L A P O R A N A K S I P E R U B A H A N

SI-PEDIG
“PENINGKATAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK ARSIP
ELEKTRONIK MELALUI SI-PEDIG
(SISTEMINFORMASI PENGARSIPAN DIGITAL)”
DINAS KESEHATAN PROVINSI PAPUA BARAT

OLEH ;
YULIAN HOSYO, S.E
NDH : 40 ANGK. II / 2023

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATANII

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA (BPSDM)
PROVINSI PAPUABARAT
TAHUN 2023

sipedig44@gmail.com
 DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN
A.MEMBANGUN INTEGRITAS
Dalam rangka membangun integritas terkait aksi perubahan terhadap
sistem informasi pengarsipan digital,Dinas Kesehatan Provinsi Papua
Barat melakukanbeberapa langkah penting.Pertama, Reformer
melakukanevaluasi menyeluruh terhadapsistem yang ada untuk
mengidentifikasi kelemahan dan masalah yang perlu diperbaiki.
Selanjutnya, Reformer melakukan perubahan dan pembaruan pada
sistem untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitasnya.
Selain itu, Reformer juga melibatkan berbagaipihak terkait, dalam proses aksi perubahan ini untuk
memastikan transparansi dan partisipasi yang lebih luas. Selama proses aksi perubahan ini, Dinas
Kesehatan Provinsi Papua Barat juga menjaga komunikasi yang baik dengan pihak-pihak yang terlibat
terkait untuk menghindari kesalah pahaman dan menjaga kepercayaan. Selain itu, Reformer juga
melakukan pelatihan dan sosialisasi kepada staf dan pengguna sistem untuk memastikan pemahaman yang
baik tentang perubahan yang dilakukan. Dengan langkah-langkah ini, Dinas kesehatan Provinsi Papua
Barat berharap dapat membangun integritas dalam sistem informasi pengarsipan digital yang lebih baik dan
dapat memberikan manfaat yang optimal dalam meningkatkan kinerjaASN di Dinas Kesehatan Provinsi
Papua Barat.

B.PENGELOLAAN BUDAYA PELAYANAN (PEMANFAATAN IT)

Dinas Kesehatan ProvinsiPapua Barat telah mengimplementasikan perubahan dalam sistem informasi
pengarsipan digital. Pemanfaatan teknologi informasi(IT) menjadi kunci dalam peningkatan efisiensi dan
kualitaspelayanan. Perubahan ini bertujuan untuk kinerja ASN di Dinas Kesehatan Provinsi Papua Barat.IT
digunakan untuk mempermudah pengarsipan surat terkait pengarsipan data dokumen kantor seperti, surat
masul, surat keluar, disposisi pimpinan. Sistem informasiini memungkinkan penggunauntuk mengakses data
secara real-time, serta mengurangi kesalahan manusia, dan mempercepat aktifitas kinerja.
Dengan menggunakan teknologi informasi, dinas dapat mengoptimalkan
pengelolaan sumber daya dan anggaran yang dimiliki. IT memungkinkan
pengguna untuk melakukan analisis data yang akurat dan mendalam, sehingga
dapat melakuakan pengarsipan surat secara digital dengan lebih efektif dan
efisien.
Selain itu, penggunaan IT juga memungkinkan dinas untuk memantaukinerja
dari bagian umum secara real-time. Pemanfaatan IT juga memberikan manfaat
dalam hal pengarsipan secara efektif.Sistem informasi yang baru
memungkinkan pengguna untuk melakukan pengarsipan surat atau dokumen
kantor yang dapat disimpan dengan lebih aman dan cepat ditemukan saat
membutuhkan dokumen tersebut.

