MANAJEMEN PERUBAHAN ORGANISASI SEKTOR PUBLIK

A. Pendahuluan

Perubahan adalah perubahan yang inovatif yang merupakan terobosan untuk mencapai
kemajuan dan kinerja yang lebih baik dan bermanfaat bagi organisasi/ unit organisasi sektor publik
tempat peserta pelatihan bekerja yang pada akhirnya dapat memberikan kontribusi bagi kemajuan
negara dan bangsa Indonesia. Perubahan inovatif hakekatnya sudah ada sepanjang sejarah manusia
sesuai jamannya mulai dari inovasi peralatan kerja, mesin, angkutan perangkat kerja, hingga yang
temuan modern di bidang manajemen dan teknologi informasi yang sangat cepat yang membuat
perubahan dan berpengaruh luar biasa bagi individu, organisasi, negara dan bangsa. Jika ingin tetap
eksis dan memiliki peran strategis bagi kemajuan bangsa dan Negara Indonesia, maka setiap
instansi pemerintah harus senantiasa melakukan perubahan sekecil apapun sepanjang sesuai
peraturan, dengan tujuan meningkatkan kinerja atau mencapai kinerja yang lebih baik dalam
rangka membangun birokrasi yang lebih efisien, efektif dan mampu mendorong kemajuan bangsa.
Instansi pemerintah harus berusaha menjadi organisasi yang berkinerja tinggi. Jika hal ini
dilakukan secara bersungguh-sungguh maka kemajuan negara dan bangsa Indonesia akan cepat
tercapai dalam rangka mewujudkan cita-cita bangsa Indonesia yang tercantum dalam Pembukaan
UUD 1945. Memiliki ide perubahan dan mengimplementasikan rencana perubahan memerlukan
manajemen perubahan yang perlu dilaksanakan dengan konsisten. Bagi aparatur sipil negara (ASN)
administrator, sebagai pimpinan di tingkat menengah dalam birokrasi yang bertanggung jawab
memimpin pelaksanaan seluruh kegiatan pelayanan publik serta administrasi pemerintahan dan
pembangunan di unit organisasinya, juga memiliki tantangan untuk mampu menghasilkan kinerja
terbaiknya. Untuk itu perbaikan dan perubahan berkelanjutan yang inovatif menjadi suatu
kebutuhan, apalagi perkembangan lingkungan eksternal saat ini sangat cepat dipicu dengan
berbagai temuan inovatif utamanya dibidang teknologi informasi.

B. Analisis Masalah

Upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik ini, beberapa kegiatan sudah
dilakukan oleh pemerintah misalnya dapat dilihat pada kegiatan perencanaan partisipatif seperti
musyawarah pembangunan (Musrenbang) baik pada tingkat kecamatan, kabupaten, maupun
provinsi dan nasional. Meskipun demikian kegiatan tersebut tidak dapat diselenggarakan sewaktu-
waktu, sehingga kepentingan masyarakat dalam bentuk kebutuhan tidak dapat ditangkap dengan
cepat oleh pemerintah. Seperti kebutuhan yang terjadi secara tiba-tiba seperti kebutuhan akan
kesehatan, air bersih, bisa terjadi sewaktu-waktu. Agar kebutuhan masyarakat dapat segera
diantisipasi dan diatasi oleh pemerintah maka diperlukan media komunikasi antara pemerintah dan
masyarakat.
Beberapa daerah di Indonesia sudah mengimplementasikan e-Gov hal ini terlihat di
beberapa daerah yang melakukan terobosan dengan memanfaatkan teknologi untuk melakukan
pelayanan kepada masyarakat. Baik pengurusan ijin. Admintrasi kependudukan dan e,tilang semua
berbasis teknologi aiti modern. Ini di lakukan untuk mempercepat pelayanan kepada masyarakat..
Judi era Presiden SBY menggunakan e-Gov dalam memberikan pelayanan seperti membuka
layanan SMS pada nomor 9949 untuk menerima keluhan masyarakat, juga KPK (Komisi
Pemberantasan Korupsi) menerima pengaduan masyarakat mengenai kasus-kasus korupsi melalui
fasilitas SMS. Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam mengimplementasikan m-Gov ini
seperti melalui jaringan internet dengan menggunakan laptop, kini sudah banyak tersedia jaringan
WiFi (wireless fidelity) yakni perangkat yang memungkinkan pengguna untuk mengakses internet
secara nirkabel bahkan beberapa lokasi tersedia hotspot gratis. Cara lain yang dapat digunakan
dalam implementasi m-Gov ini yaitu melalui handphone baik penggunaan melalui suara atau SMS
(short massage service).
Pemanfaatan suara melalui telepon atau Hp (mobile phone) untuk menerima kebutuhan
dari masyarakat sudah sering digunakan di dunia bisnis dengan nama Call Centre, pada institusi
perbankan dikenal dengan nama phone banking. Untuk organisasi publik, konsep ini diterapkan
dengan menempatkan beberapa pegawai sebagai agen.
Nantinya agen ini akan memberikan informasi tentang kebutuhan masyarakat. Selain
berfungsi sebagai garda terdepan dalam memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat,
agen ini juga dapat berfungsi sebagai penghubung aspirasi antara masyarakat dengan pemerintah.
 Kebutuhan masyarakat dimasukkan ke dalam sistem yang terintegrasi sehingga dapat diketahui
oleh pimpinan instansi. Melalui fasilitas SMS di Hp yaitu fasilitas yang dapat digunakan untuk
mengirim dan menerima pesan-pesan pendek. Ada beberapa bentuk dari penggunaan teknologi ini
di pemerintahan (Nugroho, 2008), antara lain:

