BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang kegiatan aktualisasi

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 tahun 2014, aparatur

sipil Negara (ASN) memiliki fungsi yakni sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan

pubik dan perekat persatuan dan kesatuan bangsa. Undang-undang ASN ini juga

mengamanatkan peranan yang sangat penting yang dimiliki oleh ASN dalam

pemerintahan yakni “ASN berperan dalam mewujudkan pelayanan publik yang

professional, bebas dari intervensi politik, dan bersih dari praktek korupsi, kolusi, dan

nepotisme”. ASN yang terdiri dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai

Pemerintah Dengan Perjanjian Kerja (PPPK) memiliki tanggung jawab yang besar

dalam memberikan pelayanan terbaik bagi masyarakat. Sehingga tak heran seiring

perkembangan zaman, wajah ASN yang dulu selalu identik dengan birokrasi yang

kaku dan rumit, kini mulai berubah menjadi ASN yang tampil dengan pelayanan prima

dengan birokrasi yang lebih professional, luwes, dan dinamis. Dalam undang-undang

ASN juga diharapkan kualitas pelayanan bagi masyarakat akan selalu berkembang

sehingga mampu menjawab setiap tantangan dalam penyelenggaraan pemerintahan.

Support terbesar yang difokuskan dalam Undang-undang ini adalah Human resource

management, yakni ASN dianggap sebagai aset bangsa yang penting mengingat

sumber daya manusia adalah unsur yang paling penting dalam organisasi.

Menurut peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 tentang pelayanan publik

dikatakan pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka

pemenuhan kebutuhan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap

1
 2

warga Negara dan penduduk atas barang dan jasa, dan/atau pelayanan administratif

yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Dalam dunia pemerintahan

tentunya output yang ingin dicapai adalah pelayanan pelayanan prima bagi

masyarakat. Salah satu cara pemerintah untuk meningkatkan kualitas tersebut yakni

penerapan e-government, yakni penggunaan teknologi informasi yang akan

meningkatkan hubungan diantara pemerintah dengan pihak pihak yang lainnya. Fungsi

e-gov adalah meningkatkan untuk bisa meningkatkan mutu dari pelayanan publik,

dengan penggunaan teknologi informasi. Serta agar komunikasi didalam proses

penyelenggaraan pemerintah daerah agar bisa terbentuk pemerintah daerah agar bisa

terbentuk pemerintahan yang bersih, transparan serta agar bisa menjawab tuntutan

perubahan yang efektif.

Salah satu manfaat dari e-gov adalah untuk dapat memperbaiki sebuah kualitas

layanan pemerintahan oleh para stakeholder yang utama adalah dalam hal kinerja

efektivitas dan juga efisiensi dalam pelaksanaan birokrasi. Badan Pendidikan dan

Pelatihan Provinsi Jawa Timur sudah menapaki proses e-government yang sudah

sangat baik. Sebagai unsur pelaksana Pemerintah Provinsi Jawa Timur di bidang

pendidikan dan pelatihan memiliki komitmen tinggi untuk terus berupaya melakukan

pembenahan dan inovasi dalam rangka menjawab persoalan-persoalan yang terjadi

dibidang manajemen pembinaan aparatur pemerintah dengan mengembangkan diklat

baik dari segi jenis maupun jumlah yang sesuai dengan kebutuhan sebagai

implementasi dari komitmen mutu dan akuntabilitas terhadap peningkatan kualitas

SDM aparatur di Jawa Timur. Bentuk penerapan teknologi dalam menunjang kualitas

mutu di Bandiklat Provinsi Jawa Timur yakni e-learning (model pembelajaran dalam

kegiatan non-klasikal yang mandiri dengan memanfaatkan teknologi komunikasi dan

 3

informasi / internet), kemudian ada e-dikjartih (yakni sebuah database dalam

mepermudah pengelolaan jadwal kedilklatan, pengawasan ketepatan pengajar melalui

aplikasi berbasis website), pengoptimalan website bandiklat dalam informasi

kediklatan, dan juga yang sedang dikembangkan yakni sebuah database yang

menangani Assessment Kompetensi ASN.

Penerapan e-gov tersebut diatas mendukung bandiklat provinsi Jawa Timur

dalam menyambut pola pengelolaan keuangan BLUD (Badan Layanan Umum

Daerah) yang mulai diterapkan sejak Tahun 2018, serta mendukung komitmen mutu

Bandiklat Provinsi Jawa Timur sebagai center of excellence atau pusat keunggulan.

Namun dari sederet hal besar tersebut masih terdapat bagian kecil yang masih belum

dioptimalkan, berhubungan dengan tugas yang saya tangani yakni masalah penomoran

surat.

