SI BANTER

Sistem Informasi Barang Terintegrasi

Versi Web Based dan Android Based

BAGIAN PENGELOLAAN BMN – BIRO UMUM
 RESUME DAN PERMINTAAN DUKUNGAN
PROYEK PERUBAHAN SI BANTER
( SISTEM INFORMASI BARANG TERINTEGRASI )
DIKLAT KEPEMIMPINAN IV TAHUN 2019

PROJECT LEADER : DAROJAT AGUNG SASMITA AJI

Permasalahan dalam Penatausahaan dan Pelayanan Barang Persediaan di

Sekretariat Jenderal MPR RI

Berdasarkan Laporan Hasil Pemeriksaan BPK RI Tahun 2018 dan Instruksi

Sekretaris Jenderal MPR RI Tahun 2019 tentang kewajiban penataan ulang aset
negara berupa Barang Milik Negara berupa Aset Tetap dan Aset Lancar berupa
Persediaan serta perbaikan kualitas penatausahaan barang persediaan diperlukan
langkah cepat untuk menyelesaikan permasalahan administratif tersebut
Bagian Pengelolaan BMN sebagaimana tertuang dalam Peraturan Sekretaris
Jenderal MPR RI Nomor 1 Tahun 2015 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Sekretaris Jenderal MPR RI Nomor 1 Tahun 2019 mempunyai tugas melakukan
penyiapan bahan analisa perencanaan kebutuhan, penggunaan, pemanfaatan,
penilaian, penghapusan, penertiban BMN, pendistribusian, pemrosesan barang pakai
habis serta menyusun laporan pertanggungjawaban penatausahaan barang milik
negara, penyimpanan dan pendistribusian BMN secara berkala serta pengelolaan
ketatausahaan Biro Umum
Bagian Pengelolaan BMN terdiri dari 2 subbagian yaitu
1. Subbagian Penatausahaan dan Distribusi BMN
2. Subbagian Pelaporan BMN
Penatausahaan Persediaan merupakan salah satu point tugas dan fungsi
Subbagian Penatausahaan dan Distribusi BMN yang erat kaitannya dengan Proses
Business dalam Pencatatan Barang Masuk dan Barang Keluar di Gudang , perlu kami
jelaskan bahwa di Sekretariat Jenderal MPR RI, Pencatatan barang persediaan untuk
proses pelaporan sudah ada dalam bentuk aplikasi yang dibuat oleh Departemen
Keuangan RI yaitu Aplikasi SIMAK BMN dan Persediaan , namun untuk Penatausahaan
di Subbagian Penatausahaan dan Distribusi BMN dan Pelayanan terhadap permintaan
unit kerja dalam hal pemenuhan kebutuhan barang masih secara Manual sampai saat
ini. Unit Kerja membuat permintaan barang melalui Form Permintaan lalu
mengirimkan nota dinas permintaan ke Bagian Pengelolaan BMN , selanjutnya
diterima dan dianalisa tersedia atau tidaknya barang di Gudang dan setelah
mendapatkan persetujuan dari Kepala Bagian Pengelolaan BMN dan Disposisi
Persetujuan Kasubbag , unit kerja di konfirmasi agar melakukan pengambilan barang
 Selain penerapan system masih manual , terdapat beberapa permasalahan
diantaranya :
1. Penyajian data dan informasi barang di Gudang yang tidak tepat dan
akurat baik dari segi kelengkapan maupun waktu.
2. Sulitnya menepati jadwal pendistribusian ketika stock tidak tersedia
padahal barang tersebut sangat diperlukan segera.
3. Terdapat permintaan barang yang kompleks dan muncul secara tiba-tiba
dalam hal pelayanan terhadap pimpinan maupun unit kerja tertentu
4. Kemampuan dan jumlah SDM yang terbatas.
5. Koordinasi yang dilakukan masih belum optimal.
6. Arus informasi antara atasan dan bawahan tidak selalu dikomunikasikan
dengan baik sesuai dengan yang diharapkan.
7. Kesulitan dalam pengelolaan dan monitoring data barang yang jumlahnya
banyak.

