PENGEMBANGAN ORGANISASI DAN MANAJEMEN PERUBAHAN

MINI PROJECT OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP KEPEGAWAIAN MELALUI

SI PIRING
(SISTEM PENYIMPANAN DAN INFORMASI SURAT PENTING)
PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN KANTOR KECAMATAN JORONG KABUPATEN
TANAH LAUT

Dosen Pengampu : Dr. Zainal Arifin, S.E., M.Si.

Oleh :

IBNU ALFAN FEBRIANOOR

2022110115

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA
(STIE INDONESIA) BANJARMASIN
2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan karunia dan nikmat-Nya sehingga MINI PROJECT dengan judul:
Optimalisasi Penataan Arsip Kepegawaian Melalui SI PIRING (Sistem
Penyimpanan Dan Informasi Surat Penting) Pada Sub Bagian Umum Dan
Kepegawaian Kantor Kecamatan Jorong Kabupaten Tanah Laut, dapat
diselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.

Laporan Aksi ini merupakan Laporan Aksi Perubahan yang dilaksanakan

pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Kantor Kecamatan Jorong dalam
rangka Pembuatan Mini Project. Laporan ini masih sangat terbatas sehingga
saran dan masukan rekan-rekan merupakan hal yang sangat kami harapkan
demi kesempurnaannya.

Pada kesempatan ini, saya juga menyampaikan ucapan terima dan

penghargaan yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. H. M Sukamta, MAP selaku Bupati Kabupaten Tanah Laut yang
telah memberikan izin dan dorongan dalam mengikuti pelatihan
kepemimpinan Pengawas angkatan II Tahun 2023.
2. Bapak Abdi Rahman, S.Pd. selaku Wakil Bupati Kabupaten Tanah Laut yang
telah memberikan izin dan dorongan dalam mengikuti pelatihan
kepemimpinan Pengawas angkatan II Tahun 2023.
3. Bapak Drs. H. Dahnial Kifli, MAP Selaku Sekretaris Daerah Kabupaten
Tanah Laut yang telah memberikan izin dan menugaskan untuk mengikuti
pelatihan kepemimpinan Pengawas angkatan II Tahun 2023.
4. Bapak H. Zainal Abidin, S.Pd selaku Camat Jorong yang telah memberikan
ijin dan dukungan
5. Stakeholder Internal dan Eksternal yang telah memberikan masukan, saran,
dukungan, kerjasama dan bantuannya terhadap aksi perubahan sehingga
dapat berjalan dengan lancar.
6. Teman-teman para Karyawan/ti Kantor Kecamatan Jorong yang telah
memberikan dukungan yang tinggi dan semangat untuk suksesnya
pelaksanaan aksi perubahan ini.
Tak lupa, kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh rekan-rekan
kerja yang tergabung dalam Tim Efektif Penataan Arsip di Kantor Kecamatan
Jorong yang telah banyak memberikan dukungan semangat dan masukan dalam
penulisan laporan ini. Kami menyadari bahwa Laporan ini masih jauh dari
sempurna karena keterbatasan pengetahuan yang kami miliki.

Jorong, 03 November 2023

Penulis,

Ibnu Alfan Febrianoor, S.STP

NIP. 19980223 201908 1 001
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah profesi bagi Pegawai Negeri Sipil
dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi
pemerintah. Pegawai ASN terdiri dari Pegawai Negeri Sipil dan pemerintah
dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan
diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara
lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan.
Dalam Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil
Negara (ASN), pegawai ASN memiliki peranan penting dalam
penyelenggaraan pemerintah yang berfungsi sebagai : (1) Pelaksana
kebijakan Publik; (2) Pelayan Publik; (3) Perekat dan Pemersatu Bangsa. Oleh
karena itu penting agar ASN memiliki profesionalisme dan kompetensi yang
memadai untuk biasa menjalankan tugas tersebut dengan baik dan penuh
tanggung jawab. Pelatihan Kepemimpinan Dasar Pengawas (PKP)
diharapkan dapat membentuk Pemimpin-Pemimpin yang sejalan dengan
undang-undang.
Berdasarkan Peraturan Bupati Tanah Laut Nomor 57 Tahun 2017
tentang Uraian Tugas Kecamatan adalah perangkat daerah yang bersifat
kewilayahan yang dibentuk dalam rangka meningkatkan koordinasi
penyelenggaraan pemerintahan, pelayanan publik, dan pemberdayaan
masyarakat. Wilayah kerja camat sebagai perangkat daerah Kabupaten
Tanah Laut
 Camat adalah pemimpin dan koordinator penyelenggaraan
pemerintahan di wilayah kerja kecamatan yang dalam pelaksanaan tugasnya
memperoleh pelimpahan kewenangan pemerintahan dari Bupati untuk
menangani sebagian urusan otonomi daerah, dan menyelenggarakan tugas
umum pemerintahan.
Kasubbag Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas jabatan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana,
pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan urusan umum dan kepegawaian
berdasarkan peraturan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas dan
mempunyai rincian tugas jabatan sebagai berikut:
1. Melaksanakan urusan tata usaha kearsipan;
2. Melaksanakan urusan tata usaha kepegawaian, disiplin;
3. Menyiapkan bahan dan mengelola data, dokumen dan informasi
kepegawaian
4. Melaksanakan pemantauan, evaluasi penyusunan laporan dan
pendokumentasian kegiatan Sub Bagian mum dan Kepegawaian;
Dalam menjalankan tugas dan fungsi camat, dukungan operasional
sangat penting agar tugas dan fungsi Camat yang telah ditetapkan dapat
dilaksanakan dengan baik. Kegiatan administrasi yang dimaksud yaitu terkait
operasional perkantoran pada satuan kerja di Lingkungan Satuan Kerja Kantor
Kecamatan Jorong.
Layanan tata usaha sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan
sebuah organisasi kantor. Hal tersebut dikarenakan tata usaha merupakan
bagian dalam sebuah organisasi kantor yang menunjang kepentingan dasar,
kelancaran dan tujuan organisasi tersebut. Secara etimologis, tata usaha
adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, manusia, harta
ke arah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran
Modern, tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan
yang dibutuhkan dalam setiap usaha kerja.
 Sedemikian penting layanan tata usaha terhadap sinkronisasi
kelancaran kerja dalam sebuah organisasi. Pada Kantor Kecamatan Jorong
Subbagian Umum dan Kepegawaian sendiri memiliki tugas dalam urusan
kepegawaian, administrasi barang milik daerah, perlengkapan dan rumah
tangga serta kearsipan dan tata persuratan.
Dalam menjalankan tugas layanan Umum dan Kepegawaian tersebut,
Subbagian Umum dan Kepegawaian saling berkoordinasi terhadap sesama
komponen organisasi lain di lingkungan Kantor Kecamatan Jorong. Hal ini
demi terciptanya alur pekerjaan yang harmonis dan saling berkesinambungan
dalam mencapai tujuan kerja Kantor Kecamatan Jorong.
Isu-isu aktual yang ada dalam keseharian penulis dalam melaksanakan
tugas pokok dan fungsi sebagai Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
di Kantor Kecamatan Jorong, isu yang di tentukan melalui metode APKL dan
USG adalah sebagai berikut:
1. Belum optimalnya Penataan Arsip;
2. Belum optimalnya Kualitas data BMD;
3. Terhambatnya kegiatan Layanan Tata Usaha;
4. Penempatan PNS yang belum bisa mengaAkomodir pada kebutuhan riil;
5. Belum Optimalnya sarana dan prasarana kerja.
Dari lima isu yang di tapis melalui metode APKL dan USG, “Belum
optimalnya Penataan Arsip” menempati urutan sebagai prioritas pertama
untuk dicari solusi pemecahan masalah tersebut. Hal tersebut berkaitan
dengan tugas dan fingsi kepala sub bagian Umum dan Kepegawaian yaitu
Menyiapkan bahan pelaksanaan urusan kepegawaian dan administrasi
barang milik negara, urusan ketatausahaan dan rumah tangga, serta tata
persuratan dan kearsipan. Namun kondisi saat ini yang terjadi kesulitan
memperoleh dokumen arsip yang dibutuhkan, serta belum dilakukan penataan
arsip secara maksimal maka dari itu rancangan aksi perubahan ini diharapkan
mampu menyediakan tempat penyimpanan dokumen arsip yang memadai dan
juga kemudahan dalam memperoleh dokumen arsip yang dibutuhkan secara
cepat dan tepat.
 Di era revolusi industri 4.0, memerlukan sebuah generasi yang inovatif,
kreatif, serta kompetitif. Hal ini bisa dicapai dengan mengoptimalisasi
penggunaan teknologi sebagai alat bantu penyimpanan dan informasi
diharapkan mampu menghasilkan output yang dapat mengikuti atau
mengubah zaman menjadi lebih baik. Namun, perkembangan zaman ini
memaksa kita untuk dapat menciptakan sebuah inovasi baru. Salah satu
inovasi yang bisa dilakukan adalah dengan memanfaatkan perangkat digital
di Era Revolusi Industri 4.0.
Tanggap terhadap permasalahan yang ada serta pengoptimalan
pengawasan terhadap kegiatan penyipanan dokumen dan surat surat penting
merupakan sikap yang harus diambil oleh seorang pimpinan. Dalam proses
membentuk pemimpin yang profesional dan mewujudkan visi dan misi
organisasi melalui kegiatan aksi perubahan, penulis bermaksud untuk
mengidentifikasi, hambatan, masalah dan literasi dalam pelaksanaan tugas,
fungsi dan tanggung jawab sebagai profesi pemimpin khususnya sebagai
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepgawaian. Berdasarkan Latar Belakang di
atas maka penulis mengangkat judul “Optimalisasi Penataan Arsip
Kepegawaian Melalui SI PIRING (Sistem Penyimpanan Dan Informasi
Surat Penting) Pada Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian Kantor
Kecamatan Jorong Kabupaten Tanah Laut”.

B. Tujuan
1. Tujuan Umum
Tujuan penyusunan Rancangan Aksi Perubahan secara umum
adalah mengaktualisasikan materi Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ke
dalam inovasi peningkatan kualitas pelayanan pertanahan dan citra
instansi yang berintegritas, maju dan modern. Tujuan Khusus
2. Tujuan khusus meliputi :
a. Tujuan Jangka Pendek
 1) Terpenuhinya tugas dalam menyusun Aksi Perubahan Pelayanan
Publik pada Kantor Kecamatan Jorong.
2) Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan II Tahun 2023
Tersedianya inovasi penataan arsip di Kantor Kecamatan Jorong.
b. Jangka Menengah
1) Aplikasi Penataan Arsip berbasis digital dapat dikembangkan
secara berkesinambungan dan berkelanjutan dengan ruang
lingkup lebih luas.
2) Tetap melakukan koordinasi dengan pihak internal dan eksternal
dalam rangka pemutakhiran data dokumen-dokumen yang
diarsipkan baik secara digital sehingga penataan arsip di Kantor
Kecamatan Jorong lebih optimal dan berkelanjutan.
c. Jangka Panjang
1) Melakukan koordinasi penataan arsip dokumen yang sudah tidak
aktif dengan Sekretariat Kantor Kecamatan Jorong untuk disimpan
di gudang arsip atau dihapuskan sesuai ketentuan berlaku.
2) Penataan Arsip dapat dintegrasikan dengan aplikasi penataan
arsip Sekretariat Kantor Kecamatan Jorong.

