KARYA TULIS UJIAN PENYESUAIAN KENAIKAN PANGKAT (UPKP)TINGKAT III

RENCANA KERJAPENINGKATAN PELAKSANAAN TUGAS PENGELOLAAN

SURAT KELUARPADA KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHAUIN SYARIF
HIDAYATULLAH JAKARTA

OLEHMOHAMMAD HUSNI THAMRINNIP. 19750703 2009101001

DIAJUKAN UNTUK PERSYARATAN UJIAN PENYESUAIANKENAIKAN PANGKAT TIINGKAT III
TAHUN 2013
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Tuhan yang telah menolong hamba-Nya dalam menyelesaikan kertas kerja inidengan penuh
kemudahan, tanpa pertolongan-Nya penulis mungkin tidak akan sanggupmenyelesaikannya dengan baik.Kertas
kerja ini disusun agar pembaca dapat mengetahui seberapa besar “Rencana Kerja Peningkatan Tugas
Pengelolaan Surat Keluar Pada Kepala Sub Bagian Tata Usaha UIN Syarif Hidayatullah Jakarta”, yang
kami sajikan berdasarkan pengamatan dari berbagai sumber. Kertas kerja
ini disusun oleh penyusun dengan berbagai rintangan, baik itu yang datang dari diri penyusun sendirimaupun yang
datang dari luar, namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari-Nyakertas kerja ini dapat
terselesaikan.Kertas kerja ini memuat tentang Rencana Kerja Peningkatan Tugas Pengelolaan Surat KeluarPada
Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Dan sengaja dipilih karena menarik perhatian penulis untuk dicermati dan perlu
mendapatkan dukungan dari semua pihak, penyusun juga menyampaikan terimakasih kepada Bapak/Ibu, istri
tercinta yang senan tiasa berdo’a dan senantiasa memberikan bantuan
baik moril maupun materil, tidak lupa kawan-kawan karyawan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yangtelah banyak
membantu penyusun dalam menyelesaikan kertas kerja ini.Semoga kertas kerja ini dapat memberikan wawasan
yang lebih luas kepada pembaca,khususnya bagi penyusun sendiri. Walaupun kertas kerja ini masih banyak
kekeurangannya, penyusunmengucapkan. Terima kasih.Penulis
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .................................................................................................................. i
DAFTAR ISI ................................................................................................................................ ii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................ 1
A.Latar Belakang Masalah ................................................................................. 1
B.Tugas Pokok dan Fungsi Satuan kerja ........................................................... 3
C.Identifikasi Masalah ....................................................................................... 3
D.Rumusan Masalah .......................................................................................... 3
E.Pokok Masalah ............................................................................................... 4
F.Kerangka Berpikir .......................................................................................... 4
G.Sistematika Penulisan .................................................................................... 5
BAB II FAKTA DAN MASALAH ............................................................................................. 6
A.Keadaan Sekarang .......................................................................................... 6
B.Keadaan yang Diinginkan .............................................................................. 10
BAB III PEMBAHASAN ...............................................................................................
............ 12
A.Analisis .......................................................................................................... 12
B.Pemecahan Masalah ....................................................................................... 16
BAB IV PENUTUP ..................................................................................................................... 18
A.Kesimpulan .................................................................................................... 18
B.Saran .............................................................................................................. 19
C.Implikasi ........................................................................................................ 19
D.Daftar Pusaka ................................................................................................. 20
 BAB IPENDAHULUAN
A.Latar Belakang
Organisasi dan tata laksana Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta telahditetapkan dalam keputusan
Menteri Agama RI Nomor: 414 Tahun 2002 tentang organisasi dantata cara kerja. Keputsan Menteri Agama RI
tersebut merupakan, pelaksanaan lebih lanjut ataskeputusan Presiden Nomor 031 Tahun 2002 tentang perubahan
Institut Agama Islam Negeri(IAIN) menjadi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.Dalam keputusan Menteri Agama
RI telah ditetapkan kedudukan, tugas pokok, danfungsi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
sebagai perguruan tingggidilingkungan Kementerian Agama yang dipimpin oleh Rektor yang dibawah dan
bertanggung jawab kepada Menteri Agama.Tugas yang diemban Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta adalahmenyelenggarakan program pendidikan Akademik dan professional dalam ilmu
agama Islamyang terpadu dengan ilmu pengetahuan umum. Dalam melaksakan tugas perumusan visi, misidan
kebijakan teknis, penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdiankepada masyarakan
dalam bidang ilmu pengentahuan agama islam, ilmu pengetahuan umum,pembinaan civitas akademika dan
kerjasama dengan perguruan tinggi atau lembaga-lembagalain serta penyelenggaraan manajemen Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.Perguruan tinggi merupakan salah satu bentuk institusi atau lembaga
yang bergerak dalam bidang pendidikan, dimana dalam kegiatan sehari-hari maupun kegiatan secara historistidak
akan terlepas dari aktifitas penciptaan arsip baik itu arsip dinamis aktif, arsip dinamis in-aktif dan arsip statis.
Karena itu keberadaan Unit Kearsipan sangat diperlukan. Dengan adanyakegiatan diperguruan tinggi sebagai
suatu organisasi akan terekam memiliki multifungsi yangsangat penting untuk menunjang proses kegiatan
administrasi negara dan manajemen, arsipakan tersu tumbuh dan berkembang secara akumulatif sesuai dengan
semakin kompleksnyafungsi dan tugas organisasi. Salah satu komponen paling pentingdalam managemen
kearsipanadalah tata persuratan dan pengurusan surat

