MODUL TEKNOLOGI INFORMASI ADMINISTRASI

Dosen Pengampu : Dian Farijanti, S.S. M. Hum

Diajukan untuk memenuhi Tugas Ujian Akhir Semester ( UAS )
Mata Kuliah Teknologi Informasi Administrasi

Disusun oleh :
Kelompok 3
Kelas Administrasi Publik 3B
1. Muhammad Ilham Mulyadi 120090041
2. Nuraini Putri Febriani 120090048
3. Mulya Apriliani 120090058
4. Sabrina Nur Febrianti 120090060
5. Zahra Salsabilah Hanum 120090062

PRODI ILMU ADMINISTRASI PUBLIK

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SWADAYA GUNUNG JATI
CIREBON
2023/ 2024
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan rahmat, inayah,
taufik dan hinayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan modul ini dalam
bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga modul ini dapat dipergunakan sebagai
salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca dalam memperdalam ilmu
pengetahuan.

Modul ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai
pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan modul ini. Untuk itu kami menyampaikan
banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan modul
ini.

Modul ini disampaikan untuk memenuhi kelengkapan tugas mata kuliah Teknologi
Informasi Administrasi. Kami mengharapkan semoga modul ini dapat menambah wawasan
dan pengetahuan bagi pembaca. Kami selaku penyusun menyadari banyak kekurangan dalam
menulis modul ini. Kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat penulis harapkan demi
kesempurnaan modul ini.

Penyusun

Kelompok 3
DAFTAR ISI
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Arti Penting Teknologi dalam Administrasi dan Manajemen

Teknologi memiliki peran penting dalam perkembangan umat manusia, terutama

ketika manusia mengelola organisasi. Apalagi kalau teknologi dikonseptualisasikan sebagai
produk atau pelayanan di mana teknologi tidak hanya obyek fisik tetapi juga merupakan
kegiatan atau mekanisme kerja atau prosedur kerja seta pengetahuan yang dibutuhkan dalam
mengembangkan dan mengaplikasikan peralatan, alat-alat, dan metode-metode untuk
menghasilkan output tertentu. Konseptualisasi teknologi seperti itu berimplikasi bahwa setiap
kegiatan administrasi dan manajemen merupakan teknologi dan pasti memeriukan teknologi.
Misalnya, kegiatan administrasi kepegawaian memerlukan teknologi berupa obyek-obyek
fisik seperti kertas, komputer atau mesin ketik, mesin fotokopi.

Demikian juga administrasi kepegawaian memerlukan proses administrasi seperti

rekrutmen, seleksi, testing, penempatan, promosi, pendidikan dan pengembangan. Kegiatan
administrasi kepegawaian juga memerlukan pengetahuan seperti bagaimana tata cara seleksi,
bagaimana metode pendidikan dan pelatihan. Apabila dikaitkan dengan paradigma sistem
maka teknologi merupakan komponen vital setiap unsur sistem. Bahkan dapat dikatakan,
setiap proses transtormasi darı input ke output memerlukan bantuan teknologi. Misalnya
dalam sistem pelayanan birokrasi pemerintah, untuk menjamin keamanan, ketertiban, dan hak
asasi manusia, untuk mengubah input (kebutuhan dan tuntutan masyarakat, sumber daya
birokrasi pemerintah, nilal-nilai dan budaya birokrasi pemerintah) menjadi output (keamanan,
ketertiban, dan jaminan hak asasi manusia yang dirasakan masyarakat) memerlukan bantuan
teknologi. Contoh lain bantuan teknologi itu berupa obyek fisik (kertas, komputer, printer,
mobil polisi, senjata), atau proses atau mekanisme kerja seperti pengambilan keputusan,
pembuatan kebijakan, penegakan peraturan, implementasi kebijakan), pengetahuan berupa
peraturan dan kebijakan untuk menjamin keamanan, ketertiban dan hak asasi manusia.

Peranan teknologi semakin penting dalam kegiatan administrasi ketika inovasi teknologi
informasi dan telekomunikasi terus menerus terjadi. Posisi teknologi tersebut semakin lebih
penting ketika inovasi tersebut berhasil menggabungkan teknologi informasi dan
telekomunikasi (misalnya internet). Penggabungan teknologi infomasi dan telekomunikasi ini
berdampak kepada reformasi dalam setiap bidang kehidupan manusia baik bisnis, negara
maupun kehidupan sehari-hari. Reformasi tersebut mewujud dalam bentuk e-commerce e-
bussines, e-government, e-procurement, e-development, e-learning. Penggunaan teknologi
informasi dan telekomunikasi ternyata membuat kinerja organisasi lebih efektif, efisien, dan
kompetitif. Teknologi (hardware maupun software) dapat meningkatkan efektivitas dan
efisiensi pelayanan sehingga kualitas pelayanan menjadi tinggi. Contohnya dalam pembuatan
Kartu Tanda Penduduk (KTP); Surat lzin Mengemudi (SIM) dan Pembayaran Pajak
Kendaraan Bermotor. Penarikan uang di Bank sekarang ini pelayanannya lebih cepat karena
menggunakan teknologi informasi (komputer).

Dalam sistem pelayanan SIM, misalnya Achmad mau membuat SIM ke Polres D.
Achmad mengisi formulir dengan melengkapi persyaratan seperti KTP, surat keterangan
sehat dari dokter, membuat sidik jari, membayar ke bank, mengikuti tes tertulis dan praktek,
baru menyerahkan seluruh berkas itu ke bagian photo (Semuanya dilakukan dengan antri).
Setelah diphoto maka keluarlah SIM. Proses ini sudah menggunakan teknologi sehingga
dapat dirampungkan antara satu atau dua hari. Tidak jauh berbeda dengan sistem pelayanan
SIM, sistem pelayanan pembayaran pajak kendaraan bermotor, pembayar pajak harus
mengisi formulir dengan menyerahkan seljumlah persyaratan seperti KTP, BPKB, STNK
Lama, uji fisik kendaraan, telah diperiksa oleh petugas baru pembayar pajak menyetor uang
ke bank, lalu menyerahkan seluruh berkas ke petugas di loket lain, lantas menunggu proses
pembuatan tanda pembayaran pajak. Pembayar pajak tinggal menunggu tanda bukti
pembayaran dan panneng (kalau ada). Karena telah memakai teknologi maka sistem
pembayaran pajak kendaraan bermotor pun dapat diselesaikan dalam satu atau dua hal.

Lain halnya seorang (Y) yang mengambil uang di Bank tertentu (B) sebesar Rp
500.000,00. Sebelum antri Y mengambil formulir pengambilan uang. Data yang harus disi ke
dalam formulir adalah nama, nomor rekening. jumlah uang yang akan ditarik, tanggal
penarikan dan tanda tangan. Setelah selesai mengisi formulir penarikan ia ikut antri.
Sesampainya X di depan customer service Bank B, X menyodorkan formulir dan buku
tabungannya. Berdasarkan formulir tersebut customer service Bank B kemudian memasukkan
kode rekening Y ke dalam komputer. Setelah ia melihat tampilan data Y di dalam layar
komputer, mencetaknya ke dalam buku tabungan, dan costumer service menyerahkan uang
dan buku tabungan kepada Y. Bahkan perkembangan teknologi sekarang ini, seorang dapat
mengambil uang di mesin ATM, sehingga tidak perlu lagi membawa buku tabungan dan
mengisi formulir, cukup dengan memasukkan kartu ATM. Membayar tagihan air, telepon,
listrik, isi ulang pulsa, transfer dana pun kini cukup dilakukan dengan telepon genggam.
Bahkan teknologi internet membuat segala jenis transaksi manusia dapat dilakukan di mana
saja termasuk di rumah.

Mengkaji sistem-sistem pelayanan di atas dapat terlihat bahwa organisasi yang

menggunakan teknologi ternyata lebih memiliki keunggulan dan yang tidak menggunakan
teknologi. Bahkan semakin canggih teknologi maka semakin unggul pelayanan. Hal ini
diakibatkan realitas bahwa penggunaan teknologi mempermudah, mempercepat,
mengefisienkan proses-proses administrasi dan manajemen. Karena itu bangsa yang memiliki
keunggulan teknologi maka bangsa itu menjadi unggul. Laju perkembangan teknologi
membawa dampak terhadap seluruh aspek kehidupan maupun lingkungan hidup. Teknologi
sendiri merupakan penerapan dan atau pengembangan bermacam-macam teori hasil
penemuan untuk kepentingan manusia. Implikasinya, kemajuan teknologi didahului oleh
kegiatan penelitian-penelitian untuk mengembangkan ilmu. Penelitian untuk
mengembangkan ilmu kebanyakan dilakukan oleh ilmuwan dari negara-negara maju,
sedangkan ilmuwan di negara berkembang sedikit sekalí yang melakukan penelitian untuk
pengembangan ilmu. Kondisi ini memoros pada kenyataan pengembangan teknologi di
negara-negara maju begifu pesat. Posisi negara-negara berkembang hanya pandai
memanfaatkan teknologi. Itupun setelah ada upaya alih teknologi dimana pemerintah negara-
negara berkembang harus mengeluarkan biaya yang tidak kecil.

Penelitian dan pengembangan teknologi intormasi dan telekomunikasi sangat penting.

Karena menurut Naisbitt (1994), ada empat ide besar tentang teknologi telekomunikasi yang
sedang dikembangkan saat ini, yaitu:

a. Pembauran teknologi.

Teknologi informasi dan telekomunikasi sekarang ini telah dipadukan menjadi teknologi
internet. Demikian juga beberapa peralatan sekarang ini telah memiliki fungsi sebagai
komputer, televisi dan telepon, kamera. Teknologi multimedia mengakibatkan terjadinya
pergeseran fokus organisasi kepada kekuatan individu.

b. Aliansi strategis

Bentuk jaringan antar organisasi mudah terbentuk karena transfer data dapat dilakukan
dengan lebih mudah, cepat, dan murah. Kecenderungan ini akan memaksa organisasi untuk
mencari mitra aliansi. Organisasi tidak bisa lagi bermain sendiri mereka perlu mencari mitra
aliansi untuk berhadapan dengan organisasi lainnya.

c. Pembentukan jaringan global

Arah revolusi komunikasi adalah pembentukan jaringan global tanpa batas yang
memungkinkan setiap individu untuk berhubungan dengan individu lain. Jaringan ini
umumnya digital. Kecenderungan ini secara perlahan akan mengubah cara bekerja, cara
mengorganisir pekerjaan, cara bermain, cara bergerak dan cara manusia memandang sesama
manusia dari jaringan global.

d. Telekomputer pribadi

Telepon genggam maupun rumah sekarang dapat berfungsi sebagai mesin pengirim data
telah mengawali munculnya telekomputer. Telekomputer berukuran kecil yang mudah
dibawa ke manapun dapat digunakan untuk mengirim data, suara, gambar dan video.
Pemakaian telekomputer sepenuhnya bersifat individual sehingga akan mengikis karakter
sentralisasi. Kecenderungan akhirnya akan mendorong organisasi organisasi besar
melonggarkan ikatannya sehingga muncullah federasi- federasi longgar dalam bentuk
organisasi-organisasi yang lebih kecil. Karena itu hal ini akan mendorong perubahan struktur
organisasi alat-alat komunikasi seperti satelit, telepon, handphone; teknologinya
dikembangkan di negara-negara maju seperti Jepang, Amerika Serikat, Perancis, Jerman,
bahkan sekarang Korea Selatan. Negara-negara berkembang dan ilmuwannya hanya sebagai
konsumen dari produk-produk tersebut, agar penggunaan teknologi di negara-negara
berkembang efektif dan efisien serta keberfungsiannya sesuai dengan umur teknologi itu
maka diperlukan administrasi untuk pengelolaannya. Proses-proses manajemen (administrasi)
diperlukan untuk setiap operasi alat-alat teknologi itu. Teknologi administrasi memiliki posisi
strategis pada proses manajemen (administrasi).

1.2 Manfaat Teknologi dalam Administrasi dan Manajemen

Dalam sektor publik pengolahan dan penyimpanan data dalam jumlah besar dan dengan
dibantu kecanggihan teknologi jaringan akan membantu mempercepat terbentuknya database
tentang penduduk, potensi sumber daya alam dan manusia, peta wilayah beserta legendanya,
jaringan ekonomi antar wilayah, informasi komoditi lokal. Informasi yang tersentral
(database) akan memudahkan pihak-pihak lain dalam memperoleh informasi tentang daerah
yang bersangkutan sehingga tidak langsung juga akan meningkatkan daya jual daerah kepada
investor. Database juga akan memudahkan pembuatan Kartu Tanda Penduduk, mutasi
penduduk (Purwanto dkk., 2001).

Menurut Daft (1995), ada dampak penggunaan teknologi informasi bagi organisasi dan
manajemen. Bagi organisasi penggunaaan teknologi informasi akan berdampak pada desain
organisasi yaitu pertama, struktur organisasi menjadi lebih datar. Penggunaan teknologi akan
memangkas hirarki. Hal ini disebabkan hubungan antar level vertikal dalam organisasi dapat
dilakukan secara langsung. Demikian juga penggunaan teknolog informasi akan memacu
pemberdayaan pegawai, memacu munculnya tim-tim kerja yang akan menggantikan posisi
hirarki wewenang. Kedua, sentralisasi atau desentralisasi menjadi lebih besar. Teknologi
informasi akan mempermudah penggunanya untuk mengumpulkan data. Ketika setiap
anggota organisasi memilki kemampuan yang hampir sama dalam mengakses informasi maka
tingkat ketergantungan antar pegawai satu dengan yang lain atau manajer satu dengan yang
lain akan semakin kecil. Dengan demikian keputusan untuk melakukan sentralisasi atau
desentralisasi yang lebih tinggi tergantung political will dan action para pemimpin.

Ketiga, koordinasi semakin baik. Teknologi intormasi memungkinkan para manajer untuk
berkomunikasi dengan lebih baik. Hal ini diakibatkan hambatan-hambatan waktu dan ruang
dapat teratasi. Teknologi akan mendorong para pemimpin menjadi satu tim kerja. Situs ini
akan mengurangi hambatan melakukan koordinasi. Keempat, tugas administratif semakin
berkurang. Teknologi mengurangi penggunaan kertas, deskripsi kerja dan berkurangnya
kebijakan-kebijakan tertulis. Implikasinya banyak kegiatan-kegiatan administratif
(ketatausahaan) yang hilang karena teknologi informasi telah mampu menggantikan tenaga
manusia untuk memproses kegiatan-kegiatan administratif. Kelima, rasio staf profesional
bertambah. Penggunaan teknologi informasi mengakibatkan hanya tenaga-tenaga terdidik dan
terlatih saja yang mampu mengoperasikan organisasi. Klerikal digantikan oleh mesin,
pemimpin semakin sedikit yang memerlukan bantuan sekretaris, jadwal kegiatan dan
komunikasi dengan relasi dapat digantikan dengan teknologi informasi

Penggunaan teknologi informasi juga memiliki tiga dampak utama bagi manajemen.
Pertama, adanya partisipasi yang lebih besar dalam pem buatan keputusan. Secara vertikal
para manajer bawah dan pegawai tingkat bawah sekalipun dapat dengan mudah berhubungan
dengan manajer tingkat atas dengan bantuan komputer sehingga komputer membantu
mempertautkan antara berbagai unsur organisasi yang semula terpisah secara fisik, jenjang
dan psikologis. Kedua, pembuatan keputusan dengan lebih cepat. Teknologi informasi
membuat rapat dalam satu ruang menjadi tidak penting, transfer data dapat dilakukan dengan
lebih cepat, pengolahan data dapat lebih cepat, waktu yang diperlukan untuk mengesahkan
tindakan organisasi menjadi lebih pendek. Keputusan pun dapat diambil lebih cepat. Ketiga,
organisasi menjadi lebih cerdas karena dalam mengidentifikasi masalah dan kesempatan
dapat dilakukan dengan lebih cepat. Teknologi intormasi membikin organisasi dapat membeli
data dalam jumlah besar melalui jaringan komputer tentang lingkungannya. Organisasi dapat
pula membuka akses langsung kepada para stakeholder atau pelanggannya sehingga
organisasi dapat memberikan penilaian langsung tanggapan stakeholder dan pelanggan.

Karena itu dapat disimpulkan ada beberapa manfaat dan pengaruh penggunaan teknologi
(artifak) dalam proses-proses administrasi dan atau manajemen:

a. Penggunaan teknologi dalam pelayanan mampu memangkas waktu pelayanan, biaya

pelayanan, jumlah tenaga kerja, struktur organisasi, dan strategi pelayanan.

b. Teknologi akan mempengaruhi prosedur kerja, mempengaruhi cara berproduksi,

mempengaruhi budaya organisasi.

c. Dengan teknologi proses input menjadi output dapat dilakukan dengan lebih cepat, lebih
efisien, dan lebih efektif. Teknologi juga mempengaruhi jenis masukan ke dalam organisasi
dan output yang keluar dari organisasi.

d. Teknologi dapat menjadi instrumen untuk meredam ketidakpastian

e. Partisipasi yang lebih besar dalam pembuatan keputusan di unit kerja

f. Pembuatan keputusan lebih cepat

g Organisasi menjadi lebih cerdas, karena dalam mengidentifikasi masalah dan kesempatan
dapat dilakukan dengan lebih cepat.

h. Penggunaan teknologi informasi telah merubah cara kerja, hubungan kerja, dan desain
organisasi, yang keseluruhannya membawa dampak adanya tuntutan untuk melakukan
perubahan pada desain pekerjaan dan sosioteknik.

i. Penggunaan teknologi memungkinkan pekerjaan dapat dilakukan secara massal

(standarisasi) dan penyederhanaan proses pekerjaan. Penggunaan teknologi (informasi)
canggih menyebabkan terjadinya pengayaan pekerjaan (pekerjaan-pekerjaan didesain dengan
lebih mengedepankan tanggung jawab, pengakuan, dan kesempatan untuk tumbuh dan
berkembang.
k. Kemajuan teknologi informasi dapat mengubah kinerja organisasi. Organisasi dapat
bergerak dengan lebih cepat karena pengolahan data dan transfer data dapat dilakukan dengan
kecepatan yang luar biasa dan dalam jumlah yang sangat besar.

l. Penemuan-penemuan baru dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi telah

merubah peranan manusia dalam organisasi.

m. Penggunaaan dan percobaan dalam teknologi informasi melalui proses learning by doing
telah menghasilkan suatu interaksi yang kuat antara proses sosial dalam mencipta dan
manipulasi simbol dan meningkatkan kapasitas produksi dan mendistribus ikan barang dan
jasa.

n. Kemajuan teknologi memperbesar dan memperluas kemampuan kinerja otak manusia.

o. Penggunaan teknologi baru telah membantu para pegawai lebih kreatif, memacu
kreativitas, dan memperoleh kepuasan serta pendapatan yang tinggi

p. Mengubah perilaku spontan yang tak terencana menjadi perilaku yang disengaja dan
rasional

q. Memperluas mobilitas fisik dan kontak dengan pekerja lain/atasan (sebaliknya).

r. Mempengaruhi peranan dan posisi status dari orang-orang dalam organisasi.

s. Meningkatkan spesialisasi pengetahuan

t. Kemajuan teknologi pengolahan dan pengiriman data telah memaksa organisasi untuk
menciptakan jalur komunikasi yang lebih luas, tidak tergantung pada struktur.

