1.

1 Arti Penting Teknologi dalam Administrasi dan Manajemen

Teknologi memiliki peran penting dalam perkembangan umat manusia, terutama

ketika manusia mengelola organisasi. Apalagi kalau teknologi dikonseptualisasikan
sebagai produk atau pelayanan di mana teknologi tidak hanya obyek fisik tetapi juga
merupakan kegiatan atau mekanisme kerja atau prosedur kerja serta pengetahuan
yang dibutuhkan dalam mengembangkan dan mengaplikasikan peralatan, alat-alat,
dan metode-metode untuk menghasilkan output tertentu. Konseptualisasi teknologi
seperti itu berimplikasi bahwa setiap kegiatan adminstrasi dan manajemen
merupakan teknologi dan pasti memerlukan teknologi.

Misalnya, kegiatan administrasi kepegawaian memerlukan teknologi berupa

obyek-obyek fisik seperti kertas, komputer atau mesin ketik, mesin fotokopi.
Demikian juga administrasi kepegawaian memerlukan proses administrasi seperti
rekrutmen, seleksi, testing, penempatan, promosi, pendidikan dan pengembangan.
Kegiatan administrasi kepegawaian juga memerlukan pengetahuan seperti
bagaimana tata cara seleksi, bagaimana metode pendidikan dan pelatihan.

Apabila dikaitkan dengan paradigma sistem maka teknologi merupakan

komponen vital setiap unsur sistem. Bahkan dapat dikatakan, setiap proses
transformasi dari Input ke output memerlukan bantuan teknologi. Misalnya dalam
sistem pelayanan birokrasi pemerintah, untuk menjamin keamanan, ketertiban, dan
hak asasi manusia, untuk mengubah input (kebutuhan dan tuntutan masyarakat.
sumber daya birokrasi pemerintah, nilai-nilai dan budaya birokrasi pemerintah)
menjadi output (keamanan, ketetertiban, dan jaminan hak asasi manusia yang
dirasakan masyarakat) memerlukan bantuan teknologi. Contoh lain bantuan
teknologi itu berupa obyek fisik (kertas, computer, printer, mobil polisi, senjata).
Atau

1
 proses atau mekanisme kerja seperti pengambilan keputusan, perbuatan
kebijakan, penegakan peraturan, Implementasi kebijakan), pengetahuan berupa
peraturan dan kebijakan untuk menjamin keamanan, ketertiban dan hak asasi
manusia.

Peranan teknologi semakin penting dalam kegiatan administrasi ketika inovasi

teknologi informasi dan telekomunikasi terus menerus terjadi. Posisi teknologi
tersebut semakin lebih penting ketika Inovasi tersebut berhasil menggabungkan
teknologi informasi dan telekomunikasi (misalnya Internet). Penggabungan
teknologi informasi dan telekomunkasi ini berdampak kepada reformasi dalam
setiap bidang kehidupan manusia baik bisnis, negara maupun kehidupan sehari-
hari. Reformasi tersebut mewujud dalam bentuk e-commerce, e-bussines, e-
goverment, e-procurement, e-deveIopment, e-learning. Penggunaan teknologi
informasi dan telekomunikasi ternyata membuat kinerja organisasi lebih efektif,
efisien, dan kompetitif

Teknologi (hardware maupun software) dapat meningkatkan efektivitas dan

efisiensi pelayanan sehingga kualitas pelayanan menjadi tinggi. Contohnya dalam
pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Izin Mengemudi (SIM) dan
Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor, penarikan uang di Bank sekarang ini
pelayanannya lebih cepat karena menggunakan teknologi informasi (kompuler).

Dalam sistem pelayanan SIM, misalnya Achmad mau membuat SIM ke Polres D.
Achmad mengisi formulir dengan melengkapi persyaratan seperti KTP, surat
keterangan sehat dari dokter, membuat sidik jari. membayar ke bank, mengikuti tes
tertulis dan praktek, baru menyerahkan seluruh berkas itu ke bagian photo
(semuanya dilakukan dengan antri). Setelah diphoto maka keluarlah SIM. Proses ini
sudah menggunakan teknologi sehingga dapat dirampungkan antara satu atau dua
hari.

