TATA KELOLA ARSIP

DALAM PELAYANAN ADMINISTRASI TERPADU KECAMATAN SEBAGAI

UPAYA PENINGKATAN PELAYANAN PUBLIK
(Studi Di Kecamatan Klojen Kota Malang)

Disusun sebagai salah satu syarat untuk memproleh gelar kesarjanaan

Strata Satu (S1) Ilmu Pemerintahan

Oleh :
Ricky Yulian 201510050311155

PROGRAM STUDI ILMU PEMERINTAHAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
2019
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Tugas utama yang harus dilaksanakan secara optimal yakni tugas dalam rangka

penyediaan pelayanan publik. Tugas ini wajib dilaksanakan oleh tiap elemen lembaga

pemerintahan, termasuk salah satunya yakni Kecamatan. Berdasarkan Undang-Undang

No 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah menyatakan bahwa Kecamatan memiliki

posisi yang strategis bagi suatu daerah kabupaten atau kota dalam menyelenggarakan

pelayanan publik.1 Lingkup kecamatan yang lebih kecil sehingga memiliki peran penting

dalam proses penyelenggaraan pelayanan publik. Hal ini dikarenakan kecamatan memiliki

jangkauan yang lebih dekat dan berhubungan secara langsung dengan masyarakat.

Peran strategis kecamatan dalam rangka penyelenggaraan pelayanan publik bagi

masyarakat didukung melalui adanya pelayanan administrasi terpadu kecamatan. Dengan

adanya kebijakan ini, diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan

terpadu satu pintu di kecamatan baik dalam bentuk pelayanan perijinan maupun pelayanan

non perijinan. Selain itu, pelayanan terpadu di lingkup kecamatan ini merupakan upaya

bagi pemerintah guna mendekatkan jarak antara pemerintah sebagai penyedia layanan

dengan masyarakat sebagai penerima layanan, yang sejatinya dilandasi oleh adanya

pendelegasian kewenangan dari kepala daerah kepada camat.2 Dengan kata lain pelayanan

1
Undang undang No 23 tahun 2014 tentang Pemerinrah Daerah Pasal 221
2
Manurung, Agustriani Susanti, dkk. 2018. Implementasi Kebijakan Pelayanan Administrasi terpadu
Kecamatan Tethadap Kualitas Pelayanan Publik di Kecamatan Sidikang Kabupaten Dairi. Jurnal Ilmu
Administrasi Publik No 6 Vol 1 Hal 49

1
terpadu tingkat kecamatan dapat mendukung upaya pemerintah kabupaten atau kota dalam

penyediaan pelayanan publik yang optimal kepada masyarakat.

Pelayanan terpadu kecamatan pada dasarnya sangat strategis bagi kabupaten atau

kota yang memiliki wilayah kecamatan yang cukup luas, termasuk yakni Kota Malang.

Oleh karena itu, Pemerintah Kota Malang meneributkan regulasi yang dapat mendukung

pelaksanaan pelayanan terpadu di kecamatan melalui Peraturan Walikota Nomor 12

Tahun 2015 tentang Tata Cara Pelayanan Perizinan di Kecamatan. Pelalayan perizinan ini

secara umum terdiri atas beberapa pelayanan seperti pelayanan izin usaha, rekomendasi

surat nikah, rekomendasi surat izin keramaian, rekomendasi surat izin mendirikan

bangunan, dan beberapa jenis pelayanan lainnya. Bahkan kecamatan juga menjadi salah

satu lembaga pemerintah yang juga terlibat dalam pelayanan administrasi kependudukan

seperti pelayanan pengurusan kartu tabda penduduk, kartu keluarga, dan beberapa

pelayanan lainnya.

Salah satu kecamatan di Kota Malang yang telah melaksanakan pelayanan terpadu

di kecamatan yakni kecamatan Klojen. Kecamatan Kolejen Kota Malang merupakan

kecamatan yang strategis karena berada di pusat Kota Malang. Hal ini dikarenakan pada

wilayah kecamatan ini terdapat beberapa gedung perkantoran pemerintah Kota Malang

dan Alun-alun Kota Malang. Sementara itu, Kecamatan Klojen terdiri atas 10 kelurahan

yang meliputi Kelurahan Kasin, Kelurahan Sukoharjo, Kelurahan Kidul Dalem,

Kelurahan Kauman, Kelurahan Bareng, Kelurahan Gading Kasri, Kelurhan Oro-Oro

Dowo, Kelurahan Kljoen, Kelurahan Rampal Claket, Kelurahan Samaan, dan Kelurahan

2
Penanggungan.3 Kondisi ini semakin menjadikan Kecamatan Klojen sebagai kecamatan

yang penting dalam rangka penyelenggaraan pelayanan publik bagi masyarakat Kota

Malang.

Di samping itu, salah satu upaya yang dapat dilaksanakan oleh Kecamatan Klojen

dalam rangka peingkatan kualitas pelayanan terpadu di lingkup kecamatan dapat

dilaksanakan dengan melakukan tata kelola yang tepat dan optimal terkait arsip yang

mendukung proses layanan. Hal ini sangat penting mengingat tata kelola arsip dalam suatu

organisasi pemerintahan masih dipandang sebagai pekerjaan yang remeh, dan masih

banyak anggapan bahwa pengurusan arsip merupakan pekerjaan yang mudah sehingga

cenderung disepelekan dan dikerjakan oleh orang yang kurang tepat.4 Padahal ketidak

berhasilan dalam pengelolaan arsip akan menjadi hambatan besar dalam proses

pengambilan keputusan. Kurangnya kesadaran terhadap pentingya arsip dapat

menghambat proses pengelolaan arsip.

Kegiatan dalam sebuah organisasi pemerintahan yang terus berkembang membuat

diperlukan suatu tata kelola arsip yang baik. Masih banyak organisasi yang belum baik

dalam pengelolaan arsip sehingga menghambat pengambilan keputusan karena arsip yang

dibutuhkan belum diketemukan. Agar arsip dapat membantu kelancaran aktivitas

organisasi, maka diperlukan sistem pengelolaan arsip yang baik. arsip sangat dibutuhkan

dalam pelaksanaan pekerjaan kantor karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap

3
Badan Pusat Statistik Kota Malang. 2018. Kota Malang Dalam Angka tahun 2018. Kota Malang: BPS
Kota Malang.
4
Haryanti, Riski Yuli dan Joko Wasito. 2018. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kecamatan
Mranggen Kabupaten Demak. Jurnal Ilmu Perpustakaan. Vol 7 No 3 Hal 15

3
kegiatan dalam suatu lembaga pemerintahan dalam rangka melakukan kegiatan seperti

perencanaan, penganalisaan, pengambilan keputusan, dan penyediaan pelayanan publik.

Tata kelola arsip yang buruk tentunya dapat menghambat kinerja organisasi

pemerintahan termasuk di kecamatan, termasuk yakni Kecamatan Klojen Kota Malang.

Apalagi kecamatan memiliki beragam bentuk pelayanan. Dengan kata lain tata kelola

arsip yang buruk dapat menghambat proses pelayanan dan mengurangi kualitas pelayanan

publik bagi masyarakat. Padahal penyediaan pelayanan publik yang optimal merupakan

salah satu tugas penting bagi Kecamatan Klojen. Hal ini sesuai dengan amanat dari

Peraturan Walikota Malang No 39 tahun 2016 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan

Kedudukan serta Tata Kerja Kecamanatan yang menyatakan bahwa tugas dan fungsi

kecamatan termasuk pula Kecamatan Klojen yakni menyediakan pelayanan administrasi

umum bagi masyarakat secara optimal5.

Selanjutnya, dalam penyediakan pelayanan publik Kecamatan Klojen sangat

penting untuk mengacu pada beberapa aspek dalam konteks penyediaan layanan, seperti

pemenuhan standar pelayanan publik. Menurut Sujadi dalam penyediaan pelayanan

publik yang berkualitas, organisasi pemerintahan sekurang-kurang mampu menentukan

standar pelayanan yang mana meliputi kejelasan prosedur pelayanan, kejelasan waktu

penyelesaian pelayanan, kejelasan biaya pelayanan, produk pelayanan yang berkualitas,

penyediaan sarana dan pra sarana, dan kompetensi petugas penyedia layanan.6 Apabila

standar pelayanan di Kecamatan Klojen telah memenuhi ketentuan tersebut, maka dapat

5
Perwali Malang N0 39 tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Serta Tata
Kerja Kecamatan. Pasal 3
6
Surjadi. 2012. Pengembangan Kinerja Pelayanan Publik. Bandung: Reifika Aditama. 69

4
dipastikan pelayanan adminitrsasi terpadu kecamatanan baik dalam bentuk pelayanan

perizinan dan non perizinan serta pelayanan administrasi kependudukan dapat terlaksana

dengan baik untuk masyarakat.

Maka dari itu, agar penyediaan layanan publik khususnya pelayanan administrasi

terpadu di Kecamatan Klojen dapat berjalan dengan optimal dan menunjung kualitas

pelayanan kepada masyarakat, maka diperlukan pula tata kelola arsip yang tepat dan

administratif. Dengan demikian, berdasarkan pada pemaparan di atas, penelitian ini akan

mengambil judul mengenai “Tata Kelola Arsip Dalam Pelayanan Administrasi

Terpadu Kecamatan Sebagai Upaya Peningkatan Pelayanan Publik (Studi di

Kecamatan Klojen Kota Malang)

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang dalam penelitian tersebut dapat dirumuskan masalah

sebagai berikut:

1. Bagaimana tata kelola arsip dalam pelayanan administrasi terpadu di Kecamatan

Koljen Kota Malang?

2. Apa faktor penghambat tata kelola arsip dalam pelayanan administrasi terpadu di

Kecamatan Koljen Kota Malang?

C. Tujuan Penelitian

Mengacu pada rumusan masalah penelitian, tujuan dari penelitian ini adalah

sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui tata kelola arsip dalam pelayanan administrasi terpadu sebagai

upaya peningkatan pelayanan publik di Kecamatan Klojen Kota Malang.