1.3 Dampak Negatif Penggunaan Teknologi

Selain memberikan manfaat dan pengaruh positif, teknologi (artifak) juga dapat
memiliki dampak negatif, di antaranya;

a. Menimbulkan kejenuhan, kebosanan, dan keletihan sehingga dapat berujung pada

kecelakaan kerja. Setiap orang yang bekerja di suatu pabrik, setiap hari harus melakukan
pekerjaan yang sama, menghadapi mesin produksi yang sama dapat menimbulkan kejenuhan,
kebosanan, Keletihan, kelalaian hingga akhirnya berujung pada kecelakaan kerja.

b. Mempercepat proses kerusakan lingkungan hidup. Misalnya penebangan hutan dengan

gergaji mesin mempercepat proses pembabatan hutan sehingga mempercepat juga kerusakan
nutan, Penggalian pasir (dan atau barang tambang lainnya) dengan menggunakan alat-alat
berat mempercepat proses produksi dan memperbanyak hasil produksi yang dihasilkan
sehingga mempercepat Juga degradasi lingkungan. Demikian juga alat-alat berat tersebut
menggunakan bahan bakan dari fosil sehingga menimbulkan polusi udara yang berdampak
pada efek rumah kaca (pemanasan global).

c. Mempercepat terkurasnya sumber daya alam. Penggunaan teknologi dalam melakukan

produksi baik dalam kegiatan penebangan hutan, penambangan, penangkapan ikan
mempercepat proses produksi sehingga sumber daya alam cepat terkuras.

d. Menjadi saingan manusia dalam mengisi lowongan pekerjaan. Penggunaan teknologi (alat,
mesin) mengakibatkan kebutuhan akan tenaga kerja manusia semakin berkurang. Misalnya
penggunaan traktor mengurangi buruh penggarap tradisional (penggarap dengan cangkul atau
bajak) karena tenaga mereka tergantikan dengan traktor. Demikian juga penggunaan robot
dalam beberapa industri menyerobot lapangan kerja manusia.

e. Menimbulkan ketidakamanan pekerjaan dan kecemasan terhadap para pekerja. Para

pekerja pada industri pada karya dibayangi kecemasan terus-menerus karena ketakutan
pemilik modal menggantikan mereka dengan mesin.

f. Daya tahan budaya bangsa lebih rentan. Teknologi multimedia mengakibatkan tidak
terbendungnya segala macam informasi dari segala penjuru dunia masuk ke dalam relung-
relung pribadi melalui personal computer. Teknologi mengakibatkan budaya asing t idak
terbendung untuk melakukan infitrasi ke bangsa lain. Contohnya budaya liberal (kebebasan
berpakaian, bergaul) sudah membaur dengan kehidupan masyararat Indonesia yang
seharusnya menegakkan budaya Pancasila.

g. Budaya malas. Teknologi (sebagai artifak) sering kali memanjakan manusia untuk segala
kemudahan dan menghemat waktu manusia dalam proses kerja. Misalnya memasak nasi
dengan rice cooker, mencuci pakaian dengan mesin cuci, membersihkan ruangan dengan
vacuum cleaner, memenuhi kebutuhan air untuk rumah tangga dengan pompa air, bepergian
dengan menggunakan kendaraan bermotor. Kondisi proses kerja manusia seperti itu membuat
manusia tergantung kepada mesin sehingga kalau tidak ada mesin mereka malam melakukan
suatu pekerjaan.

h. Dampak sampingan dari penggunaan teknologi lainnya adalah budaya instan (ingin segala
sesuatunya cepat) dan rendah derajat kesehatan manusia. Mesin membuat energi yang
dikeluarkan manusia untuk melakukan pekerjaan jauh lebih berkurang dibandingkan dengan
melakukan pekerjaan dengan tidak menggunakan mesin. Implikasinya berkurangnya
pengeluaran energi manusia dalam menjalankan aktivitas adalah semakin menumpuknya
jumlah lemak dan glukosa di tubuh manusia sehingga manusia rentan terserang penyakit
seperti kelebihan kolestrol (jantung), kegemukan, gula.

1.4 Alih Teknologi

Negara-negara berkembang termasuk Indonesia merupakan konsumen teknologi karena

itu merupakan pangsa pasar empuk bagi negara-negara produsen teknologi. Apalagi
Indonesia mempunyai jumlah penduduk di atas 200 juta jiwa merupakan pangsa pasar ideal
bagi produsen teknologi. Karena itu tidaklah heran manakala produk-produk teknologi negara
lain membanjiri pasar Indonesia. Misalnya komputer, laptop, handphone, mesin-mesin
pabrik, sepeda motor, mobil, alat-alat rumah tangga, pesawat terbang (tempur), sampai
persenjataan. Meskipun kita harus mengakui bahwa para produsen teknologi sering
membungkus cara berjualan mereka dengan instilah alih teknologi. Atas nama alih teknologi
tersebut, negara-negara konsumen sering kali harus membayar lebih mahal terhadap barang
yang mereka beli. Misalnya produsen kapal perang negara lain mau menjual sejumlah kapal
perang ke pemerintah Indonesia.

Dalam MOU penjualan tersebut juga disertai perjanjian bahwa pihak produsen akan
melakukan alih teknologi pembuatan kapal perang tersebut ke industri strategis yang ada di
Indonesia.. Realitas yang terjadi, bangsa Indonesia harus membayar ahli-ahli kapal perang
dari negara lain tersebut. Celakanya, setelah terjadi alih teknologi teknologi kapal perang
tersebut sudah ketinggalan zaman sebab negara tersebut telah mengembangkan teknologi
kapal perang yang lebih canggih lagi Karena itu alih teknologi yang tidak disertai penelitian
dan pengembangan membuat negara kita akan terus tertinggal dari negara-negara lain.
 BAB II

PENGERTIAN TEKNOLOGI INFORMASI

2.1 Pengertian Teknologi

Ditinjau dari perspektif masyarakat umum, teknologi merujuk kepada alat-alat modern,
canggih. Misalnya pesawat terbang, kapal laut, komputer, internet, handphone, mesin-mesin
pabrik, kendaraan bermotor, satelit.Persepsi masyarakat umum tidaklah salah karena dalam
pengertian teknologi memang termasuk di dalammya hal-hal yang telah disebutkan diatas.
Bagaimana pendapat para ahli tentang teknologi? Ada beberapa orang dan organisasi yang
memberikan definisi dan pengertian teknologi.

Kast dan Rosenzweig (1990) mengemukakan bahwa dalam arti sempit, istilah teknologi
berkaitan dengan teknologi mesin, mekanisasi alat-alat produksi barang dan jasa, penggantian
tenaga manusia. Pandangan mekanistik ini menekankan teknologi yang dapat dilihat,
penekanan pada hal-hal fisik, seperti pemahaman teknologi oleh masyarakat umum.
Teknologi adalah penerapan pengetahuan untuk pelaksanaan tugas atau kegiatan-kegiatan
tertentu secara lebih efektif. Dari sudut pandang organisasi dan manajemen, teknologi
menurut Kast dan Rosenzweig (1990) adalah teknik yang dipakai dalam transformasi input
menjadi output. Untuk melaksanakan tugas transformasi, perusahaan industri misalnya
memakai mesin dan teknologi khusus lainnya. Akuntan memakai komputer dalam
melaksanakan tugasnya, tetapi ia juga menggunakan teknologi yang didasarkan pada
pengetahuan prosedur akunting. Seorang Kepala Dinas Lingkungan Hidup memakai mesin
pengelolaan sampah untuk mendaur ulang sampah menjadi kompos. Akan tetapi dalam
proses Kerja keselurunan seorang Kepala Dinas Lingkungan Hidup untuk mentranstormasi
input menjadi output melakukan juga proses-proses manajemen.

Menurut Technology Atlas Project (1989), teknologi terdiri dari perangkat keras
(hardware), organisasi (orgaware), informasi (inforware), Serta manusianya (humanware).
Berdasarkan pendapat ini maka teknologi bukan hanya perangkat keras (mesin-mesin belaka)
melainkan setiap kegiatan organisasi, informasi dan mindset manusia merupakan teknologi
juga. Sementara itu Abett's mendefinsikan teknologi sebagai, "A body Knowledge, tools, and
techniques, derived from science and practical expennce, that are use in the development,
design, production, and application of product, processes, system and service”. Dalam
beberapa penyelidikan, konsep teknologi dioperasionalkan dengan batas-batas saling
ketergantungan tugas (Hickson, Pengh& Pheysey, 1969), automatisasi peralatan (Balau &
Schoenherr, 1971), keseragaman atau keanekaragaman kerja (Lawrence &Lorsch, 1967),
tingkat kerumitan pekerjaan (Hage & Aiker, 1969; Perrow, 1970). Tjakraatmaja (1997) tidak
mendefinisikan teknologi tetapi mengemukakan ciri-ciri atau sifat-sifat teknologi.
Menurutnya sifat pokok telah teknologi adalah :

a. llmu pengetahuan dan praktek / percobaan merupakan prasyarat untuk tumbuh dan
berkembangnya teknologi. Teknologi yang dikuasai akan makin berkembang jika sudah
terbagi atau terpakai.

b. Teknologi dapat berwujud maya berupa kompetisi pengetahuan yang melekat pada diri
manusia (human embedded technology), dapat berwujud fisik (berupa pengetahuan eksplisit)
yang melekat pada mesin dan peralatan serta informasi yang diwadahi oleh sistem dan
organisasi. Teknologi dibutuhkan sebagai instrumen pewujud dan pelipatganda profesi
potensi insani.

c.Teknologi tidak memberikan nilai guna jika tidak diterapkan (tidak terbagi dan terpakai
secara tepat guna).

d. Sebagai salah satu aset, teknologi dapat ditemukan, dikembangkan, dibeli, dijual, dicari
atau menjadi tidak bernilai guna jika teknologi yangkita miliki kadaluarsa.

e. Umumnya (dari pandangan positif) teknologi digunakan untuk menciptakan kesejahteraan

manusia atau meningkatkan kualitas hidup manusia, baik kehidupan dari aspek material
maupun non-material (kemanusian).

Pengertian dan definisi teknologi yang mudah kita pahami dan lebih menyeluruh,
dikemukakan oleh ahl-ahli teori organisasi modern. Hatch (1997) mengatakan bahwa
teknologi merupakan cara untuk mencapai sesuatu-outcome yang dinginkan, sasaran dan
tujuan atau output yang biasanya dikonseptualisasikan sebagai produk atau pelayanan.
Karena itu teknologi berkenaan dengan proses transformasi dalam organisasi di mana energi
nalar dan intelektual digunakan untuk meningkatkan efisiensi pemanfaatan sumber daya
lingkungan. Dari perspektif teknologi seperti ini secara khusus istilah teknologi dapat
meliputi:

a. Obyek fisik atau artifak termasuk barang-barang (produk-produk), alat alat dan peralatan
yang digunakan dalam produksi mereka.
b. Kegiatan-kegiatan ata proses-proses yang menyangkut metode-metode produksi.

c. Pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengembangkan dan mengaplikasikan peralatan, alat-

alat dan, metode-metode untukmenghasilkan output tertentu.

Dipandang dari luar organisasi, seperti para ahli ekonomi umumnya, teknologi dimaknai
sebagai kemampuan masyarakat memberikan anggota- anggotanya dengan segala sesuatu
yang dibutuhkan dan diinginkan masyarakat, yakni: makanan, perumahan, komputer,
pinjaman bank, perawatan medis, pendidikan. Dari sudut pandang ini, sebuah organisasi
adalah sebuah teknologi untuk menghasilkan seperangkat barang dan jasa yang dibutuhkan
masyarakat. Contohnya: perusahaan elektronik dimaksudkan untuk merancang dan membuat
semikonduktor, rumah sakit diperuntukkan merawat orang yang sakit, universitas
dimaksudkan untuk memberikan pendidikan. Pandangan ini merupakan konsepsi teknologi
black box yang merepresentasikan tingkat analisis lingkungan. Biarpun begitu dipandang dari
dalam organisasi, konsep teknologi dibuat lebih eksplisit dengan memfokuskan bagaimana
sesuatu secara aktual (nyata) dikerjakan, dengan menekankan metode dan pengetahuan
dengan mana barang dan jasa dihasilkan atau diporduksi.

Dalam level organisasi ini, konsepsi teknologi diderivasi (diturunkan) dari bidang
manufacturing, engineering dan operation research. Pada level analisis lingkungan dan
organisasi, konsep teknologi dapat juga diterapkan kepada yang lain, kepada level yang lebih
mikro, termasuk ke tingkat unit (departemen) dan tugas. Contohnya, pada tingkat unit, kita
dapat menempatkan teknologi-teknologi dalam dalam marketing, akunting. kepegawaian,
finansial, sales dan dalam banyak organisasi dengan melalui tingkatan manajemen. Dari
perspektif ini banyak teknologi dioperasikan secara simultan dalam setiap organisasi. Pada
tingkat analisis tugas, akan lebih banyak menunjukkan diversitas teknologi, pada tingkat ini
kita memfokuskan pada aneka tugas dalam mana anggota-anggota organisasi diperlihatkan.
Di sini kita harus menjelaskan teknologi untuk menghasilkan laporan-laporan, membuat
fotocopy, memelihara mesin, merakit barang, perencanaan anggaran, atau memberi umpan
balik kepada bawahan.

Ambil contoh sebuah Departemen Universitas (tingkat unit). Teknologi digunakan untuk
memberikan instruksi kepada mahasiswa termasuk: (1) obyek-obyek fisik seperti ruang kelas,
bangku dan kursi, papan tulis, OHV, kertas, mesin fotokopi, komputer, papan tulis, kertas; (2)
kegiatan-kegiatan dan proses-proses seperti membawa, mengajar, diskusi, 1atihan
eksperimental, kerja kelompok dan ujian; dan (3) pengetahuan dari disiplin akademik dan
bagaimana mahasiswa belajar. Tentu, dalam proses pengajaran mahasiswa, departemen
universitas juga menghasilkan pengetahuan melalu peneltian yang melibatkan teknologi-
teknologi lain yang dapat dianalisis pada tingkatan unit. Dalam hal masing-masing kegiatan
digabung dengan sebuah tingkatan unit teknologi dapat dijelaskan dalam terminologi tingkat
analisis tugas. Contohnya, teknologi untuk menulis naskah ujian yang kita gunakan
melibatkan: (1) obyek fisik termasuk sebuah komputer, sebuah printer, kertas, dan mesin
fotokopi; (2) kegiatan-kegiatan termasuk memformulasi pertanyaan-pertanyaan dan
mengetiknya ke dalam komputer, menyusun dan memtormulasi ujjan, mengoreksi hasil
cetakan percobaan, mencetak, dan memfotokopi.; dan (3) pengetahuan tentang konsep-
konsep dan teori-teori dan tentang bagaimana tes ini menguji penguasaan hasil belajar.

Pada tingkatan organisasi, image teknologi lebih rendah tingkatan analisis dapat dirakit ke
dalam konsepsi teknologi organisasi secara menyeluruh (total). Pada sebuah universitas
seperti contoh yang diberikan di atas, teknologi berarti menghasil kan pengetahuan dan
mahasiswa terdidik. Image teknologi yang kaya ini dapat dibentuk dari analisis terpisah
bagaimana hal ini dikerjakan secara berseberangan di antara aneka departemen dan dalam
masing-masing kelas, laboratorium penelitian, dan kantor administratif yang membangun
universitas. Dalam sudut pandang ini, konsep teknologi meningkatkan imajinasi organisasi
kita sebagai produk dari banyak obyek, kegiatan dan pengetahuan yang berbeda didasarkan
pada pelaksaaan dan interaksinya dalam suatu waktu. Biarpun begitu, teoritikus organisasi
modern secara khas menyederhanakan konsepsi tingkatan organisasi dengan mengurangi
aneka teknologi dalam organisasi tertentu dan menekankan teknologi inti untuk menghasilkan
output utama organisasi.

Penyederhanaan pandangan membuat kemungkinan untuk membandingkan organisasi

dengan teknologi inti yang berbeda dengan mencatat persamaan dan perbedaan kunci
diantara mereka, seperti perbedaan antara memberikan pendidikan atau pemeliharaan
kesehatan, merakit mobil, dan mendesain sistem computer. Yang hilang dari penyederhanaan
adalah ketertarikan kepada detail aneka teknologi dalam organisasi. Kehilangan ini
dijustifikasi dengan alasan kekuatan abstraksi untuk membuat komparasi yang
digeneralisasikan, tetapi kita seharusnya tidak melupakan apa yang seharusnya dibangun
dalamperjanjian. Pemulihan kehilangan terletak pada jantung pendekatan symbolic-
imterpretive tentang studi teknologi. Konseptualisasi teknologi sebagai sebuah makna secara
natural membawa pandangan dinamis. Model-model dinamis menekankan bagaimana sesuatu
bekerja dan belajar teknologi adalah memiliki orientasi yang sama sejauh model dinamis
meresap dalam teori organisasi adalah model sistem terbuka dan model ini memberikan
sebuah pemahaman dasar organisasi sebagai teknologi.

Dari sudut pandang sistem terbuka, sebuah organisasi merupakan serangkaian proses yang
mana input-input ditransformasi ke dalam output-output. Dalam penggunaan model sistem
terbuka yang penting bahwa kita menspesialisasikan apa keluaran teknologi yang dihasilkan,
untuk siapa, dan menggunakan apa inputnya. Menganalisis teknologi, pertama
mengidentifikaasi produk (atau pelayanan) organisasi atau unit yang kamu coba jelaskan dan
kemudian mencoba menemukan input yang diperlukan untuk menghasilkan output. Pada
waktu kita mempunyai ide tinggi tentang hakekat output dan sudah mengindentifikasi paling
beberapa input, mula menjelaskan proses atau proses-proses yang mana transformasi input ke
dalam output dicapai. Beberapa organisasi menggunakan dua atau lebih teknologi inti yang
berbeda. Banyak contoh dapat ditemukan di antaranya organisasi-organisasi konglomerat
dimana beberapa bisnis yang tidak saling berkaitan dikombinasikan, contohnya melalui
merger atau akuisisi. Sebuah analisis perusahaan yang menggunakan multiple teknologi inti
dihasilkan dari analisis terpisah masing-masing teknologi inti, ditambah analisis hubungan
antara mereka (atau kekurangan dari keseluruhannya). Dengan perhatian pada tingkat analisis
unit, deskripsi tentang teknologi-teknologi ini dalam sebuah perusahaan multiple intu
hakekatnya sama dengan menganalisis yang akan dilakukan untuk tingkat organisasional
pada sebuah perusahaan dengan teknologi inti utama (tungga).

Menjelaskan teknologi dalam terminologi tiga komponen utama yaitu : (1) obyek fisik
dan artifak, (2) aktivitas-aktivitas dan proses-proses, dan (3) pengetahuan yang digunakan
pengembangan dan pengaplikasian obyek dan kegiatan-kegiatan memungkinkan kita
menempatkan teknologi organisasi dalam konteks persyaratan-persyaratan sumber daya
organisasi. Sebuah diskusi tentang sumber daya yang elemennya ditemukan pada lingkungan
organisasi akan memberi pemahaman ke dalam beberapa ketergantungan yang mana akan
mengkontribusi kepada network (jejaring) antarorganisasi dan analisis ketergantungan
sumber daya antara organisasi lingkungan. Ambil contoh sebuah teknologi menghasilkan
mahasiswa terpelajar dalam universitas. Keluaran dapat didefinisikan sebagai struktur
pengetahuan yang dielaborasikan dalam kepala mahasiswa. Input adalah mahasiswa yang
mau dan dapat belajar. Pelanggan adalah masyarakat, sedangkan kita menginginkan bahwa di
masa mendatang menjadi pegawai,berarti memberikan keuntungan-keuntungan secara
langsung. Secara umum, proses transformasi melibatkan pembuatan peluang-peluang untuk
mahasiswa mengembangkan pengetahuan subyek akademik, metode, dan aplikasinya,
Selanjutnya, kita dapat mengkhususkan sebuah proses, tentu, dengan memfokuskan pada
teknologi yang digunakan dalam unit tertentu atau tugas spesifik.

Di samping pengertian, definsi, terminologi teknologi di atas, ada sejumlah konsep khusus
yang berkaitan dengan teknologi, di antaranya:

a. Teknologi Inti

Karena kekompleksitasan tingkat analisis yang berbeda dalam teori organisasi, maka kita
perlu mengkhususkan apa fokus ketika kita sedang membicarakan tentang teknologi. Agar
lebih jelas ada banyak cara untuk menjelaskan teknologi organisasi. Diturunkan dari
perspektif tingkat analisis yang berbeda, ada teknologi yang secara langsung menghasilkan
produk dan pelayanan yang organisasi berikan kepada lingkungannya, teknologi teknologi
yang secara tidak langsung menegakkan proses-proses produksi (seperti akunting,
kepegawalan), dan teknologi-teknologi untuk mengadaptasikan diri pada lingkungan (seperti
analis ekonomi, riset pasar, perencanaan strategik). Berbeda pada tingkat organisasi teknologi
menghasilkan barang dan jasa untuk lingkungan dari teknologi-teknologi lain, teoritikus
organisasi menggunakan terminologi Core Technology (teknologi inti). Teknologi inti sebuah
perusahaan manulacturing adalan proses manulacturing itu sendiri Teknologi ini sebuah
tokoh retail adalah pembelian, pen-disply-an (pameran), dan penjualan barang; sebuah agen
real estate teknologi inti melibatkan "brokering penjualan" dan perkiraan properti-properti
tempat tinggal dan kawasan perdagangan. Teknologi inti dari pemerintahan daerah berisi
perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan (atau fungsi manajemen).

Terminnologi teknologi inti dapat membuat bingung karena, meskipun kegiatan-kegiatan

yang torlibat selalu ilakukan oleh satu departemen pada sebuah organisasi. Teknologi yang
sama ini digunakan dalam analisis tingkat organisasi merepresentasikan teknologi seluruh
organisasi. Hal ini membuat mudah mengacaukan tingkat analisis organisasi dan unit.
Kebingungan hanya dapat dihindari jika kita memberi perhatian besar pada saat mulai apa
yang menjadi tingkat dan fokus analisis. Jika kita menemukan hal yang berguna untuk
merubah tingkatan agar supaya fokus kita ke bagian lain organisasi, dalam hal ini perlu
dicatat apa kita sedang kerjakan sehingga kita tidak menjadi kehilangan jalan tengan melalui
analisis kita.
b. Teknologi Tinggi

Beberapa orang merasa binggung dengan perbedaan istilah teknologi dengan teknologi
tinggi. Istilah terakhir berkaitan juga, tetapi tidak identic dengan konsep teknologi seperti
yang digunakan dalam teori organisasi. Teknologi tinggi sudah digunakan dengan fleksibel
atau longgar untuk menjelaskan banyak aspek berbeda teknologi baru seperti komputer,
mikroelektronik, optik fiber, komunikasai satelit, laser. robot, dan multimedia. Kadang-
kadang juga mengarah pada produk-produk turunan dari teknolog ini, dan kadang-kadang
proses tranformasi yang didasarkan pada satu atau lebih dari produk-produk yang disebutkan
di atas. Pada saat lain teknologi juga merujuk pada bisnis yang mana teknologi sedang
berubah dengan cepat atau satu yang dianggap pioner perubahan. Teknologi tinggi juga
didefinisikan dalam istilah kebutuhan-kebutuhan akan kualifikasi khusus yang dapat
ditempati pegawai seperti kebutuhan untuk literacy computer (melek komputer).

