TUGAS PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS

AGENDA III

PROPOSAL PELAYANAN PUBLIK INOFATIF

Optimalisasi Pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan (Kir) Data Barang Milik
Daerah (BMD) Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr) Code
Di RSUD Banten

Disusun oleh:

Nama Peserta : Lugut Aulia Rachman, SE., M.AP.

NIP : 19870705 201101 1 007
Instansi : UPT Rumah Sakit Umum Daerah Banten
Jabatan : Kepala Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian
Angkatan PKP : XI

Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah

Provinsi Banten
Tahun 2023
Ringkasan :
Menurut UU No. 19 Tahun 2002, pengertian inovasi adalah kegiatan penelitian,
pengembangan, dan atau pun perekayasaan yang dilakukan dengan tujuan melakukan
pengembangan penerapan praktis nilai dan konteks ilmu pengetahuan yang baru, atau pun cara
baru untuk menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sudah ada ke dalam produk atau
pun proses produksinya.
Dalam pengertian tersebut di atas jika dihubungkan dengan Rencana Aksi Perubahan
Peningkatan Pengelolaan BMD melalui Aplikasi Updating Data Kartu Inventaris Ruangan
( KIR ) Aset BMD adalah menciptakan/ meng-create sebuah Aplikasi yang dapat memudahkan
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian selaku pengelola penatausahaan BMD, aplikasi tersebut
berbasis online agar sistem pencatatan maupun laporannya dapat kita peroleh dan pergunakan
secara real time. Secara prototype dapat mengakomodasi data-data berupa Kode BMD, Merk,
Tahun Perolehan, Nilai Perolehan, Kondisi Saat ini, Posisi BMD Saat ini, Posisi BMD
Sebelumnya dan Penanggungjawab. Data yang dihasilkan dapat dengan mudah diakses oleh
Pengguna Barang dalam hal ini Direktur RSUD Banten.
Optimalisasi Pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan (Kir) Data Barang Milik Daerah (BMD)
Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr) Code Di RSUD Banten yang terintegrasi dengan
Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) RS sangat membantu dalam mengidentifikasi kondisi dan
posisi barang secara up to date.
Dengan pelaksanaan Rencana Aksi Inovasi diharapkan dapat memberikan manfaat
antara lain :
1. Bagi Team Leader: Sebagai suatu tantangan dalam menerapkan kemampuan manajerial
dalam melaksanakan inovasi pelayanan sebagai seorang pemimpin yang tangguh.
Kemudian dapat menambah wawasan berpikir untuk melakukan perbaikan pelayanan
pekerjaan dan peningkatan kemampuan serta penerapan karakter –karakter pemimpin
yang melayani (Servant Leadership).
2. Bagi Unit Kerja dan Instansi dapat menyediakan informasi yang valid terkait
kondisi BMD dan inventaris barang diruangan berupa KIR (Kartu Invnetaris Ruangan )
yang ada pada kantor dan dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman karena
barang-barang yang secara fungsi sudah tidak bisa dimanfaatkan bisa ditata dengan rapi
 untuk selanjutnya diusulkan penghapusan, serta sebagai bahan perencanaan pengadaan
barang dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan kantor;

1. Analisis Masalah
Apa masalah yang dihadapi sebelum dilaksanakannya inisiatif ini?
Sebelum dilakukan inovasi ini, banyak sekali masalah yang ditemukan dalam
pengelolaan Barang Milik Daerah ( BMD ) khususnya pembuatan Kartu Inventaris Ruangan
( KIR ) di RSUD Banten diantaranya :
1. Belum adanya Kartu Inventaris Ruangan (KIR ) BMD yang up to date
2. Belum adanya Tempat Penyimpanan Barang Rusak yang aman
3. Kurangnya pengetahuan Pegawai mengenai Pentingnya menjaga dan
mengelola BMD
4. Belum adanya pengelolaan secara administrasi dari Penanggung jawab
ruangan/kepala ruangan kepada Kepala Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian
Selaku Pejabat Penatausahaan Barang.
5. Masih adanya BMD yang digunakan secara mobile, yang mengakibatkan
kehilangan informasi posisi BMD (hilang/rusak)
6. Masih kurangnya kesadaran pegawai yang menggunakan BMD secara mobile
untuk menjaga dan mengembalikan BMD setelah digunakan atau setelah
Pegawai yang bersangkutan pindah/keluar dari Kantor
7. Perlunya aplikasi yang memudahkan pencatatan BMD secara online oleh masing-
masing penanggungjawab ruangan