5
 2. Untuk mengetahui faktor penghambat tata kelola arsip dalam pelayanan

administrasi terpadu sebagai upaya peningkatan pelayanan publik di Kecamatan

Koljen Kota Malang

D. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat secara teoritis, praktis maupun

akademis, yakni sebagai berikut :

1. Manfaat Teoritis
a. Hasil dari penelitian ini secara teoristis di harapkan agar dapat memperoleh

pengetahuan yang lebih tentang penerapan tata kelola arsip dalam

pelayanan administrasi terpadu di Kecamatan Koljen Kota Malang.

b. Dapat digunakan sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya yang

memiliki kaitan dengan pelaksanaan pelayanan publik di kecamatan secara

umum maupun terkait tata kelola arsip di lingkup kecamatan secara

khusus.

c. Sebagai bahan kajian dan sumbangan pemikiran bagi upaya

pengembangan ilmu Politik dan Pemerintahan, khususnya pada aspek

kajian tata kelola arsip dalam pelayanan administrasi terpadu di Kecamatan

Koljen Kota Malang.

2. Manfaat Praktis

a. Sebagai bahan masukan bagi pihak Kecamatan Klojen Kota Malang dalam

melaksanaan tata kelola arsip dalam pelayanan administrasi terpadu.

E. Definisi Konseptual

6
 Definisi konseptual adalah satuan arti yang mewakili sejumlah obyek yang

mempunyai ciri yang sama. Orang yang memiliki konsep mampu mengadakan abstraksi

terhadap obyek-obyek yang dihadapi, sehingga obyek-obyek ditempatkan dalam

golongan tertentu. Obyek-obyek dihadirkan dalam bentuk representasi mental tak

berperaga. Konsep sendiri pun dapat dilambangkan dalam bentuk satu kata7. Dengan

demikian perlu peneliti definisikan beberapa konsep yang berkaitan dengan tema dalam

penelitian ini diantaranya adalah:

1. Tata Kelola

Tata kelola adalah seperangkat unsur yang saling berkaitan secara teratur,

sehingga membentuk suatu kesatuan, susunan yang teratur dari suatu pandangan, teori,

asas dan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, dan

mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengembalian. Selain itu. Tata

kelola juga dapat diartikan sebagau sebuah proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-

tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan

untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya

manusia dan sumber-sumber lainnya8. Dengan demikian, dalam suatu organisasi, tata

kelola merupakan upaya yang dilakukan agar kegiatan-kegiatan dapat terlaksana dengan

optimal sehingga dapat mencapai tujuan dari organisasi yang bersangkutan.

7
Djamarah Syaiful Bahri. 2008. Psikologi Belajar. Jakarta : Rineka Cipta Hal 30
8
Hasibuan, Malayu. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia:Pengertian Dasar, Pengertian, dan Masalah.
Jakarta: PT. Toko Gunung Agung, Hal 3

7
 2. Arsip

Arsip merupakan intrumen penting dalam pelakasanaan kegiatan perkantoran,

khususnya di organisasi atau lembaga pemerintahan. Arsip adalah rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi

dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.9

Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah kantor, maka keberadaan

arsip perlu mendapatkan perhatian khusus sehingga keberadaan arsip pada sebuah kantor

benar-benar menunjukkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian

pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam kantor tersebut.10 Dengan demikian

arsip menjadi bagian yang penting dalam preses tata kerja perkantoran di tiap institusi

manapun, termasuk yakni organisasi pemerintahan.

3. Pelayanan Publik

Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik,

mendefinisikan pelayanan publik sebagai kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka

pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi

setiap warga negara dan penduduk atas barang jasa, dan/ atau pelayanan administratif

yang diselenggarakan oleh penyelenggara pelayanan publik.11 Selain itu pelayanan

publik juga dapat diartikan sebagai kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh

9
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2008. Manajemen Kerasipan Modern. Yogyakarta: Gava Media
10
Basuki, Sulistyo. 2003. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta. Hal 13
11
Undang-Undang No 25 tahun 2009 tentan Pelayanan Publik. Bab 1 Pasal 1.

8
penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan publik dan

pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan12. Dengan demikian pelayanan

publik secara sederhana dipahami oleh berbagai pihak sebagai pelayanan yang

diselenggarakan oleh pemerintah. Pelayanan publik haruslah bersifat adil untuk semua

warga negara tanpa diskriminatif dan dapat dipertanggung-jawabkan menghasilkan

kepercayaan publik

4. Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan

Pelayanan administrasi terpadu kecamatan merupakan salah satu bentuk

pemerintah untuk menyediakan pelayanan yang lebih berkualitas. Pelayanan administrasi

terpasu kecamatan dapat dimaknai sebagai upaya untuk mendekatkan pelayanan

administratif di masyarakat dengan menggunakan pendekatan satu pintu yang mana

sistem pelayanan dimulai dari proses pengajuan permohonan dari masyarakat hingga

proses pengambilan hasil layanan diselesaikan melalui datu lokasi.13

F. Definisi Operasional

Definisi Operasional adalah suatu definisi mengenai variabel yang dirumuskan

berdasarkan karakteristik-karakteristik variabel tersebut yang dapat diamati14. Adapun

variabel-variabel yang akan didefinisikan secara operasional dalam penelitian ini adalah :

1. Tata kelola arsip dalam pelayanan administrasi terpadu sebagai upaya

peningkatan pelayanan publik di Kecamatan Koljen Kota Malang.

12
Mahmudi. 2010. Manajemen Kinerja Sektor Publik, Edisi. kedua. Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen
YKPN. Yogyakarta. Hal 22
13
Eko, Rizqi Fajar. 2015. Implementasi Kebijakan Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan Dalam
Upaya Meningkatan Kualitas Pelayanan Publik. (Studi pada Pelayanan e-KTP di Kecamatan Krian,
Kabupaten Sidoarjo). Jurnal Administrasi Publik (JAP) Vol 2 No 11 Hal 3
14
Azwar, Saifuddin. 2003. Reliabilitas dan Validitas. Yogyakarta: Penerbit Pustaka Pelajar Hal 74

9
 a. Mekanisme penataan arsip dalam pelayanan administrasi terpadu di Kecamatan

Klojen

b. Dukungan sarana dan pra sarana penataan arsip pada pelayanan administrasi

terpadu di Kecamatan Klojen

c. Pengorganisasian dalam penataan arsip pada pelayanan administrasi terpadu di

Kecamatan Klojen

d. Proses pengawasan dalam penataan arsip pada pelayanan administrasi terpadu di

Kecamatan Klojen

2. Faktor penghambat tata kelola arsip dalam pelayanan administrasi terpadu

sebagai upaya peningkatan pelayanan publik di Kecamatan Koljen Kota

Malang.

a. Kurangnya kemampuan SDM pegawai Kecamatan Klojen dalam proses tata

kelola arsip pelayanan terpadu

b. Sistem tata kelola arsip yang kurang tertib administratif

c. Kurangnya sarana dan prasarana fasilitas penyimpanan arsip

G. Metode Penelitian

Metode penelitian adalah suatu prosedur ilmiah yang sistematis yang dilakukan

untuk mendapatkan data dengan tujuan untuk menjawab permasalahan yang diajukan.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif, dimana penelitian

kualitatif menurut Bodgan & Taylor dalam Gunawan yakni “prosedur penelitian yang

menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan

berperilaku yang dapat diamati yang diarahkan pada latar dan individu secara holistic

10
(utuh)”. 15 Adapun langkah-langkah metode yang digunakan dalam mendukung penelitian

ini yaitu sebagai berikut:

1. Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, Di mana pengertian penelitian

deskriptif menurut Sugiyono adalah sebagai berikut: “Penelitian deskriptif adalah

penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau

lebih (independen) tanpa membuat perbandingan, atau menghubungkan dengan variabel

yang lain.16 Sehingga dalam penelitian ini hanya akan mendeskripsikan mengenai

fenomena sosial yang terjadi dilapangan.

2. Subyek Penelitian

Subjek penelitian dapat dipahami sebagai pihak/orang yang nantinya menjadi

sampel dalam penelitian dan menjadi pihak yang terwawancarai atau informan. Apabila

dalam penelitian kuantitatif sampel merupakan bagian dari populasi, pada penelitian

kualitatif sampel merupakan orang-orang yang dipandang tahu terkait situasi sosial

tertentu. Penentuan orang yang diwawancarai dilakakukan secara purposive, yaitu dipilih

dengan pertimbangan dan tujuan tertentu.17 Oleh karena itu, pengambilan sampel pada

penelitian kualitatif disebut purposive sampling. Selanjutnya, berdasarkan purposive

sampling, peneliti menentukan beberapa informan atau subjek penelitian yang dianggap

mengetahui dan paham terkait tata kelola arsip pada pelayanan administrasi terpadu di

Kecamatan Klojen yakni:

15
Gunawan, Imam. 2013. Metode Penelitian Kualitatif Teori & Praktik. Jakarta: Bumi Aksara. Hal 82
16
Sugiyono. 2008. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: CV. ALFABETA. Hal 5
17
Ibid, Hal 216

11
 a. Kepala atau Sekretaris Kecamatan Klojen

b. Staf pegawai Kecamatan Klojen (3 orang)

c. Masyarakat Klojen (5 orang)

3. Sumber Data

Untuk memperoleh data yang akurat harus didukung dengan sumber informasi dan

data yang valid. Data tersebut harus digali dari sumber-sumber yang berhubungan dan

berkaitan dengan masalah yang diteliti, sehingga data harus didapatkan dari sumber yang

terpercaya. Hal tersebut guna mendukung kaidah keilmiahan dan memperoleh data yang

didapatkan dari sumber yang relevan. Menurut Sugiyono terdapat dua sumber data yang

dilakukan dalam penelitian kualitatif yaitu sumber data primer atau sekunder. 18 Kesua

sumber data ini akan sangat mendukung proses penelitian. Maka dari itu, dalam penelitian

yang dilakukan ini terdapat dua sumber data, yaitu:

a. Data Primer

Data primer adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada peneliti,

untuk diamati dan dicatat.19 Data primer yang dimaksud adalah kata-kata dan tindakan

yang diperoleh dari hasil wawancara peneliti dengan pihak-pihak terkait yang akan

menjadi informan. Adanya informasi yang diberikan oleh pihak yang terlibat, dapat

menggali fenomena yang akan diteliti secara lebih mendalam. Adapun pihak-pihak yang

dijadikan informan sebagai proses penggalian data dan informasi pada penelitian ini

yakni, kepala atau sekretaris dan staf pegawai Kecamatan Klojen Kota Malang.

