SCCG3143

SEMESTER JANUARI SESI 2023/2024 (JJ232)

PROGRAM PENGAJIAN JARAK JAUH, PACE UUM

SCCG3143 KEMAHIRAN KOMUNIKASI KEPENGURUSAN

NO. MATRIK: 11111

NAMA: MUHAMMAD SYAMIL
NO. TELEFON: 011
KUMPULAN: C

TARIKH SERAHAN: 19 januari 2023

NAMA PENSYARAH: MUHAMMAD SYIRAZIE

TUGASAN INDIVIDU: Huraikan kemahiran yang bersesuaian bagi penyampaian inovasi sistem
baharu dalam organisasi anda kepada kakitangan. Berikan contoh inovasi baharu dalam
organisasi anda

Pentadbiran:

Markah: Catatan:

1
 SCCG3143

ISI KANDUNGAN

BIL TAJUK MUKA

SURAT

1.0 PENGENALAN
3

2.0 KOMUNIKASI STRATEGIK 4-

5

2.1.1 PERANCANGAN STRATEGIK

2.1.2 PELAKSANAAN KOMUNIKASI

2.1.3 PERSPEKTIF PENILAIAN KOMUNIKASI

2.2 MODEL KOMUNIKASI STRATEGIK

3.0 INOVASI JABATAN PENGANGKUTAN JALAN (SISTEM DIGITAL)

6

4.0 KESIMPULAN
7

RUJUKAN
8

2
 SCCG3143

1.0 Pendahuluan

Salah satu faktor utama dalam memastikan operasi organisasi berjalan dengan baik
dan difahami oleh semua peringkat kakitangan dalam organisasi adalah kemahiran
komunikasi. Di samping itu, komunikasi adalah kaedah penghantaran. Maklumat dan aktiviti
untuk semua kakitangan syarikat, termasuk kakitangan dan organisasi luar bersama dengan
pihak berkepentingan. Takrif sesebuah organisasi adalah himpunan orang. bersatu dalam
satu pasukan dengan peranan dan akauntabiliti membolehkan pelaksanaan tindakan yang
telah dirancang terlebih dahulu (Ab Aziz, 2012). Selain Di samping itu, komunikasi berfungsi
sebagai kaedah untuk mencapai objektif. secara kolektif menggunakan sistem ini adalah
semua peserta organisasi, dan sempadan yang telah ditubuhkan oleh organisasi.

Keupayaan organisasi untuk beroperasi dengan cekap juga boleh ditunjukkan oleh
komunikasi yang berkesan. Sebuah institusi, terutamanya organisasi awam, akan berjuang
untuk mempunyai tadbir urus yang cekap tanpa komunikasi yang cemerlang. Apabila
komunikasi yang baik dijalankan, nilai-nilai murni akan dibangunkan, dan pekerja secara
langsung akan menyumbang kepada kestabilan dan pencapaian matlamat organisasi
(Mustaffa, 2015). Untuk menyampaikan maklumat kepada pelbagai peringkat kakitangan
yang melaporkannya, pengurusan atasan atau pemimpin mesti mempunyai pelan
komunikasi yang berkesan. Menurut Ashkenas, R. N., dan S. C. Francis (2000), strategi
komunikasi yang berjaya adalah penting untuk struktur dan kejayaan organisasi dalam
mencapai matlamat dan objektifnya. Pengajian kaedah komunikasi oleh organisasi direka
untuk menjalankan misi yang ditetapkan. Oleh itu, terdapat beberapa penyelidikan yang
telah mewujudkan hubungan antara komunikasi strategik dan komunikasi yang berjaya.

3
 SCCG3143

2.0 KOMUNIKASI STRATEGIK

Setiap pengurus atau pemimpin dalam organisasi memerlukan kemahiran
komunikasi strategik untuk membantu mereka menjadi komunikator yang berkesan dan
membantu menyelesaikan masalah kakitangan di bawah kawalan mereka (Downs & Adrian,
2004). Organisasi menggunakan komunikasi strategik untuk mencapai objektif mereka. Jenis
komunikasi yang pelbagai dan luas, komunikasi strategik adalah salah satu yang dirancang
oleh sesebuah organisasi. Tiga perspektif - merancang, menjalankan, dan menilai
komunikasi - boleh digunakan untuk mengkategorikan komunikasi strategik.

2.1.1 PERANCANGAN STRATEGIK

Agenda utama organisasi adalah perancangan komunikasi. Secara umumnya, dalam
organisasi pelan utama menyampaikan, mengikut Patterson & Radtke, 2009 Penumpuan
dan penekanan kepada penjenamaan organisasi dan barangan, menyampaikan arahan
kepada pengurus dan kakitangan untuk menjalankan tugas dan tugas dengan cekap. Pada
ketika ini, undang-undang, peraturan, dan dasar yang berkaitan dengan cara operasi
organisasi juga ditentukan. Pada ketika ini, organisasi bertujuan untuk menggunakan saluran
yang berkesan untuk memberitahu masyarakat tentang visi, misi, dan mesej mereka.
Integrasi perancangan strategik ke dalam semua program organisasi merangkumi
perancangan jangka panjang dan jangka pendek. Organisasi pengurusan boleh
membahagikan sumber mereka dengan cekap dan berjaya melalui strategi komunikasi
strategik ini.

