UNIVERSITI UTARA MALAYSIA

SCCG3143

KEMAHIRAN KOMUNIKASI PENGURUSAN

TUGASAN INDIVIDUAL

NAMA: SUGUNA A/P V. SOMASUNDARAM

NO. MATRIK: 275201

NAMA PENSYARAH: MUHAMMAD SYIRAZIE HAFIEZ BIN ABDUL AZIZ

 Sebagai pengurus komunikasi dalam organisasi saya, saya telah mengalami pelbagai

situasi termasuk menyerahkan proses baharu kepada pekerja baharu. Proses ini memerlukan

penguasaan banyak kemahiran penting untuk memastikan inovasi itu diterima dan dihargai

sepenuhnya oleh semua ahli pasukan. Dalam perspektif ini, saya akan menerangkan

kemahiran yang diperlukan dan juga memberi contoh inovasi baru yang telah dilaksanakan

dalam organisasi saya.

Kemahiran komunikasi yang berkesan adalah penting untuk inovasi. Saya mesti dapat

menerangkan dengan jelas dan padat kepentingan dan faedah inovasi kepada pekerja.

Sebagai contoh, apabila kami memperkenalkan sistem pengurusan projek bersepadu yang

membenarkan pekerja memantau kemajuan projek dalam masa nyata, saya mempunyai

penjelasan terperinci, menerangkan cara sistem akan menjadikan kerja mereka lebih mudah.

Ini akan meningkatkan kerjasama antara pasukan yang berbeza dan meningkatkan

kecekapan operasi. Sebagai contoh, perubahan dalam sistem pengurusan projek daripada

sistem manual kepada platform pengurusan projek dalam talian. Saya boleh menerangkan

kepada pekerja secara terperinci faedah menggunakan platform ini, seperti mengurangkan
masa untuk mencari maklumat pekerjaan, peningkatan produktiviti dalam pasukan dan

pemantauan projek yang lebih cekap.

Di samping itu, saya akan bersedia untuk mendengar idea dan isu pengguna tentang

inovasi. Ini membantu saya memahami perasaan mereka dan membuat perubahan pada

proses penghantaran jika perlu. Sebagai contoh, semasa menyediakan sistem pengurusan

percutian digital, saya menganjurkan sesi perbincangan terbuka untuk mendengar cadangan

mereka. Kami kemudiannya menambah baik banyak aspek sistem berdasarkan input ini,

seperti antara muka yang lebih intuitif dan proses permintaan cuti yang lebih mudah.

Kemudian, saya akan menjadikan komunikasi sebagai perbualan dua hala dengan

mendengar pendapat dan cadangan pekerja. Ia membantu mereka berasa terlibat dalam

proses perubahan dan membolehkan saya menjawab soalan dan membuat ketidakpastian.

Menurut Mohd Saiful Syafiq, jabatan penguatkuasaan MDSB merupakan jabatan yang

menggunakan komunikasi lisan. Komunikasi lisan sering digunakan dalam sektor

penguatkuasaan, seperti memberi arahan dan tugas untuk arahan dan pemahaman yang

jelas, kerana ia termasuk peraturan yang digunakan dalam kerja harian (Ahamad, 2019).

Saya akan memberikan contoh situasi di mana inovasi sistem baharu telah berjaya

dilaksanakan di organisasi lain atau di bahagian lain organisasi kami. Ini membantu pekerja

melihat cara inovasi berfungsi dalam konteks dunia sebenar.

Kecekapan ini amat penting apabila pekerja menunjukkan tahap keterbukaan yang

berbeza-beza terhadap inovasi. Saya perlu dapat menyesuaikan strategi penyampaian

dengan keperluan mereka. Contohnya, apabila kami melancarkan sistem pengurusan

prestasi berasaskan aplikasi mudah alih, sesetengah pekerja bukan teknikal memerlukan

sokongan tambahan dalam bentuk latihan dan arahan langkah demi langkah.

Tambahan pula, keupayaan untuk menerangkan kelebihan dan faedah adalah

penting untuk menyampaikan inovasi. Pekerja perlu tahu mengapa perubahan itu perlu dan

apakah faedah yang mereka perolehi daripadanya. Saya akan cuba menerangkan dengan

jelas kelebihan dan faedah inovasi. Sebagai contoh, lihat data tentang keuntungan

produktiviti dan pengurangan kos selepas melaksanakan sistem baharu. Saya juga boleh

menyerlahkan bagaimana inovasi ini akan membantupekerja mengurangkan kerja rutin

mereka dan memberi mereka lebih masa untuk usaha kreatif.

