LAPORAN

RANCANGAN TRANFORMASI BUDAYA

PENYEMPURNAAN STANDAR PELAYANAN DAN SISTEM PELAYANAN

YANG INOVATIF MELALUI PEMBUATAN APLIKASI ARSIP DIGITAL

DINAS KOPERASI USAHA KECIL DAN MENENGAH

KABUPATEN ENDE

DISUSUN DALAM RANGKA UJIAN AKHIR

PELATIHAN REVOLUSI MENTAL

ANGKATAN II TAHUN 2022

OLEH :

ANTONIUS ARI YANTO FI, S.E

198705312020121003

PELATIHAN REVOLUSI MENTAL ANGKATAN II

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA

2022
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Saat ini pekembangan ilmu pengetahuan dan teknologi semakin maju yang

mengakibatkan terjadinya perubahan dalam kehidupan masyarakat dan perubahan pada dunia

kerja. Oleh karena itu setiap individu harus menyesuaikan diri dengan perubahan yang ada

misalnya melalui pendidikan dan pelatihan agar dapat meningkatkan pengetahuan, skill dan

kreatifitas serta melakukan inovasi baik dalam cara, proses maupun mindset dengan

memanfaatkan alat bantu atau tools dari teknologi agar dapat menciptakan penyempurnaan

standar pelayanan dan sistem pelayanan yang inovatif. Penerapan teknologi menjadi urgen

karena di setiap lembaga, instansi atau unit kerja memiliki data atau informasi yang harus

dikelola dengan baik menjadi sebuah sistim yang disebut dengan administrasi. Salah satu

bentuk penyelenggaraan administrasi adalah pengelolaan manajemen kerasipan. Itulah

sebabnya penggunaan teknologi menjadi sangat penting dalam pengeloaan kearsipan karena

berkaitan langsung dengan data. Pada dasarnya data merupakan suatu pernyataan yang

diterima secara apa adanya atau deskripsi dari sebuah kejadian berupa kata-kata maupun

angka yang kemudian menjadi informasi. Data yang ada di suatu lembaga atau instansi atau

unit kerja semakin beragam, oleh karena itu diharapkan adanya perlakukan yang baik dalam

pengelolaan data melalui kegiatan administrasi sehari-hari, misalnya pencatatatan dan

dokumentasi dan pengarsipan.

Arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Catatan

ini secara umum disebut naskah atau dokumen atau informasi terekam, yang dalam

realisasinya baik berupa tulisan, gambar maupun suara. Dokumen tersebut dapat dinamakan

arsip yang merupakan salah satu faktor dalam menunjang kelancaran penyelenggaraan
kegiatan administrasi birokrasi. Dalam Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan Pasal 1 menjelaska bahwa arsip adalah rekaman atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Berdasarkan pengertian

tersebut dapat dijelaskan bahwa istilah arsip tidak selalu identik dengan sistem pengelolaan

dokumen konvensional yang bertumpu pada dokumen berbasis kertas (paper-based

document) sebab di era revolsui indutri 4.0 ini banyak data yang proses pengarsipannya dapat

dilakukan dalam berbagai macam bentuk misalnya video, audio, dan data digital dengan

media penyimpanan yang beragam misalnya CD, Flashdisk, Hardisk, Cloud bahkan Aplikasi

untuk menyimpan arsip secara elektronik. Beberapa alasan perlunya pengelolaan arsip secara

elektronik adalah :

1. Semakin tinggi pertumbuhan volume arsip dalam organisasi sehingga membutuhkan

banyak tempat penyimpanan.

2. Perkembangan teknologi yang semakin maju misalnya meningkatnya penggunaan

internet, telepon pintar dan kartu-kartu identitas dengan barcode untuk bertransaksi

3. Semakin bervariasi jenis teknologi informasi yang digunakan oleh pegawai dan staf

seperti email dan data base.

Berkaitan dengan alasan yang telah dikemukakan, terdapat fakta yang terjadi Dinas Koperasi

Usaha Kecil dan Menengah Kabupaten Ende dalam melakukan administrasi dan proses

pengarsipan data yaitu :

1. Banyak data yang proses pengarsipannya masih dilakukan secara manual dengan sistem

pengelolaan dokumen konvensional yang bertumpu pada dokumen berbasis kertas (paper-

based document) sehingga ketika ada data yang dibutuhkan, harus dicari terlebih dahulu
 dan diketik ulang akibatnya membutuhkan waktu yang lama dan ada resiko kesalahan

data pada saat proses pengetikan ulang.