C.PENGELOLAAN TIM

Pengelolaan tim terkait aksi perubahan sistem Informasi Pengarsipan Digital oleh Dinas Kesehatan Provinsi
Papua Barat. Tim ini bertugas untuk mengimplementasikan perubahandalam sistem informasitersebut guna
meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengarsipan surat-surat dokumen kantor di Dinas
KesehatanProvinsi Papua Barat. Laporan ini menjelaskan langkah-langkah yang dilakukan oleh tim,
termasukanalisis kebutuhan, perancangan sistem, pengembangan, dan pelaksanaan aksi perubahan.
Selain itu, Laporanini juga membahasmanfaat yang diharapkan dari aksi perubahan ini, seperti
penghematan waktu dan biaya serta peningkatan kualitas dalam hal pengarsipan surat secara digital.
 DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN
A.CAPAIAN DALAM PERBAIKAN SISTEM PELAYANAN
1.MILESTONE 1
TERBANGUNNYA KOMITMEN BERSAMA ANTARA
REFORMER DENGANSTAKEHOLDER
Pada Tanggal 12 September 2023 Reformer Melakukankegiatan membangun komitmenBersama antara
reformer dengan stakeholder Internal Dengan melakukan tahapan kegiatan sebagaiberikut : Konsultasi aksi
perubahan dengan Coach, Mentor dan Pimpinan tentang tahapan kegiatan dan Konsultasi aksi perubahan
dengan stakeholder terkait
1. Konsultasi Aksi Perubahan dengan Coach, Mentor, dan Pimpinan : Reformer melakukan
konsultasi awal dengan sejumlahindividu yang memilikipengalaman dan pemahaman yang mendalam
tentangperubahan yang direncanakan. Ini termasuk coach (pelatih), mentor (pendamping), dan
pimpinanorganisasi. Konsultasi ini bertujuan untuk mendapatkan wawasan dan saran dari mereka
tentang bagaimana melaksanakan aksi perubahan dengan efektif.

Pada Tanggal 12 September 2023 Reformer Melakukankegiatan membangun komitmenBersama antara

reformer dengan stakeholder Internal Dengan melakukan tahapan kegiatan sebagaiberikut : Konsultasi aksi
perubahan dengan Coach, Mentor dan Pimpinan tentang tahapan kegiatan dan Konsultasi aksi perubahan
dengan stakeholder terkait
1. Konsultasi Aksi Perubahan dengan Coach, Mentor, dan Pimpinan : Reformer melakukan
konsultasi awal dengan sejumlahindividu yang memilikipengalaman dan pemahaman yang mendalam
tentangperubahan yang direncanakan. Ini termasuk coach (pelatih), mentor (pendamping), dan
pimpinanorganisasi. Konsultasi ini bertujuan untuk mendapatkan wawasan dan saran dari mereka
tentang bagaimana melaksanakan aksi perubahan dengan efektif.
2. Konsultasi Aksi Perubahan dengan Stakeholder Terkait : Reformer juga melakukan konsultasi
dengan para stakeholder terkait.Stakeholder ini mungkin meliputi pihak-pihak yang akan terpengaruh
oleh perubahan tersebut, Tujuannya adalah untuk mendengarkan pandangan, masukan, dan
kekhawatiran mereka terkait perubahan yang akan dilakukan.
Dengan melakukan kedua tahapan konsultasi ini, Reformer berusahamembangun komitmen bersama
antara semua pihak yang terlibat dalam aksi perubahan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa
perubahan yang direncanakan dapat dilaksanakan dengan dukungan penuh dari semua stakeholder, serta
untuk mengidentifikasi potensi hambatan atau tantangan yang perlu diatasiselama proses
perubahantersebut.
 2.MILESTONE 2
MEMBENTUK TIM KERJA DAN RAPAT TIM PEMBUATANSISTEM INFORMASI
PENGARSIPAN DIGITAL (SI-PEDIG)
Pada Tanggal 18 September 2023, Reformer melaksanakan Pembentukan Tim Kerja dan Rapat Tim
Pembuatan Sistem Informasi Pengarsipan Digital (SI-PEDIG) dengan melakukan Tahapan kegiatan
sebagai berikut: Melaporkan rancangantim efektif kepada mentor, Menyusun SK Tim Kerja, Validasi Draft
SK Tim Kerja Oleh Kepala Dinas dan Rapat tugas Tim kerja.
1. Melaporkan Rancangan Tim Efektif kepada Mentor: Dalam tahap awal, Reformer melaporkan
rancangan tim kerja yang efektif kepada mentor. Hal ini melibatkan menyusun rencana mengenai
bagaimana tim kerja akan dibentuk, siapa saja anggota tim yang diperlukan, dan bagaimana peran
masing-masing anggota dalam proyek ini. Mentor akan memberikan masukan dan panduan untuk
memastikan bahwa tim kerja yang dibentuk memiliki kemampuan dan keahlianyang sesuai untuk tugas
yang diemban.
2. Menyusun SK Tim Kerja: Setelah mendapatkan persetujuan atau arahan dari mentor, Reformer
kemudian menyusun Surat Keputusan (SK) Tim Kerja. SK ini berisi informasi mengenaikomposisi tim,
tugas dan tanggung jawab anggota tim, batas waktu proyek, serta tujuan yang ingin dicapai oleh tim
kerja. SK ini penting sebagai panduan resmi bagi anggota tim dan sebagai dokumen resmi dalam
proses pembuatan sistem informasi.
3. Validasi Draft SK Tim Kerja oleh Kepala Dinas: Setelah menyusun draft SK Tim Kerja,Reformer akan
mengajukan draft tersebut kepadaKepala Dinas terkait.Kepala Dinas akan melakukan validasiterhadap
SK tersebutuntuk memastikan bahwa semua persyaratan dan ketentuan terpenuhi. Validasi ini adalah
langkah pentingdalam memastikan bahwa proyek ini mendapatkan dukungan dari pihak berwenang.
4. Rapat Tugas Tim Kerja: Setelah SK Tim Kerja divalidasi oleh Kepala Dinas, tim kerja akan
mengadakan rapat tugas pertama. Rapat ini bertujuanuntuk membahas secaralebih detail tentangperan
masing- masing anggota, jadwal kerja, target,dan langkah-langkah yang akan diambil dalam
pembuatan Sistem Informasi Perencanaan, Penanganan Jalan, dan Jembatan. Ini adalah
langkahawal dalam memulaiproyek dan mengaturkerangka kerja kerja sama tim.
Dengan mengikuti tahapan-tahapan ini, Reformer dan tim kerja akan memiliki arahan yang jelas dalam
melaksanakan proyek pembuatan Sistem Informasi Pengarsipan Digital (SI-PEDIG) dengan efektif dan
efisien.
 3.MILESTONE 3
PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DIGITAL(SI- PEDIG)