Kecekapan multimedia adalah sebahagian daripada inovasi. Dalam dunia moden,

komunikasi tidak hanya terhad kepada ucapan lisan. Penggunaan media seperti penerbitan

dalam talian, video atau persembahan grafik dapat menjelaskan konsep inovasi dan

menjadikannya lebih menarik. Sebagai contoh, saya mencipta video pendek yang

menerangkan secara visual cara inovasi sistem baharu berfungsi, menelusuri

langkah-langkah pelaksanaannya dan menunjukkan hasil yang dijangkakan. Video ini boleh

dikongsi di mesyuarat kakitangan atau di platform dalaman untuk tujuan maklumat.

Oleh itu, kemahiran mendengar secara aktif membawa inovasi kepada organisasi.

Pengurus komunikasi yang baik harus mendengar dengan teliti kebimbangan dan soalan

pekerja. Ini membantu mengenal pasti item yang memerlukan penjelasan lanjut atau
pendekatan yang berbeza dalam menyampaikan maklumat. Sebagai contoh, saya akan

menyediakan platform maklum balas dalam talian untuk pekerja berkongsi pendapat dan

kebimbangan mereka tentang inovasibaharu. Saya boleh menunjukkan kesediaan untuk

mendengar pendapat mereka dan memberikan penjelasan dan maklumat tambahan jika

terdapat sebarang kekaburan atau ketidakpastian.

Keupayaan untuk menangani halangan dan ketakutan adalah salah satu cara terbaik

untuk memacu inovasi dalam organisasi. Apabila bercakap tentang perubahan, biasanya

terdapat rintangan dan ketakutan yang perlu ditangani. Saya bersedia untuk pekerja untuk

pertanyaan dan kebimbangan. Sebagai contoh, saya menganjurkan sesi soal jawab khas di

mana pekerja boleh bertanya soalan atau membangkitkan kebimbangan tentang inovasi

baharu. Saya boleh menyediakan jawapan yang komprehensif dan memberikanbukti yang

akan meyakinkan mereka bahawa perubahan itu adalah satu perkara yang baik.

Salah satu inovasi terbaru yang diperkenalkan dalam organisasi ialah "Platform

Kerjasama Digital". Platform ini menggantikan komunikasi e-mel sedia ada dan

membolehkan pekerja berkomunikasi, bertukar idea dan bekerjasama secara langsung

dalam projek. Pekerja boleh menggunakan platform ini untuk membuat kumpulan kerja,

bertukar dokumen dan mengadakan perbincangan dalam talian. Ini meningkatkan

kecekapan komunikasi dan meningkatkan kerjasama antarapasukan yang pelbagai geografi.

Secara keseluruhannya, kemahiran komunikasi efektif, mendengar aktif, dan

beradaptasi merupakan asas utama bagi penyampaian inovasi sistem baharu dalam

organisasi. Contoh inovasi ‘Platform Kolaborasi Digital’ dalam organisasi kami membuktikan
bahawa penyampaian inovasi yang berjaa memerlukan perancangan, penerapan, dan

penyesuaian yang baik demi kejayaan dan penerimaan oleh kakitangan.

RUJUKAN

Ahamad, M. S. S. (2019). Komunikasi dalam organisasi dan keberkesanan membuat

keputusan di Jabatan Penguatkuasaan Majlis Daerah Sabak Bernam [Open University
Malaysia]. http://library.oum.edu.my/repository/1318/1/library-document-1318.pdf

Argenti, P. A., Robert, A. H., & Beck, K. A. (2005). The strategic communication imperative:.
MIT Sloan Management Review, 46 (3). Dari
https://sloanreview.mit.edu/article/the-strategiccommunication-imperative/

Botan, C. (1997). Ethics in strategic communication campaigns: the case for a new approach
to public relations. Journal of Business Communication, 34, 188-202.

Farinloye, T., Wayne, T., Mogaji, E., & Kuika Watat, J. (2020). Social media for universities’
strategic communication. Strategic marketing of higher education in Africa. London:
Routledge.

Gilpin, D. R., & Murphy, P. J. (2008). Crisis management in a complex world. New York:
Oxford University Press.