematik

Ada beberapa komponen dari gagasan ini :

1. Penyimpanan dokumen di google drive : Pemindahan dokumen dan data
terkait BMN ke google drive sebagai basis penyimpanan, ini memungkinkan
akses yang mudah, skalabilitas dan keamanan data yang tinggi
2. Penggunaan QR Code : Setiap BMN dapat diberi QR Code yang unik, QR
Code ini dapat di scan untuk mengakses informasi terkait BMN yang
tersimpan di Google Drive. Hal ini akan memudahkan dalam pencarian
informasi dan pemantauan aset
3. Pemantauan Real Time : Dengan QR Code, informasi tentang status dan
lokasi BMN dapat diperbaharui secara real time, pihak yang berwenang dapat
memantau pergerakkan dan kondisi BMN dengan lebih akurat
4. Keamanan Data : keamanan data di google drive dengan
mengimplementasikan protocol keamanan yang ketat dan otorisasi akses
yang tepat
5. Integrasi dengan aplikasi lain : Integrasi google drive dengan aplikasi lain
yang digunakan dalam administrasi pemerintah, seperti aplikasi keuangan
atau aplikasi manajemen BMN untuk memudahkan aliran data.

Gagasan ini dapat membantu pekerjaan kantor dalam mengurangi beban

administrasi, meningkatkan transparansi dan mengoptimalkan pengelolaan BMN
secara efisien.

6
B. Tujuan
1. Tujuan Jangka Pendek
Terinventarisasinya dan terlabelnya BMN yang diklasifikasikan berdasarkan
DBR QR CODE GOOGLE DRIVE

2. Tujuan Jangka Menengah

Terwujudnya pemutakhiran data inventarisasi BMN melalui laporan
inventarisasi BMN
3. Tujuan Jangka Panjang
Tersedianya laporan BMN yang akuntabel

C. Manfaat Aksi Perubahan

Manfaat Aksi Perubahan dalam peningkatan kinerja organisasi adalah :
1. Manfaat Internal
• Mengetahui tingkat keberhasilan dan kekurangan pengelolaan BMN
• Membuat perbandingan dan evaluasi kinerja antar satuan kerja
pemasyarakatan
• Menentukan prioritas dan sasaran dan sasaran perbaikan dalam rangka
meningkatkan kinerja
• Menyusun strategi dan program sesuai dengan kondisi dan tantangan yang
di hadapi dan meningkatkan akuntabilitasi dan transparansi organisasi
dalam pelaksanaan tugas
• Data dapat dilihat secara real time
• Petugas BMN akan terbiasa menggunakan teknologi sehingga mampu
beradaptasi dengan perkembangan zaman

2. Manfaat Eksternal
• Terjalin hubungan yang baik dengan eselon II pada Kantor Wilayah dan pihak
lainnya untuk penataan pengelolaan BMN
• Mempermudah perolehan informasi terkait data BMN Lapas Klas IIB Tondano

D. Ruang Lingkup Aksi Perubahan

Ruang lingkup pelaksanaan Aksi Perubahan ini, yaitu kegiatan persiapan,

implementasi, dan monitoring evaluasi pada kegiatan terwujudnya pelayanan berbasis
digital di Lapas Klas IIB Tondano dengan menyelesaikan tunggakan layanan rutin yang
ada meliputi :

7
a. Pesiapan :
1. Koordinasi dan konsultasi dengan mentor dan coach
2. Memberitahukan rancangan aksi perubahan ke stakeholder
3. Inventarisasi dan identifikasi penyebab kenapa terjadinya tunggakan
layanan rutin

b. Implementasi :
1. Koordinasi dengan seluruh tim pelaksana, tim pendukung (Validasi data)
dan koordinasi dengan Kepala Lapas Klas IIB Tondano
2. Pelaksanaan rancangan aksi perubahan
3. Pelaksanaan tugas oleh TIM Pelaksana

c. Monitoring dan Evaluasi :