Pada Tanggal 25 September 2023, Reformer melaksanakan Pembentukan Pembuatan Sistem Informasi
Pengarsipan Digital (SI- PEDIG) dengan melakukanbeberapa Tahapan kegiatan,Membuat Desain sistem
Aplikasi, Menyiapkan peralatan, Membangun system aplikasi, melakukan Uji coba dan melakukan
perbaikan Sistem Informasi Pengarsipan Digital (SI-PEDIG) denganrincian yaitu :
1. Membuat Desain Sistem Aplikasi: Tahapanpertama dalam pembuatan sistem adalah merancang
desain sistem aplikasi. Ini melibatkan perencanaan struktur aplikasi, antarmukapengguna, database,
alur kerja, dan fitur-fitur yang diperlukan. Desain ini akan menjadi panduan dalampengembangan
aplikasi.
2. Menyiapkan Peralatan: Setelah desain sistemaplikasi disusun, langkah selanjutnya adalah
menyiapkan semua peralatan yang diperlukan untuk pengembangan sistem.Ini termasuk perangkat
Keras dan perangkatlunak yang diperlukan, serta memastikan bahwa tim memilikiakses ke semua
sumber daya yang diperlukan.
3. Membangun Sistem Aplikasi: Setelah semua peralatan siap, tim mulai membangun sistem aplikasi
berdasarkan desain yang telah disusun sebelumnya. Proses ini melibatkan pengkodean, pengujian
komponen, dan integrasi berbagai bagian dari aplikasi tersebut. Tujuan utama adalah mengembangkan
aplikasisesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.
4. Melakukan Uji Coba: Setelah sistem aplikasi selesai dibangun, tahapan berikutnya adalah melakukan
uji coba. Uji coba ini bertujuan untuk memastikan bahwaaplikasi berfungsi denganbaik, aman, dan
sesuai dengan kebutuhan pengguna. Uji coba dapat mencakup uji fungsional, uji keamanan, dan uji
kinerja.
5. Melakukan Perbaikan: Selamauji coba, mungkinditemukan masalah atau bug yang perlu diperbaiki.
Reformer dan tim kerja akan melakukan perbaikan yang diperlukan untukmemastikan bahwa aplikasi
berjalan dengan lancar dan memenuhi standaryang diharapkan.
Pembentukan Sistem Pengarsipan Digital(SI-PEDIG) adalah proyek yang melibatkan tahapan-tahapan ini
untuk memastikan bahwa sistem yang dibangun berfungsidengan baik dan dapat digunakanoleh
stakeholder yang dituju. Dengan melakukan langkah-langkah ini, Reformer berusahauntuk mencapai tujuan
proyek dan memberikan manfaatyang signifikan.
 4.MILESTONE 4
PENYUSUNAN BUKU PANDUAN DAN PETUNJUK TEKNIS PENGGUNAAN
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DIGITAL (SI- PEDIG)
Penyusunan buku panduandan petunjuk teknis penggunaan SistemInformasi Pengarsipan Digital (SI-
PEDIG) dengan Melakukan Tahapan Kegiatan yang Reformer Lakukan Pada Tanggal 2 – 5 Oktober 2023.
Dengan melakukan :
1. Menyusun Draft Panduan dan Juknis System: Pada awalnya, tim Reformer akan mulai dengan
menyusun draft panduan dan petunjuk teknis (Juknis)penggunaan sistem. Dokumenini akan berisi
instruksi- instruksi, panduan, dan petunjukteknis yang akan membantu penggunadalam menggunakan
sistem dengan efektif.Draft ini mencakupberbagai aspek sepertilangkah-langkah penggunaan,
pemecahan masalah umum, panduan pengaturan, dan hal-hal lain yang relevan.
2. Rapat Pembahasan dengan Tim dalam Penyusunan Buku Panduan dan Petunjuk Teknis: Tim
Reformer akan mengadakan rapat pembahasan dengan anggota tim yang terlibatdalam penyusunan
buku panduan dan Juknis. Rapat ini bertujuan untuk mengumpulkan masukan, pemikiran, dan saran