2. Pendekatan Strategis
Siapa saja yang telah mengusulkan pemecahannya dan bagaimana inisiatif ini telah
memecahkan masalah tersebut?
Karena melihat situasi dan kondisi dalam pengelolaan BMD khususnya pembuatan Kartu
Inventaris Ruangan ( KIR ) yang lama tidak up date
serta sering menjadi masalah dalam dalam pendataan kondisi dan posisi barang menjadi bahan
pertimbangan penulis untuk membuatkan aplikasi Pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan (Kir)
Data Barang Milik Daerah (BMD) Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr) Code Di RSUD
Banten yang terintegrasi dengan Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) RS.
Untuk persiapan pengadaaan aplikasi pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan (KIR) antara lain:
 Melakukan inventarisasi asset BMD baik yang masih bagus
maupun yang sudah rusak;
 Melakukan input data pada aplikasi update asset BMD;

 Melakukan inventarisasi barang-barang yang ada dalam ruangan;

 Memonitor setiap pergerakan barang dalam ruangan;
 Melaporkan kondisi barang dalam ruangan melalui aplikasi Update
pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan ( KIR )

3. Dalam hal apa inisiatif ini kreatif dan inovatif?

Dengan adanya sistem aplikasi Pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan (Kir) Data Barang
Milik Daerah (BMD) Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr) Code Di RSUD Banten yang
terintegrasi dengan Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) RS.
merupakan suatu inovasi pelayanan publik yang kreatif, karena dapat memecah permasalahan
terupdatenya kondisi dan posisi barang diruangan-ruangan
Kelebihan dengan adanya membuatkan aplikasi Pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan (Kir)
Data Barang Milik Daerah (BMD) Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr) Code Di RSUD
Banten yang terintegrasi dengan Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) RS ini adalah:
1. Tersedianya Laporan Opname Fisik Kondisi BMD
2. Tersusunnya Daftar Barang Ruangan (DBR) dalam KIR (Kartu Inventaris
Barang ) yang up to date
3. Tersedianya Tempat Penyimpanan Barang Rusak yang aman
4. Meningkatnya kesadaran Pegawai untuk menjaga dan mengelola BMD
5. Adanya catatan administrasi khususnya jika ada perpindahan BMD dari satu
tempat ke tempat lain
6. Pengembalian BMD yang digunakan secara mobile, dengan buku
ekspedisi atau berita acara
 7. Meningkatnya kesadaran Pegawai untuk mengembalikan BMD yang digunakan
secara mobile dengan Berita Acara
8. Tersedianya Aplikasi Pendukung secara online, agar perpindahan dan Kondisi
BMD dapat dipantau secara real time

