BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
B. TUJUAN AKSI PERUBAHAN
C. MANFAAT AKSI PERUBAHAN
D. RUANG LINGKUP AKSI PERUBAHAN
BAB II PROFIL KINERJA ORGANISASI
A. TUGAS DAN FUNGSI ORGANISASI
B. SUMBER DAYA ORGANISASI
C. AREA DAN FOKUS PERUBAHAN
D. CAPAIAN KINERJA SAAT INI DAN YANG DIHARAPKAN
E. KRITERIA KEBERHASILAN AKSI PERUBAHAN
BAB III ANALISA MASALAH PELAYANAN
A. IDENTIFIKASI MASALAH
B. PENETAPAN MASALAH UTAMA
C. INOVASI TERPILIH SEBAGAI SOLUSI PEMECAHAN MASALAH
D. ANALISIS KELAYAKAN INOVASI TERPILIH
BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
A. TEROBOSAN INOVASI (ADOPSI/ADAPTASI HASIL STULA)
B. TAHAPAN KEGIATAN
C. SUMBER DAYA (PETA PEMANFAATAN)
D. STRATEGI PENGEMBANGAN KOMPETENSI DALAM AKSI PERUBAHAN
E. HASIL IDENTIFIKASI PENGEMBANGAN POTENSI DIRI

