BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Aktivitas surat menyurat merupakan salah satu aktivitas di instansi
pemerintahan tidak pernah sepi, dimana media komunikasi di dalam internal
pemerintahan hingga saat ini masih melibatkan peran surat. Sehingga tak heran
jika kita sering melihat tumpukan-tumpukan kertas di meja para staf. Hal yang
sangat lumrah jika aktivitas surat menyurat masih terus dilakukan, baik antar
instansi pemerintah maupun pemerintah kepada masyarakat.
Persuratan bertujuan untuk menyampaikan informasi dan pesan dalam
kegiatan administratif. Sehingga isi dari sebuah surat harus bersifat informatif dan
ditulis secara jelas maksud serta tujuannya. Bahkan beberapa jenis surat masuk
sebagai alat bukti yang sah, terutama jenis surat perjanjian. Oleh karena itu, sudah
selayaknya instansi menjaga surat-surat sebagai bukti yang otentik. Hingga saat ini
cara konvensional masih terus digunakan dalam persuratan di instansi
pemerintahan. Sayangnya, dengan kemajuan teknologi yang sudah modern saat ini
ternyata belum mampu menghilangkan kegiatan persuratan di pemerintahan kita.
Istilah good governance (tata pemerintahan yang baik) yang terus digadang-
gadangkan oleh para pejabat masih belum bisa membawa kemajuan terhadap
tradisi persuratan yang lebih modern.
Peraturan Walikota Solok Nomor 3 Tahun 2020 tentang Tugas dan Fungsi
Jabatan Struktural Pada Sekretariat Daerah Kota Solok menjelaskan bahwa salah
satu uraian tugas Kepala Bagian Umum adalah merencanakan program kerja
dilingkungan bagian umum berdasarkan ketentuan perundang-undangan sebagai
pedoman dalam pelaksanaan tugas. Sesuai dengan Peraturan Walikota Solok No.3
Tahun 2020 salah satu rincian tugas Kepala Bagian Umum terakomodir dalam Sub
Bagian Tata Usaha Pimpinan dan Staf Ahli diantaranya :

1
 1. Melaksanakan pengelolaan administrasi perkantoran yang
meliputi kegiatan tata usaha umum, persuratan dan rapat-rapat
dinas;
2. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi di bidang pengelolaan
administrasi perkantoran yang meliputi kegiatan tata usaha
umum, persuratan dan rapat-rapat dinas;
3. Melaksanakan pengelolaan kearsipan di lingkungan
sekretariat Daerah;
Mengacu kepada uraian tugas diatas Bagian Umum merupakan tempat lalu
lintasnya surat menyurat dan arsip pada Sekretariat Daerah Kota Solok.
Berdasarkan Peraturan Walikota Solok Nomor Nomor : 188.45-171-2020 tentang
Singkatan Nama dan Sebutan Surat Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah
Kota Solok disebut untuk kelancaran hubungan komunikasi dan koordinasi serta
penyelenggaran tata nashkah dinas yang baik, maka perlu penyeragaman indeks
surat dan pemberian singkatan sebutan nama seluruh organisasi perangkat daerah
di Lingkungan Pemerintah Kota Solok.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara (Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
Keberadaan arsip dinamis (aktif dan inaktif) terutama bagi perangkat
daerah sebagai pencipta arsip, mempunyai nilai dan arti yang sangat penting. Arsip
merupakan salah satu bukti akuntabilitas kinerja organisasi dan aparatur, serta
bukti penyelenggaraan administrasi dan pertanggungjawaban (Perka Lembaga
Administrasi Negara Nomor 1 Tahun 2013 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di
Lingkungan Lemabag Administrasi Negara). Oleh karena itu perangkat daerah
perlu mengelola arsip dinamis (aktif dan inaktif) secara efektif, efisien dan

2
sistematis meliputi kegiatan penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta
penyusutan arsip, karena pengelolaan arsip dinamis merupakan tanggung jawab
dan wajib dilakukan oleh pencipta arsip (UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan).
Untuk terlaksananya pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif dengan
cara demikian (efektif, efisien dan sistematis), perlu didukung dengan sistem yang
lengkap dan saling mendukung dari komponen-komponen penyusun sistem, yaitu
ketersediaan sumber daya manusia pengelola arsip (arsiparis), peralatan
pengelolaan dan penyimpanan arsip dinamis (digitalisasi), dan dokumen
pengelolaan arsip, termasuk peraturan perundang-undangan terkait dengan
pengelolaan arsip.
Berdasarkan data yang ada pada Bagian Umum Tahun selama 3 Tahun
terakhir selalu ada peningkatan surat menyurat dan kearsipan hal ini dapat di lihat
pada tahun 2018 surat masuk berjumlah 1500 surat dan terjadi peningkatan pada
tahun 2020 sebanyak 2100 surat masuk. Arsip sebagai salah satu sumber data dari
segala kegiatan manajemen dalam suatu organisasi berperan tidak hanya sebagai
sumber informasi tetapi juga sebagai pusat ingatan dan alat pengawasan yang
sangat diperlukan dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisisan,
pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya.
Mengetahui bahwa arsip berperan penting dalam kegiatan manajemen dalam
suatu organisasi, perlu adanya pengelolaan yang baik terhadap arsip. Pengelolaan
arsip tersebut meliputi proses pencatatan, proses pendistribusian, proses
penyimpanan, proses penilaian, proses perawatan, proses pengamanan, proses
penyusutan hingga proses pengawasan. Pengelolaan arsip yang baik akan
memudahkan penemuan kembali arsip ketika dibutuhkan sehingga informasi yang
ingin diketahui dari arsip tersebut dapat diperoleh tanpa membutuhkan banyak
waktu. Namun pada kenyataannya, pentingnya peranan arsip tidak diimbangi
dengan pengelolaan arsip yang baik di organisasi-organisasi kelembagaan.

