MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“SISTEM UNTUK KOLABORASI DAN BISNIS JEJARING SOSIAL”

Dosen Pengampu :
Budi Purnomo Saputro, S.Kom, M.M

Disusun Oleh Kelompok 7

Diko Gusti Sandiko Sujak 141210055

Audrey Giovanni 141210044
Figo Mahendra 141210114
Septian Bayu Rahmadi 141210228

KELAS EM-E
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN “VETERAN” YOGYAKARTA
2024
A. SISTEM UNTUK KOLABORASI DAN BISNIS JEJARING SOSIAL

1. Apa yang Dimaksud Kolaborasi?

Kolaborasi adalah berkerja bersama-sama orang lain untuk mencapai tujuan bersama
yang jelas. Kolaborasi berfokus pada penyelesaian tugas ataupun misi, dan biasanya
digunakan pada organisasi bisnis, atau organisasi lainnya, atau antara satu bisnis dengan
bisnis lainnya.
Kolaborasi dapat berlangsung singkat, selama beberapa menit, atau dalam jangka
waktu yang lebih lama, bergantung dari perkerjaan dan hubungan diantara partisipan.
Kolaborasi dapat bersifat satu orang atau banyak orang dengan banyak orang.
Saat ini, kolaborasi dan kerja sama tim menjadi lebih penting dibandingkan
sebelumnya karena berbagai alasan:
1) Mengubah sifat pekerjaan
Sifat pekerjaan telah berubah dari perusahaan pabrikan dan kantor tanpa
komputer di mana setiap tahapan dalam proses produksi dilakukan secara
terpisah satu sama lain, dan dikoordinasikan oleh supervisor. Pekerjaan
diorganisasikan secara terpisah, dengan cara terpisah ini, pekerjaan dialirkan
dari satu perangkat mesin, ke mesin lainnya, dari satu desktop, ke desktop
lainnya, sampai produk akhir tersebut selesai. Saat ini, dunia kerjamemerlukan
koodinasi yang lebih erat dan interaksi diantara pihak-pihak yang terlibat dan
pembuatan produk ataupun layanan. Laporan terkini dari perusahaan konsultan
McKinsey & Company menyatakan bahwa 41% tenaga kerja Amerika Serikat
saat ini bekerja pada pekerjaan di mana kegiatan interaksi (berdialog, mengirim
surat, mempresentasikan, memersuasi) merupakan nilai tambah yang utama.
Meskipun bekerja di pabrik, pekerja saat ini sering bekerja pada kelompok-
kelompok produksi.
2) Pertumbuhan bidang pekerjaan profesional
Bidang pekerjaan yang memerlukan banyak "interaksi", cenderung menjadi
bidang pekerjaan para professional di bidang jasa, yang membutuhkan
koordinasi dan kolaborasi secara erat. Bidang pekerjaan profesional
memerlukan pengetahuan tambahan serta pendistribusian informasi guna
menyelesaikan pekerjaan. Bidang pekerjaan yang memerlukan banyak
"interaksi", cenderung menjadi bidang pekerjaan para professional di bidang
jasa, yang membutuhkan koordinasi dan kolaborasi secara erat. Bidang
 pekerjaan profesional memerlukan pengetahuan tambahan serta pendistribusian
informasi guna menyelesaikan pekerjaan. Setiap pelaku yang berperan dalam
bidang pekerjaan tersebut memiliki keahlian khusus dalam menyelesaikan suatu
masalah, dan setiap pelaku yang berperan harus saling bekerja sama dalam
menyelesaikan pekerjaan
3) Mengubah Struktur organisasi perusahaan
Pada era industri, kebanyakan para managermengorganisasikan pekerjaan
melalui model hierarki, perintah kerja turun secara hierarki,dan direspons
kembali ke atasan secara hierarki. Pada masa sekarang, pekerjaan diorganisasi
berdasarkan kelompok-kelompok dan tim kerja, dan masing-masing anggota
diharapkan mengembangkan metode mereka sendiri-sendiri dalam
menyelesaikan tugas yang diberikan. Manajer senior mengawasi dan menilai
hasil yang dicapai, sekaligus menginformasikan perincian perintah kerja
ataupun prosedur operasional. Ini di sebabkan keahlian dan wewenang
pengambilan keputusan telah didelegasikan ke bagian lini bawah organisasi.
4) Mengubah ruang lingkup perusahaan
Pekerjaan dalam perusahaan telah berubah dari lokasi tunggal menjadi banyak
lokasi-kantor dan pabrik dalam suatu wilayah, negara ataupun seluruh dunia.
Sebagai contoh, Henry Ford, pertama kali mendirikan satu pabrik mobil dengan
kapasitas produksi massal di Dearborn, Michigan. Pada 2012, perusahaan
tersebut mempekerjakan lebih dari 166.000 karyawan di 90 pabrik dan
fasilitasnya di seluruh dunia. Dengan kondisi global semacam ini, diperlukan
koordinasi yang erat dalam perancangan, produksi, pemasaran, distribusi, dan
pelayanan. Perusahaan besar berskala global, memerlukan tim kerja yang
bekerja secara global.
5) Mentikberatkan pada inovasi
Meskipun kita cenderung menghubungkan inovasi di bidang bisnis dan ilmu
pengetahuan dengan orang-orang hebat, orang-orang hebat ini kebanyakan
bekerja sama dengan rekan-rekan kerja yang brilian. Pikirkan tentang Bill Gates
dan Steve Jobs (pendiri Microsoft dan Apple), keduanya dipandang sebagai
inovator penting yang membangun kerja sama tim yang kuat, serta mendukung
inovasi-inovasi pada perusahaan mereka. Inovasi-inovasi awal mereka
diperoleh dari kolaborasi dengan rekan kerja dan mitra bisnis mereka. Dengan
kata lain, inovasi merupakan proses kelompok dan sosial serta sebagian besar
 inovasi di peroleh dari kolaborasi antar-individu di laboratorium, organisasi
bisnis, ataupun instansi pemerintahan. Praktik kolaborasi dan teknologi yang
kuat, dipercaya meningkatkan kecepatan dan kualitas inovasi.
6) Mengubah Budaya Bisnisi
Sebagian besar riset mengenai kolaborasi mendukung gagasan bahwa
keragaman tim, memberikan hasil yang lebih baik dan lebih cepat ketimbang
bekerja sendiri-sendiri. Gagasan populer tentang keramaian juga mendukung
budaya kolaborasi dan kerja sama tim.