C. Manfaat
Manfaat Aksi Perubahan ini, meliputi:
1. Bagi Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas
a. Mampu menerapkan dan mengiplemantasikan materi-materi dan nilai-
nilai yang sudah dipelajari pada saat pembelajaran.
b. menjadikan pimpinan yang mampu menjalankan fungsi sebagai
pelaksanan kebijakan dan pelayan publik
c. Memahami cara mengoptimalkan pengarsipan system digital

2. Bagi SKPD
a. Mempermudah dalam hal pencarian dan penyimpanan arsip
 b. Mempermudah pelaksanaan pengendalian dan pengawasan serta
menjawab isu-isu yang terjadi
c. Menghasilkan inovasi yang dapat terus dikembangan

3. Bagi Masyarakat
a. Mendapatkan pelayanan yang cepat dan tepat
b. Mendaptkan kemudahan akses layanan
c. Resiko Kehilangan atau kerusakan dokumen berkurang

4. Bagi Pemerintah Daerah

a. Mewujudkan visi & misi Kabupaten Tanah Laut menuju Kabupaten
Tanah Laut yang Berkarya, Inovatif, Tertata, Religius, Aktual dan
Sinergis. pada misi ke 2 yaitu Menciptakan inovasi di segala sendi
kehidupan masyarakat dan pengembangan industri kreatif.
 BAB II
KINERJA PELAYANAN UMUM

A. Profil Organisasi

Gambar 2.1 Kantor Kecamatan Jorong

Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kecamatan adalah perangkat

daerah yang bersifat kewilayahan yang dibentuk dalam rangka meningkatkan
koordinasi penyelenggaraan pemerintahan, pelayanan publik, dan
pemberdayaan masyarakat. Hal ini tercantum dalam Peraturan Bupati Tanah
Laut Nomor 114 Tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas
dan Fungsi Serta Tata Kerja Kecamatan.
Kecamatan Jorong merupakan salah satu dari 11 (Sebelas) kecamatan
yang ada dalam wilayah Kabupaten Tanah Laut, Provinsi Kalimantan Selatan.
Kecamatan Jorong adalah bagian dari wilayah Kabupaten Tanah Laut,
yang terletak pada; 114,738° − 115,167° Bujur Timur 3,68058° – 4,10942°
Lintang Selatan Dengan batas-batas :
Sebelah Utara : Kecamatan Batu Ampar
Sebelah Timur : Kecamatan Kintap
Sebelah Barat : Kecamatan Panyipatan
Sebelah Selatan : Laut Jawa
Tinggi dari permukaan laut : 9 meter, Luas Wilayah : 628,00 Km²,
Jumlah Desa : 11 Desa
 Gambar 2.2 Peta Wilayah Kecamatan Jorong

Tabel 2.1 Jumlah Penduduk Desa Se-Kecamatan Jorong

No Desa Jumlah
Penduduk
(Jiwa)
1. Sabuhur 3.837
2. Alur 2.270
3. Batalang 976
4. Jorong 4.740
5. Swarangan 2.133
6. Karang Rejo 4.740
7. Asam Jaya 1.941
8. Asri Mulya 1.557
9. Muara Asam-Asam 2.407
10. Asam-Asam 5.637
11. Simp.Empat Sungai Baru 5.505
Jumlah 35.743

Sumber : Kecamatan dalam angka Tahun 2022

1. Visi Dan Misi Kantor Kecamatan Jorong
Berdasarkan Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati Tanah Laut
yang dituangkan dalam RPJMD Kabupaten Tanah Laut Tahun 2018 –
2023, maka tujuan pembangunan Kecamatan Jorong adalah
meningkatkan kualitas pelayanan publik serta peningkatan tata kelola
pemerintahan yang baik. Adapun yang menjadi sasaran kinerja pelayanan
Kecamatan Jorong adalah Peningkatan Kualtias Pelayanan untuk
peningkatan Indeks Kepuasan Masyarakat.

Hubungan tujuan dan sasaran Kinerja Pelayanan di Kecamatan

Jorong digambarkan pada tabel berikut :
Tabel 2.2 Tujuan, sasaran , Strategi dan Arah Kebijakan Kantor Kecamatan
Jorong
VISI : Terwujudnya Tanah Laut yang Berinteraksi, Berkarya, Inovasi, Tertata,
Religius, Aktual, Sinergi
MISI : Berkarya meningkatkan kualitas sumber daya dan pelayanan
masyarakat berbasis teknologi untuk meningkatkan pembangunan ekonomi,
sosial dan budaya
Tujuan Sasaran Strategi Arah Kebijakan
Meningkatkan Meningkatnya 1. Meningkatkank 1. Melakukan
kualitas kualitas oordinasi koordinasi yang
pelayanan pelayanan dengan SKPD intensif
publik bidang terkait. 2. Mengikutsertakan
publik kepada
pemerintahan, 2. Memper aparatur dalam
Kemasya- masyarakat kuat diklat-diklat.
rakatan, pemahaman 3. Memberikan
Pemberda- aparat akan pemahaman kepada
yaan tugas pokok dan aparat Desa
Masyarakat fungsi. mengenai
Desa, 3. Member tupoksinya baik
Keamanan dan dayakan aparat melalui arahan
Ketertiban serta Kecamatan ataupun diklat formal
Desa/Kelurahan / non formal.
Pelayanan 4. Melakukan
.
4. Menyederhanak pendekatan secara
an dan persuasif kepada
mempercepat masyarakat dalam
sistem meningkatkan
pelayanan pelayanan yang baik.
kepada
 masyarakat.

Meningkatkan Meningkatnya Meningkatkan Melaksanakan

tata kelola tata kelola program dan program dan
administrasi administrasi kegiatan tata kegiatan tata kelola
perkantoran perkantoran kelola administrasi
Kecamatan Kecamatan administrasi perkantoran
Jorong yang Jorong yang perkantoran
akuntabel akuntabel
2. STRUKTUR ORGANISASI
Peraturan Daerah Kabupaten Tanah Laut Nomor 6 Tahun 2016
tentang Pembentukkan dan Susunan Perangkat Daerah menyebutkan
bahwa Kecamatan adalah perangkat daerah yang bersifat kewilayahan
yang dibentuk dalam rangka meningkatkan koordinasi penyelenggaraan
pemerintahan, pelayanan publik, dan pemberdayaan masyarakat.
Wilayah kerja camat sebagai perangkat daerah Kabupaten Tanah Laut.
Susunan Organisasi Kecamatan terdiri atas :

a. Kecamatan;
b. Sekretariat;
c. Seksi Tata Pemerintahan;
d. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum;
e. Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Desa / Kelurahan;
f. Seksi Kemasyarakatan;
g. Seksi Pelayanan; dan
h. Kelompok Fungsional
 Adapun bagan Susunan Organisasi Kecamatan Jorong
sebagaimana gambar dibawah ini :

Gambar 2.3 Susunan Organisasi Kecamatan

CAMAT

SEKERTARIS
CAMAT

KELOMPOK FUNGSIONAL
KASUBBAG KASUBBAG
UMPEG RENKEU

KASI KASI KASI KASI PMD KASI

PELAYANAN PEMERINTAHAN TRANTIB KEMASYARAKATAN

3. Tugas Pokok Dan Fungsi

Berdasarkan Peraturan Bupati Tanah Laut Nomor 57 Tahun 2017
tentang Uraian Tugas Kecamatan
a. Adapun uraian tugas Camat adalah sebagai berikut :
1) Menetapkan perencanaan strategis kecamatan berdasarkan
Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD),
Rencana Pembangunan Jangka Pendek Daerah (RPJPD)
Pemerintah Kabupaten Tanah Laut dan program kerja tahun lalu
sebagai pedoman kerja;
2) Mengoordinasikan, membina, mengawasi dan mengendalikan
kegiatan dalam bidang pemerintahan di wilayah kecamatan sesuai
dengan kebijakan daerah dan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku;
3) Mengoordinasikan, membina, mengawasi dan mengendalikan
kegiatan dalam bidang ketentraman dan ketertiban umum di
 wilayah kecamatan sesuai dengan kebijakan daerah dan
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
4) Mengoordinasikan, membina, mengawasi dan mengendalikan
kegiatan dalam bidang pemberdayaan masyarakat dan desa di
kecamatan sesuai dengan kebijakan daerah dan berdasarkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku;
5) Mengoordinasikan, membina, mengawasi dan mengendalikan
kegiatan dalam bidang pembangunan dan kemasyarakatan di
wilayah kecamatan sesuai dengan kebijakan daerah dan
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
6) Mengoordinasikan membina dan mengawasi kegiatan dalam
bidang kesejahteraan rakyat di wilayah kecamatan sesuai dengan
kebijakan Daerah dan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku;
7) Mengoordinasikan, membina, mengawasi dan mengendalikan
kegiatan pelayanan umum dan masyarakat di kecamatan sesuai
dengan kebijakan daerah dan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku;
8) Mengoordinasikan, membina, mengawasi dan mengendalikan
penyelenggaraan pelayanan perizinan yang dilimpahkan kepada
kecamatan;
9) Mengoordinasikan kegiatan dalam bidang penerapan dan
penegakkan peraturan perundang-undangan daerah di wilayah
kecamatan;
10) Mengoordinasikan, membina, mengawasi dan mengendalikan
pemeliharaan prasarana, sarana dan fasilitas pelayanan umum di
wilayah kecamatan;
11) Mengoordinasikan penyelenggaraan tugas pemerintahan,
pembinaan keagrariaan, dan pembinaan politik dalam negeri;
12) Mengoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan yang
dilakukan oleh Perangkat Daerah di tingkat kecamatan;
 13) Membina dan mengawasi penyelenggaraan kegiatan kelurahan;
14) Melaksanakan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan
kabupaten yang tidak dilaksanakan oleh unit kerja Pemerintahan
Daerah yang ada di kecamatan;
15) Mengendalikan pengelolaan urusan kesekretariatan;
16) Mengendalikan, mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan
tugas kecamatan;
17) Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepada Bupati melalui
Sekretaris Daerah sebagai bahan pertanggung jawaban dan
bahan masukan;
18) Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh peraturan
perundang-Undangan; dan
19) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai
dengan tugas dan fungsi serta kewenangannya.
b. Uraian Tugas Sekretaris
1) Menyusun program, mengoordinasikan, membina dan
mengendalikan penyusunan program, rencana kegiatan dan
anggaran kecamatan;
2) Menyusun program, mengoordinasikan, membina dan
mengendalikan penyusunan rencana strategis;
3) Menyusun program, mengoordinasikan, membina dan
mengendalikan evaluasi dan pelaporan kegiatan kecamatan;
4) Menyusun program, mengoordinasikan, membina dan
mengendalikan penyusunan anggaran dan pengelolaan
keuangan;
5) Menyusun program, mengoordinasikan, membina dan
mengendalikan pengelolaan aset kecamatan;
6) Menyusun program, mengoordinasikan, membina dan
mengendalikan pengelolaan surat-menyurat dan rumah tangga;
7) Menyusun program, mengoordinasikan, membina dan
mengendalikan pengelolaan administrasi kepegawaian;
 8) Menyusun program, mengoordinasikan, membina dan
mengendalikan pengelolaan organisasi dan tata laksana;
9) Menyusun program, mengoordinasikan, membina dan
mengendalikan pengelolaan hubungan masyarakat dan protokol;
10) Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan kegiatan
Sekretariat; Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugas dan
kewenangannya.