Cyberneticist dan teoritikus teknologi Milan Zeley mengatakan bahwa secara lebilh
teoritikal definisi teknologi tinggi, harus teliti jika membedakan teknologi dan teknologi
tinggi. Sementara teknologi diaplikasikan dalam sebuah sistem tertentu sehingga tugas dapat
dilakukan dengan cepat, lebih reliabel, dalam jumlah besar, atau lebih efisien, teknologi
tinggi mengubah sistem organisasi itu sendiri. Zeleny mengatakan bahwa, "high technology
changes the nature of tasks and their performance, interconenections and nature of physical,
energy and information flow”. Kemudian dia mengklaim bahwa, "acquisition of high
techmology implies acquaisition of new organizations, new tasks, new Styies (or
management), new culturesnew ways of doing businees."

c. Teknologi Pelayanan versus Teknologi Manufacturing

Kebingungan lain pada konsep teknologi dibuat oleh perbedaan teknologi manufacturing
dan pelayanan. Teoritikus organisasi menawarkan tiga karakteristik keluaran teknologi
pelayanan, pelayanan adalah:

(1) consumed as they are produced

(2) intangible

(3) cannot be stored in inventory.

Contohnya, pelayanan diberikan oleh salah satu tipe perusahaan adalah akses kepada
informasi. Informasi dihasilkan melalui komunikasi pesan-pesan/berita-berita sehingga
dikonsumsi pada saat yang sama ketika diproduksi. Informasi tidak memiliki bentuk material
dan kehilangan nilai Deritanya secara cepat jika informasi memiliki profit melalui pertukaran,
tidak dapat digenggam dalam waktu yang lama. Karakteristik ini memberikan akses pada
intormasi secara jelas menempatkan teknologi ini ke dalam klasifikasi pelayanan. Tetapi
termasuk teknologi apakah peralatan yang mana pelayanan berita bersifat relay dan
seterusnya disampaikan kepada pelanggan? Kertas pesan yang dicetak dan disebarkan kepada
jurnalis? Bagaimana tentang kontrak subscription untuk pelayanan? Aspek-aspek teknologi
pelayanan berita seperti ini tidak cocok dimasukkan ke dalam pelayanan. Sekarang ambil
sebuah teknologi manufacturing tertentu, sebagai contoh, pabrik manufacturing automobile.

Produksi yang dihasilkan teknologi ini tangible, mereka tidak dikonsumsi pada saat
mereka dihasilkan, tetapi dapat disimpan untuk beberapa bulan tanpa kehilangan nilai mereka
dan dapat dijual kembali pada pelanggan oleh konsumen setelah beberapa tahun
memakainya. Meskipun begitu, banyak aspek produk teknologi manufacturing automobile
sama dengan teknologi pelayanan. Contohnya, gaya atau desain mobil adalah intangible, nilai
berubah secara cepat dengan adanya model-model baru. Contoh lain adalah garansi yang
menyertai automobil manufactur-sebuah jaminan adalah sebuah perjanjian pelayanan yang
merupakan bagian produk yang dijual.

Dari sudut pandang ini perbedaan antara teknologi pelayanan dan manufacturing adalah
sukar untuk diperoleh, di samping kategori superfisial tipe bisnis tertentu ke dalam industri-
industri (sektor pelayanan dihadapkan manufacturing atau kelompok industrial lain). Ketika
kita berusaha analisis teknologi organisasi lebih detail, Kita akan memperhatikan bahwa
keluaran teknologi memiliki karakteristik pelayanan maupun manufacturing. Karena
konvergensi sebuah firma manufacturing akan meningkatkan pengem bangan konsep firma
sektor pelayanan, dan firma pelayanan menuju konsep manufacturing, agar supaya
meningkatkan kinerja mereka. Bank, contohnya, sekarang konsep pelayanan mereka sebagai
produk-produk tangible. Untuk bagian mereka, mengkonsepsikan pelayanan mereka sebagai
produk intangible. Hal ini meningkatkan mereka memfokuskan perhatian mereka pada
packaging dan acuan lain secara khusus digabungkan dengan keluaran teknologi
manufacturing. Sejumlah firma manufacturing sudah menjadi obsesi dengan pelanggan,
sebuah strategi yang meningkatkan sektor pelayanan.

2.2 Pengertian Administrasi

 Pengertian Administrasi sudah banyak diulas oleh berbagai penulis buku tentang
administrasi. Karena itu dalam kajjan buKu ini tidak akan terlalu panjang lebar membahas
pengertian administrasi maupun administrasi negara. Pemahaman terhadap administrasi
maupun administrasi negara dirasakan perlu karena konsep tersebut melekat pada judul
tulisan buku ini, yaitu Teknologi Informasi Administrasi. Pengertian Administrasi dapat
dipahami secara sempit maupun luas. Secara sempit, Administrasi diartikan sebagai
pekerjaan-pekerjaan Kierikal atau ketatausahaan. Secara luas administrasi adalah proses kerja
sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan keorganisasian. Bahkan administrasi
juga dapat diartikan sebagai pendayagunaan atau pengelolaan sumber daya untuk mencapai
tujuan keorganisasian.

2.3 Pengertian Teknologi Administrasi (Negara)

Berdasarkan pengertian Teknologi dan Administrasi di atas maka Teknologi Administrasi

negara pada dasarnya adalah segala usaha (baik dengan penggunaan alat, proses dan
mekanisme kerja, serta pengetahuan) agar proses kerja sama antara dua orang atau lebih
untuk mencapai tujuan keorganisasian dengan lebih berkualitas, lebih proporsional, lebih
efektif, dan lebih efisien. Adapun Teknologi Administrasi Negara dapat didefinisikan sebagai
"Segala usaha (baik dengan penggunaan alat, proses dan mekanisme kerja serta pengetahuan)
agar proses kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan negara dengan
lebih berkualitas, lebih proporsional, lebih efektif, dan lebih efisien. Teknologi Administrasi
Negara juga dapat diartikan sebagai segala usaha (baik dengan penggunaan alat, proses dan
mekanisme kerja serta pengetahuan) agar pengelolaan sumber daya untuk mencapai tujuan
negara dengan lebin berkualitas, lebih proporsional, lebih efektif, dan lebih efisien.

Bila kita membahas peranan teknologi dalam organisasi, berarti kita memusatkan
perhatian pada, siapa mengerjakan apa, dengan siapa, bilamana, di mana dan berapa kali.
Oleh karena itu, teknologi administrasi negara pada dasarnya pengelolaan proses dan
mekanisme kerja untuk mencapai tujuan negara secara lebih berkualitas, lebih efektif, lebih
efisien, lebih proporsional. Kalau kita mengkaji dari uraian sebelumnya maka Teknologi
Administrasi (Negara) termasuK dalam rumpun Teori Organisasi dari llmu Administrasi
(Negara).. Hal ini disebabkan Teknologi Administrasi mengkaji bagaimana mengelola
organisasi dengan melakukan transformasi input ke output (outcome) secara erekti, eisien dan
proporsional (adil).
 BAB 3

KLASIFIKASI TEKNOLOGI ADMINISTRASI NEGARA

3.1 Joan Woodward

Woodward, seorang SosIologInggris, berusaha menunjukkan pentingnya teknologi untuk

teori organisasi (administrasi), terutama menghubungkan pengaruh teknologi pada struktur
organisasi. Woodward melakukan survai pada 100 perusahaan manufaktur di Essex Selatan, Inggris.
Dia mengukur relativitas tingkat kinerja perusahaan-perusahaan itu (di atas rata-rata, rata-rata, di
bawah rata-rata) dan dimensi struktur seperti rentang kendali, jumlah tingkatan manajemen, tingkat
sentralisasi dalam pembuatan keputusan, dan gaya manajemen). Woodward mengelompokkan
perusahaan berdasarkan kompeleksitas teknik dalam proses produksi. Perusahaan yang memiliki
tingkat kompleksitas teknik tinggi berarti hampir semua proses kerjanya dilakukan dengan mesin
(padat modal). Perusahaan yang memiliki kompleksitas teknik rendah artinya proses kerjanya
sebagian besar masih bertumpu pada manusia (padat karya).

Woodward membagi tiga teknologi dasar, yaitu:

a. Unit and small batch production category

Terdiri seluruh teknologi yang menghasilkan satu item untuk satu waktu atau beberapa item untuk
satu waktu. Misalnya pekerjaan penjahit, pekerja seni, desainer, pembuat pembangunan pusat
bisnis, prototype mesin, tekonologi dalam toko roti tradisional, produksi anggur, bahkan produksi
mobil seperti perusahaan Avanti yang hanya menghasilkan 2 (dua) buah mobil dalam sehari.

Sejumlah kecil produk dihasilkan dari start sampai finish. berpartisipasi dalam semua proses
produksi dari start sampai selesai dan mempunyai pemahaman lengkap tentang teknologi yang
sedang digunakan. Menurut studi Woodward, organisasi yang menggunakan teknologi unit and
small batch akan lebih berhasil ketika mereka mempunyai rentang kontrol lebih kecil, beberapa
tingkatan manajemen melaksanakan pembuatan keputusan secara desentralisasi (karakteristik ini
disesuaikan dengan bentuk pengorganisasian organis).

b. Large batch or mass production technologies

Teknologi produksi massa menghasilkan sejumlah produk identikal dengan menggunakan rutinitas
tinggi, mekanistik, dan prosedural. Misalnya Teknolog dalam perakitan mobil, produksi baja. Dalam
teknologi produksI massa, pekerja secara repetitif melakukan sebagian tugas-tugas untuk
menghasilkan output. Hal ini terlihat dari penempatan posisi pekerja pada bagian-bagian proses
produksi massa untuk menghasil kan output tertentu. Studi Woodward menunjukkan bahwa
organisasi yang menggunakan teknolog produksi massa dan large batch lebih berhasil ketika manajer
mempunyai rentang kendali yang lebih besar dan ketika mereka melaksanakan pembuatan
keputusan secara sentralistik (karakteristik ini disesuaikan dengan bentuk pengorganisasian
mekanistik).

c. Continous processing

Serangkaian transformasi non-diskret tetapi bersifat sikuen. Misalnya teknologi ini digunakan oleh
organisasi yang bergerak dalam industri kimia dan minyak. Dalam continuous processing, manusSia
memiliki kecenderungan mengunakan peralatan yang berpengarun pada transformasi secara
otomatis, tetapi manusia juga melakukan beberapa tugas langsung dengan tangan mereka. Studi
Woodward menunjukkan pola peng-pengOrganisasian yang berhasIl dalam organisasi continuous
prOcessing, Sama dengan teknologi small batch, mereka memiliki rentang kendali lebih kecil dan
pembuatan keputusan secara desentralisasi. Tetapi, mereka memiliki lebih banyak tingkatan
manajemen daripada perusahaan teknologi small batch atau masS production.
Klasifikasi teknologi menurut Woodward pada dasarnya dapat diaplikasikan dalam
perusahaan maupun organisasi publik seperti birokrasi pemerintah baik pusat, propinsi, kabupaten/
kota, kecamatan, desa maupun kelurahan. Penggunaan ketiga jenis production, continuous
processing) dipengaruhi tugas pokok dan fungsi (tupoksi) masing-masing departemen, dinas,
lembaga, kantor, bidang, bagian, Subdit, atau kasubag. Namun demikian secara umum teknologi
yang selalu digunakan oleh birokrasi pemerintah adalah. Continuous processing yaitu manajemen
pembangunan atau manajemen pemerintahan menggunakan fungsi-sungsi manajemen
(perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan) secara berkelanjutan. Artinya setiap birokrasi
pemerintahan melaksanakan perencanaan, dilanjutkan dengan pelaksanaan, dan pengawasan, serta
hasil pengawasan tersebut dijadikan umpan balik untuk perencanaan selanjutnya.

Birokrasi pemerintah juga menggunakan mass production manakala birokrasi pemerintah

tersebut melakukan pelayanan-pelayanan publik secara massal seperti perizinan, KTP, SIM,
pembayaran pajak. Agar pelayanan publik berkualitas dan tidak diskriminatif (hasilnya sama untuk
semua orang) maka diperlukan standarisasi pelayanan publik. Dalam standarisasi produk di pabrik,
hasil produksi sebuah pabrik dipaksa oleh teknologi (mesin) sehingga pabrik menghasilkan mutu
produk yang sama meskipun produksinya massal. Bagaimana caranya agar pelayanan publik
menghasilkan produk massal yang sama untuk semua orang? Produk pelayanan publik massal yang
hasilnya sama untuk semua orang dapat dilakukan manakala setiap jenis pelayanan publik
memenuhi Standard Operating Procedure (SOP). Oleh karena itu setiap jenis pelayanan publik yang
dilakukan birokrasi pemerintah mulai dari departemen sampai desa wajib memiliki SOP untuk setiap
jenis pelayanan publiknya. Small batch technology juga dalam pelaksanaan tupoksi birokrasi muncul
sampai ke desa. Misalnya ketika pemerintahan dari pusat permasalahan-permasalahan nonrutin
yang ada di masyarakat seperti terjadinya konflik antar anggota masyarakat, bencana alam,
kelangkaan pangan, kenaikan BBM, demonstrasi. Dalam kondisi tersebut, birokrasi pemerintah
dituntut untuk memiliki keahlian permasalahan-permasalahan yang bersifat khusus.

3.2 James D. Thompson

Dalam penelitiannya Thompson lebih mermusatkan perhatian pada tingkat ketergantungan,

artinya ia mencoba melihat bahwa tingkat Ketergantungan tugas-tugas yang berbeda dalam
organisasi. Menurut Thompson, jika tingkat ketergantungan antar satuan tugas adalah rendah maka
orang-orang dan departemen-departemen akan cenderung dispesialisasi, sebab mereka dapat
bekerja sendiri dan mencapai tujuan organisasi tanpa tergantung pada unit yang lain. Sebaliknya jika
tingkat ketergantungan antar tugas cukup tinggi maka orang-orang dan departemen akan saling
bergantung sehingga untuk mencapai tujuan organisasi merelka harus saling menukar sumber daya.

Berdasarkan kriteria tingkat ketergantungan, membagi teknologi menjadi tiga tipe, yaitu:

a. Long-linked technologies

Secara umum, long-linked technologies hampir sama dengan kategori mass production atau
continuous processing Woodward. Teknologi ini digunakan jika terjadi ketergantungan secara serial,
yaitu output salah satu bagian menjadi input bagi bagian yang lain. Dengan demikian, Kinerja salah
satu bagian akan tergantung pada kinerja bagian lain. Tingkat ketergan- tungan secara sekuensial ini
lebih tinggi dibandingkan dengan tingkat ketergantungan pada mediating technologies.

Menurut Thompson timbulnya ketergantungan sikuensial ini karena organisasi

menggunakan long linked technology. Jenis teknologi ini banyak digunakan pada organisasi
(perusahaan) yang menghasilkan produksi massal dengan sistem produksi asembling. Misalnya
dalam perakitan mobi, teknologi untuk menghasilkan bahan kimia dan daya listik. Istilah long-linked
dipilih karena baik perakitan maupun pekerjaan-pekerjaan proses berkelanjutan adalah proses
transformasi linear yang dapat dipikirkan sebagian rangkaian input menjadi output atau produk.

Pada organisasi pelayanan publik jenis teknologi ini juga banyak digunakan terutama
berbagai macam verifikasi data. Sifat-sifat ketergantungan yang tinggi mensyaratkan adanya unit-
unit koordinasi. Koordinasi yang biasa digunakan adalah perencanaan yang ketat dan jadwal kerja
dari unit lain sehingga terdapat koordinasi yang baik antara unit-unit yang saling bergantung.

b. Mediating technologies

Tingkat ketergantungan antar unit atau organisasi dalam mendorong teknologi adalah
rendah. Setiap bagian organisasi, baik itu individu, kelompok atau departemen memberikan
sumbangan secara terhadap kinerja organisasi.

Teknologi ini membawa pelanggan secara bersama dalam sebuah transaksi. Bank dan
perusahaan asuransi beroperasi meggunakan mediating technology. Pada umumnya, teknologi ini
terkait partner dalam sebuah pertukaran potensial dengan membantu mereka menempatkan satu
sama lainnya dan mengadakan transaksi mereka, sering tanpa pertemuan fisik. Sebagai contoh, bank
mengunakan mediating technology membawa secara bersama penabung yang ingin menginvestasi
kan uang dan dan peminjam yang ingin mengambil pinjaman.Teknologi perbankan memediasi antara
investor-investor dan peminjam yang menempatkan mereka sebagai pelanggan dan memberikan
prosedur standar memfasilitasi keuntungan-keuntungan yang sama, dalam kasus ini, pembayaran
untuk investor dan dana untuk peminjam. Mediating technologies dikenal karena suatu firma
bertindak sebagai perantara/mediator dalam membawakan kepentingan dua atau lebih pihak
berbeda dalam bertransaksi.
Pada Organisasi. Pada level organisasi kinerja departemen yang satu tidak tergantung pada
kinerja departemen lain. Tidak banyak mekanisme integrasi yang diperlukan untuk menyatukan
kinerja antar departemen dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Sebagai contohmisalnya,
kinerja Pemerintahan Kota Bandung tidak bergantung pada kinerja Pemerintah Kabupaten Bandung.
Mereka masing-masing bekerja secara mandiri tidak saling tergantung, tetapi kedua pemerintah
daerah tersebut memberikan Sumbangan terhadap kinerja Propinsi Jawa Barat. Contoh lain misalnya
pada bank. FungsI bank adalah sebagai penghubung antara kreditor dengan debitor. Kegiatan rutin
bagian yang melayani kredit tidak ada hubungannya dengan rutinitas bagian yang melayani
tabungan dan deposito, masing-masing bekerja secara independen, tetapi masing-masing bagian
memberikan sumbangan bagi kinerja bank yang bersangkutan.

C. Intensive technology

Intensive technology terjadi dalam ruangan-ruangan emergensi rumah sakit, laboratorium

penelitian, dan dalam organisasi-organisasi proyek seperti desain engenering atau pekerjaan
kontruksi. Intensive technologies membutuhkan pengkoordinasian kemampuan-kemampuan khusus
dua atau lebih ahli dalam transformasi input khusus ke dalam sebuah output tertentu. Pengunaan
intensive technologies membutuhkan perkembangan on-the-spot (dengan serta merta) dan aplikasi
pengetahuan khusus untuk masalah-masalah baru atau lingkungan berbeda.
Di antara ketiga jenis teknologi intensive technology merupakan jenis yang memiliki saling
ketergantungan paling kuat. Dalam intensive teknolog diantara input-proses-output merupakan
kegiatan-kegiatan yang tak dapat dipisahkan. Dasar dari intensive technology adalah saling
ketergantungan tugas secara timbal balik. Misalnya output dari kegiatan A adalah ouput Dagi
kegiatan B, dan output dari kegiatan B juga merupakan input dari kegiatan A.

