A.

Analisis Masalah Pelayanan

Setelah melakukan kunjungan pada Badan Pendapatan Daerah Provinsi

Jawa Barat dan Dinas Pertanian Kabupaten Bandung Provinsi Jawa Barat
dilakukan analisis masalah pelayanan, sehingga didapatkan beberapa potensi
masalah pelayanan sebagai berikut:

Tabel 1. Analisis Masalah Pelayanan pada Dua Lokus Stula

Potensi Masalah Pada Masing-Masing Lokus

No.
Badan Pendapatan Daerah Dinas Pertanian
Provinsi Jawa Barat Kabupaten Bandung
1. Pergantian pimpinan berpotensi Mutasi pimpinan yang sangat mungkin
terjadinya perubahan kebijakan terjadi dalam waktu cepat menjadi
yang dapat mempengaruhi program salah satu faktor kunci keberlanjutan
yang sedang berjalan pelayanan

2. Faktor eksternal utamanya faktor Dukungan anggaran yang masih sangat

politis sangat menentukan arah terbatas berpotensi menjadi
kebijakan dan penganggaran penghambat untuk pelaksanaan
kegiatan pelayanan secara maksimal
3. Kurang terpenuhinya sumber Sumber daya manusia yang sangat
daya manusia yang memadai untuk minimalis meskipun sudah dilakukan
mengelola E-Samsat Jabar kolaborasi dalam pelaksanaan kegiatan
dirasa masih jauh dari ideal
4. Budaya Masyarakat yang masih Pemanfaatan perkembangan
resisten terhadap pergeseran dari teknologi informasi masih belum
pelayanan konvensional ke maksimal sehingga prinsip-prinsip
digitalisasi efektif dan efisien belum terlalu
dirasakan dampakanya
5. Profiling customer sudah dilakukan Proses monitoring dan evaluasi masih
tetapi hanya berdasarkan tingkat bersifat konvensional, sehingga
ekonomi kedaerahan belum rekomendasi dan outputnya belum
memperhatikan faktor-faktor lain sesuai keadaan real di lapangan
yang bersifat dinamis

B. Strategi Penyelesaian Masalah

Berdasarkan isu masalah yang terjadi yaitu “Kurangnya informasi
ketersediaan ikan dan ruang simpan secara real time di gudang
penyimpanan”, maka gagasan perubahan yang diusulkan sebagai mana hasil
analisis Mcnamara adalah “Informasi Ketersediaan Ikan dan Ruang Simpan
 Waktu Nyata Melalui Pemanfaatan Sharing Data Platform”.yang bernama
SILOGAN (Sistem Informasi Logistik Ikan). Sistem informasi ketersediaan
akan divisualisasikan dalam sebuah sistem informasi secara digital yang
dapat diakses di https://linktr.ee/silogan dan metode penyimpanan google
drive. Sistem informasi Logistik Ikan didisain sebagaimana Gambar 3, berisi
dengan 3 (tiga) menu kegiatan sebagai berikut:
1. Menu Informasi ketersediaan ikan dan ruang simpan tersedia
Menu ini berisi tentang informasi ketersediaan ikan harian dan space yang
tersedia
2. Menu Profil CS
Menu ini berisi tentang informasi umum terkait Cold Storage berupa kapasitas
gudang, fasilitas pendukung, jasa yang ditawarkan kepada publik termasuk
biaya simpannya
3. Menu tentang alamat dan lokasi CS
Menu ini berisi tentang lokasi peta google maps lokasi cold storage

Gambar 1. Desain Tampilan Menu Sistem Informasi Logistik Ikan

Dalam mencapai kondisi ideal melalui terobosan/inovasi dari isu prioritas

yang terjadi, maka dilakukan adopsi dan adaptasi pada hasil inovasi instansi
lainnya melalui studi lapangan. Hasil dari kegatan studi lapangan didapatkan
Key Succes Factor mencakup peran kepemimpinan, strategi komunikasi,
sumber daya manusia, inovasi pelayanan, koordinasi dengan stkeholder,
pemanfaatan teknologi informasi, pelayanan publik, dan manajemen mutu.
Aspek-aspek tersebut dijabarkan secara terperinci pada tabel 7.