4. Pelaksanaan dan Penerapan

Bagaimana strategi ini dilaksanakan?
Langkah - langkah yang ditempuh dalam menerapkan gagasan inovasi pengelolaan Kartu
Inventaris Ruangan dengan label berbasisi QR ini adalah antara lain :
A. Pembentukan Tim Efektif;
Dimana tim tersebut terdiri dari pegawai baik PNS maupun non PNS
yang terkait dalam pengelolaan Asset BMD pada RSUD Banten, yang terdiri
dari Kepala Bagian Umum sebagai Mentor / Pembina, Kepala Sub Bagian Umum
Dan Kepegawaian sebagai penanggung jawab kegiatan/Pimpinan Proyek, Tim
inventarisasi dari Pengurus Barang, Kepala Ruangan/Instalasi (yang akan
memonitor dan melaporkan kondisi barang ruangan), Petugas Pelaporan
dari Pengurus Barang dan Tim Analisa dari bagian PEP
Adapun masing-masing anggota tim efektif tersebut mempunyai
tugas dan peran yang berbeda-beda :
1. Kepala Bagian Umum (Mentor / Pembina)
 Membina dan memonitor setiap progres dari aksi perubahan yang
dilaksanakan oleh tim efektif;
 Memberikan motivasi dan mensupport tim efektif untuk dapat
bekerja dengan sebaik-baiknya agar bisa mendapatkan out put
dan out come yang maksimal;
2. Kepala Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian (Penanggung Jawab Kegiatan/
Pemimpin Proyek)
 Memimpin jalannya aksi perubahan untuk dapat mencapai
tujuan bersama;
 Melakukan evaluasi secara rutin;
 Memberikan motivasi kepada seluruh anggota tim;
  Memberikan solusi terhadap permasalahan-permasalahan yang
dihadapi di lapangan;
 Berkoordinasi dengan stakeholder yang terkait dalam kegiatan
aksi perubahan tersebut;
 Melaporkan progres pekerjaan kepada kepala kantor;
3. Tim Inventarisasi Asset BMD;
 Melakukan inventarisasi asset BMD baik yang masih bagus
maupun yang sudah rusak;
 Melakukan input data pada aplikasi update asset BMD;
4. Kepala Ruangan/Instalasi;
 Melakukan inventarisasi barang-barang yang ada dalam ruangan;
 Memonitor setiap pergerakan barang dalam ruangan;
 Melaporkan kondisi barang dalam ruangan melalui aplikasi Update
Asset BMD;
5. Petugas Pelaporan;
 Melaporkan secara periondik kondisi KIR BMD UPT. RSUD Banten
6. Tim Analisa Kebutuhan;
 Menganalisa kebutuhan barang dan jasa kantor sesuai dengan
kondisi setelah diinventarisasi;
 membuat usulan pengadaan kebutuhan dengan dilampiri usulan
penghapusan barang milik Daerah yang sudah rusak;

B. Membuat Time Scedule;

Untuk dapat memantau progres dari aksi perubahan tersebut maka dibuatlah
time scedule. Pembuatan Time Scedule berisi target waktu yang ditentukan dalam
melaksanakan setiap tahapan dalam gagasan inovasi. Dengan pembuatan time scedule
akan menjadi warning dalam sebuah tim tentang progres dari proyek yang dikerjakan;
 JADWAL KEGIATAN

BULAN
URAIAN
AGUS SEP OKT NOV DES
Pembentukan Tim
Sosialisasi
Inventarisasi
Pembuatan KIR
Berbasis Web
Evaluasi Pelaksanaan
Aksi Perubahan
Penyusunan Dan
Pembuatan Pelaporan
Aksi Perubahan

C. Rencana Anggaran Kegiatan

Rencana Anggaran kegiatan pelaksanaan inovasi ini akan dibebankan kepada RBA
BLUD RSUD Banten
NO URAIAN VOLUME HARGA JUMLAH
SATUAN BIAYA
1 Makan Rapat Tim 6 orang x 3 15.000 270.000
Kali
2 Snack 6 Orang x 3 10.000 180.000
Kali

5. Siapa saja pemangku kepentingan yang terlibat dalam pelaksanaan?

Yang terlibat dalam perencanaan aplikasi Pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan (Kir)
Data Barang Milik Daerah (BMD) Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr) Code Di RSUD
adalah wakil direktur pelayanan, wakil direktur Umum dan Keuangan , Wadir Penunjang , Para
Kepala Bagian, Para Kepala Seksi, Para kepala instalasi, Para kepala ruangan. Semua adalah
pegawai rumah sakit baik yang ASN (Aparatur Sipil Negara) maupun non ASN (Aparatur Sipil
Negara).