Tidak jauh berbeda dangan sistem pelayanan SIM, sistem pelayanan

pembayaran pajak kendaraan bermotor, pembayar pajak harus mengisi formulir
dengan menyerahkan sejumlah persyaratan seperti KTP, BPKB, STNK Lama. Uji fisik
kendaraan, telah diperiksa oleh petugas baru pembayar pajak menyetor uang ke
bank, lalu menyerahkan seluruh berkas ke petugas diloket lain, lantas menunggu
proses pembuatan tanda pembayaran pajak. Pembayar pajak tinggal menunggu
tanda buku pambayaran dan panneng (kalau ada). Karena telah memakai teknologi
maka sistem pembayaran pajak kendaraan bermotor pun dapat diselesaikan dalam
satu atau dua hari.

Lain halnya seorang (Y) yang mengambil uang di Bank tertentu (B) sebesar Rp.
500.000.00. Sebelum antri Y mengambil formulir pengambilan uang. Data yang
harus diisi ke dalam formulir adalah nama, nomor rekening, jumlah uang yang akan
ditarik, tanggal penarikan dan tanda tangan. Setelah selesai mengisi formulir
penarikan ia ikut antri. Sesampainya X di depan

2
 customer service Bank B. X menyodorkan formulir dan buku tabungannya
Berdasarkan formulir tersebut customer service Bank B kemudian memasukkan
kode rekening Y ke dalam komputer. Setelah ia melihat tampilan data Y di dalam
layar computer, mencetaknya ke dalam buku tabungan dan costumer service
menyerahkan uang dan buku tabungan kepada Y. Bahkan perkembangan teknologi
sekarang ini, seorang dapat mengambil uang di mesin ATM, sehingga tidak perlu lagi
membawa buku tabungan dan mengambil formulir, cukup dengan memasukkan
kartu ATM Membayar tagihan air, telepon, listrik, isi ulang pulsa, transfer dana pun
kini cukup dilakukan dengan telepon genggam. Bahkan teknologi internet membuat
segala jenis transaksi manusia dapat dilakukan di mana saja termasuk di rumah.

Mengkaji sistem sistem pelayanan di atas dapat terlihat bahwa organisasi yang
menggunakan teknologi ternyata lebih memiliki keunggulan dan yang tidak
menggunakan teknologi. Bahkan semakin canggih teknologi maka semakin unggul
pelayanan. Hal ini diakibatkan realitas bahwa penggunaan teknologi
mempermudah, mempercepat. mengefisienkan proses-proses adminstrasi dan
manajemen. Karena itu bangsa yang memiliki keunggulan teknologi maka bangsa itu
menjadi unggul.

Laju perkembangan teknologi membawa dampak terhadap seluruh aspek

kehidupan maupun lingkungan hldup. Teknologi sendiri merupakan penerapan dan
atau pengembangan bermacam-macam teori hasil penemuan untuk kepentingan
manusia, implikasinya, kemajuan teknologt didahului oleh kegiatan penelitian-
penelitian untuk mengembangkan Ilmu.

Penelitian untuk mengembangkan ilmu kebanyakan dilakukan oleh ilmuwan dan

negara-negara maju, sedangkan ilmuwan di negara berkembang sedikit sekali yang
melakukan penelitian untuk pengembangan ilmu. Kondisi ini memoros pada
kenyataan pengembangan teknologi di negara-negara maju begitu pesat. Posisi
negara-negara berkembang hanya pandai memanfaatkan teknologi, itupun setelah
ada upaya alih teknologi di mana pemerintah negara-negara berkembang harus
mengeluarkan biaya yang tidak kecil.

Penelitian dan pengembangan teknologi informasi dan telekomunikasi sangat

penting. Karena menurut Naisbitt (1994), ada empat ide besar tentang teknologi
telekomunikasi yang sedang dikembangkan saat ini, yaitu.

a. Pembauran Ieknologl.