a. Pemerintah ke masyarakat, dalam hal ini pemerintah dapat memberikan informasi kepada
warganya melalui SMS.
b. Masyarakat ke pemerintah, keluhan dan saran masyarakat dapat dikirimkan ke pemerintah
melalui SMS. Menurut Lallana dan Zalesak (2004) untuk poin a dan b di atas disebut
mCommunication.
c. Pemerintah ke pegawai negeri sipil, pemerintah dapat memberikan pengumuman kepada PNS
melalui SMS, sehingga informasi dapat lebih cepat diterima dan akhirnya pelayanan kepada
masyarakat dapat lebih cepat. Kemampuan lain dari ponsel adalah mampu memberikan lokasi
dimana PNS berada, ini diperlukan untuk mengetahui keberadaan pegawai jika mereka tidak
berada di kantor. Untuk hal ini menurut Lallana dan Zalesak (2004) disebut m-Administration.
Ada beberapa cara atau pola yang dapat dilakukan untuk mengefektifkan model
pelayanan M-Gov ini, konsep yang ditawarkan oleh (Nugroho, 2008) adalah:
a. Masyarakat dengan Basis Data Aduan Masyarakat.
b. Basis Data Aduan Masyarakat dengan Pemerintah Daerah.
c. Basis Data Aduan Masyarakat dengan DPRD.
d. Sistem Aduan Masyarakat dengan Muspida.
e. Sistem internal Pemda via SMS.

C. Peran Kepemimpinan yang Harus Dilakukan Dalam Mengatasi Masalah

Ada 4 tahap yaitu:

1. Memahami permasalahan
Diagnosa organisasi Tahap ini merupakan tahap awal, paling menentukan dalam suatu
organisasi untuk melakukan perubahan secara tepat mencapai organisasi berkinerja tinggi
(OBT) Dengan menganalisa permasalahan yang ada, melakukan penilaian terhadap kondisi
fungsi organisasi sesuai dengan jenjang jabatan. Aktivitas ini dikenal sebagai diagnosa
organisasi Untuk tingkat ASN Administrator fungsi fungsi atau bagian yang bermasalah
dibatasi sesuai tingkat unit organisasi tempat bekerjanya. Dengan mengetahui kondisi saat ini
dan kondisi yang akan dicapai maka kita akan dapat menilai seberapa serius GAP yang terjadi
dan apa rumusan solusi, inovatif yang tepat. Mendiagnosa dilakukan dengan membaca,
melihat, menilai yang dilandasi dengan niat atau tujuan untuk mengetahui secara mendalam
tentang permasalahan organisasi dan merumuskan solusi untuk mencapai kondisi yang
diharapkan contoh dapat melalui pengamatan, pengisian kuestioner dan wawancara mendalam
Tujuan mendiagnosa adalah menemukan secara tepat permasalahan dalam organisasi termasuk
mengetahui faktor - faktor penyebab terjadinya permasalahan tersebut, kebutuhan dan tujuan
untuk melakukan perubahan pada elemen atau factor-faktor dan pada tingkat mana dan
merumuskan solusinya. Permasalahan Organisasi tidak hanya dirasakan oleh pimpinan dan
pegawai (internal) organisasi dan juga yang lebih penting pandangan dari ekternal (mitra kerja,
klien, atau stakeholder lainnya).
Pada setiap bagian sistem (input, processdan output) dapat dirinci unsur-unsur atau
elemen-elemennya yang akan dianalisa untuk menemukan unsur-unsur yang bermasalah.
Seghingga organisasi yang kita pimpin kedepan bisa semakin sempurna dalam memberikan
pelayanan kepada masyarakat.