Mekanisme ini menurut pendapat kami kurang efisien dari segi waktu dan
pelaksanaan monitoring , sehingga di tahun 2018 kami mencoba menyederhanakan
alur permintaan barang melalui email kedinasan , dengan cara unit kerja cukup satu
kali melakukan aktifitas yaitu mendatangi Gudang untuk mengambil barang
Setelah Proses berjalan selama satu tahun , dan seiring dengan perkembangan
teknologi informasi, Melalui Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2019 dan untuk
mempermudah Sarana Kinerja , kami mencoba membuat sebuah terobosan baru
dalam hal memberikan pelayanan yang cepat, mudah , terukur, dan transparan tanpa
menghilangkan sisi akuntabilitas
Kasubbag Penataausahaan dan Distribusi BMN sebagai inovator
memanfaatkan sarana teknologi informasi sebagai solusi permasalahan yang ada,
dengan ide inovasi “SI BANTER”.
SI BANTER ini kami ambil dari Filosofi Tata Bahasa Jawa , BANTER artinya
Cepat , harapan kami dengan Inovasi yang ada dapat memberikan Pelayanan yang
Cepat . Selain Filosofi tersebut tentunya kami juga menyesuaikan dengan Definisi
secara keilmuan SI BANTER adalah Sistem Informasi Barang Terintegrasi , dengan
harapan kami mampu memberikan Informasi yang valid tentang Regulasi, Ketentuan
dan Persediaan yang ada di Gudang melalui sebuah system ONLINE dan juga
mengintegrasikan Proses Business di Unit Kerja lainnya terkait Integrasi Data
Sedangkan Integrasi dalam arti luas memiliki harapan tinggi agar dapat
terintegrasi dengan Aplikasi lain yang memiliki keterkaitan dalam proses Pengelolaan
Barang Milik Negara
Perlu kami jelaskan bahwa ada atau tidak adanya Diklat Kepemimpinan IV,
Aplikasi tersebut merupakan sebuah kebutuhan Sarana Kinerja bagi Unit Kerja Bagian
Pengelolaan BMN dan Sekretariat Jenderal MPR RI secara umum , Perubahan methode
pelayanan ataupun Penyempurnaan Tata Laksana adalah sebuah hal yang mutlak
harus dilakukan asal bertujuan untuk peningkatan yang positif dan tentunya
menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku

Kemampuan SDM yang optimal serta koordinasi yang baik antara atasan dan
bawahan dapat menghasilkan kebijakan-kebijakan yang menentukan hasil proses
pelayanan terhadap unit kerja

Disamping faktor kebijakan dan SDM, proses perencanaan kebutuhan akan

barang persediaan sangat dipengaruhi oleh ketersediaan data yang akurat. Data
merupakan salah satu elemen penting dalam proses perencanaan, pelaksanaan,
pengendalian dan evaluasi.
Ketersediaan data yang baik akan membuat proses pelaporan khususnya
penatausahaan menjadi lebih baik, terstruktur dan dapat menjawab kebutuhan dan
permasalahan yang ada di Sekretariat Jenderal MPR RI

Inovasi SI BANTER

Inovasi layanan SI BANTER adalah inovasi yang dibangun oleh Project Leader melalui
Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan IV Tahun 2019 . Aplikasi SI BANTER baru
digagas dan sedang proses rancang bangun dan diperkirakan selesai dan dapat kami
sosialisasikan dan implementasikan di bulan Oktober 2019. Aplikasi tersebut juga
memudahkan penyusunan laporan stock opname, laporan barang masuk, laporan
barang keluar , rekapitulasi permintaan dan distribusi Unit Kerja..

Aplikasi ini memiliki fitur antara lain:

a. Aplikasi SI BANTER mempunyai kemampuan untuk pembuatan berbagai
laporan yang menyita waktu dengan proses waktu pencetakan dalam
menit/detik;
b. Aplikasi SI BANTER mempunyai kemampuan untuk menjaga
kesesuaian barang masuk dan barang keluar
c. Aplikasi SI BANTER dapat membuat batasan pemberian barang untuk
unit kerja sesuai dengan pertimbangan pejabat pengelola persediaan
d. Aplikasi SI BANTER mempunyai kemampuan mencetak langsung dan fitur
untuk ekspor dokumen ke dalam format excel dan PDF
e. Aplikasi SI BANTER menyediakan menu monitoring bagi Unit Kerja agar
dapat dengan cepat mengetahui informasi stock barang di Gudang
f. Aplikasi SI BANTER siap diintegrasikan dengan sistem informasi lainnya
yang saling mendukung, seperti SIMAK BMN Persediaan, Aplikasi
Pengadaan Barjas, Aplikasi Keuangan dll
g. Aplikasi SI BANTER siap mewujudkan pelayanan secara transparan,
responsive, efisien, akuntabel, partisipatif dan terukur.
 SI BANTER dibuat 2 versi yaitu Web Based dan Android Based
Perubahan yang SIGNIFIKAN dalam Inovasi SI BANTER ini yaitu :
1. Perubahan Methode dari Manual menjadi Online yaitu berbasis Web dan
Android
2. Perubahan Durasi Pelayanan yang semula unit kerja harus menunggu selama
2 Hari , dengan Inovasi ini , Bagian Pengelolaan BMN berkomitmen untuk
memenuhi permintaan Unit Kerja dalam waktu 6 Jam ( Dalam Kondisi Stock
Gudang Tersedia )
3. Perubahan Proses Pelayanan yang semula PASIF yaitu Unit Kerja harus
mendatangi Gudang , diubah menjadi AKTIF yaitu dengan cara DELIVERY oleh
Petugas Gudang , jadi Unit Kerja cukup menunggu barang nya tiba di tempat

Pelaksanaan Inovasi Pelayanan SI BANTER

Inovasi Pelayanan SI BANTER ini dilandasi oleh semangat “SI BANTER – Memberikan
Keterbukaan Informasi dan Percepatan Pelayanan ”.