1. Evaluasi pelaksanaan
2. Penyusunan laporan rencana tindaklanjut Seminar Rancangan Aksi
Perubahan

8
 BAB II
ANALISIS PERMASALAHAN

A. Profil Kinerja Organisasi

Lembaga Pemasyarakatan Kelas IIB Tondano merupakan Unit Pelaksana Teknis yang
melaksanakan Pemasyarakatan Narapidana/ Anak Didik, kedudukannya berada di bawah Kantor
WilayahKementrian Hukum dan Hak Asasi Manusia Sulawesi Utara serta bertanggung jawab kepada
Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Kementerian Hukum dan Hak Asasi manusia Republik Indonesia.
Saat ini Lembaga Pemasyarakatan Kelas IIB Tondano bertempat di Jalan Raya Papakela Kelurahan
Kendis, Kecamatan Tondano Timur, Kabupaten Minahasa dengan luas tanah 26.720 M2 dengan luas
bangunan Kantor 3,420 M2 Lapas Kelas IIB Tondano Memiliki 1 bangunan kantor, 6 bangunan blok
penghuni, 2 bangunan tempat ibadah, 1 bangunan bengkel kerja, 1 bangunan kantin, 1 bangunan
dapur, dan 1 bangunan poliklinik. Dengan kapasitas 195 orang dan yang saat ini dihuni oleh 364 Warga
Binaan Pemasyarakatan. Lembaga Pemasyarakatan mempunyai tugas melaksanakan
pemasyarakatan Narapidana / Anak Didik. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas,
Lembaga Pemasyarakatan menyelenggarakan fungsi yaitu :
1) Melakukan pembinaan narapidana / anak didik;
2) Memberikan bimbingan, mempersiapkan sarana dan mengelola hasil kerja;
3) Melakukan bimbingan sosial / kerohanian narapidana / anak didik;
4) Melakukan pemeliharaan keamanan dan tata tertib Lembaga Pemasyarakatan; dan
5) Melakukan urusan tata usaha dan rumah tangga.
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Lembaga Pemasyarakatan Kelas IIB Tondano
memiliki 12 Pejabat Struktural, yaitu :
1) Kepala Lembaga Pemasyarakatan;
2) Kepala Sub Bagian Tata Usaha;
3) Kepala Seksi Pembinaan Narapidana dan Kegiatan Kerja;
4) Kepala Seksi Keamanan dan Tata Tertib;
5) Kepala Kesatuan Keamanan;
6) Kepala Urusan Umum;
7) Kepala Urusan Kepegawaian dan Keuangan;
8) Kepala Sub Seksi Registrasi dan Bimbingan Pemasyarakatan;

9
9) Kepala Sub Seksi Perawatan Narapidana dan Tahanan;
10) Kepala Sub Seksi Kegiatan Kerja;
11) Kepala Sub Seksi Keamanan;
12) Kepala Sub Seksi Pelaporan dan Tata Tertib.

Visi dan Misi Lembaga Pemasyarakatan Klas IIB Tondano, tentunya mengacu kepada Visi dan Misi
Kementerian Hukum dan HAM, yang dapat diuraikan sebagai berikut :

VISI : Memulihkan kesatuan hubungan hidup, kehidupan dan penghidupan Warga Binaan
Pemasyarakatan sebagai individu, anggota masyarakat dan mahluk Tuhan Yang Maha Esa,
membangunmanusia mandiri.

MISI :
Melaksanakan perawatan Tahanan, pembinaan dan pembimbingan Warga Binaan Pemasyaraktan
dalamkerangka penegakan hukum, pencegahan dan penanggulangan gangguan keamanan serta
pemajuan dan perlindungan Hak Asasi Manusia

Motto :
"Melayani dengan PRIMA “Profesional, Ramah, Ikhlas, Mudah dan Akuntabel"

10
A. ANALISA MASALAH PELAYANAN
1. Identifikasi dan Analisis Masalah
Identifikasi isu merupakan pendataan permasalahan yang terjadi di lingkup Lapas
Klas IIB Tondano, Pendataan permasalahan dilakukan melalui diskusi dengan
mentor dan admin petugas pelaksana teknis (Admin/operator BMN).
Berikut beberapa permasalahan yang terjadi di Lapas Klas IIB Tondano :

• Belum adanya penginputan data kepuasan terhadap pelayanan public secara

digital pada Lapas Klas IIB Tondano, hal ini berkaitan dengan pelayanan
public yang mampu memberikan saran dan masukan yang berguna bagi
Lapas Klas IIB Tondano sendiri dan juga Masyarakat.

• Belum adanya pengarsipan yang dilakukan secara digital, dimana berkas

arsip masih disimpan secara manual sehingga berkas arsip mudah menjadi
rusak dan hilang sehingga perlu adanya pengarsipan secara digital untuk
backup data.
• Belum tertib dan optimalnya inventarisasi penglolaan BMN, sehingga
pelaksanaan manajemen aset tidak tertata dengan baik.