6. Sumber daya apa saja yang digunakan untuk inisiatif ini dan bagaimana sumber daya
itu dimobilisasi?
Tidak ada sumber daya dalam inovasi aplikasi Pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan (Kir) Data
Barang Milik Daerah (BMD) Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr) Code ini, karena
RSUD Banten sudah memakai sistem pada SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
RUMAH SAKIT (RS). Dengan adanya SIM RS dikembangkan dan dibuatkan inovasi-inovasi
sesuai dengan kebutuhan untuk pembuatan aplikasi Pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan (Kir)
Data Barang Milik Daerah (BMD) Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr) Code Di RSUD
Banten , Manajemen rumah sakit, tim SIM RS instalasi yang terkait berkolaborasi merancang
kebutuhan-kebutuhan data apa saja yang akan ditampilkan dalam aplikasi Pengelolaan Kartu
Inventaris Ruangan (Kir) Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr) Code Di RSUD Banten.
Setelah semua data yang dibutuhkan lengkap, maka diberikan kepada tim Evektif untuk
dibuatkan dalam aplikasi SIM RS agar bisa terintegrasi di seluruh ruangan.
Sambil menunggu aplikasi Pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan (Kir) Data Barang Milik
Daerah (BMD) Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr) Code dalam proses maka ,
dilalukan sosialisasi tentang pendataan posisi dan keaadaan barang milik daerah dalam
pembuatan KIR ( KArtu Inventaris Ruangan )

7. Apa saja keluaran(output) yang paling berhasil?

Keluaran (output) yang paling berhasil adalah :
1. Tersedianya Laporan Opname Fisik Kondisi BMD
2. Tersusunnya Daftar Barang Ruangan (DBR) dalam KIR (Kartu Inventaris Barang )
yang up to date
3. Tersedianya Tempat Penyimpanan Barang Rusak yang aman
4. Meningkatnya kesadaran Pegawai untuk menjaga dan mengelola BMD
5. Adanya catatan administrasi khususnya jika ada perpindahan BMD dari satu tempat
ke tempat lain
 6. Pengembalian BMD yang digunakan secara mobile, dengan buku ekspedisi
atau berita acara
7. Meningkatnya kesadaran Pegawai untuk mengembalikan BMD yang digunakan secara
mobile dengan Berita Acara
8. Tersedianya Aplikasi Pendukung secara online, agar perpindahan dan Kondisi
BMD dapat dipantau secara real time.

8. Sistem apa saja yang diterapkan untuk memantau kemajuan dan mengevaluasi
kegiatan?
Sistem yang diterapkan untuk memantau kemajuan dan mengevaluasi pemakaian aplikasi
Pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan (Kir) adalah dengan :
1. Mencocokan nama-nama Barang yang ada diruangan dengan yang ada di dalam daftar
aplikasi secara priodik 1 ( Satu ) BUlan sekali
2. Mencatat jika terjadi ketidakcocokan antara barang-barang yang ada diruangan
dengan daftar nama barang yang ada di aplikasi
3. Mencocokan antara nama barang yang ada diruangan dengan system aplikasi dengan
kenyataan di ruangan.
4. Mencatat respon time (beberapa lama waktu yang diperlukan) untuk proses mutasi,
penambahan atau pengurangan jenis dan jumlah barang di ruangan.
5. Memonitor kondisi barang dalam waktu tertentu yang tetap layak pakai dan bisa
ditampilkan pada aplikiasi system pengelolaan KIR
6. Rapat koordinasi dengan instalasi-instalasi terkait; dan
7. Revisi QR Code Kartu Inventaris Ruangan jika diperlukan.

