TUGAS ILMU ADMINISTRASI

Mencari Masalah dan Solusi dari Hasil Wawancara Observasi di Perpustakaan

UNTAN dengan Menggunakan Sociaty 5.0 dan Fungsi Administrasi dengan
Pengorganisasian (Organizing)

Dosen pengampu: Prof.Dr.Hj.sri Haryaningsih, M.Si

Disusun Oleh:
Muhammad Nasywan Rasyid
(E0131231009)

Program Studi DIII Kearsipan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Tanjungpura
Pontianak
2023
Pengertian Sociaty 5.0

Dengan perkembangan di era Revolusi Industri 4.0, Menurut Yuko Harayama (wanita asal
jepang) Society 5.0 adalah sebuah konsep masyarakat masa depan yang bertujuan untuk
mewujudkan masyarakat yang makmur dan menyeimbangkan kemajuan ekonomi dengan
penyelesaian masalah sosial melalui sistem yang sangat mengintegrasikan dunia maya dan ruang
fisik. Society 5.0 merupakan masyarakat kelima setelah masyarakat pemburu, masyarakat agraris,
masyarakat industri, dan masyarakat informasi. Society 5.0 memanfaatkan teknologi-teknologi
seperti Internet of Things (IoT), Big Data, Kecerdasan Buatan (AI), dan robot untuk meningkatkan
kualitas hidup manusia. Beberapa contoh penerapan Society 5.0 adalah sebagai berikut:

 Teknologi peningkatan manusia yang memungkinkan manusia untuk berinteraksi dengan

dunia maya dan fisik secara lebih peka dan terkontrol. Misalnya, penggunaan alat bantu
gerak, alat bantu pendengaran, atau alat bantu penglihatan yang terhubung dengan AI dan
IoT.
 Teknologi keamanan tipe pengembangan otonom dari aplikasi AI yang dapat menjamin
keamanan dan kepercayaan dari penggunaan AI. Misalnya, penggunaan teknologi enkripsi,
verifikasi, atau audit untuk melindungi data dan privasi pengguna AI.
 Teknologi jaringan dengan efisiensi tinggi antara perangkat yang masuk dan keluarnya
informasi yang dapat menyediakan akses informasi yang cepat dan mudah. Misalnya,
penggunaan teknologi 5G, cloud computing, atau augmented reality untuk menyampaikan
informasi secara real-time dan imersif.
 Teknologi sistem manufaktur generasi berikutnya yang dapat mendukung kustomisasi massal
dan meningkatkan produktivitas. Misalnya, penggunaan teknologi 3D printing, robotika, atau
internet of things untuk membuat produk sesuai dengan kebutuhan dan preferensi
pelanggan.
 Teknologi pengukuran yang inovatif untuk manufaktur digital yang dapat meningkatkan
kualitas dan efisiensi produk. Misalnya, penggunaan teknologi sensor, analitik, atau simulasi
untuk mengukur dan memantau proses produksi.

Society 5.0 juga menekankan pentingnya etika dalam pengembangan dan penerapan teknologi.
Konsep ini mengajukan pertanyaan tentang dampak sosial dan moral dari teknologi yang semakin
canggih, serta perlunya kebijakan yang memastikan bahwa teknologi digunakan untuk kebaikan
bersama dan keberlanjutan masyarakat. Society 5.0 diharapkan dapat memberikan manfaat bagi
setiap individu, perusahaan, dan masyarakat secara keseluruhan. Beberapa manfaat tersebut adalah:

 Pembaruan individu yang memungkinkan setiap orang untuk hidup sehat, aman, nyaman,
dan sesuai dengan gaya hidup yang diinginkannya. Misalnya, dengan adanya layanan
kesehatan yang terpersonalisasi, layanan transportasi yang nyaman dan ramah lingkungan,
atau layanan pendidikan yang berkualitas dan fleksibel.
 Pembaruan perusahaan yang memungkinkan setiap perusahaan untuk menciptakan nilai-
nilai baru dengan melakukan digitalisasi dan pembaruan model bisnis. Misalnya, dengan
adanya peluang pasar baru, peningkatan daya saing global, atau peningkatan kesejahteraan
karyawan.
 Pembaruan masyarakat yang memungkinkan setiap masyarakat untuk menyelesaikan
masalah-masalah sosial dengan cara kolaboratif dan inovatif. Misalnya, dengan adanya
peningkatan inklusi sosial, peningkatan keselamatan publik, atau peningkatan keberlanjutan
lingkungan.
 Dalam keseluruhan, Society 5.0 mengusulkan visi masa depan yang menggabungkan potensi
teknologi dengan kebutuhan dan aspirasi manusia untuk mencapai kemajuan yang berkelanjutan dan
inklusif. Society 5.0 juga sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) yang diusulkan
oleh PBB.

Permasalahan dan Solusi Administrasi dari Hasil Wawancara Observasi

a. Permasalahannya

Permasalahan atau kendala administrasi yang didapatkan dari hasil dari wawancara observasi yaitu
ketika ada perubahan struktur surat yang terjadi secara tiba tiba sehingga memerlukan waktu yang
lebih lama karena harus mulai kembali dari awal.

b. Solusinya

Salah satu tantangan yang dihadapi oleh masyarakat dalam era Society 5.0 adalah perubahan
struktur surat yang terjadi secara tiba-tiba. Surat adalah salah satu media komunikasi yang penting
dalam dunia bisnis, pemerintahan, dan pendidikan. Salah satu aspek yang perlu diperhatikan dalam
era Society 5.0 adalah struktur surat, yaitu susunan dan tata cara penyusunan surat resmi yang
digunakan dalam komunikasi antar instansi atau organisasi. Struktur surat yang baik harus memenuhi
kriteria kejelasan, kesederhanaan, kelengkapan, dan keteraturan. Perubahan struktur surat dapat
berdampak pada efektivitas, efisiensi, dan kualitas komunikasi antara pengirim dan penerima surat.