Tabel 1. Adopsi/Adaptasi Studi Lapangan

Key Succes Lesson Learnt Kondisi Unit Adopsi Adaptasi
Factor Kerja
Dukungan dan  Program
Peran komitmen pemimpin unggulan Dalam merancang Melakuan pemetaan
Kepemimpinan dalam menjalankan diterbitkan inovasi masalah
peran menetapkan berdasarkan layanan dengan
kebijakan (policy) kebutuhan terlebih diagnosa
yang menyentuh masyarakat dahulu organisasi
masyarakat dan (identifikasi menggali dengan
terlibat secara aktif masalah) permasala melibatkan
dalam upaya  Ditetapka han terkait pihak
mendorong n melalui dengan internal dan
keberhasilan inovasi regulsai layanan ekternal
yang
dibutuhkan
publik..
Penerapan teknik Komunikasi secara Dalam inovasi Penyajian data yang
Strategi asertif (secara periodik dan pelayanan akurat, mutakhir,
Komunikasi tegas) untuk insidentil sesuai memudahkan terstandar, dan
meyakinkan kebutuhan, kepada pengguna memangkas alur
seluruh para stakeholder jasa birokrasi untuk
stakeholders untuk menyusun mendapatkan mendukung
dengan kebijkakan atau informasi percepatan
memberikan pelayanan yang pelayanan perumusan
argumentasi dibutuhkan tanpa melalui kebijakan dan
(program) secara birokrasi pengambilan
jelas dengan yang rumit keputusan yang
dilengkapi data lebih
dukung, serta
menjelaskan
dampak positif
penerapan
inovasi untuk
mengatasi
permasalahan
yang dihadapi

Pemberdayaan Penyusunan Penguatan Tim kerja

Peningkatan kompetensi
Sumberdaya dan Tim dengan SDM
Manusia pengoptimalan Pendamping mengedepan
terkait potensi dan kan prinsip
SDM dan sumber Kolaboratif kolaboratif
daya lainnya sebagai ujung (melibatkan
termasuk tombak pihak
melibatkan keberhasilan eskternal)
stakeholder Program
eksternal Kerja
(akedimisi,
media, pebisnis
dan masyarakat)

Penciptaan Pemanfaatan Mengoptimalkan Mengoptimalkan

Pemanfaatan inovasi dari media platform penggunaan penggunaan TI
teknologi dan hasil kajian digital dan sharing TI untuk pada Unit Kerja
Informasi sumberdaya data untuk mempercepat
dengan efektifitas layanan
pendekatan pekerjaan
inovatif dan
strategis;
Inovasi yang
 Key Succes Lesson Learnt Kondisi Unit Adopsi Adaptasi
Factor Kerja
berdampak
secara
langsung bagi
masyarakat;
Pengembanga
n inovasi
layanan publik
secara
berkesinambu
ngan (sesuai
road map).

Pangkalan Inovasi pelayanan

Dalam inovasi Penyajian
Inovasi (Pelayanan berdasarkan pelayanan data yang
Pelayanan Bengkel Keliling kebutuhan memudahkan akurat,
ALsintAN customer internal pengguna mutakhir,
Posterin (Pos dan eksternal jasa dan
Jesica mendapatkan memotong
Sipolan) dibuat layanan hambatan
berdasarkan dengan untuk
kebutuhan memaksimalk mendukung
masyarakat yang an fasilitas percepatan
merasa kesulitan yang ada perumusan
mencari bengkel kebijakan
dan ingin dan
mengecek pengambila
kesehatan n keputusan
ternaknya yang lebih
cepat

• Potensi Masalah: Penyusunan Implementasi Mengoptimalka

Penerapan Tim tidak bisa Manajmenen manajemen n
Manajemen menyelesaikan Resiko di setiap risiko yang pengen
Risiko pekerjaan kegiatan termasuk telah dibuat dalian
• Potensi Resiko: pelayanan publik agar risiko
Dilaksanakan dilaksanakan melalui
sesuai jadwal seseuai Penge
• Mitigasi Resiko; jadwal ndalian
Melakukan Rutin
koordinasi Pengendalian
dengan
pendek
atan
manajemen risiko
• Kegiatan Penganggaran Penyesuaian terhadap
 Perencanaan
Pendanaan sesuai pagu berbasis kinerja anggaran pendanaan
anggara satker harus pelayanan public
• RKA disusun berdasarkan yang dapat
berdasarkan data-data dilakukan dengan
hasil rapat dilapangan Hibah atau
kegiatan dan  Meng- penyususnan
data-data implementasi RKA yang
lapangan -kan dengan matang
meng-
optimalkan
dana untuk
kegiatan
yang
strategis

2.Tahapan Kegiatan

Tahapan aksi perubahan ini terdiri dari tahapan jangka pendek, jangka
menengah, dan jangka panjang. Tahapan aksi perubahan ini bertujuan
 sebagai pedoman penulis dalam implementasi dilapangan sehingga setiap
tujuan yang hendak tercapai dapat terencana secara sistematis. Adapun
tahapan jangka pendek, jangkan menengah dan jangka panjang dapat
dilihat pada Tabel dengan gambaran hubungan Milestone
Tabel Tahapan Aksi Perubahan