3.3 Charles Perrow

Perrow memfokuskan pada teknologi pengetahuan. la berusaha mengkritik asumsi

Woodward maupun Thompson bahwa teknologi tidak hanya berupa teknologi industri. PerroW
merujuk kepada lebih kompleksitas teknologi yang digunakan dalam organisasi. la mencoba
menjawab asumsi bahwa kompleksitas teknologi yang digunakannya. Apa penyebab suatu pekerjaan
lebih sulit dibandingkan dengan pekerjaan lain'? Perrow juga ingin melihat mengapa suatu tugas
misalnya, menstempel perangko di kantor pos terlihat lebih rutin dan dapat diprediksikan dibanding
dengan tugas dokter yang melakukan operasi di rumah sakit. Perrow juga ingin melihat karakteristik
apa yang menyebabkan perbedaan-perbedaan tersebut? Karena pertanyaan-pertanyaan tersebut
Perrow kemudian mendefinisikan teknologi sebagai tindakan yang dilakukan oleh seorang individu
pada obyek kerjanya dengan atau tanpa bantuan alat-alat untuk membuat perubahan tertentu pada
obyek tersebut. Definisi Perrow tersebut lebih menonjolkan suatu mekanisme kerja, usaha, inovasi
ketimbang peralatan. Peralatan hanya dipandang sebagai alat bantu cara kerja atau metode kerja.
Ada dua dimensi teknologi yang membedakan antara tugas rutin dan non rutin, dan antara
komplek dan tidak kompleksnya pekerjaan. Dua dimensi itu adalah task variability dan task
analyzability. Task variability (jumlah variasi tugas) adalah jumlah pengecualian, yaitu munculnya
situasi baru atau tidak diharapkan ketika seorang melakukan pekerjaannya. Task variability dikatakan
tinggi bila dalam penyelesaian pekerjaan diperkirakan akan muncul berbagai hal baru di luar standar
teknologi yang telah ditetapkan. Contohnya misalnya dalam melakukan operasi terhadap pasien di
rumah sakit. Umumnya muncul hal-hal baru di luar yang diperkirakan sebelumnya misalnya kondisi
pasien memburuk, jantung melemah dsb. Contoh lainnya misalnya material bahan baku produksi di
bawah standar yang ditetapkan, pekerjaan-pekerjaankonsultasi, pekerjaan petugas pemadam
kebakaran dsb. Hal-hal baru yang muncul akan mempengaruhi cara-cara mengelola proses
konservasi input menjadi Output.
Task analyzability, yaitu tingkat kesulitan dalam menemukan metode kerja yang diperlukan
untuk mengerjakan suatu pekerjaan. Semakin mudah metode kerja untuk dianalisis (well defined),
semakin rutin pekerjaan tersebut sebab metode kerja untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut
mudah distandarisasikan atau diprogramkan. Misalnya penyusunan metode kerja pelayanan KTP
lebih mudah dilakukan dibandingkan dengan metode penyuluhan hukum. Suatu tugas dikatakan
sulit untuk dianalisis (ill defined) jika tugas-tugas tersebut tidak dapat diprogramkan atau
distandarisasikan. Tugas-tugas yang defined ini umumnya berkaitan dengan tugas-tugas yang
menuntut inovasi tinggi. Misalnya peneliti. Seorang peneliti yang sedang mencoba mengembangkan
obat anti AIDS. la akan bekerja tanpa program dan standar teknologi yang rutin. Dasar mereka
bekerja adalah pengetahuan dan penilaian dan penilaian mereka saja, sambil mereka
mengembangkan suatu cara atau suatu metode pemecahan masalah yang baru.
Secara bersamaan task analyzability dan task variability dapat gunakan untuk menjelaskan
mengapa suatu pekerjaan dapat dikatakan Oin rutin dibandingkan dengan pekerjaan lainnya.
Semakin banyak jumlan Pengecualian dan semakin banyak usaha yang harus dilakukan untuk
menemukan metode kerja berarti semakin tidak rutin dan semakin kompleks pekerjaan tersebut.
Sebaliknya, semakin sedikit pengecualian dan semakin mudah menemukan metode kerja berarti
semakin rutin dan semakin sederhana pekerjaan tersebut. Asumsi tersebut kemudian oleh Perrow
digunakan sebagai dasar untuk menyusun suatu matrikS tentang tipe teknologi.

Karakteristik masing-masing jenis teknologi adalah:

a. Teknologi rutin

Variasi tugas rendah dan analyzability tugas tinggi (tingkat kesulitan analisis rendah). Tingkat
pengecualian rendah, jika ada pengecualian maka metode penyelesaian pekerjaan mudah
ditemukan. Prosedur kerja memiliki tingkat formalisasi dan standarisasi yang tinggi. Contohnya
adalah industri dengan produksi massal, pekerjaan-pekerjaan di bagian pengiriman surat, perakitan
mobil, bagian pendaftaran, teller bank, juru tulis dan sebagainya. Teknologi rutin hampir sama
dengan kategori long-linked I hompson atau mass productionnya Woodward.

b. Craft (Keterampilan) Teknologi

Pekerjaan relatif sulit dianalisis, tetapi memiliki pengecualian yang terbatas. Pekerja-pekerja yang
menggunakan teknologi ini memiliki kemampuan untuk menyesuaikan dengan metode kerja baru
dan menemukan cara-cara baru untuk memecahkan masalah. Contoh pekerjaan yang menggunakan
teknologi ini adalah industri mebel, butik, batik, perancangan (pembuatan prototipe) mobil dan
sebagainya.

c. Teknologi Rekayasa

Dalam teknologi rekayasa variabilitas tugas tinggi, dan task analyzability juga tinggi. Pengecualian
dan penyimpangan standar kerja tinggi, tetapi metode baru dapat dengan mudah ditemukan sebab
dalam standar kerja dicantumkan juga cara-cara menangani penyimpangan prosedur kerja.
teknologi jenis ini banyak menggunakan tormula, prosedur dan teknik-teknik standar. Bidang tugas
yang dapat dimasukkan dalam teknologi rekayasa adalah bidang industri manufaktur dan akuntasi.

d. Teknologi Nonrutin

Jenis teknologi ini memiliki karakteristik variabilitas tugas tinggi dan tingkat kesulitan analisisnya
rendah serta merupakan tugas dengan tingkat kompleksitas yang paling tinggi. Dikatakan demikian
sebab banyak kejadian yang tak diharapkan akan muncul dan memiliki tingkat kesulitan yang tinggi
untuk menemukan pemecahan masalah atas masalah yang muncul tiba-Tiba. Orang-orang dengan
pengalaman kerja tinggi dan memiliki kecukupan pengetahuan cocok untuk menggunakan jenis
teknologi ini.
 BAB 4

TEKNOLOGI dan PENDEKATAN SISTEM

4.1 Teori Sistem Umum

Setiap kegiatan manusia memiliki saling keterkaitan, saling mempengaruhi, bersinergi.

Kegiatan manusia demikian dipandang dari Sudut sistem. Misalnya seseorang membuat kursi rotan
maka orang ini tergantung kegiatan pemasok bahan baku terutama rotan. Pemasok rotan
dipengaruhi oleh kegiatan produksi kursi rotan. Kegiatan produksi meningkat maka permintaan
bahan baku rotan pun meningkat. Kegiatan produksi Kurs rotan dipengaruhi permintaan konsumen.

Kata sistem pun terdengar akrab di telinga kita, meskipun pemakaannya sering dipadan kan
dengan kata lain. Misalnya Sistem politik, Sistem ekonomi, SIstem pendidikan, Sistem akuntansi,
Sistem administrasi, sistem pemerintahan, sistem kesehatan. Karena itu David O. Ellis dan Fred J
Ludwig menyebut zaman sekarang ini sebagai "The System Era.

Apa yang dimaksud sistem? Sistem pada dasarnya merupakan seperangkat unsur, elemen,
Komponen, bagian, hal yang saling terkait (interrelasi), saling mempengaruhi (interaksi), dan Ssaling
tergantung interdependensi) sehingga merupakan totalitas, entitas atau kesatuan yang bulat, utuh,
dan terpadu di mana keberadaannya memiliki fungsi dan tujuan saling tertentu.

Pendekatan sistem menunjukkan perhatian utama untuk mempelajari situasi keseluruhan

dan hubungan-hubungannya ketimbang dalam bagian bagiannya. Pendekatan sistem ini dipengaruhi
oleh teori sistem umum. Sistem umum ini mencakup filosofi sistem, analisis sistem, dan manajemen
sistem (Johnson, Kast dan Rosenzweig, 1973).

Filosofi sistem merupakan cara berpikir tentang fenomena secara keseluruhan termasuk
bagian, komponen atau subsistemnya dengan menekankan keterkaitannya. Berpikir sistem memiliki
arti penting karena dunia ini secara keseluruhan, pada dasarnya, merupakan kumpulan sistem-
Sistem yang saling berkaitan. Tiada suatu peristiwa yang terjadi di dunia ini tanpa keterkaitan.

Filosofi sistem bergerak pada tataran konseptual, dengan pangkal tolak pandang dalam
metode menggunakan pemikiran (cognitive), dalam subsistem operasi menggunakan pendekatan
strategik, dalam tugas (task) menggunakan pendekatan integrasi organisasi dengan lingkungan.
Analisis sistem merupakan suatu metode atau teknik yang dipergunakan untuk pemecahan masalah
atau pembuatan keputusan.

Analisis Sistem bersangkutan dengan masalah, analisis dan sistensis dari berbagai faktor, dan
penentuan solusi atau program tindakan yang optimasi atau lebih baik. Efektivitas analisis akan
terlihat dari bagaimana sistem menanggapi tuntutan lingkungan. Analisis sistem bertujuan untuk
optimasi sistem, dengan pangkal tolak pandang dalam metode menggunakan modeling, subsistem
operasi menggunakan pelaksanaan (operating), dalam tugas (task) sasarannya adalah pencapaian
tujuan (goa) dan pemanfaatan Sumber secara efisien.
Selama sistem beroperasi adalah penting untuk menganalisis berbagai input dan
menentukan kombinasinya yang akan dapat menghasilkan output yang paling efektif dan efisien.
Dalam proses, perlu dilakukan analisis tentang penjadwalan, manajemen barang produksi (inventory
management) dan pelaksanaannya dikaitkan dengan rencana.
Manajemen sistem (system management atau management by systems) terjadi manakala
organisasi ditata dan dijalankan sebagai sistem. Manajemen sistem merupakan gaya memimpin.
Manajemen Sistem subsistemnya. Manajemen sistem digunakan untuk tujuan pragmatis, dengan
pangkal tolak pandang dalam metode menggunakan sintesa, merupakan penerapan sistem umum
dalam memimpin organisasi dan alau Subsistem operasi menggunakan koordinatif, dalam tugas
(task) untuk mencapai integrasi kegiatan (operasi) melalui rancangan dan penekanan pada
keterkaitan.

Secara aplikatif pendekatan sistem dapat digunakan dalam proses dan meKanisme kerja
birokrasi pemerintahan di daerah, terutama berKaltan dengan pembagian kerja antara manajemen
tingkat puncak, manajemen tingkat menengah, dan manajemen tingkat bawah. Struktur birokrasi
pemerintah daerah Kabupaten/Kota di Indonesia terdiri eselon ll, eselon ll| dan eselon IV dalam
setiap dinas atau badan. Kalau disandingkan dengan level manajemen maka eselon ll termasuk level
manajemen puncak, eselon II termasuk level manajemen menengah, dan eselon V termasuk level
manajemen bawah Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi tugas pokok dan fungsi (tupoksi)
masing-masing level manajemen pada dinas dan badan tersebut maka pendekatan sistem
merupakan satu satu alternatif dalam merancang rancangan kerja dan deskripsi tugas. Artnya,
eselon il termasuk manajemen puncak, selayaknya tupoksi berkaitan dengan pekerjaan-pekeriaan
vana bersifat filosofi (konseptual) yang menggunakan pemikiran jauh ke depan dan strategis untuk
kepentingan organIsasinya. Dengan demikian tugasnya adalah bagaimana mengintegrasikan
organisasi dengan lingkungan, memanfaatkan lingkungan untuk kemajuan dan kelangsungan hidup
organisasinya.
Eselon III termasuk dalam manajemen menengah selayaknya mengembangkan tupoksi
berdasarkan kerangka kerja manajemen Sistem. Artinya seorang eselon lll dituntut untuk berpikir
pragmatik (memungkinkan organisasi dan manajemen mencapai tujuan secara efektif, efisien, dan
adil) dengan metode sintesa (menggabungkan antara kebutuhan manajemen puncak dan bawah,
menggabungkan antara kebutuhan organisasi dan pegawai sekaligus menjabarkan dan
mendeskripsikan pemikiran-pemikiran manajemen puncak ke dalam program-program kerja) melalui
kerja-kerja yang bersifat koordinasi di antara manajemen bawah yang berada di rentang kendalinya.
Adapun penekanan tugas dari eselon II ini adalah mengintegrasikan kegiatan-kegaitan di bawah
rentang kendalinya melalui perencanaan yang konprehensif.
Eselon IV sebagai manajemen level bawah selayaknya mengembangkan tupoksi berdasarkan
kerangka kerja analisis sistem. Seorang eselon Iv harus berpikir untuk mengoptimalkan pekerjaan-
pekerjaan yang menjadi tupoksinya dengan melakukan pemodelan (membuat mekanisme dan
prosedur kerja yang efektif, efisien, berkualitas, adil); kemudian melaksanakan model-model terbaik
yang telah dirancang dalam pelaksanaan tupoksinya untuk mencapai tujuan organisasi dengan
pemanfaatan sumber daya secara efisien.

4.2 Sistem Manajemen

Menurut Kast dan Rosenzweig (1979) organisasi merupakan suatu sistem terbuka dan sistem
sosioteknis, yang menerima input energi, informasi dan bahan-bahan dari lingkungan, kemudian
mentrasformasikannya dan mengembalikan output ke lingkungan lagi. Berdasarkan pandangan ini
maka organisasi bukan sekedar sistem sosial atau sistem teknis. Organisasi merupakan
penstrukturan dan pengintegrasian aktivitas manusia dengan berbagai teknologi. Teknologi
mempengaruhi tipe input yang masuk ke dalam organisasi, sifat proses transformasi dan output dari
dan efisiensi sistem. Sebaliknyya sistem sosial menentukan efektivitas dan efisiensi efektivitas
penggunaan teknologi. Sistem organisasi memiliki sub-sub sistem utama: subsistem tujuan (technical
dan nilai (goals and values sussystem), subsistem teknis (technical subsystem), subsistem struktural
(structural subsystem), subsistem subsistem teknis subsystem), psikososial (psychosocial subsystem)
dan subsistem manajerial (mangernal subsystem).
Subsistem manajerial dalam sistem organisasi dapat disebut sistem manajerial atau sistem
manajemen. Berdasarkan pendekatan sistem maka Sistem manajemen haruslah dalam arti
manajemen berdasarkan sistem Sebagai subsistem organisasi, sistem manajemen menjangkau
keseluruhan bagian organisasi, menghubungkan organisasi dengan lingkungannya, menerapkan
tujuan (goal), mengembangkan rencana komprehensif, strategis dan operasional, merancang
struktur, menetapkan kontrolnya. Manajemen bertanggung jawab atas pencapaian tujuan
organisasi.

Kast dan Rosenzweig (1979) menjelaskan subsistem-subsistem dalam sistem organisasi

sebagai berikut. Subsistem sasaran dan nila organisasi adalah salah satu yang terpenting dari sistem
organisasi. Organisasi mengambil banyak nilai dari lingkungan sosio-kulturalnya yang lebih luas.
Sebuah premis (pokok pendapat) dasar adalah bahwa organisasi sebagai subsistem masyarakat
haruslah mencapai sasaran tertentu yang ditentukan oleh sistem yang lebih Iluas. Oeganisasi
melaksanakan fungS untuk masyarakat, dan agar ia sukses menerima masukan, ia harus memenuhi
kebutuhan-kebutuhan masyarakat.

Subsistem teknis adalah pengetahuan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas, termasuk
teknik yang dipakai untuk transformasi masukan menjadi keluaran. Subsistem teknis ini dibentuk
Oleh spesialisasi pengetahuan dan skill yang dibutuhkan. Subsistem psikososial terdiri dari orang-
orang dan kelompok-kelompok yang berinteraksi. Setiap organisasi terdiri dari perilaku dan motivasi
individu, hubungan-hubungan status dan peranan, dinamika kelompOk, dan sistem-sistem
pengaruh. Sistem organisasi dipengaruhi oleh perasaan, nilai-nilai, sikap, harapan, dan aspirasi
orang-orang dalam organisasi terseDut. Kekuatan-kekuatan ini menentukan iklim organisasi dimana
para anggotanya melaksanakan peranan dan kegiatan mereka.Dengan demikian, sistem psikososial
setiap organisasi itu sangat berbeda-beda di antara berbagai organisasi. Iklim untuk pegawai Dinas
Kesehatan berbeda dengan iklim untuk pegawai Dinas Pertanian.
Subsistem struktur meliputi cara-cara tugas-tugas dalam organisasi itu dibagi (diferensiasi)
dan dikoordinir (integrasi). Dalam arti formal, struktur itu dinyatakan dalam peta organisasi, dalam
posisi dan uraian pekerjaan UOD descriptons), dan dalam peraturan dan prosedur. Struktur juga
menyangkut pola pola wewenang, komunikasi, dan arus kerja. Struktur organisasi memberikan
formalisasi hubungan antara subsistem teknis dengan subsistem psikososial. Subsistem manajerial
dalam sistem organisasi dapat disebut sistem manajerial atau sistem manajemen. Berdasarkan
pendekatan sistem maka sistem manajemen haruslah dalam arti manajemen berdasarkan sistem.
Sebagai subsistem organisasi, sistem manajemen menjangkau keseluruhan bagian organisasi,
menghubungkan organisasi dengan lingkungannya, menerapkan tujuan (goa), mengembangkan
rencana komprehensif, strategis dan operasional, merancang struktur, menetapkan kontrolnya.
Manajemen bertanggung jawab atas pencapaian tujuan organisasi. Dari uraian Kast dan Rosenzweig
di atas kita dapat menarik pelajaran manakala kita mau meningkatkan kinerja suatu organisasi
(apalagi organisasi publik seperti Dinas atau Badan Pemerintahan) maka kita tidak dapat melepaskan
dari subsistem-Subsistem dalam Sistem organisasi atas. Misalnya ketika mau meningkatkan kinerja
Dinas Perdagangan dan Perindustrian maka dinas tersebut perlu mengambil dan atau menerima
masukan dari nilai-nilai masyarakat di mana dinas tersebut berada. Demikian juga bidang yang
digarapnya harus dapat memenuhi kebutuhan masyarakat di lingkungan dinas tersebut.

4.3 Kaidah Berpikir Sistem

Sudarsono (2003) mengatakan paling tidak, ada dua cara untuk memahami apa
sesungguhnya berpikir sistem itu. Pertama, dengan cara memahami berpikir sistem sebagai salah
satu disiplin belajar (learning disciplines). Kedua, dengan cara memahami berpikirsistem sebagai
suatu kerangka kerja konseptual, sebagai suatu sosok pengetahuan dan sebagai alat analisis, yang
dapat memudahkan kita memahami pola-pola interaksi secara keseluruhan serta yang dapat
membantu kita untuk mengubah pola-pola interaksi tersebut secara lebih efisien. Memahami makna
berpikir sistem sebagai disiplin belajar, haruslah diawali dengan pemahaman kita terhadap konsepsi
pembelajaran (learning) dan organisasi pembelajaran (learning organization). Organisasi
pembelajaran diperlukan karena dalam keadaan turbulensi, sesungguhnya yang paling berbahaya
bukanlah turbulensi dan krisis ini, ada kebutuhan terhadap perubahan dari penggunaan cara-cara
berpikir lama ke arah penggunaan cara-cara berpikir baru. Proses perubahan inilah dinamakan
sebagai proses pembelajaran (leaming).
Proses pembelajaran ini sangat penting, sebab selalu ada paradigma baru yang tumbuh dan
dikembangkan, dan ada paradigma lama yang perlu ditinggalkan, serta tidak sedikit pula kearifan
lama yang justru harus direvitalisasi. Itulah sebabnya, seseorang yang melakukan proses
pembelajaran sering dikatakan menjalankan tiga proses, yang berjalan secara sendiri-sendiri atau
berjalan secara bersamaan. Pertama, proses mempelajari, memahami, menghayati dan
melaksanakan paradigma baru (learning how to learn). Kedua, proses mengevaluasi, mengendapkan
dan meninggalkan paradigma yang ternyata Sudah tidak sesuai dengan proses menggali, ternyata
tantangan terkini (Learning how to unlearn). Ketiga, lama kearifan mendayagunakan yang
menemukan memberikan kontribusi untuk pemecanan problem saat ini (learning how to relearn).
Berbagai penelitian menunjukkan bahwa organisasi dapat bertahan hidup dan memiliki daya
saing tinggi adalah organisasi yang melaksanakan proses pembelajaran secara berkelanjutan.
Organisasi yang bersangkutan telah melakukan learning organization. Organisasi pembelajaran
adalah organisasi di mana para anggotanya secara terus-menerus meningkatkan kapabelitasnya
guna mewujudkan suatu hasil kinerja yang benar-benar dinginkan, di mana pola-pola berpikir baru
bersifat ekspansif ditumbuh- kembangkan, di mana aspirasi kolektif ditetapkan secara bebas dan di
mana para anggotanya secara berkelanjutan belajar bagaimana cara belajar. Menilik definisi seperti
ini dapat dipahami bahwa dalam organisasi pembelajaran terdapat proses pembelajaran individu,
proses pembelajaran.

Mental model adalah disiplin belajar di mana seorang selalu berusaha berkaca diri; belajar
memahami gambar jati dirinya di dalam dunia; mengangkat gambar ini, dan menyajikannya untuk
penilaian kritis dan saksama. Termasuk dalam disiplin belajar ini adalah kemampuan seseorang
untuk melaksanakan percakapan yang bernilai pembelajaran, yang bersilat menyeimbangkan antara
inquiry (kemampuan memahami segala sesuatu tentang orang lain) dengan advocacy (kemampuan
menyakinkan segala sesuatu tentang diri kita kepada orang lain); di mana seseorang dapat
menyampaikan gagasannya secara obyektif dan sekaligus membuat pikiran tersebut terbuka untuk
dipengaruhi oleh pikiran orang lain. Bila seseorang dapat memahami dan menerapkan disiplin
belajar mental model ini diharapkan akan menjadi individu yang terus berusaha menempatkan posisi
dirinya secara tepat di dalam lingkungan; mampu melaksanakan pembelajaran dengan baik maupun
menyampaikan gagasan dengan efektit, selain cerdas dalam menerima pengaruh dari gagasan orang
lain.
Shared Vision adalah disiplin belajar di mana seseorang terus membangun keterampilan
dirinya dalam menyatukan gambaran masa depan bersama, yang dengan ini dapat mendorong
komitmen dan keterlibatan yang tulus sekaligus mengnindari pembangkangan. Dengan demikian
juga melakukan disiplin belajar ini para pemimpin organisasi dapat belajar tentang
kekontraproduktifan upaya pemaksaan visi betapapun dengan cara apapun.
Team Learming adalah disiplin belajar di mana seseorang belajar bagaimana memahami
pola-pola interaksi di dalam kelompok yang sangat mempengaruhi proses pembelajaran. Pola-pola
interaksi yang bersifat defensif sering kali mewarnai beroperasinya suatu kelompok. Bila pola
interaksi seperti ini tidak dipanami, nal ini akan bersifat menghambat proses pembelajaran.
Sebaliknya bila hal ini dipahami dengan sendirinya justru akan mempercepat proses pembelajaran.
Itulah sebabnya, sering kali dalam disiplin belajar team learming ini tercakup juga sub disiplin belajar
dialogue, yakni kapasitas anggota-anggota kelompok untuk mengendapkan asumsi asumsi dan
memasuki proses berpIKIr Dersama yang tulus. Sub disiplin dialogue ini dibedakan dengan
kemampuan debat kusir (raw debate).