c. Kasubbag Perencanaan dan Keuangan

1) Menyiapkan bahan dan melaksanakan penyusunan program,
rencana kegiatan dan anggaran Sub Bagian Perencanaan dan
Keuangan;
2) Menyiapkan bahan dan menyusun program, rencana kegiatan
anggaran kecamatan;
3) Menyiapkan bahan dan melaksanakan kerjasama penyusunan
rencana strategis;
4) Menyiapkan bahan dan Menyusun pedoman teknis pelaksanaan
kegiatan tahunan;
5) Menyiapkan bahan dan menyusun satuan biaya, daftar isian
pelaksanaan anggaran, petunjuk operasional kegiatan, revisi
anggaran;
6) Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data dan
statistik kecamatan;
7) Menyiapkan bahan dan melaksanakan penyusunan laporan
kinerja, Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD),
Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) dan laporan
sejenis sesuai dengan tugas dan fungsinya;
8) Menyiapkan bahan dan menyusun petunjuk teknis pengelolaan
keuangan;
9) Menyiapkan bahan dan melaksanakan penyusunan kegiatan rutin;
10) Melaksanakan urusan akuntansi dan verifikasi keuangan;
 11) Melaksanakan urusan perbendaharaan, pengelolaan penerimaan
Negara bukan pajak, pengujian dan penerbitan surat perintah
membayar;
12) Melaksanakan urusan gaji pegawai;
13) Melaksanakan administrasi keuangan;
14) Melaksanakan penyiapan pertanggungjawaban dan pengelolaan
dokumen keuangan;
15) Melaksanakan penyusunan laporan keuangan dan laporan sejenis
sesuai dengan tugas dan fungsinya;
16) Melaksanakan penyiapan bahan pemantauan tindak lanjut laporan
hasil pengawasan dan penyelesaian tuntutan perbendaharaan dan
ganti rugi;
17) Menyiapkan bahan dan melaksanakan evaluasi pelaksanaan
program dan kegiatan kecamatan;
18) Melaksanakan pemantauan, evaluasi penyusunan laporan dan
pendokumentasian kegiatan Sub Bagian Perencanaan dan
Keuangan;
19) Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugas dan
kewenangannya

d. Kasubbag Umum dan Kepegawaian

1) Menyiapkan bahan dan melaksanakan penyusunan program,
rencana kegiatan dan anggaran Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian;
2) Melaksanakan urusan rencana kebutuhan dan usulan
pengembangan pegawai;
3) Melaksanakan urusan mutasi, tanda jasa, kenaikan pangkat,
pemberhentian dan pensiun pegawai;
4) Melaksanakan urusan tata usaha kepegawaian, disiplin pegawai
dan evaluasi kinerja pegawai;
5) Melaksanakan urusan tata usaha kearsipan;
 6) Menyiapkan bahan dan melaksanakan fasilitasi penilaian kinerja
pegawai;
7) Menyiapkan bahan dan mengelola data, dokumen dan informasi
kepegawaian;
8) Menyiapkan bahan dan menyampaikan Laporan HartaKekayaan
Penyelenggara Negara (LHKPN) dan Laporan Harta Kekayaan
Aparatur Sipil Negara (LHKASN);
9) Melaksanakan urusan rumah tangga, keamanan dan kebersihan;
10) Melaksanakan urusan kerjasama, hubungan masyarakat dan
protokol;
11) Melaksanakan evaluasi kelembagaan dan ketatalaksanaan;
12) Melaksanakan telaahan, penyiapan dan penyusunan peraturan
perundang-undangan;
13) Melaksanakan penyusunan Rencana Kebutuhan Barang Unit
(RKBU) dan Rencana Pemeliharaan Barang Unit (RPBU);
14) Melaksanakan penyiapan bahan penatausahaan dan inventarisasi
barang;
15) Melaksanakan penyiapan bahan administrasi pengadaan,
penyaluran, penghapusan dan pemindahan barang;
16) Melaksanakan pemantauan, evaluasi penyusunan laporan dan
pendokumentasian kegiatan Sub Bagian mum dan Kepegawaian;
17) Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugas dan
kewenangannya.

e. Kasi Tata Pemerintahan

1) Menyusun program kerja Seksi Tata Pemerintahan berdasarkan
petunjuk teknis dan ketentuan sebagai pedoman kerja untuk
kelancaran pelaksanaan tugas;
2) Menghimpun dan mengolah data kegiatan penyelenggaraan
pemerintahan umum tingkat kecamatan, desa dan kelurahan;
3) Menyiapkan bahan dan petunjuk teknis pembinaan pemerintahan
desa dan kelurahan;
4) Melaksanakan sebagian tugas dalam hal pajak bumi dan
bangunan;
5) Menyiapkan bahan dan melaksanakan tugas bidang pertanahan di
Kecamatan;
6) Melakukan penataan dan pengembangan wilayah kecamatan,
desa dan kelurahan;
7) Melaksanakan fasilitasi dan koordinasi administrasi
kependudukan;
8) Mengumpulkan, mengolah dan menganalisa data
kependudukan di wilayah kecamatan;
9) Menyiapkan bahan dan memproses pelayanan administrasi
kependudukan;
10) Menyiapkan bahan dan melaksanakan kegiatan pembinaan dalam
rangka peningkatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
pelayanan umum;
11) Mengoordinasikan kegiatan pengumpulan bahan dan fasilitasi
penyelenggaraan pemilu lingkup kecamatan meliputi pemilihan
kepala desa dan penjaringan aparat desa;
12) Menyiapkan bahan dalam rangka koordinasi instansi didaerah,
fasilitasi penyelenggaraan pemilu dan pilkada;
13) Mengoordinasikan persiapan dalam rangka pelaksanaan
peringatan hari-hari besar nasional/daerah;
14) Menyiapkan bahan dan menfasilitasi perselisihan antar desa
bidang pemerintahan;
15) Melaksanakan pemantauan, evaluasi, penyusunan laporan dan
pendokumentasian kegiatan Seksi Tata Pemerintahan;
16) Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugas dan
kewenangannya.
f. Kasi Ketentraman dan Ketertiban
1) Menyusun program kerja Seksi Ketentraman dan Ketertiban
Umum berdasarkan petunjuk teknis dan ketentuan sebagai
pedoman kerja untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
2) Menghimpun dan mempelajari peraturan perundangundangan,
kebijaksanaan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-
bahan lainnya yang berhubungan dengan penyelenggaraan
ketentraman dan ketertiban sebagai pedoman dan landasan
kerja;
3) Menyiapkan bahan dan melaksanakan kerjasama dengan aparat
penegak hukum lainnya dalam kegiatan penyelenggaraan dan
pemeliharaan ketentraman dan ketertiban umum;
4) Mengumpulkan, mengolah, menganalisa dan menyajikan data
penyelenggaraan urusan ketentraman dan ketertiban masyarakat
di wilayah kecamatan;
5) Mengolah dan memproses rekomendasi Surat Keterangan
Catatan Kepolisian (SKCK);
6) Menyiapkan bahan, memfasilitasi dan mengoordinasikan
kegiatan penegakan dan pelaksanaan Peraturan Daerah,
Peraturan Bupati, Keputusan Bupati dan peraturan perundang-
undangan lainnya;
7) Menyiapkan bahan dan memproses rekomendasi perizinan
dalam bidang ketentraman dan ketertiban;
8) Menyiapkan bahan materi penyuluhan mengenai ketentraman
dan ketertiban umum di lingkungan wilayah Kecamatan;
9) Melaksanakan pengawasan perizinan di kecamatan;
10) Mengolah dan memproses Surat ijin penutupan jalan tertentu, ijin
parkir tidak tetap, Surat Jalan dan Surat Keterangan lainnya yang
menjadi kewenangannya;
11) Melaksanakan penarikan pajak hiburan untuk persewaan VCD
dan pajak restoran untuk PK 5;
 12) Memberdayakan potensi perlindungan masyarakat;
13) Melaksanakan tugas pembantuan operasional yang berkaitan
dengan : Penanggulangan bencana, Penertiban terhadap
gelandangan, pengemis dan penyandang masalah sosial lainnya,
Penertiban dan pencegahan terhadap penyakit masyarakat
(pekat), Melakukan pengamanan terhadap kejadian kebakaran,
orang bunuh diri, kecelakaan, kematian yang tidak sewajarnya
dan penemuan mayat, Memantau dan membina pelaksanaan
Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah dan peraturan
perundang-undangan lainnya.
14) Melaksanakan pembinaan dan pengawasan ketentraman
lingkungan;
15) Melaksanakan pengawasan dan memantau penyelenggaraan
pertunjukan dan keramaian kampung;
16) Melaksanakan pembinaan dan pengawasan ketentraman
lingkungan dan melakukan kegiatan pengamanan wilayah;
17) Mengawasi pelaksanaan eksekusi putusan pengadilan yang telah
mempunyai kekuatan hukum yang pasti;
18) Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan instansi
pemerintah dan instansi lainnya yang berkaitan dengan
keamanan, ketentraman dan ketertiban umum di wilayah
Kecamatan;
19) Melaksanakan pemantauan, evaluasi, penyusunan laporan dan
pendokumentasian kegiatan Seksi Ketentraman dan Ketertiban;
20) Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugas dan
kewenangannya

g. Kasi Kemasyarakatan
1) Menyusun program kerja Seksi Kemasyarakatan berdasarkan
petunjuk teknis dan ketentuan sebagai pedoman kerja untuk
kelancaran pelaksanaan tugas;
2) Menyiapkan bahan perumusan kebijakan dan menyusun petunjuk
teknis pembinaan dan pengembangan kesejahteraan rakyat;
3) Menyiapkan bahan dan memproses rekomendasi perizinan dalam
bidang kemasyarakatan;
4) Mengoordinasikan dan menfasilitasi pembinaan dan
pengembangan pendidikan, generasi muda, keolahragaan,
kebudayaan, kepramukaan dan peranan wanita;
5) Mengumpulkan, mengolah data dan informasi, menginventarisasi
permasalahan serta melaksanakan pemecahan permasalahan
yang berkaitan dengan pembinaan kemasyarakatan;
6) Menyusun program kerja pelaksanaan pembinaan pelayanan dan
bantuan sosial, peranan wanita, pembinaan kepemudaan serta
olah raga termasuk pengentasan kemiskinan;
7) Mengumpulkan dan menyiapkan bahan penyaluran bantuan sosial
terhadap bencana alam dan bencana lainnya;
8) Mengumpulkan, mengolah, menganalisa dan menyajikan data
kesejahteraan rakyat di wilayah kecamatan;
9) Menyiapkan bahan dan memfasilitasi pembinaan lembaga adat
dan komunitas adat terpencil serta organisasi
sosial/kemasyarakatan dan lembaga swadaya masyarakat;
10) Menyiapkan bahan dan memfasilitasi penanggulangan masalah
sosial, pencegahan dan penanggulangan bencana dan pengungsi;
11) Menyiapkan bahan dan memfasilitasi kegiatan pembinaan dan
pengawasan pelaksanaan program pengembangan dan
peningkatan kesehatan masyarakat, penyediaan sarana dan
prasarana penyelenggaraan pelayanaan kesehatan dan keluarga
berencana;
12) Mengoordinasikan kegiatan pengawasan, pencegahan dan
penanggulangan penyalahgunaan NAPZA (narkotika, psikotropika,
zat aditif) obat dan bahan berbahaya lainnya;
 13) Mengoordinasikan dan memfasilitasi pembinaan dan
pengembangan ketenagakerjaan dan perburuhan;
14) Melaksanakan pemantauan, evaluasi, penyusunan laporan dan
pendokumentasian kegiatan Seksi Kemasyarakatan;
15) Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugas dan
kewenangannya.