Setelah dilakukan identifikasi isu maka dilanjutkan dengan penetapan

prioritas isu menggunakan metode USG (Urgent, Seriousness dan Growth).
Urgent artinya isu tersebut bersifat darurat, mendesak untuk segera
ditindaklanjuti. Seriousness artinya seberapa besar/kecilnya isu tersebut
harus segera ditangani berdasarkan dampak yang terjadi, Growth artinya
besarnya besarnya kemungkinan kerusakan yang akan terjadi jika isu
tersebut tidak segera ditangani.

11
B.DATA JUMLAH BMN :

12
 Berikut hasil analisis ke tiga isu berdasarkan kriteria prioritas isu :

Faktor Total Priorita

s
NO ISU Skor
U S G
1. Belum adanya penginputan data 3 3 3 9 III
kepuasan terhadap pelayanan public
secara digital di Lapas Tondano
2. Belum adanya pengarsipan yang 4 3 4 11 II
dilakukan
secara digital
3. Belum tertibnya pengelolaan BMN di 5 4 5 14 I
Lapas
Klas IIB Tondano

Keterangan :
U : Urgent : Mendesak permasalahannya
S : Serious : Akibat jika tidak segera diatasi
G : Growth : Berkembangnya masalah jika penyebabnya dibiarkan
Skala :
1. Sangat Kecil
2. Kecil
3. Sedang
4. Besar
5. Sangat Besar

Berdasarkan analisis menggunakan metode USG diatas maka diperoleh isu nomor 2
memperoleh nilai tertinggi artinya isu tersebut menjadi prioritas utama yang akan dipecahkan
permasalahannya yaitu “Belum tertib dan belum sesuai pengelolaan BMN” dianggap urgency
karena belum efisiensinya pendataan barang milik harus segera dibenahi. Dilihat dari aspek
seriousness isu tersebut tergolong permasalahan serius, karena pengelolaan BMN yang
buruk dapat menurunkan nilai akuntabilitas instansi, maka isu ini memenuhi kriteria growth,
apabila tidak ditangani segera maka akan berdampak lebih besar.

13
 Berdasarkan peraturan pemerintah Nomor 28 Tahun 2020 tentang perubahan atas peraturan
pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 tentang pengelolaan BMN / Daerah dilakukan berdasarkan
asas fungsional, kepastian hukum, transparansi, efisien, akuntabilitas dan kepastian nilai.
Pengelolaan BMN meliputi perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penggunaan,
pemanfaatan, pengamanan, pemeliharaan, penilaian, pemindahtangan, penghapusan,
pengawasan dan pengendalian.

Sejalan dengan itu pengelolaan BMN Lapas Tondano bertujuan untuk mengoptimalisasikan
manajemen aset, sehingga mandat yang diemban Lapas Tondano dapat terlaksana secara
efektif,efisien,transparan,akuntabel.

13
 C. Masalah Isu Utama Yang Dihadapi

Isu utamanya adalah Belum Optimalnya Pengelolaan Barang Milik Negara Pada
Lembaga Pemasyarakatan Klas IIB Tondano. Selanjutnya untuk lebih detil mengetahui
penyebab-penyebab permasalah tersebut maka penulis menggunakan analisis dalam
beberapa elemen dengan menggunakan diagram fishbone. Elemen-elemen inilah nantinya
yang akan digunakan sebagai dasar dalam berinovasi. Elemen – elemen tersebut dapat
digambarkan dalam fishbone sebagai berikut :

14
 Dari diagram tersebut dapat dilihat bahwa faktor penyebab tersebut adalah:
A. MAN : penyebab permasalahan adalah terletak pada sumber daya manusia baik
kualitas maupun kuantitas belum merata.
B. Dukungan stakeholder sangat dibutuhkan dalam terjaminnya pelaksanaan kegiatan dalam
sebuah organisasi;
C. Material : Belum adanya daftar barang ruangan menjadi penyebab tidak
updatenya kondisi BMN dalam suatu organisasi;
Pengadaan barang dan jasa yang tidak dilakukan denganperencanaan yang baik
berdasarkan analisa kebutuhan makahasilnyatidakakanbaik;
D. Managemen : Belum dilaksanakannya aturan pengelolaan BMN dengan baik
dan belum adanya buku panduan dalam pengelolaan BMN menjadi penyebab
belum optimalnya pengelolaan BMN;

Dari hasil Analisa fishbone selanjutnya dilakukan pendataan ide-ide gagasan yang
dapat menjadi solusi dari permasalahan tersebut. Adapun ide-ide gagasan tersebut adalah
sebagai berikut :

1 . Perlu dilakukan BIMTEK bagi petugas pelaksana pengelola BMN

2. Merencanakan pengajuan dan pembelian sarana baru dan modern
3. Melaksanakan pengawasan dan workshop tentang implementasi SOP pengelolaan BMN
membuat program digitalisasi danlam pengelolaan BMN.

