PENGADMINISTRASIAN PERSURATAN

DI ERA DIGITAL
(Studi Atas Pengadministrasian Persuratan Secara Konvensional pada
OPD Distrik Sorong Utara dan Pengusulan Penggunaan e-Surat)

KARYA TULIS PESERTA

UJIAN PENYESUAIAN IJAZAH S-1

Oleh

EVERISTUS NUSATJASI
NIP. 19730316 201305 1 001

DISTRIK SORONG UTARA

TAHUN 2023
 KATA PENGANTAR

Puji Tuhan, Allah yang Mahabaik dan Pemurah serta Pemelihara hidup. Melalui kasih

dan bimbingan-Nya penulis dapat menyelesaikan Makalah ini, yang ditulis dalam rangka

memenuhi persyaratan Ujian Penyesuaian Ijazah Strata Satu (S-1) yang diselenggarakan

oleh Badan Kepegawaian dan Peningkatan Sumber Daya Manusia (BKPSDM), Pemeritah

Kota Sorong.

Makalah ini bertujuan untuk mengangkat isu penting mengenai pentingnya

transformasi kerja seorang pengadministrasian persuratan di lingkungan Pemerintah Kota

Sorong, terutama di OPD Distrik Sorong Utara. Sudah saatnya Pemerintah Kota Sorong
memanfaatkan kemajuan teknologi komunikasi di era digital ini untuk membangun sistem

kerja yang cepat, responsif, bertanggung jawab, dan sekaligus aman dan terdokumentasi

dengan baik.

Kami berharap bahwa makalah ini dapat memberikan wawasan yang berarti dan

kontribusi positif bagi para pembaca, terutama bagi para rekan-rekan pengadministrasi

persuratan dan mereka yang memiliki kewenangan langsung dalam upaya transformasi tata

kelola persuratan.

Terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan dukungan dan kontribusi

dalam penulisan makalah ini, terlebih isteri tercinta yang selalu memotivasi saya sebagai

seorang PNS.

Akhir kata, kami mengharapkan masukan, kritik, serta saran yang konstruktif untuk

pengembangan lebih lanjut dalam topik ini.

Salam

PENULIS

2
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL............................................................................................................ 1

KATA PENGANTAR .......................................................................................................... 2

DAFTAR ISI ....................................................................................................................... 3

BAB I : PENDAHULUAN .......................................................................................... 4

A. LATAR BELAKANG ................................................................................. 4

B. BATASAN DAN RUMUSAN MASALAH ............................................... 5

C. TUJUAN PENULISAN .............................................................................. 6

BAB II : PEMBAHASAN ................................................................................................. 7

A. DEFINISI .................................................................................................... 7

B. KEDUDUKAN PENGADMINISTRASI PERSURATAN ......................... 8

C. TUGAS, TANGGUNG JAWAB, DAN WEWENANG .............................. 9

D. PROSES ADMINISTRASI PERSURATAN ..............................................10

E. HASIL DAN PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN ........................13

F. TANTANGAN DAN HAMBATAN ............................................................14

G. e-SURAT SEBAGAI SOLUSI ...................................................................14

BAB III: PENUTUP ..........................................................................................................22

A. KESIMPULAN ...........................................................................................22

B. SARAN .......................................................................................................22

3
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Menurut beberapa sumber, administrasi persuratan adalah proses pengelolaan dan

pengendalian surat-menyurat atau dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan
administratif suatu organisasi atau institusi, baik itu surat masuk, surat keluar, atau dokumen-
dokumen lainnya. Tujuan dari pengadministrasian persuratan adalah untuk memastikan
bahwa dokumen-dokumen tersebut dikelola secara sistematis, teratur, dan aman, sehingga
dapat diakses dengan mudah dan cepat saat diperlukan.

Pengadministrasian persuratan biasanya meliputi kegiatan seperti pengindeksan,

penomoran, penyimpanan, dan pemeliharaan dokumen-dokumen tersebut, serta pelaporan
dan monitoring terkait pengelolaan persuratan.

Pengertian di atas memberikan gambaran betapa pentingnya surat dalam sebuah

pemerintah daerah, bahkan sebuah negara. Surat sendiri, secara umum, adalah sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada
pihak lain. Jadi, surat adalah media komunikasi formal.