dari anggota tim yang dapat membantu memperbaiki draft panduan dan Juknis. Diskusi ini juga dapat
membantu memastikan bahwa dokumen tersebutmencakup semua informasiyang diperlukan dan dapat
dipahami dengan baik oleh pengguna.
3. Memperbaiki Draft Penyusunan Buku Panduan dan Juknis : Berdasarkan masukan dari rapat
pembahasan, tim Reformer akan melakukan perbaikan pada draft panduan dan Juknis. Ini melibatkan
penyuntingan, penambahan informasi yang mungkinkurang, perbaikan bahasa,dan penyesuaian
berdasarkan masukan yang diberikan oleh tim.
4. Meminta dan Mendapatkan Persetujuan Pimpinan: Setelah draft buku panduan dan Juknis telah
disempurnakan, langkah selanjutnya adalah meminta persetujuan dari pimpinan organisasi atau entitas
yang relevan. Ini penting untuk memastikan bahwa dokumentersebut telah disetujui secara resmi dan
memiliki otoritas dalam penggunaan sistem.
Setelah mendapatkan persetujuan pimpinan, buku panduandan petunjuk teknis dapat disebarluaskan
kepada pengguna sistem. Hal ini akan membantu pengguna dalam memahami cara menggunakan sistem
dengan benar dan memaksimalkan manfaat dari Sistem Informasi Pengarsipan Digital (SI-PEDIG).
 5.MILESTONE 5
SOSIALISASI DAN LOUNCHING SISTEM INFORMASIPENGARSIPAN DIGITAL
(SI-PEDIG)
Reformer Melaksanakan KegiatanSelanjutnya Pada Tanggal 9 – 13 Oktober 2023. Yaitu
MelakukanSosialisasi dan LounchingSistem Informasi Pengarsipan Digital (SI-PEDIG), dengan melakukan
Tahapan Kegiatan Menyiapkan materi sosialisasi, Menyiapkan sarana dan prasarana Sosialisasi dan
Lounching, Melaksanakan Sosialisasi dan Lounching Sistem Informasi Pengarsipan Digital (SI-PEDIG),
Mengimplementasikan Sistem Informasi Pengarsipan Digital (SI-PEDIG) dan Membuat Laporan Aksi
Perubahan.
1. Menyiapkan Materi Sosialisasi : Tim Reformer perlu menyusunmateri sosialisasi yang jelas dan
informatif. Materi ini harus mencakup pengenalan sistem, manfaatnya, cara penggunaan, panduan
langkah demi langkah,dan informasi penting lainnya yang perlu diketahui oleh pengguna.
2. Menyiapkan Sarana dan Prasarana Sosialisasi :
Tempat : Pilih lokasi yang sesuai untuk melakukan sosialisasi dan peluncuran sistem. Ini bisa menjadi
ruang pertemuan, aula, atau tempat lain yang nyaman dan mudah diaksesoleh peserta sosialisasi.
Teknologi: Pastikan sarana teknologiseperti proyektor, layar, komputer, dan perangkat lainnya
berfungsi dengan baik untuk mempresentasikan materi sosialisasi.
Bahan-bahan promosi: Siapkan materi promosi seperti spanduk, brosur,atau poster yang dapat
membantudalam menginformasikan pengguna tentang sistem.
3.Melaksanakan Sosialisasi dan Launching Sistem:
Tentukan tanggal dan waktu yang tepat untuk acara sosialisasi dan peluncuran. Undang peserta yang
relevan, termasukpengguna potensial sistem,staf terkait, dan stakeholder lainnya.
Selama acara, presentasikan materi sosialisasi dengan jelas dan berinteraksi dengan peserta untuk
menjawab pertanyaan ataukebingungan yang mungkinmuncul.
Lakukan peluncuran resmi sistem dengan tindakansimbolis, pengaktifan pertamaaplikasi, atau tanda
peluncuran lainnyayang sesuai denganbudaya organisasi.
Berikan kesempatan kepada peserta untuk mencoba langsung sistem jika memungkinkan. Ini bisa
melibatkan sesi praktik langsungatau demonstrasi.