BAB I
 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kearsipan merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
dengan perkembangan teknologi informasi dan delapan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, lembaga pemerintahan daerah, lembaga Pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (Pemerintah Republik Indonesia, 2009).
Contoh arsip pada pemerintahan daerah adalah surat. Kantor Camat Sugihwaras membagi
pengelompokan surat dalam dua jenis yaitu surat masuk dan surat keluar.
Kantor Camat Sugihwaras merupakan kantor milik pemerintah daerah yang terletak di
Kecamatan Sugihwaras yang melayani masyarakat dalam melakukan semua hal yang
berkaitan dengan urusan pemerintahan. Kantor Camat Sugihwaras memiliki petugas yang
mengelola data dalam hal pengarsipan surat, baik surat masuk mapun surat keluar.
Pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Camat Sugihwaras melibatkan banyak
jurnal atau kertas yang harus diisi untuk mencatat dan mengelompokkan surat masuk maupun
surat keluar.
Oleh sebab itu, banyaknya berkas yang harus diisi berarti banyak kertas yang diperlukan.
Hal ini berhubungan dengan keamanan dari surat dan informasi yang disimpan karena jika
tidak dikelola dengan baik kertas bisa saja rusak maupun hilang. Semakin banyak berkas
maka tempat penyimpanan yang dibutuhkan semakin besar. Penyimpanan informasi surat
yang dilakukan dengan cara menulis di jurnal berakibat pada penulisan laporan yang datanya
harus dihitung satu per satu.
Dengan adanya masalah tersebut, Kantor Camat Sugihwaras memerlukan pembangunan
sistem informasi pengarispan surat masuk dan surat keluar berbasis Web. Pada sistem
informasi ini dapat membuat petugas memasukkan data surat ke dalam sistem sehingga tidak
perlu mengisi terlalu banyak berkas dan informasi surat dapat disimpan dalam basis data,
sehingga resiko terhadap berkas yang hilang maupun rusak dapat diperkecil. Petugas juga
dapat terbantu dalam pembuatan laporan karena surat masuk maupun surat keluar disimpan
sesuai kategori surat yang ada. Dengan adanya sistem informasi, yang dibangun dapat
membantu pekerjaan petugas dalam melakukan pengarsipan surat dan dapat mempermudah
pelayanan di Kantor Camat Sugihwaras.
B. Tujuan Aksi Perubahan
Dapat membangun sistem informasi pengarsipan surat yang dapat menyampaikan
informasi secara singkat dan jelas, mudah dimengerti dengan tampilan yang menarik melalui
web site.
C. Manfaat Aksi Perubahan
Dapat memberikan kemudahan dalam proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar di
Kantor Camat Sugihwaras melalui web site.
D. Ruang Lingkup Aksi Perubahan
Proses implementasi aksi perubahan yang telah dilaksanakan adalah sebagai berikut:
1. Tahap persiapan
Pada tahapan persiapan ada 4 kegiatan yaitu:
a. Koordinasi tempat dan waktu pelaksanaan
Pada tahapan kegiatan ini Pemimpin Aksi Perubahan akan melakukan kegiatan di
Kecamatan Sugihwaras dan akan dilaksanakan pada bulan Juli s/d September 2023.
b. Koordinasi dengan mentor tentang implementasi aksi perubahan
Pada tahapan kegiatan ini Pemimpin Aksi Perubahan menyampaikan Aksi Perubahan
yang akan dilaksanakan dan Mentor memberikan masukan dan arahan yaitu agar
membentuk Tim Aksi Perubahan untuk membantu pelaksanaan aksi perubahan.
c. Koordinasi dengan Camat tentang implementasi aksi perubahan
Pada tahapan kegiatan ini Pemimpin Aksi Perubahan menyampaikan Aksi Perubahan
yang akan dilaksanakan dan Camat memberikan dukungan terhadap pelaksanaan aksi
perubahan.
d. Koordinasi dengan rekan kerja/teman sejawat
Pada tahapan kegiatan ini Pemimpin Aksi Perubahan didampingi Mentor
menyampaikan kepada rekan kerja/teman sejawat tentang Aksi Perubahan yang akan
dilaksanakan serta meminta dukungan untuk membantu pelaksanaan aksi perubahan.
Semua rekan kerja/teman sejawat mendukung dan bersedia membantu pelaksanaan
Aksi Perubahan.
2. Pembentukan Tim Aksi Perubahan
Pada tahapan kegiatan ini Pemimpin Aksi Perubahan bersama dengan rekan kerja/teman
sejawat membentuk Tim Aksi Perubahan yang ditetapkan dengan Surat Keputusan Camat
 Sugihwaras. Semua anggota tim berkomitmen siap mendukung pelaksanaan aksi
perubahan.
3. Pengelompokan Arsip
Pada tahapan kegiatan ini meliputi persiapan pengelompokan dan mengelompokan arsip
data base.
4. Penyusunan Aplikasi
Pada tahapan ini kegiatan yang dilakukan adalah menyusun rancang bangun aplikasi,
penyusunan aplikasi, input data dan analisis data.
5. Pendampingan dan Pembekalan Kearsipan
Pada tahapan ini meliputi persiapan sosialisasi/pendampingan pengelolaan pentingnya