Dalam konteks pemerintahan, terutama pemerintah daerah, administrasi persuratan

menjadi sesuatu hal yang sangat penting karena menyangkut sebuah kebijakan, putusan,
pemberitahuan, undangan, dll.

Proses pengadministrasian persuratan-pun menjadi sebuah pekerjaan penting yang

dilembagakan. Bahkan administrasi persuratan ditangani secara khusus oleh golongan
jabatan tertentu dalam pemerintah daerah. Golongan ini adalah ’pengatur’ pada semua
tingkatan (golongan II/a – II/d). Mereka berada di bawah kesekretariatan yang dipimpin
seorang sekretaris OPD.

Aparatur Sipil Negara (ASN) pengadministrasi persuratan dituntut memahami,

mengetahui, dan memiliki keahlian dalam pekerjaan ini. Ia harus menguasai semua tugasnya,
mulai dari menerima surat masuk, mengetik konsep surat, membuat penomoran surat,
mengetahui klasifikasi surat, hingga bertanggung jawab atas pengiriman/pengantaran dan
pengarsipan. Ini adalah pekerjaan harian yang harus dibantu dengan fasilitas yang memadai
seperti ATK, ruangan yang layak, peralatan komputer dan printer, sera leari arsip yang baik.

4
 Sebelum memasuki era digital, pekerjaan seorang pengadministrasi persuratan
tergolong konvensional. Artinya, semua yang dikerjakan masih secara manual tanpa banyak
bantuan dari tekonologi. Dampaknya adalah sering terjadi kesalahan di berbagai tingkatan.

Namun, memasuki era digital, sekitar awal tahu 2000, pekerjaan pengadministrasian
persuratan menjadi lebih mudah dan lebih cepat. Di beberapa pemerintah daerah di Indonesia,
penggunaan tata naskah dinas elektronik sebagai media pengelolaan administrasi persuratan
OPD telah menjadi alternatif yang efektif.

Tata naskah dinas elektronik memiliki banyak keuntungan dan manfaat yang dapat
mempermudah dan mempercepat proses administrasi persuratan, seperti pengarsipan
surat yang lebih terorganisir, kemudahan dalam memantau surat masuk dan keluar, serta
kemudahan dalam mencari dan memproses surat.

Dalam makalah ini, akan dibahas tentang administrasi persuratan OPD menuju
tata naskah dinas elektronik. Tujuan dari makalah ini adalah untuk memaparkan tentang
penggunaan tata naskah dinas elektronik dalam administrasi persuratan OPD, mengidentifikasi
tantangan dan hambatan yang dihadapi dalam implementasi tata naskah dinas elektronik,
serta memberikan rekomendasi untuk meningkatkan penggunaan tata naskah dinas elektronik
dalam administrasi persuratan OPD. Semoga makalah ini dapat memberikan manfaat dan
informasi yang berguna bagi pembaca dalam menjalankan tugas dan fungsi pemerintahan
pada setiap OPD.

B. BATASAN DAN RUMUSAN MASALAH

Batasan masalah dalam makalah ini sangat penting karena kegiatan pengadministarian
persuratan mencakup jenis-jensi surat yang bervariasi. Seorang pengadministrasi persuratan
harus memahami berbagai jenis dokumen dinas ini. Istilah yang dipakai untuk menyebut
semua jenis dokumen dinas adalah Naskah Dinas.

Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2021 Tentang
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas disebutkan bahwa jenis-jenis naskah dinas adalah
Naskah Dinas Arahan, Naskah Dinas Korespondensi, dan Naskah Dinas Khusus.

Pada tataran OPD setingkat distrik, seorang pengadministrasi persuratan hanya

mengelola jenis naskah dinas korespondensi. Salah satu jenis naskah dinas ini adalah Surat
Dins yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai di dalam lingkup Lembaga Negara

5
dan Pemerintahan Daerah untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu.

Dengan demikian, makalah ini hanya akan fokus pada pembahasan surat dinas
korespondensi yang masuk dan keluar. Juga akan dibahas kemungkinan upaya-upaya (berupa
uslan) yang segera diambil untuk mempermudah pekerjaan seorang pengadministrasi
persuratan pada tingkat distrik. Salah satu upaya itu adalah melibatkan campur tangan
teknologi digital agar jenis pekerjaan ini lebih efektif.