2.1.2 PELAKSANAAN KOMUNIKASI

Perspektif pelaksanaan komunikasi, yang merangkumi pelaksanaan pelan komunikasi
dengan matlamat tempoh masa yang telah dirancang sebelum ini. Menetapkan matlamat
adalah tempat yang baik untuk bermula apabila melaksanakan komunikasi. Berikut adalah

4
 SCCG3143

memilih khalayak yang betul untuk memastikan matlamat dapat dipenuhi. Tindakan
seterusnya adalah untuk mengutamakan komunikasi penting berdasarkan matlamat dan
berusaha untuk menyelesaikan jurang dalam pengetahuan yang mungkin menghalang
keupayaan untuk menerima komunikasi. Di samping itu, adalah penting untuk
menggunakan alat dan saluran komunikasi untuk memastikan aktiviti diambil mampu
memastikan keberkesanan pelan. Peringkat akhir adalah untuk membuat perubahan dan
bekerjasama dengan pihak berkepentingan untuk menjadikan usaha komunikasi lebih
berkesan dan menjamin bahawa mesej yang ingin anda sampaikan dapat dilaksanakan
dengan jayanya.

2.1.3 PERPESKTIF PENILAIAN KOMUNIKASI

Penilaian perspektif adalah proses meningkatkan teknik komunikasi yang boleh
digunakan pada masa akan datang. Tindakan organisasi digambarkan sebagai hasil penilaian
komunikasi ini. Program larian kemudiannya diukur, dinilai untuk bekalan, pelaksanaan, dan
kesan, dan laporan dihantar kepada pihak pengurusan mengikut objektif bersama organisasi
dan pihak berkepentingan.

2.2 Model Komunikasi Strategik

Dengan menganalisis kekuatan dan kelemahan setiap organisasi dalam
berkomunikasi, pihak pengurusan boleh menggunakan model komunikasi strategik untuk
memahami setiap peranan dan tujuan pelan. Oleh Barett (2006), paradigma komunikasi
strategik ini pertama kali dibentangkan menggambarkan komunikasi sebagai satu proses
yang bertindih dan berkumpul di lokasi dan masa yang sama. Barrett menasihatkan
menggunakan komunikasi terancang untuk sengaja membentangkan teras sasaran. Mesej
mesti disesuaikan dengan khalayak tertentu agar komunikasi strategik menjadi berkesan.
Akibatnya, Barrett menyediakan dua faktor yang mendalam untuk keberkesanan
komunikasi, iaitu hubungan antara matlamat strategik dan komunikasi kakitangan satu-satu.
Ini menekankan nilai pengurusan atasan dan pertengahan yang terlibat secara aktif dalam
perniagaan. Barret kemudian membincangkan betapa pentingnya menumpukan pemesejan
dan memberikan maklumat yang berkaitan dengan semua demografi. Barret juga
mencadangkan pelbagai strategi berkomunikasi untuk pelbagai khalayak, dan maklumat dan
mengisi perubahan bergantung kepada kumpulan komuniti. Menurut sesetengah pihak,

5
 SCCG3143

pendekatan Barrett adalah alat yang lebih berguna untuk pengurus yang ingin kerap
menyediakan komunikasi strategik sambil menumpukan pada tenaga kerja organisasi.