Sosialisasi dan peluncuran adalah langkah kunci dalam memastikan bahwa Sistem Informasi
Pengarsipan Digital (SI-PEDIG) diterima dan digunakan dengan baik oleh pengguna. Dengan
mengikuti tahapan- tahapan ini, Reformer dapat memaksimalkan kesuksesan implementasi
sistem dan memastikan bahwa manfaatnya dapat dirasakan oleh semua pihak yang terlibat.
 B.MANFAAT AKSI PERUBAHAN

Aksi perubahan terkait Sistem Informasi Pengarsipan Digital (SI-PEDIG) Dinas KesehatanProvinsi Papua
Barat dapat memberikan manfaat yang signifikan baik bagi Reformermaupun pihak internalyang terkait.
Berikutadalah beberapa manfaatnya:

Manfaat Bagi Reformer :

1. Pengembangan Keterampilan: Melalui aksi perubahan ini, Reformer dapat mengembangkan
keterampilan kepemimpinan, manajemen proyek, analisis, dan perencanaan. Hal ini akan meningkatkan
kompetensi dan kapabilitas Reformerdalam mengelola proyek yang kompleks.
2. Peningkatan Karir: Berkontribusi pada aksi perubahanyang berhasil dapat meningkatkan profildan
reputasi Reformerdalam organisasi. Ini bisa berdampak positif pada kemajuankarir, promosi, atau
peluang untuk tanggung jawab yang lebih besar.
3. Pemahaman Lebih Dalam tentang Organisasi: Melaluikolaborasi dengan berbagai pihak dalam
organisasi, Reformer akan memperoleh pemahaman yang lebih dalam tentang dinamika organisasi,
kebutuhan pengguna, dan tantangan yang dihadapi dalam manajemen jalan dan jembatan.
4. Pengakuan dan Apresiasi: Berhasil mengimplementasikan perubahan yang signifikan dapat
mendapatkan pengakuan dan apresiasi dari atasan, rekan kerja, dan pihak yang terlibat dalam proyek.
Ini bisa meningkatkan motivasi dan kepuasan kerja Reformer.

Manfaat Bagi Pihak Internal Terkait :

