LAPORAN TAKING OWNERSHIP

DIKLATPIM TK.IV ANGKATAN I TA. 2018

KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN

EFEKTIFITAS PENGELOLAAN ADMINISTRASI SURAT

MENYURAT MELAUI SISTEM APLIKASI SURAT MASUK DAN
KELUAR (SISMALAR) PADA SUBBAGRENMIN BIDANG HUKUM
POLDA SULTRA

Oleh :

DIANA RIHASTUTI, S.Kom

NOSIS : 201803070805

LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN POLRI

PUSAT PENDIDIKAN ADMINISTRASI
BANDUNG
2018
 SURAT PERNYATAAN KOMITMEN MENTOR

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : Laode Arwahi, S.H.

Pangkat : Akbp
NIP : 68120584
Jabatan : Kabidkum
Kesatuan : Bidang Hukum Polda Sultra

Dengan ini menyatakan bahwa saya bersedia untuk menjadi Mentor dari peserta
Diklatpim Tk. IV PNS Polri Angkatan XXXV Tahun Anggaran 2018, yaitu :

Nama : Diana Rihastuti, S.Kom

Pangkat : Penata
NIP : 1988101320912001
Jabatan : Kasubbag Renmin
Kesatuan : Bidang Hukum Polda Sultra

Dengan memberikan dukungan dan bimbingan langsung kepada peserta

Diklatpim Tk. IV Polri Angkatan XXXV Tahun Anggaran 2018 mulai menyusun
perencanaan hingga mengimplementasikan Proyek Perubahan.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya untuk

digunakan sebagaimana mestinya.

Kendari, April 2018

MENTOR

LAODE ARWAHI, S.H..

AKBP NRP. 68120584
 KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN
PESERTA DIKLATPIM TINGKAT IV
1. JUDUL
Judul yang disepakati dalam area perubahan adalah :
EFEKTIFITAS PENGELOLAAN ADMINISTRASI SURAT MENYURAT
MELALUI SISTEM APLIKASI SURAT MASUK DAN KELUAR (SISMALAR)
PADA SUBBAGRENMIN SATKER BIDANG HUKUM POLDA SULTRA

2. DESKRIPSI SINGKAT TUGAS DAN FUNGSI UNIT KERJA

3. 2.1. Susunan Organisasi
4. Judul yang disepakati dalam area perubahan adalah :
EFEKTIFITAS PENGELOLAAN ADMINISTRASI SURAT MENYURAT
MELALUI SISTEM APLIKASI SURAT MASUK DAN KELUAR (SISMALAR)
PADA SUBBAGRENMIN SATKER BIDANG HUKUM POLDA SULTRA

I. DESKRIPSI

1. Undang-undang Nomor 02 Tahun 2002, tentang Kepolisian Negara

Republik Indonesia;

2. Peraturan Kapolri Nomor : 22 Tahun 2010 tanggal 28 September

2010 tentang SOTK tingkat Polda, Bidang Hukum merupakan unsur
pendukung yang berada dibawah Kapolda bertugas
menelenggarakan fungsi pembinaan hukum dan Hak Asasi manusia
(HAM) meliputi bantuan dan nasehat hukum, penerapan dan
penyuluhan huku, dan turut serta dalam pengembangan hukum dan
peraturan daerah. Bidkum menyelenggarakan fungsi :
a. Pembinaan hukum dan HAM di lingkungan Polda;
b. Pensosialisasian dan penyuluhan hukum;
c. Penerapan hukum, pemberiaan nasehat dan pertimbangan
hukum berkaitan dengan masalah-masalah hukum dalam
pelaksanaan tugas Polda, termasuk pemberian nasehat dan
bantuan hukum terhadap anggota, keluarganya, dan
pengemban fungsi kepolisian lainya;
d. pembinaan hukum, bersama unsur legislatif, eksekutif, apparat
penegak hukum, dan unsur-unsur masyarakat;
e. pengadministrasian umum, pentatausahaan urusan dalam,
personel, dan logistic di lingkungan Bidkum;
f. pengumpulan dan pengolahan data, serta penyajian informasi
dan dokumentasi; dan
g. Pemantauan dan evaluasi program kegiatan Bidkum.