Surat dapat diartikan sebagai sumber informasi yang penting sehingga dapat dijadikanbukti otentik. Pengurusan
surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti programmanajemen kearsipan. Dengan melaksanakan
pengelolaan surat secara efektif akanmempercepat proses pelaksanaan kerja.Berdasarkan latar belakang masalah
diatas, maka penulis ingin mengkaji dan meneliti
lebih dalam tentang “Rencana Kerja Peningkatan Pelaksanaan Tugas Pengelolaan Surat
Keluar Pada Kepala Sub Bagian Tata Usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta”

B.Tugas Pokok dan Fungsi Satuan Kerja

Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok:a.

Melakukan pengelolaan tata persuratan dan kearsipanb.

Melakukan pelayanan pengadaan dan pemeliharaan, perlengkapan dan administrasi kerumahtanggan.Sub Bagian
Tata Usaha mempunyai Fungsi:a.

Melakukan kegiatan pengelolaan surat sejak diterima, diarahkan, dicatat dan didistribusikanke unit pengolah dan
sejak surat ditandatangani dari unit pengolah kemudian dikirim kealamat yang dituju.b.
Melakukan pengolaan informasi tertulis yang mencangkup pengaturan jenis format,penyiapan, pengaman,
pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan serta media yangdigunakan dalam komunikasi kedinasan.

C.Identifikasi Masalah
1.Apakah pelaksanaan pengelolaan surat keluar di Kepala Subbag Tata Usaha UniversitasIslam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta berjalan dengan baik ?
2.Bagaimana pengelolaan surat keluar di Kepala Subbag Tata Usaha Universitas Islam NegeriSyarif Hidayatullah
Jakarta ?
3.Kendala apa aja yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan Surat Keluar ?
4.Bagaimana cara mengatasi permasalahan yang ada ?

D.Perumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah diatas dan dengan pertimbangan agar terarah padapenyelesaian masalahnya,
maka perlu dituliskan mengenai perumusan masalah. Adapunperumusan masalah dalam rencana penelitian ini
adalah sebagai berikut:
1.Pelaksanaan tugas pengelolaan surat keluar di Kepala Subbag Tata Usaha Universitas IslamNegeri Syarif
Hidayatullah Jakarta.
2.Faktro-faktor yang mendukung peningkatan pelaksanaan tugas pengelolaan surat keluar diKepala Subbag Tata
Usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

E.Pokok Masalah
Berkaitan dengan perumusan masalah diatas, maka pokok masalah dalam penulisan laporanini adalah: bagaimana
peningkatan pelaksanaan tugas pengelolaan surat keluar di KepalaSubbag Tata Usaha Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta.