18
Ibid Sugiyono. 2008. hlm. 225
19
Ibid.

12
 b. Data Sekunder

Definisi data sekunder menurut Sarwono adalah data yang sudah tersedia sehingga

kita tinggal mencari dan mengumpulkan.20 Data sekunder merupakan data yang diperoleh

secara tidak langsung, data sekunder digunakan sebagai pendukung dalam menguatkan

penelitian. Selain itu, data sekunder merupakan data telah jadi dan tinggal dimanfaatkan

oleh peneliti. Data sekunder dalam penelitian ini meliputi salinan peraturan atau

kebijakan, profil instansi atau lembaga terkait yakni pihak Kecamatan Klojen Kota

Malang.

4. Teknik Pengumpulan Data

a. Observasi

Observasi adalah perilaku yang tampak dengan adanya tujuan yang ingin dicapai

dapat berupa perilaku yang dilihat langsung oleh mata, dapat didengar, dapat dihitung,

dan dapat diukur. Tujuan tersebut adalah untuk mendeskripsikan lingkungan yang

diamati, individu-individu yang terlihat beserta aktivitas yang berlangsung dalam

lingkungan yang diamati dan perilaku yang dimunculkan serta makna kejadian

berdasarkan perspektif individu yang terlibat.21 Sedangkan merujuk pada pengertian

bahasa, pengertian dari observasi adalah memperhatikan dan mengamati. Dengan begitu

dapat disimpulkan bahwa observasi adalah berupa metode pengumpulan data dengan

melaksanakan kegiatan pengamatan. Tujuannya adalah untuk mengetahui informasi yang

20
Sarwono, Jonathan. 2007. Analisis Jalur untuk Riset Bisnis dengan SPSS. Yogyakarta : Andi Offset. Hal
123
21
Herdiansyah, Haris. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Salemba Humanika. hlm. 131-132

13
lebih mendetail dan kejelasan dari setiap fenomena yang terjadi di lapangan yakni proses

tata kelola arsip pada pelayanan administrasi terpadu di Kecamatan Klojen.

b. Dokumentasi

Dokumentasi adalah salah satu metode pengumpulan data kualitatif dengan

melihat dan menganalisis dokumen-dokumen yang dibuat oleh subjek atau oleh orang lain

tentang subjek yang merupakan catatan peristiwa yang sudah berlaku dalam berbentuk

tulisan, gambar atau data-data yang diperoleh dari dokumen atau catatan resmi instansi

yang diteliti.22 Pada umumnya, dokumentasi dalam penelitian ini adalah berupa gambar-

gambar, foto-foto, rekaman wawancara, dokumen-dokumen resmi, dan lain sebagainya

yang berasal dari lembaga atau instansi yang diteliti sesuai dengan kebutuhan kebutuhan

penelitian. Beberapa dokumen tersebut dapat berupa profil Kecamatan Klojen, Rencana

Kerja Kecamatan Klojen tahun 2017 dan 2018, dan Laporan Akuntabilitas Kinerja (LkjIP)

Kecamatan Klojen tahun 2018 serta beberapa foto dokumentasi proses tata kelola arsip

pelayanan administrasi terpadu Kecamatan Klojen.

c. Wawancara

Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan itu dilakukan

oleh dua pihak yaitu pewawancara atau yang mengajukan pertanyaan, dan pihak yang lain

adalah terwawancara/informan yaitu orang yang memberikan jawaban atas

pewawancara.23 Jenis wawancara yang digunakan oleh peneliti adalah wawancara baku

terbuka, yaitu wawancara yang menggunakan seperangkat pertanyaan baku dan para

subjeknya tahu bahwa mereka sedang diwawancarai sehingga mereka yang diwawancarai

22
Ibid. Hal 143
23
Ibid Hal 144

14
memahami dan mengetahui maksud tujuan wawancara itu. Dengan jenis wawancara

tersebut informan dapat menjawab secara bebas dan permasalahan yang termuat dalam

pertanyaan dapat terjawab dengan baik.Definisi dari wawancara menurut ahli adalah

tehnik mengumpulkan data atau informasi dengan cara bertatap muka langsung dengan

informan yang menjadi subjek penelitian agar mendapatkan data lengkap dan mendalam.

Wawancara dilakukan dengan informan yakni Kepala atau Sekretaris dan staf pegawai

Kecamatan Klojen.

5. Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Kecamatan Klojen Kota Malang yang

beralamat di Jalan Surabaya No 3A, Kelurahan Gading Kasri, Kecamatan Klojen, Kota

Malang.

6. Teknik Analisis Data

Analisis data merupakan tahapan yang penting dalam proses penelitian secara

keselutuhan. Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke

dalam pola, kategori, dan satuan urian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan dapat

dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data. Analisis data yang di

gunakan dalam penelitian ini adalan analisis data kualitatif. Jenis penelitian deskriptif

kualitatif menggunakan teknik analisa data yang dikemukan oleh Miles, Huberman dan

Saldana24, analisa data kualitatif terdiri dari tiga komponen, yaitu :

a. Data Condensation

24
Miles, Mattew B., A. Michael Huberman, dan Johnny Saldana. 2014. Qualitative Data Analysis: A
Methods Sourcebook. California: Sage Publications Inc.

15
 Data condesation atau kondensasi data mengacu pada proses pemilihan,

pemfokusan, penyederhanaan, pengabstrakan dan upya mentranformasikan data yang

muncul dari catatan lapang yang tertulis, transkrip wawancara, dokumen, dan bahan-

bahan lainnya.25 Proses ini tidak hanya berarti pelaksanaan pengumpulan data, namun

juga melaksanakan pemilahan dan pemfokusan data sesuai dengan kebutuhan penelitian.

Karena memang dalam proses pengumpulan data, peneliti harus harus cermat melakukan

kondensasi mana data yang bersifat informatif dan menjawab permasalahan penelitian.

b. Data Dysplay

Langkah selanjutnya dalam proses analisis data yang adalah mendisplay atau

menampilkan data. Dalam penelitian kualitatif, penyajian data bisa dilakukan dalam

bentuk bagan, hubungan antar kategori, dan dengan teks yang bersifat naratif. Dengan

mendisplay data, maka akan memudahkan untuk memahami apa yang terjadi dan

merencanakan tahapan selanjutnya berdasarkan apa yang telah dipahami tersebut 26. Hal

ini dimaksudkan untuk memperkuat hasil kondesasi data untuk diolah ketahapan

selanjutnya, sehingga pada akhirnya akan menghasilkan suatu kesimpulan terkait proses

tata kelola arsip pada pelayanan administrasi terpadu Kecamatan Klojen.

c. Penarikan dan Verifikasi Kesimpulan

Langkah ketiga dalam kegiatan analisis data yakni melakukan penarikan

kesimpulan. Kesimpulan yang bersifat final mungkin tidak muncul hingga pengumpalan

data selsesai, karena itu sangat menentut kecermatan penelti dalam proses-proses

25
Ibid Hal 30
26
Ibid

16
sebelumnya.27 Selain itu, dalam proses nya peneliti juga harus melakukan verifikasi hasil

kesimpulan dengan menilik kembali catatan lapang atau argumentasi yang telah dibuat

sehingga terwujud kemantapan hasil penarikan kesimpulan.28 Hal ini dilaksanakan agar

validitas data dapat terpunuhi dalam penarikan kesimpulan. Sehingga penelitian terkait

proses tata kelola rasip yang dilaksanakan oleh pihak Kecamatan Klojen pada pelayanan

administrasi terpadu kecamatan dapat menghasilkan kesimpulan yang mana sesuai dengan

konsep atau teori dan realitas fenomena yang terjadi.

27
Ibid Hal 31
28
Ibid

17
 DAFTAR PUSTAKA
Azwar, Saifuddin. 2003. Reliabilitas dan Validitas. Yogyakarta: Penerbit Pustaka Pelajar.

Badan Pusat Statistik Kota Malang. 2018. Kota Malang Dalam Angka tahun 2018. Kota
Malang: BPS Kota Malang.

Basuki, Sulistyo. 2003. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta.

Bungin, Burhan. 2003. Analisis DataPenelitian Kualitatif. Jakarta: PT Raja Grafindo

Persada.

Djamarah Syaiful Bahri. 2008. Psikologi Belajar. Jakarta : Rineka Cipta

Eko, Rizqi Fajar. 2015. Implementasi Kebijakan Pelayanan Administrasi Terpadu

Kecamatan Dalam Upaya Meningkatan Kualitas Pelayanan Publik. (Studi pada
Pelayanan e-KTP di Kecamatan Krian, Kabupaten Sidoarjo). Jurnal Administrasi
Publik (JAP) Vol 2 No 11

Gunawan, Imam. 2013. Metode Penelitian Kualitatif Teori & Praktik. Jakarta: Bumi
Aksara.

Haryanti, Riski Yuli dan Joko Wasito. 2018. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di
Kecamatan Mranggen Kabupaten Demak. Jurnal Ilmu Perpustakaan. Vol 7 No 3

Hasibuan, Malayu. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia:Pengertian Dasar,

Pengertian, dan Masalah. Jakarta: PT. Toko Gunung Agung.

Herdiansyah, Haris. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Salemba Humanika.

Huberman, Miles, 2007. Analisis Data Kualitatif. Jakarta: (UI) Press.

Mahmudi. 2010. Manajemen Kinerja Sektor Publik, Edisi. kedua. Sekolah Tinggi Ilmu
Manajemen YKPN. Yogyakarta.

Manurung, Agustriani Susanti, dkk. 2018. Implementasi Kebijakan Pelayanan

Administrasi terpadu Kecamatan Tethadap Kualitas Pelayanan Publik di

18
 Kecamatan Sidikang Kabupaten Dairi. Jurnal Ilmu Administrasi Publik No 6 Vol
1

Perwali Malang N0 39 tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, dan
Fungsi Serta Tata Kerja Kecamatan.

Sarwono, Jonathan. 2007. Analisis Jalur untuk Riset Bisnis dengan SPSS. Yogyakarta :
Andi Offset.

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2008. Manajemen Kerasipan Modern. Yogyakarta:
Gava Media

Sugiyono. 2008. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: CV. ALFABETA.

Surjadi. 2012. Pengembangan Kinerja Pelayanan Publik. Bandung: Reifika Aditama.