h. Kasi Pembedyaan Masyarakat Desa/Kelurahan

1) Menyusun program kerja Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan
Desa berdasarkan petunjuk teknis dan ketentuan sebagai
pedoman kerja untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
2) Menyusun dan melaporkan data monografi kecamatan serta profil
desa dan kelurahan;
3) Menyiapkan bahan perumusan rencana pembangunan kecamatan
(musbang);
4) Mengoordinasikan, memfasilitasi dan memberikan pelayanan
administrasi Izin Mendirikan Bangunan (IMB) yang dilimpahkan ke
Kecamatan;
5) Mengoordinasikan pembinaan, pengawasan dan pelaporan
kegiatan penanggulangan pencemaran dan kerusakan lingkungan
hidup;
6) Menyiapkan bahan dan melaksanakan fasilitasi pembinaan dan
pengembangan kegiatan perekonomian;
7) Melaksanakan dan mengoordinasikan penyuluhan usaha kecil,
mikro dan menengah kepada masyarakat lingkup kecamatan;
8) Melaksanakan dan mengoordinasikan penyuluhan usaha kecil,
mikro dan menengah kepada masyarakat lingkup kecamatan;
9) Menyiapkan bahan dan memproses rekomendasi perizinan dalam
bidang perekonomian, pemberdayaan masyarakat dan desa;
 10) Menyiapkan bahan dan melaksanakan fasilitasi pembinaan dan
pengembangan swadaya dan pemberdayaan masyarakat;
11) Menyiapkan bahan dan melaksanakan fasilitasi pembinaan dan
pengembangan kegiatan perekonomian;
12) Mengoordinasikan dan memfasilitasi pelaksanaan pungutan atas
pajak dan retribusi Daerah di wilayah kecamatan;
13) Menyiapkan bahan dan menfasilitasi penyelenggaraan kerjasama
antar desa dan penyelesaian perselisihan antar desa bidang
perekonomian, pemberdayaan masyarakat dan Desa;
14) Menyiapkan bahan dan menyelenggaraan lomba/penilaian
desa/kelurahan tingkat kecamatan;
15) Melaksanakan pemantauan, evaluasi, penyusunan laporan dan
pendokumentasian kegiatan Seksi Pemberdayaan
Masyarakat dan Desa;
16) Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugas dan kewenangannya

i. Kasi Pelayanan
1) Menyusun program, mengatur, mengendalikan dan mengevaluasi
pelaksanaan kegiatan Seksi Pelayanan sesuai prosedur untuk
kelancaran pelaksanaan tugas;
2) Menyiapkan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis
penyelenggaraan pelayanan;
3) Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan instansi
pemerintah dan instansi lainnya yang berkaitan dengan pembinaan
pelayanan di wilayah Kecamatan;
4) Menyelenggarakan pelayanan administrasi kecamatan;
5) Menyiapkan bahan dan melaksanakan inovasi-inovasi pelayanan;
6) Memeriksa dokumen/berkas pemohon pelayanan administrasi
kecamatan;
7) Menyusun dan mengevaluasi laporan penyelenggaraan pelayanan
administrasi kecamatan;
 8) Mengadministrasikan pelayanan penyelenggaraan pelayanan
administrasi kecamatan;
9) Menyerahkan dokumen layanan administrasi kecamatan;
10) Mengumpulkan, mengolah, mengalisis dan menyajikan data dan
informasi pelayanan administrasi kecamatan;
11) Melaksanakan administrasi, fasilitasi dan upaya pemecahan
masalah pengaduan, informasi, dan konsultasi layanan
administrasi kecamatan;
12) Melaksanakan pemantauan, evaluasi, penyusunan laporan dan
pendokumentasian kegiatan Seksi Pelayanan;
13) Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugas dan
kewenangannya.
Adapun alur pembagian pekerjaan para pegawai di Subbag Umum
dan Kepegawaian sendiri adalah sebagai berikut :

Gambar 2.4 Alur Pembagian Pekerjaan Subbagian Umum dan

Kepegawaian

SEKRETARIS

KASUBBAG UMPEG

Pengelola
Analis Pengelola
Sarana & Pengadministrasi Pengadministrasi
Tata Teknologi
Prasarana Umum Kepegawaian
Laksana Informasi
Kantor

1. Memberikan kebijakan, arahan 1. Melaporkan dan memberikan

dan keputusan. feeding kepada pimpinan
2. Memeriksa dan mengoreksi 2. Memeriksa dan mengoreksi
pekerjaan pekerjaan
 1. Melaksanakan pekerjaan
2. Menyusun dan menyiapkan
pekerjaan
3. Melaporkan dan memberikan
feeding kepada pimpinan
1. Memberikan kebijakan, arahan
dan keputusan.
2. Memeriksa dan mengoreksi
pekerjaan
3. Menyusun, menyiapkan &
melaksanakan pekerjaan

B. Sasaran Kinerja Pelayanan Kecamatan Jorong

Produk layanan yang terdapat pada Kecamatan Jorong yaitu :
1. Pelayanan Non Perijinan
a. Rekomendasi Perizinan
b. Rekomendasi Nikah
c. Pengantar Pindah Domisili
d. Pengantar KTP
e. Pengantar Kartu Keluarga
f. Legalisasi Permohonan Perizinan
g. Legalisasi Surat Keterangan Tidak Mampu
h. Legalisasi Surat Keterangan Ahli Waris
i. Legalisasi Proposal Bantuan
j. Legalisasi Surat Keterangan Berkelakuan Baik
k. Legalisasi Surat Izin Keramaian
l. Legalisasi Surat Kehilangan
m. Legalisasi Surat Keterangan Usaha
2. Pelayanan Perijinan
a. Izin Mendirikan Bangunan (IMB) Non Komersial
b. Izin Usaha Mikro dan Kecil
c. Izin Bilyard Non Komersil
d. Izin Playstation/Vidio Game
 BAB III
ANALISA MASALAH PELAYANAN

A. Identifikasi Isu
Dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja SubBag Umum
dan Kepagawaian, ditemukan ada beberapa gap atau isu antara keadaan
saat ini dengan kondisi yang diharapkan. Beberapa isu yang dapat
diidentifikasi dan perlu mendapat perhatian dikaitkan pada area tugas pokok
dan fungsi (Tupoksi) bermasalah pada tabel berikut :
Tabel 3.1. Identifikasi Isu Strategis dan gab Kondisi sekarang serta
yang diharapkan
Kondisi Saat Kondisi yang
Tupoksi Isu Gap Indikator
ini diharaplan
2 3 4 5 6 7
Menyiapkan Kesulitan Belum Belum Tersedianya Kemudahan
bahan memperoleh Optimalnya dilakukan tempat dalam
pelaksanaan dokumen Penata-an penataan penyimpanan memperoleh
urusan arsip yang arsip arsip dokumen dokumen
kepegawaian, dibutuhkan arsip yang arsip yang
dan administrasi memadai dibutuhkan
barang milik secara cepat
negara, urusan dan tepat
ketatausahaan Belum Kualitas Data Inventarisasi Terupdate- Daftar
dan rumah terupdate BMD belum BMD sudah nya Barang
tannga, serta Daftar optimal pernah Daftar Ruangan
tata persuratan Barang dilakukan Barang dan Surat
dan kearsipan Ruangan hanya Ruangan ijin
sesuai sebatas dan Pemakaian
dengan pengecekan sesuai sesuai
kondisi kondisi dengan dengan
sebenarnya barang kondisi jumlah BMD
sebenarnya
Belum ada Terhambat- Kegiatan di Setiap Tersedianya
SOP yang nya TU kegiatan di Standar
resmi dipakai pelaksanaan dilaksanakan Subag Tata Operasional
untuk setiap kegiatan di oleh pegawai Usaha Prosedur
kegiatan di Subag TU yang sudah dilaksanakan yang dipakai
TU terbiasa Sesuai untuk setiap
mengerjakan dengan SOP kegiatan di
tugasnya yang ada TU
tanpa SOP
 Dari tabel diatas dapat dianalisa akibat kondisi saat ini tidak
diselesaikan, yaitu:
1. Pencarian dokumen-dokumen yang dibutuhkan akan memakan waktu
lebih lama, karena belum terpusat. Dokumen-dokumen belum tertata
rapih, ruang kantor penuh dengan dokumen yang belum tahu masih aktif
terpakai atau bisa dimusnahkan, serta dikhawatirkan dapat hilang apabila
tidak disimpan secara baik;
2. Data BMD tidak tercatat sesuai dengan kondisi yang sebenarnya;
3. Dapat menghambat pekerjaan di kegiatan TU karena apabila ada
pergantian atau rotasi pimpinan maupun staf di subag TU perlu waktu
lama untuk sharing knowledge kembali, dan hasil pekerjaan belum tentu
sesuai yang diharapkan;
Sedangkan manfaat jika kondisi yang diharapkan tercapai, adalah:
1. Dokumen-dokumen sudah tertata dengan rapih dan dilakukan secara
digital, sehingga pencarian arsip dapat dilaksanakan dengan mudah dan
cepat, serta ruang kantor juga dalam keadaan rapih. Dokumen yang telah
diarsipkan dapat dipilah dokumen-dokumen mana saja yang masih aktif
dan perlu disimpan dengan dokumen-dokumen bersifat pasif atau tidak
terpakai lagi sehingga dapat dimusnahkan.
2. Data BMD tercatat sesuai dengan kondisi yang sebenarnya, dapat
mengetahui kondisi BMD yang masih baik atau rusak, untuk kondisi BMD
yang rusak dapat dilakukan usulan penghapusan, serta melakukan
penggantian dengan perencanaan pengadaan BMD yang baru.
3. Pekerjaan di kegiatan TU dapat direncanakan, dilaksanakan dan diawasi
secara baik sudah ada standar operasional prosedur dan diharapkan hasil
pekerjaan tersebut dapat tercapai sesuai karena dengan target yang
ditentukan.
 Berdasarkan hasil identifikasi terhadap Tugas Pokok dan fungsi
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, maka dapat diidentifikasi 5 isu
aktual sebagai berikut:
6. Belum optimalnya Penataan Arsip;
7. Belum optimalnya Kualitas data BMD;
8. Terhambatnya kegiatan Layanan Tata Usaha;
9. Penempatan PNS yang belum bisa mengakomodir pada kebutuhan riil;
10. Belum Optimalnya sarana dan prasarana kerja.
Berdasarkan isu aktual yang telah teridentifikasi, selanjutnya dilakukan
proses pemilihan isu dengan analisis mengunkan metode APKL dan USG
1. Analisis Penetapan Masalah dengan Metode APKL
Identifikasi terhadap area organisasi yang bermasalah dilakukan
melalui penilaian terhadap isu aktual yang berkaitan dengan tugas pokok
dan fungsi pada Kecamatan Jorong menggunakan Tabel AKPL (Aktual,
Kekhalayakan, Problematik dan Kelayakan). Isu aktual tersebut kemudian
dinilai dengan menggunakan 4 (empat) kriteria isu aktual sebagai berikut:
1. Aktual (A), yaitu sedang hangat dibicarakan di kalangan masyarakat
atau diperkirakan akan terjadi dalam waktu dekat.
2. Kekhalayakan (K), yaitu secara langsung menyangkut kepentingan
seluruh masyarakat/pelanggan dan bukan hanya untukkepentingan
golongan tertentu saja
3. Problematik (P), yaitu menyimpang dari harapan, standar, ketentuan
sehingga dapat menimbulkan kegelisahan/kegalauan.
4. Kelayakan (L), yaitu logis, pantas, realistis dan dapat dibahas sesuai
dengan tugas, hak, wewenang dan tanggung jawab.
Penilaian terhadap kelima isu aktual tersebut dapat dilihat pada Tabel
AKPL berikut ini :
 Tabel 3.2. AKPL (Aktual, Kekhalayakan, Problematik, Layak)
Keterangan : Keterangan Nilai :
A = Aktual 1 = Sangat Kurang
K = Kekhalayakan 2 = Kurang
P = Problematik 3 = Sedang
L =Kelayakan 4 = Baik
5 = Sangat Baik
Total Rang
NO ISU A K P L king
Nilai
Terhambatnya kegiatan Layanan
1 Tata Usaha 4 4 5 4 17 II