Pada bagian Sekretariat, Sub Bagian Tata Usaha, salah satu tugasnya adalah

melayani administrasi penomoran surat keluar, Nota Dinas, dan Surat Keputusan yang

dibuat oleh sekretariat itu sendiri, maupun dari bidang-bidang. Nomor yang dimaksud

adalah nomor urut yang sudah di plot dalam buku-buku secara manual dan diisi sesuai

tanggal surat yang dibutuhkan. Sehingga dalam setahun kurang lebih dibutuhkan 58

buku surat keluar, 24 buku surat keputusan, dan 20 buku nota dinas yang semua nomor

urutnya dibuat secara manual. Tentu hal ini menyebabkan kegiatan penomoran surat

menjadi tidak efektif karena waktu habis untuk memberi nomor urut pada semua buku

dan untuk mencari tanggal surat yang dibutuhkan karena buku yang tertumpuk sangat

banyak. Badan Diklat Provinsi Jawa Timur juga telah mengikuti standart ISO

9900:2015 dalam meningkatkan mutu lembaga, salah satu standart administrasi yang

tertulis didalamnya adalah dalam dokumentasi file harus ada dua tipe, yakni tipe fisik
 4

dan soft file. Sehingga dapat disimpulkan bahwasanya administrasi penomoran surat

di Badan Diklat Provinsi Jawa Timur masih belum memenuhi standart yang telah

ditentukan. Menurut keterangan pegawai administrasi, dulu pernah dibuat suatu

aplikasi penomoran surat, namun kurang dioptimalkan sehingga anggaran untuk

membayar domain dihapus.

Penulis dalam kegiatan aktualisasi Latsar CPNS Gol III bagi Purna Praja IPDN

ini ingin membuat suatu inovasi dalam hal penomoran surat sesuai tugas yang

ditangani. Dalam rangka mendukung misi Badan Diklat Provinsi Jawa Timur dalam

mewujudkan kelembagaan diklat yang modern, efektif, efisien dan akuntabel,

ditunjukkan dengan inovasi yang mengggunakan IT dalam penomoran surat sehingga

dari paperbased documentation menjadi paperless documentation. Sehingga penulis

mengambil core issue yakni ”Inovasi Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

Berbasis Komputer Dan Jaringan Guna Meningkatkan Efektivitas Administrasi

Di Badan Pendidikan Dan Pelatihan Provinsi Jawa Timur”

1.2 Tujuan Aktualisasi

Berdasarkan Peraturan Kepala LAN Nomor 21 Tahun 2016 tentang Pedoman

Penyelenggaraan Pelatihan Dasar CPNS Golongan III. Pelatihan Dasar (Latsar) CPNS

menggunakan pola baru dimana proses pembelajaran peserta pelatihan dasar dibagi

dalam dua bagian kurikulum, yaitu : (1) Pembentukan Karakter PNS, (2) Penguatan

Kompetensi Teknis Bidang Tugas. Berdasarkan kurikulum yang telah tertuang dalam

Peraturan Kepala LAN Nomor 21 Tahun 2016, dalam penyelenggaraannya

dilaksanakan dalam 5 (lima) agenda sebagai berikut: Agenda I (Penekanan Sikap dan

Perilaku), Agenda II (Pemahaman Nilai-Nilai Dasar ANEKA), Agenda III

 5

(Pemahaman Kedudukan dan Peran PNS dalam NKRI), Agenda IV (Habituasi), dan

Agenda V (Evaluasi Akhir).

Sesuai dengan tugas aktualisasi penerapan nilai-nilai dasar PNS, kedudukan dan

peran PNS dalam NKRI pada Inspektorat Kabupaten Klaten. Adapun tujuan yang

hendak dicapai adalah menerapkan nilai-nilai antara lain:

a. Akuntabilitas : terwujudnya pemahaman tentang nilai-nilai dasar akuntabilitas,

konflik kepentingan dalam masyarakat, netralitas PNS, keadilan dalam

pelayanan publik dan sikap serta perilaku konsisten.

b. Nasionalisme : terwujudnya pembentukan nilai pancasila dalam menumbuhkan

nasionalisme ASN sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, dan

sebagai perekat dan pemersatu bangsa.

c. Etika Publik : terwujudnya pegawai ASN yang mampu menciptakan lingkungan

kerja yang kondusif, nyaman, bersahaja, efektif dan efisien sesuai dengan kode

etik ASN dalam bekerja melayani masyarakat di tempat kerja.

d. Komitmen Mutu : terwujudnya nilai dasar inovatif dan komitmen mutu tentang

efektivitas, efisiensi, inovasi dan kualitas penyelenggaraan pemerintahan, dan

konsekuensi dari perubahan.

e. Anti Korupsi : terwujudnya pegawai ASN yang sadar anti korupsi, menjauhi

perilaku korupsi, membangun sistem integritas, dan proses internalisasi nilai-

nilai dasar anti korupsi.

f. Pelayanan Publik : Terwujudnya pegawai ASN yang memberikan pelayanan

publik yang berkualitas melalui konsep dan prinsip pelayanan publik, pola pikir

ASN sebagai pelayan publik, dan praktek etiket pelayanan publik.

 6

g. Whole Of Government : Terwujudnya sistem pengelolaan pemerintahan yang

terintegrasi dalam penyelenggaraan pemberian pelayanan melalui konsep Whole

of Government (WoG), penerapan WoG, best practice penerapan WoG dalam

pemberian pelayanan yang terintegrasi.

h. Manajemen ASN : Terwujudnya pemahaman tentang kedudukan, peran, hak dan

kewajiban, kode etik ASN, konsep sistem merit dalam pengelolaan ASN, dan

pengelolaan ASN.

1.3 Ruang Lingkup Aktualisasi

Pelaksanaan proses aktualisasi nilai-nilai dasar PNS, kedudukan dan peran PNS

dalam NKRI pada Pelatihan Dasar CPNS golongan III bagi Purna Praja IPDN

gelombang I di Pusat Pendidikan Dan Pelatihan Kementerian Dalam Negeri Regional

Yogyakarta, penulis melakukan aktualisasi Latsar pada Badan Pendidikan dan

Pelatihan Provinsi Jawa Timur