2. Kondisi arsip yang belum tersimpan dan tertata secara baik sehingga sangat sulit dalam

pencarian arsip yang dibutuhkan

3. Belum memiliki standar penataan arsip

4. Belum memiliki sistem informasi manajemen arsip yang berbasis digital atau elektronik

Itulah sebabnya mengapa Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menegah Kabupaten Ende

hendaknya melakukan transformasi budaya birokrasi dalam melakukan pengelolaan arsip

menjadi arsip digital sebab berkaitan dengan salah satu misi Dinas Koperasi dan Usaha Kecil

dan Menengah Kabupaten Ende yaitu meningkatkan profesionalisme aparatur, perangkat

organisasi koperasi dan pelaku UKM. Makna dari misi tersebut adalah para ASN yang

bekerja di Dinas Koperasi dan UKM Kabupaten Ende harus dapat menyelesaikan tugas

dengan baik, tuntas dan mengutamakan kompetensi (keahlian) sehingga dapat mewudukan

nilai-nilai organisasi yaitu kualitas, produktifitas, pemberdayaan dan profesionalisme serta

dapat mewujudkan tugas pokok yaitu pelaksanaan tugas urusan pemerintahan daerah di

bidang Koperasi dan Usaha Kecil Menengah berdasarkan asas otonomi dan tugas

pembantuan. Oleh karena itu penggunakan arsip digital dalam administrasi Dinas akan

memberikan manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Maksud dari kecepatan disini adalah

melalui penggunaan arsip digital maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian dan

pengolahan data dilakukan dalam waktu yang singkat. Maksud dari kemudahan adalah

kemudahan dalam hal pencarian, pendistribusian dan pengolahan data dan yang dimaksud

hemat adalah bisa mengurangi tenaga, pikiran dan menghemat biaya dalam pengelolaan

arsip, menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya yang

tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir dan lain-lain.

 Berdasarkan permasalahan tersebut, maka dibutuhkan solusi agar dapat mengatasi

masalah yang berkaitan dengan pengelolaan kearsipan di Dinas Koperasi dan Usaha Kecil

dan Menengah Kabupaten Ende yaitu penyempurnaan standar pelayanan dan sistem

pelayanan yang inovatif melalui pembuatan aplikasi arsip digital Dinas Koperasi Usaha Kecil

dan Menengah Kabupaten Ende.

1.2 Tujuan

Tujuan penyempurnaan standar pelayanan dan sistem pelayanan yang inovatif melalui

pembuatan aplikasi arsip digital Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah Kabupaten Ende

adalah :

1. Tujuan Jangka Pendek

Dibuatnya aplikasi arsip digital untuk mengelola arsip secara elektronik

2. Tujuan Jangka Menengah

Manajemen file arsip dengan mudah dan cepat.

3. Tujuan Jangka Panjang

Terciptanya transformasi budaya pelayanan publik di era digital yang cepat, transparan

akuntabel dan responsif melalui aplikasi digital secara online

1.3 Sasaran

Sasaran dari Rancangan Transformasi Budaya Birokrasi ini adalah yaitu perubahan

mindset para ASN dari mindset konvensial menjadi digital mindset dalam memberikan

pelayanan publik kepada masyarakat yang professional, transparan dan akuntabel.

1.4 Manfaat

Manfaat penulisan rancangan transformasi budaya birokrasi saat ini adalah :

1.4.1 Manfaat Bagi Penulis

1. Mentransformasi sikap pikir terhadap permasalahan budaya birokrasi yang

berkaitan dengan arsip di Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah

Kabutaen Ende.

2. Mentransformasi sikap kerja dalam menyelesaikan permasalahan kearsipan

dan memberikan kontribusi serta solusi kepada instansi Pemerintah

Kabupaten Ende dalam penyempurnaan standar pelayanan dan sistem

pelayanan yang inovatif melalui pembuatan aplikasi arsip digital di Dinas

Koperasi Usaha Kecil dan Menengah Kabutaen Ende.