Pada akhir makalah ini, penulis akan mengusulkan penggunaan aplikasi e-surat
yang dapat dibangun di semua tingkatan OPD pada Pemerintah Kota Sorong. Usulan ini
berdasarkan studi pustaka atas praktik di beberapa Pemda di Indonesia yang telah sukses
menggunakan aplikasi e-surat.

Untuk mencapai usulan tersebut, diperlukan pembahasan tentang fakta-fakta

pengadministrasian persuratan secara konvensional yang masih berlaku sampai hari ini. Juga
akan dibahas tentang kesuksesan beberapa Pemda yang telah menggunakan e-surat untuk
menjawab semua hambatan-hambatan yang selalu ditemukan dalam cara yang konvensional.

Beberapa rumusan masalah yang akan dibahas dalam makalah ini adalah:
1. Apa definisi dari administrasi persuratan OPD?
2. Bagaimana proses administrasi persuratan OPD secara konvensional dilakukan?
3. Apa tantangan dan hambatan dalam proses administrasi persuratan OPD secara
konvensional?
4. Apa keuntungan dan manfaat penggunaan e-surat dalam administrasi persuratan
OPD?

C. TUJUAN PENULISAN

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah:

1. Memberikan gambaran tentang proses kerja dari seorang pengadministrasi

persuratan

2. Memberikan gambaran tentang cara kerja konvesional dalam administrasi surat-

surat dinas.

3. Mengusulkan jalan keluar, yaitu memanfaatkan tekonologi informasi untuk

mempermudah kerja seorang pengadministrasi persuratan.

6
 BAB II
PEMBAHASAN

A. DEFINISI

Adminsitrasi sendiri pertama kali digunakan dalam bahasa Yunani, yakni administrare
atau sebuah kegiatan untuk memberikan layanan dan bantuan. Dalam karyanya yang berjudul
Pengantar Ilmu Administrasi terbitan tahun 2020, Alemina Henuk-Kacaribu mengatakan
bahwa administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan, mulai dari pengaturan hingga
pengurusan dari berbagai hal untuk mewujudkan tujuan bersama.

Secara umum, pengertian administrasi dapat dilakukan apabila digunakan oleh lebih
dari satu orang, hal ini dikarenakan administrasi menghubungkan pekerjaan antar dua orang
atau lebih sehingga bisa saling bekerja sama.

Pengertian Administrasi pada dasarnya adalah sebuah aktivitas atau bentuk usaha
yang memiliki hubungan kuat dengan banyak pengaturan kebijakan, yang mana salah satu
tujuannya untuk mewujudkan target dari sebuah perusahaan atau organisasi.

Oleh karena itu, administrasi mempunyai peran yang cukup vital untuk berbagai
aspek dan aktivitas untuk sebuah perusahaan atau organisasi bisa tetap bertahan dan terus
berkembang.

Pengertian administrasi bisa dipahami berdasarkan artian sempit dan artian luas:

1. Pengertian administrasi dalam arti sempit

Menurut Hendi Haryadi dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran

untuk Manajer & Staf (2009), pengertian administrasi didefinisikan sebagai sebuah kegiatan
penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis.

Tujuan administrasi dalam arti sempit sendiri adalah menyediakan keterangan

sekaligus memudahkan kegiatan tersebut untuk mendapatkan informasi kembali. Pengertian
Administrasi dalam artian sempit bisa juga dikatakan sebagai sebagai bentuk tata usaha dari
perusahaan atau organisasi.

2. Pengertian administrasi dalam arti luas

Dalam arti yang luas, pengertian administrasi dapat dipahami sebagai aktivitas kerja
sama yang dilakukan oleh sekelompok orang. Aktivitas kerja sama tersebut ditentukan

7
berdasarkan pembagian kerja yang telah disesuaikan secara terstruktur untuk mencapai
tujuan bersama secara efektif dan efisien.

Sementara definisi Surat menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah: 1) kertas dan
sebagainya yang bertulis (berbagai-bagai isi, maksudnya, 2) secarik kertas dan sebagainya
sebagai tanda atau keterangan, 3) sesuatu yang ditulis; yang tertulis; tulisan.