Belum optimalnya Kualitas data

2 4 4 4 4 16 III
BMD
Penempatan PNS yang belum bisa
3 4 4 3 4 15 IV
mengakomodir pada kebutuhan riil
4 Belum optimalnya Penataan Arsip 5 4 5 4 18 I
Belum Optimalnya sarana dan
5 4 4 3 3 14 V
prasarana kerja
Berdasarkan hasil penilaian dalam Tabel AKPL tersebut dapat
disimpulkan bahwa isu aktual yang merupakan area organisasi yang menjadi
3 isu strategis adalah :
1. Belum optimalnya Penataan Arsip
2. Terhambatnya kegiatan Layanan Tata Usaha
3. Belum optimalnya Kualitas data BMD
Teknik analisis USG akan menyusun urutan prioritas isu aktual yang
merupakan area organisasi yang bermasalah tersebut dengan menggunakan
3 (tiga) kriteria sebagai berikut :
1. Urgency (U), yaitu seberapa mendesaknya isu tersebut harus dibahas
dikaitkan dengan waktu, tenaga dan biaya.
2. Seriousness (S), yaitu seberapa serius dan gawatnya isu tersebut perlu
dibahas akibat penundaan pemecahan masalah atau berpotensi
menimbulkan masalah lain apabila isu tersebut tidak dipecahkan.
3. Growth (G), yaitu seberapa cepat kemungkinan perkembangan isu tersebut
 apabila tidak dibahas atau ditunda pemecahannya, apakah akan semakin
memburuk apabila isu tersebut dibiarkan saja.
Penilaian dengan menggunakan teknik analisis USG disajikan dalam
Tabel USG berikut :
Tabel 3.2. U S G (Urgensi, Serious, Growth)
Total Ran
NO ISU U S G
Nilai king
1. Belum optimalnya Penataan Arsip 4 4 5 4 17
Terhambatnya kegiatan Layanan Tata
2. 4 4 4 4 16
Usaha
3. Belum optimalnya Kualitas data BMD 4 4 3 4 15
Keterangan : Keterangan Nilai :
U = Urgency 1 = Sangat Kurang
S = Seriousness 2 = Kurang
G = Growth 3 = Sedang
4 = Baik
5 = Sangat Baik

Berdasarkan hasil penilaian dalam Tabel USG tersebut dapat

disimpulkan bahwa isu strategis terpilih yang merupakan area organisasi yang
menjadi area perubahan adalah “Belum optimalnya Penataan Arsip”.
Berdasarkan isu prioritas maka rancangan topik aksi perubahan dilakukan
identifikasi permasalahan dihadapi dilapangan yang terkait langsung.
 B. Analisa Pohon
1. Pohon Masalah

Belum optimalnya
pengarsipan dokumen
Akibat

Belum Optimalnya
MU Penataan Arsip
Sebab

Belum Pembinaan
Kurangnya tersedianya Kurangnya pimpinan
kemampuan tempat koordinasi terhadap
MP staf dalam penyimpanan pengarsipan pengelola
menata arsip dokumen yang dokumen arsip belum
memadai itensif

Dokumen Belum
Tidak Dokumen
disimpan dilakukan
memiliki penuh dengan
MS dimasing- penataan arsip
ruang arsip arsip lama
masing secara digital
sendiri
ruangan

Keterangan :
1. MU : Masalah Utama
2. MP : Masalah Pokok
3. MS : Masalah Spesifik
 2. POHON SASARAN

Optimalnya Pengarsipan
Dokumen
Akibat

MU Optimalnya Penataan Arsip

Sebab

Tersedianya Terlaksananya
Terwujudnya
tempat Intensifnya
Kemampuan Koordinasi
MP penyimpanan pembinaan
staf dalam pengarsipan
dokumen yang pimpinan
menata arsip dokumen
memadai

Tersedinya
Tersimpanya penyimpanan
Terlaksananya Tersedianya
Dokumen arsip yang
MS penataan arsip ruang arsip
dalam satu aktif
secara digital sendiri
ruangan
3. POHON ALTERNATIF

Optimalnya Pengarsipan
Dokumen

Optimalnya Penataan Arsip yang

cepat dan tepat

Tersedianya tempat
penyimpanan dokumen yang
memadai

Terciptanya penataan arsip

secara digital

Menginventarisasi Merancang sestem

dokumen yang akan penyimpanan dan Melaksanakan arsip
diarsipkan secara pencarian arsip secara secara digital
digital digital

Diagram 3 3 . Pohon Alternatif

C. Analisa Biaya Manfaat (BCR)
Setelah terdapat 3 (tiga) alternatif kegiatan yang diperlukan, maka
tahapan berikutnya adalah melakukan Analisis BCR (Analisis dengan
mempertimbangkan aspek Benefit, Cost, Ratio) untuk menentukan kegiatan
yang memberikan manfaat lebih besar dengan biaya yang lebih kecil atau
kegiatan yang memiliki rasio paling besar.
Analisis BCR dilakukan dengan memberikan skor berdasarkan Skala
Likert 1 s.d. 5 untuk aspek Benefit dan Cost pada setiap kegiatan den
ketentuan sebagaimana yang diinformasikan pada Tabel 3.4. berikut.

Aspek Keterangan Skor

Benefit Skor 1 menandakan manfaat yang paling kecil dan Skor 5
Manfaat) menandakan manfaat yang paling besar.
Cost (Biaya) Skor 1 menandakan biaya yang paling rendah dan Skor 5
menandakan biaya yang paling besar.
Ratio (Rasio) Perbandingan antara Benefit dan Cost (𝑅 = 𝐵⁄𝐶). Nilai

Ratio tertinggi merupakan kegiatan inovasi yang dipilih di

antara 3 alternatif kegiatan pada Pohon Alternatif.

Hasil Analisis BCR untuk 3 (tiga) alternatif kegiatan adalah

sebagaimana yang terdapat pada Tabel 3.5 berikut.

No Kegiatan B C R

1 Menginventarisasi dokumen yang akan 4 3 1,33

diarsipkan secara digital
2 Merancang sistem penyimpanan dan 5 2 2,50
pencarian arsip secara digital
3 Melaksanakan arsip secara digital 3 3 1,00
 Dengan demikian, dalam rangka peningkatan kualitas layanan, maka FIL
(Fokus, Inovasi, Lokus) pada Aksi Perubahan ini adalah Merancang sistem
penyimpanan dan pencarian arsip secara digital yaitu SI PIRING (Sistem
Penyimpanan Dan Informasi Surat Penting)
 BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

A. Terobosan Inovasi Peningkatan Kinerja

1. Deskripsi Inovasi
Inovasi yang dilakukan adalah mengoptimalkan Sistem Penataan
Arsip di Kantor Kecamatan Jorong secara online sebagai sarana untuk
pencatatan dokumen yang diarsipkan, dan menggunakan aplikasi
Database Online sebagai wadah penyimpanan dokumen yang telah di-
digitalisasi. Dokumen yang disimpan secara digital dalam Database
Online akan ditata secara rapih sesuai dengan kode klasifikasi yang telah
ditetapkan oleh Peraturan Bupati Tanah Laut Nomor 6 Tahun 2023
tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Tanah Laut Selanjutnya Dokumen digital yang telah diarsipkan didalam
Database online akan diintegrasikan tautannya ke Catatan Arsip di
SRIKANDI sehingga akan cepat dan tepat untuk dilakukan pencariannya.
Untuk ruang Lingkup Dokumen yang akan diarsipkan dalam Aksi
Perubahan jangka pendek ini adalah Dokumen Persetujuan Substansi
Dokumen Kepegawaian (Surat Masuk, Surat Keluar, Surat Usulan
Kenaikan Pangkat Pegawai, Gaji Berkala dan SK Mutasi & Promosi Tahun
2023).

2. Model Inovasi
Berdasarkan rencana aksi perubahan pelaksanaan kegiatan yang
akan dilakukan, berikut akan digambarkan secara lebih rinci
menggunakan model Kanvas, untuk lebih memahami aksi perubahan
Optimalisasi Penataan Arsip Kantor Kecamatan Jorong secara digital
dapat dilihat pada gambar berikut:

34
 35

Tabel 4.1 Model Kanvas Inovasi Perubahan

Mitra Kerja Kegiatan Utama Nilai yg ditawarkan Hubungan Klien Target Klien
1 2 3 4 5
Dinas ❖ Penguatan SDM dengan ❖ Memberikan pelayanan yg ❖ Fasilitasi layanan ❖ Satker
Perpustakaan Diklat/Workshop Penataan Arsip berkualitas penyimpanan dokumen
dan Arsip ❖ Penataan Arsip Secara Manual ❖ Menyelenggarakan kepegawaian
Kabupaten ❖ Scan Dokumen penataan arsip yg optimal ❖ Layanan dan pencarian data
Tanah Laut ❖ Penataan Arsip Secara Digital dengan ❖ Memberikan kemudahan dan dokumen dengan cepat
Aplikasi Database untuk akses ❖ Kerjasama
❖ Pencarian data dan Dokumen penyimpanan dokumen
❖ Pencarian data dan
dokumen lebih cepat dan
tersusun rapi
Unsur biaya Sumber Daya Pelayanan Resiko
- Honorarium - Komitmen pimpinan • Pelayanan langsung, setiap • Data dan
- Belanja Modal - Dukungan staf permintaan penyimpanan data dokumen
- Belanja Bahan - Anggaran dan dokumen akan langsung hilang karena
- Belanja - Tenaga PPNPN/PTT dikerjakan tidak tercatat
keperluan - Aplikasi database • Pelayanan prima, setiap atau kelalaian
kantor permintaan data/dokumen akan manusi
diselesaikan dalam satu hari
Imbalan Legalitas Sustainabilitas Akuntabilitas
- NIHIL - Peraturan Bupati Tanah Laut Nomor 4 - Penyimpanan Data dan • Aplikasi database akan mudah
Tahun 2011 Ttg Pedoman Naskah Dinas dokumen terjaga diakses oleh admin yg ditunjuk
Dilingkungan Pemkab Tanah Laut - Aplikasi database • Permintaan data dan dokumen
- Peraturan Bupati Tanah Laut Nomor 6 diupdate oleh admin yg akan segera dilayani
Tahun 2023 tentang Kode Klasifikasi terpercaya
Arsip di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Tanah Laut
 36