Bidkum…..
2

Bidkum menurut Perkap Nomor 22 tahun 2010 dipimpin oleh

Kabidkum yang bertanggung jawab kepada kapolda dan dalam
pelaksnaan tugas sehari-hari dibawah kendali Wakapolda , Bidkum
terdiri dari :
a. Subbagian Perencanaan dan Administrasi (Subbagrenmin);
b. Subbidang Penyusunan dan Penyuluhan Hukum
(Subbidsunluhkum);
c. Subbidang Bantuan Hukum (Subbidbankum)

Sub bagian Perencanaan dan administrasi (Subbagrenmin)

Bidkum Polda Sultra bertugas menyusun perencanaan program
kerja dan anggaran, manajemen sarpras personel, dan kinerja,
pelayanan ketatausahaan dan urusan dalam serta membantu
administrasi keuangan di lingkungan Bidkum. Subbag renmin
menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :

1. Pemberian bantuan dalam penyusunan perencanaan jangka

sedang dan jangka pendek antara lain Renstra, Rancangan
Renja, Renja, kebutuhan sarana prasarana, personil, dan
anggaran.
2. Pemeliharaan perawatan dan administrasi personil;
3. Pengelolaan Sarpras dan penyusunan laporan SIMAK –
BMN
4. Pelayanan fungsi keuangan yang meliputi pembiayaan,
pengendalian, pembukuan, akuntansi, dan penyusunan
laporan SAI serta pertanggung jawaban keuangan ;
5. Pengelolaan dan pelayanan ketatausahaan dan urusan
dalam ; dan
6. Penyusunan LRA dan pembuatan laporan Akuntabilitas
Kinerja Satker dalam bentuk LAKIP meliputi analisis target
pencapaian kinerja, program, dan anggaran .

Dalam……

Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh :

a. Ur ren, bertugas membuat Renstra, Rancangan Renja,

Renja, RKA – Kl, DIPA, Penetapan Kinerja, KAK atau TOR,
RAB dan menyusun LAKIP Satker, serta pemantauan dan
evaluasi pelaksanaan program bidang keuangan di
lingkungan Polda;
b. Urmin, bertugas menyelenggarakan kegiatan administrasi
umum personil dan materi logistik; dan
c. Ur tu, yang bertugas menyelenggarakan kegiatan
ketatausahaan dan urusan dalam

Struktur Organisasi Bidkum

 Berdasarkan Rencana Strategi ( Renstra ) Bidang Hukum Polda
Sultra dibuat dengan berpedoman pada Renstra Polda Sultra 2015 –
2019 , berikut ini rumusan Visi dan Misi Bidkum Polda Sultra

1. Visi Bidkum......

1. Visi Bidkum Polda Sultra

Mewujudkan bidkum polda Sultra sebagai perisai hukum yang

mampu melindungi, memperjuangkan, memenangkan kepentingan institusi
dan anggota polri guna menunjang keberhasilan tugas polri.

2. Misi Bidkum Polda Sultra

a. Mengembangkan Kemampuan personel di bidang hukum dalam

menghadapi tantangan ke depan;

b. Mengantisipasi perkembangan hukum dan perundang-undangan yang

terkait dengan tugas Polri ;
 c. Pengembangan dan pembangunan hukum mendukung tugas Polri di
Wilayah Hukum Polda Sultra ;
d. Memberikan perlindungan dan bantuan hukum bagi institusi Polri,
anggota Polri/PNS dan keluarga besar Polri Jajaran Polda Sultra ;
e. Penyelenggaraan Supervisi di bidang hukum dan menyelenggarakan
penyuluhan, guna mendukung tugas pokok dan fungsi;

Subbagrenmin singkatan dari Sub Perencanaan dan administrasi yang

menyelenggarakan fungsi salah satunya Pengelolaan dan pelayanan
ketatausahaan dan urusan dalam dalam mengendalikan administrasi di satker
bidkum pelayanan administrasi surat menyurat untuk kelancaran kegiatan
dikantor. Saat ini Paradigma baru tentang reformasi birokrasi menyebutkan
bahwa salah satu sasaran dan indikator keberhasilan reformasi birokrasi adalah
meningkatnya kapasitas akuntabilitas kinerja birokrasi pada bagian ini juga
menyebutkan bahwa salah satu programnya adalah perlu adanya penataan tata
laksana administrasi sehingga dengan tujuan administrasi dapat berjalan sesuai
dengan harapan organisasi.
Surat merupakan salah satu bentuk/model arsip yang mendominasi
perputaran arsip dalam suatu organisasi terutama pada suatu instansi
pemerintahan. Perputaran surat sebagai salah satu legal formal dalam
pelaksanaan