Undang undang No 23 tahun 2014 tentang Pemerinrah Daerah

Undang-Undang No 25 tahun 2009 tentan Pelayanan Publik.

19
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tata Kelola arsip

2.1.1 Pengertian Tata Kelola arsip

Pada dasarnya Tata Kelola Arsip terdiri dari beberapa unsur pokok yaitu penciptaan

arsip yang terdiri atas proses penciptaan arsip, penyimpanan, penemuan kembali, dan

pemeliharaan arsip. pengelolaan itu digunakan sebagai proses mengkoordinir kegiatan-

kegiatan secara efektif dan efisien dengan dan melalui orang lain.

Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 pasal 40 ayat 2 pengelolaan

sebuah arsip meliputi proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharan arsip serta

penyusutan arsip. Pengelolaan sebuah arsip tersebut harus disesuaikan dengan nilai dan

kegunaan arsip. 29Sedangkan menurut (Basuki, 2008): "pengelolaan arsip terbagi menjadi

dua yaitu sesuai dengan penggolongan arsip-arsip dinamis dan statis. Pengelolaan arsip

dinamis meliputi: kaptur, registrasi, klasifikasi, klasifikasi akses dan keamanan,

identifikasi status keamanan, identifikasi status penyusutan, penyimpanan, penggunaan

dan pelacakan, serta pelaksanaan penyusutan sedangkan Pengelolaan arsip statis ada tiga

tahapan yaitu akuisisi, penataan dan deskripsi, serta preservasi". Jadi , sebuah arsip tersebut

harus dikelola dengan benar atau sesuai dengan proses supaya bermanfaat bagi pencipta,

penerima dan pemakainya terutama apabila diperlukan maka arsip tersebut dapat

ditemukan dengan waktu yang sesingkat mungkin.

Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha

yang banyak dilakukan oleh badan pemerintahan, maupun badan swasta. Kearsipan

29
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

20
menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan arsip atau surat-surat dan

dokumen kantor lainnya. (Sugiarto dan Wahyono, 2015:2) mengatakan bahwa:

" kerasipan merupakan dasar dari pemeliharaan surat: kearsipan mengandung

proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga surat/berkas

dapat diketemukan kembali bila diperlukan. Sifat yang paling penting yang harus dimiliki

oleh suatu sistem kearsipan adalah keterpercayaan dan accessibility, disamping dari sifat

lainnya seperti kerapian, kebersihan dan lainnya".

Penjelasan diatas dapat bermakna bahwa kearsipan merupakan suatu proses mulai

dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan

perawatan serta penyimpanan dokumen menurut sistem tertentu yang saat dibutuhkan

dapat ditemukan dengan cepat dan tepat ditemukan.

Menurut pendapat Nuraida (2012:92) yang dimaksud arsip adalah suatu

kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar

setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sedangkan pengertian

pengarsipan masih menurut pendapat nuraida (2012:92) yaitu kegiatan menyimpan warkat

dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang

sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu organisasi.

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015) dalam pengelolaan arsip ada beberapa

faktor yang dapat menentukan keberhasilan yaitu :

1. Sistem penyimpanan arsip, berkaitan dengan penyimpanan arsip dengan sistem abjad,

waktu, subyek, nomor dan geografis.

2. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat.

3. Petugas kearsipan.

21
 4. Lingkungan kerja kearsipan.

Faktor-faktor yang harus dilakukan dalam pengelolaan arsip agar kegiatan

organisasi berupaya menyelenggarakan manajemen kearsipan dengan baik, meliputi:

1. Pegawai/petugas yang mampu dan sesuai dengan bidang yang dihadapi.

2. Keuangan yang mendukung untuk keberhasilan rencana pengurusan arsip.

3. Peralatan yang memadai.

4. Sistem atau metode penyimpanan yang baik serta didukung dengan mesin-mesin yang akan

mengakibatkan kelancaran kerja pengelolaan arsip.

5. Pemilihan sistem peralatan berkas arsip yang sesuai dengan aktivitas masing-masing

melalui prosedur kerja terarah.

Berdasarkan pendapat tersebut tentang faktor-faktor yang menentukan

keberhasilan dan faktor-faktor yang harus dilakukan dalam pengelolaan arsip, tentu

sangat diperlukan oleh setiap organisasi. Sebab dalam melakukan kegiataan administrasi

tersebut mengingat nilai guna, fungsi dan peranan arsip bagi kelangsungan hidup suatu

organisasi tersebut. Sehingga dengan begitu organisasi terkait dapat berupaya

menyelenggarakan manajemen kearsipan dengan baik.

secara umum sistem pengelolaan dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang

membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi. pengelolaan ini mencangkup

proses penciptaan, penyimpanan, hingga penemuan kembali. sebelum membahas lebih

jauh mengenai pengelolaan arsip, terlebih dahulu akan dibahas mengenai arsip dan

kearsipan. menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971, arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah

dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka

pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

22
 b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan -badan swasta atau perseorangan, dalam

bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka

pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

sedangkan menurut (sedarmayanti,2008:8), istilah arsip meliputi 3 pengertian,

yaitu:

1. kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan.

2. gedung (ruang) penyimpangan kumpulan naskah atau dokumen.

3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

2.1.2 Jenis Arsip

Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi,

yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat bermanfaat

untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan

dari organisasi yang bersangkutan . Bentuk arsip beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas

dan tulisan seperti yang sering dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam sebagian

besar kantor, arsip memang terutama berupa surat atau dokumen berbentuk lembaran kertas

bertulisan. menurut Sugiarto (2015:13) arsip dapat dibedakan dalam beberapa jenis yaitu:

1. Arsip Menurut Subyek atau Isinya

Menurut subyek atau isinya , arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam

yaitu :

a) Arsip Kepegawaian, contoh: data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan

pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya.

b) Arsip Keuangan, contoh: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian,

surat perintah membayar.

c) Arsip Pemasaran, contoh: surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar

pelanggan, daftar harga dan sebagainya.

23
 d) Arsip Pendidikan, contoh: kurikulum, satuan pelajaran , daftar hadir siswa, rapor, transkrip

mahasiswa, dan sebagainya.

e) Dan lain-lain

2. Arsip Menurut Bentuk Dan Wujudnya

penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan

dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip dapat dibedakan

menjadi:

a) Surat, contoh: naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen

rapat, berita acara, laporan, table, dan sebagainya.

b) Gambar, foto , peta

c) Compact Disk (CD), DVD

d) Pita Rekaman

e) Mikrofilm

f) Disket, dan lain-lain

3. Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya

pengolongan arsip lebih didasarkan pada nilai dan kegunaanya. Dalam

penggolongan ini ada bermacam-macam arsip, yaitu :

a) Arsip bernilai Informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan, undangan, dan sebagainya.

b) Arsip bernilai Administrasi, contoh: ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan,prosedur

kerja, uraian tugas pegawai dan sebagainya.

c) Arsip bernilai Hukum, contoh: akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan,

surat perjanjian, surat kuasa, keputusan peradilan dan sebagainya.

d) Arsip bernilai Sejarah, contoh: laporan tahunan, notulen rapat, gambar/foto peristiwa dan

sebagainya

e) Arsip bernilai Ilmiah, contoh: hasil penelitian

f) Arsip bernilai Keuangan, contoh: kuintasi, bon penjualan, laporan keuangan, dan sebagainya.

24
g) Arsip bernilai Pendidikan, contoh: Karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran,

program pengajaran, dan sebagainya.

4. Arsip menurut sifat Kepentingannya

penggolongan ini lebih didasarkan pada sifat kepentingannya atau urgensinya,

dalam penggolongan ini ada beberapa macam arsip, yaitu:

a) Arsip Tidak Berguna (nonesensial), contoh; surat undangan, memo dan sebagainya.

b) Arsip Berguna, contoh: presensi pegawai, surat permohonan cuti, surat pesanan barang

dan sebagainya.

c) Arsip Penting, contoh; surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan,

buku kas, daftar gaji dan sebagainya.

5. Arsip menurut Fungsinya

penggolongan ini lebih didasarkan pada fungsi arsip dalam mendukung kegiatan

organisasi. Dalam penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu:

a) Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan

perkantoran sehari-hari.

b) Arsip Statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan

perkantoran sehari-hari.

6. Arsip menurut Tempat/Tingkat Pengelolaannya

a) Arsip Pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada dipusat organisasi.

Berkaitan dengan lembaga pemerintah ; Arnas Pusat di Jakarta.

b) Arsip Unit, arsip yang berada diunit-unit dalam organisasi. Berkaitan dengan lembaga

pemerintah ; Arnas Daerah di Ibukota Provinsi

7. Arsip menurut Keasliannya

25
 Penggolongan ini didasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip atau dokumen.

Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan;

a) Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer,

dengan tandatangan dan legalisasi yang sli, yang merupakan dokumen utama

b) Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya, yang dalam proses

pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain selain

penerima dokumen asli.

c) Arsip Salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen

yang berisi bagaian dari suatu dokumen asli.

8. Arsip menurut Kekuatan Hukum

penggolongan ini didasarkan pada legalitas yang dilihat dari sisi hukum. Dari segi

hukum arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

a) Arsip Otentik, adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan

fotocopy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip ptentik

dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b) Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan

tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film, mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya.

2.1.3 Nilai Guna Arsip

Arsip tidak hanya memiliki peranan, tetapi juga memiliki kegunaan. Kegunaan

arsip didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi. Menurut wijaya (2005:81) kegunaan

arsip adalah sebagai berikut.

a. adanya keterbatasan manusia untuk mengingat maka arsip berguna untuk alat bantu

ingatan.

b. untuk bahan menyusun perencanaan dan penjadwalan program kerja.

26
 c. untuk mendukung keberadaan suatu organisasi, yaitu adanya perlindungan hukum atau

undang-undang.

d. sebagai tanda bukti autentik atau sah hitam diatas putih bila sewaktu-waktu timbul

masalah yang tidak diinginkan.

e. sebagai dokumen suatu lembaga atau badan, misalnya akte pendirian perusahaan, surat

izin usaha perusahaann dan lain-lain yang sejenis dengan itu.

f. untuk dapat diwariskan kepada ahli warisnya atau yang berhak menerimanya.