Tujuan dan Manfaat SI BANTER

Tujuan utama dari pembuatan aplikasi SI BANTER adalah:

1. Memudahkan dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi PERMINTAAN dan

DISTRIBUSI barang Persediaan ke Unit Kerja;
2. Menyediakan Informasi Ketersediaan Barang yang aktual, valid dan mudah
diakses bagi Unit Kerja;
3. Efisiensi Waktu dalam Pelayanan dan Efektif dalam Penyusunan Laporan
Stock Opname Barang di Gudang.
 4. Mempermudah Unit Kerja mengetahui Informasi Jenis dan Nama Barang
Persediaan yang diperlukan karena sudah dilengkapi dengan Foto, Jenis,
Nama dan Kode Barang

Manfaat dari Inovasi SI BANTER yang memberikan dampak positif bagi seluruh
Unit Kerja di Lingkungan Sekretariat Jenderal MPR RI adalah sebagai berikut:

1) Menjaga keterkaitan Barang Masuk dan Barang Keluar

2) Menciptakan keterukuran atas ketersediaan barang di Gudang
3) Meningkatkan kualitas proses pelayanan pada ketersediaan dan kelengkapan
data-informasi
4) Meningkatkan kualitas proses perencanaan kebutuhan Pengadaan Barang ;
5) Memudahkan pelaksanan kontrol pimpinan dalam pemenuhan kebutuhan
barang persediaan terhadap unit kerja
6) Membangun budaya kerja inovatif berbasis teknologi informasi;
7) Meningkatkan kualitas monitoring dan pelayanan di sekretariat jenderal MPR RI

Faktor kunci Keberhasilan

Faktor kunci keberhasilan penerapan aplikasi SI BANTER di MPR RI, yaitu:

1. Komitmen dan dukungan Pimpinan di Sekretariat Jenderal MPR RI

2. Dukungan yang positif dari stakeholder internal dan eksternal serta konsisten
dalam penerapan Aplikasi SI BANTER

Kelebihan lain dari aplikasi SI BANTER ini, menawarkan input yang mudah, sederhana
dan tidak memakan waktu yang lama sehingga mampu menyajikan berbagai
kebutuhan informasi yang diperlukan setiap saat, seperti: informasi stock barang,
kode barang, foto barang, notifikasi kapan barang diproses, kapan barang di approve,
kapan barang sedang dalam pengiriman dan kapan barang diterima di unit kerja, dst.

Selain itu, aplikasi ini dibuat berbasis web dan android sehingga bisa diakses dari
mana saja menggunakan koneksi Internet dengan berbagai macam device, seperti:
telepon selular, komputer, laptop dan tablet.

Aplikasi ini juga dibangun untuk mencegah human error, seperti: mencegah Unit
Kerja atau kelompok tertentu meminta barang tanpa menggunakan nota dinas resmi,
form permintaan tercecer atau hilang, efisiensi waktu bagi personal /pegawai dalam
pemenuhan kebutuhan di unit kerjanya dan tidak terjadi lagi kesalahan dalam
menghitung barang di Gudang untuk keperluan stock opname serta menjaga
kesesuaian barang masuk dan barang keluar pada saat perhitungan stock opname
Dengan aplikasi ini tugas Bagian Pengelolaan BMN menjadi lebih mudah dan ringan
dimana sebelumnya pengecekan dilakukan satu persatu secara manual, namun
sekarang dilakukan secara otomatis oleh komputer, berbagai macam jenis laporan
juga dapat dihasilkan dari aplikasi ini. Ditambah pula menu login khusus untuk
memfasilitasi para pejabat struktural dalam monitoring progress dan kinerja
pelayanan di Sekretariat Jenderal MPR RI.

Menurut pendapat Project Leader, INOVASI SI BANTER ini telah memenuhi 3 sasaran
Reformasi Birokrasi yaitu :
1. Birokrasi yang bersih dan akuntabel;
2. Birokrasi yang efektif dan efisien; serta
3. Birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas.

Demikian Resume dari Project Leader dan mohon kiranya Bapak dan Ibu Pejabat
Eselon I, II , III dan IV beserta seluruh Stakeholder dapat memberikan Dukungan
dan Komitmen dalam Implementasi Aplikasi SI BANTER dalam bentuk Surat
Pernyataan Dukungan Proyek Perubahan, Terimakasih

Ttd,
Project Leader