kearsipan kepada seluruh karyawan yang dilakukan oleh tim aksi perubahan dan
didampingi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bojonegoro. Tahapan
kegiatan selanjutnya adalah pendampingan penggunaan aplikasi dan ujicoba kepada staf
kearsipan.
6. Monitoring, Evaluasi Aksi Perubahan dan Penyusunan Implementasi Aksi Perubahan
Pada tahapan ini kegiatannya meliputi persiapan monev dan pelaksanaan monitoring.
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mencari kemungkinan kendala yang timbul
terhadap penggunaan aplikasi ini di kemudian hari.
 BAB II
PROFIL KINERJA ORGANISASI
A. Tugas dan Fungsi Organisasi
1. Tugas Organisasi
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Bojonegoro Nomor 09 Tahun 2008
tentang Organisasi dan Tata Kerja Kecamatan Dan Kelurahan Kabupaten Bojonegoro dan
Peraturan Bupati Bojonegoro Nomor 08 Tahun 2009 tentang Tugas Pokok dan Fungsi
Kecamatan dan Kelurahan Kabupaten Bojonegoro, Kecamatan merupakan Wilayah Kerja
Camat sebagai perangkat Daerah Kabupaten, berkedudukan dibawah dan
bertanggungjawab kepada Bupati. Camat mempunyai tugas melaksanakan pelimpahan
sebagian kewenangan Bupati dalam penyelenggaraan Pemerintahan, Pembangunan dan
Pelayanan Masyarakat di Kecamatan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
2. Fungsi Organisasi
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana di atas sesuai dengan Peraturan Daerah
Kabupaten Bojonegoro Nomor 9 Tahun 2008, Kecamatan mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan kebijakan Pemerintah Daerah Kabupaten di Kecamatan;
b. Penyiapan informasi mengenai kecamatan yang dibutuhkan dalam perumusan
kebijakan bagi Bupati;
c. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi vertikal yang ada di Kecamatan;
d. Pengkoordinasian kegiatan-kegiatan penyelenggaraan pelayanan lintas Kelurahan/
Desa;
e. Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Bupati.
B. Sumber Daya Organisasi
Sumberdaya Organisasi Kecamatan Sugihwaras mencukupi dan telah mencakup 5 M
(manpower, money, material, machine, methode) + 1 I (information), yaitu:
1. Potensi Sumber Daya Manusia pada Kecamatan Sugihwaras sangat berpengaruh pada
kinerja, sehingga ada 17 orang yang membantu dalam pelayanan.
2. ANGGARAN BIAYA….
 3. Material dan machine atau bahan kerja dan peralatan yang dimiliki oleh Kecamatan
Sugihwaras antara lain komputer, printer, mesin fotocopy, LCD projector, kelengkapan
ruang rapat, kendaraan bermotor, dan lain-lain.
4. Methode atau metode/prosedur kerja yang menjadi acuan Kecamatan Sugihwaras dalam
melaksanakan tugas dan fungsi adalah peraturan yang telah dijelaskan dalam sub bab II.A
tentang Tugas dan Fungsi.
5. Information atau informasi. Informasi yang dibutuhkan oleh Kecamatan Sugihwaras
dapat diakses melalui media sosial.
C. Area dan Fokus Perubahan
Sesuai dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010 tentang
Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025 dan Peraturan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 25 Tahun 2020 tentang Roadmap
Reformasi Birokrasi 2020-2024, terdapat 8 (delapan) Area Perubahan dan salah satunya yang
menjadi dasar dilaksanakannya rencana ialah aksi Peningkatan Kualitas Pelayanan.
Sejalan dengan salah satu rencana aksi reformasi birokrasi internal tersebut di atas, maka
rancangan aksi perubahan dengan judul “” masuk dalam area aksi perubahan yang saling
berkaitan satu sama lain, yaitu area peningkatan pelayanan. Karena dapat meningkatkan
kualitas pelayanan dan mempercepat tindakan petugas karena berbasis web site.
Untuk fokus aksi perubahan ini menggambarkan bagaimana proses Membangun aplikasi
berbasis website yang bisa menampilkan ajuan/permohonan sehingga bisa diketahui tindak
lanjut atas surat tersebut dan bagaimana progresnya dan dapat melakukan administrasi surat
masuk dan surat keluar dengan baik minimal dengan menggunakan format ms. Excel.
D. Capaian Kinerja Saat Ini dan Yang Diharapkan
Capaian Kinerja Saat Ini dan yang diharapkan, yaitu:
1. Meningkatkan tertib administrasi pengeloaan arsip surat menyurat dengan melalui sistem
aplikasi digital.
2. Meningkatkan pelayanan di bidang kearsipan.
3. Mempermudah dan memperlancar penemuan arsip kegiatan.
4. Mewujudkan database arsip dengan aplikasi/IT.
5. Meningkatkan pemahaman tentang pentingnya penataan arsip kepada karyawan.
E. Kriteria Keberhasilan Aksi Perubahan
Kriteria keberhasilan dirumuskan untuk mengukur keberhasilan dalam pelaksanaan dalam
pelaksanaan Aksi Perubahan sehingga dapat menjawab tujuan jangka pendek, menengah, dan
panjang. Berikut adalah