MILESTONES URAIAN OUTPUT BIAYA WAKTU

JANGKA Persiapan ➢Petunjuk Biaya Minggu ke
PENDEK pelaksanaan dan konsum 2 Bulan
(2 aksi arahan si rapat
BULAN) ➢ Konsultasi dari Agustus
rencana mentor 2023
Tersedianya aksi dan
perubahan coach
sistem
dengan ➢Pemantap
informasi an
mentor dan
ketersediaan komitmen
coach terhadap
ikan dan ruang ➢ Koordinasi
tersedia di aksi
dengan perubahan
gudang waktu mentor dan
Perancangan Tersusunya Biaya Minggu ke
nyata Cold design aksi rancangan konsum 3 Bulan
Storage perubahan sistem si rapat Agustus
➢ Koordinasi informasi
tim 2023
membahas
Uji rancangan
coba Evaluasi Biaya Minggu ke
sistem desaign konsum 1 Bulan
informasi sistem si rapat Septembe
informasi rMinggu
2023 ke
Sosialisasi Pemahaman Biaya
sistem sistem konsum 2 Bulan
informasi informasi si Septembe
sosialis
asi r 2023
Implementasi Terlaksanan Biaya Minggu ke
sistem ya Konsumsi 3 Bulan
informasi perencanaa dan kit Septembe
n, pelaporan meeting r 2023
dan s/d
monitorng Minggu ke 1
serta Bulan
Monitoring evaluasi
Bahan Biaya Oktober
Minggu ke 2
dan evaluasi perbaikan konsum Bulan
 pengembang rapat 2023
an sistem
JANGKA Koordinasi Tersusunny Biaya Bulan
MENENGAH pengembang a design konsum November –
(3 - 12 an sistem sistem si rapat Desember
BULAN) informasi informasi
2023
dengan
Model melibatkan
implementasi stakaholder
pelaksanaan eksternal Bulan
Implementasi Terlaksanan
Sistem sistem ya Januari –
Informasi informasi perencanaa Oktober
Ketersediaan dengan n, pelaporan 2024
Waktu Nyata di stakaholder dan
eksternal monitorng
dalam Sistem serta
Logistik Ikan evaluasi
Nasional kegiatan
sebagai secara
referensi Monitoring terintegrasi
Bahan Biaya Bulan
kebijakan dan evaluasi perbaikan konsum Oktober
Ketahanan sistem dan si rapat 2024
Pangan dalam informasi pengembang
dengan an sistem
sektor
JANGKA Pengembangan Terbangunny Biaya Bulan
PANJAN sistem a sinergi konsum Oktober -
G informasi untuk si rapat Desember
(1– 2 TAHUN) seluruh dan
2024
kegiatan kolaborasi
Implementasi Terintegrasi Biaya Bulan
Terwujudnya Agustus
dashboard sistem nya sekuruh pengadaan
informasi kegiatan paket 2024
sistem
informasi terpadu melalui organisasi platform
ketersediaan penyediaan
Monitoring Terpantau Biaya Bulan
hingga dan evaluasi nya kinerja konsum Oktober
spesifikasi implementas organisasi si rapat 2025
pasar sebagai i realtime
dasar dalam
3.Sumber Daya (Peta dan Pemanfaatan)

Dalam rangka pelaksanaan aksi perubahan diperlukan adanya

dukungan sumber daya tim yang terlibat dalam penyelenggaraan aksi
perubahan ini. Adapun struktur penyelenggara aksi perubahan dapat
dilihat pada Gambar 5 dan penjelasan tim kerja pada Tabel 9.

Gambar 2. Struktur Tata Kelola Aksi Perubahan

Tabel 2. Penjelasan Tim Kerja

No. Peran Uraian Tugas

1 Mentor 1. Memberikan arahan dan dukungan atas keseluruhan
kegiatan
2. Memberikan dukungan secara berkelanjutan
selama pelaksanaan kegiatan
3. Membantu menyelesaikan kendala/hambatan
2 Coach 4. Memberikan saran dan masukan selama pelaksanaan
1.
kegiatan
2. Mengevaluasi hasil pelaksanaan kegiatan
3 Ketua Tim Penaggungjawab atas seluruh rangkaian pelaksanaan
 4 Tim Efektif 1. Tim Kerja Rantai Pasok:
➢ Mengidentifikasi, memfasilitasi pengumpulan
data aktivitas kapal perikanan
➢ Memfasilitasi pengumpulan data dan infromasi
bahan ajar
➢ Mempersiapkan pelaksanaan pertemuan
koordinasi dan konsultasi
➢ Mepersiapkan penyusunan Surat Keputusan
2. Tim Kerja Pengadaan Penyimpanan Distribusi
➢ Mengidentifikasi, memfasilitasi kegiatan pelaporan
dan monev
➢ Mengkoordinasikan aktivitas petugas pengolah data
3. Tim Kerja Pemantauan
➢ Mengidentifkasi, memfasilitasi kegiatan
pemantauan