Teknologi Informasi dan telekomunikasi sekarang ini telah dipadukan menjadi

teknologi internet. Demikian juga beberapa peralatan sekarang ini telah memiliki
fungsi sebagai komputer, televisi dan telepon, kamera. Teknologi multimedia
mengakibatkan terjadinya pergeseran fokus organisasi kepada Kekuatan
lndivudu.

3
b. Aliansi strategis

Bentuk jaringan antar orgamsasi mudah terbentuk karena transfer data dapat
dilakukan dengan lebih mudah, cepat, dan murah. Kecenderungan ini akan
memaksa organisasi untuk mencari mitra aliansi. Organisasi tidak bisa lagi
bermain sendiri mereka perlu mencari mitra aliansi untuk berhadapan dengan
organisasi lainnya.

c. Pembentukan jaringan global

Arah revolusi komunikasi adalah pembentukan jaringan global tanpa batas yang
memungkinkan setiap individu untuk berhubungan dengan individu lain.
Jaringan ini umumnya digital. Kecenderungan ini secara perlahan akan mengubah
cara bekerja, cara mengorganisir pekerjaan, cara bermain, cara bergerak dan cara
manusia memandang sesama manusia dari jaringan global.

d. Te ekompuxer pnbadn

Telepon genggam maupun rumah sekarang dapat berfungsi sebagai mesin

pengirim data telah mengawali munculnya telekomputer. Telekomputer
berukuran kecil yang mudah dibawa ke manapun dapat digunakan untuk
mengirim data, suara, gambar dan Video. Pemakaian telekomputer sepenuhnya
bersifat individuai sehingga akan mengikis karakter sentralisasi. Kecenderungan
akhirnya akan mendorong organisasi-organisasi besar melonggarkan ikatannya
sehingga munculah federasi-federasi longgar dalam bentuk organisasi- organisasi
yang Iebih kecil. Karena itu hal ini akan mendorong perubahan struktur
organisasi.

Alat-alat komunikasi seperti satelit, telepon, handphone, teknologinya

dikembangkan di negara-negara maju sepert Jepang, Amerika Serikat, Perancis,
Jerman, bahkan sekarang Korea Selatan. Negara-negara berkembang dan
ilmuwannya hanya sebagai konsumen dan produk-produk tersebut.

Agar penggunaan teknologi di negara-negara berkembang efektif dan efisien

serta keberfungsiannya sesuai dengan umur teknologni itu maka diperlukan
administrasi untuk pengelolaannya. Proses-proses manajemen (administrasi)
diperlukan untuk setiap operasi alat-alat teknologi itu. Teknologi administrasi
memiliki posisi strategis pada proses manajemen (admnisitrasi).

4
1. 2 Maniaat Teknologl dalam Admlnlstrasl dan Manalemen
Dalam sektor publik pengolahan dan penyimpanan data dalam jumlah besar dan
dengan dibantu kecanggihan teknologi jaringan akan membantu mempercepat
terbentuknya database tentang penduduk, potensi sumber daya alam dan
manusia, peta wilayah beserta legendanya, jaringan ekonomi antar wilayah.
Informasi komoditi lokal. Informasi yang tersentral (database) akan memudahkan
pihak-pihak lain dalam memperoleh informasi tentang daerah yang barsangkutan
sehingga tidak langsung juga akan meningkatkan daya jual daerah kepada
Investor. Database juga akan memudahkan pembuatan Kartu Tanda Penduduk,
mutasi penduduk (Purwanto dkk., 2001).

Menurut Daft (1995), ada dampak penggunaan teknologi Informasi bagi

organisasi dan manajamen. Bagi organisasi penggunaaan teknologi akan
berdampak pada desain organisasi yaitu pertama. struktur organsasi menjadi
lebih datar. Penggunaan teknologi akan memangkas hirarki. Hal ini disebabkan
hubungan antar level veritikal dalam organisasi dapat dilakukan secara langsung.
Demikian juga penggunaan teknologi informasi akan memacu pemberdayaan
pegawai, memacu munculnya tim-tim kerja yang akan menggantikan posisi hirarki
wewenang.