15
Berdasarkan hasil diagnosa organisasi dapat diidentifikasi permasalahan sebagai berikut :

Kondisi yang
GAP /
TUSI Kondisi Saat Ini Indikator
diharapkan ISSUE
Kerhasilan
1) Tidak adanya daftar BMN yang Tertib Administrasi Belum a. Update
updatedi setiap ruangan
Pengelolaan Optimalnya data
2) Kurangnya tingkat
Barang Milik Pengelolaan ruangan
kepedualian pegawai dalam
Negara Barang Milik BMN
mengelola assetBMN
BMN Negara secara
3) Kurangnya pengetahuan
pegawaidalam pengelolaan berkala
asset BMN b. Pergeseran
4) Kurang maksmimalnya BMN
peranpejabat termonitor
perencanaan dalam dengan baik
pembelian barang dan c. Perencanaan
jasa (BMN) kebutuhan
BMN sesuai
kebutuhan

KEUANGAN 1) Pemenuhan evidence pencairan Tertib Administrasi Masih lambatnya a. Realisasi

yanglambat (terutama PTSL)
dalam Hal Pemenuhan Anggaran
2) Kurangnya pemahaman pegawai
Pencairan Sesuai
mengenai evidence pencairan
Anggaran dengan
padaDIPA Renaksiyang
dibuat
b. Eviden pencairan
anggaran
setiap
kegiatan
lengkap
KEPEGAWAI AN 1) Terbatasnya jumlah Terpenuhinya Masih lambatnya a. Pelayanan
kinerja
SDM menyebabkan koordinasi kebutuhan SDM publik berjalan
belumberjalan dengan baik sehingga dengan prima
2) Tidak semua media medsos yang pembagian tugas b. Informsi
pertanahan
ada di kantor pertanahan diakses dapat
Kepada
oleh masyarakat, sehingga dilaksanakan
masyarakat
informasi lewat medsos tidak 100 dengan
berjalan dengan
% sampai ke masyarakat proporsional
lancar
3) Perhitungan rumus ABK dari pusat
yang belum dipahami oleh
pegawai, karena hasilnya tidak
sesuai dengan kebutuhan

16
4) Kurangnya perhatian pegawai Terlaksananya Terpenuhi
terhadap SIMPEG (Sistem Informasi Masih lambatnya
Kepegawaian Hukum dan HAM) tugas sesuai sesuai dengan
kinerja
khususnya fitur Kinerja dengan yang ada kebutuhan dan
pada aplikasi tupoksi nya
SIMPEG sebagai masing-masing
petugas BMN, petugas
petugas IT, dan
petugas inventaris

17
 BAB III
STRATEGI PENYELESAIAN
MASALAH

A. TEROBOSAN INOVASI

Peningkatan pengelolaan BMN dilaksanakan melalui program digitalisasi dalam

pengelolaan BMN, hal ini merupakan Langkah awal sebagai terobosan untuk solusi
permasalahan. Terobosan dan inovasi yang dilakukan berupa pengguna Quick
ResponsCode Google Drive dalam membuat informasi Daftar Barang Ruangan (DBR)
dalam inventarisasi BMN di Lapas Klas IIB Tondano, untuk memudahkan petugas
dalam pembaharuan data aset BMN.