Menurut Sukoco (2007:86-87), nilai guna dapat dibagi menjadi dua yaitu sebagai

berikut:

1. Nilai Guna Primer adalah nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan lembaga

pencipta arsip yang meliputi nilai guna administrasi, nilai guna fiskal, nilai guna hukum, dan nilai

guna historis.

a. Nilai guna administratif, yaitu dokumen inaktif yang digunakan dalam menentukan

policy organisasi yang memiliki nilai guna administratif. Dokumen semacam itu meliputi

bagan organisasi, pernyataan visi dna misi, serta tata tertib organisasi.

b. Nilai guna fiskal, berupa nilai guna dokumen yang menyangkut penggunaan uang untuk

keperluan audit atau operasional, data yang diperlukan untuk menyusun laporan tahunan

atau menyelesaikan pengisian pajak organisasi, berkas transaksi seperti pembelian dan

penjualan, laporan keuangan, dan ringkasan transaksi keuangan.

c. Nilai guna hukum, berupa nilai guna dokumen bagi organisasi menyangkut kepentingan

hukum. Dokumen yang berkaitan dengan kepemilikan, persetujuan, transaksi, kontrak,

bukti menyelesaikan tugas sesuai dengan persyaratan hukum,pelaksanaan standar

keselamatan kerja, atau dampak analisis lingkungan merupakan bentuk dokumen yang

ada karena nilai guna hukum.

d. Nilai guna histori, berupa nilai dokumen yang disimpan bukan karena kepentingan bisnis,

melainkan karena kepentingan historis yang merekam sebuah peristiwa yang bertautan

27
 dengan suatu kegiatan. Nilai historis sebuah dokumen dikaitkan pula dengan nilai

dokumen pada masa mendatang bagi para pengguna internal menyangkut organisasi.

2. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan

umum diluar lembaga pencipta arsip. Termasuk kedalam nilai guna sekunder ini adalah nilai

guna kebuktian dan nilai guna informansional yang biasanya digunakan sebagai bahan bukti

dan pertanggungjawaban sosial. Nilai guna tersebut adalah sebagai berikut.

a. Nilai guna kebuktian mengenai bagaiman organisasi atau perusahaan didirikan,

dikembangkan , diatur, serta pelaksanaan fungsi dan kegiataannya.

b. Nilai guna informasional menyangkut informasi untuk kepentingan penelitian dan

kesejarahan tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptanya. Informasi yang digunakan

merupakan informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah, dan sejenisnya.

c. Nilai guna ini merupakan dasar penentuan jadwal retensi pada masing-masing dokumen

sesuai kebutuhan organisasi.

Merujuk pada daur kehidupan arsip, tidak semua arsip akan disimpan. Arsip yang

disimpan adalah arsip yang memiliki nilai guna. Menurut Milton Reitzfeld dalam Sayuti

(2013:157), ada tujuh nilai dari suatu warkat yaitu sebagai berikut :

a. Value for administrative use.

b. Value for legal use

c. Value for fiscal use

d. Value for policy use

e. Value for operating use

f. Value for historical use

g. Value for research

Santen dalam Sukoco (2007:87) menjelaskan nilai guna arsip disingkat dengan

ALFRED, yang merupakan akronim dari:

A: Administrative Value (nilai guna administrasi)

28
 Nilai guna administrasi artinya keberadaan arsip dipertahankan kerena nilai

administrasi arsip tersebut digunakan untuk keperluan administrasi. Contoh Kartu Tanda

Penduduk (KTP) ketika digunakan untuk persyaratan tes seleksi Calon Pegawai Negeri

Sipil (CPNS).

L: Legality Value (nilai guna legalitas)

Nilai guna legalitas artinya arsip dipertahankan karena memiliki nilai hukum,

arsip tersebut digunakan sebagai bukti legalnya sesuatu. Contoh Kartu Tanda Mahasiswa

Universitas Negri Padang (KTM mahasiswa UNP) sebagai bukti bahwa seorang

mahasiswa tersebut benar mahasiswa UNP.

F: Financial Value (nilai guna keuangan)

Nilai guna finansial berarti bahwa pada arsip tersebut terkandung nilai uang atau

digunakan untuk keperluan pengelolaan keuangan. Contoh kuitansi sebagai bukti

penyerahan dan penerimaan sejumlah uang.

R: Research Value (nilai guna keuangan)

Nilai guna Penelitian bearti bahwa pada arsip tersebut digunakan untuk penelitian

atau dihasilkan dari penelitian. Contoh Laporan Penelitian.

E: Education Value (nilai guna pendidikan)

Nilai guna pendidikan bearti bahwa keberadaan arsip dipertahankan karen nilai

pendidikan yang terkandung didalamnya arsip tersebut digunakan untuk pendidikan.

Contoh Buku, jurnal, laporan penjualan, dan lain-lain.

D: Documenter Value (nilai guna dokumentasi)

29
 Nilai guna ini disebut juga nilai guna history (sejarah). Nilai guna sejarah berarti

bahwa pada arsip tersebut terkandung nilai sejarah. Contoh Naskah Proklamasi.

Sebuah arsip bisa memiliki lebih dari satu nilai guna, sebagai contoh ijasah. Ijasah

tersebut di antaranya memiliki nilai guna administratif, nilai guna legalitas dan nilai guna

pendidikan.

2.1.4 Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan

dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen

yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-

waktu dibutuhkan. pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem

penyimpanan yang standar adalah sistem abjad (berdasarkan nama), sistem nomor, sistem

geografis (berdasarkan wilayah), dan subjek (berdasarkan perihal).

Menurut (Chrisyanti,2011:97) salah satu cara menanggulagi jumlah arsip yang

makin bertambah yaitu dengan menerapkan sistem kearsipan yang tepat, mudah dan

senantiasa mengadakan penyusutan secara berkala. Menentukan sistem kearsipan

hendaknya sesuai dengan jumlah arsip yang ada, kondisi kantor, dan sejauh mana

perkembangan kantor yang bersangkutan dimasa pendatang. Perlu disadari, bahwa

informasi merupakan sumber utama untuk menyelenggarakan kegiataan kantor. salah satu

sumber informasi adalah surat, dokumen, warkat dan arsip.

Dengan demikian sumber informasi perlu dipelihara dan dijaga dengan baik,

sehingga yang perlu diterapkan sistem kearsipan beserta menerapkan metode yang

praktis. pada dasarnya kearsipan atau filing adalah kegiatan penyusutan dokumen, warkat

dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditentukan

30
dengan cepat. filing atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menaruh warkat-warkat

dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang

telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap

kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (Wursanto:2004:15-16)

berikut ini adalah penjelasan dari kelima sistem penyimpanan arsip tersebut

menurut (Amsyah, 2003:71) secara umum terdapat lima sistem penyimpanan arsip berikut

ini adalah :

1. Sistem Abjad dapat juga disebut Sistem Langsung (direct filing system)

Menurut (Amsyah,2003:84) sistem abjad adalah sistem penyimpanan dimana

petugas pengelola dapat langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari

dokumen yang dibutuhkan, tanpa melalui alat bantu seperti indeks dan lain-lain. Menurut

(Sedarmayanti, 2003:70), sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang

umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z

dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sedangkan menurut (Amsyah,2003:84),

sistem abjad umumnya sering dipakai sebagai sistem penyimpanan arsip oleh beberapa

perusahaan atau organisasi, karena :

a) Dokumen-dokumen cenderung dicari atau dimana melalui nama.

b) petugas menginginkan agar dokumen-dokumen dari nama yang sama akan berkelompok

dibawah 1 (satu) nama.

c) jumlah langganan yang berkomunikasi memiliki banyak jumlah.

d) nama akan lebih mudah di ingat oleh siapapun.

Keuntungan atau kelebihan dari pemakaian sistem abjad, (Amsyah, 2003) adalah:

a) dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan) yang sama, akan

berkelompok menjadi satu.

31
b) susunan guide dan folder sederhana.

c) mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan kembali.

d) pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang

dikirimi surat, tanpa menggunakan indeks.

Adapun kerugian atau kelemahan dari pemakaian sistem abjad adalah :

a) Pencarian kembali dokumen untuk nama orang tidak dapat di lakukan melalui bagian

nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang

(last name) apabila nama tersebut adalah nama lengkap.

b) Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda

nama pengirimnya, maka akan terletak terpisah didalam penyimpananannya. Ejaan huruf

sering berubah seperti oe-u, ch-kh, tj-c, sedangkan nama orang ditulis berdasarkan

kemauan ejaan masing-masing.

Gambar 2.1

Contoh penyimpanan sistem abjad

Sumber: Manajemen Kearsipan, Amsyah (2003:87)

2. Sistem Kronologis/Waktu (Chronological Filing System)

32
 (Amsyah, 2003:76) menjelaskan sistem penyimpanan yang didasarkan pada

urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim mulai dari tanggal, bulan, sampai

tahunnya. Hal yang sama diungkapkan oleh (Dewi,2011:99) sistem kronologis adalah

susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Hal yang

dijadikan petunjuk pokok adalah tahun kemudian bulan dan tanggal. Contoh : kode

280215 menyatakan tanggal 26, bulan februari, tahun 2015 atau sebaliknya.

Menurut (Sedarmayanti 2003:75), sistem tanggal atau kronologis adalah salah

satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada

umumnya tanggal yang dijadikan pedoman bermaksud diperhatikan dari datangnya surat,

(akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat).

Mengingat dalam penyimpanan warkat pada sistem kronologis tersebut adalah

waktu, dokumen-dokumen yang disimpan dengan menggunakan sistem ini dokumen yang

dalam penemuan dokumennya kembali melihat pada bulan dan tahun. Sebagai contoh

sistem kronologis, nota, kwintasi yang dijadikan sebagai pelengkap dan bukti dari suatu

pembukuaan.