Kedua, sentra atau desentralisasi menjadi lebih besar. Teknologi informasi akan
mempermudah penggunanya untuk mengumpulkan data. Ketika setiap anggota
organisasi memilikl kemampuan yang hampir sama dalam mengakses informasi
maka tingkat ketergantungan antar pegawai satu dengan yang lain atau manajer
satu dengan yang lain akan semakin kecil. Dengan demikian keputusan untuk
melakukan sentralisasi aiau desentralisasi yang lebih unggul tergantung political
will dan action para pemimpin.

Ketiga, koordinasi semakin baik. Teknologi informasi memungkinkan para

manager untuk berkomunikasi dengan lebih baik. Hal ini diakibatkan hambatan-
hambatan waktu dan ruang dapat teratasi. Teknologi akan mendorong para
pemimpin menjadi sati tim kerja. Situasi ini akan mengurangi hambatan
melakukan koordinasi.

Keempat, tugas administrasi semakin berkurang. Teknologi mengurangi

penggunaan kertas, deskripsi kerja dan berkurangnya kebijakan- kebijakan
terulis, implikasinya banyak kegiatan-kegiatan administrasi (ketatausahaan) yang
hilang karena teknologi informasi telah mampu menggantikan tenaga manusia
untuk memproses kegiatan-kegiatan administrasi.

Kelima, rasio staf profesional bertambah. Penggunaan teknologi informasi

mengakibatkan hanya tenaga-tenaga terdidik dan terlatih saja yang mampu
mengoperasikan organisasi. Klerikal digunakan oleh mesin, peimmpin semakin
sedikit yang memerlukan bantuan sekretaris. Jadwal kegiatan dan komunikasi
dengan relasi dapat digantikan dengan teknologi informasi.

5
 Penggunaan teknologi informasi juga memiliki tiga dampak utama bagi
manajemen. Pertama, adanya partisipasi yang lebih besar dalam pembuatan
keputusan. Secara vertikal para manajer bawah dan pegawai tingkat bawah
sekalipun dapat dengan mudah berhubungan dengan manager tingkat atas dengan
bantuan komputer sehingga komputer membantu mempertautkan antara
berbagai unsur organisasi yang semula terpisah secara fisik., jenjang dan
psikologis.

Kedua, pembuatan keputusan dengan lebih cepat. Teknologi informasi membuat

rapat dalam satu ruang menjadi tidak penting, transfer data dapat dilakukan
dengan lebih cepat, pengolahan data dapat lebih cepat, waktu yang diperlukan
untuk mengesahkan tindakan organisasi menjadi lebih pendek. Keputusan pun
dapat diambil lebih cepat.

Ketiga, organisasi menjadi lebih cerdas karena dalam mengidentifikasi masalah

dan kesempatan dapat dilakukan dengan lebih cepat. Teknologi informasi
membuka organisasi dapat membeli data dalam jumlah besar melalui Jaringan
komputer tentang lingkungannya. Organisasi dapat pula membuka akses langsung
kepada para stakeholder atau pelanggannya sehingga organisasi dapat
memberikan penilaian langsung tanggapan stakeholder dan pelanggan.

Karena itu dapat disimpulkan ada beberapa manfaat dan pengaruh penggunaan
teknologi (artifak) dalam proses-proses administrasi dan atau manajemen:

