BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Dalam setiap perusahaan, organisasi maupun instansi pemerintahan

maupun swasta dapat dipastikan memiliki suatu unit khusus yang bertugas

di dalam bidang administrasi perkantoran. Kegiatan administrasi di dalam

kantor memiliki cakupan yang luas dan kompleks yang dikelola oleh unit

kerja khusus di dalam kantor misalnya bagian administrasi, tata usaha,

sekretaris kantor dan lain sebagainya. Adanya kegiatan pengadministrasian

kantor akan menghasilkan keluaran atau output baik berupa surat menyurat,

formulir maupun laporan yang dibutuhkan demi menunjang aktifitas kerja

kantor. Pengelolaan surat menyurat, formulir maupun laporan yang ada di

perusahaan pada akhirnya akan berhubungan dengan arsip dan sistem

kearsipan.

Amsyah (2001:3), mengungkapkan bahwa arsip adalah setiap catatan

(record/warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf,

angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan

komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas

film (slide, filmstrip, makro-film), media komputer (pita tape, piringan,

rekaman, disket) kertas photocopy dan lain-lain.

Pengelolaan manajemen kearsipan sendiri telah mengalami banyak

kemajuan baik pada bidang teknologi maupun informasi di dalam

penghimpunan data, terlebih lagi di dalam kegiatan pekerjaan perkantoran

1
yang sangat membutuhan kemajuan teknologi, maka muncullah istilah

pengarsipan elektronik.

Bersamaan dengan penggunaan sistem pengarsipan elektronik

muncul pula istilah paperless office yaitu kebijakan pengurangan kertas

dalam kegiatan administrasi perkantoran. Hadirnya sistem arsip elektronik

tidak dapat dihindari oleh para staff administrasi mengingat dengan semakin

majunya perkembangan teknologi dan informasi, keadaan ini menciptakan

tantangan baru bagi para staff administrasi guna mendukung aktifitas

operasional perusahaan mencapai tujuan yang diharapkan dengan

penyediaan berbagai data dan informasi yang dibutuhkan.

Pemberdayagunaan teknologi informasi oleh Pemerintah Daerah

terutama digunakan untuk meningkatkan pelayanan publik dan mendukung

penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance). Dalam e-

government, Pemanfaatan TIK akan meningkatkan efesiensi, efektivitas,

transparansi, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan (Inpres No.03

Tahun 2003).

Pengelolaan informasi yang baik oleh suatu daerah menjadi salah

satu kunci keberhasilan dalam percepatan pembangunan daerah. Sebagai

contoh, Pemerintah Daerah yang mampu menyediakan informasi daerah

secara lengkap dan menyeluruh, mempunyai peluang yang lebih besar

dalam meningkatkan investasi swasta di Daerah tersebut dibandingkan

dengan Pemeritah Daerah yang kurang lengkap menyediakan informasi

daerahnya (Mudiantoro dalam Maseleno, n.d).

2
 Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi (Information and

Communication Technology/ICT) d semakin luas. Hal ini dapat dilihat dari

penggunaan ICT yang tidak terbatas pada bidang perdagangan saja,

melainkan juga dalam bidang-bidang lain, seperti bidang pendidikan, bidang

pertahanan dan keamanan negara, sosial dan sebagainya. ICT ini

dipergunakan karena memiliki kelebihankelebihan yang menguntungkan

dibandingkan dengan menggunakan cara tradisional dalam melakukan

interaksi. Kelebihan dari ICT ini adalah dalam hal kecepatan, kemudahan,

biaya yang lebih murah, sentralisasi data dan akses data yang bisa

digunakan untuk segala kalangan.

Dengan kelebihan-kelebihan seperti diatas, maka dapat dikatakan

bahwa dengan mempergunakan ICT dapat mewujudkan efisiensi dalam

gerak kehidupan manusia dalam berinteraksi dengan sesamanya. Oleh sebab

itu ICT banyak diterapkan dalam berbagai bidang kehidupan manusia, dan

dengan keuntungan-keuntungan yang ditawarkan oleh teknologi ini maka

mulai diterapkan dalam praktek pemerintahan.

Kebijakan pemerintah melalui Permenkominfo No. 41 Tahun 2007

tentang Panduan Umum Tata Kelola Informasi juga telah memberikan

panduan atau guidelines kepada setiap instansi pemerintah dalam melakukan

tata kelola pemberdayagunaan dan pemanfaatan TIK, terutama dalam

rangka penyelenggaraan good governance yang berkaitan dengan bidang

TIK di daerah. Namun tidak semua kegiatan pembangunan bidang TIK oleh

Pemerintah Daerah sesuai dengan yang diharapkan.