Indikator Bobot
NO Deskripsi Target Capaian Kinerja
Keberhasilan Kerja
Jangka Pendek
1 Tahap persiapan
Terlaksananya  Koordinasi dan  Koordinasi dan
persiapan dan Penetapan Tim Penetapan Tim
pengumpulan Teknis Teknis
15%
data/informasi
pendukung
 Pengumpulan data  Pengumpulan data
yang diperlukan yang diperlukan
dalam aplikasi dalam aplikasi

2 Tahap Pembuatan
Aplikasi
50%
Terciptanya Aplikasi  Proses pembuatan  Aplikasi Website
di Website aplikasi

3 Tahap Sosialisasi dan

Pemanfaatan
Sosialisasi dan  Memperkenalkan dan  Masyarakat
20%
pemanfaatan Aplikasi mensosialisasikan mengetahui
Aplikasi keberadaan aplikasi
 Penggunaan Aplikasi

4 Tahap Pemanfaatan
Data
15%
Pemanfaatan data  Memanfaatkan data  Data pelayanan
layanan
Jangka Menengah
5 Penambahan fitur  Menambahkan  Fitur Ruang baca
dalam aplikasi fitur-fitur untuk online
melengkapi
aplikasi

Jangka Panjang
6 Penambahan fitur Menambahkan fitur- - Fitur Pelayanan
dalam aplikasi fitur untuk melengkapi
aplikasi
 - Fitur Ruang Tanya
TOTAL SKOR 100%

BAB III
ANALISA MASALAH PELAYANAN
A. Identifikasi Masalah
Berdasarkan hasil identifikasi 5 isu tersebut di atas maka dilakukan proses pemilihan isu
dengan menggunakan teknik AKPL untuk mengetahui apakah Isu tersebut memenuhi
kriteria atau pun tidak sebagai berikut :
Analisis Isu berdasarkan AKPL
Kriteria
No Isu / Masalah Ket.
(A) (K) (P) (L)
Proses pengelolaan surat masuk dan
surat keluar yang belum jelas, terlihat
1. dari belum adanya pengarsipan secara Memenuhi
4 4 4 5
syarat
teratur dalam hal surat masuk dan surat
keluar
Kurangnya perlengkapan dan peralatan
Memenuhi
2. yang digunakan dalam pengelolaan 4 3 3 4
syarat
surat
Pegawai menangani surat masih belum Tidak
3. mempunyai keahlian khusus dalam 3 3 3 4 Memenuhi
bidang surat menyurat dan kearsipan syarat
Masih banyak surat yang belum Tidak
4. disimpan dengan baik dan Penataan 3 3 3 3 Memenuhi
surat belum dilakukan secara maksimal syarat
Belum adanya ruangan atau tempat Tidak
5. khusus penyimpanan arsip 2 2 2 3 Memenuhi
syarat
 Berdasarkan Tapisan Teknik AKPL di atas maka isu yang memenuhi syarat adalah Isu
pada point 1 dan 2 sedangkan pada point 3, 4 dan 5 tidak memenuhi syarat karena nilai
bobotnya lebih kecil di Kantor Pelayanan Adminduk Kecamatan Sugihwaras.

Kemudian dilakukan analisis isu dengan Tapisan USG terhadap isu yang valid dengan
memberikan skoring pada masing-masing isu/masalah dan didapatkan hasil sebagai
berikut:

Analisis Isu dengan Teknik USG

Kriteria
No Isu / Masalah Prioritas
U S G Total
1. Proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar
yang belum jelas, terlihat dari belum adanya
4 4 4 12 1
pengarsipan secara teratur dalam hal surat masuk
dan surat keluar
2. Kurangnya perlengkapan dan peralatan yang
3 3 4 10 2
digunakan dalam pengelolaan surat
3. Pegawai menangani surat masih belum
mempunyai keahlian khusus dalam bidang surat 3 3 3 9 3
menyurat dan kearsipan
4. Masih banyak surat yang belum disimpan dengan
baik dan Penataan surat belum dilakukan secara 2 2 3 7 4
maksimal
5. Belum adanya ruangan atau tempat khusus
2 2 2 6 5
penyimpanan arsip