F.Kerangka berpikir
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta tampaknya belum mampumengantisipasi banjir kertas,
indikasi tersebut dapat terlihat pada berbagai ruangan kantor yangpenuh dengan tumpukan arsip. Arsip sulit
ditemukan kembali apabila diperlukan segera,tersitanya ruang kerja dan ruangan perlengkapan karena
dipergunakan untuk menyimpan arsip.Pada kenyataannya tidak semua arsip yang disimpan masih bernilai guna
primer maupunsekunder.Persoalan tersebut tidak seharusnya terjadi apabila instansi mampu mengelola arsipsecara
benar menurut kaidah manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan pada tahap prosesdidefinisikan sebagai suatu
kegiatan pengelolaan seluruh daur hidup arsip, dari prosespenciptaan, penggunaan, pemelihraan sampai dengan
arsip tersebut disusutkan.Dari pengelolaan unsur-unsur ersebut diharapkan dapat menghasilkan manajemen
tatapersuratan yang dapat membantu tugas pimpinan seara cepat dan tepat.

Berikut ini adalah gambar dari kerangka pemikiran penelitian ini:penerimaan pengarahan
pencatatan pendistribusianpengendalian pengolahan pengiriman penyimpananGambar 1. Kerangka Pemikiran
G.Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN
Bab ini memuat tentang latar belakang pengelolaan persuratan Kepala Subbagian TataUsaha Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
BAB II FAKTA DAN MASALAH
Bab ini menggambarkan keadaan sekarang dan keadaan yang diinginkan.
BAB III PEMBAHASAN
Bab ini memuat manajemen serta pemecahan masalah.
BAB IV PENUTUP
Berisi kesimpulan, saran, implikasi dan Daftar Isi

Untuk menyikapi hal tersebut perlu diterbitkan Pedoman Tata Persuratan DinasUniversitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta sebagai panduan dalam pelaksanaanproses pengurusan surat dilingkuingan Universitas Islam
Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.Munculnya permasalahan tersebut pada umumnya disebabkan:a.

Pengorganisasian suratTerkadang tidak diketahui unit organisasi yang bertanggung jawab terhadap
pengelolaansurat secara menyeluruh, tidak jarang keluar masuknya surat tidak melalui satu pintusehingga
menyulitkan pengendaliannya.b.

TenagaSecara kualitatif sumber daya manusia dibidang kearsipan belum memadai untuk melaksanakan kegiatan
pengelolaan surat. Pada umumnya tenaga yang tersedia tidak memiliki bekal dibidang kearsipan, bahkan
pengetahuan tentang tugas dan fungsiorganisasipun belum memadai.c.

Prosedur kerjaPimpinan harus membaca terlebih dahulu semua surat sebelum disampaikan kepada stafnya,hal ini
berarti tidak efesien karena pimpinan juga melaksanakan tugas pengarah.Pengorganisasian pengurusan surat
dalam pelaksanaannyta ada beberapa hal yangdiketahui terutama yang terkait dengan unit kerja. Dalam kaitannya
dengan kaersipan danunit pengolah.Unit kearsipan adalah suatu unit suatu organisasi yang bertugas untuk
melaksanakankegiatan penerimaan, pengarahhan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan arsip.Dalam
pengurusan surat ada 2 azas pengendalian yaitu:
1)Sentralisasi (pengendalian secara terpusa)Pengendalian secara terpusat yang dimaksud adalah seluru kegiatan
pengelolaan suratdibebankan dan dipertanggungjawabkan kepada satu unit organisasi. Dengan cara
inimemungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur maupun peralatan. Selain itu,kemudahan
pengendalian terhadap pelaksanaanya lebih terjamin karena kegiatanpengurusan dilakukan dan diawasi oleh satu
unit kerja.Untuk melaksanakan pengelolaan surat yang menggunakan azas ini perlu disediakantenga-tenaga yang
cukup memadai.