a. Penggunaan teknologi dalam pelayanan mampu memangkas waktu pelayanan,

biaya pelayanan, jumlah tenaga kerja, struktur organisasi, dan strategi
pelayanan.
b. Teknologi akan mempengaruhi prosedur kerja, mempengaruhi cara
berproduksi, mempengaruhi budaya organisasi.
c. Dengan teknologi proses input menjadi output dapat dilakukan dengan lebih
cepat, Iebih efisien, dan lebih efektif. Teknologi juga mempengaruhi jenis
masukan ke dalam organisasi dan output yang keluar dari organisasi.
d. Teknologi dapat menjadi instrumen untuk meredam ketidakpastian.
e. Partisipasi yang lebih besar dalam pembuatan keputusan diunit kerja
f. Pembuatan keputusan lebih cepat
g. Organisasi menjadi lebih cerda, karena dalam mengidentifikasi masalah dan
kesempatan dapat dilakukan dengan lebih cepat.
h. Penggunaan teknologi informasi telah merubah cara kerja, hubungan Rencana
desain organisasi yang keseluruhannya membawa dampak
i. adanya tuntutan untuk melakukan perubahan pada desain pekerjaan dan
sosioteknik.
j. Penggunaan teknologi memungkinkan pekerjaan dapat dilakukan secara
massal (standarisasi) dan penyederhanaan proses pekerjaan.
k. Penggunaan teknologi (informasi) canggih menyebabkan terjadinya
pengayaan pekerjaan (pekerjaan-pekerjaan didesain dengan lebih
mengedepankan tanggung jawab, pengakuan, dan kesempatan untuk tumbuh
dan berkembang.
l. Kemajuan teknologi informasi dapat mengubah kinerja organisasi- organisasi
dapat bergerak dengan lebih cepat karena pengolahan data dan transfer data
 dapal dilakukan dengan kecepatan yang luar biasa dan dalam jumlah yang
sangat besar.
m. Penemuan-penemuan baru dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi
telah merubah peranan manusia dalam organisasi.
n. Penggunaan dan percobaan dalam teknologi informasi melalui proses learning
by doing telah menghasilkan suatu interaksi yang kuat antara proses sosial
dalam menciptakan dan manipulasi simbol dan meningkatkan kapasitas
produksi dan mendistribusikan barang dan jasa.
o. Kemajuan teknologi memperbesar dan memperluas kemampuan kinerja otak
manusia.
p. Penggunaan teknologi baru telah membantu para pegawai lebih kreatif,
memacu kreativitas, dan memperoleh kepuasan serta pendapatan yang tinggi.
q. Mengubah perilaku spontan yang tak terencana menjadi perilaku yang
disengaja dan rasional.
r. Memperluas mobitas fisik dan kontak dengan pekerja lain/atasan (sebaliknya).
s. Mempengaruhi peranan dan posisi status dan orang-orang dalam organisasi.
t. Meningkatkan spesialisasi pengetahuan.
u. Kemajuan teknologi pengolahan dan pengiriman data telah memaksa
organisasi untuk menciptakan jalur komunikasi yang lebih luas, tidak
tergantung pada struktur.

1.3 Dampak Negatif Penggunaan Teknologi

Selain memberikan manfaat dan pengaruh positif, teknologi (artifak) juga dapat
memiliki dampak negatif di antaranya