Keterangan : SKOR
U : Urgency 5 = Sangat mendesak/serius/berdampak
S : Seriousness 4 = Mendesak/serius/berdampak
G : Growth 3 = Cukup Mendesak/serius/berdampak
2 = Kurang Mendesak/serius/berdampak
1 = Tidak mendesak/serius/berdampak
 Dari teknik tapisan AKPL dan USG tersebut di atas maka didapatkan Isu Prioritas
terpilih dengan skor tertinggi 12 yaitu Proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar
yang belum jelas, terlihat dari belum adanya pengarsipan secara teratur dalam hal surat
masuk dan surat keluar”.

B. Penetapan Masalah Utama

Penulis menganalisis akibat dari kurang baiknya pengelolaan surat masuk dan surat
keluar dan progresnya di Sekretariat Kecamatan Sugihwaras tersebut akan menimbulkan
hal-hal sebagai berikut :
1. Susah mengetahui progres surat masuk dan surat keluar yg diterima oleh Sekretariat
Kecamatan Sugihwaras, yang akan berakibat pada saat diminta untuk melaporkan
hasil oleh pihak terkait maka kepala sub bagian harus mencari dokumen fisiknya
terlebih dahulu;
2. Pelaporan tindak lanjut atas disposisi surat masuk dan surat keluar oleh kepala sub
bagian kepada kepala seksi melalui aplikasi chat messenger yang rentan terhapus
ataupun hilang jika tidak disimpan;
3. Tindak lanjut surat masuk dan surat keluar tidak dilakukan secara prioritas dan baru
diproses setelah ditanyakan oleh Kepala Seksi.
C. Inovasi Terpilih sebagai Solusi Pemecahan Masalah
Setelah menemukan isu utama yang menjadi isu terpilih maka penulis mengusulkan
beberapa gagasan pemecahan isu agar isu terpilih dapat tersolusikan sehingga akibat
yang akan ditimbulkan oleh isu tersebut dapat segera diminimalisasi. Yaitu :
1. Membangun aplikasi berbasis website yang bisa menampilkan ajuan/permohonan
sehingga bisa diketahui tindak lanjut atas surat tersebut dan bagaimana progresnya.
2. Melakukan administrasi surat masuk dan surat keluar dengan baik minimal dengan
menggunakan format ms. Excel.

Untuk menentukan gagasan alternatif terpilih, diperlukan teknik Tapisan Mc Namara

dengan kriteria yang digunakan adalah efektivitas, tingkat kemudahan dan tingkat biaya.

Tabel Pemecahan Isu dengan Teknik Mc Namara

No Alternatif Gagasan Tapisan Mc Namara Keterangan

Efektivitas Kemu Biaya Total
 dahan
Proses pengelolaan surat
masuk dan surat keluar yang
belum jelas, terlihat dari
1 4 5 4 13 Terpilih
belum adanya pengarsipan
secara teratur dalam hal
surat masuk dan surat keluar
2 Kurangnya perlengkapan
dan peralatan yang Tidak
4 2 4 12
digunakan dalam Terpilih
pengelolaan surat
3 Pegawai menangani surat
masih belum mempunyai
keahlian khusus dalam 3 3 4 10
bidang surat menyurat dan
kearsipan
4 Masih banyak surat yang
belum disimpan dengan baik
3 3 3 9
dan Penataan surat belum
dilakukan secara maksimal
5 Belum adanya ruangan atau
tempat khusus penyimpanan 3 3 3 9
arsip

Penilaian dengan menggunakan skala likert yaitu dengan bobot skala nilai sebagai
berikut :
Tabel 3.6 Skala nilai likert