2. Merencanakan Perubahan

Perencanaan perubahan dituangkan dalam rencana yang komprehensif yang

disampaikan kepada para pihak terkait baik internal maupun eksternal, utamanya para pihak
dalam organisasi/unit terkait. Rencana perubahan harus dapat menjawab pertanyaan kunci
antara lain:
a. Apa tujuan perubahan?
b. Mengapa harus berubah?
c. Apa manfaat/kekuatan dan kekurangan/kelemahan jika melakukan perubahan?
 d. Bagian-bagian atau elemen apa saja yang harus berubah?
e. Kapan perubahan dilakukan?
f. Siapa saja (stakeholders) yang terkait/terkena perubahan?
g. Siapa yang harus dilibatkan untuk melakukan perubahan utamanya untuk menjadi agen-
agen perubahan?
h. Sumber daya apa saja dan berapa besar sumber daya yang akan digunakan untuk
melakukan perubahan?
i. Bagaimana perubahan dilakukan: tahapan manajemen perubahan dan strategi apa yang
akan digunakan untuk melakukan perubahan Selain pertanyaan di atas, kita dapat juga
mengajukan pertanyaan lain untuk mempertajam rencana perubahan yang akan ditetapkan.
Sehingga konsep perubahan yang di rencanakan tidak bias di masyarakat dan beberapa
pertanyaan diatas sanggup di jawab dengan baik dan benar sesuai peraturan.
3. Melaksanakan Rencana Perubahan

Pelaksanaan dilakukan secara konsisten mengacu pada jadwal dan urutan kegiatan
yang mengacu pada table keterkaitan strategi perubahan dan manajemen perubahan atau dari
sumber yang lain. Pengendalian adalah kegiatan pemantauan ditambah tindak lanjut perbaikan
jika dijumpai ada hal yang kurang atau tidak tepat saat pelaksanaan Kegiatan pemantauan
dilakukan dengan membandingkan pelaksanaan rencana dengan rencana yang telah ditetapkan,
apakah ada perbedaan, misal kesalahan atau kekurangan dalam pelaksanaan. Hasil pemantauan
berupa catatan, jika ditemukan kesalahan maka rekomendasi tindak lanjut bersifat saran
perbaikan Pengendalian = pemantauan + tindak lanjut.

4. Mengevaluasi Hasil Pelaksanaan

Perubahan Diperlukan data lengkap untuk melakukan evaluasi, oleh karena itu dalam
tahap ini dilakukan pengumpulan data untuk evaluasi. Sumber data utama adalah hasil
pengendalian (pemantauan ditambah tindak lanjut) yang dilaksanakan secara berkala
sepanjang pelaksanaan rencana perubahan. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan
capaian pada akhir pelaksanaan perubahan dengan rencana perubahan. Metode yang dapat
digunakan antara lain Evaluasi Kinerja organisasi/unit kerja dan evaluasi kinerja sumber daya
menuasianya. Untuk memudahkan evaluasi dan memperoleh hasil evaluasi yang jelas &
bermanfaat, perlu mengacu beberapa pertanyaan, antara lain:
a. Seberapa besar dapat dalam bentuk persentase) tujuan dan sasaran perubahan tercapai?
b. Seberapa jauhi kinerja organisasi/unit kerja dan kinerja SDM meningkat?
c. Apakah budaya kerja inovatif sudah terbangun?
d. Apa kelemahan dan kelebihan perubahan yang telah dilakukan?
e. Pertanyaan lain yang relevan
beberapa pertanyaan ini diharapkan mampu menjadi penyempurna dalam pelaksanaan sebuah
perubahan.