Salah satu fungsi administrasi dalam penyelenggaraan pelayanan publik adalah pengorganisasian
(organizing), yaitu proses menentukan tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab, dan hubungan kerja
antara individu atau unit kerja dalam suatu organisasi. Pengorganisasian yang baik dapat
meningkatkan produktivitas, efektivitas, dan efisiensi dalam pelayanan publik. Jika terjadi perubahan
struktur surat yang tiba-tiba, misalnya karena adanya perubahan kebijakan atau standar, maka hal ini
dapat menyebabkan keterlambatan atau kesalahan dalam penyampaian informasi atau permintaan
pelayanan. Oleh karena itu, diperlukan solusi untuk mengatasi masalah ini dengan menggunakan
fungsi administrasi pengorganisasian.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk menerapkan fungsi
pengorganisasian terhadap perubahan struktur surat:

 Mengidentifikasi tugas-tugas yang harus dilakukan dalam membuat surat, seperti menulis,
mengedit, menandatangani, mengirim, dll.
 Mengelompokkan tugas-tugas tersebut berdasarkan kesamaan atau keterkaitannya, seperti
menulis dan mengedit dalam kelompok produksi, menandatangani dan mengirim dalam
kelompok distribusi, dll.
 Menetapkan orang-orang yang bertanggung jawab untuk setiap kelompok tugas, seperti
penulis, editor, penandatangan, pengirim, dll.
 Memberikan wewenang dan sumber daya yang diperlukan untuk setiap orang yang
bertanggung jawab, seperti akses ke komputer, internet, printer, kertas, dll.
 Menyusun mekanisme koordinasi antara orang-orang yang bertanggung jawab, seperti rapat,
email, telepon, dll.
 Membuat sistem informasi atau aplikasi yang dapat membantu pegawai atau unit kerja
dalam menyusun surat sesuai dengan struktur surat yang baru. Sistem ini dapat berupa
template surat, formulir online, atau software pengolah kata yang terintegrasi dengan
database pelayanan publik.
  Melakukan evaluasi dan monitoring terhadap implementasi perubahan struktur surat dalam
penyelenggaraan pelayanan publik. Hal ini dapat dilakukan melalui pengumpulan data, survei
kepuasan masyarakat, audit kualitas, atau pengaduan online.

Dengan melakukan langkah-langkah tersebut, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan

efektivitas dalam membuat surat yang sesuai dengan perubahan struktur surat. Selain itu, fungsi
pengorganisasian juga dapat meminimalkan konflik dan kesalahan yang mungkin terjadi dalam
proses pembuatan surat.

Tidak hanya fungsi administrasi saja yang dapat mengatasi perubahan struktur surat. Teknologi
Society 5.0 dapat membantu manusia dalam berbagai bidang, termasuk dalam hal penulisan surat
seperti kecerdasan buatan (AI) yang ada di dalam sebuah aplikasi. Dengan menggunakan aplikasi
yang berbasis AI, pengguna cukup memberikan informasi dasar yang dibutuhkan oleh aplikasi AI ini,
kemudian aplikasi AI ini akan menghasilkan surat yang rapi, profesional, dan efisien. Pengguna juga
dapat mengedit atau memodifikasi surat yang dihasilkan oleh aplikasi AI ini sesuai dengan kebutuhan
atau preferensinya. Aplikasi AI ini juga dapat meningkatkan kualitas dan produktivitas surat resmi
yang dibuat oleh pengguna

Contoh aplikasi AI untuk penulisan surat resmi :

 Jasper.ai: Jasper.ai adalah perangkat lunak penulisan konten AI terbaik yang serba bisa.
Jasper.ai dapat menghasilkan konten lengkap, orisinal, dan bebas plagiarisme dengan lebih
cepat, lebih baik, dan lebih efisien. Jasper.ai mendukung 29 bahasa berbeda dan memiliki
lebih dari 50 templat penulisan konten, termasuk surat resmi. Jasper.ai juga memiliki fitur AI
Chat dan AI Art yang dapat membantu pengguna dalam berkomunikasi dan berkreasi.
 Copy.ai: Copy.ai adalah penulis AI gratis selamanya terbaik. Copy.ai dapat membantu
pengguna dalam menulis berbagai jenis konten, termasuk surat resmi. Copy.ai menggunakan
teknologi GPT-3 untuk menghasilkan konten yang kreatif, relevan, dan berkualitas. Copy.ai
juga memiliki fitur kolaborasi yang memungkinkan pengguna untuk berbagi dan mengedit
konten bersama-sama.
 ClosersCopy: ClosersCopy adalah teknologi AI berpemilik terbaik. ClosersCopy dapat
membantu pengguna dalam menulis surat resmi yang persuasif, profesional, dan personal.
ClosersCopy memiliki fitur editor yang canggih, templat yang teruji, dan alat analisis yang
kuat. ClosersCopy juga dapat membantu pengguna dalam meningkatkan keterampilan
penulisan mereka dengan memberikan saran dan umpan balik

Dengan demikian, society 5.0 dan fungsi administrasi sebagai pengorganisasian (organizing) dapat
memberikan solusi yang praktis dan inovatif terhadap masalah perubahan struktur surat yang terjadi
secara tiba-tiba.