B. MILESTONE DAN KEGIATAN

Tahapan kegiatan aksi perubahan pendataan BMN menggunakan Aplikasi Informasi
Manajemen Aset Milik Negara (SIMAN) dan penggunaan Quick Respon Code dan
GoogleDrive dalam membuat informasi Daftar Barang Ruangan dalam Inventarisasi
BMN di Lapas Klas IIB Tondano sebagai Upaya tercapainya penatausahaan BMN
yang optimal diLapas Klas IIB Tondano adalah sebagai berikut :

18
A. MILESTONE KEGIATAN
1. Milestone Jangka Pendek

No Milestone Kegiatan Stakeholder Waktu Output

1 Terbentuknya Konsultasi - Kalapas Minggu 1 -
Tim Kerja dengan Septembe Dokument
mentor terkait r 2023 asi
rancangan -
aksi Persetuju
perubahan an Mentor
(judul,isi bab 1
s/d bab IV)
Memimpin - Kalapas Minggu II Notulen
rapat - Kaur Umum Septembe Rapat
pembentukan - Kaur r 2023
tim kerja Kepeg/Keu
- Staf Urusan
Paparan Umum Struktur
konsep kerja - Staf Tim kerja
Keuangan
Memerintah SK Tim
ka n
Staf membuat
draft SK Tim
Kerja
Memerintaka SK Tim Kerja
n staf untuk terbit
menerbitkan
SK dan
struktur
organisasi
tim
kerja
2 Tersedianya Membu - Tim kerja Minggu III - Doku
rancangan at aksi Septembe mentasi
Google Drive rancan perubahan r 2023
dan QR Code gan - Staf Urusan - Notulen hasil
Google Umum rapat
drive
dan QR - Absensi
Code

Mengarahk Minggu IV
an staf Septembe
membuat r 2023
pembagian
tugas

19
 Mengarahk
an Tim Aplikasi
Kerja Google Drive
membuat
aplikasi
3 Terinput data - -Tim kerja Minggu I -Dokumentasi
pada aplikasi Mengumpulk aksi s/d II - update
SAKTI an data hasil Perubahan Oktober kondisi
inventarisasi - Kaur Umum 2023 inventarisir
-
-Kaur BMN
Mengumpulk
Kepegawaia - Terlampir
an dan
menginput n/Keuangan dan
data pada -Staf umum terkumpulnya
aplikasi - Staf keuangan database dari
SAKTI SIMAN ke
SAKTI
4 -Tersedianya
sarana dan Mengunduh - Mempersiapk
prasarana label Minggu an bahan
yang akan identitas sarana dan
III s/d IV
digunakan BMN hasil Oktober prasarana
inventarisasi
- Tersedianya 2023 yang akan
melalui
Label stiker aplikasi
digunakan
untuk BMN SIMAN
-
- Teruploadny (Sistem Dokumen
a data Informasi tasi
inventaris Manajemen -
ruangan Aset Negara) Mencetak
pada Google - Melakukan stiker
Drive labelling pada -
- Tersedianya asset BMN Melakuka
Google Drive - n
- Tersedianya Mempersiapka pelabelan
Quick Respon n bahan dan ke
Code alat seperti seluruh
kertas stiker, asset
alat tulis BMN
ksntor, - Melakuka
PC/Laptop dan n
printer Inventari
- Membuat s BAST
Google Drive, Ruangan
QR Code ke beserta
masing- foto
masing inventaris
ruangan BMN
pada
excel

20
2. Milestone Jangka Menengah

No Milestone Kegiatan Stakeholder Waktu Output

1 Membuat Menyelesaikan - Tim kerja Minggu II - Laporan
Laporan pelaporan efektif : Desember Inventaris
pelaksanaan inventaris BMN -Kalapas 2023 BMN sesuai
BMN sesuai road map - Kasub road map
dari Lapas ag TU dari Lapas
Tondano - Kaur Tondano
Kepeg/keu
- Kaur umum - Kegiatan
Koordinasi Melaporkan dan - Staf umum lanjutan aksi
2
dengan stake meminta perubahan
holder internal persetujuan Minggu III
kepada Kalapas Desember - Bukti
2023 persetu
Melakukan juan stake
koordinasi holder
dengan
stakeholder

21
3 Terlaksana - Memerintahkan - Staf Minggu IV -
nya kepada staf Umum Desember Dokumentasi
Koordinasi untuk membuat 2023 - Merekap
dengan berita acara hasil
stakeholder hasil inventaris inventaris
eksternal BMN BMN
- Surat - Hasil kertas
pernyataan kerja
telah
dilakukannya
inventaris BMN
- Hasil kerta kerja

4 Terlaksananya Memerintahkan Tim Kerja Minggu I Sarpras

uji coba aplikasi staf Efektif : Januari berupa set
mempersiapkan - Kalapas 2024 komputer
sarpras. - Kaur Umum dan print
- Kaur
Kepeg/keu
- Staf Urusan
Umum