Dialogue adalah sub disiplin belajar di mana seorang bersedia dan mampu mendengarkan
hal-nal yang la sendiri tIdak ingin mendengarkan. Disiplin belajar system thinking adalah kerangka
kerja konseptual, sosok pengetahuan dan analisis yang dapat memudahkan kita memanami semua
pola interaksi dalam suatu sistem, sekaligus membantu Kkita memahami bagaimana kita dapat
mengubah pola-pola interaksi tersebut secara efektif.

4.4 Diagram Simpal Kausal (Causal Loop Diagram)

Diagramn simpal kausal (CLD) merupakan Suatu alat untuk menyatakan keterkaitan dinamik
dan hubungan sebab akibat antara berbagai variabel yang ada dalam suatu sistem. Elemen-elemen
dasar CLD adalah variabel (faktor) dan keterkaitan (Badiklat Depdagri, 2003).

Variabel merupakan suatu kondisi, situasi, tindakan atau keputusan yang aKan mempengaruhi, dan
dapat dipengaruhi variabe-variabel lain. Menurut Badiklat Depdagri (2003), suatu variabel dapat
digolongkan ke dalam: 1) hard variable seperti: banyaknya populasi, besarnya pendapatan pajak,
jumlah pemilih, 2) performance measure variable, seperti: rata-rata pertumbuhan penduduk, rasio
kinerja terhadap biaya, pangsa pasar, dan 3) soft variable, seperti: motivasi pegawai, pemerintah
daerah, kepercayaan masyarakat, reputasi permimpin, kepatuhan wajib pajak. Hard variable dan
pertormance measure variable merupakan variabel kuantitatif (dapat dihitung dan diukur),
sedangkan soft variable merupakan variable kualitatif yang sukar untuk diukur dan dihitung secara
kuantitatif.
 BAB 5

PROYEK SEBAGAI TEKNOLOGI ADMINISTRASI

5.1 Proyek

Pembangunan suatu negara melahirkan aneka macam proyek. Bahkan dapat dikatakan
selama ini pembangunan di Indonesia berbentuk Proyek. Demikian juga sejak dahulu telah dikenal
adanya proyek. Wujud dan skalanya dapat beraneka ragam, mulai dari rumah hunian sederhana
sampai dengan candi-candi raksasa. Semakin maju peradaban manusia semakin besar dan
kompleksitas proyek yang dikerjakan dengan melibatkan penggunaan bahan-bahan, tenaga kerja
dan teknologi yang makin terampil dan canggih. Mengapa kegiatan seperti itu dikatakan proyek?
Lantas apa yang dikatakan sebagai proyek? Proyek adalah pekerjaan dari kehendak atau
keinginan manusia atau negara untuk mencapai suatu dari tujuan tertentu. Di dalam proyek telah
ditetapkan seluruh aktivitas dari kegiatan yang saling berkaitan satu dengan lainnya, sehingga dapat
dipandang sebagai suatu proses yang berkesinambungan pada jalur administrasi atau manejemen.

Soeharto (1998) mengatakan, "Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan
sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu
dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunya telah
digariskan dengan jelas. Lingkup (scope) tugas tersebut dapat berupa pembangunan pabrik,
pembuatan produk baru atau pelaksanaan penelitian dan pengembangan.

Dalam proyek telah digariskan segala jenis kebijakan pelaksanaan untuk menetapkan tujuan
yang akan dicapai sehingga dalam suatu proyek akan nampak adanya secara rangkaian tugas yang
mencakup; antara lain sumber tenaga manusia, biaya yang menyangkut keuangan, sarana yang
dibutuhkan, waktu, kegiatan, ekologis alamiah kemudian telah menjadi kebiasaan pertimbangan
sosial politis, ekonomis serta lingkungan mendapat perhatian dalam proyek itu.

Karena itu ciri proyek adalah:

a. Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir atau hasil kerja akhir.

b. Dalam proses mewujudkan lingkup di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu

C. Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas Titik awal dan akhir
ditentukan dengan jelas.
d. Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek
berlangsung.
Tiap proyek memiliki tujuan khusus, misalnya membangun rumah tinggal, gedung sekolah, jalan,
jembatan, atau instalasi listrik. Proyek juga dapat berupa produk hasil kerja penelitian dan
pengembangan. Di dalam proses mencapai tujuan tersebut, ada batasan yang harus dipenuhi yaitu
besar biaya (anggaran) yang dialokasikan, Jadwal, serta mutu yang harus dipenuhi. Ketiga hal
tersebut merupakan parameter penting bagi penyelenggaraan proyek yang sering diasoslasikan
sebagai sasaran proyek.
 Kegiatan proyek biasanya disandingkan dengan kegiatan rutin. Perbedaan mendasar adalah
kegiatan operasi didasarkan pada konsep mendayaqunakan sistem yang telah ada, apakah
berbentuk pabrik, gedung atau fasilitas yang lain, secara terus-menerus dan beruang-ulang,
sedangkan kegiatan proyek bermaksud mewujudkan atau membangun SIstem yang belum ada.
Dengan demikian, urutannya adalah sistem (fasilitas atau produk) dibangun atau diwujudkan dulu
oleh proyek, baru kemudian dioperasikan.
Seperti telah dimaklumi bahwa proyek itu hanyalah merupakan alat sekelompok manusia
besar ataupun kecil yang berasaskan terwujudnya banyak. semata untuk suatu maksud yang
bertujuan, memenuhi keinginan selera jalur pemerataan teknologi demi kepentingan masyarakat
banyak. Adanya Sedangkan motif lain di belakang proyek, terkadang terselip adanya yang tendensi
serius penyalahgunaan unsur/faktor ekonomis politis yang disengaja lewat kesempatan jalur
teknologi tinggi.

Proyek merupakan senjata ampun, sebab masyarakat luas dapat melihatnya dengan mata
telanjang, dan secara langsung dapat menikmati hasil proyek. Namun dibalik itu patut diingat
beberapa dampak negatif terhadap lingkungan, struktur masyarakat yang terkena arus proyek dan
pencemaran atau polusi.

Terlepas dari sinyalemen-sinyalemen yang berbau politis tadi bahwa setiap jenis proyek akan selalu
dijumpai konsep manajemen yaitu PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan CPM
(Critical Path Method) sebagai:

a. Serentetan gugus kegiatan jelas dari awal hingga akhir.

b. Kegiatan mana tidak saling tumpah tindih artinya dimulai dan

berakhirnya tanpa saling bentrokan, sebab sesuai dengan

rencana

C. Urutan pekerjaan kegiatan dilaksanakan cara yang logis, dapat dikerjakan oleh manusia secara
sadar.

d. Tujuan dapat tercapai sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.

Bila diperhatikan bahwa proses manajemen itu adalah merupakan unsur administrasi di samping
organisasi, maka hal yang dikemukakan di atas mirip dengan fungsi manajemen. Kendatipun secara
terperinci, tidak sama sekali disebutkan adanya; perencanaan, pengorganisasian, kegiatan dan
pengawasan namun pada hakekatnya sebetulnya adalah fungsi manajemen itulah adanya dan yang
lebih tepatnya lagi itulah salah satu dari Teknologi Administrasi.

5.2 Perencanaan Waktu dan Jaringan Kerja

Pengelola proyek selalu ingin mencari metode yang dapat meningkatkan kualitas
perencanaan waktu dan jadwal untuk menghadapi jumlah kegiatan dan kompleksitas proyek yang
cenderung bertambah. Usaha tersebut membuahkan hasil dengan ditemukan-nya Metode Bagan
Balok (bar chart) dan Analisis Jaringan Kerja (Nertwork Analysis), yaitu penyajian perencanaan dan
pengendalian, khususnya jadwal kegiatan proyek secara sistematis dan analitis.
Bagan balok disusun dengan maksud mengidentifikasi unsur waktu dan urutan dalam
merencanakan suatu kegiatan yang terdiri dari waktu mulai, waktu penyelesaian, dan pada saat
pelaporan. Bagan balok dapat dibuat secara manual atau dengan menggunakan komputer. Bagan ini
tersusun pada koordinatif X dan Y. Pada sumbu tegak lurus X, dicatat pekerjaan atau elemen atau
paket kerja dari hasil penguraian lingkup suatu proyek, dan digambar sebagai balok. Sedangkan pada
sumbu horizontal Y, tertulis satuan waktu, misalnya hari, minggu atau bulan. Di sini, waktu mulai dan
waktu akhir masing-masing pekerjaan adalah ujung kiri dan kanan dari balok-balok yang
bersangkutan. Pada waktu membuat bagan telah diperhatian urutan kegiatan, meskipun belum
terlibat hubungan ketergantungan antara satu dengan yang lain. Format penyajian bagan balok yang
lengkap berisi perkiraan urutan pekerjaan, skala waktu, dan analisis Kemajuan pekerjaan pada saat
pelaporan. Pada bagian atas format berisi Kererangan singkat proyek, antara lain pemilik proyek,
lokasi, nomor kontrak, dan tanggal pembaharuan.
Bagan balok seringkali dipakai untuk menyusun jadwal induk suatu proyek. Tergantung dari
macam proyek, jadwal induk umumnya terdiri dari 20 sampai 50 milestone. Milestone atau Tonggak
Kemajuan (TK) adalah event yang mempunyai fungsi kunci dilihat dari pencapaian keberhasilan
proyek dari segi jadwal. TK menandai waktu mulai atau akhir dari suatu kegiatan penting, yang bila
terlambat akan mempunyai dampak negatif yang lokasi cukup besar. Misalnya, proyek
pembangunan pabrik pupuk di lokasi terpencil, di mana jalur pemasukan peralatan dan material
sebagian besar melalui transportasi laut, maka penyelesaian pembuatan dermaga barang akan
merupakan event kunci bagi berlangsungnya kegiatan berikutnya.

Dari segi penyusunan jadwal, jaringan kerja dipandang zebagai suatu langkah
penyempurnaan metodr bagan balok. hal ini disebabkan, jaringan kerja dapat menjawab
pertanyaan-pertanyaan dibawah ini :

a, Berapa perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek

b. Kegiatan-kegiatan mana yang bersifat kritis dalam hubungannya dengan penyelesaian proyek.

c. Apabila terjadi kelambatan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu, bagaimana pengaruhnya

terhadap sasaran jadwal penyelesaian proyek secara menyeluruh.

Di samping itu, jaringan kerja juga berguna untuk:

a. Menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah besar komponen dengan hubungan
ketergantungan yang kompleks.

b. Membuat perkiraan jadwal proyek yang paling ekonomis.

c. Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumber daya.

Metode jaringan kerja diperkenalkan menjelang akhir dekade tahun 1950-an, oleh tim
Insinyur dan ahli matematika dari perusahaan Du-Pont bekerja sama dengan Rand Corporation,
dalam suatu usaha mengembangkan kontrol manajemen. Sistem ini dimaksudkan untuk
merencanakan dan mengendalikan sejumlah besar kegiatan yang memiliki hubungan
ketergantungan yang kompleks dalam masalah desain engineering, kontruksi, dan
pemeliharaan.Usaha-usaha ditekankan untuk mencari metode yang dapat meminimalkan biaya,
dalam hubungannya dengan kurun waktu penyelesaian suatu kegiatan. Sistem tersebut kemudian
dikenal sebagai metode jalur kritis (CPM).

Pada waktu yang hampir bersamaan, secara terpisah dinas angkatan laut Amerika Serikat
mengembangkan pula sistem kontrol manajemen dalam rangka mengelola proyek pembuatan
peluru kendali Polaris. Proyek ini melibatkan ribuan konsultan desain-enginering, subkontraktor,
supplier, dan berbagai jawatan pemerintah dan sosial. Sistem kontrol tersebut yang dinamakan
teknik evaluasi dan review proyek (PERT), telah berhasil sebagai sarana koordinasi dan mempercepat
penyelesaian jadwal proyek lebih dari dua tahun.

5.3 Konsep Dasar PERT

Menurut Levin dan Kirkpatrick (1987: 19), ada dua konsep yang harus diperhatikan
sehubungan dengan PERT:
A .Peristiwa atau kejadian (event), dan Milestone. Suatu keadaan yang terjadi pada saat tertentu;
suatu titik waktu, di mana semua kegiatan sebelumnya sudah selesai (predecesson sudah selesai,
dan kegiatan sesudah itu (successon dapat dimulai. Peristiwa pertama dalam jadwal proyek dan
peristiwa akhir adalah titik di mana proyek selesai. Peristiwa tidak memerlukan kurun waktu maupun
sumber daya. Peristiwa menjelaskan suatu keadaan, misalnya sesuatu kegiatan selesai atau mulai.
Salah satu peristiwa (event) yang penting ainamakan tonggak kemajuan (milestone)

B .Aktivitas atau kegiatan; pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu kejadian; analis
jaringan kerja memecan lingkup proyek menjadi kegiatan-kegiatan yang merupakan komponennya.
Keglatan mempunyai Sitat-sifat sebagai berikut: (1) memerlukan waktu dan sumber daya; (2) waktu
dan berakhir dapat diukur/ diberi tanda.

5.4 Konsep Dasar CPM

Menurut Levin dan Kirkpatrick (1987), Perbedaan pokok antara CPM dengan PERT ialah
bahwa CPM memasukkan konsep biaya dalam proses perencanaan dan pengendalian. Dalam PERT
diasumsikan bahwa besarnya biaya berubah-rubah sesuai dengan lamanya waktu dari semua
aktivitas yang terdapat dalam suatu proyek. Jika kita berhasil mempersingkat waktu untuk sesuatu
proyek maka diasumsikan bahwa dengan demikian biaya untuk proyek berhasil diperkecil.
Selanjutnya diasumsikan pula bahwa penyingkatan waktu selama satu minggu yang dilakukan
terhadap aktivitas yang terletak pada jalur kritis, secara ekonom is adalah sama produktifnya dengan
penyingkatan waktu selama satu minggu yang dilakukan terhadap aktivitas-aktivitas lain yang
terletak pada jalur-jalur kritis yang lain. Jika waktu tercepat yang diharapkan untuk event akhir
jaringan telah berhasil dikurangi, maka dianggap bahwa biaya juga telah berhasil dikurangi.
Perbedaan penting lain terletak pada metode untuk menentukan perkiraan waktu. Para
pemakai CPM dianggap mempunyai dasar yang lebih kuat sebagai landasan untuk memperkirakan
waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas. Perbedaan utama dapat dimengerti jika kita
mengkomparasikan suatu perusahaan. Misalnya perusahaan bangunan Serna biro penelitian dan
pengembangan. Seorang estimator yang cerdik dari Suatu perusahaan bangunan dapat memberikan
perkiraan biaya dan angka-angka mengenai waktu yang dibutuhkan untuk membuat suatu fondasi
beton. Mungkin saja terdapat perbedaan kecil di sana sini tetapi jika perusahaannya pernah
mengerjakan pekerjaan semacam ini sebelumnya, maka perkiraannya mengenai biaya dan waktu
biasanya akan cukup tepat.
Bandingkan keadaan ini dengan masalah yang dihadapi oleh seorang alrektur dari suatu
proyek kendaraan angkasa luar yang baru-baru ini meluncurkan pesawat terbang. Proyek tersebut
menyangkut suatu pekerjaan yang belum pernah dikerjakan sebelumnya. Deretan masalah teknis
yang mungkin timbul adalah sangat besar, sub-kontraktor yang turut mengambil bagian dalam
proyek ini dapat mencapai jumlah ratusn. Perkiraan waktu yang dibuat untuk suatu proyek riset
semacam ini memang benar-benar hampir seluruhnya merupakan taksiran belaka.
Dalam hal keterangan yang menyangkut pembiayaan, dalam sistem PERT biasanya direktur
proyek lebih menghargai waktu, dan faktor biaya kurang diperhatikan. Sedang seorang mandor pada
suatu perusahaan bangunan tidak dapat mengambil sikap seperti direktur di atas; ia harus
menyelesaikan pekerjaannya tepat pada waktunya dan dengan biaya yang telah diperkirakan.

Jika waktu dapat diperkirakan dengan cukup tepat dan biaya-biaya dapat dihitung sejak
semula (misalnya biaya untuk tenaga kerja dan biaya bahan untuk suatu proyek bangunan), maka
lebih menguntungkan jika dipergunakan CPM yang merupakan salah satu dari dua alternatit metode
pengendalian. Sebaliknya jika tingkat ketidakpastiannya sangat besar dan pengendalian terhadap
waktu jauh lebih penting dan diutamakan daripada pengendalian terhadap biaya maka penggunaan
PERT atau salah satu dari variannya merupakan pilihan yang lebih tepat.
Dalam sistem CPM ditentukan dua buah perkiraan waktu dan biaya untuk setiap aktivitas
yang terdapat dalam jaringan. Kedua perkiraan ini adalah perkiraan normal (normal estimate) dan
perkiraan cepat (crash estimate). Perkiraan waktu yang normal kira-kira sama dengan perkiraan
waktu yang paling mungkin dalam PERT. Biaya normal tentu saja adalah biaya yang diperlukan untuk
menyelesaikan suatu proyek dalam waktu normal. Perkiraan waktu cepat adalah waktu yang akan
dibutuhkan oleh suatu proyek jika biaya yang dikeluarkan tidak jadi soal dalam usaha
mempersingkat waktu bagi proyek tersebut. Dalam program semacam ini, manajer akan melakukan
segala apa saja yang dirasakan perlu untuk mempercepat selesainya pekerjaan. Jadi biaya
mempercepat adalah biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dipercepat
selesainya, dengan tujuan untuk mempercepat waktu selesainya sedapat mungkin.
Contohnya keadaan suatu proyek bangunan yang menyangkut pembangunan jalan. Misalnya
salah satu aktivitasnya adalah meratakan jalan sepanjang 10 km dan waktu normal serta angka-
angka biayanya masing-masing adalah 3 bulan dan Rp 1 trilyun. Kita tahu bahwa perkiraan waktu
selama 3 bulan ini dapat dikurangi dengan cara mengeluarkan biaya yang lebih besar. Tetapi
bagaimana cara pelaksanaannya?

Pertama-tama diadakan kerja lembur, hari kerja yang 8 jam dapat diperpanjang menjadi
selama kira-kira 12 jam. Biasanya hal ini akan mengakibatkan naiknya biaya tenaga kerja langsung
sebesar 50 % untuk semua jam kerja yang melebihi 40 jam per minggu.

Kedua adalah kemungkinan untuk bekerja selama 7 hari dalam satu minggu dan tidak lagi
hanya 5 atau 6 hari. Jika kita asumsikan bahwa di sini dipergunakan persetujuan kerja yang normnal
mengenai upan dan jam kerja (contoh di AS) maka tindakan ini akan mengakiIbatkan naiknya upah
langsung dengan 100 % untuk jam-jam kerja yang melebihi 48 jam.

Ketiga adalah kemungkinan untuk memperkerjakan regu-regu yang bekerja pada malam hari
untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu. Walaupun pekerjaan menghaluskan jalan tidak mungkin
dikerjakan pada malam hari, tetapi pada waktu itu kita menimbuni lubang-lubang dengan tanah,
memindahkan tanah bekas galian dan barangkali sedikit pekerjaan meratakan yang kasar-kasar.
Dengan diambilnya tindakan ini, maka akibatnya adalah harus diadakannya tambahan
seorang pengawas untuk rombongan kedua yang baru dibentuk, efisiensi berkurang sebagai akibat
bekerja dalam kondisi yang tidak optimun, dan akhirnya biaya tenaga kerja menjadi jauh lebih tinggi
karena biasanya sulit sekali untuk mendapat pekerja yang bersedia bekerja pada malam hari. letapi
yang diutamakan di sini adalah kenyataan bahwa ketiga kemungkinan ini semuanya dapat
dilaksanakan bila memang proyek itu harus dipercepat penyelesaiannya. Memang benar biayanya
akan menjadi lebih tinggi sekali tetapi jika tindakan ini merupakan satu-satunya cara untuk
mempercepat selesainya kemungkinan pekerjaan, maka ketiga kemungkinan tersebut adalah
kemungkinan-Kemungkinan yang harus dipikirkan.
 BAB 6

TEKNOLOGI, PERILAKU PEGAWAI,

BUDAYA ORGANISASI, dan BIROKRASI

6.1 Perilaku Pegawai

Thoha (1986:35) mengemukakan, "Perilaku adalah suatu fungsi dari interaksi antara
seseorang individu dengan lingkungannya." Pegawai adalah orang (manusia) yang secara sah
bekerja pada suatu organisasi tertentu (perusahaan atau pemerintah). Meskipun demikian,
pegawai sering mereferensi kepada pekerja kerah putih (kantoran), adapun pekerja kerah biru
biasanya dikenal dengan buruh. Khusus seseorang yang bekerja pada negara (pemerintah)
dikenal dengan pegawai negeri. Dalam UU No. 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian disebutkan bahwa pegawai negeri adalah setiap warganegara RI yang telah
memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas
dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya, dan digaji berdasarkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dengan demikian, perilaku pegawai adalah
suatu fungsi dari interaksi antara seseorang yang secara sah bekerja pada suatu organisasi
tertentu dengan lingkungannya.