Jadi dapat disimpulkan dari beberapa pendapat mengenai pengertian sistem kronologis

adalah sistem penyimpanan yang berdasarkan pada urutan waktu surat diterima atau

dikirim mulai dari tanggal, bulan, sampai tahun. Berikut contoh penyimpanan berdasarkan

sistem kronologis adalah :

Gambar 2.2

Contoh penyimpanan sistem kronologis

33
 Sumber: Tata Kearsipan, Sedarmayanti (2003)

Menurut Amsyah (2003) Keuntungan sistem kronologis adalah:

a) mudah dilaksanakan

b) susunan dan urutan guide sederhana

c) cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan

d) berguna apabila tanggal-tanggal diketahui

Kerugian sistem kronologis adalah:

a) hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah dokumen yang tidak

banyak.

b) tidak berguna, apabila tanggal, bulan, tahun sebuah dokumen tidak diketahui.

c) surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya

3. Sistem Nomor (Numerical Filing System)

Menurut (Amsyah, 2003:100), sistem nomor adalah suatu sistem penyimpanan

arsip berdasarkan kode nomor, sistem penyimpanan arsip ini hampir sama dengan sistem

abjad yang penyimpanan dokumennya didasarkan kepada nama. Sistem nomor pun

34
penyimpanan warkat berdasarkan kepada nama, hanya nama disini diganti dengan kode

nomor. Misalnya surat-surat dari dan yang akan dikirim kepada PT Sukses Maju akan

disimpan pada map bernomor 271, atau kartu Tabanas Badu diberi nomor 23498. Pada

sistem nomor, maka nomor yang diberikan kepada PT Sukses Maju ataupun Tabanas

Badu selamanya akan tetap sama dan tidak pernah berubah.

Menurut (Dewi,2011:99), sistem nomor atau angka sering juga disebut kode

klasifikasi persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh

unit yang bersangkutan.

Berdasarkan pendapat yang sudah dikemukakan dapat disimpulkan sistem nomor

adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan kode nomer yang sudah ditetapkan oleh

unit yang bersangkutan. Berikut contoh tabel pola klasifikasi arsip adalah :

Tabel 2.1

Pola Klasifikasi Arsip

Pola Klasifikasi Arsip

000 UMUM

010 Urusan Dalam

011 Gedung Kantor

012 Rumah Dinas

013 Listrik dan Telepon

020 Peralatan

35
 030 Penelitian

040 Perencanaan

100 Kepegawaian

110 Pengadaan

120 Mutasi

130 Kedudukan

140 Kesejahteraan Pegawai

200 Keuangan

210 Gaji

220 Biaya Perjalanan

Sumber: Tata Kearsipan, Sedarmayanti 2003

Keuntungan pemakaian sistem nomor, (Amsyah, 2003) adalah:

a) teliti, karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda.

36
 b) kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.

c) perluasan nomor tidak terbatas.

d) penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks.

e) indeks memuat seluruh nama koresponden.

Kerugian pemakaia sistem nomor adalah:

a) kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat menemukan dokumen diperlukan alat bantu

berupa indeks nomor.

b) untuk map campuran diperlukan file tersendiri.

c) indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan mengindeks.

d) modal yang besar, karena harus menyediakan beberapa perlengkapan yang dibutuhkan

dalam sistem ini.

Gambar 2.3

Contoh Penyimpanan Sistem nomor

Sumber: https://mirataniaamalia.wordpress.com/2017/11/24/prosedur-penataan-surat-

dokumen-secara-baik-dan-benar/

4. Sistem Subjek atau Perihal (Subject Filling System)

Menurut (Sedarmayanti, 2003:7) sistem subyek adalah salah satu sistem penataan

kertas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang

37
berhubungan dengan perusahaan. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan

sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya

terjadi dalam surat-surat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut dikelompokan menjadi

satu subyek yang disusun dalam suatu daftar yang bernama dokter indeks. Oleh sebab itu

dalam penataan arsip berdasarkan sistem subyek, perlu dipersiapkan lebih dahulu daftar

indeks. Contoh daftar indeks sebagai berikut:

Tabel 2.2

Daftar Indeks

Kode Masalah

KP Kepagawaian

01 Pengadaan

02 Pengangkatan

Mutasi
03

Kedudukan
04

Kesejahteraan
05
Pegawai
06
Cuti
07
Penilaian
08
Pendidikan

Pemberhentian

38
 KU Keuangan

01 Gaji

02 Biaya Perjalanan

03 Pendapatan

04 Pajak

05 Tagihan

06 Laporan

Keuangan
07

Perbendaharaan

Sumber: Sedarmayanti, Tata Kearsipan (2003:72)

Dewi (2011:125) mengungkapkan sistem subyek adalah yang diadikan kode

penyimpanan dan penemuan kembali surat adalah pokok isi atau penemuan kembali surat

adalah pokok isi atau perihal surat. Dalam menyelenggarakan sistem subyek ini, petugas

kearsipan harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa yang pada umumnya

dipermasalahkan dalam surat yang bersangkutan.

Berdasarkan pendapat dipaparkan diatas dikemukakan dpat disimpulkan sistem

subyek adalah penyimpanan arsip yang disimpan berdasarkan kode penyimpanan dan

penemuan kembali adalah pokok isi atau perihal surat.

Keuntungan dalam sistem subjek adalah:

39
a) penghematan waktu pencariaan dokumen

b) dokumen subjek dapat diperluas mudah dengan cara menyisipkan subjek baru ataupun

menambahkan sub-subjek pada subjek utama.

Kelemahan dari sistem penyimpanan subjek adalah:

a) ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.

b) penyimpanan berdasarkan subjek tidak akan efektif bila istilah yang digunakan tidak

dibatasi.

c) pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan analisis arsip yang

berpengalaman.

d) diperlukan petunjuk silang yang memadai, untuk menyatukan berbagai subjek dan

informasi yang trkait.

e) sering terjadi penggunaan nama seseorang untuk daftar subjek, sehingga hal itu dapat

mempersulut penemuan arsip.

Gambar 2.4

Contoh Penyimpanan SIstem Subjek

Sumber; Manajemen Kearsipan, Amsyah (2003:172)

5. Sistem Geografis atau Wilayah (Geographical Filling System)

40
 (Sedarmayanti, 2003:75) menjelaskan sistem geografis adalah salah satu sistem

penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Guna

melaksanakan sistem wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah atau

wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersenut dapat

dikembangkan menjadi masalah-masalah, yang dalam ini terdiri dari tempat (lokasi)

daerah yang berada dalam wilayah tersebut. Misalnya untuk nama-nama dari para

langganan atau nasabah yang ada di masing-masing tempat (lokasi) tersebut dan

seterusnya (tergantung atau sesuai kebutuhan).

(Dewi, 2011:131) menjelaskan sistem wilayah/geografis adalah kearsipan yang

diselanggarakan berdasarkan daerah atau wilayah surat yang diterima. Sistem ini pada

dasarnya berpedoman pada daerah atau alamat surat. Nama daerah dijadikan sebagai

kelompok atau tempat penyimpanan surat. Dalam penyelenggaran sistem ini harus

pula dibantu oleh sistem yang lain, umpamanya dengan sistem abjad atau sistem

tanggal.

Berdasarkan pendapat yang sudah dikemukakan dapat disimpilkan sistem

penyimpanan arsip berdasarkan wilayah atau daerah surat yang diterima. Biasanya

sistem geografis digunakan pada Bank, dan kantor-kantor yang memiliki cabang-

cabang, atau perwakilan didaerah tertentu.

Berikut contoh penyimpanan arsip berdasarkan sistem geografis adalah:

Gambar 2.5

Contoh Penyimpanan Sistem Geografis

41
 Sumber: Tata Kearsipan, Sedarmayanti (2003:76)

Keuntungan dari sistem geografis ini, Amsyah (2003) adalah:

a) mempermudah dalam pencarian kembali suatu arsip jika wilayahnya sudah diketahui.

b) jumlah arsip dari suatu area dapat dilihat dengan cepat.

Adapun kekurangan dari sistem geografis adalah:

a) susunan guide dan folder komplek jika perusahaan memiliki banyak relasi.

b) dilakukan dua kali proses , yaitu berdasarkan wilayah, kemudian berdasarkan abjad

atau nama.

c) petugas harus memiliki wawasan dan pengetahuan luas mengenai pembagian

wilayah.

2.2 Pelayanan Publik

2.2.5 Pengertian Pelayanan Publik

Pelayanan publik dapat diartikan sebagai pemberian layanan (melayani)

keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi

itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan. Sebagaimana

42
 telah dikemukakan terdahulu bahwa pemerintahan pada hakekatnya adalah

pelayanan kepada masyarakat. Karenanya Birokrasi publik berkewajiban dan

bertanggung jawab untuk memberikan layanan yang baik dan profesional (Tesis

Irsan, 2012 : 9).

Beberapa pakar yang memberikan pengertian mengenai pelayanan publik

diantaranya adalah Agung kurniawan (2005:6), mengatakan bahwa pelayanan

publik adalah pemberian pelayanan (melayani) keperluan orang lain atau

masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan

pokok dan tata cara yang ditetapkan.

Ratminto (2005) mendefinisikan bahwa Pelayanan publik atau pelayanan

umum dapat didefenisikan sebagai segala bentuk jasa pelayanan, baik dalam

bentuk barang publik maupun jasa publik yang pada prinsipnya menjadi tanggung

jawab dandilaksanakan oleh instansi pemerintah di pusat, didaerah, dan

dilingkungan Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik Daerah, dalam

rangkaupaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam

rangkapelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pemberian pelayanan publik oleh aparatur pemerintah kepada masyarakat

sebenarnya merupakan implikasi dari fungsi aparat negara sebagai pelayan

masyarakat dengan tujuan untuk mewujudkan kesejahteraan rakyat. Karena itu,

kedudukan aparatur pemerintah dalam pelayanan umum (public services) sangat

strategis karena akan sangat menentukan sejauh mana pemerintah mampu

43
memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya bagi masyarakat, dengan demikian

akan menentukan sejauh mana negara telah menjalankan perannya dengan baik

sesuai dengan tujuan pendiriannya untuk mewujudkan kesejahteraan bagi rakyatnya

sebagaimana tertuang dalam konsep “welfare state”.

Pelayanan publik merupakan saah satu tugas penting yang tidak dapat

diabaikan oleh pemerintah daerah, sebab jika komponen pelayanan terjadi stagnasi

maka hampir dipastikan semua sector akan berdampak kemacetan, oleh sebab itu

perlu adanya perencanaan yang baik dan bahkan perlu diformulasikan standar

pelayanan pada masyarakat sesuai dengan kewenangan yang diberikan oleh

pemerintah pusat pada pemerintah daerah. Daerah dapat melakukan

penyederhanaan jenis dan prosedur pelayanan publik untuk meningkatkan mutu

pelayanan dan daya saing daerah.