7
a. Menimbulkan kejenuhan, kebosanan, dan keletihan sehingga dapat berujung
pada kecelakaan kerja. Setiap orang yang bekerja di suatu pabrik, setiap hari
harus melakukan pekerjaan yang sama, menghadapi mesin produksi yang
sama dapat menimbulkan kejenuhan, kebosanan, keletihan, kelalaian sehingga
akhirnya berujung pada kecelakaan kerja.
b. Mempercepat proses kerusakan lingkungan hidup. Misalnya penebangan
hutan dengan gergaji mesin mempercepat proses pembabatan hutan sehingga
mempercepat juga kerusakan hutan. Pengganan pasir (dan atau barang
tambang lainnya) dengan menggunakan alat-alat berat mempercepat proses
produksi dan memperbanyak hasil produksi yang dihasilkan sehingga
mempercepat juga degradasi lingkungan. Demikian juga alat-alat berat
tersebut menggunakan bahan bakar dari fosil sehingga menimbulkan polusi
udara yang berdampak pada efek rumah kaca (pemanasan global).
c. Mempercepat terkurasnya sumber daya alam. Penggunaan teknologi dalam
melakukan produksi baik dalam kegiatan penebangan hutan, penambangan,
penangkapan ikan mempercepat proses produksi sehingga sumber daya alam
cepat terkuras.
d. Menjadi saingan manusia dalam mengisi lowongan pekerjaan. Penggunaan
teknologi (alat mesin) mengakibatkan kebutuhan akan tenaga raga manusia
semakin berkurang. Misalnya penggunaan traktor mengurangi buruh
penggarap tradisional (penggarap dengan cangkul atau bajak) karena tenaga
mereka tergantikan dengan traktor. Demikian juga penggunaan robot dalam
beberapa lndustri menyerobot lapangan kerja manusia.
e. Menimbulkan ketidaksamaan pekerjaan dan kecemasan terhadap para
pekerja. Para pekerja pada industri pada karya dibayangi kecemasan terus-
menerus karena ketakutan pemilik modal menggunakan mereka dengan
mesin.
f. Daya tahan budaya bangsa leblh rentan. Teknologi multimedia mengakibatkan
tidak terbendungnya segala macam informasi dari segala penjuru dunia masuk
ke dalam relung-relung pribadi melalui personal computer. Teknologi
mengakibatkan budaya asing tidak terbendung untuk melakukan Infiltrasii ke
bangsa lain. Contohnya budaya liberal (kebebasan berpakaian, bergaul) sudah
membaur dengan kehidupan masyararat Indonesia yang seharusnya
menegakkan budaya Pancasila.
g. Budaya males. Teknologi (sebagai artifak) sering kali memanjakan manusia
untuk segala kemudahan dan menghemat waktu manusia dalam proses kerja.
Misalnya memasak nasi dengan rice cooker, mencuci pakaian dengan mesin
cuci, membersihkan ruangan dengan vacum cleaner, memenuhi kebutuhan air
untuk rumah tangga dengan pompa air, bepergian dengan menggunakan
kendaraan bermotor. Kondisi proses kerja manusia seperti itu membuat
manusia tergantung kepada mesin sehingga kalau tidak ada mesin mereka
malam melakukan suatu pekerjaan.
h. Dampak sampingan dan penggunaan teknologi lainnya adalah budaya instan
(ingin segala sesuatunya cepat) dan rendah derajat kesehatan manusia. Mesin
membuat energi yang dikeluarkan manusia untuk melakukan pekerjaan jauh
lebih berkurang dibandingkan dengan melakukan pekerjaan dengan tindak
menggunakan mesin. Implikasnya berkurangnya pengeluaran energi manusia
dalam menjalankan akhtivitas adalah semakin menumpuknya jumlah Iemak
 dan glukosa ditubuh manusia sehingga manusia rentan terserang penyakit
seperti kelebihan kolesterol (jantung), kegemukan, gula.

1.4 Alih Teknologi

Negara-negara berkembang termasuk Indonesia merupakan konsumen
teknologi karena itu merupakan pangsa pasar empuk bagi negara-negara produsen
teknologi. Apalagi Indonesia mempunyai jumlah penduduk di atas 200 juta jiwa
merupakan pangsa pasar ideal bagi produsen teknologi. Karena itu tidaklah heran
manakala produk-produk teknologi negara lain membanjiri pasar Indonesia.
Misalnya computer, laptop, handphone, mesin-mesin pabrik, sepeda motor, mobil,
alat-alat rumah tangga, pesawat terbang (tempur), sampai persenjataan.

Meskipun klta harus mengakui bahwa para produsen teknologi sering

membungkus cara berjualan mereka dengan Istilah alih teknologi. Atan nama alih
teknologi tersebut, negara-negara konsumen sering kali harus membayar lebih
mahal terhadap barang yang mereka beli. Misalnya produsen kapal perang negara
lain mau menjual sejumlah kapal perang ke pemerintah Indonesia. Dalam MOU
penjualan tersebutujga disertai perjanjian bahwa pihak produsen akan melakukan
alih teknologi pembuatan kapal perang tersebut ke Industri strategis yang ada di
Indonesia.

Relitas yang terjadi, bangsa Indonesia harus membayar ahli-ahli kapal perang
dari negara lain tersebut. Celakanya, setelah terjadi alih teknologi- teknologi kapal
perang tersebut sudah ketinggalan zaman sebab negara tersebut malah
mengembangkan teknologi kapal perang yang lebih canggih lagi. Karena itu alih
teknologi yang tidak disertai penelitian dan pengembangan membuat negara kita
akan terus tertinggal dari Negara-negara lain.