Perilaku pegawai pada dasarnya merupakan perilaku kelompok. Hal ini disebabkan
bagaimanapun juga perilaku pegawai tersebut dilakukan dengan bekerja sama untuk
mencapai tujuan organisasi (perusahaan, pemerintah). Implikasinya, perilaku pegawai
dibimbing oleh aturan main (prosedur dan mekanisme kerja) yang ditentukan organisasi.
Kegiatan bersama yang saling berinteraksi, saling mempengaruhi, dan saling bergantung
antar pegawai untuk menghasilkan prestasi yang positif, seperl diuangkapkan ole Rivai
(2007: 267), "Perilaku kelompok adalah semua Keglatan yang dilakukan dua atau lebih
individu yang berinteraksi dan saling mempengaruni dan saling bergantung untuk
menghasilkan prestasi yang positif untuk jangka panjang dan pertumbuhan diri".

Menurut Riva' (2007: 224), "Dasar-dasar perilaku kelompok dibentuk den dasar-dasar
perilaku indvidu, yaitu: Karakteristik biogralls, kerampuan. determinan Kepribadian, dan
pembelajaran."
Teknologi dalam pengertlan fisik, mekanismo keria, dan pencetaluan perpengarun Kopada
perilaku pegawai. Pengarun terknologi ternadan pertaku pegawai dalam organisasi dengan
banyak cara, yattu:

a. Teknologi merupakan alat utama meminimumkan keria keras manusia, meningkatkan

produktivitas, dan mencapai hidup yang lebin bermutu

b. Teknologi menentukan tugas-tugas yang dibutunkan dan tingkat spesialisasi pegawai.

c. Teknologi menentukan besar dan komposisi kelompok kerja langsung serta luasnya kontak
dengan para pegawa/ lain maupun dengan atasan.

d. Teknologi menentukan jangkauan mobilitas fisik pegawai.

e. Teknolog" mempengaruni berbagai peranan dan posisi status pegawai dalam organisasi.
Keterampilan teknis yang lebin tinggi berarti status, gaji dan imbalan lain yang lebih tinggi.

f. Teknologi menentukan disain Khusus tugas masing-masing pegawai-ragam aktivitas,

jumlah kebijakan dan otonomi tipe interaksi dengan orang lain.

g. Teknologi (terutama dalam operasi produksi massal) memerlukan ketelitian dan efisiensi
waktu.

h. Teknologi mempengaruhi motivasi kerja dan motif berprestasi pegawai.

i. Teknologi mempengaruhi daya adaptabilitas pegawai terutama dalam hal kompetensi.

j. Teknologi mempengaruhi sistem manajerial, terutama meniadi katalisator adaptasi

pegawai terhadap perkembangan teknologi.

k. Teknologi mempengaruhi fungsi dan peran supervisor.

l. Teknologi (komputer) berperan besar dalam mencapai efektivitas dan efisiensi pekerjaan
pegawai. Karena itu teknologi (komputer) sebenarnya menuntut pola sikap dan pola tindak
juga harus efektif dan efisien.

m. Teknologi menentukan sister manajerial apakah mekanistik atau proves herestso.

Dalam studi mengenai beberapa industri, Blauner mendapatkan perbedaan penting

dalam sistem psikososial dengan teknologi yang berlainan. Misalnya, keterasingan dan
ketidakpuasan lebih. besar dalam Dousin: bar berialan dibandingkan dengan industri
kerajinan. dan industri proses kontinu (seperti kilang minyak dan kimia). Industri-industri
yang tersebut terakhir ini mempunyai tingkat motivasi dan kepuasan pekerja yang lebin tinggi
daripada industri ban berialan (assembly-line industries).

Dengan semakin terdidik dan terlatihnya para pegawai, organisasi tidak lagi perlu
mengandalkan teknologi yang sesuai dengan para pekerja tak-terampil. Sebaliknya, level
keterampilan yang tersedia akan mempengaruhi seleksi teknologi yang sesuai. Setiap
organisasi akan membawa ini selangkah lebih maju dan menyarankan suatu determinan yang
semakin penting untuk tipe teknologi yang dipakai. Kita mungkin sedang memasuki zaman,
di mana orang tidak lagi terpaksa menyesuaikan diri dengan teknologi, tetapi sebaliknya
teknologilah yang menyesuaikan diri dengan orang. Ini mungkin merupakan ciri-ciri
terpenting dari revolusi industri masa depan.

Peningkatan produktivitas melalui kemajuan teknologi dan kepuasaan para pegawai

yang lebih besar, tidak harus merupakan sasaran yang bertentangan. Membahas kedua faktor
ini sebagai variabel dinamis akan membawa kepada peningkatan efektivitas organisasi,
efisiensinya, dan kepuasan para pegawainya

Sistem manajerial modern ini tidaklah terdiri dari satu orang saja, ia terdiri dari suatu
regu spesialis terlatih yang kompleks yang menyum-bangkan keterampilan mereka untuk
kinerja dan prestasi organisasi. Mereka dapat dikatakan katalisator yang membantu organisasi
memanfaatkan dan menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi baru. Teknologi tidak
hanya berpengaruh besar terhadap staf dan personalia fungsional saja, tetapi juga terhadap
para manajer menengah dan bawah. Peranan para supervisor telah berubah; mereka
dibutuhkan untuk memadukan aktivitas-aktivitas pada spektrum yang lebin luas. Mereka
sering kali menjadi penengah antara kebutuhan sistem teknik dengan kebutuhan sistem
psikososial. Kebutuhan pengawasan, baik dilihat dari sudut keterampilan teknis maupun
hubungan masyarakat, sangat meningkat sebagai akibat dari perubahan teknologi.

Manajemen seringkali dibayangkan sebagai hirarki kompeleks yang tak asing lagi
dalam peta-peta organisasi, melaksanakan sistem kontrol sederhana dengan informasi
mengalir ke atas melalui serangkaian saringan, dan keputusan-keputusan dan instruksi
mengalir ke bawah melalui sederetan penguat.

Sistem manajerial organik paling cook untuk kondisi teknologi dan lingkungan yang
berubah dengan cepat. Sistem ini sesuai untuk kondisi yang tidak stabil, di mana sering
timbul masalah dan kebutuhan untuk bertindak yang tidak dapat dipecah dan dibagikan
kepada peranan-peranan khusus dalam suatu hirarki yang dirumuskan dengan jelas. Sistem
organik adalah la mempunyai struktur yang relatif fleksibel. Selalu terdapat penyesuaian dan
perumusan kembali tugas-tugas individual interaksi dengan orang lain, adanya suatu jaringan
kerja dan bukan kontrol hirarkis, penekanan pada komunikasi menyamping (lateral) lebin
daripada komunikasi vertikal, dan penyebaran luas wewenang dan pengaruh yang didasarkan
atas keahlian dan pengetahuan teknis lebih daripada kedudukan hirarkis.

Komputer dan teknologi-teknologi yang berhubungan dengannya, berpengaruh besar

terhadap organisasi pada semua level. Contoh-contoh teknologi ini pada level operasi adalah
automation, mesin-mesin yang dikendalikan dengan nomor-nomor, robot industrial, dan
sistem manufakturing yang luwes.

Dalam subsistem operasi dan koordinasi, komputer merupakan komponen vital dalam
pengawasan inventaris, pengawasan mutu, dan perencanaan produksi, penjadwalan dan
sistem kontrol. Komputer telah luas dipakai dalam merancang produk dan merencanakan arus
keria dan denah pabrik. Dalam banyak pabrik baru, terdapat usaha untuk memadukan secara
lebih efektif, seluruh sistem produksi dari pembelian, pengawasan, inventaris dan
penjadwalan produksi, sampai kepada pengawasan mutu dan distribusi produk. Komputer
merupakan unsur vital dalam proses integrasi sistem produksi ini.

Komputer berpengaruh besar di kantor dan di pabrik. Dalam banyak perusa-haan dan
organisasi, daftar gaji, record pegawai, dan sistem arsip internal lainnya telah
dikomputerisasi. Perusahaan asuransi, bank, lembaga-lembaga kredit, perusahaan telpon, dan
banyak organisasi jasa-jasa lainnya sekarang telah mempunyai sistem informasi
komputerisasi untuk data mengenai nasabah dan kliennya.

Komputer adalah alat untuk secara efisien mengumpulkan, menganalisa, dan

menyampaikan data dalam jumlah besar. Teknologi komputer berangsur-angsur bergerak ke
arah penerapan pengolah data yang lebih kecil, lebih cepat, dan lebih ekonomis.
Perkembangan yang semakin pesat dalam perangkat keras komputer dan sistem perangkat.
lunaknya, telah membuat semakin canggihnya sistem keputusan-informasi pada level operasi
dan koordinasi di pabrik dan di kantor.

Komputer itu efektif dan efisien untuk menunjang fungi pengambilan keputusan pada
level manajemen menengah dan atas (subsistem koordinatif dan strategis). Faedah utama
komputer terletak pada fakta bahwa ia menvokong salah satu fungsi terpenting sebagai data
yang dikum-pulkan, disusun, ditafsirkan, dan disampaikan dengan cara sedemikian rupa,
sehingga meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan.
 Komputer bukan saja telah meniadakan sejumlah pekeriaan administrasi rutin, tetapi
juga telah menstruktur fungsi dan peranan dari para pekerja yang tinggal. la juga berpengaruh
sama dalam pabrik, di mana komputer telah banyak dipakai untuk mengerjakan berbagai
pekerjaan pencatatan dengan tangan. Mesin pengendali angka-angka dan robot industri akan
terus mengerjakan banyak fungsi yang sebelumnya dilaksa-nakan oleh manusia dan akan
mempengaruhi disain dari sisa pekerjaan.

Industri komputer membutuhkan perubahan sikap dan perilaku orang-orang yang

terlibat. Dengan ditiadakannya atau didisainnva kembali pekerjaan, dan berkembangnya
hubungan-hubungan baru, maka orang-orang haruslah menyesuaikan dirinya. Walaupun
kebanyakan perubahan yang ditimbulkan ole komputer itu adalah bermanfaat bagi para
pekerja administrasi dan produksi. Misalnya sistem pos elektronik, namun terdapat pula bukti
tentang akibatnya yang merugi. Banyak ketidakpuasan pegawai yang duduk di layar terminal
video selama 6-8 jam sehari. Salah satu kecaman keras adalah bahwa para pegawai merasa
perusahaannya telah meningkatkan pengawasannya karena kesanggupannya memantau
seluruh pelaksanaan pekerjaan.

6.2 Budaya organisasi

Antara budaya organisasi dan teknologi memiliki hubungan timbal balik. Budaya
organisasi mengarahkan ke teknologi, sebaliknya teknologi juga mempengaruhi budaya
organisasi. Pada bab sebelumnya kita sudan membahas tentang teknologi, karena itu pada
bagian ini kita akan membahas budaya organisasi.

Banyak ahli merumuskan dan mendefinisikan budaya organisasi.

Untuk menggambarkan aneka ragam pengertian dan definisi budaya organisasi, penulis
paparkan beberapa pendapat ahli itu, yaitu:

a. Luthan (1989: 68) mengemukakan budaya organisasi sebagai berikut:

b. Organizational culture is a pattern of basic assumptions that are taught to new personnel as
the correct way to perceive, think, and act on a day-to-day basis. Some of the important
characteristics of organizational culture include observed behavioral regularities, norms,
dominant values, philosophy, rules, and organizational climate.
c. Davis dan Newstrom (1989:60) mengemukakan, "organizational culture is the set of
assumptions, belief, values, and norms that is shared among its members"

d. Schermerhorn dan Hunt (1991:340) mengemukakan, "organizational culture is the system

of shared beliefs and values that develops within an organization and guides the behavior of
its members."

e. Schein (1992: 12) menyatakan:

f. The culture of a group can now be defined as, "A pattern of shared basic assumptions that
the group learned as itu solved. Its problems of external adaptation and internal integration,
that has worked well enough to be thaught to new members as the correct way to perceive,
think, and feel in relation to those problems.

g. Robbins (1996: 269) mengatakan bahwa budaya organisasi mengacu ke suatu sistem
makna bersama yang dianut oleh anggota-anggota yang membedakan organisasi itu dari
organisasi-organisasi lain. Adapun karakteristik budaya suatu organisasi menurut Robbins
(ibid: 269) adalah:

(1) Inovasi dan pengambilan resiko. Sejauh mana para karyawan didorong untuk inovatif dan
mengambil resiko.

(2) Perbaikan ke rincian. Sejauh mana para karyawan diharapkan memperlihatkan presisi
(kecermatan), analisis, dan perhatian kepada rincian.

(3) Orientasi hasil. Sejauh mana manajemen memfokus pada hasil bukannya pada teknik dan
proses yang digunakan untuk mencapai hasil itu.

(4) Orientasi orang. Sejauh mana keputusan manajemen memperhitungkan efek hasil-hasil
pada orang-orang di dalam organisasi itu.

(5) Keagresifan. Seiauh mana orang-orang itu agresif dan kompetitif dan bukannya santai-
santal.

(6) Kemantapan. Sejauhmana kegiatan organisasi menekankan dipertahan-kannya status quo

sebagai kontras dari pertumbuhan.

h. Kotter (1997), kulur mengacu pada norma perilaku dan nilai-nilai yang diyakini bersama di
antara sekelompok orang.
 Norma-norma perilaku kelompok seperti: para pegawal cepat tangap terhadap
permintaan konsumen; para pejabat melibatkan pegawa tinakat bawah dalam pembuatan
keputusan; para pejabat bekeria paling tidak satu jam melebihi jam keria resmi setiap hari
kerja. Nilai – nilai yang diyakini bersama misalnya: para pejabat pecul terhadap konsumen:
para pejabat lebih menyukai pinjaman jangka panjang; para pegawai lebih memperhatikan
kualitas daripada kuantitas.

Karena itu budava organisasi pada dasarnya adalah pola pikir, kepercayaan, perasaan,
nilai yang dimiliki bersama ole semua anggota organisasi dalam rangka mengadaptasikan diri
dengan lingkungan eksternal dan mengintegrasikan diri dengan lingkungan internal untuk
mencapai tujuan organisasi..

Untuk mengadaptasi dengan lingkungan eternal dan agar dapat mempertahankan

kelangsungan hidup organisasi, Schein (1992: 52) menyatakan:

Suatu organisasi memiliki aturan kerja secara berbarengan dengan memperhatikan: (1) missi
dan strategi, untuk mendapatkan pemahaman bersama tentang misi utama, tugas utama dan
fungsi-fungsi manifes dan laten; (2) tujuan-tujuan (goals) mengembangkan konsensus pada
tujuan-tujuan; (3) maksud (means), mengembangkan konsensus pada maksud yang
digunakan untuk mencapai tujuan, seperti struktur organisasi, pembagian kerja, sistem
reward, dan sistem otoritas; (4) pengukuran (measurements), mengembangkan konsensus
pada kriteria untuk digunakan dalam mengukur tingkat efektivitas kelompok dalam mencapai
tujuan organisasi, seperti sistem kontrol dan sistem informasi; (5) koreksi (correction),
mengembangkan konsensus untuk melakukan ne remedial atau perbaikan strategi yang
digunakan untuk mencapai tujuan organisasi

Sedangkan untuk integrasi dengan lingkungan internal, menurut Schein (1992: 70-71)
hal-hal yang harus dilakukan adalah:

a. membuat bahasa umum dan kategori-kategori konseptual;

b. merumuskan batas-batas dan kriteria kelompok untuk inclusion dan exclusion;

c. mendistribusikan power dan status; gio srusm

d. mengembangkan norma-norma intimacy, friendship, dan love;

e. merumuskan dan mengalokasikan reward dan punishment, dan

f. menjelaskan the unexplainable-ideology and religion.

Karena itu budaya organisasi dapat berwujud regulasi-regulasi, norma-norma, nilai-nilai
dominan, filosofi, aturan-aturan, can iklim organisasi yang menentukan perilaku individu
dalam suatu lingkungan organisasi. Budaya organisasi terwujud dalam perilaku anggota
organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.

Budaya organisasi memiliki peran penting dalam efektivitas organisasi. Bahkan

perubahan struktur sendiri tidak memiliki dampak apa-apa manakala tanpa disertai sosialisasi
budaya organisasi. Carver dalam Clutterbuck (1994: 62) menyatakan, "Unless you have a
culture that recogized the need to change autcracy into participation and cooperates, at an
individual level, in making it happen, then structural change simply do not work."

Budaya organisasi dibuat sebagai seperangkat yang dipahami, asumsi dan ide-ide
yang diterima sebagai bagaimana segala sesuatu yang dikerjakan di sekitar organisasi
(Clutterbuck, 1994: 64). Karena itu budaya organisasi membuat kejelasan segala macam
interaksi setiap orang dalam bekerja. Hal inilah yang menyebabkan pentingnya budaya
organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi.

Ada tiga tingkatan dalam menganalisis budaya organisasi, yaitu: budaya organisasi
yang tampak (observable culture); nilai-nilai yang dikontribusikan (shared values); asumsi-
asumsi umum (common assumptions) (Hunt dan Osborn, 1991: 341). Sedangkan menurut
Schein, tingkat pertama analisis budaya organisasi adalah fakta-fakta seni, ciptaan-ciptaan,
teknologi, seni, dan bentuk perilaku yang tampak serta dapat didengar; tingkat analisis kedua
adalah kesadaran terhadap nilai-nilai yang berlaku; dan tingkat analisis ketiga asumsi dasar,
hubungan dengan lingkungan, kenyataan dan kebenaran, aktivitas manusia serta hubungan
manusia.

Sifat sistem teknik berpengaruh penting terhadap sasaran-sasaran dan nilai-nilai

organisasi. Nilai pencarian rasionalitas teknis ini tampak dalam banyak organisasi. Sasaran
yang hendak dicapai organisasi itu seringkali ditentukan oleh teknologi yang ada. Kita tidak
dapat memakai sasaran transformasi pembangkit listrik hidro dan bahan bakar fossil untuk
pembangkit listrik nuklir dan tenaga sinar matahari, tapa tersedianya teknologinya. Pada
tingkat operating organisasi. Teknologi merupakan salah satu kekuatan pokok untuk
menentukan sasaran-sasaran khusus dan alat-alat untuk mencapainya.

Teknologi mempengaruhi perwujudan budaya organisasi. Misalnya ke-cepat tanggap-

an pegawai terhadap permintaan konsumen dapat diwujudkan dengan penggunaan teknologi
sehingga pelayanan lebin cepal, lebih efisien, dan lebin efektif. Partisipasi pegawai dalam
pembuatan keputusan dapat dimplementasikan dengan cepat kalau ditunjang teknologi
informasi sehingga setiap pegawai memberikan informasi kepada atasan setiap saat. Budaya
kualitas organisasi dapat terwujud manakala ditopang Oleh teknologi yang diadaptasikan
dengan proses pelayanan atau produksi organisasi.

6.3 Birokrasi

Dari sudut pandang. Administrasi Negara, tugas utama pemerintah adalah

memformulasi dan mengimplementasikan kebijakan. Turner and Hulme (1997: 57)
mengungkapkan:

Both the public and development professionals identify the formulation, and to various
degree the implementation, of policy as the prime task of government, itu is believed that
government should be generating economic growth, providing education, quaranteeing
personal safety, expanding job opportunities, and taking many other initiatives which should
lead to development.

Dari tugas pemerintah di atas dapat terdeskripsikan fungsi-fungs. Pemerintah sebagai

pembuat kebijakan dan pengaturan, sebagai pemberi pelayanan, dan sebagai pemberdaya
komponen negara-negara lainnya (masyarakat dan pinak swasta). Fungsi-fungst tersebut
dapat dilakukan pemerintah apabila pemerintah mampu membuat kebijakan dan
mengimplementasikannya dengan baik.