Kegiatan……

kegiatan kedinasan menjadikannya sebagai objek yang memerlukan penanganan

khusus dalam suatu proses penatausahaan karena dengan penataan surat yang
baik agar dibuat suatu standar operasional prosedural (SOP) serta suatu program
yang bertujuan dalam pengelolaan program sehingga menjadi tertata termasuk
sistem pengarsipan yang lebih baik yang tentunya akan bermuara pada
pencapaian visi dan misi organisasi. Begitu pula yang dialami oleh Subbagrenmin
sebagai berikut :

II. IDENTIFIKASI PERMASALAHAN

 Dengan adanya kajian tersebut di atas maka diperlukan adanya perubahan
yang signifikan yang salah satunya adalah upaya untuk meningkatkan pelayanan
administrasi. Beberapa faktor Permasalahan berkaitan dengan pelayanan
administrasi yang mendasari dalam proyek perubahan yang kami ambil ada
diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Kekurangan personel.
Kurangnya personel pada Subbagrenmin yang ada pada Bidkum Polda
Sultra dari Daftar Susunan Personel (DSP) yang ada yaitu 7 sedangkan yang
terisi 3 orang (Kasubbagrenmin (1 orang), Kaurmin (1 orang), Bamin / Banum
(1 orang) yang menyebabkan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari personel
harus melakukan pekerjaan rangkap sehingga dalam pelayanan administrasi
Subbagrenmin Bidkum masih harus banyak dilakukan pembenahan terutama
dalam bidang penataan administrasi yang ada di Bidkum Polda Sultra;

2. Pengarsipan administrasi yang masih menggunakan sistem manual

Kendala yang dihadapi selama ini terjadi diantaranya karena faktor sumber
daya manusia (SDM) yang kurang memahami akan tugas dan fungsi,
disamping itu personel saat ini masih menggunakan pelayanan administrasi
secara manual yang dimulai dari tata penerimaan surat menyurat, Disposisi
Pimpinan sampai pada pengarsipan surat.
3.personel……..
6

3. Personel kurang telitinya dalam penyimpanan arsip surat.

Akibat dari kekurang teliti personel yang dilakukan pada personel
Subbagrenmin dan pelayanan yang dilakukan masih manual maka
penyimpanan arsip sering mengalami kehilangan yang berakibat pada
pelayanan menjadi kurang efektif dan terkesan lamban dalam melaksanakan
pelayanan administrasi pada Subbagrenmin Bidkum Polda Sultra.
4. Personel Subbagrenmin kurang pemahaman tentang Teknologi Informasi
(IT);
Penggunaan sistem pelayanan administrasi yang masih menggunakan
sistem manual tersebut mengakibatkan personel hanya bisa melakukan
 pekerjaan secara manual sehingga penguasaan teknologi informasi yang ada
tidak digunakan secara maksimal sehingga pelayanannyapun menjadi sangat
lambat dan masih dirasakan sangat kurang.
5. Penyimpanan yang memenuhi standar
Tidak ada tempat penyimpanan arsip surat administrasi, meskipun ada
tempat yang digunakan tidak memenuhi standar sehingga jangka waktu
penyimpanan usia arsip tidak terlalu panjang.

III. AREA PERUBAHAN

Berdasarkan deskripsi dan identifikasi masalah diatas maka area

perubahan yang disepakati adalah Efektifitas Pengelolaan administrasi surat
menyurat melalui Sistem Aplikasi Surat Masuk dan keluar (SISMALAR) Pada
Subbagrenmin Bidang hukum Polda sultra:

a. Melakukan Konsultasi dengan Kabidkum selaku sponsor dan mentor

dalam rangka menyampaikan program proyek perubahan dan meminta
arahan atau masukan terkait dengan pelaksanaan proyek perubahan;
b. Melakukan rapat koordinasi antara Project Leader dengan Tim
pelaksana (Banum/Bamin), Kaur, dan mentor di Subbagrenmin Bidkum
dan para stakeholder terkait guna mencari solusi dan mempersamakan
persepsi diantara masing-masing Subbag/Bagian.

c.membuat……
7

c. Membuat suatu konsep tentang buku panduan dan Sistem Aplikasi

Pengelolaan Surat Masuk dan keluar yang di dalamnya berisi tentang
d. pengarsipan secara sistem informasi (IT) dan pelayanan administrasi
yang lebih baik terhadap personel.