9. Apa saja kendala utama yang dihadapi dan bagaimana kendala tersebut dapat diatasi?
Kendala utama dalam pemakaian QR Code KArtu Inventaris Barang adalah :
1. Belum semua mengerti dan paham kegunaan dari QR Code Kartu Inventaris Barang
2. Belum patuhnya petugas di ruangan dalam melaporkan jika terjadi mutase atau
perpindahan barang
4. Belum adanya SPO mutasi atau perpindahan barang pada tiap ruangan.
 Cara mengatasi kendala utama dalam pemakaian dashboard ketersediaan tempat tidur
adalah :
1. Harus diadakan sosialisai sacara bertahap tentang pemakaian aplikasi QR Code
Kartu Inventaris Barang kepada berbagai petugas yang terkait;
2. Dievaluasi ruangan yang belum Up date Kartu Inventaris Ruangan secara real
time dalam penginputan
3. Mengevaluasi kendala-kendala atau hambatan-hambatan yang terjadi pada proses
penginputan; dan
4. Dibuatkan SPO jangka waktu penginputan penambahan dan mutasi barang dan
disosialisasikan seacara bertahap kepada petugas yang terkait.

10. Dampak Inovasi

Apa saja manfaat utama yang dihasilkan inisiatif ini?
Pada dasarnya manfaat dari inovasi adalah untuk meningkatkan atau meningkatkan
fungsi dari penggunaan suatu barang/BMD atau sumber daya sehingga orang mendapatkan
lebih banyak manfaat, sehingga Inovasi berupa aplikasi Pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan
(Kir) Data Barang Milik Daerah (BMD) Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr) Code
adalah solusi yang tepat. Sedangkan manfaat utama dari aplikasi Pengelolaan Kartu Inventaris
Ruangan (Kir) Data Barang Milik Daerah (BMD) Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr)
Code adalah terjaminnya keadaan barang milik daerah yang ada di ruangan-ruangan dengan data
kondisi barang sehingga dapat membantu sebagai bahan perencanaan pengadaan barang.

11. Apa bedanya sebelum dan sesudah Inovasi?

Sebelum pengadaan aplikasi Pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan (Kir) Data Barang
Milik Daerah (BMD) Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr) Code, data barang barang
yang ada diruangan tidak up to date sehingga pengurus barang sering kesulitan melacak
keberadaan dan posisi barang.
Sesudah pengadaan aplikasi Pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan (Kir) Data Barang
Milik Daerah (BMD) Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr) Code, kondisi dan posisi
barang dapat diketahui secara up to date.
12. Keberlanjutan
Apakah inisiatif ini berkelanjutan dan direplikasi?
Inovasi aplikasi Pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan (Kir) Data Barang Milik Daerah (BMD)
Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr) Code sangat penting dalam pelaksanaan tugas
petugas Pengurus Barang serta kepentingan rumah sakit secara umum, maka
pemakaian aplikasi Pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan (Kir) Data Barang Milik Daerah
(BMD) Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr) Code, akan terus digunakan dan akan
ditingkatkan atau dikembangkan terus menerus sesuai dengan kebutuhan pelayanan rumah sakit.
Program pengadaan aplikasi Pengelolaan Kartu Inventaris Ruangan (Kir) Data Barang Milik
Daerah (BMD) Dengan Label Berbasis Quick Response (Qr) Code, bisa terus berkelanjutan,
ditingkatkan, dikembangkan dan disesuaikan direplikasi atau dilaksanakan di seluruh rumah
sakit, dengan didukung oleh Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS) yang
kompetibel serta sumber daya manusia yang berkompeten.

13. Apa saja pembelajaran yang dapat dipetik?

Pembelajaran/pengalaman yang dialami dalam mengadakan suatu inovasi pelayanan publik
adalah harus ada dukungan penuh dari pucuk pimpinan, harus benar-benar direncanakan secara
matang dan detail melibatkan semua bagian/unit yang terkait, harus mengikuti peraturan dan
perundang-undangan yang berlaku, komitmen dari seluruh petugas, langsung terjun ke lapangan
untuk memonitor pelaksanaan oleh petugas di lapangan, harus sering dilakukan monitoring dan
evaluasi, harus ada revisi atau perbaikan-perbaikan untuk menyempurnakan inovasi tersebut.