Pemerintah dapat mengimplementasikan kebijakan yang telan dibuat dengan baik

manakala pemerintan memperhatikan faktor-faktor kritis atau variabel: komunikasi, sumber
daya, disposisi atau sikap implementator, dan struktur birokrasi. Hal ini seperti diungkapkan
olen Edward III (1989: 9.10) sebagai berikut:

in our approach to the study of implementation, we begin in the abstract and ask : What are
the preconditions for succesfull policy implementator? What are the primary obstacles to
succesfull policy implementation? In the next four chapters we shall attempt to answer these
important questions by considering four cricital factors or variables in implementing public
policy; communication, resources, or attitudes and bureaucratic structure.
 Sebagai variabel penting untuk keberhasilan tugas dan fungsi pemerintah
mengimplementasikan kebijakan, struktur birokrasi sanga! penting untuk dikaji dan
dipahami. Struktur birokrasi merupakan salah satu varian dan bentuk organisasi yang
biasanya dirujukkan kepada organisas! pemerintah.

Lantas apa yang dimaksud birokrasi? Istilah birokrasi sering menyebabkan

kesalahpahaman umum. Para ahli dalam. berbagai disiplin berdekatan lebih suka
membicarakan perbedaan konsep birokrasi daripada mencapai kesepakatan ketepatan istilah
birokrasi. Tidaklah mengherankan manakala makna birokrasi begitu banyak.

Namun demikian menurut Turner dan Hulme (1997: 83-84) setidaknya ada empat hal
yang melekat pada birokrasi, yaitu: rule by the bureau, profesional admistration; public
administration; dan negative characteristics. Rule by the bureau merupakan istilah yang
menunjukkan sebuah sistem yang mana jabatan kementerian diisi oleh pegawai karir dan
biasanva turun temurun pada jaman kerajaan. Pada negara-negara dunia ketiga sekarang ini.
Pengertian ini dapat dirujukkan pada diktator militer, negara otoriter satu partai dan neo-
patrimonalisme. Profesional administration menggunakan pendekatan sosiologi yang melihat
birokrasi sebagai sebuah tipe organisasi tertentu. Prinsip dasarnya mereferensi pada birokrasi
tipe ideal yang dikonstruksi oleh Max Weber. Menurut pandangan Weber, agar struktur
organisasi modern dapat berfungsi secara efektif dan efisien sebagai suatu sarana organisasi,
struktur tersebut memerlukan wewenang birokratis. Karena itu, organisasi yang oleh Weber
disebut sebagai birokrasi, menentukan norma-normanya sendiri yang semuanya harus
dilaksanakan.

Etzioni (1983: 53); Blau dan Meyer (1987: 31); Johnson (1988: 232- 235): Robbins
(1990: 30) mengungkapkan bahwa tujuan utama pembentukan struktur birokratis sendiri
adalah agar suatu organisasi dapat berjalan secara rasional, sistematis, dan dapat diramalkan
(terstandarisasi) sehingga tercapai efektivitas dan efisiensi. Agar dapat mencapai tujuan itu,
ada prinsip-prinsip dasar yang harus dijalankan suatu organisasi yang menggunakan struktur
birokratis. Prinsip-prinsip dasar dalam bahasa Weber (1961: 68-74) sebagai ciri utama dari
struktur tipe ideal adalah:

a. Terdapat prinsip wilayah-wilayah hukum yang pasti dan resmi, yang biasanya diperintah
oleh aturan-aturan yaitu hukum dan aturan-aturan administratif.
b. Diterapkannya prinsip tatajenjang dalam kedinasan dan tingkat kewenangan, Prinsip ini
mengandung makna bahwa ada tatanan di tingkat atas, ada pula tatanan di tingkat bawah
yang jelas. Yang ada di tingkat atas mempunyai kewenangan mengawasi bawahannya.

c. Manajemen perkantoran modern haruslah didasarkan pada dokumen- dokumen tertulis

(file) yang disimpan dalam bentuk asli atau draf.

d. Manajemen perkantoran, atau setidaknya manajemen perkantoran yang keseluruhannya

terspesialisasi, dan manajemen seperti itu bersifat modern, menghendaki adanya pelatihan
yang lengkap dan mahir.

e. Ketika kantor dikembangkan secara benar dan tepat, kegiatan kantor menuntut kemampuan
penuh, terlepas dari kenyataan bahwa tanggung jawab benar-benar dibatasi.

f. Manajemen perkantoran mengikuti peraturan-peraturan umum yang paling tidak agak

stabil, tidak melelahkan dan dapat dipelajari.

Berdasarkan pendapat Weber di atas, Rosenzweig (1085: 69) dan Heady (1991: 69)
menyimpulkan karakteristik pokok birokrasi atau dimensi birokrasi sebagai berikut:

a. Hirarki wewenang dirumuskan dengan jelas.

b. Pembagian kerja didasarkan pada spesialisasi fungsional.

c. Sistem peraturan meliputi hak dan tanggung jawab pemegang jabatan.

d. Prosedur sistem untuk menghadapi situasi kerja.

e. Impersonalitas dalam hubungan interpersonal.

f. Seleksi untuk jabatan dan promosi didasarkan kemampuan teknikal.

Melihat dari struktur sosial organisasi, Hatch (1997: 164-167 merinakas konsepsi
tentang ciri pokok birokrasi Weber menjadi tiga, yaitu hierarchy of authority (hirarki
wewenang), division of labor (pembagian kerja), dan coordination mechanisms (mekanisme
koordinasi) atau rules and procedures (peraturan dan prosedur).

Didasarkan pada berbagai pengertian birokrasi di atas, dapat disimpulkan bahwa

birokrasi adalah suatu tatanan dan struktur organisasi sehingga organisasi dapat berjalan
rasional, sistematik, terprediksikan melalui pembentukan hirarki wewenang, pembagian
kerja, mekanisme koordinasi atau peraturan dan prosedur dengan harapan terjadinva
efektivitas dan efisiensi dalam mencapai tujuan organisasi.
 Berdasarkan pemahaman birokrasi seperti di atas maka dapat dimengerti manakala
birokrasi merupakan teknologi karena birokrasi merupakan suatu konsep serta merupakan
mekanisme atau prosedur keria dalam melaksanakan kegiatan baik di pemerintahan maupun
perusahaan atau organisasi sosial kemasyarakatan.
 BAB 7

TEKNOLOGI, RENCANA STRATEGIS, dan PPBS

7.1 Rencana Strategis

Rencana strategis (renstra) merupakan Teknologi Administrasi Negara karena renstra

merupakan mekanisme kerja dan salah satu fungsi manajemen. Mekanisme penyusunan
renstra di bawah ini dapat menunjukkan bahwa renstra merupakan Teknologi Administrasi
Negara.

Rencana stratejik pada dasamya memuat:

a. Visi

b. Misi

c. Tujuan-tujuan

d. Sasaran merupakan uraian dari tujuan

e. Kebijakan

t. Program-program dari setiap sasaran

g. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan berdasar setiap program

Dilihat isi rencana stratejik di atas, timbul pertanyaan di mana letak strategi? Strategi
pada dasamya adalah cara mencapai tujuan dan sasaran. Oleh karena itu strategi terbagi
menjadi tiga unsur pokok dalam mencapai tujuan organisasi, yaitu kebijakan, program, dan
kegiatan.

Kebijakan merupakan ketentuan-ketentuan yang telah disepakati pihak-pihak terkait

dan ditetapkan oleh pemilik kewenangan untuk dijadikan pedoman, pegangan atau petunjuk
bagi setiap usaha dan kegiatan aparatur pemerintah maupun masyarakat agar tercapai
kelancaran dan keterpaduan dalam upaya mencapai sasaran, tujuan, misi, dan visi organisasi.

Program adalah kumpulan kegiatan nyata, sistematis dan terpadu yang diaksanakan oleh satu
atau beberapa instansi pemerintah ataupun dalam rangka kerjasama dengan masyarakat.
7.2 Planning, Programming, and Budgetting System ( PPBS )

A.W. Peterson dalam Martadisastra (1986: 80) memberikan

pengertian PPBS sebagai berikut:

a. Penentuan apa yang akan diusahakan dan metode alternatif apa yang akan dipakai
untuk mencapainya dengan sumber-sumber yang tersedia.
b. Pengorganisasian, koordinasi dan pengawasan tindakan-tindakan yang diperlukan
untuk mengimplementasikan jalur kegiatan yang terpilih.
c. Mengadakan penilaian dan pertimbangan kembali tentang pencapaian yang nyata
terhadap tujuan penyusunan kembali tujuan-tujuan tersebut dan mengada-kan
penyesuaian program-program untuk mencapainya.

PPBS memiliki tujuan sebagai berikut:

a. Membagi dan mengklasifikasi kegiatan-kegiatan didasarkan atas tujuan- tujuan yang

hendak dicapai (taksonomik-klasifikasi).
b. Menganalisa dan membandingkan biaya-biaya dengan hasil-hasil dan penelitian dari
alternatif untuk mencapai tujuan (Analitical-comparatif).
c. Memproyeksi program-program jangka panjang (Proyektif) dengan keuntungan
sebagai berikut:

(1) Menuntun perhatian kepada tujuan-tujuan akhir.

(2) Mengajukan cara-cara lebih baik dalam meraih keberhasilan dari suatu program atau
pengeluaran.

(3) Memberikan suatu kerangka untuk memperoleh secara sistematis bagaimana sumber-
sumber itu dipergunakan.

(4) Mengatasi halangan-halangan dan batas-batas kelembagaan.

Melalui PPBS diharapkan tersusunnya suatu anggaran pendapatan belanja suatu organisasi.
PPBS dipersiapkan melalui suatu proses kerjasama seluruh pegawai baik staf maupun
pimpinan dalam unit organisasi Kegiatan PPBS merupakan persiapan pembuatan anggaran
7.3 Rencana Pembangunan

Nasional menghasilkan Perencanaan pembangunan jangka pembangunan jangka

panjang (RPJP); rencana pembangunan menengah (RPJM); dan rencana pembangunan
tahunan. RPJP Nasional merupakan penjabaran dari tujuan dibentuknya pemerintahan Negara

Indonesia yang tercantum dalam Pembukaan UUD 1945, dalam bentuk visi, misi, dan arah
pembangunan nasional. RPJP adalah dokumen perencanaan untuk periode 20 (dua puluh)
tahun. RPJM Nasional merupakan penjabaran dari visi, misi, dan program Presiden yang
penyusunannya berpedoman pada RPJP Nasional, yang memuat strategi pembangunan
nasional, kebijakan umum, program Kementerian/Lembaga dan lintas Kementenan Lembaga,
Kewilayahan dan lintas Kewilayahan, serta kerangka ekonomi makro yang mencakup
gambaran perekonomian secara menyeluruh termasuk arah kebijakan fiskal dalam rencana
kerja yang berupa kerangka regulasi dan kerangka pendanaan yang bersifat indikatif. RPJM
adalah dokumen perencanaan untuk periode 5 (lima) tahun.

RKP (Rencana Kerja Pemerintah) merupakan penjabaran dari RPJM Nasional,

memuat prioritas pembangunan, rancangan kerangka ekonomi makro yang mencakup
gambaran perekonomian secara menyeluruh termasuk arah kebijakan fiskal, serta program
Kementerian/ Lembaga, lintas Kementerian/Lembaga, kewilayahan dalam bentuk kerangka
regulasi dan kerangka pendanaan yang bersifat indikatif. RKP merupakan dokumen
perencanaan Nasional untuk periode 1 (satu) tahun.RPJP Daerah memuat visi, misi, dan arah
pembangunan daerah yang mengacu pada RPJP Nasional. RPJM Daerah merupakan
penjabaran visi, misi dan program Kepala Daerah yang penyusunannya berpedoman pada

keuangan daerah, strategi pembangunan daerah, kebijakan umum, dan RPJP Daerah dan
memperhatikan RPJM Nasional, memuat arah kebijakan Satuan Kerja Perangkat Daerah
(SKPD), lintas SKPD, dan program kewilayahan disertai rencana-rencana kerja dalam
kerangka regulasi dan kerangka pendanaan yang bersifat indikatif.

Visi, misi, tujuan, Renstra-KL (Kementerian/Lembaga) memuat strategi, kebijakan,

program, dan kegiatan pembangunan sesuai dengan pada RPJM Nasional dan bersifat
indikatif. Renstra-KL merupakan dokumen tugas dan fungsi Kementerian/Lembaga yang
disusun dengan berpedoman perencanaan Kementerian/Lembaga untuk periode 5 (lima)
tahun.
 Renja-KL adalah Rencana Pembangunan Tahunan Kementerian/ Lembaga, yang
selanjutnya disebut Rencana Kerja Kementerian/Lembaga. Renja-KL merupakan dokumen
perencanaan Kementerian/Lembaga untuk periode 1 (satu) tahun. Renja-KL disusun dengan
berpedoman pada Renstra-KL dan mengacu pada prioritas pembangunan nasional dan pagu

Indikatif, serta memuat kebijakan, program, dan kegiatan pembangunan baik yang
dilaksanakan langsung oleh pemerintah maupun yang ditempuh dengan mendorong
partisipasi masyarakat.

Renstra-SKPD merupakan dokumen perencanaan Satuan Kerja Perangkat Daerah

untuk periode 5 (lima) tahun. Renstra-SKPD memuat visi, misi, tujuan, strategi, kebijakan,
program, dan kegiatan pembangunan yang disusun sesuai dengan tugas dan fungsi Satuan
Kerja Perangkat Daerah serta berpedoman kepada RPJM Daerah dan bersifat indikatif.

Renja-SKPD merupakan dokumen perencanaan SKPD untuk periode 1 (satu) tahun.

Renja-SKPD disusun dengan berpedoman kepada Renstra- SKPD dan mengacu kepada RKP,
memuat kebijakan, program, dan kegiatan pembangunan baik yang dilaksanakan langsung
oleh Pemerintah Daerah maupun ditempuh dengan mendorong partisipasi masyarakat.

Tahapan perencanaan pembangunan nasional meliputi: penyusunan rencana;

penetapan rencana; pengendalian pelaksanaan rencana; dan evaluasi pelaksanaan rencana.
Penyusunan RPJP dilakukan melalui urutan waktu: penyiapan rancangan awal pembangunan;
musyawarah perencanaan pembangunan; dan penyusunan rancangan akhir rencana
pembangunan.

Penyusunan RPJM Nasional/Daerah dan RKP/RKPD dilakukan melalui urutan

kegiatan: penyiapan rancangan awal rencana rencana kerja; musyawarah pembangunan;
penyiapan rancangan perencanaan pembangunan; dan penyusunan rancangan akhir rencana

pembangunan.

7.3.1 Penyusunan dan Penetapan Rencana

Penyusunan dan penetapan rencana berisi tiga bagian: Rencara Pembangunan Jangka
Panjang; Menengah; dan Rencana Pembangunan Tahunan.
 RPJP Menteri menyiapkan rancangan RPJP Nasional. Kepala Bappeda menyiapkan
rancangan RPJP Daerah. Rancangan RPJP Daerah Rancangan RPJP Nasional dan rancangan
RPJP Daerah menjadi bahan utama bagi Musrenbang (Musyawarah Perencanaan
Pembangunan).

Musrenbang diselenggarakan dalam rangka menyusun RPJP dan masyarakat. Menteri

menyelenggarakan Musrenbang Jangka Panjang diikuti oleh unsur-unsur penyelenggara
Negara dengan mengikutsertakan Nasional. Kepala Bappeda menyelenggarakan Musrenbang
jangka Panjang Daerah. Musrenbang Jangka Panjang Nasional dan Musrenbang Jangka
Panjang Daerah dilaksanakan paling lambat 1 (satu) tahun sebelum berakhirnya periode RPJP
yang sedang berjalan.

Menteri menyusun rancangan akhir RPJP Nasional berdasarkan hasi Musrenbang

Jangka Panjang Nasional. Kepala Bappeda menyusun berdasarkan hasil Musrenbang Jangka

rancangan akhir RPJPnPanjang Daerah. RPJP Nasional ditetapkan dengan undang-undang.

RPJP Daerah ditetapkan dengan Peraturan Daerah. RPJP Daerah ditetapkan dengan Peraturan
Daerah.

RPJM. Menteri menyiapkan rancangan awal RPJM Nasional sebagai penjabaran dari
visi, misi, dan program Presiden ke dalam strategi pembangunan, kebijakan umum, program
prioritas Presiden, serta kerangka ekonomi makro yang mencakup gambaran perekonomian
secara menyeluruh termasuk arah kebijakan fiskal.

Kepala Bappeda menyiapkan rancangan awal RPJP Daerah sebagai penjabaran dari
visi, misi, dan program Kepala Daerah ke dalam strategi pembangunan Daerah, kebijakan
umum, program prioritas Kepala Daerah, dan arah kebijakan keuangan daerah.

Pimpinan Kementerian/Lembaga menyiapkan rancangan Renstra-KL sesuai dengan

tugas pokok dan fungsinnya dengan berpedoman kepada rancangan awal RPJM Nasional.
Menteri menyusun rancangan RPJM Nasional dengan menggunakan rancangan Renstra-KL
dan berpedoman pada RPJP Nasional. Kepala SKPD menyiapkan rancangan Renstra-SKPD
sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya dengan berpedoman pada rancangan awal RPJM
Daerah. Kepala Bappeda menyusun rancangan RPJM Daerah dengan menggunakan
rancangan Renstra-SKPD dan berpedoman pada RPJP Daerah.

Rancangan RPJM Nasional dan rancangan RPJM Daerah menjad bahan bagi
Musrenbang Jangka Menengahdiselenggarakan dalam rangka menyusun RPJM diikuti oleh
unsur-unsur negara dan mengikutsertakan penyelenggara menyelenggarakan Musrenbang
Jangka Menengah Nasional. Kepala Bappeda menyelenggarakan Musrenbang Jangka
Menengah Daerah.

Musrenbang Jangka Menengah Nasional dilaksanakan paling lambat masyarakat.

Menteri 2 (dua) bulan setelah Presiden dilantik. Musrenbang Jangka Menengah dilantik.
Menteri menyusun rancangan akhir RPJM Nasional berdasarkan Daerah dilaksanakan paling
lambat 2 (dua) bulan setelah Kepala Daerah Musrenbang Jangka Menengah Nasional. Kepala
Bappeda menyusun rancangan akhir RPJM Daerah berdasarkan hasil Musrenbang Jangka
Menengah Daerah.

RPJM Nasional ditetapkan dengan Peraturan Presiden paling lambat 3 (tiga) bulah
setelah Presiden dilantik. Renstra-KL ditetapkan dengan peraturan pimpinan
Kementerian/Lembaga setelah disesuaikan dengan RPJM Nasional. RPJM Daerah ditetapkan
dengan Peraturan Kepala Daerah lambat 3 (tiga) bulan setelah Kepala Daerah dilantik.
Renstra-SKPD ditetapkan dengan peraturan pimpinan SKPD setelah disesuaikan dengan
paling RPJM Daerah.

Rencana Pembangunan Tahunan. Menteri menyiapkan rancangan awal RKP sebagai

penjabaran dari RPJM Nasional. Kepala Bappeda menyiapkan rancangan awal RKPD
sebagai penjabaran dari RPJM Daerah. Pimpinan Kementerian/Lembaga menyiapkan
rancangan Renja-KL sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya dengan mengacu kepada

rancangan awal RKP dan berpedoman pada Renstra-KL. Menteri mengkoordinasikan

penyusunan rancangan RKP dengan menggunakan rancangan Renja-KL. Kepala SKPD
menyiapkan Renja-SKPD sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya dengan mengacu kepada
rancangan awal RKPD dan berpedoman pada Renstra-SKPD. Kepala Bappeda
mengkoordinasikan penyusunan rancangan RPKD dengan menggunakan Renja-SKPD.

Rancangan RKP dan rancangan RKPD menjadi bahan bagi Musrenbang. Musrenbang
dalam rangka penyusunan RKP dan RPKD diikuti oleh unsur-unsur penyelenggaraan
pemerintahan. Menteri penyelenggaraan Musrenbang penyusunan RKP. Kepala Bappeda
menyelenggarakan Musrenbangkan penyusunan RKPD. Musrenbang dilaksanakan paling
lambat bulan April. Musrenbang penyusunan RPKD dilaksanakan paling lambat bulan Maret.

penyusunan RKP.

Menteri menyusun rancangan akhir RKP berdasarkan hasil Musrenbang

Kepala Bappeda menyusun rancangan akhir RKPD berdasarkan hasil Musrenbang. RKP
menjadi Pedoman penyusunan RAPBN. RKPD menjadi pedoman penyusnan RAPBD. RKP
ditetapkan dengan Peraturan Presiden. RKPD ditetapkan dengan Peraturan Kepala Daerah.

7.3.2 Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana

Pengendalian pelaksanaan rencana pembangunan dilakukan oleh masing-masing

pimpinan Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah. Menteri/Kepala Bappeda
menghimpun dan menganalisis hasil pimpinan Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja
Perangkat Daerah sesuai pemantauan pelaksanaan rencana pembangunan dari masing-masing

dengan tugas dan kewenangannya.

Rencana Pimpinan Kementerian/Lembaga pelaksanaan rencana

pembangunannsebelumnya. Kepala SKPD melakukan evaluasi kinerja pelaksanaan
pembangunan SKPD periode sebelumnya. Menteri/Kepala Bappeda menyusun evaluasi
rencana pembangunan berdasarkan hasil evaluasi pimpinan Kementerian/Lembaga dan
evaluasi SKPD. Hasil evaluasi menjadi bahan bagi penyusunan rencana pembangunan
Nasional/Daerah untuk periode berikutnya.