3. Mengaktualisasikan budaya birokrasi yang bersih, melayani dan responsif.

1.4.2 Manfaat Bagi Instansi

1. Membentuk digital mindset pada ASN di Dinas Koperasi Usaha Kecil dan

Menengah Kabupaten Ende

2. Membiasakan para ASN di Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah

menggunakan aplikasi arsip digital

3. Meciptakan Budaya Birokrasi yang Bersih, Melayani dan Responsif

1.5 Ruang Lingkup

Ruang lingkup rancangan transformasi budaya birokrasi ini adalah penyempurnaan

standar pelayanan dan sistem pelayanan yang inovatif melalui pembuatan aplikasi arsip

digital.
 BAB II

PENYUSUNAN RANCANGAN TRANSFORMASI BUDAYA BIROKRASI

II. 1 Rancangan Transformasi Budaya Birokrasi

Pelatihan Revolusi Mental untuk Penguatan Budaya Birokrasi yang Bersih, Melayani

dan Responsif adalah salah satu cara dalam melakukan perubahan pola pikir, sikap,

mentalitas dan perilaku ASN dalam melakukan transformasi budaya yang ada di instansi dan

unit kerja masing-masing sehingga mampu memberikan pelayanan terbaik kepada

masyarakat. Melalui Instruksi Presiden (Inpres) No.12 tahun 2016 tentang gerakan revolusi

mental, maka diharapkan adanya perubahan yang signifikan dalam dunia birokrasi dan

terjadinya :

1. Peningkatan kapasitas Sumber Daya Manusia Aparatur Sipil Negara

2. Peningkatan penegakan disiplin aparatur pemerintah dan penegak hukum

3. Penyempurnaan standar pelayanan dan sistem pelayanan yang inovatif

4. Penyempurnaan sistem manajemen kinerja Aparatur Sipil Negara

5. Peningkatan perilaku pelayanan publik yang cepat, transparan, akuntabel dan responsif

6. Penyempurnaan peraturan Perudang-undangan

7. Penyerdahaan pelayanan birokrasi

8. Peningkatan penyediaan sarana dan pra sarana yang menunjang pelayanan publik

9. Peningkatan penegakan hukum dan aturan di bidang pelayanan publik

10. Penerapan sistem penghargaan dan sanksi beserta keteladanan pimpinan

11. Penurunan indkes persepsi korupsi

Berkaitan dengan gerakan revolusi mental tersebut, maka para peserta pelatihan revolsui

mental diwajibkan untuk memberikan kontribusi nyata kepada instansi berupa rancangan

transformasi budaya birokrasi, proses habituasi, aktualisasi dan ouput yang dibuat. Berikut

penjelasan rancangan transformasi budaya birokrasi yang dilakukan :

 RANCANGAN TRANSFORMASI BUDAYA BIROKARASI

STRATEGI
KONDISI PERAN
KONDISI TEKNIK KEGIATAN STRATEGI
BUDAYA DIAGNOSA YANG OUPUT /
BUDAYA SAAT TRANSFORMASI TRANSFORMASI STAKEHOLDER TANTANGAN MENGHADAPI
YANG KEBUTUHAN BERSANGK CAPAIAN
INI BUDAYA BUDAYA TANTANGAN
DIINGINKAN BUDAYA UTAN
BIROKRASI BIROKRASI
Banyak data yang Budaya 1. Perlu ada Analisis SWOT 1. Melapor kepada Promoters : Kepala Sebagai 1. Koordinasi 1. Melakukan Jangka
proses pelayanan perubahan Hasil : Kepala Dinas dan Dinas dan Advokator antar bidang konsutasi dengan Pendek :
pengarsipannya inovatif dengan mindset dan 1. Peta Strategi Mentor mengenai untuk Kepala Dinas dan Terciptanya
masih dilakukan cara melakaukan budaya dari 2. Pemilihan strategi recana RTBB dan juga Defedents : memberikan Mentor aplikasi
secara manual transformasi mindset dan adalah Progresif ouput yang akan Sekertaris Dinas dan data arsip digital
dengan sistem mindset menjadi budaya manual (SO) dibuat Kepala Bidang 2. Membbuat list
pengelolaan digital mindset atau 2. Melakukan sosialasi 2. Sarana dan data yang Jangka
dokumen yaitu melalui konvesional kepada semua pegawai Latens : Pejabat prasarana yang dibutuhkan Menengah :
konvensional yang penggunaan menjadi mengenai rencana fungsional terbatas Tercipnya
bertumpu pada aplikasi arsip budaya dan pembuatan arsip 3. Memberikan proses
dokumen berbasis digital yakni mindset digital, digital Apathetics : informasi yang Manajemen
kertas (paper-based merubah semua 3. Membuat aplikasi Pelaksana dan sifatnya tidak file arsip
document), Kondisi data arsip manual 2. Perlu ada arsip digital pendamping koperasi segera ke setiap dengan
arsip yang belum yang ada menjadi perubahan 4. Scan data bidang untuk mudah dan
tersimpan dan dokumen digital mindset untuk 5. Melakukan uji coba menyiapkan data cepat.
tertata secara baik, atau elektronik merubaah diri menginput data di
Belum memiliki dari budaya aplikasi arsip digital 4. Memberikan Jangka
standar penataan memperlambat dan diakses oleh informasi melalui Panjang :
arsip, Belum proses menjadi pegawai yang lain WA Group Terciptanya
memiliki sistem budaya yang 6. Melapor ke Kepala budaya
informasi cepat dan tepat Dinas dan mentor pelayanan
manajemen arsip waktu. bahwa aplikasi sudah publik di era
yang berbasis jadi dan siap digital yang
digital atau digunakan cepat,
elektronik transparan
akuntabel
dan
responsif
II. 2 Teknik Transformasi Budaya Birokrasi