3.0 INOVASI JABATAN PENGANGKUTAN JALAN – LESEN MEMANDU DIGITAL (e-LMM) DAN
CUKAI JALAN DIGITAL (e-LKM) (PEMBAHARUAN)
Program perlaksanaan lesen memandu dan cukai jalan digital merupakan antara
perkembangan terkini yang di laksanakan di bawah pentadbiran Jabatan Pengangkutan
Jalan yang di lancarkan oleh menteri pengangkutan Malaysia Dato Loke Siew Fook. Mulai 10
Februari 2023, Dato Loke Siew Fook, Menteri Pengangkutan Malaysia telah mengumumkan
permulaan program ini. Matlamat utama penggunaan inovasi secara digital ini adalah untuk
memudahkan dan keselesaan bagi pelanggan dan pihak berkepentingan untuk
memudahkan segala urusan dan mengikut peredaran zaman. Program ini juga penting dan
selari dengan inisiatif kerajaan untuk memudahkan rakyat menjalankan urusan mereka
sebelum ini. Penggunaan sistem digital ini juga memerlukan banyak masa dan usaha. Orang
awam juga boleh memohon dengan mudah dan lebih selesa tanpa perlu datang beratur di
mana-mana cawangan JPJ. Sebagai tambahan kepada program ini, ia juga merupakan
budaya kerja lebih terkawal dan cekap boleh dilakukan di bawah seliaan Jabatan
Pengangkutan Jalan (JPJ). Malah laporan inovasi program menunjukkan bahawa pelanggan
dapat menjimatkan masa, kos dan tenaga kerana kehadiran yang tidak perlu di pejabat JPJ
pengeluar atau penerima permohonan lesen memandu dan roadtax kenderaan.
Laporan sidang media yang bertarikh 10 Februari 2023 melaporkan bahawa menurut
Menterti Pengangkutan Malaysia Dato Loke Siew Fook, pembaharuan sistem digital kurang
mendapat sambutan kerana orang ramai masih tidak tahu kewujudan kemudahan itu serta
kurang hebahan. Akibatnya, pengurusan organisasi adalah penting untuk menjamin
kecekapan penyampaian mesej kepada khalayak umum. Menurut kaji selidik oleh Rosli
(2016), walaupun penyebaran maklumat, sentimen orang ramai tidak berubah.
Meningkatkan jumlah maklumat yang dikongsi mengenai cara untuk lebih cekap
memperbaharui sistem digital dan dalam talian melalui inovasi baru. Bantuan media,
mengedarkan dan menyampaikan idea dengan cepat dan mudah. Oleh itu, Jabatan

6
 SCCG3143

Pengangkutan Jalan mesti menggunakan langkah-langkah yang lebih cekap dengan memilih
media sosial yang sesuai dan mudah untuk pelanggan.
Menurut kajian, dapati warga emas mempunyai masalah menggunakan
perkhidmatan pembaharuan lesen dan roadtax dalam talian. Pendekatan pengumpulan data
dalam talian untuk individu yang lebih tua meningkatkan komunikasi dan membolehkan
latihan perundingan di kalangan profesional penjagaan warga emas yang bekerja di hospital
atau institusi berkenaan. Oleh itu, organisasi mesti terus menilai asas-asas strategi dan
membandingkan hasil sebenar dengan apa yang dijangkakan. Organisasi itu kemudiannya
perlu melaksanakan langkah-langkah pemulihan sebagai tindak balas kepada setiap
penilaian untuk membantu meningkatkan kaliber perkhidmatan mereka. Apabila mengguna
pakai sistem lesen digital, penting untuk memberi perhatian kepada isu keselamatan data
dan privasi. Kejayaan kejayaan kejayaan ini juga banyak bergantung kepada sejauh mana
teknologi ini digabungkan dengan peraturan dan pendidikan awam yang sesuai.

4.0 KESIMPULAN
Bagi memastikan program ini berjalan lancar di dalam organisasi dan selaras dengan
matlamat yang ingin dicapai oleh program ini, komunikasi merupakan komponen penting.
Oleh itu, adalah penting bagi pemimpin organisasi untuk menyediakan komunikasi yang
berjaya dengan menggunakan teknik komunikasi strategik supaya setiap individu di bawah
pengawasan mereka dapat memahami arahan dan menyelesaikan kerja dengan cekap.

7
 SCCG3143

RUJUKAN
https://ecentral.my/myjpj/ (rujukan sidang media)
Aman, Z., & Abd Shukor, K. (2015). Faktor-faktor yang mempengaruhi prestasi kerja
dalam kalangan staf sokongan Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor. Kolej Universiti
Islam Antarabangsa Selangor (KUIS).

Ab. Aziz Yusof. (2012). Pengurusan Pembangunan Organisasi: Teori dan amalan.
Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka

Ashkenas, R. N. and S.C. Francis (2000), “Integration managers: special leaders for
special times,” Harvard Business Review. Nov. – Dec., pp.108 – 116

Barret, D. J. (2006). Leadership communication: A communication approach for

senior-level managers. Handbook of Business Strategy. United Kingdom: Emerald Group
Publishing

Downs, C. and Adrian, C. (2004) Assessing Organizational Communication:

Strategic Communication Audits, New York: Guilford Press

Hallahan, K., Holtzhausen, D., Ruler, B.V., Vercic, D., & Sriramesh, K. (2007).
Defining strategic communication. International Journal of Strategic Communication,
1(1), 3- 35

Patterson, S. J., & Radtke, J. M. (2009). Strategic communications for nonprofit

organizations: Seven steps to creating a successful plan (2nd ed.). New Jersey: John Wiley
& Sons

8
 SCCG3143

Rosli Mohammed. (2015). Strategi pengurusan komunikasi dalam membangun

masyarakat nelayan. Sintok: Pusat Pengajian Teknologi Multimedia dan Komunikasi,
Universiti Utara Malaysia.