2)Desentralisasi (pengendalian secara terpencar)Adalah bahwa masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi
melaksanakan danmempertanggungjawabkan pengelolaan surat sendiri-sendiri.Sehingga kecepatan penyampaian
informasi ke meja-meja kerja serta kecepatan untuk ditindaklanjuti. Hal ini karena yang dikelola hanya
bersangkutan selain diperolehkeuntungan ketidakseragaman sistem dan prosedur.Hal-hal yang perlu menjadi
pertimbangan antara lain:-

Besar kecilnya tentang tugas organisasi-

Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi-

Lokasi kantor-

Jumlah pegawai-

Jumlah naskah dinas yang dikelolaUniversitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, telah memiliki buku
PedomanTata Persuratan Dinas, dengan tujuan tertib administrasi pada bidang tata persuratandilingkungan civitas
akademika, sehingga menjadi pedoman dan panduan kerja untuk mempermudah bagi petugas ataupun pejabat
dalam melaksanakan tugas pengurusansurat dilingkungan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta.Itulah kurang lebih gambaran pengelolaan tata persuratan yang terjadi di UniversitasIslam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta yang sampai saat ini masih terus berbenah danmemperbaiki segala kekurangan dalam
pengelolaan tata persuratan..

B.Keadaan Yang Diinginkan

Setiap kegiatan diperlukan bantuan data, demikian juga dalam pengambilan keputusanyang lebih popular dengan
Sistem Informasi Manajemen. Tersedianya data yang lengkap akanmenghasilkan keputusan secara efektif dan
efesien. Sistem disini diartikan sebagai suatumekanisme yang mengatur data mulai dari pengumpulan, pemilihan,
pengolahan, penyimpanan,penemuan kembali, penyajian, pendistribusian kepada manajemen atau pengambilan
keputusan.Informasi adalah data yang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan pengambilankeputusan. Manajemen
dalam konteks ini adalah para pimpinan yang bertugas membuatmasing-masing fungsi yang ada disuatu
organisasi.Arsip dalam berbagai bentuk, jenis dan tingkat fungsionalnya, merupakan salah satusumber data.
Efektifitas arsip dalam peran dan fungsinya sangat tergantung dari manajemenkearsipan yang diterapkan.Yang
diharapkan dalam pengelolaan tata persuratan di Kepala Subbagian Tata usahaUniversitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta adalah:
a.Dalam pengurusan surat, masuk-keluarnya surat harus melalui satu pintu apapun azas yangdigunakan dalam
suatu organisasi.
b.Agar surat tepat sasaran dan lebih mudah dalam penyelesaiannya sebaiknya petugas yangdiberikan tugas
menyampaikan surat harus staf yang mengetahui serta menguasai keadaanruang dan latak kantor yang akan dituju
.c.Tidak semua surat harus dikehui pimpinan, dalam hal ini berarti tidak semua surat naik kepimpinan, hanya surat
yang mengandung informasi strategis, kebijakan atau yangmenyangkut permasalahan pimpinan. Sedangkan surat
yang berisi hal-hal yang bersifatteknis langsung diarahkan dan didistribusikan ke unit teknis.
d.Arus informasi pada pimpinan dapat ditempuh melalui mekanisme pelaporan, rapatpimpinan atau setidak-
tidaknya alasan surat masuk yang mendasari tindak lanjut disertakanpada waktu yang dimintakan tandatangan
e.Setiap surat dikendalikan menggunakan buku agenda dan kartu kendali
f.Tidak menghapus arsip bermedia kertas walau berkembangnya teknologi informasi, karenahal ini terkait dengan
otentista dan kebuktian dari informasi yang terkandung didalam arsip.g.

Secara berkala dilakukan penyusutan arsip sesuai prosedur dan ketentuan yang berlakuh.
Secara berkala dan bergantian diadakan pelatihan kepada karyawan tentang pengelolaan tatapersuratan.i.

Sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan secara jelas bentuk berkasarsipnya, sehingga di
dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat. j.

Membangun pusat penyimpanan arsip, sehingga dalam dilakukan seperti pengolaan,penyimpanan, penyusutan,
pemeliharaan dan jasa lanyanan referensi.

k.

Buku pedoman tata persuratan dinasi sebaiknya menjadi acuan dalam pengelolaan tatapersuratan seluruh
lingkungan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta agarlebih meningkatkan tertip administrasi dan
pelayanan prima dalam rangka menunjangkeancaran tugas, serta meningkatkan kinerja para pejabat atau petugas
yang menaganipengurusan surat.Terciptanya pengelolaan yang lebih baik harus didukung berbagai elemen
dalamorganisasi. Selain itu juga harus didukung sumber daya manusia yang profesional, anggaranyang memadai,
saran dan prasarana yang standar, serta sistem yang baku, aplikatif dan efesien.Selain itu perkembangan teknologi
informasi merupakan tantang yang harus diikuti oleh bidangkearsipan

BAB IIIPEMBAHASAN
A.

Analisis
Model analisis yang akan dilakukan dalam tahap penelitian ini adalah model salingterjalin atau model interaktif
yang dimulai dari tahap pengumpulan data, reduksi data, penyajiandata dan penarikan kesimpulan, aktifitasnya
dilakukan dalam bentuk interaktif dengan prosespengumpulan data sebagai salah satu proses siklus.
1.

Pengurusan Surat Masuk

Kegiatan pengurusan surat masuk di Kepala Subbagian Tata Usaha Universitas IslamNegeri Syarif Hidayatullah
Jakarta dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:a.

AzasSemua surat masuk di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dilkukandengan azas satu pintu
melalui Sub Tata Usaha Bagian Umum Biro Administrasi dankepegawaian Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta dengan tujuanberikut:-

Memudahkan pengawasan-

Menghemat biaya dan pemakaian alat-alat kantor yang diperlukan-

Memperolah data akurat dalam penyusunan statstik surat pada akhir tahunSelain itu, juga mengadopsi asas-asas
sebagai berikut:a.
Asas efesiensiPada pelaksanaan persuratan dinas atau tata naskah dinas perlu memperhatikanpenulisan,
penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi maupunpenggunaan bahasa secara baik, benar dan
lugas.b.

Asas pembakuanSurat dinas atau naskah dinas pada waktu diproses dan disusun menurut tata cara sertabentuk
yang sudah ditetapkan. Didalam petunjuk teknis yang diterbitkan oleh masing-masing instansi perlu diadakan
pembakuan untuk instansi yang bersangkutan, denganmemperhitungkan kegiatan yang bersifat khusus dan khas
bagi instansi yangbersangkutan, agar diperoleh efesiensi dan efektifitas.

13
c.

Asas pertanggungjawabanSecara administrasi surat harus dipertanggungjawabkan baik dari segi format
maupunprosedurnya. Asas ini mendasari pemikiran sesuai dengan kaidah format tata persuratandinas, terkait
dengan fungsi dan kewenangan pejabat yang menandatangani suratberdasarkan ketentuan yang berlaku di instansi
yang bersangkutan bobot informasi suratdinas.d.

Asas keterkaitanPada umumnya tata persuratan mempunyai keterkaitan dengan administrasi kearsipan.Oleh
karena itu sebuah kegiatannya sebagai bagian integral dari tata laksana perkantorandan tata laksana kearsipan
instansi yang bersangkutan.e.

Asas kecepatan dan ketepatanAgar mendukung kelancaran tugas semua kegiatan tata persuratan dinas
harusmenyelesaikan surat tepat waktu dan sasaran. Tingkat ketepatan dan kecepatanpemprosesan surat dinas
dinyatakan dalam kejelasan redaksional, kekuatan proseduraldan ketepatan pendistribusian.f.