Skala Efektivitas Kemudahan Biaya

1 Tidak efektif Sangat Sulit Dilaksanakan Biaya Sangat Tinggi

2 Kurang efektif Sulit Dilaksanakam Biaya Tinggi
 3 Cukup efektif Cukup Mudah Dilaksanakan Biaya Cukup Rendah

4 Efektif Mudah Dilaksanakan Biaya Rendah

5 Sangat Efektif Sangat Mudah Dilaksanakan Biaya Sangat Rendah
Dengan alternatif gagasan sesuai dengan tapisan teknik Mc Namara tersebut di atas maka
penulis mengusulkan sebuah gagasan untuk menyelesaikan isu/ masalah terpilih dengan
Judul “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk, Surat Keluar dan Pengarsipan
dengan menggunakan Aplikasi Berbasis Web Site di Kantor Kecamatan Sugihwaras”.
Dari gagasan tersebut diharapkan pengelolaan surat masuk pada Kecamatan Sugihwaras
menjadi :
1. Mudah dilakukan identifikasi surat masuk dan surat keluar yang sudah masuk secara
cepat;
2. Mudah dilakukan monitoring surat masuk dan surat keluar tersebut;
3. Terdapat Proses Digitalisasi yaitu tidak hanya disposisi manual juga secara sistem;
4. History surat masuk dan surat keluar bisa cepat diketahui.
Untuk mendukung gagasan tersebut maka diperlukan beberapa rangkaian kegiatan.

D. Analisis Kelayakan Inovasi Terpilih

Inovasi yang dipilih sebagai solusi pemecahan masalah sebagaimana dijelaskan dalam
Sub Bab III.C., maka perlu dilakukan analisis kelayakan inovasi dari berbagai aspek.
Gambar sebagai berikut telah menjelaskan bahwa inovasi yang akan dilaksanakan telah
memenuhi aspek kelayakan administratif, sumber daya, analisis, dan hokum.
 Inovasi
Analisis
Akar Masalah Pemecahan
Kelayakan Inovasi
Masalah

Kurangnya motivasi
petugas untuk melakukan
pelayanan
Kurangnya kesadaran
Pembuatan Aspek Administratif
petugas untuk tertib
administrasi pelaporan dan Aplikasi di Inovasi mendukung
pencatatan proses administratif
Kurang optimalnya proses Website dan pelaporan data
pengawasan dan monitoring
evaluasi terhadap kinerja Dalam Upaya Aspek Sumber Daya
petugas Meningkatkan
Data pelayanan kurang Sumber daya 4M+1 I
akurat dan tidak realtime Kualitas telah mencukupi
Belum terpenuhinya access
point internet (AP) pada Pelayanan
beberapa area pelayanan
Kurangnya ketersediaan
laptop, ataupun personal
computer (PC) di unit Aspek Teknis Inovasi
layanan dihasilkan dari proses
Keterbatasan anggaran
untuk memenuhi semua
analisisyang
kebutuhan operasional teknokratis
pelayanan
Aspek Hukum Inovasi
telah sesuai dengan
ketentuan dan prosedur

Gambar 3.2 Analisis Kelayakan Inovasi

 Inovasi dalam aksi perubahan kinerja pelayanan publik ini memenuhi
kelayakan aspek administratif karena mendukung proses administratif dalam pelaporan
data pelayanan yang akurat.
Inovasi ini memenuhi kelayakan aspek sumber daya 5 M + 1 I sebagaimana
yang telah dijelaskan dalam Bab II.B. tentang Sumberdaya Organisasi. Dalam hal aspek
teknis, inovasi ini telah memenuhi teknis karena telah melalui proses analisis yang
teknokratik dalam Sub Bab III.A., dengan menggunakan alat/tools sesuai dengan
panduan dalam melakukan diagnosa organisasi yaitu kriteria AKPL dalam memilih isu
strategis dan Fishbone Diagram dalam menemukan akar masalah.
Sedangkan kelayakan aspek hukum telah dipenuhi dan dijelaskan dalam Sub
Bab II.A mengenai dasar hukum terkait tugas dan fungsi serta dasar hukum yang
digunakan acuan dalam penyusunan rencana kerja., salah satunya dalam hal pelayanan
kesehatan hewan