1. Pemetaan Stakeholder
Lembaga-lembaga publik telah menggunakan istilah
stakeholder ini secara luas ke dalam proses-proses pengambilan dan
implementasi keputusan. Secara sederhana, stakeholder sering
dinyatakan sebagai para pihak, lintas pelaku, atau pihak-pihak yang
terkait dengan suatu isu atau suatu rencana. Dalam buku Cultivating
Peace : Conflict and Collaboration in Natural Resources Management,
Ramirez mengidentifikasi berbagai pendapat mengenai stakekholder
ini. Beberapa defenisi yang penting dikemukakan seperti Freeman
(1984) yang mendefenisikan stakeholder sebagai kelompok atau
individu yang dapat memengaruhi dan atau dipengaruhi oleh suatu
pencapaian tujuan tertentu. Sedangkan Biset (1998) secara singkat
mendefenisikan stekeholder merupakan orang dengan suatu
kepentingan atau perhatian pada permasalahan. Stakeholder ini
sering diidentifikasi dengan suatu dasar tertentu sebagimana
dikemukakan Freeman (1984), yaitu dari segi kekuatan dan
kepentingan relatif stakeholder terhadap isu, Grimble and Wellard
(1996), dari segi posisi penting dan pengaruh yang dimiliki mereka.
(Pemangku kepentingan dalam Wikipedia.org).
Stakeholder adalah perorangan maupun kelompok-kelompok
yang tertarik, baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi,
yang berpengaruh maupun yang terpengaruh oleh tujuan-tujuan
maupun tindakan-tindakan suatu tim (Michael West, 1998:66)
Dalam lingkungan instansi pemerintah, stakeholder juga dapat
dibagi menjadi 2 bagian, yaitu internal dan eksternal. Stakeholder
Internal instansi antara lain terdiri dari atasan langsung, kepala instansi
yang bersangkutan, seluruh kolega diinstansinya, serta bawahannya.
Sedangkan stakeholder eksternal instansi antara lain terdiri dari
pejabat dari instansi terkait di pusat maupun daerah, masyarakat, para
peneliti dari lembaga penelitian, dan dosen terkait, dan lain-lain.
Stakeholders dimaksud dapar bersifat individu maupun organisasi.
 37

Manfaat pendekatan berbasis stakeholder yang dapat

diterapkan, antara lain:
• Dapat menggunakan pendapat stakeholder penting untuk
membentuk Aksi perubahan pada tahap awal. Dukungan
stakeholder juga merupakan masukan yang dapat meningkatkan
kualitas inovasi perubahan.
• Mendapatkan dukungan dari stakeholder yang kuat dapat membantu
untuk memenangkan lebih banyak sumber daya. Hal ini membuat
inovasi perubahan makin berhasil.
• Dengan sering berkomunikasi di awal dengan stakeholder, kita dapat
memastikan bahwa mereka memahami apa yang kita lakukan
manfaat dari inovasi kita. Hal ini berarti mereka dapat mendukung
kita secara aktif bila diperlukan.

• Kita dapat mengantisipasi kemungkinan adanya reaksi orang lain

untuk inovasi kita, melalui rencana tindakan dalam program
sehingga akan memenangkan dukungan orang lain tersebut.
1. Jenis-jenis stakeholder
Seringkali suatu organisasi tidak peduli dengan beragam
stakeholder yang ada disekitarnya, karena menganggap program
yang dimiliki oleh organisasinya dapat dikerjakan sendiri dan
merasa masih berada dalam kontrolnya secara penuh. Organisasi
tersebut seringkali tidak menyadari adanya faktor pendorong dan
penghambat (driving force dan restraining force) dalam tahap
perencanaan maupun tahap pelaksanaan program. Sehubungan
dengan itu mengenali stakeholders dan kemampuan
mengidentifikasi jenis-jenis stakeholders itu sangat penting bagi
organisasi publik yang mengharapkan adanya perubahan dan
peningkatan kinerja organisasi.

Adapun jenis-jenis stakeholders yang perlu diketahui oleh

 38

para pemimpin adalah sebagai berikut:

1) Stakeholder primer, yakni mereka yang langsung dipengaruhi
oleh kegiatan yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu.
Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun negatif.
2) Stakeholder sekunder, yakni mereka yang tidak langsung
dipengaruhi oleh kegiatan yang dijalankan oleh organisasi
publik tertentu. Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun
negatif.
3) Stakeholder utama, yakni mereka yang memiliki pengaruh
positif/negatif terhadap kegiatan pemerintah dan keberadaan
stakeholders tersebut sangat penting bagi organisasi yang
bersangkutan.
Untuk dapat mengkategorikan stakeholders ke dalam
stakeholder primer, sekunder maupun utama maka sangat
diperlukan pemahaman terhadap kepentingan stakeholder
terhadap program dari organisasi publik tersebut. Beberapa
kepentingan dari stakeholder tersebut dapat dikelompokan
berdasarkan aspek ekonomi, politik, sosial budaya, etnis,
lingkungan dan keamanan.
Disamping itu dalam upaya mengidentifikasi kepentingan
para stakeholder tersebut perlu dikenali pula bagaimana posisi
para stakeholder terhadap kegiatan yang sedang direncanakan /
dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Apakah mereka
menunjukkan sikap mendukung¸ abstain atau bahkan secara
terang- terangan menolaknya karena tidak sesuai dengan
kepentingan yang mereka perjuangkan. Dengan mengenali posisi
tersebut, maka akan membantu dalam merespon dan bertindak
terhadap para stakeholder tersebut.
2. Menganalisis stakeholder
Melakukan analisis terhadap stakeholder merupakan
langkah yang sangat penting bagi sebuah organisasi publik karena
akan memberikan inspirasi tentang bagaimana suatu organisasi
harus bekerja bersama dengan stakeholder dengan berbagai
 39

tingkat kepentingan dan pengaruh yang berbeda. Dengan

melakukan analisis terhadap stakeholder sebuah organisasi dapat
memetakan dengan jelas tentang posisi stakeholder terhadap
program yang akan dirancang / dijalankan oleh organisasi tersebut.
3. Menganalisis stakeholder
Melakukan analisis terhadap stakeholder merupakan langkah
yang sangat penting bagi sebuah organisasi publik karena akan
memberikan inspirasi tentang bagaimana suatu organisasi harus
bekerja bersama dengan stakeholder dengan berbagai tingkat
kepentingan dan pengaruh yang berbeda. Dengan melakukan
analisis terhadap stakeholder sebuah organisasi dapat memetakan
dengan jelas tentang posisi stakeholder terhadap program yang
akan dirancang / dijalankan oleh organisasi tersebut.
Adapun beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan
melakukan analisis stakeholder tersebut, antara lain:
1) Mendapatka lebih banyak gagasan pengembangan dan
implementasi program / perubahan.
2) Dapat memberikan gambaran lebih jelas tentang konteks
komunitas, potensi kesulitan, dan aset yang ada.
3) Sense of ownership terhadap program / upaya perubahan.
4) Lebih Fair bagi semua.
5) Meminimalisir penolakan terhadap program / perubahan.
6) Memperkuat posisi organisasi terhadap stakeholders yang
melakukan penolakan.
7) Menjembatani modal sosial bagi komunitas.
8) Meningkatkan kredibilitas organisasi.
9) Meningkatkan peluang keberhasilan program / perubahan

Banyak instrumen dan metode yang telah dipergunakan dalam

upaya mengidentifikasi dan menganalisis kompleksitas pengaruh
stakeholder yang dapat dipergunakan. Salah satunya adalah
pendekatan Net-Map yang diperkenalkan oleh Eva Schiffer. Net-map
merupakan instrumen berbasis Social Network Analysis (SNA). SNA
 40

sendiri merupakan tipe analisis yang berusaha mengukur

keterhubungan antar individu-individu dan membantu menjelaskan
bagaimana antar individu tersebut saling terhubung dengan berbagai
issu atau program.
Dengan analisis ini dapat memetakan secara singkat pola
hubungan yang menggambarkan kekuatan dan kelemahan yang ada
serta membantu bagaimana melakukan penguatan hubungan untuk
dampak yang lebih besar. Adapun Net-map sendiri sudah
memodifikasi SNA dengan melibatkan partisipasi aktif stakeholder
dalam melakukan analisis.
4. Strategi mempengaruhi stakeholder
Bagi sebuah organisasi publik, upaya mempengaruhi
stakeholder terkait sangatlah esensial bagi keberhasilan dalam
perancangan dan pelaksanaan programnya yang dimilikinya. Dalam
konteks membangun tim efektif, upaya mempengaruhi stakeholder
harus diawali dengan mengelompokkan stakeholder berdasarkan
pengaruh dan kepentingan yang dimilikinya. Upaya mengelompokkan
tersebut dapat dilakukan dengan memanfaatkan hasil pemetaan
stakeholder (dengan menggunakan net- map) sebelumnya. Dengan
memanfaatkan hasil analisis dari net-map, maka perlu dikelompokkan
stakeholder tersebut ke dalam 4 (empat) kelompok sebagai berikut :

Gambar 4.1 Kelompok Stakeholder

 41

Dalam menempatkan masing-masing stakeholder ke dalam

salah satu kuadran tersebut dilakukan dengan mempertimbangkan
ciri-ciri keempat Kelompok Stakeholders sebagai berikut :
1) Promoters memiliki kepentingan besar terhadap program dan
juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau
menggagalkannya).
2) Defenders memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan
dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk
mempengaruhi program.
3) Latents tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam
program, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi
program jika mereka menjadi tertarik
4) Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan,
bahkan mungkin tidak mengetahui adanya program
Setelah dapat mengelompokkan stakeholder ke dalam 4
kelompok tersebut maka beberapa hal yang perlu menjadi perhatian
adalah :

1) Stakeholders Utama pada umumnya adalah Promoters.

2) Kuadran ini dapat membantu memutuskan bagaimana mengelola
Stakeholders.
3) Agar upaya berhasil, perlu mengembangkan Promoters agar
memahami penuh dan menerima proses program sepenuh hati
karena mereka bisa mengajak Stakeholders lain bergabung serta
mendorong mereka berpartisipasi dalam perencanaan,
implementasi, dan evaluasi program. Disamping itu, mereka bisa
menjadi mentor atau mitra bagi Stakeholders lain.
Seorang pemimpin birokrasi harus dapat mengajak seluruh
stakeholders (internal dan eksternal) untuk dapat mendukung program
organisasinya. Untuk dapat mengajak seluruh stakeholder
memberikan dukungan kepada program sebuah organisasi publik
maka diperlukan strategi yang berbeda terhadap masing-masing
kelompok.
 42

Adapun strategi yang dapat dilakukan adalah

sebagaiberikut:
1) Promoters (High Influence / High Interest)
a) Benar-benar bisa membuat upaya berjalan.
b) Jika positif, maka perlu diperkuat dan dilibatkan dalam
pekerjaan yang akan dinikmatinya.
c) Jika gagasannya tidak jalan yakinkan bahwa mereka tahu
mengapa dan mengapa alternatifnya lebih baik.
2) Latents (High Influence / Low Interest)
a) Bisa sangat membantu jika dapat diyakinkan akan pentingnya
upaya bagi kepentingan mereka sendiri atau untuk kebaikan
yang lebih besar.
b) Perlu didekati dan diberi informasi, setiap kali perlu dilakukan
kontak dengan mereka.
c) Tunjukkan bagaimana upaya memiliki efek positif terhadap isu
maupun populasi yang menjadi perhatiannya.
3) Defenders (Low Influence / High Interest)
a) Bisa sangat membantu jika mereka tetap mendapat informasi
dan kita tidak perlu khawatir tetang kete di masa datang.
b) Mereka sering memberikan waktu dan keterampilannya saat
upaya perlu bertahan hidup.
c) Apathetics (Low Influence / Low Interest)
d) Tidak peduli terhadap upaya.
e) Menjadi Stakeholders karena kebetulan menjadi anggota
suatukelompok atau karena posisinya di komunitas.
f) Sebaiknya tidak mengganggu mereka, walaupun bisa diberi
informasi melalui newsletter.
5. Stakeholder Implementasi inovasi Perubahan
Seorang pemimpin birokrasi harus dapat mengajak seluruh
stakeholder (internal dan eksternal) untuk dapat mendukung kegiatan
organisasinya. Dalam inovasi perubahan ini melibatkan stakeholder
internal dan eksternal. Adapun stakeholder internal terdiri dari :
 43

Tabel 4.6. Stakeholder

IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

STAKEHOLDER INTERNAL
No Deskripsi Potensi
1 H. Zainal Abidin, S.Pd selaku Camat Jorong MENDUKUNG
mendukung inovasi perubahan karena akan
meningkatkan pelayanan Kecamatan Jorong

2 Muhammad Fadli, S. STP selaku Sekertaris Camat MENDUKUNG

Jorong mendukung inovasi perubahan karena akan
mempermudah pelaksanaan tugas bidang
kepegawaian
5 Staf Kecamatan Jorong mendukung inovasi MENDUKUNG
perubahan karena tujuan inovasi ini untuk lebih
memaksimalkan kinerja Kecamatan Jorong.