5 Terlaksananya Memerintahkan - Staf Minggu II Jadwal

pelatihan bagi Staf membuat Urusan dan III Pelatihan
jadwal pelatihan Umum
Petugas BMN Januari Aplikasi
2024 Google Form

6 Terlaksanany - Tim Kerja : Minggu I Dokumen

a Road Map Berita Acara Februari
hasil - Kalapas 2024
inventarisir
BMN
- Kaur Umum
- Mempersiapkan
dokumen
- Kaur
penyelesaian
tindak lanjut Kepeg/ keu
temuan Itjen
- Staf Umum

22
3. Milestone Jangka Panjang

No Milestone Kegiatan Stakeholder Waktu Output

1 - Terlaksananya - Konsultasi - Kalapas Minggu I Dokumen
Evaluasi dan pada Kalapas - Staf Juni 2024
Implementasi terkait Urusan
Temuan Evaluasi & Umum
Implementasi - Tim
(Kanwil Kerja
nya
Kumham
Sulut, -
Inspektur Memimpin
Jenderal rapat
Kemenkumha pengembang
m RI ) an hasil dari
Evaluasi dan Notulen
Implementas Dokumentasi
inya

2 Terlaksananya Konsultasi pada - Kalapas Minggu II Laporan

Monitoring dan pimpinan Juli Hasil
Evaluasi - Kaur 2024 Monitoring
Urusan
Umum

23
24
B. SUMBER DAYA
1. Identifikasi Stakeholder
Dalam menjalankan aksi perubahan ini tentu dibutuhkan bantuan dari
berbagai pihak baik internal maupun eksternal, berikut merupakan gambaran
dari identifikasi stakeholder yang terlibat :
No Pengaruh Strategi Stakeholder Status Peran
Dan Pendekatan
Kepentingan
1 PROMOTER Selalu Kalapas Internal Dukungan
S(+ +) koordinasi kewenangan
Memiliki dan kebijakan,akses
kepentingan besar komunikasi
terhadap program
dan juga kekuatan Kaur Umum Internal Dukungan dan
untuk membantu koordinasi
membuatnya
berhasil (atau
menggagalkannya
)

2 DEFENDER Melakukan - Staf Internal Dukungan dan

S(+ -) koordinasi Urusan koordinasi
Memiliki terhadap Umum
kepentingan pengelola
pribadi dan dapat BMN
menyuarakan
dukungannya
dalam
komunitas,tetapi
kekuatannya
keciluntuk
mempengaruh
ikegiatan.

25
3 LATENS (- +) Melaksanak - Tim Internal Dukungan dan
an Kerja koordinasi
Tidak memiliki kolaborasi
kepentingan Internal
khusus maupun Mengerjakan
terlibat dalam pembuatan
kegiatan tetapi Eksternal Google Form
memiliki
kekuatan besar
untuk
mempengaruhi
program jika
mereka
tertarik
4 APATHETIC (- -) Melakukan - Kakanwil Eksternal Obyek layanan
Kurang memiliki komunikasi - Kadiv administrasi
kepentingan /koordinasi Administr pelayanan
maupun (pemberian asi
kekuatan,bahkan informasi) - KPKNL
mungkin - Dinas PU
tidak
mengetahui
adanya kegiatan

26
A. Sumber Daya (Peta dan Pemanfaatan)
1. Struktur Tim Kerja Aksi Perubahan Lapas Tondano
Pelaksanaan aksi perubahan ini tentunya melibatkan pihak terkait
seperti petugas BMN sekaligus teknisi IT, terlibatnya beberapa pihak
sesuai dengan keahliannya akan menyempurnakan kegiatan
perubahan aksi ini. Oleh karena itu seluruh pihak terkait menjadi Tim
Kerja Aksi Perubahan disusun sebagai berikut :
• Mentor
• Coach
• Ketua Tim
• Petugas BMN/Petugas Inventaris/petugas IT

Struktur Tim Kerja Aksi Perubahan

MENTOR
YULIUS PAATH, S.I.P., D.E.A
Kepala Lembaga Pemasyarakatan
Klas IIB Tondano

COACH PROJECT LEADER Asistensi

Milawaty, SS, MM Widyaiswara Veysi Imelda Opit, S.E. Para Kaur
Ahli Madya

Tim IT: Pengolah Data:

1. Agung Thamrin Agung Thamrin
Evert Tangka
2. Eljino Lumempouw Ayu Karinda
Geraldi Waloyan

27
• Adapun masing-masing anggota tim efektif tersebut mempunyai tugas dan peran yang
berbeda-beda :