3
 Kegiatan pembangunan yang biasanya disusun dalam jangka

panjang atau menengah menjadi tidak sesuai karena perubahan dan

dinamika yang terjadi di lingkungan luar atau masyarakat. Penggunaan

sumberdaya-sumberdaya TIK yang tidak efektif dan efisien serta

pengembangan TIK yang tidak sesuai dengan perencanaan karena berbagai

kendala akibat perubahan tersebut, mengurangi nilai dan manfaat dari

implementasi TIK oleh pemerintah. Hal ini dapat diakibatkan karena

kurangnya kesesuaian rencana strategis Pemerintah Daerah, dalam

melaksanakan pembangunan bidang TIK, dengan kondisi sebenarnya di

masyarakat.

Mewujudkan good governance dalam penyelenggaraan negara,

pengelolaan keuangan negara perlu diselenggarakan secara profesional,

terbuka, dan bertanggung jawab sesuai dengan aturan pokok yang telah

ditetapkan dalam Undang-Undang Dasar 1945. Tujuan dan fungsi

penganggaran pemerintah, penegasan peran pemerintah dalam proses

penyusunan dan penetapan anggaran, pengintegrasian sistem akuntabilitas

kinerja dalam sistem penganggaran, penyempurnaan klasifikasi anggaran,

penyatuan anggaran, dan penggunaan kerangka pengeluaran jangka

menengah dalam penyusunan anggaran.

Beragam masalah yang dijumpai terhadap kinerja pegawai

Pemerintah dalam hal pelayanan publik, mengindikasikan bahwa masih

terdapat beberapa kebijakan dan sasaran penyelenggaraan Pemerintah yang

tidak berpihak kepada masyarakat, contoh kecil yang sering dikeluhkan oleh

4
 Masyarakat adalah masih minimnya infrastruktur (Jalan Berlubang dan

sebagainya) yang tidak menunjang perekonomian mereka.

Masyarakat akhirnya berpandangan negatif terhadap kinerja pegawai

Pemerintah, meraka banyak berasumsi bahwa telah terjadi Mark Up dan

ketidaktepatan sasaran dalam pembangunan. Terjadi ketimpangan antara

anggaran pegawai dan anggaran untuk masyarakat. Ada beberapa faktor

penyebab, salah satunya adalah kurangnya informasi yang didapat oleh

masyarakat terkait dengan rencana pembangunan Daerah, dan hal ini

disebabkan oleh minimnya sarana prasarana infrasruktur di bidang TIK

yang memungkinkan masyarakat dengan mudah mengakses informasi

pembangunan.

Hal inilah yang disadari oleh Dinas Komunikasi dan Informatika

Kota Metro bagaimana memanfaatkan Teknologi Informasi Komunikasi

(TIK) dalam rangka melakukan efektifitas dan Efesiensi Anggaran melalui

penyesuaian penggunaan kertas (Paperless) sebagai akibat pemanfaatan

teknologi informasi.

Diharapkan dengan pemanfaatan Teknologi informasi, efektifitas

dan efesiensi anggaran dapat dilakukan, sehingga surplus anggaran dapat

dipergunakan untuk kepentingan masyarakat Kota Metro.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka penulis

merumuskan masalah yang akan dipecahkan dengan beberapa batasan,

antara lain :

5
 1) Apakah ada pengaruh antara pemanfaatan Teknologi Informasi melalui

Efesiensi penggunaan kertas secara siknifikan?

2) Apakah paperless dalam kegiatan akan berdampak pada kesejahteran

penyedia jasa kertas di Kota Metro?

1.3. Tujuan dan Manfaat

Setiap akan melakukan penelitian, seorang Penulis tentunya akan

merumuskan Tujuan dan Manfaat dari hasil penelitian yang ia kerjakan. Ada

beberapa tujuan dan manfaat dari penelitian ini, antara lain :

1) Untuk mengetahui sejauh mana pemanfaatan Teknologi Informasi

berdampak pada minimnya penggunaan kertas dalam kegiatan.

2) Untuk mengetahui apakah dengan berkurangnya penggunaan kertas

pada kegiatan akan memunculkan Efesiensi anggaran untuk masyarakat.