IV. ALASAN :

Hal ini dilakukan agar penataan pelaksanaan dalam pelayanan

administrasi personel bisa lebih memahami dan mau melaksanakan pekerjaan
dengan baik yang tentunya akan dapat lebih akurat dan akuntabel, guna
mendukung pelaksanaan admninistrasi yang terkontrol dan mampu menjadi
contoh pada Satker / Satwil, efisien dan efektif. Serta untuk mengantisipasi
adanya temuan dalam pemeriksaan dari aparat pengawas internal dan eksternal
dalam pelayanan administrasi.

No Kondisi Saat Ini Kondisi Pasca Perubahan

1 Belum efektifnya dalam pengelolaan Efektifnya pengelolaan surat masuk
surat masuk dan keluar karena msih dan keluar melalui aplikasi agar lebih
menggunakan metode manual gampang dalam pengarsipan surat
2 Penyimpanan surat yang rentan Ketersediaan naskah/ arsip dinas
rusak atau hilang dikarenakan arsip yang butuh tindak lanjut segera
yang disimpan dalam bentuk kertas, dalam bentuk file (soft copy)
laporan /dokumen
3 Pencarian surat yang memakan Dengan dibuatnya sistem aplikasi
waktu cukup lama karena mencari pengelolaan administrasi surat masuk
secara manual di dalam buku dan keluar lebih cepat dalam
agenda maupun lemari arsip
pencarian arsip yang sewaktu-waktu
dibutuhkan pimpinan
4 Personel Subbagrenmin kurang Personil subbagrenmin lebih
pemahaman tentang Teknologi memahami teknologi informasi
Informasi (IT), sehingga personel khususnya dalam melaksnakan
hanya bisa melakukan pekerjaan tupoksi sehari-hari tentang pelayanan
secara manual sehingga administrasi menggunakan sistem
penguasaan teknologi informasi aplikasi agar lebih mendukung polri
yang ada tidak digunakan secara yang promoter
maksimal sehingga
pelayanannyapun menjadi sangat
lambat dan masih dirasakan sangat
kurang.
TAKING OWNERSHIP ( BREAKTOUGH – I )

Konsultasi dan Bimbingan yang dilakukan bersama mentor

Hari / Kegiatan Yang Dilakukan Output Kegiatan Paraf Mentor

Tanggal
1 2 3 4
Senin/ 1. Laporan kepada atasan Surat Pernyataan
9 April langsung selaku mentor Komitmen Mentor
2018 tentang kegiatan taking Kabidkum Polda sultra
ownership Diklatpim Tk. IV Akbp Laode Arwahi, S.H.
( Breakthough – I )
2. Konsultasi dan diskusi Penetapan & persetujuan
dengan mentor tentang dari Mentor tentang
topik terhadap Area topik / judul yang
Perubahan yang akan di disepakati
jadikan proyek perubahan
Selasa/ 1. Identifikasi masalah dalam Analisis permasalahan
10 April tupoksi kita sehari hari yang ada
2018
2. Melaksanakan koordinasi Hasil Permasalahan yang
dan rapat dengan staf ada di lingkungan subbag
pelaksana yang ada di Renmin Bidkum Polda
subbag Renmin Bidkum Sultra
Polda Sultra
Rabu/ 1. Pembahasan rancangan Rancangan judul proyek
11 April judul proyek perubahan perubahaan
2018
2. Menyampaian dan Dukungan dari Rekan
meminta dukungan kepada kerja
rekan kerja sebagai tim
efektif tentang proyek
perubahan apa yang akan
dibuat
Kamis / 1. Konsultasi dengan Tim IT Adanya gambaran
12 April tentang proyek perubahan diagram alur tentang
2018 kita yang menggunakan aplikasi Proyek
aplikasi perubahan yang akan
dibuat