1. Kepala Kantor (Mentor / Pembina)

* Membina dan memonitor setiap progres dari aksi perubahan yang dilaksanakan oleh tim
efektif;
* Memberikan motivasi dan mensupport tim efektif untuk dapat bekerja dengan sebaik-
baiknya agar bisa mendapatkan out put dan out come yang maksimal;
2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha ( Penanggung Jawab Kegiatan/ Pemimpin
Proyek)
* Memimpin jalannya aksi perubahan untuk dapat mencapai tujuan bersama;
* Melakukan evaluasi secara rutin;
* Memberikan motivasi kepada seluruh anggota tim;
* Memberikan solusi terhadap permasalahan-permasalahan yang dihadapi di lapangan;
* Berkoordinasi dengan stakeholder yang terkait dalam kegiatan aksi perubahan tersebut;
* Melaporkan progres pekerjaan kepada kepala kantor;
3. Tim Inventarisasi Asset BMN;
* Melakukan inventarisasi asset BMN baik yang masih bagus maupun yang sudah rusak;
* Melakukan input data pada aplikasi update asset BMN;
4. Penanggung Jawab Ruangan;
* Melakukan inventarisasi barang-barang yang ada dalam ruangan;
* Memonitor setiap pergerakan barang dalam ruangan;
* Melaporkan kondisi barang dalam ruangan melalui aplikasi Update Asset BMN;
5. Petugas Pelaporan;
* Melaporkan secara periondik kondisi BMN kantor pertanahan
6. Tim Analisa Kebutuhan;
* Menganalisa kebutuhan barang dan jasa kantor sesuai dengan kondisi
setelah diinventarisasi;
• membuat usulan pengadaan kebutuhan dengan dilampiri usulan
penghapusan barang milik negara yang sudah rusak;

28
2. Sumber Daya Yang Digunakan
a. Internal

No Jabatan Tugas Manfaat yang

diperoleh
1 Kepala Kantor Memberikan arahan dan bimbingan Mendukung
Lapas Klas IIB Reformasi
Tondano Birokrasi
2 Staf Urusan Sebagai Tim Kerja Mendukung Aksi
Umum Perubahan
3 Staf Sebagai Tim Kerja Mendukung Aksi
Kepegawaian/Ke Perubahan
uangan
4 Unit Kerja Lapas Perencanaan anggaran, pengembangan Mendukung
(Ditjen PAS) Kompetensi SDM, Layanan Kinerja Direktorat
Pengadaan,Teknologi dan Informasi, Dll Jenderal
Pemasyarakat

29
b. Eksternal

No Sumber Daya Peran Manfaat Yang diperoleh

1 Kakanwil dan Kadiv Memberikan dukungan Mampu dalam
Administrasi penuhnya terhadap merencanakan /
gagasan inovasi mengimplementasikan
Aksi Perubahan

2. KPKNL dan Dinas PU - Melaksanakan pelayanan Data akan tersimpan

di bidang kekayaan secara digital pada
negara, penilaian, google drive
piutang negara dan
Lelang

c. Pembentukan Tim Kerja

No Jabatan Tugas Keterangan

1 Kasubag TU Inisiator aksi perubahan 1 orang

2 Staf Urusan Sebagai Pembuat Rancangan Aplikasi 1 Orang

Umum
3 Staf Keuangan Sebagai Pembuat Fitur Aplikasi 1 Orang
4 Staf Sebagai Pembuat Laporan 1 Orang
Kepegawaian

d. Manajemen Risiko

No Milestone Risiko Langkah Antisipasi

1 Terbentuknya Tim Tim kerja yang Melakukan

Kerja tidak kompak pendekatan yang
dalam mendalam kepada
melaksanakan seluruh anggota tim
aksi dan memberikan
pengarahanuntuk
setiap kerja aksi
yang akan dilakukan.
2 Tersedianya Aplikasi Aplikasi Mencari tahu penyebab
terjadinya error dengan
mengalami Error
mengerahkan Tim Kerja

30
3 Terbentuknya fitur dan uji
coba aplikasi
Jaringan Internet Mengupayakan dengan
menggunakan alternatif
yang tidak stabil lain seperti penggunaan
modem ataupun
Tethering jaringan
Handphone
31
 4 Terlaksananya koordinasi
dengan pihak terkait
Adanya pihak pihak Melakukan pendekatan
yang tidak
mendukung aksi secara individu dan
perubahan menjelaskan terkait
pentingnya
pelaksanaan aksi
perubahan ini dengan
tehnik pendekatan
diskusi.