Sedangkan Surat Dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi
atau lembaga yang berisi hal-hal berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi
tertentu. Surat dinas merupakan sarana komunikasi tertulis dalam menyampaikan informasi
dari satu pihak kepada pihak lain. Dapat berupa orang pribadi kepada lembaga atau instansi
dan sebaliknya.

Berdasarkan pengertian di atas, Administrasi Persuratan Dinas dapat didefinisikan

sebagai sistem/proses pengurusan surat dinas yang diawali dari pembuatan, konsep naskah
surat, hingga diakhiri dengan selesainya pendistribusian surat. Surat/dokumen adalah produk
administrasi yang berupa naskah/lembaran atau sekumpulan naskah dalam bentuk tertentu
yang digunakan sebagai sarana komunikasi kedinasan yang mempunyai sifat tertutup dan
terbuka.

B. KEDUDUKAN PENGADMINISTRASI PERSURATAN

Keududkan seorang pengadministrasi persuratan pada OPD Distrik Sorong Utara,

Kota Sorong, dapat dijelaskan dalam bagan sbb:

KEPALA DISTRIK
Eselon III/a

SEKRETARIS
DISTRIK
Eselon III/b

KASUBAG UMUM
Eselon IV

PENGADMINISTRASI
PERSURATAN
Staf

8
C. TUGAS, TANGGUNG JAWAB, DAN WEWENANG

Tugas seorang Pengadministrasi Persuratan adalah:

1. Mengendalikan administrasi surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan

yang berlaku, agar memudahkan pencarian.

2. Melaksanakan pencatatan disposisi surat pimpinan sesuai dengan prosedur dan

ketentuan yang berlaku, guna kelancaran administrasi surat.

3. Melaksanakan pendistribusian surat di lingkunganRSUD Kardinah sesuai dengan

disposisi pimpinan, guna kelancaran administrasi surat.

4. Mengendalikan administrasi surat keluar, sesuai dengan prosedur dan ketentuan

yang berlaku, guna kelancaran administrasi surat.

5. Mendokumentasikan surat keluar sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang

berlaku, agar tertib administrasi prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran pendistribusian surat keluar.

6. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku
sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban.

7. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun
tertulis

Tanggung Jawab seorang Pengadministrasi Persuratan adalah:

1. Kelancaran administrasi surat masuk.

2. Kelancaran administrasi surat masuk;

3. Kelancaran distribusi surat ke bidang-bidang;

4. Kelancaran administrasi surat keluar;

5. Kelancaran pendokumentasian surat;

6. Kebenaran laporan pelaksanaan tugas;

7. Kesesuaian pelaksanaan tugas kedinasan lain.

Wewenang seorang Pengadministrasi Persuratan adalah:

1. Meminta surat yang telah di disposisi pimpinan;

9
 2. Meminta surat yang telah di disposisi pimpinan;

3. Meminta tanda terima surat;

4. Memberi nomor surat;

5. Meminta surat yang akan didokumentasikan;

6. Meminta bahan laporan pelaksanaan tugas;

7. Menolak pelaksanaan tugas lain yang bersifat non kedinasan.

D. PROSES ADMINISTRASI PERSURATAN

Berdasarkan tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang diuraikan di atas,

dapatlah dibuat ’siklus’ proses administrasi persuratan yang harus dijalankan oleh seorang
pengadministrasi persuratan.

1. Mengendalikan administrasi surat masuk, sesuai dengan prosedur dan ketentuan

yang berlaku, agar memudahkan pencarian.

Proses administrasi dalam tugas ini adalah:

a. Menerima surat atau naskah dinas masuk

b. Mencatat dibuku agenda surat masuk

c. Mamberi Lembar Disposisi Pada Surat

d. Menyerahkan surat kepada atasan untuk dimintakan disposisi

2. Melaksanakan pencatatan disposisi surat pimpinan sesuai dengan prosedur dan

ketentuan yang berlaku, guna kelancaran administrasi surat.

Proses administrasi dalam tugas ini adalah:

a. Menerima surat yang telah di disposisikan dari atasan.

b. Mencatat disposisi pimpinan.