7.3.3 Kelembagaan

Presiden menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas. Perencanaan Pembangunan

sesuai dengan tugas dan kewenangannya. Dalam menyelenggarakan Perencanaan
Pembangunan Nasional, Presiden dibantu oleh Menteri. Pimpinan Kementerian/Lembaga
menyelenggarakan perencanaan pembangunan sesuai dengan tugas dan kewenangannya.

Gubenur selaku wakil Pemerintah Pusat mengkoordinasikan pelaksanaan perencanaan tugas-

tugas Dekonsentrasi dan Tugas Pembantuan. Kepala Daerah menyelenggarakan dan
bertanggung jawab atas perencanaan pembangunan Daerah di daerahnya. Dalam menyeleng-

garakan perencanaan pembangunan Daerah, Kepala Daerah dibantu oleh Kepala

Bappeda.Pimpinan SKPD menyelenggarakan perencanaan pembangunan Daerah sesuai
dengan tugas dan kewenangannya. Gubener menyelenggarakan koordinasi, integrasi,
sinkronisasi, dan sinergi perencanaan pembangunan antar kabupaten/kota.

7.4 Budgetting sebagai Fungsi Manajemen

Di samping memberikan semacam kerangka kerja biaya, waktu operasional bagi

kegiatan-kegiatan berencana yang akan dilaksanakan, menurut Martadisastara (1986: 87)
budget dapat menjalan dua fungsi lain Dapat menjadi alat untuk mendelegasikan wewenang
pelaksanaan.

Budget itu dapat dirancang dengan mencantumkan agen atau lembaga yang
bertanggung jawab atas suatu kegiatan tertentu. Bila budget oleh yang berwenang, dengan
sendirinya pendelegasian fungsi disetujui itu disetujui juga. Itu dapat pula menjadi instrumen
dari kontrol dan evaluasi Budget pekerjaan. Tingkat pembelanjaan di dalam suatu provisi di
dalam budget merupakan pedoman sederhana sampai di mana tingkat kemajuan dari kegiatan
bersangkutan.

Bila budget tersebut dibuat dan dirancang dengan benar maka ia akan menyediakan
data tentang hasil dan pembiayaan yang diantisipasi. Dalam hal ini tiga unsur (tingkat
pengeluaran, hasil dan biaya) tersedia dalam bentuk yang siap sebagai fungsi pengawasan
dan evaluasi. Budget sebagai fungsi manajemen dirancang untuk membuat budget yang tepat.
 BAB 8

TEKNOLOGI INFORMASI

8.1 Pengertian Teknologi Informasi

Teknologi Informasi dilihat dari kata penyusunnya adalah teknolog dan informasi.
Secara mudahnya teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses
penyampaian informasi dari bagian pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi
tersebut akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya.

Untuk memahami pengertian teknologi informasi tersebut di atas Wikipedia bahasa

Indonesia menjelaskan sejarah perkembangan di bidang teknologi informasi. Pada awal
sejarah, manusia bertukar informasi melaui bahasa. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa
bahasa adalah teknologinBahasa memungkinkan seseorang memahami informasi yang
disampaikan orang lain. Akan tetapi bahasa yang disampaikan dari mulut ke mulut hanya
bertahan sebentar saja, yaitu hanya pada saat si pengirim menyampaikan informasi melalui
ucapannya itu saja. Setelah ucapan itu selesai mana informasi yang berada di tangan si
penerima itu akan dilupakan dan tidak bisa disimpan lama. Selain itu jangkauan suara juga
terbatas. Untuk jarak tertentu, meskipun masih terdengar, informasi yang disampaikan bahasa
suara akan terdegradasi bahkan hilang sama sekali.

Setelah itu teknologi penyampaian informasi berkembang menggambar. Dengan

gambar jangkauan informasi bisa lebih jauh. Gambar bisa dibawa-bawa dan disampaikan
kepada orang lain. Selain itu, informasi yang ada akan bertahan lebih lama. Beberapa
gambaran peninggalan zaman purba masih ada sampai sekarang sehingga manusia sekarang

dapat (mencoba) memahami informasi yang ingin disampaikan pembuatnya. Ditemukannya

alphabet dan angka arabik memudahkan cara penyampaian informasi yang lebih efisien dan
cara yang sebelumnya. Suatu gambar yang mewakili suatu peristiwa dibuat dengan
kombinasi alphabet, dengan penulisan angka, seperti MCMXLIII diganti dengan 1943
Teknologi dengan alphabet ini memudahkan dalam penulisan informasi Perkembangan
teknologi percetakan memungkinkan pengiriman mengakibatkan informasi menjadi lebih
cepat tersebar di area yang lebih cepat lagi. Teknologi elektronik seperti radio, TV, komputer
LBS dan lebih lama tersimpan.

Selain pengertian dari Wikipedia Indonesia di atas, ada beberapa teknologi informasi
lain seperti teknologi yang menggabungkan pengertian komputasi (komputer) dengan jalur
komunikasi yang membawa data, suara teknologi komputer (perangkat keras dan lunak) yang
digunakan untuk atau video (Williams dan Sawyer, 2003); teknologi tidak hanya terbatas
pada memproses dan menyimpan informasi melainkan juga mencakup teknologi komunikasi
untuk mengirim informasi (Martin, 2002); segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk
memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk Bextronis (Lucas, 2000); seperangkat
alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang
berhubungan dengan pemrosesan informasi (Haag dan Keen, 1996); studi atau penggunaan

Peralatan elektronika, terutama komputer, untuk menyimpan, menganalisis atau

mendistribusikan informasi apa saja, termasuk kata-kata, bilangan dan gambar (Kamus
Oxford, 1995); mencakup perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan satu atau
sejumlah tugas pemrosesan data seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan,
mengambil, atau menampilkan data.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi

merupakan gabungan antara teknologi komputer dengan teknologi komunikasi sehingga
menjadi teknologi informasi dan komunikasi (TIK). TIK dan bahkan sebagai teknologi
pengolahan informasi untuk pemrosesan informasi baik menggunakan alat-alat komputer
maupun alat-alat komunikasi. ditemukannya

Suatu sistem teknologi informasi pada dasarnya tidak hanya mencakup hal-hal
bersifat fisik, seperti komputer dan printer tetapi juga mencakup hal-hal yang tidak terlihat
secara fisik, yaitu software (misalnya program), dan lebih penting lagi adalah orang. Karena
itu menurut Kadir dan Triwahyuni (2003: 9), komponen utama sistem teknologi informasi
adalah perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan orang (brainware).

8.1.1 Teknologi Komputer

Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan termasuk peralatan-

peralatan yang berhubungan dengan komputer seperti printer, pembaca sidik jari, dan bahkan
CD-ROM. Komputer adalah mesin serbaguna yang dapat dikontrol oleh program digunakan
untuk mengolah data menjadi informasi. Program adalah deretan instruksi yang digunakan
untuk mengendalikan komputer sehingga tindakan-tindakan sesuai kehendak melakukan
dapat computer pembuatnya. Data adalah bahan mentah bagi komputer yang dapat berupa
angka maupun gambar atau film, sedangkan informasi adalah bentuk data keputusan.

8.1.2 Prinsip Kerja Sistem Jaringan Komputer

Komputer sebagai teknologi jaringan memiliki prinsip kerja sebagai berikut. Sinyal
listrik maupun sinyal dalam bentuk gelombang elektromagnetik pada suatu jaringan
komputer merambat/memancar dengan prinsip kerja sistem jaringan komputer. Agar suatu
jaringan dapat saling bertukar data (informasi), diperlukan suatu alat yang disebut Modem

(Modulator Demodulator) berfungsi untuk mengubah sinyal analog menjadi sinyal digital
maupun sebaliknya. Terdapat 4 (empat) komponen utama pada suatu jaringan, yaitu sender
(pengirim data/informasi), protokol (yang meng-encode dan men-decode data/informasi),
media transmisi (medium transfer data), dan receiver (penerima data/informasi). Prinsip
kerjanya, pertama-tama sender mengirim sinyal informasi menuju receiver melalui protokol
encode yang mengubah sinyal digital menjadi sinyal analog kemudian sinyal melalui media
transmisi dan melalui protokol kedua di decode kembali menjadi sinyal digital sebelum
masuk ke receiver.

Prinsip kerja di atas dapat dianalogikan saat orang Jepang dan orang Inggris sedang
chatting melalui internet. Saat orang Jepang mengetikkan suatu pesan dalam bahasa Jepang
maka pesan tersebut akan diubah terlebih dahulu oleh protokol ke dalam bahasa Inggris
sehingga orang Inggris dapat menerima pesan tersebut dalam bahasa Inggris dan sebaliknya
saat orang Inggris membalas pesan orang Jepang tersebut maka bahasa Inggris akan diubah
oleh protokol terlebih dahulu menjadi bahasa Jepang sebelum sampai ke orang jepang. Jadi
dalam hal ini protocol dapat di istilahkan seperti penerjemah data/informasi.
8.1.3 Pengenalan Dasar Jaringan Komputer

Berdasarkan kriterianya, jaringan komputer dibedakan menjadi 4 (empat). Pertama,

berdasarkan distribusi sumber informasi/data terdiri (1) Jaringan Terpusat, yaitu jaringan
terdiri dari komputer klien dan server yang mana komputer klien yang berfungsi sebagai
perantara untuk mengakses sumber informasi/data yang berasal dari satu komputer server dan
(2) Jaringan Terdistribusi, merupakan perpaduan beberapa jaringan terpusat sehingga terdapat
beberapa komputer server yang saling berhubungan dengan klien membentuk sistem jaringan
tertentu.

Kedua, berdasarkan jangkauan geografis dibedakan menjadi: (1)Jaringan LAN,

merupakan jaringan yang menghubungkan 2 (dua) computer atau lebih dalam cakupan seperti
laboratorium, kantor, serta dalam 1 wamet; (2) Jaringan MAN, merupakan jaringan yang
mencakup satu kota besar beserta daerah setempat. Contohnya jaringan telepon lokal, sistem
telepon seluler, serta jaringan relay beberapa ISP internet; (3) Jaringan WAN, merupakan
jaringan dengan cakupan seluruh dunia. Contohnya jaringan PT. Telkom, PT. Indosat, serta
jaringan GSM Seluler seperti Satelindo, Telkomsel, dan masih banyak lagi.

Ketiga, berdasarkan peranan dan hubungan tiap komputer dalam memproses data
dibagi menjadi: (1) Jaringan Client-Server, pada jaringan ini terdapat 1 atau beberapa
komputer server dan komputer client. Komputer yang akan menjadi komputer server maupun
menjadi komputer client dan ubah-ubah melalui software jaringan pada protokolnya.
Komputer client sebagai perantara untuk dapat mengakses data pada komputer server
sedangkan komputer server menyediakan informasi yang diperlukan oleh komputer client; (2)
Jaringan Peer-to-peer, pada jaringan ini tidak ada komputer client maupun komputer server
karena semua komputer dapat melakukan pengiriman maupun penerimaan informasi
sehingga semua komputer berfungsi sebagai client sekaligus server.

Keempat, berdasarkan Media Transmisi Data dibagi menjadi komputer dengan

komputer lain diperlukan penghubung berupa kabel jaringan. Kabel jaringan berfungsi dalam
menginm informasi dalam bentuk sinyal listrik antar komputer jaringan, (2) Jaringan
Nirkabel (Wireless Network), merupakan jaringan dengan medium berupa gelombang
elektromagnetik. Pada jaringan ini tidak diperlukan kabel untuk menghubungkan antar
komputer karena menggunakan gelombang elektromagnetik yang akan mengirimkan sinyal
informasi antar computer jaringan.

8.1.4 Teknologi Komunikasi

Komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak Teknologi

telekomunikasi atau dikenal dengan istilah teknologi. Namun demikian teknologi

jauh, seperti telepon, radio, dan televisi. Komunikasi tersebut sering kali juga dikategorikan
sebagai komputer.

Komputer bukan berarti hanya terbatas pada Personal Computer (PC)

melainkan juga peralatan-peralatan lain seperti mesin pembuat kopi, oven

mikrogelombang (microwave), remote untuk TV, televisi, ponsel, dan CD

player. Peralatan-peralatan tersebut di atas pada masa kini bergantung

pada komputer dalam bentuk cip yang disebut mikroprocesor. Karena itu

John Von Neumann mengistilahkan komputer sebagai mesin serbaguna.

Berkaitan dengan penjelasan di atas maka teknologi informasi tidak

harus secara spesifik berupa komputer yang terhubung ke komputer lain

melalui alat telekomunikasi, tetapi juga dapat berupa peranti seperti

ponsel atau peralatan elektronika lain yang berhubungan dengan penyajian

informasi (misalnya televisi). Hal perlu mendapatkan perhatian kita semua

bahwa teknologi informasi melibatkan komputer dan komunikasi.

8.2 Klasifikasi Teknologi Informasi

Teknologi informasi dapat diklasifikasikan menjadi 6 (enam) teknolog

yaitu: teknologi komunikasi, teknologi masukan, teknologi keluaran

teknologi perangkat lunak, teknologi penyimpan, dan teknologi mes

pemroses. Dari keenam teknologi tersebut keseluruhannya terdapat dalam

sebuah sistem komputer kecuali teknologi telekomunikasi.

Teknologi masukan adalah teknologi yang berkaitan dengan peralata

untuk memasukkan data ke dalam sistem komputer, misalnya keyboard

mouse. Mesin pemroses lebih dikenal dengan istilah CPU (Cent

Processing Unit), mikroprosesor atau prosesor, misalnya; PentiunPowerPC, AMd. CPU ini
merupakan bagian dalam sistem komputer yang

menjadi pusat pengolah data dengan cara menjalankan program yang

mengatur pengolahan tersebut.

Teknologi penyimpan dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu memori

Internal dan penyimpan eksternal. Memori internal (main memory atau

memori utama) berfungsi sebagai pengingat sementara baik bagi data.

program maupun informasi ketika proses pengolahannya dilaksanakan oleh

CPU. Dua contoh memori internal adalah ROM dan RAM. ROM singkatan

dari Read-Only Memory adalah memori yang hanya bisa dibaca, sedangkan

RAM singkatan dari Random Access Memory adalah memori yang isinya

bisa diperbaharui. Penyimpan eksternal (external storage) dikenal sebagai

penyimpan data sekunder. Penyimpan eksternal adalah segala piranti yang

berfungsi untuk menyimpan data secara permanen, misalnya hard disk,

disket, CD, flashdisk.

8.3 Klasifikasi Sistem Teknologi Informasi

Berdasarkan cara pengklasifikasiannya, sistem teknologi informasi

dapat dibagi dalam beberapa kelompok. Pertama, berdasarkan fungsi yang

diemban sistem, sistem teknologi informasi dapat dibedakan menjadi sistem

teknologi informasi melekat (embedded IT System), sistem teknologi khusus

(dedicated IT system), dan sistem teknologi informasi serbaguna (general

purpose IT system).

Embedded IT System adalah sistem teknologi informasi yang melekat

pada produk lain. Misalnya sistem VCR (Video Cassete Recorder) memiliki

sistem teknologi informasi yang memungkinkan pemakai dapat merekam

tayangan televisi. Adapun sistem teknologi informasi pada lift dapat

digunakan untuk mengendalikan lift dalam gedung pencakar langit.

Misalnya, lift tertentu tidak bisa digunakan untuk lantai 1 sampai dengan 5

pada pukul 13.00 sampai dengan 16.00.

Dedicated IT System adalah sistem teknologi informasi yang

dirancang untuk melakukan tugas-tugas khusus. Contohnya ATM dirancang

secara khusus untuk melakukan transaksi keuangan bagi nasabah. Traffic

light dirancang untuk mengatur lalu lintas di perempatan atau pertiga jalan.

General Purpose IT system adalah sistem teknologi informasi yang

dapat digunakan untuk melakukan berbagai aktivitas yang bersifat umum.

Misalnya PC merupakan sistem teknologi informasi yang dapat digunakan

serba guna di rumah atau perkantoran.

Berdasarkan ukurannya, sistem teknologi informasi dikelompokkan

menjadi mikrokomputer, workstation, minikomputer, mainframe, dan superkomputer.

Klasifikasi seperti itu tidak harus berupa ukuran fisik, tetapi

lebih cenderung didasarkan pada ukuran informasi yang dapat ditampung,

kemampuan sistem yang ditawarkan, kecepatan pemroses dan juga

berdasarkan jumlah orang yang menggunakan sistem secara bersamaan

Superkomputer adalah jenis komputer yang mempunyai kecepatan

proses paling hebat. Biasa digunakan untuk menangani aplikasi yang

melibatkan perhitungan yang kompleks, misalnya untuk peramalan

cuaca dan perancangan roket. Millions of Floating Point Operating Per

Second 20.000.000. MFLOPS

(MFLOPS) superkomputer berkisar antara 1.000

atau Megaflops adalah satuan yang menyatakan jumlah operasi bilangan

real (dalam satuan juta) per setiap detik. Satuan ini menyatakan jumlah

instruksi operasi bilangan real dalam orde jutaan per satuan detik.

Mainframe merupakan jenis komputer yang digunakan pada

perusahaan-perusahaan berskala besar untuk menangani pemrosesan data

dengan volume yang sangat besar. MFLOPS mainframe berkisar antara 50

- 20.00. Minikomputer atau sistem Midrange biasa digunakan pada

MFLOP perusahaan-perusahaan skala menengah sebagai server.

minikomputer berkisar antara 3 - 1.000.

Workstation pada sistem yang menggunakan Novell Netware, berarti

PC yang berkedudukan sebagai client. Namun demikian, dalam pengertian

jenis maka yang dimaksud workstation adalah jenis komputer yang lebih

ampuh daripada kebanyakan PC. Awalnya workstation dirancang untuk

memenuhi aplikasi perancangan berbasis grafis seperti CAD, tetapi

belakangan juga banyak dipakai sebagai server dalam client/ server.

MFLOPS workstation berkisar antara 50 - 500.

Mikrokomputer lebih dikenal dengan sebuatan PC (Personal

Computer) atau komputer pribadi. MFLOPS mikrokomputer berkisar antara

1-50. Mikrokomputer dapat dibedakan mejadi desktop PC, tower PC,

laptop, notebook, palmtop dan PDA. Desktop PC adalah jenis PC yang

berukuran besar yang umum digunakan pada rumah atau kantor, dengan

case (kotak CPU) dalam posisi tertidur dan biasa diletakkan di atas meja.

Itulah sebabnya dinamakan desktop PC.

Tower PC adalah PC dengan case dalam keadaan berdiri (seperti

menara). Pada umumnya kotak CPU di samping atau di bawah kolong meja.

Laptop adalah jenis mikrokomputer yang mudah untuk dibawa bepergian.

Notebook (mini-laptop) memiliki sifat seperti laptop. Hanya saja ukurannya

sedikit lebih kecil daripada laptop. Secara fisik, laptop dan notebook

seringkali sulit dibedakan. Dalam beberapa artikel laptop dianggap sama

dengan notebook.

8.4 Internet

Internet pada dasamya memadukan

pengolahan informasi dengan teknologi telekomunikasi Menurut Kadir dan

penggunaan teknologi

Triwahyuni (2005: 444), internet sebenarnya merupakan contoh sebuah

janngan komputer. Jaringan ini menghubungkan jutaan komputer yang

tersebar di seluruh dunia dengan siapapun dapat terhubung ke dalam

in.janngan Internet dalam kehidupan dapat memberikan dampak positif

Pertama, kemudahan memperoleh informasi. Internet memungkinkan siapapun

mengakses berita-berita terkini melalui koran-koran elektronis seperti

Cyber Media Republika (www.republika.co.id). Hasil riset dalam bentuk abstraksi atau
makalah

lengkap, katalog, majalah, buku dapat diperoleh secara online. Bahkan

beberapa orang dapat bertukar pikiran atau informasi melalui web blog.

Kompas (www.kompas.com). Online Kedua, internet mendukung transaksi dan operasi bisnis
atau dikenalsebutan e-Business.

Dengan Melalui internet dimungkinkan untuk

melakukan pembelian barang secara online. Pemanfaatan internet ternyata

tidak hanya sebagai sumber informasi, tetapi juga memiliki berbagai manfaat

lainnya yang mungkin belum banyak orang yang mengetahuinya. Rata-rata

kebanyakan orang di Indonesia menggunakan internet hanya untuk sekedar

mencari informasi dan berkomunikasi dengan email atau chatting.

Internet juga memiliki manfaat besar sebagai peluang bisnis dan

usaha, sebagai contoh anda yang memiliki sebuah toko buku dapat menjual

buku-buku anda tersebut di internet, keuntungan yang didapatkan bisa 2

bahkan 10 kali lipat dibanding jika anda menjual produk secara offline

karena produk yang akan anda jual mencakup seluruh dunia serta bisa

dilakukan dengan mudah dan cepat. Memasarkan produk melalui internet

juga tidak membutuhkan modal besar bahkan jauh lebih kecil dibanding

jika anda membangun sebuah toko atau gedung.

Sudah banyak orang-orang beralih menjual produk mereka melalui

internet karena menurut mereka keuntungan yang diperoleh akan jauh lebih

besar. Di internet juga banyak terdapat berbagai jenis peluang investasi

yang cukup menjanjikan.