STAKEHOLDER EKSTERNAL

1. Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten MENDUKUNG

Tanah Laut memiliki potensi untuk mendukung
inovasi perubahan karena sejalan tugasnya
kinerjanya.
2 Unggul Jati Prasetya, A.Md Selaku Plt Kasubag MENDUKUNG
Perencanaan Keuangan mendukung inovasi
perubahan karena tujuan inovasi ini untuk lebih
memaksimalkan kinerja Kecamatan Jorong.
3 Parti, S. Pd Selaku Kasi Pelayanan mendukung MENDUKUNG
inovasi perubahan karena tujuan inovasi ini dapat
meningkatkan pelayan Kecamatan Jorong.
4 Noorhalida, S.Pd Selaku Kasi Pemerintahan MENDUKUNG
mendukung inovasi perubahan karena dapat
mempermudah pekerjaan bidang pemerintahan.
 44

5 Unggul Jati Prasetya, A.Md Selaku Kasi Trantib MENDUKUNG

mendukung inovasi perubahan karena dapat
mempermudah pekerjaan bidang Trantib.
6 Kasno, A.Md Selaku KASI PMD mendukung inovasi MENDUKUNG
perubahan karena dapat mempermudah pekerjaan
bidang PMD.
7 Ibnu Alfan Febrianoor, S. STP Selaku Plt Kasi MENDUKUNG
Pemerintahan mendukung inovasi perubahan karena
dapat mempermudah pekerjaan bidang
Kemasyarakatan.
8 Kelompok Fungsional Kasi Kemasyarakatatan MENDUKUNG
mendukung inovasi perubahan karena dapat
mempermudah pekerjaan.
9 Seluruh Kepala Desa di Kecamatan Jorong MENDUKUNG
memiliki potensi untuk mendukung aksi perubahan
karena tujuan aksi ini untuk lebih memudahkan dalam
pengarsipan
10 Camat Kintap memiliki potensi untuk mendukung aksi MENDUKUNG
perubahan karena tujuan aksi ini juga bisa diterapkan
di kecamatan Kintap

11 Camat Panyipatan memiliki potensi untuk MENDUKUNG

mendukung aksi perubahan karena tujuan aksi ini
juga bisa diterapkan di kecamatan Panyipatan
 45
Gambar. 4.2 Bagan Dukungan Stakeholder

Camat Jorong
Sekertaris Staf Sub Bagian
Camat Umum dan
KaSubBag
Kepegawaian
RenKeu

(+) (+) Kepala Dinas

(+) (+) Perpustakaan dan
Kasi
Pelayanan (+) Arsip
Pemimpin (+)
(+) Seluruh Kepala
Aksi (+)
Perubahan Desa Kecamatan
Kasi Jorong
Pemerintahan (+) (+) (+)

(+) Kelompok
(+)
(+) Fungsional
Kasi Trantib (+)

Camat
Panyipatan
Kasi PMD

Kasi Camat Kintap

Kemasyarakatan

: Stakeholder Internal
: Garis Dukungan
: Stakeholder Eksternal
: Garis Koordinasi
 46

Komunikasi diartikan sebagai proses interaktif antara dua

atau lebih orang yang saling bertukar informasi yang bermanfaat
melalui kata-kata atau pesan-pesan baik secara verbal ataupun
tertulis.
Sedangkan strategi komunikasi diartikan sebagai paduan
dari perencanaan komunikasi (communication planning) dan
manajemen komunikasi (communication management) untuk
mencapai suatu tujuan (goal).
Strategi komunikasi merupakan penentu berhasil tidaknya
kegiatan komunikasi secara efektif, syarat-syaratnya antara lain :
1. Terbuka
Untuk menciptakan komunikasi yang efektif maka harus
bersifat trasnparan, informatif dan jujur (keterbukaan).
2. Terstruktur
Komunikasi yang terstruktur adalah komunikasi yang
dipresentasikan dapat menarik perhatian dan mudah
dimengerti.
3. Bersemangat
Komunikasi harus dikemas dengan nuansa yang bersemangat
untuk memastikan audiens segera bertindak setelah menerima
pesan.
4. Seimbang
Untuk menciptakan komunikasi yang efektif perlu mengatur
frekuensi pesan, komunikasi yang terlalu sedikit dapat
menyebabkan kebingungan dan frustasi.
5. Profesional
Komunikasi harus dikemas secara profesional, pesan yang
dibuat dengan baik dan tanpa kepentingan pribadi akan lebih
efektif dalam lingkungan kerja
6. Wording (pemilihan kata)
Pemilihan kata yang tepat akan menjadikan komunikasi lebih
efektif.
 47

Strategi komunikasi yang digunakan dalam Inovasi

Perubahan yang berjudul “Optimalisasi Penataan Arsip
Kepegawaian Melalui SI PIRING (Sistem Penyimpanan Dan
Informasi Surat Penting) Pada Sub Bagian Umum Dan
Kepegawaian Kantor Kecamatan Jorong Kabupaten Tanah Laut”
adalah komunikasi ke atasan dan ke bawahan (top down dan
bottom up communication).
Komunikasi ke atasan misalnya pengajuan judul area
inovasi perubahan oleh pemimpin inovasi kepada atasan (mentor)
untuk meminta persetujuan, diskusi tentang pelaksanaan dan
kendalayang dihadapi dalam inovasi perubahan antara pemimpin
inovasi dengan atasan (mentor) dan lain-lain.
Komunikasi ke bawahan misalnya komunikasi tentang
persiapan dan pelaksanaan inovasi perubahan oleh pemimpin
inovasi yang disampaikan kepada bawahan untuk segera ditindak
lanjuti dan dilaksanakan sesuai perencanaan.
Ada beragam teori informasi yang diungkapkan oleh para
ahli yang berusaha menjelaskan makna “informasi” dalam kalimat
yang bisa dipahami oleh orang banyak dalam pengertian yang
hampir seragam. Informasi menurut Gordon B.Davis dalam
bukunya berjudul Management Information System, adalah data
yang sudah diproses menjadi bentuk yang berguna bagi pemakai,
dan mempunyai nilai pikir yang nyata bagi pembuatan keputusan
pada saat sedang berjalan atau untuk prospek masa depan.1
Menurut Yusuf di dalam Pawit informasi terdiri dari informasi tidak
terekam dan informasi terekam. 2. Menurut Buckland
mendefinisikan lain tentang informasi yakni segala bentuk
pengetahuan yang terekam. Ini artinya informasi dapat ditemukan
dalam berbagai bentuk media baik cetak maupun non cetak.3
Media cetak seperti buku, surat kabar, majalah, jurnal, laporan
penelitian.
 48

B. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan

Setiap inovasi tentu diharapkan bisa berjalan dengan baik dan
mencapai hasil sesuai perencanaan. Namun tak bisa dipungkiri ada
beberapa hal tak terduga yang bisa saja terjadi dan inovasi yang sedang
dikerjakan tidak berjalan sesuai dengan perencanaan. Untuk mencegah
hal itu, dibutuhkan pengendalian mutu inovasi. Pengendalian mutu
pekerjaan dapat dikerjakan oleh sebuah tim yang dikepalai oleh seorang
manager. Sebelum inovasi dimulai, tim hendaknya sudah dibentuk dan
dilakukan penunjukan ketua tim. Orang yang ditunjuk untuk menjadi
manager harus disetujui oleh pemberi inovasi. Manager pengendalian
mutu ini nantinya akan melaporkan pekerjaan-pekerjaannya secara
langsung kepada manager inovasi. Pengendalian mutu dalam sebuah
inovasi terdiri dari tiga langkah utama yakni perencanaan mutu,
pengendalian mutu, dan peningkatan kualitas.
Pada langkah perencanaan mutu dilakukan identifikasi terhadap
kebutuhan konsumen, kemudian dibuatlah rancangan inovasi yang
sesuai kebutuhan konsumen dan rancangan proses pembuatan inovasi
sesuai dengan rancangan inovasi.
Pada langkah pengendalian mutu, dilakukan identifikasi faktor-
faktor yang harus diperhatikan, mengembangkan metode pengukuran
mutu, mengembangkan standar, dan mengembangkan alat
pengendalian mutu.
Pada langkah peningkatan kualitas, dilakukan tindakan yang
diperlukan bila terjadi ketidaksesuaian antara kondisi standar dan
kondisi aktual di lapangan. Tindakan ini bisa berupa penyesuaian
ataupun perbaikan.
Tim pengendalian mutu sebaiknya juga memiliki pedoman teknis
pengendalian mutu yang disusun dengan cermat dan tentunya
disepakati bersama. Adapun pedoman teknis pengendalian mutu ini
berisi latar belakang dan pengertian pengendalian mutu dalam inovasi,
prosedur pengendalian mutu, strategi pengendalian mutu, sasaran
pengendalian mutu, metodologi yang digunakan, tahapan pengendalian
 49

mutu, dan evaluasi kinerja. Pedoman teknis pengendalian mutu ini

dapat dilengkapi pula dengan bagan atau skema alur pengendalian
mutu dan alur pelaporan pengendalian mutu.
1. Metode Pengendalian Mutu
Berhasil atau gagalnya sebuah inovasi sangat bergantung
pada peran pengendalian dan pengawasan. Sebuah inovasi yang
sedang berjalan pasti akan mengalami penyimpangan atau
perbedaan dari rencana yang sudah ditetapkan. Disinilah dibutuhkan
campur tangan pengendalian dan pengawasan inovasi.
Ada pun metode yang bisa digunakan untuk mengendalikan
mutu suatu inovasi bisa disesuaikan dengan jenis inovasi dan
kualitas yang diinginkan. Secara umum, ada 3 metode yang sering
dipakai dalam pengendalian mutu suatu inovasi.
a. Pemeriksaan dan Pengkajian
Pemeriksaan dan pengkajian dilakukan terhadap gambar
konstruksi inovasi, rancangan pembelian peralatan dan
perlengkapan, model inovasi, dan perhitungan desain.
b. Inspeksi dan Pemeriksaan Peralatan
Melakukan pemeriksaan dan melakukan uji coba untuk
memastikan peralatan-peralatan yang digunakan dalam inovasi
bisa berfungsi dengan baik. Pemeriksaan bisa dilakukan saat
peralatan baru saja diterima dari hasil pembelian. Pemeriksaan
juga perlu dilakukan ketika instalasi peralatan sedang dikerjakan
dan setelah instalasi selesai.
c. Melakukan Pengujian Dengan Sampling
Pengujian dengan sampling dapat dilakukan untuk
memastikan kualitas material sesuai dengan kriteria yang telah
ditentukan. Pengujian dengan sampling perlu dilakukan dengan
berpegang pada beberapa prinsip yakni tepat waktu, efektif dan
efisien, serta dapat dipertanggungjawabkan.
 50