Asas keamananPada dasarnya semua surat dinas memiliki tingkat keamanan tertentu yang dinyatakandengan
klasifikasi. Perlakuan terhadap surat dinas harus disesuaikan dengan tingkatkeamanan tersebut dan tanpa adanya
wewenang yang sah, tidak dibenarkanmenyampaikan isi surat dinas kepada yang tidak berhak.

15
d.

Pendistribusian surat
Melakukan kegiatan sebagai berikut:-

Menerima surat dari petugas pencatat surat masuk (KK,LPSB,LPSR).-

Mencocokkan surat dengan lembar pengantar surat.-

Mengantar surat disertai kartu kendali I,II,III kesatuan unit pengolah.-

Menyerahkan LPSB kepada penata KK.-

Mengantar surat dinas rahasia kesatuan unit pengolah.-

Menyerahkan lembar I (warna putih) kepada penata KK pada Subbag Kearsipan danpengurusan surat.
e.

Pengentri data kartu kendali

Melakukan tugas sebagai berikut:-

Menerima lembar ke I kartu kendali dan pendistribusian surat masuk.-

Mengentri data kartu kendali kedalam komputer.-

Menyerahkan lembar I ke Penata kartu kendali.

f.

Penata kartu kendali

-

Menerima bukti tanda terima surat dari pendistribusian surat

Mengelompokkan bukti tanda terima surat LPSB, KK dan LPSR.

Menyimpan bukti tanda terima surat kedalam arsip.

Menata bukti tanda terima surat penting kedalam kartu kendali (KK)

Menerima lembar I kartu kendali dari pengentri data kartu kendali untuk disimpan.

16
B.

Pemecahan masalah
Berbicara tentang persuratan merupakan bagian dari pembicaraan tentang kearsipan. Suratdalam segala bentuknya
merupakan salah satu bentuk dari arsip. Hal yang paling merisaukan adalaharsip belum mampu memainkan
fungsi dan perannya secara optimal sebagai bahan dasarmanajemen baik dalam perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengawasan. Tidak jarangtingkat keamanan arsip yang memiliki informasi yang sangat penting
bocor. Kebijakan pimpinanterhadap suatu kasus kadang sudah diketahui oleh pihak yang tidak memiliki otoritas.
Sisilain, yangsering terjadi kesulitan dalam menemukan kembali arsip ketika dibutuhkan.
1.

Pengelolaan pengurusan surat

Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efesien, diperguruan tinggidalam hal ini di fakultas
sebaiknya mengambil kebijakan pengorganisasian pengurusan suratsecara sentralisasi. Pertimbangan asas ini
diambil dengan mempertimbangkan:1.

Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan.2.

Beban kerja serta volume surat.3.

Jumlah pegawai di Fakultas yang mengurusi surat rata-rata berkisar maksimal 2 orang.4.

Bangunan fisik dalam satu atap.

Keuntungan:
a.

Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatan.b.

Pengendalian terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan penerusan suratdilaksanakan serta diawasi
oleh satu unit kerja yakni Subba Umum.
Kegunaan:
a.

Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian dilaksanakan olehsepenuhnya oleh unit
kearsipan.b.

Penggunaan saran pencatatan surat lebih efesien.

17
2.

Faktor-Faktor Yang Mendukung Pelaksanaan Pengelolaan Surat Keluar

KepalaSubbagian Tata Usaha UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
a.

Adanya ruangan atau gedung yang dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan.b.

Adanya sumber daya manusia yang professional dalam Tata Persuratan.c.

Adanya petugas yang menyelenggarakan dan melayani Tata Persuratan.d.

Adanya sarana dan prasarana yang diperlukan.e.

Adanya buku pedoman yang dapat dipergunakan untuk manajemen tata persuratan.Untuk dapat meningkatkan
pelaksanaan tugas pengelolaan tata persuratan di kepalasubbagian tata usaha Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah Jakarta dilakukanpengelolalaan surat yang baik dan benar, sehingga pelaksanaan tugas tersebut
menjadi sebuahproses kegiatan pengelolaan unsur-unsur yang ada dilingkungan Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta yang saling terkait satu sama lain.