Stakeholder merupakan komponen penting dalam kegiatan aksi perubahan

karena mereka menjadi kunci keberhasilan dari penyelesaian atas isu
“Kurangnya informasi ketersediaan ikan dan ruang simpan secara real time di
gudang penyimpanan”. Stakeholder dalam aksi perubahan ini berasal dari
pihak internal dan pihak eksternal dapat berupa perorangan atau kelompok
yang tertarik dan dapat mempengaruhi atau terpengaruh oleh tujuan dan
tindakan sebuah tim. Stakeholder atau pemangku kepentingan yang berkaitan
dengan aksi perubahan ini dapat dilihat pada Tabel 10.

Tabel 3. Identifikasi Stakeholder

No. Stakeholder Internal No. Stakeholder Eksternal

1 Direktur Logistik 1 Dinas Kelautan dan
Perikanan Propinsi
2 Mentor/Katimja TRP 2 Akademisi

3 Katimja PPD 3 Penyimpan Ikan

4 Tim Kerja TRP 4 Jasa Logistik

5 Tim Kerja PPD

6 Tim Kerja
Pemantauan
7 Petugas penginput data

Pemanfaatan dan pengelolaan stakeholder dilakukan melakukan

pengklasifikasian stakeholder berdasarkan pengaruh dan kepentingannya
terhadap aksi perubahan. Hasil pengklasifikasian stakeholder dapat dilhat
 pada tabel 11 dan Gambar 6.

Tabel 4. Identifikasi Klasifikasi Stakeholder

No. Satkeholder Kepentingan Pengaruh Peran
1 Direktur Logistik Positif Positif Pemangku kebijakan

2 Mentor/Katimja TRP Positif Positif Koordinator kebijakan

3 Tim Kerja TRP Positif Negatif Pelaksana kebijakan
4 Tim Kerja PPD Positif Negatif Pelaksana kebijakan

5 Tim Pemantauan Positif Negatif Pelaksana kebijakan

6 Petugas penginput Positif Negatif Pelaksana kebijakan
data
7 Dinas Kelautan dan Negatif Negatif Dukungan pelaksanaan kebijakaan
Perikanan Propinsi

8 Akademisi Negatif Negatif Dukungan pelaksanaan kebijakan

9 Penyimpan Ikan Positif Negatif Penerima layanan

10 Jasa Logistik Positif Negatif Penerima Dampak Kebijakan

Gambar 3. Klasifikasi Satkeholder

Keterangan :

Promoters : memiliki kepentingan besar terhadap Upaya dan juga kekuatan

untuk membantu membuatnya berhasil atau menggagalkannya
Latens : tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam Upaya,
tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi Upaya jika
mereka menjadi tertarik
Defender : memiliki kepentingan dalam komunitas, tetapi kekuat-annya kecil untuk
mempengaruhi Upaya
Apathetics : kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak
mengetahui adanya Upaya

4.Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan

Pengendalian mutu pelaksanaan aktualisasi merupakan salah satu fungsi dalam

manajemen yang secara subtansial sangat dipengaruhi oleh konsep-konsep
manajemen secara keseluruhan. Adapun tahapan manajemen pengawasan didasarkan
kepada tahapan-tahapan dalam proses manajemen yang merujuk pada fungsi-fungsi
manajemen. Sebeagi bentuk jaminan mutu terhadap pencapaian pelaksanaan aksi
perubahan “Informasi Ketersediaan Ikan dan Ruang Simpan Waktu Nyata Melalui
Pemanfaatan Sharing Data Platform” dapat dilhat pada tabel berikut.