Jum’at / 1. Menyusun Laporan Laporan Taking

13 April Tentang Ownership Ownership
2018 ( Breakthough I )
2. Konsultasi dalam rangka Sosialisasi dan
penilaian dan pengesahan Presentasi kepada
laporan Taking Ownership Stakeholder Internal,
oleh Mentor
 3. Koordinasi dengan mentor Ada gambaran siapa
dan Staf Renmin kaurmin siapa yang ditunjuk
masalah pembentukan tim menjadi tim Efektif
Efektif
Sabtu/ 1. Mengirim log activity Hasil konsultasi dengan
14 April selama To I kepada mentor selama To I
2018 Coach melalui email
Minggu/ 1. Kembali ke pusdikmin
15 April
2018
 DOKUMENTASI LAPORAN KEGIATAN
TENTANG KEGIATAN TAKING OWNERSHIP DIKLATPIM IV

Hari : Senin
Tanggal : 9 April 2018
Tempat : Ruangan Kabidkum Polda Sultra
Kegiatan : Laporan dan konsultasi kepada Mentor
DOKUMENTASI KONSULTASI MENTOR MASALAH LAPORAN TO 1 DAN PEMBAHSAN TIM EFEKTIF

Hari : Jumat
Tanggal : 13 April 2018
Tempat : Ruang Kabidkum Polda Sultra
Kegiatan : Konsultasi dengan mentor tentang Pengesahan Laporan To 1 dan
pembahasan Pembentukan tim efektif
DOKUMENTASI PEMBUATAN LAPORAN TO 1
 DOKUMENTASI PEMBAHASAN RENCANA PROYEK PERUBAHAN
Hari : Rabu
Tanggal : 11 April 2018
Tempat : Area Parkir (Tempat apel Satker )
Peserta : Pembahsan Rencana Proyek perubahaan yang akan dibuat dan Meminta
dukungan kepada rekan kerja pada saat apel satker
 DOKUMENTASI KONSULTASI DAN DISKUSI DENGAN STAKEHOLDER INTERNAL

Hari : Selasa
Tanggal : 10 April 2018
Tempat : Ruang Staf Bidkum Polda Sultra
Peserta : Rapat Staf Subbagrenmin Mengenai Permasalahan yang ada di
Subbagrenmin Bidkum Polda Sultra
 DOKUMENTASI KONSULTASI DAN DISKUSI DENGAN TIM IT

Hari : Kamis
Tanggal : 12 April 2018
Tempat : Ruang Staf SDM Polda Sultra
Peserta : Konsultasi dengan Tim IT untuk Pembuatan aplikasi SISMALAR
 FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP

1. Nama Peserta Diana Rihastuti, S.kom

2. Instansi Bidang Hukum Polda Sultra
3. Topik Yang Dijadikan Efektifitas Pengelolaan administrasi Surat
Proyek Perubahan Menyurat melalui Sistem Aplikasi Surat masuk
dan keluar “SISMALAR” Pada Subbagrenmin
Bidkum Polda Sultra
Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disampaikan peserta :

Rekomendasi :

Mengetahui April 2018

MENTOR PESERTA DIKLATPIM TK. IV

LAODE ARWAHI, S.H.. DIANA RIHASTUTI S.Kom

AKBP NRP. 68120584 NIS. 201803070805
 FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP

1. Nama Peserta Diana Rihastuti, S.kom

2. Instansi Bidang Hukum Polda Sultra
3. Topik Yang Efektifitas Pengelolaan administrasi surat
Dijadikan Proyek menyurat melalui Sistem Aplikasi Surat masuk
Perubahan dan keluar “SISMALAR” Pada Subbagrenmin
Bidkum Polda Sultra
Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disampaikan peserta :

Rekomendasi :

Mengetahui April 2018

COACH PESERTA DIKLATPIM TK. IV

M. ROIS, S.I.K, M.H. DIANA RIHASTUTI S.Kom

AKBP NRP. 68080623 NIS. 201803070805

DAFTAR ABSENSI KEHADIRAN

PADA ACARA RAPAT KOORDINASI RENCANA PROYEK PERUBAHAN DAN PEMBAHASAN
PERMASALAHAN YANG ADA DI SUBBAGRENMIN
HARI / TGL : SELASA/ 10 APRIL 2018
NO NAMA PANGKAT / NRP JABATAN KET
1 2 3 4 5

1. 1.

2. 2.

3. 3.

4. 4.

5. 5.

6. 6.

7. 7.

8. 8.

9. 9.

10. 10.

Pimpinan Rapat

PESERTA DIKLATPIM TK. IV

DIANA RIHASTUTI, S.Kom.

NIS. 201803070805

NOTULEN RAPAT
RENCANA PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
 Hari/ Tanggal
Waktu
Tempat
Bahasan

Pokok Bahasan :