Teknik transformasi budaya dilakukan dengan menggunakan Analisa SWOT.

Tabel 2.1 Analisis SWOT

NO KEKUATAN (S) WEAKNESS (W) OPPURTUNITY (O) THREAT (T)

Dinas Koperasi dan
Arsip digital
UKM Kab. Ende telah Dinas Koperasi dan Aplikasi arsip digital
dibuat dan
memasang modem UKM Kab. Ende dapat dibuat dan
1 dilakukan
dan memiliki belum memiliki dikembangankan
bukan oleh
perangkat komputer aplikasi arsip digital sesuai kebutuhan
arsiparis
serta scanner
Operator kurang
Terdapat pegawai menguasai
Tersedianya SDM Aplikasi arsip digital
yang tidak terbiasa teknologi
2 untuk membuat dapat dibuka di gadget
menggunakan informasi
aplikasi arsip digital masing-masing
aplikasi khusunya arsip
digital
Rawan
Tersedianya data yang Arsip belum Aplikasi arsip digital
penyadapatan
3 gampang diakses sepenuhnya diinput dapat menyediakan
data
secara online dan diupdate data realtime
 BAB III

ANALISIS IMPLEMENTASI RTBB

3.1 Aplikasi

Aplikasi merupakan suatu program yang berbentuk perangkat lunak dan berjalan pada

suatu sistem tertentu dan dapat membantu berbagai kegiatan yang dilakukan manusia.

Menurut Andi Juansyah (2015) aplikasi adalah suatu program yang siap untuk digunakan,

yang dibuat untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna jasa aplikasi serta penggunaan

aplikasi lain yang dapat digunakan oleh suatu sasaran yang akan dituju.

3.2 Arsip

Pengertian arsip secara umum menurut Rifauddin, M. (2016) arsip adalah dokumen

yang dibuat, diterima dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh sebuah badan,

organisasi, atau orang, untuk memenuhi kewajiban hukum atau dalam transaksi bisnis.

Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai

dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh

lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. Dalam aktivitas perkantoran sehari-hari tidak

akan terlepas dari aktivitas pengarsipan, salah satu komponen penting dalam managemen

kearsipan adalah penataan dan pengelolaan surat. Pengelolaan surat merupakan salah satu

elemen dan fungsi program manajemen kearsipan.

3.3 Website

Pada dasamya website merupakan suatu kumpulan hyperlink yang menuju dari alamat

satu ke alamat lainnya dengan bahasa HTML (hypertext Markup Languange). Penemu

website adalah Sir Timothy John "Tim" Berners-Lee. Website yang tersambung dengan

jaringan muncul pertama kali pada tahun 1991. Menurut Febrin Aulia Batubara (2012)

website merupakan kumpulan halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks,

gambar, diam atau gerak, animasi, suara dan atau gabungan dari semuanya baik yang bersifat

statis maupun dinamis yang menentukan satu rangkaian bangunan yang saling terkait, yang

masing-masing dihubungkan dengan jaringan halaman.