3. Melaksanakan pendistribusian surat di lingkunganRSUD Kardinah sesuai dengan

disposisi pimpinan, guna kelancaran administrasi surat.

Proses administrasi dalam tugas ini adalah:

a. Menyortir surat sesuai disposisi pimpinan

10
b. Menyerahkan surat kepada pejabat yang ditunjuk

c. Menyerahkan surat/naskah dinas yang sudah digandakan

4. Mengendalikan administrasi surat keluar, sesuai dengan prosedur dan ketentuan

yang berlaku, guna kelancaran administrasi surat.

Proses administrasi dalam tugas ini adalah:

a. Menerima surat atau naskah dinas yang akan dikirim

b. Mencatat di buku agenda surat

c. Memberi nomor surat/naskah dinas keluar

5. Mendokumentasikan surat keluar sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang

berlaku, agar tertib administrasi prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran pendistribusian surat keluar.

Proses administrasi dalam tugas ini adalah:

a. Menerima surat yang akan diarsipkan

b. Mengelompokkan surat atau dokumen berdasarkan jenis dan sifatnya

c. Menyimpan surat

6. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku
sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban

Proses administrasi dalam tugas ini adalah:

a. Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas

b. Mengonsultasikan konsep laporan kepada atasan

c. Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas

7. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun
tertulis.

Proses administrasi dalam tugas ini adalah:

a. Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan.

b. Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas

c. Melaksanakan tugas sesuai rencana kerja

11
 d. Menyampaikan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan

Proses administrasi ini dapat dibuat dalam tabel sebagai berikut:

Uraian Tugas Langkah Kerja

Mengendalikan administrasi surat masuk,
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku, agar memudahkan pencarian.
Melaksanakan pencatatan disposisi surat
pimpinan sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku, guna kelancaran
administrasi surat.
Melaksanakan pendistribusian surat di
lingkunganRSUD Kardinah sesuai dengan
disposisi pimpinan, guna kelancaran
administrasi surat.
Mengendalikan administrasi surat keluar,
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang 2. Mencatat di buku agenda surat
berlaku, guna kelancaran administrasi surat. 3. Memberi nomor surat/naskah dinas
Mendokumentasikan surat keluar sesuai
dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku, agar tertib administrasi prosedur
dan ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran pendistribusian surat keluar;
1. Menerima surat atau naskah dinas
masuk
2. Mencatat dibuku agenda surat masuk
3. Mamberi Lembar Disposisi Pada Surat
4. Menyerahkan surat kepada atasan untuk
dimintakan disposisi
1. Menerima surat yang telah di disposisi-
kan dari atasan
2. Mencatat disposisi pimpinan
1. Menyortir surat sesuai disposisi pimp-
inan
2. Menyerahkan surat kepada pejabat yang
ditunjuk
3. Menyerahkan surat/naskah dinas yang
sudah digandakan
1. Menerima surat atau naskah dinas yang
akan dikirim
keluar
1. Menerima surat yang akan diarsipkan
2. Mengelompokkan surat atau dokumen
berdasarkan jenis dan sifatnya
3. Menyimpan surat

12

Membuat laporan hasil pelaksanaan
tugas sesuai dengan prosedur yang
berlaku sebagai bahan evaluasi dan
pertanggungjawaban.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang
diberikan pimpinan baik lisan maupun
tertulis
1. Membuat konsep laporan hasil pelaksa-
naan tugas
2. Mengonsultasikan konsep laporan kepa-
da atasan
3. Memfinalisasi laporan pelaksanaan
tugas
1. Mempelajari penugasan yang diberikan
pimpinan
2. Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan
tugas
3. Melaksanakan tugas sesuai rencana
kerja
4. Menyampaikan hasil pelaksanaan tugas
kepada atasan

E. HASIL DAN PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN

Hasil kerja:

1. Terselesaikannya administrasi surat masuk

2. Terdistribusinya surat/naskah dinas sesuai disposisi pimpinan

3. Terselesaikannya administrasi surat keluar

4. Terdokumentasikannya surat keluar

5. Laporan pelaksanaan tugas

6. Terlaksananya tugas kedinasan lain

Prestasi Kerja:

1. Terselesaikannya administrasi surat masuk

2. Terdistribusinya surat/naskah dinas sesuai disposisi pimpinan

3. Terselesaikannya administrasi surat keluar

4. Terdokumentasikannya surat keluar

13
 5. Laporan pelaksanaan tugas

6. Terlaksananya tugas kedinasan lain

F. TANTANGAN DAN HAMBATAN

Dari berbagai uraian tugas, proses kerja, serta prestasi dan hasil kerja yang diharapkan
dari seorang pengadministrasi persuratan di OPD Distrik Sorong Utara, tantangan dan
hambatan terbesar ada pada penditribusian dan pendokumentasian.