Tabel. Indikator Keberhasilan Aksi Perubahan

Indikator Keberhasilan Diskripsi Target Bobo

Capaian t
Perencanaan: Tersusunnya 100% 20%
Sarpras dan sistem design sistem
informasi yang informasi
Pengorganisasian: Terbentuknya tim 100% 20%
Pembentukan tim
aksi perubahan
Pelaksanaan: Terlaksananya 100% 40%
Pelaksanaan penggunaan
sistem informasi sistem informasi
Pengendalian: Disusunnya 100% 20%
Pedoman monitoring laporan hasil
dan evaluasi bagi tim monitoring dan
 Tabel. Manajemen Pengendalian Mutu

No Tahapan Sasaran Output Metode Penanggung

Pengendalian Jawab

1. Konsultasi Terlaksananya Lembar hasil Komunikasi Project leader

dengan aksi perubahan konsultasi
Mentor

2. Pembentukan Terbentuknya Surat Tugas Melaksanakan, Project leader

tim efektif tim efektif Tim Aksi mengawasi dan
Perubahan melakukan
otentifikasi

3. Rapat tim Tersedianya Konsep awal Mengawasi  Project leader

efektif rancangan fitur penambahan tahapan dan
yang akan menu monitoring
 Tim
ditambahkan

4. Pengumpulan Terkumpulnya Materi Mengawasi setiap  Project leader

bahan dan bahan dan pengmebangan tahapan dan Tim
materi materi yang akan menu pada monitoring
digunakan dalam aplikasi
pengembanga n
aplikasi

5. Pelaksanaan Adanya Menu SILOGAN Mengawasi setiap  Project leader

penggunaan penggunaan pada tahapan dan
aplikasi aplikasi SILOGAN monitoring

Dalam pelaksanaan aksi perubahan akan menghadapi resiko kegagalan dalam

aksi perubahan sehingga diperlukan untuk melakukan manajemen resiko dengan
mengelola melalui memonitor sumber resiko, melacak, dan melakukan serangkaian
upaya untuk meminimalkan dampak resiko yang terjadi. Identifikasi resiko dilakukan
pada setiap tahapan pelaksanaan dengan menilai tingkat dampak dan kemungkinan
terjadinya resiko. Hasil identifikasi resiko dalam aksi perubahan ini dapat dilihat pada
Tabel Berikut .
 RENCANA
MILESTONES TAHAPAN RESIKO PENYEBAB PENGENDALIAN

Pembentuk tin aksi

Persiapan perubahan Aktivttas kerja Membuat jadwal
pelaksanaan aksi melebihi waktu mentor tinggi mentoring
perencanaan

Perancangan Rancangan sistem Komitmen Melakukan koordinasi

design aksi informasi tidak anggota tim dengan anggota tim secara
perubahan maksimal rendah intens

JANGKA
Gagalnya Kurang
PENDEK (2 Memilih anggota tim yang
Uji coba sistem pembangunan berkompetenn ya
BULAN) memiliki kompetensi
informasi sistem informasi anggota tim
dalam sharing data
platform

Tidak
Sosialisasi sistem terlakasanannya Aktivttas kerja Membuat undangan
informasi kegiatan sosialiasi tinggi sosialilasi dengan
dukungan mentor

Tidak optimalnya
Implementasi sistem penggunaan sistem Komitmen Melakukan koordinasi
informasi informasi anggota tim dengan anggota tim secara
rendah intens

Monitoring dan Hasil monitoring dan Kurangnya Koordinasi secara berkala

evaluasi evaluasi tidak data dan dengan anggota tim
maksimal informasi
Koordinasi
pengembangan Rancangan sistem Komitmen Melakukan koordinasi
sistem informasi informasi tidak anggota tim dengan anggota tim secara
terpadu maksimal rendah intens

JANGKA Implementasi sistem

MENENGAH (3 - 12 informasi dengan Tidak optimalnya Komitmen Melakukan koordinasi
BULAN) stakaholder penggunaan sistem anggota tim dengan anggota tim secara
eksternal informasi terpadu rendah intens

Monitoring dan
evaluasi sistem Hasil monitoring dan Kurangnya Koordinasi secara berkala
informasi dengan evaluasi tidak data dan dengan anggota tim
stakaholder eksternal maksimal informasi

Pengembangan
sistem informasi Rancangan sistem Komitmen Melakukan koordinasi
untuk seluruh informasi tidak anggota tim dengan anggota tim secara
kegiatan organisasi maksimal rendah intens

JANGKA
PANJANG
(1– 2 TAHUN) Implementasi sistem
informasi untuk Tidak optimalnya Komitmen Melakukan koordinasi
seluruh kegiatan penggunaan sistem anggota tim dengan anggota tim secara
organisasi informasi terpadu rendah intens

Monitoring dan Hasil monitoring dan Kurangnya Koordinasi secara berkala

evaluasi evaluasi tidak data dan dengan anggota tim
implementasi maksimal informasi