1. Peningkatan Efisiensi: SistemInformasi Pengarsipan Digitalyang lebih baik dapat meningkatkan
efisiensi dalam kinerja perencanaan,
2. Peningkatan Akurasi: pelaksanaan,dan pengarsipan dokumenkantor secara efektir.Ini dapat menghemat
waktu dan sumber daya.
3. Peningkatan Transparansi: Sistem yang lebih baik dapat meningkatkan transparansi dalam pengelolaan
arsip. Informasi yang lebih mudah diakses oleh pihak terkaitdapat meningkatkan akuntabilitas.
4. Peningkatan Kualitas Pelayanan: Peningkatan sistem dapat berdampak positif pada kualitas
pelayananyang diberikan kepada pihak yang menggunakan systeminformasi ini.
5. Potensi Penghematan Biaya: Dengan sistem yang lebih efisien, ada potensi penghematan biaya jangka
panjang.
Dengan demikian,aksi perubahan terkait Sistem Informasi Pengarsipan Digital memiliki manfaat yang luas,
termasuk peningkatan profesionalisme Reformer dan pelayananyang lebih baik kepada instansi. Ini juga
dapat berdampak positif pada efisiensidan efektivitas organisasi pemerintah daerah ProvinsiPapua Barat
khususnya dinas Kesehatan Provinsi Papua Barat.
C.IMPLEMENTASI PENGEMBANGAN KOMPETENSI DALAM
AKSI PERUBAHAN
Pelaksanaan pengembangan kompetensi bagi ASN dapat
berbentuk pendidikan dan atau pelatihan. Pengembangan
kompetensi dalam bentuk pendidikan dilakukan untuk
meningkatkan pengetahuan dan keahlian PNS melalui
pendidikan formal. Pengembangan kompetensi melalui
jalur pendidikan ini bertujuan untuk mengurangi
kesenjangan antara standar kompetensi dan/atau
persyaratan jabatan dengan kompetensi PNS yang akan
mengisi jabatan; memenuhi kebutuhan tenaga yang
memiliki keahlian atau kompetensi tertentu dalam rangka
pelaksanaan tugas dan fungsi; pengembangan organisasi;
meningkatkan pengetahuan, kemampuan, keterampilan,
sikap, dan kepribadian profesional PNS. Adapun strategi
pengembangan kompetensi dapat di lihat pada table
berikut :
Dalam pelaksanaan aksi perubahan yang dilaksanakan untuk membuat budaya kerja yang
berintegritas sesuai dengan core value ASN yaitu BerAkhlak (Berorientasi Pelayanan,
Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif) dan sesuai moto dinas
Kesehtan Provinsi Papua Barat Mewujudkan Papua Barat yang Sehat, Berkualitas, Mandiri dan
Berkeadilan. terutama pada bidang pelayanan dapat terlaksana dengan baik. Sebagaimana
telah disusun pada kegiatan aksi perubahan dimana setiap rencana aksi telah dilaksanakan
dengan metode yang tepat, terukur dan terdokummentasikan dengan baik sebagai bentuk dari
akuntabilitas.
Pelaksanaan aksi perubahan didasarkan pada keinginan untuk mempermudah pelayanan di
bagian umum dan kepegawaian Dinas Kesehatan Provinsi Papua Barat. Dengan penggunaan
teknologi akan mempermudah dalam kolaborasi antara stakeholder dan staf. Aksi perubahan
sangat membantu dalam melihat progres pengumpulan, pengolahan dan penyajian data - data
maupun mencari dokumen-dokumen. Atas dasar untuk meningkatkan pelayanan tersebut aksi
perubahan muncul.
Dasar pembuatan aksi perubahan dimulainya pembuatan SK tim efektif untuk membuat aplikasi
tersebut. Ide pengembangan aplikasi ini tidak hanya dibatasi oleh anggota dari SK tim efektif
namun juga semua pegawai di di bagian umum dan kepegawaian Dinas Kesehatan Provinsi
Papua Barat.
 Dalam pelaksanaan Aksi Perubahan ini, setiap langkah diumumkan secara transparan,
dengan sejumlah mekanisme :
a. Sistem Informasi berbasis Web yang bertujuan sebagai kemudahan dalam mencari dan
menyimpan kelengkapan dokumen teknis dan administratif. Segala data dokumen kantor yang
disampaikan oleh dari masing-masing bidang akan tersimpan/terarsipkan secara digital dan
dengan mudah dievaluasi.
b. Sistem aplikasi akan diterbitkan dan digunakan dalam proses penyampaian kelengkapan
dokumen teknis dan administratif. Sistem aplikasi akan dikembangkan secara berkala untuk
mengatasi segala bug (kesalahan atau kecacatan yang kerap terjadi pada sebuah perangkat
lunak komputer atau software, sehingga tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya) dan
peningkatan aplikasi. Pengembangan sistem informasi pengarsipan digital akan dilanjutkan ke
tahap selanjutnya dengan peningkatan fitur tidak hanya sebagaisistem kearsipan.
KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN
TINDAK LANJUTKEGIATAN JANGKA MENENGAHMENETAPKAN TARGET
CAPAIANJANGKA MENENGAH DAN JANGKAPANJANG
1.RENCANA TINDAK LANJUT JANGKA MENENGAH
Rencana tindak lanjut jangka menengah bertujuan untuk menciptakan pengelolaan yang
efektif dan efisien dari sistem informasi pengarsipan digital (SI-PEDIG) Dinas Kesehatan
Provinsi Provinsi Papua Barat. Rencana ini akan membantu dalam meningkatkan kualitas
pengelolaan arsip kantor. Dengan adanya sistem informasi yang baik, akan memudahkan
dalam perencanaan dan penanganan masalah terkait pengarsipan dokumen kantor. Tujuan
akhirnya adalah untuk membantu meningkatkan pelayanan kinerja pada Stakholder eksternal
di Dinas Kesehatan Provinsi Papua Barat. Dalam implementasinya, perlu dilakukan
koordinasi yang baik antara semua pihak terkait, termasuk pemerintah daerah.