BAB VPENUTUP
A.

Kesimpulan
saat ini informasi merupakan tolak ukur kemajuan peradaban suatu bangsa. Ketersediaaninformasi sangat
menentukan kelancaran majemen, salah satu sumber informasi penting adalaharsip, arsip memiliki berbagai
bentuk yang secara prinsip merupakan informasi terekam.Dalam rangka mengoptimalkan daya dukung terhadap
manajemen, khususnya dalampengambilan keputusan, perlu pengelolaan arsip secara sistematis yang dilakukan
sejak tahappenciptaan, penggunaan dan pemeliharaan dan tahap penyimpanan dan tahap penyusutan. Arsipyang
dikelola secara baik, benar dan sistematis akan memungkinkan teredianya informasi yanglengkap dalam waktu
cepat, serta pengguna maupun informasi yang tepat.Terciptanya pengelolaan yang baik harus didukung oleh
berbagai elemen dalam suatuorganisasi, selain itu juga harus didukung oleh sumber daya manusia yang
memilikikemampuan professional dalam bidang kerjanya masing-masing, anggaran yang memadai,sarana dan
prasana yang standar, serta system yang baku, aplikatif dan efesien. Selain ituperkembangan teknologi informasi
merupakan tantangan yang harus diikuti oleh bidangkearsipan tanpa meninggalkan aspek otentisitas dan
keabsahan secara yuridis

19
B.

Saran-saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan maka ada beberapa saran yang diharapkan dapatmenjadi bahan
masukan untuk perbaikan dalam pengelolaan manajemen tata persuratan, yaitu:1.

Untuk menghadapi kecanggihan teknologi sebaiknya segera membuat langkah mengantisipasipermasalah

dilapangan dengan:a.

Meningkatkan penanganan pengurusan surat.b.

Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan sumbe daya manusia.c.

Meningkatkan pelayanan peungurusan surat, baik secara manual maupun secarakomputerisasi.d.

Mengentri data surat masuk dan surat keluar ke dalam komputer.2.

Membangun pusat penyimpanan arsip, sehingga dalam dilakukan seperti pengolahan,penyimpanan, penyusutan,
pemeliharaan dan jasa layanan referensi.
C.
Implikasi
Berdasarkan dari hasil penelitian sebagaimana telah dikemukakan diatas, maka dapatdikemukakan beberapa
implikasi sebagai berikut:1.

Pengelolaan tata persuratan yang baik terhadap unsur-unsur pelayanan dan daya dukung kinerjapimpinan dengan
melaksanakan manajemen tata persuratan yang baik ialah membentuk satukesatuan yang saling terkait dan dapat
menghasillkan suatu pelayanan yang baik sehinggamemberikan implikasi positif terhadap terciptanya suasana
yang kondusif.2.

Dengan adanya kelancaran yang tepat sasaran dan penyelesaian tata persuratan yang baik,secepat dan tepat maka
mempunyai implikasi yang positif terhadap peningkatan pelaksanaantugas dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan.3.

Dengan adanya peningkatan pelaksanaan tugas mempunyai implikasi positif terhadap perluasanwawasan
lingkungan kerja sehingga melalui wawasan yang luas lingkungan pekerjaan menjadilebih aktif, kreatif inovatif
sehingga meningkatkan kualitas kehidupannya.

20
Daftar Pusaka
Pedoman Tata Persuratan Dinas UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2013UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2007
Pedoman Akademik 2007-2008. Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2008.
Sejarah Singkat Universitas.Keputusan Menteri Agama Nomor 414 tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata
Kerja UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.Peraturan Menteri Agama nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Sistem Kearsipan ArsipDinamis.Peraturan Menteri Agama Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata
Persuratan Dinas.InternetBurhanuddin dr. Peranan dan Fungsi Tata Persuratan dan Kearsipan dalam mendukung
Tugas-tugasPimpinan. Diakses tanggal 29 Juni
2012http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/bur.fungsikearsipan.pdf