Kualitas Pelayanan Publik dapat dibuktikan dengan 5 indikator yang

penting dari Pelayanan Publik yaitu : (responsiviness) dan indikator empati

(empathy). sedangkan indikator lain seperti jaminan (assurance), bukti fisik

(tangible) dan kehandalan (reliability).

Pemerintah daerah sebagai pelayan publik dituntut untuk bisa melayanai

masyarakat yang merupakan perwujudan kewajiban aparatur pemerintah dengan

kinerja yang baik yang tergambar dalam kualitas pelayan prima, akuntabel dan

transparan karena masyarakat menuntut penyelenggaraan pemerintahan yang lebih

menekankan pada nilai-nilai kalitas pelayaan dengan aparat birokrasi yang

44
professional. Pelayanan masyarakat yang diberikan oleh aparatur pemerintahan

seringkali cenderung rumit seperti hal ini sangat berpengaruh pada kualitas

pelayanan publik.Jadi tidak heran jika sering mendengar tuntutan perubahan sering

ditujukan kepada aparatur pemerintah, menyangkut pelayanan publik yang

diberikan kepada masyarakat.Rendahnya mutu pelayanan publik merupakan citra

buruk pemerintah ditengah masyarakat, bagi masyarakat yang pernah berurusan

dengan birokrasi selalu mengeluh, dan kecewa terhadap tidak layaknya aparatur

dalam memberikan pelayanan.

Pelayanan publik diartikan, pemberian layanan (melayani) keperluan

orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai

dengan aturan pokok dan tatacara yang telah ditetapkan.Pelayanan publik adalah

segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggaraan pelayanan

publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun

pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009, dinyatakan pelayanan

publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan

kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang undangan bagi setiap

warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif

yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.

Dengan demikian pelayanan publik adalah pemenuhan keinginan dan

kebutuhan masyarakat oleh penyelenggaraan Negara. Negara didirikan oleh publik

45
(masyarakat) tentu saja dengan tujuan agar dapat meningkatkan kesejahteraan

masyarakat.Pada hakikatnya Negara dalam hal ini pemerintah (birokrasi) haruslah

dapat memenuhi kebutuhan masyarakat.

Dalam UU No 25 tahun 2009 dinyatakan bahwa penyelenggaraan

pelayanan publik meliputi :

a. Pelaksanaan pelayanan

b. Pengelolaan pengaduan masyarakat

c. Pengelolaan informasi

d. Pengawasan internal

e. Penyuluhan kepada masyarakat

f. Pelayanan konsultasi

Berkaitan dengan layanan publik yang profesional sesuai dengan tuntutan

masyarakat, menurut Thoha (Widodo, 2001) dalam Tesis Irsan, 2012: 10.

Pelayanan publik yang profesional artinya pelayanan publik yang dicirikan oleh

adanya akuntabilitas dan responsibilitas dari pemberi layanan (aparatur

pemerintah), dengan ciri sebagai berikut:

1. Efektif, lebih mengutamakan pada pencapaian apa yang menjadi tujuan dan sasaran;

2. Sederhana, mengandung arti prosedur/tata cara pelayanan diselenggarakan secara mudah,

cepat, tepat, tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan oleh

masyarakat yang meminta pelayanan;

46
3. Kejelasan dan kepastian (transparan) mengandung akan arti adanya kejelasan dan

kepastian mengenai:

a. Prosedur/tata cara pelayanan.

b. Persyaratan pelayanan, baik persyaratan teknis maupun persyaratan

administratif.

c. Unit kerja dan penjabat yang berwenang dan bertanggungjawab dalam

memberikan pelayanan.

d. Rincian biaya/tarif pelayanan dan tata cara pembayarannya.

e. Jadwal waktu penyelesaian pelayanan.

4. Keterbukaan, mengandung arti prosedur/tata cara persyaratan satuan kerja/pejabat

penanggungjawab pemberi pelayanan, waktu penyelesaian, rincian waktu/tarif serta hal-

hal lain yang berkaitan dengan proses pelayanan wajib diinformasikan secara terbuka agar

mudah diketahui dan dipahami oleh masyarakat, baik diminta maupun tidak diminta;

5. Efisiensi, mengandung arti:

a. Persyaratan pelayanan hanya dibatasi pada hal-hal berkaitan langsung dengan

pencapaian sasaran pelayanan dengan tetap memperhatikan keterpaduan antara

persyaratan dengan produk pelayanan yang berkaitan

b. Dicegah adanya pengulangan pemenuhan persyaratan, dalam hal proses

pelayanan masyarakat yang bersangkutan mempersyaratkan adanya

kelengkapan persyaratan dari satuan kerja/instansi pemerintah lain yang terkait.

6. Ketepatan, waktu, kriteria ini mengandung arti pelaksanaan pelayanan masyarakat dapat

diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan

7. Responsif, lebih mengarah pada daya tanggap dan cepat menanggapi apa yang menjadi

masalah, kebutuhan dan aspirasi masyarakat yang dilayani.

8. Adaptif, cepat menyelesaikan terhadap apa yang menjadi tuntutan, keinginan dan aspirasi

masyarakat yang dilayani yang senantiasa mengalami tumbuh kembang.

47
 Lebih lanjut Thoha (Widodo, 2001) dalam (Tesis, Irsan, 2012: 11)

mengatakan, secara teoritis sedikitnya ada tiga fungsi utama yang harus dijalankan

oleh pemerintah tanpa memandang tingkatannya, yaitu fungsi pelayanan

masyarakat (public service function), fungsi pembangunan (development function)

dan fungsi perlindungan (protection function).

2.2.5 Prinsip Pelayanan Publik

Menurut Ibrahim terdapat enam prinsip-prinsip pelayanan publik

diantaranya :

1. Persamaan keuntungan dan logika usaha pelanggan mersakan kualitas pelayanan

sehingga memberikan keuntungan.

2. Kewenangan dalam pengambilan keputusan harus didesentralisasikan sedapat

mungkin antara organisasi dan pelanggan.

3. Fokus Perorganisasian, Organisasi harus terstruktur dan berfungsi, sehingga

tujuan utama untuk menggerakkan sumber-sumber dapat mendukung garis depan

operasional.

4. Kontrol/Pengawasan Pemimpin dan pengawasan harus memperhatikan dorongan

semangat dan dukungan kepada setiap karyawan.

5. Sistem penghargaan/ganjaran, wujud kualitas yang dirasakan pelanggan

merupakan focus dari system penghargaan/ganjaran.

6. Fokus Pengukuran,kepuasan pelanggan dengan focus pelayanan harus menjadi focus dan

oengukuran yang ingin dicapai.

48
 Dalam Keputusan Mentri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63 tahun 2003

tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan terdapat prinsip pelayanan publik yaitu :

1. Kesederhanaan, prosedur pelayanan public tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah

dilsanakanan.

2. Kejelasan, yaitu persyaratan teknis administratif pelayanan publik, unit kerja atau pejabat yang

berwenang dan bertanggung jawab memberikn pelayanan dan penyeleaaiian keluhan atau

persoalandalam pelayanan public, serta rincian biaya pelayanan dan tata cara pembayaran.

3. Kepastian Hukum, yaitu pelayanan public dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah

ditentukan.

4. Akurasi produk pelayanan public diterimah dengan benar, tepat, dan sah.

5. Keamanan,yaitu proses dan produk pelayanan public memberikan rasa aman dan kepastian

hokum.

6. Tanggungjawab, pimpinan penyelenggaraan pelayanan public atau pejabat yang ditunjuk

bertanggungjawab atas penyelenggaraan pelayanan dan penyelesaiaan keluhan atau persoalan

dalam pelaksanaan pelayanan publik.

7. Kelengkapan Sarana dan Prasarana, yaitu tersedianya sarana dan prasarana kerja, peralatan

kerja dan pendukung lainnya yang memadai termaksud penyediaan sarana teknologi

telekomunikasi dan informatika.

8. Kemudahan akses, tempat dan lokasi serta saran pelayanan memadai, mudah dijangkau oleh

masyarakat.

9. Kedisiplinan, kesopanan dan Keramahan Yaitu pemberi pelayanan harus bersufat disiplin,

sopan santun, ramah serta memberikan pelayanan dengan ikhlas.

10. Kenyaman, pelayanan harus tertib, teratur disediakan ruang tunggu yang nyaman, brsih, rapi

serta dilengkapi fasilitas pendukung pelayanan seperti tempat parker, toilet dan tempat

sampah.

2.2.5 Standar Pelayanan Publik

49
 Standar pelayanan publik sekurang-kurangnya meliputi :

1. Prosedur Pelayanan, merupakan salah satu dari standar pelayanan.Prosedur

pelayanan harus dibakukan bagi pemberi dan penerima pelayanan public,

termasuk pengaduan sehingga tidak terjadi permasalahan dikemudian hari.

2. Waktu Penyelesaian, waktu penyelesaian yang ditetapkan sejak saat pengajuan

permohonan sampai dengan penyelesaian pelayanan termasuk pengaduan.

3. Produk Pelayanan, hasil pelayanan akan diterimah sesuai dengan ketentuan yang

ditetapkan.

4. Biayapelayanan, termasuk rinciannya harus ditentukan secara konsisten dan tidak boleh ada

diskriminasi, sebab akan menimbulkan ketidakpercayaan penerima pelayanan kepada pemberi

pelayanan.

5. Sarana dan Prasarana, penyediaan sarana dan prasarana pelayanan yang memadai oleh

penyelenggara pelayanan public sangat menentukan dan menunjang keberhasilan penyelenggaraan

pelayanan.

6. Kompetensi Petugas dari Pemberi Pelayanan, harus ditetapkan dengan tepat berdasarkan

pengetahuan,keahlian, keterampilan, sikap dan perilaku yang dibutuhkan agar pelayanan yang

diberikan bermutu

2.2.5 Unsur-unsur Pelayanan Publik

Terdapat empat (4) unsur penting dalam proses pelayanan publik, yaitu :

1. Penyediaan layanan, yaitu pihak yang dapat memberikan suatu layanan tertentu kepada

konsumen, baik berupa layanan dalam bentuk penyediaan dan penyerahan barang atau

jasa.