2.RENCANA TINDAK LANJUT JANGKA PANJANG

Rencana tindak lanjut jangka panjang yang bertujuan untuk mengintegrasikan sistem
informasi pengarsipan digital di Dinas Kesehatan
Provinsi Papua Barat dengan sistem penganggaran yang ada di Dinkes Provinsi Papua
Barat. Rencana ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dalam mengarsipkan dokumen
kantor. Dengan mengintegrasikan sistem informasi, diharapkan akan tercipta koordinasi yang
lebih baik antara pimpinan dan bawahan serta dari masing-masing bidang di dinas Kesehatan
Provinsi Papua Barat, serta mempermudah pencarian dokumen kantor. Hal ini diharapkan
dapat meningkatkan dan mempercepat kualitas kinerja ASN Dinas Kesehatan Provinsi Papua
Barat.
PELAKSANAAN
STRATEGI
PENGEMBANGAN
POTENSI DIRI
DALAM AKSI
PERUBAHAN

KETERKAITAN MATA
PELATIHANPILIHAN
DENGAN AKSI
PERUBAHAN
 DISEMINASI DAN PUBLIKASI
Dalam pelaksanaan aksi perubahan yang dilaksanakan untuk membuat budaya kerja yang
berintegritas sesuai dengan core value ASN yaitu BerAkhlak (Berorientasi Pelayanan,
Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif) dan sesuai moto dinas
Kesehtan Provinsi Papua Barat Mewujudkan Papua Barat yang Sehat, Berkualitas, Mandiri dan
Berkeadilan. terutama pada bidang pelayanan dapat terlaksana dengan baik. Sebagaimana
telah disusun pada kegiatan aksi perubahan dimana setiap rencana aksi telah dilaksanakan
dengan metode yang tepat, terukur dan terdokummentasikan dengan baik sebagai bentuk dari
akuntabilitas.
Pelaksanaan aksi perubahan didasarkan pada keinginan untuk mempermudah pelayanan di
bagian umum dan kepegawaian Dinas Kesehatan Provinsi Papua Barat. Dengan penggunaan
teknologi akan mempermudah dalam kolaborasi antara stakeholder dan staf. Aksi perubahan
sangat membantu dalam melihat progres pengumpulan, pengolahan dan penyajian data - data
maupun mencari dokumen-dokumen. Atas dasar untuk meningkatkan pelayanan tersebut aksi
perubahan muncul.
Dasar pembuatan aksi perubahan dimulainya pembuatan SK tim efektif untuk membuat aplikasi
tersebut. Ide pengembangan aplikasi ini tidak hanya dibatasi oleh anggota dari SK tim efektif
namun juga semua pegawai di di bagian umum dan kepegawaian Dinas Kesehatan Provinsi
Papua Barat.
 Dalam pelaksanaan Aksi Perubahan ini, setiap langkah diumumkan secara transparan,
dengan sejumlah mekanisme :
a. Sistem Informasi berbasis Web yang bertujuan sebagai kemudahan dalam mencari dan
menyimpan kelengkapan dokumen teknis dan administratif. Segala data dokumen kantor yang
disampaikan oleh dari masing-masing bidang akan tersimpan/terarsipkan secara digital dan
dengan mudah dievaluasi.
b. Sistem aplikasi akan diterbitkan dan digunakan dalam proses penyampaian kelengkapan
dokumen teknis dan administratif. Sistem aplikasi akan dikembangkan secara berkala untuk
mengatasi segala bug (kesalahan atau kecacatan yang kerap terjadi pada sebuah perangkat
lunak komputer atau software, sehingga tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya) dan
peningkatan aplikasi. Pengembangan sistem informasi pengarsipan digital akan dilanjutkan ke