Pengujian sampling harus dilakukan tepat waktu supaya

hasilnya bisa dimanfaatkan dengan maksimal untuk memberikan
masukan-masukan bagi perbaikan kualitas inovasi, khususnya
pada bagian-bagian yang belum menyelesaikan pekerjaannya
pada tahapan tertentu. Pengujian sampling tersebut harus bisa
dipertanggungjawabkan secara jujur dan objektif, karena itu
harus jelas pula metode yang digunakan, titik uji sampling yang
diambil dan sasaran uji sampling.
2. Dokumen-dokumen Untuk Pengendalian Mutu
Dalam melaksanakan pekerjaan pengendalian mutu inovasi
dibutuhkan beberapa dokumen penting. Dokumen-dokumen ini
menjadi acuan pengerjaan inovasi sehingga pelaksanaan inovasi
dan hasil akhirnya sesuai dengan perencanaan. Adapun dokumen-
dokumen tersebut meliputi:
a. Spesifikasi teknis
Spesifikasi teknis berisikan uraian yang disusun dengan
lengkap dan jelas mengenai suatu inovasi yang hendak
dikerjakan sehingga bisa mencapai harapan semua pihak yang
terlibat di dalamnya.
b. Gambar kerja
Gambar kerja adalah gambar acuan yang dipakai untuk
mewujudkan ide rancangan ke dalam bentuk fisik. Oleh karena
itulah, setiap pihak yang terlibat dalam inovasi harus bisa
memahami gambar kerja yang telah dibuat. Gambar kerja yang
benar-benar akurat dan detail akan sangat membantu
mewujudkan sebuah inovasi dengan tepat.
Gambar kerja yang dibuat oleh seorang arsitek dilengkapi
pula dengan spesifikasi dan syarat teknik pengerjaan inovasi
yang lengkap, jelas dan teratur serta perkiraan biaya inovasi dan
perhitungan kuantitas inovasi. Jika gambar kerja sudah diperiksa
dan disetujui, barulah gambar kerja ini bisa digunakan dalam
pengerjaan sebuah inovasi.
 51

c. Rencana mutu kontrak

Dokumen ini merupakan pedoman jaminan mutu dalam
pelaksanaan sebuah inovasi. Dokumen ini digunakan untuk
memastikan bahwa hasil akhir inovasi sesuai dengan syarat-
syarat teknis yang dicantumkan dan telah disepakati di dalam
kontrak. Dokumen Rencana Mutu Kontrak atau RMK memang
secara khusus dibuat untuk menentukan arah pengendalian
proses pelaksaaan inovasi sehingga didapat inovasi yang
berkualitas sesuai dengan harapan.
d. Dokumen administrasi
Memang ada begitu banyak dokumen administrasi yang
menyertai sebuah inovasi. Khususnya untuk pengendalian mutu
inovasi, dokumen yang dibutuhkan antara lain hasil uji lapangan,
request work dan catatan-catatan.
e. Instruksi teknis
Dokumen ini disusun untuk menghindari terjadinya
kesalahan dalam pengerjaan suatu inovasi. Dokumen ini berisi
petunjuk suatu proses kerja yang harus dikerjakan oleh tim-tim
kerja atau kelompok-kelompok yang terlibat dalam inovasi.
3. Pengendalian Langsung
Pengendalian mutu inovasi bukanlah pekerjaan yang hanya
dilakukan di belakang meja. Tim pengendalian mutu juga turun
langsung ke lapangan. Metode pengendalian secara langsung di
lapangan dilakukan untuk mengamati proses pengerjaan yang
sebenarnya terjadi di lapangan. Pengendalian langsung terhadap
pelaksanaan sebuah inovasi dapat diatur dengan tata cara :
a. Pemantauan atau monitoring
Kegiatan pemantauan dilakukan dengan kunjungan ke
masing-masing bagian inovasi. Kunjungan ini untuk melakukan
sampling pengendalian mutu tentang pelaksanaan inovasi,
penyiapan peralatan dan media yang dibutuhkan, serta
penggunaan anggaran biaya yang telah ditetapkan.
 52

b. Supervisi
Supervisi adalah kegiatan yang dilakukan untuk
memastikan satu tahapan pada inovasi telah berjalan sesuai
dengan mekanisme atau pedoman yang telah ditetapkan.
c. Penguatan kapasitas pengerjaan
Kegiatan ini dilakukan untuk mendorong tingkatan
pencapaian pekerjaan berdasarkan batasan-batasan waktu yang
telah disepakati. Selain itu, kegiatan penguatan kapasitas ini juga
dilakukan untuk mendorong meningkatnya kinerja sesuai dengan
tugas, fungsi dan tanggung jawab masing-masing bagian pada
pengerjaan inovasi.
4. Mitigasi Resiko
Resiko adalah bahaya, akibat atau konsekuensi yang dapat
terjadi akibat sebuah proses yang sedang berlangsung atau kejadian
yang akan datang.
Dalam pelaksanaan Aksi Perubahan, resiko yang harus
dihadapi Pemimpin aksi Perubahan dan mitigasinya dapat dilihat
pada table di bawah ini adalah :
Tabel 4.7 Mitigasi Resiko

N
o Resiko Mitigasi resiko
Terbatasnya
1 waktu Menjaga konsistensi pelaksanaan
pelaksanaan tahapan tahapan aksi perubahan agar tepat
aksi perubahan waktu bagi pelaksana/tim aksi
perubahan sesuai tanggung jawabnya
dan memberikan bimbingan untuk
meningkatkan kemampuannya.
SI PIRING tidak Melakukan koordinasi, trial and error
berjalan semestinya secara berkesinambungan bersama
karena tidak sesuai tim IT.
dengan menu yang
diiperlukan dan
diinginkan.
 53

C. Indikator Keberhasilan dan Output Kunci

1. Indikator Keberhasilan
Pada rancangan aksi perubahan yang telah disusun terbagi
kedalam 3 tahapan utama (persiapan, pelaksanaan dan evaluasi)
yang terdiri dari 10 kegiatan yang secara keseluruhan akan
dilaksanakan sesuai dengan indikator keberhasilan pada tabel
berikut ini :
Tabel 4.8. Indikator keberhasilan

Tingkat Kinerja
Satuan
Tujuan Sasaran Indikator Ukuran Seka
YAD
rang
Melaksanakan 1. Terlaksananya konsultasi
pemberian dengan atasan langsung
Dukungan Dokumen 0 1
informasi selaku mentor terkait aksi
perubahan SI PIRING
kepada
seluruh pihak 2. Terlaksananya Koordinasi
dengan stakeholder internal Dukungan Dokumen 0 1
terkait rumah
sakit
Membuat SI 3. Rapat Persiapan Kegiatan
8 Org 0 1
PIRING optimalisasi Penataan Arsip
4. Melaksanakan koordinasi
pembagian tugas anggota,
SK Tim SK 0 1
dan pembuatan SK Tim
Efektif
5. Melaksanakan koordinasi
terkait penataan arsip di 8 Org 0 1
lingkungan Kecamatan
6. Membuat Rancangan
Aplikasi Pencarian Arsip
Dokumen Dokumen 0 1
dan penyimpanan Dokumen
berbasis digital
7. Melaksanakan inventarisasi
dokumen-dokumen yang Jumlah
Dokumen 0 5
akan diarsipkan baik secara Dokumen
manual maupun digital
8. Melaksanakan input
Jumlah
dokumen arsip secara Dokumen 0 5
Dokumen
digital
Melaksanakan 9. Terlaksananya Monitoring
Unit Unit 0 1
Monitoring SI PIRING monitoring
 54

terkait progress 10. Tersedianya laporan aksi

dan evaluasi perubahan Laporan Laporan 0 1
 55

2. Faktor Kunci Keberhasilan

Tabel 4.9 Output Kunci

NO URAIAN OUTPUT DESKRISI

1 Pengawasan dan Pengawasan dan Sosialisasi yang
Sosialisasi kontinu akan menjaga kualitas inovasi

2 Tersedianya SI Berdasarkan perencanaan pemimpin

PIRING yang aksi perubahan dengan Tim Kreatif/
mudah diakses Khusus yang Membantu pelaksanaan
SI PIRING maka akan dilanjutkan dan
dipermanenkan untuk peningkatan
pelayanan
 56

BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Hasil dari pelaksanaan Aksi Perubahan dengan judul “Optimalisasi
Penataan Arsip Kepegawaian Melalui SI PIRING (Sistem Penyimpanan Dan
Informasi Surat Penting) Pada Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian Kantor
Kecamatan Jorong Kabupaten Tanah Laut”. Untuk tujuan jangka pendek telah
terwujud yaitu mengaktualisasikan materi Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ke
dalam inovasi peningkatan kualitas pelayanan dan citra instansi yang berintegritas,
maju dan modern.
Keberhasilan pelaksanaan aksi perubahan SI PIRING dimaksudkan untuk
efektifitas sistem penyimpanan dokumen berbasis digital.
Pencapaian target jangka pendek yang telah ditetapkan diperlukan strategi
komunikasi khusus yang melibatkan mentor, coach tim efektif baik secara
langsung maupun tidak langsung melalui berbagai sarana komunikasi. Sedangkan
untuk target jangka menengah dan target jangka panjang selanjutnya yang
direncanakan dalam aksi perubahan ini diharapakan akan terlaksana.
SI PIRING adalah sebuah inovasi untuk menjawab semua kendala yang
dirasakan dan dihadapi terkait sitem penyimpanan. Mudah di akses kapanpun dan
dimanapun hemat waktu dan biaya.
Laporan Aksi Perubahan ini kami susun, sebagai salah satu persyaratan
mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Pengawas yang merupakan Pola Fasilitas
Antara Pemerintah Kabupaten Tanah Laut Dengan Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Daerah Propinsi Kalimantan Selatan.

B. SARAN
1. Rekomendasi Bagi Organisasi Untuk mempermudah sistem pelayanan yang cepat,
tepat, efektif dan efisien serta akuntabel dan menaikan branding Organisasi
sebaiknya semua pihak memiliki sistem pelayanan berbasis digital.
2. Rekomendasi Bagi Diri Sendiri Dengan adanya SI PIRING dapat meningkatkan
kualitas kerja pada Kecamatan Jorong dan akan lebih berkembang sesuai dengan
kebutuhan Informasi dokumen.
 57

3. Rekomendasi Bagi Peserta PKP Sebagai referensi dan pembanding dalam penulisan
Laporan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi kedepannya.
4. Melakukan Koordinasi dan komunikasi yang lebih intensip serta menjaga dan
membangun kerjasama yang lebih baik dengan stakeholder internal dan eksternal
untuk terwujudnya tujuan jangka menengah dan panjang sesuai aksi perubahan yang
telah disusun.