50
 2. Penerimaan layanan, yaitu mereka yang disebut sebagai konsumen atau

konsumen yang menerima berbagai layanan dari penyediaan layanan.

3. Jenis layanan, yaitu layanan yang dapat diberikan oleh penyediaan layanan

kepada pihak yang membutuhkan layanan.

4. Kepuasan pelanggan, dalam memberikan layanan penyediaan harus

mengacu pada tujuan layanan, yaitu kepuasan pelanggan.

2.2.5 Bentuk-Bentuk Pelayanan Publik

Pemerintah melalui lembaga dan segenap aparaturnya bertugas

menyediakan dan menyelenggarakan pelayanan kepada masyarakat.Adapun

kegiatan yang dilakukan oleh aparat pemerintah terdiri dari berbagai macam

bentuk.

Dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. 63

Tahun 2003, pelayanan publik dibagi berdasarkan 3 kelompok, yaitu:

1. Kelompok Pelayanan Administratif, yaitu bentuk pelayanan yang menghasilkan

berbagai macam dokumen resmi yang dibutuhkan oleh masyarakat atau publik.

Misalnya status kewarnegaraan, kepemilikan, dan lain-lain. Dokumen- dokumen

ini antara lain KTP.

2. Kelompok Pelayanan Barang, yaitu pelayanan yang menghasilkan berbagai

bentuk/ jenis barang yang digunakan publik. Misalnya penyediaan tenaga listrik,

air bersih, dan lain-lain.

51
 3. Kelompok Pelayanan Jasa, yaitu pelayanan yang menghasilkan berbagai bentuk

jasa yang dibutuhkan publik. Misalnya pendidikan, pelayanan kesehatan,

penyelenggaraan transportasi, dan lain lain.

2.3 Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan (PATEN)

2.3.1 Pengertian PATEN

Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan (PATEN) adalah penyelenggaraan

pelayanan publik di kecamatan yang proses pengelolaannya, mulai dari permohonan

sampai ke tahap terbitnya dokumen dilakukan dalam satu tempat (Dian Utomo, 2010:32).

Satu tempat ini disini berarti cukup melalui satu meja atau loket pelayanan. Sistem ini

memposisikan warga masyarakat hanya berhubungan dengan petugas meja/loket

pelayanan di kecamatan.

Dian Utomo, 2010:36 mengemukakan PATEN diselenggarakan dengan maksud

untuk mewujudkan kecamatan sebagai pusat pelayanan masyarakat dan menjadi simpul

pelayanan bagi badan/kantor pelayanan terpadu satu pintu (PTSP) di kabupaten/kota bagi

kecamatan yang secara kondisi geografis daerah akan lebih efektif dan efisien di layani

melalui kecamatan. Pusat pelayanan masyarakat berarti di masa datang, kecamatan harus

mampu memberikan pelayanan kepada masyarakat secara proporsional berdasarkan

kriteria dan skala kecamatan di bidang perijinan dan non perijinan.

Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 97 Tahun 2014 Tentang

Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu menyebutkan bahwa pelayanan terpadu

satu pintu diartikan sebagai pelayanan secara terintegrasi dalam satu kesatuan proses

52
dimulai dari tahap permohonan sampai dengan tahap penyelesaian produk pelayanan

melalui satu pintu.

Ruang lingkup Pelayanan Terpadu Satu Pintu meliputi seluruh pelayanan

perizinan dan nonperizinan yang menjadi kewenangan Pemerintah dan Pemerintah

Daerah. Pasal 2 Peraturan ini menjelaskan bahwa tujuan dari diselenggarakannya

Pelayanan Terpadu Satu Pintu ini yakni:

1. memberikan perlindungan dan kepastian hukum kepada masyarakat

2. memperpendek proses pelayanan

3. mewujudkan proses pelayanan yang cepat, mudah, murah,transparan,

pasti, dan terjangkau

4. mendekatkan dan memberikan pelayanan yang lebih luas kepada

masyarakat.

Selanjutnya dalam pasal 3 Peraturan ini menyebutkan bahwa pelaksanaan atau

penyelenggaraan pelayanan terpadu satu pintu ini harus berdasarkan pada prinsip:

1. Keterpaduan

2. Ekonomi

3. Koordinasi

4. Pendelegasian atau pelimpahan wewenang

5. Akuntabilitas

6. Aksesibilitas

Terkait dengan standar dan pembinaan pelayanan terpadu satu pintu pelayanan terpadu

satu pintu, dalam Peraturan Presiden Nomor 97 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan Pelayanan

Terpadu Satu Pintu juga dijelaskan dalam pasal 14 sebagai berikut:

53
 1. penyelenggara wajib menyusun standar pelayanan publik sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan di bidang pelayanan publik.

2. standar pelayanan meliputi komponen:

a. dasar hukum

b. persyaratan

c. sistem, mekanisme da prosedur atau standar operasional presedur

d. jangka waktu penyelesaian

e. biaya/tarif

f. produk pelayanan

g. prasarana dan sarana

h. kompetensi pelaksana

i. pengawasan internal

j. penanganan pengaduan, saran dan masukan

k. jumlah pelaksana

l. jaminan pelayananan

m. jaminan keamanan dan keselamatan pelayanan

n. evaluasi kinerja pelak

2.3.2 Asas-Asas PATEN

Sebagai bagian dari upaya peningkatan kualitas pelayanan publik, khususnya

jenis pelayanan administrasi, maka PATEN menganut asas-asas pelayanan publik sesuai

dengan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Asas-asas itu

adalah:

1. Kepentingan umum yang berarti pemberian pelayanan oleh petugas

pelaksana PATEN tidak boleh mengutamakan kepentingan pribadi atau

golongan

54
2. Kepastian hukum berarti ada jaminan bagi terwujudnya hak dan kewajiban

antara penerima pelayanan (warga masyarakat) dan pemberi pelayanan

(kecamatan) dalam penyelenggaraan PATEN

3. Kesamaan hak berarti pemberian pelayanan dalam PATEN tidak

membedakan suku, ras, agama, golongan, gender, dan status ekonomi.

4. Keseimbangan hak dan kewajiban berarti pemenuhan hak itu harus

sebanding dengan kewajiban yang harus dilaksanakan, baik oleh pemberi

maupun penerima pelayanan.

5. Keprofesionalan berarti setiap pelaksana PATEN harus memiliki

kompetensi yang sesuai dengan bidang tugasnya.

6. Partisipatif berarti peningkatan peran serta masyarakat dalam

penyelenggaraan PATEN dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan, dan

harapan masyarakat.

7. Persamaan perlakuan/tidak diskriminatif berarti dalam penyelenggaraan

PATEN, setiap warga masyarakat berhak memperoleh pelayanan yang

adil.

8. Keterbukaan berarti setiap penerima pelayanan dapat dengan mudah

mengakses dan memperoleh informasi tentang PATEN .

9. Akuntabilitas berarti proses penyelenggaraan PATEN harus dapat

dipertanggungjawabkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan

10. Fasilitas dan perlakuan khusus bagi kelompok rentan berarti ada pemberian

kemudahan terhadap kelompok rentan sehingga tercipta keadilan dalam

pelayanan.

55
 11. Ketepatan waktu berarti penyelesaian setiap jenis pelayanan yang dikelola

dilakukan tepat waktu sesuai dengan standar pelayanan PATEN.

12. Kecepatan, kemudahan, dan keterjangkauan berarti setiap jenis pelayanan

dalam PATEN dilakukan secara cepat, mudah, dan terjangkau oleh warga

masyarakat penerima pelayanan.

2.3.3 Syarat Penyelenggaraan PATEN

Sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 4 Tahun 2010

tentang Pedoman Umum Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan pada Pasal

5, bahwa “Kecamatan sebagai penyelenggara PATEN harus memenuhi syarat

substantif, administratif dan teknis”. Adapun penjelasan dari ketiga syarat tersebut,

yaitu:

a. Persyaratan Substansif

Adanya pelimpahan sebagian ke- wenangan bupati/walikota kepada camat.

Pelimpahan sebagian kewenangan tersebut diatur dalam Undang-Undang Nomor

32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah pada Pasal 126 ayat (2) dan

diperjelas dengan Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2008 tentang

Kecamatan pada Pasal 15 ayat (2).

Pelimpahan sebagian kewenangan dimaksudkan untuk mendekatkan

pelayanan kepada masyarakat, sehingga peran dan fungsi kecamatan menjadi lebih

optimal dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik. Dalam konteks

56
PATEN, maka wewenang yang perlu dilimpahkan terkait pelayanan administrasi

perizinan maupun non perizinan.

b. Persyaratan Administratif

Persyaratan administratif mencakup standar pelayanan dan uraian tugas

personil kecamatan. Standar pelayanan digunakan sebagai pedoman

penyelenggaraan dan acuan penilaian kualitas PATEN. Sesuai dengan Peraturan

Menteri Dalam Negeri Nomor 4 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelayanan

Administrasi Terpadu Kecamatan pada Pasal 8 ayat (2), bahwa standar pelayanan

meliputi a) Jenis pelayanan; b) Persyaratan pelayanan; c) Proses/prosedur

pelayanan; d) Pejabat yang bertanggung jawab terhadap pelayanan; e) Waktu

pelayanan; dan f) Biaya pelayanan. Sedangkan untuk uraian tugas personil diatur

dalam Peraturan Bupati/Walikota.

c. Persyaratan Teknis.

Persyaratan teknis meliputi sarana prasarana dan pelaksana teknis di dalam

ruang pelayanan diatur dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 4 Tahun

2010 tentang Pedoman Umum Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan.

Sarana prasarana sesuai dengan Pasal 10, meliputi 1) Loket/meja pendaftaran; 2)

Tempat pemrosesan berkas; 3) Tempat pembayaran; 4) Tempat penyerahan

dokumen; 5) Tempat pengolahan data dan informasi; 6) Tempat penanganan

pengaduan; 7) Tempat piket; 8) Ruang tunggu; 9) Perangkat pendukung lainnya.

57
 Sedangkan untuk pelaksana teknis untuk penyelenggaraan PATEN sesuai

dengan Pasal 11, meliputi 1) Petugas informasi; 2) Petugas loket/penerima berkas;

3) Petugas operator komputer; 4) Petugas pemegang kas; 5) Petugas lain.

58