e. Rencana Strategi Peningkatan Kompetensi

Pihak Terdampak Perubahan Kompetensi Cara Pengembangan

Yang Dibutuhkan Kompetensi
Kaur Umum pada Kemampuan Mengikuti pelatihan,
Lapas Klas IIB menghadapi bimtek dan workshop
Tondano perubahan dan tentang manajemen
kemampuan pengelolaan BMN baik
Teknologi Informasi secara Klasikal maupun
dalam manajemen Non Klasikal
pengelolaan BMN
Staf Urusan Mampu memahami tugas Melakukan diskusi dan
Umum pada Lapas pokok dan fungsi petugas sharing dengan atasan
Klas IIB pengelola BMN langsung tentang aplikasi
Tondano SIMAN akan di masukan
ke Google Driver lalu di
cetak QR Code

32
 BAB IV
PEMETAAN SIKAP PERILAKU KEPEMIMPINAN DAN RENCANA
STRATEGI PENGEMBANGAN DIRI

A. PEMETAAN SIKAP PERILAKU

Pemetaan sikap perilaku kepemimpinan dilakukan dengan menilai pada 3
komponen (1) Integitas, (2) Kerjasama dan (3) Mengelola Perubahan dimana
pada masing masing komponen akan dirincikan dalam beberapa sub
komponen, penilaian pemetaan sikap perilaku ini dilakukan oleh dua pihak
yaitu secara mandiri oleh peserta dan dilakukan oleh Mentor, penggabungan
antara penilaian yang dilakukan oleh peserta dan mentor akan menjadi
Rekapitulasi nilai akhir sikap perilaku peserta yang dapat dilihat
sebagai berikut:

33
B. KERTAS KERJA PENGEMBANGAN POTENSI DIRI
KEGIATAN WAKTU PELAKSANAAN
KOMPONEN PENGEMBANGAN KEGIATAN / KEGIATAN
PANDUAN PENGEMBANGAN DIRI
/SUB- DIRI UNTUK TAHAPAN
NO INTERVENSI
KOMPONEN MENDUKUNG AKSI
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN RENCANA REALISASI
PERUBAHAN
1. Membangun Minggu ke 2 Minggu ke 2
Memimpin
Kerjasama atau Kemampuan November November
Kerjasama / rapat
aliansi yang memetakan 2023 2023
Kerjasama pembentukan
sinergis dengan stakeholder dan
eksternal pihak eksternal/ membangun jejaring tim kerja
para pemangku kerja sinergis untuk
kepentingan mendapat dukungan
dalam rangka sesuai tujuan capaian
pencapaian aksi perubahan
target kerja
organisasi

2. Mengetahui Kemampuan Melakukan Minggu ke 3 Minggu ke 3

Kerjasama / keberagaman membangun tim konsolidasi tim November November
fleksibilitas kepentingan yang efektif dengan dalam rangka 2023 2023
ada dalam pembagian kerja tim menyusun
bekerjasama yang jelas dan rencana kerja
dengan berbagai terarah untuk
pihak, dan dapat mendukung
mensinergikan pelaksanaan aksi
keberagaman perubahan
tersebut guna
pencapaian
target kerja
organisasi

3. Integritas / Memiliki prinsip Kemampuan Paparan Minggu ke 3 Minggu ke 3

Konsistensi yang kuat dan menjadi role model konsep kerja November November
tidak mudah dalam membangun 2023 2023
terpengaruh oleh jejaring kerja dan
faktor internal meyakinkan
maupun eksternal stakeholders untuk
dalam rangka mendapatkan
penerapan nilai, dukungan gagasan
norma atau kode perubahan dengan
etik dalam menerapkan nilai,
bekerja norma atau kode
etik

4. Mengelola Menjadi agent of Kemampuan menjadi Penyampaian Minggu ke 1 Minggu ke 1

Perubahan / change yang role model agen hasil evaluasi November November
Inisiatif menginisiasi perubahan dengan kepada 2023 2023
perubahan mengajak dan pimpinan
secara terencana menginisiasi kolaborasi
meliputi dengan mengantisipasi
perencanaan, berbagai potensi resiko
implementasi yang akan muncul
serta melakukan untuk mencapai tujuan
mitigasi resiko perubahan
atas perubahan

34