Dalam proses pendistribusian seringkali terjadi keterlambatan di lapangan. Banyak

faktor yang mempengaruhi keterlambatan ini, antara lain tidak adanya staf yang bertugas
mendistribusikan surat, tidak ditemukannya orang yang menerima surat, hingga kondisi
cuaca yang tidak memungkinkan.

Sementara hambatan pendokumentasian adalah tidak tersedianya peralatan kerja untuk

menggandakan surat, tidak terampilnya seorang pengadministrasi dalam mencatat, hingga
tidak tersedianya tempat pengarsipan yang layak.

G. e-SURAT SEBAGAI SOLUSI

Untuk mengatasi kendala dan hambatan-hambatan di atas, beberapa pemerintah

daerah setingkat kota di Indonesia telah menggunakan aplikasi berbasis website. Di Kota
Semarang, Ibu Kota Provinsi Jawa Tengah, misalnya, telah menggunakan e-surat untuk
mengelola seluruh proses persuratan sejak tahun 2021 lalu.

Pengaplikasian e-surat dimungkinkan di pemerintah daerah karena telah dijamin

oleh undang-undang, yaitu Permendagri No. 10 Tahun 2021. Pemerintah Kota Semarang
mendasari kinerja aparatur dengan Peraturan Walikota yang diturunkan dari Permendagri
tersebut.

E-Surat sendiri adalah aplikasi penunjang Tata Naskah Dinas Elektronik, yang
bertujuan untuk mempermudah pendistribusian surat antar Organisasi Perangkat Daerah
bahkan lintas bidang dalam satu Organisasi Perangkat Daerah.

Kelebihan dari e-surat yang digunakan oleh Pemerintah Kota Semarang adalah
cepat, responsif, mobilitas tinggi, akses di mana saja, dan sekaligus menjamin keamanan
serta dokumentasi surat.

14
 Agar lebih jelas dan dapat dibayangkan betapa mudahnya mengalihkan cara
konvensional ke sistem digital, penulis akan menampilkan tampilan website e-surat
Pemerintah Kota Semarang dalam makalah ini.

Tampilan antar muka E-Surat

15
16
17
18
19
20
21
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN

Tugas seorang pengadministrasi persuratan memang tidaklah mudah walaupun

keududkannya dalam struktur pemerintahan termasuk rendah, yaitu sebagai pengatur
(golongan II).

Mobilitas OPD di Pemerintah Kota Sorong sebagian besar ada pada pundak seorang
pengadministrasi persuratan. Tidak akan ada kegiatan yang diikuti kepala distrik bila staf
pengadministrasi persuratan tidak menjalankan tugasnya.

Namun, dalam proses kerja sehari-hari, pengadministrasi persuratan terkendala dengan

beberapa faktor seperti yang disebutkan dalam Bab II. Untuk itu, penulis mengusulan
penggunaan aplikasi e-surat dalam mengatasi berbagai kendala tersebut.

B. SARAN

Sebagai seorang pengadministrasi persuratan, penulis menyarankan beberapa hal

sebagai berikut:

1. Diperlukan kebijakan dari Pemerintah Kota Sorong untuk menerapkan

Permendagri No. 10 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di
Lingkungan Kementerian Dalam Negeri.

2. OPD terkait dalam hal ini agar dapat membuat telaah kepada Walikota Sorong
untuk mengeluarkan Perwali terkait penggunaan e-surat di lingkungan Pemerintah
Kota Sorong.

3. Walau berada pada struktur organisasi yang rendah, namun pengerimaan PNS
untuk mengisi jabatan ini perlu mempertimbangkan kemampuannya dalam
menguasai teknologi komunikasi.

22