3
 Adanya keterbatasan sumber daya manusia yang berkompeten di bidang
kearsipan menjadi kendala utama dalam pengelolaan arsip di setiap organisasi
kelembagaan. Hal ini didasarkan pada persepsi masyarakat bahwa pengelolaan
arsip dapat dilakukan oleh semua orang tanpa perlu memperdalam konsep dan
teori tentang pengelolaan arsip. Atas dasar persepsi tersebut, tidak banyak orang
yang benarbenar menekuni bidang kearsipan dan kurang bahkan tidak ada petugas
khusus yang menangani arsip (arsiparis). Arsiparis yang tidak benar-benar
menekuni bidang kearsipan menjadi kurang memiliki pemahaman tentang
pengelolaan arsip sehingga pengelolaannya didasarkan pada kebiasaan tanpa
adanya pengembangan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip.
Kendala yang ditemukan di lapangan antara lain; 1) Bagian Umum yang
berada dalam lingkungan Sekretariat Daerah merupakan salah satu organisasi
kelembagaan yang menerapkan pengelolaan surat menyurat dan kearsipan secara
konvensional. 2) Bagian Umum memiliki kendala yang berkaitan dengan sumber
daya manusia. Keterbatasan sumber daya manusia yang diakibatkan tidak adanya
petugas kearsipan atau arsiparis. 3) Kurangnya pengetahuan dan kemampuan
petugas dalam mengelola kearsipan dan pengelolaan surat menyurat. 4) Serta
kurang atau bahkan tidak adanya minat pegawai dalam melakukan kegiatan
kearsipan akibat adanya anggapan kurang baik tentang pekerjaan kearsipan
menjadi kendala utama yang menghambat perkembangan pengelolaan kearsipan di
organisasi kelembagaan.
Berdasarkan paparan diatas penulis akan mengusulkan rancangan judul
tentang “Peningkatan Pengelolaan Surat Menyurat dan Kearsipan Berbasis
Elektronik Pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Solok”.
B. Tujuan
a. Tujuan Aksi Perubahan
Tujuan Aksi Perubahan ini dapat dikelompokkan menjadi 3, yaitu tujuan
jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang sebagai berikut:
Jangka Pendek :

4
a. Jangka Pendek
1. Mempersiapkan kegiatan rencana aksi perubahan, studi literatur,
evaluasi awal, analisis kebutuhan kegiatan, identifikasi masalah,
analisis masalah.
2. Menyiapkan tim kerja kegiatan
3. Membuat aplikasi elektronik pengelolaan surat menyurat dan arsip
pada Bagian Umum Sekretariat Daerah
4. Melaksanakan Sosialisasi Awal aplikasi dilingkungan Internal
Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Solok
5. Menyusun SOP tentang pengelolaan surat menyurat dan arsip
b. Jangka Menenggah
1. Merancang kegiatan rencana aksi perubahan
2. Melakukan FGD (Focus Group Discussion) dengan mentor,
coach, teman sejawat.
3. Menerapkan aplikasi dilingkup kerja Bagian Umum Kota Solok
4. Simulasi aplikasi berbasis elektronik
5. Melaksanakan pelatihan operator
c. Jangka Panjang
1. Meningkatkan kualitas pelayanan melalui penataan administrasi
surat menyurat dan arsip
2. Mewujudkan transparansi dan akuntabilitas pelayanan publik
dalam pelayanan informasi kepada steakholder dan masyarakat
3. Mewujudkan e-goverment dengan penerapan teknologi infromasi
4. Mempercepat pelayanan informasi kepada masyarakat dan
instansi/lembaga dalam mewujudkan pelayanan publik yang
akuntabel dan transparan.
5. Mewujudkan alur distribusi surat menyurat dan arsip yang rapi di
Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Solok antara lain yang
terdapat pada :

5
 1. Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Staf Ahli
2. Subbagian Aset dan Perlengkapan
3. Subbagian Keuangan
C. Manfaat
Adapun manfaat aksi perubahan ini antara lain:
Bagi Action Leader :
1. Menambah ilmu pengetahuan penulis
2. Adanya pengembangan innovative skills kepemimpinan melalui
aksi perubahan
3. Meningkatkan leadership skill dalam organisasi
Bagi Pemerintah Daerah Kota Solok :
1. Memudahkan pemerintah mengkases surat menyurat dan arsip
serta dokumen
2. Menimalisir pengeluaran Pemerintah Daerah dalam
mengalokasikan anggaran alat tulis dan mobiler
3. Sebagai salah satu indikator keberhasilan Pemerintah Daerah
dalam mewujudkan E-Goverment
Bagi Instansi :
1. Terlaksananya surat menyurat dan arsip elektronik
2. Terdokumnetasinya data/dokumen terpusat, lengkap dan aman
3. Tercapainya salah satu program pada Bagian Umum
Bagi Masyarakat :
1. Memperoleh kualitas layanan yang mudah, cepat dan transparan
2. Mendapatkan informasi yang cepat dan akuntabel
3. Menumbuhkan kepercayaan masyarakat akan peningkatan mutu
layanan yang cepat dan tepat.