3.4 HTML (Hyper Text Markup Language)

HTML merupakan halaman yang digunakan untuk menampilkan berbagai informasi

dalam penjelajahan web internet. Menurut Agus Saputra (2012) HTML merupakan bahasa

paling dasar dan penting yang digunakan untuk menampilkan dan mengelola tampilan pada

halaman website. Secara umum fungsi HTML adalah untuk mengelola serangkaian data dan

informasi sehingga suatu dokumen dapat diakses dan ditampilkan di internet melalui

layanan web. Sedangkan, fungsi HTML secara lebih spesifik yaitu membuat halaman

web, menampilkan berbagai informasi di dalam sebuah browser internet, dan membuat

link menuju halaman web lain dengan kode tertentu (hypertext).

3.5 PHP (Hypertext Prepocessor)

PHP awalnya dikembangkan oleh seorang programmer bemama Rasmus Lerdorf

pada tahun 1995, namun semenjak itu selalu dikembangkan oleh kelompok

independen yang disebut Group PHP. Menurut Edy Winamo, Ali Zaki, dan SmitDev
Community (2011) PHP adalah bahasa script yang sangat cocok untuk pengembangan web

dan dapat dimasukkan ke dalam HTML

3.6 MySQL

MySQL merupakan software yang tergolong database server dan bersifat Open Source.

Menurut Agus Saputra (2012) MySQL merupakan salah satu database kelas dunia

yang sangat cocok bila dipadukan dengan bahasa pemograman PHP. MySQL bekerja

menggunakan bahasa SQL (Structure Query Language) yang merupakan bahasa standar

yang digunakan untuk memanipulasi database.

3.7 Tahap Aktualisasi RTBB

1. Tahap Perencanaan

Proses pembuatan aplikasi arsip digital diawali dengan tahapan perencanaan

yang dilakukan pada tanggal 25 Maret 2022. tahap ini ada dua kegiatan perencanaan

yang dilakukan yaitu yang pertama adalah melakukan konsultasi kepada Kepala

Dinas, Mentor dan atasan langsung mengenai konsep aplikasi arsip digital yang

akan dibuat termasuk di dalamnya berkaitan dengan bentuk atau design aplikasi

arsip digital, menu, user, admin dan juga password. Kegiatan yang kedua yang

dilakukan dalam minggu pertama ini adalah meminta persetujuan dari Kepala Dinas

Koperasi dan UKM dan Mentor yaitu Sekertaris Dinas Koperasi dan UKM serta

meminta persetujuan dari atasan langsung yaitu Kepala Bidang Perijinan dan

Kelembagaan untuk melaksanakan aktualisasi yaitu pembuatan aplikasi arsip digital

dinas koperasi dan UKM Kabupaten Ende.

2. Tahap Implementasi Tahap I

Tahap implementasi tahap I dilakukan pada minggu pertama bulan April yaitu

pada tanggal 4 April 2022 – 9 April 2022 yaitu melakukan rancangan design

aplikasi arsip digital menggunakan software XAMPP, PHP MySQL.

3. Tahap Implementasi Tahap II

Tahap implementasi tahap II dilakukan pada tanggal 11 April 2022 – 16 April

2022 yaitu dengan membuat aplikasi arsip digital menggunakan software XAMPP,

PHP MySQL.
4. Tahap Implementasi Tahap III
Tahap implementasi tahap III dilakukan pada tanggal 18 April 2022 – 23 April
2022 yaitu melakukan proses mengonlinekan aplikasi arsip digital
5. Tahap Implementasi Tahap IV
Tahap implementasi tahap IV dilakukan pada tanggal 25 April 2022 – 28 April
2022 yaitu melakukan uji coba input data.
 BAB IV
MONITORING DAN TINDAK LANJUT

Capaian jangka pendek pada Rancangan Transformasi Budaya Birokrasi (RTBB)

ini adalah dibuatnya aplikasi arsip digital untuk mengelola arsip secara elektronik. Dalam

jangka waktu 30 hari aktualisasi RTBB, capaian jangka pendek yang telah ditetapkan sudah

tercapai. Setelah aplikasi arsip digital selesai dibuat, selanjutnya melapor kepada Kepala

Dinas Koperasi dan UKM, melapor kepada mentor dan atasan langsung untuk dilakukan

sosialisasi dan juga pelatihan bagi petugas data, namun karena Dinas memiliki agenda lain

yang harus diselesaikan, akibatnya proses sosialisasi tersebut belum dapat dilaksanakan

sampai saat pelaksanaan ujian akhir RTBB ini.