tahap selanjutnya dengan peningkatan fitur tidak hanya sebagaisistem kearsipan.
 PENUTUP
A.KESIMPULAN
Dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip data dokumenkantor, Dinas Kesehatan Provinsi
Papua Barat telah mengambil langkah-langkah dalam aksi perubahan terkaitSistem Informasi
Pengarsipan Digital (Si-PEDIG). Berikutadalah kesimpulan terkait aksi perubahan ini:
1.Perubahan yang Progresif: Aksi perubahan ini merupakan langkahprogresif untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam arsip data dokumenkantor. Sistem InformasiSI-
PEDIG akan membantudalam Digitalisasi Data Arsip dengan lebih baik.
2.Kolaborasi yang Penting: Aksi perubahan ini melibatkan kolaborasi antara berbagaipihak,
termasuk Reformer, staf Dinas DinkesProvinsi Papua Barat,stakeholder internal. Kolaborasi ini
penting untuk memastikan keberhasilan implementasi sistem informasi.
3.Manfaat Luas: Manfaat dari perubahan ini tidak hanya dirasakan oleh ASN di Dinkes Provinsi
Papua Barat tetapi juga bisa dapat bermanfaat bagi seluruhASN di Provinsi Papua Barat.
4.Kesempatan Pengembangan Keterampilan: Aksi perubahan ini memberikan kesempatan bagi
Reformer dan anggota tim untuk mengembangkan keterampilan kepemimpinan,
manajemenproyek, dan analisisdata. Ini akan mendukung pertumbuhan profesional mereka.
5.Pentingnya Sosialisasi dan Publikasi: Diseminasi dan publikasi informasi mengenai sistem
merupakan langkahkunci dalam memastikan bahwa masyarakat, penggunapotensial, dan
pemangkukepentingan lainnya memahami dan dapat menggunakan sistem dengan baik.
6.Kontinuitas Evaluasi dan Peningkatan: Kesuksesan sistem ini akan sangat bergantung pada
evaluasi berkelanjutan dan perbaikan yang terus- menerus. Hal ini penting untuk menjaga
relevansi dan kinerja sistem seiring waktu. Dengan demikian, aksi perubahanterkait Sistem
InformasiPengarsipan Digital (SI-PEDIG) Dinas Kesehatan ProvinsiPapua Barat adalah langkah
penting menuju peningkatan kinerja dan pelayanan publik yang lebih baik.

B.SARAN
1. Konsolidasi Dukungan: Pastikandukungan dan komitmendari semua pihak terkait, termasuk
pimpinan, staf, dan pemangku kepentingan lainnya, untuk memastikan keberhasilan
implementasi sistem.
2. Sosialisasi yang Efektif: Sosialisasi sistem kepada penggunapotensial dan masyarakat
harus dilakukan secara efektif dan terstruktur, dengan menyediakan materi yang jelas dan
mudah dipahami.
3. Evaluasi Berkala: Tetapkan mekanisme evaluasi berkala untuk mengukur kinerja sistem
dan menerima umpan balik dari pengguna. Gunakan hasil evaluasi ini untuk perbaikan
selanjutnya.
4. Dukungan Teknis yang Kuat: Pastikan tersedia dukungan teknis yang kuat untuk
mengatasimasalah dan pertanyaan yang mungkin muncul dari penggunasistem.
5. Kerjasama dengan Pihak Eksternal: Jalin kerjasama dengan pihak eksternal, termasuk
mitra dan pemerintah daerahlainnya, untuk memastikan integrasi yang lancar dan
berkelanjutan.
6. Pengembangan dan PelatihanKaryawan: Terlibatlah dalam pengembangan dan pelatihan
karyawan untuk memastikan bahwa mereka memiliki keterampilan yang diperlukan
dalampenggunaan sistem.
LAMPIRAN-LAMPIRAN