2. Apa yang Dimaksud Dengan Bisnis Jejaring Sosial?

Saat ini, banyak perusahaan meningkatkan kolaborasi dengan memanfaatkan bisnis

jejaring sosial (social business)-menggunakan platform jejaring sosial, yang meliputi
Facebook, Twitter, dan perangkat sosial yang terdapat dalam perusahaan untuk
berhubungan dengan karyawan, pelanggan, serta pemasok mereka. Perangkat ini
memungkinkan pekerja untuk membuat profil, membentuk kelompok, dan mengikuti
perkembangan status anggota lainya. Tujuan dari bisnis jejaring sosial adalah untuk
memperdalam interaksi dengan kelompok-kelompok dari dalam dan luar perusahaan guna
memperlancar dan memperbaiki pendistribusian informasi, inovasi, dan pengambilan
keputusan.
Kunci utama dalam bisnis jejaring sosial adalah "percakapan". Pelanggan, pemasok,
karyawan, manajer, bahkan organisasi yang jauh sekali memiliki percakapan yang terus
berlangsung seputar organisasi, sering kali tanpa sepengetahuan perusahaan ataupun
pejabat penting perusahaan tersebut (karyawan dan manajer).
Para pendukung bisnis jejaring sosial menyatakan bahwa jika perusahaan mampu
bergabung dalam percakapan ini, mereka akan mampu meningkatkan hubungan dengan
pelanggan, pemasok, dan karyawan, serta meningkatkan keterlibatan emosi mereka dalam
perusahaan.
Semua hal tersebut memerlukan transparansi di bidang informasi. Orang-orang ingin
saling berbagi opini dan fakta dengan orang lain secara cepat, tanpa intervensi/campur
tangan dari eksekutif dan pihak lainnya. Karyawan harus cepat tanggap mengenai apa yang
dipikirkan pelanggan dan karyawan lainnya; pemasok akan cepat belajar mengenai rantai
pasokan dari rekan bisnis mereka; bahkan para manajer pun sepertinya akan belajar dengan
cepat dari bawahan mereka seberapa baik pekerjaan mereka. Hampir setiap orang yang
terlibat dalam penciptaan suatu nilai memiliki pengetahuan yang lebih dalam terhadap
orang lain.
Jika lingkungan semacam itu dapat diciptakan, sepertinya mungkin untuk beroperasi
secara efisien, memacu inovasi, dan mempercepat pengambilan keputusan. Jika perancang
produk dapat belajar dengan cepat mengenai produk mereka dipasaran secara real-time,
berdasarkan umpan balik dari pelanggan, perancang produk tersebut dapat mempercepat
proses perancangan ulang. Jika karyawan mampu menggunakan perangkat sosial untuk
memperoleh pengetahuan dari dalam maupun luar perusahaaan, mereka akan mampu
bekerja lebih efisien dan mampu menyelesaikan lebih banyak masalah.

Manfaat Bisnis Dari Kolaborasi dan Bisnis Jejaring Sosial

Meskipun banyak artikel dan buku yang ditulis mengenai kolaborasi, hampir
sebagian besar dari penelitian yang dilakukannya bersifat anekdot. Meski demikian,
ada kepercayaan umum dikalangan pelaku bisnis dan komunitas akademik bahwa
semakin kolaboratif suatu organisasi bisnis, semakin sukses bisnis tersebut, dan
kolaborasi antar-perusahaan menjadi semakin penting dibandingkan dulu. Survei
terkini mengenai para pengelola bisnis dan sistem informasi secara global
menemukan bahwa investasi di bidang teknologi kolaborasi mendatangkan
peningkatan kinerja organisasi yang memberikan tingkat pengembalian empat kali
lipat dari nilai investasi yang dikeluarkan, dengan manfaat terbesar dirasakan oleh
penjualan, pemasaran, serta fungsi penelitian dan pengembangan (Frost dan White,
2009).

Studi lain mengenai nilai dari kolaborasi juga menemukan bahwa seluruh
manfaat ekonomis dari kolaborasi begitu signifkan: Dari setiap kata yang dibaca
oleh karyawan dari surel yang dikirimkan oleh orang lain, di peroleh tambahan
penghasilan sebesar $70 (Aral, Brynjolfsson, dan Van Alstyne, 2007). Perusahaan
jasa konsultasi McKinsey & Company memperkirakan bahwa penggunaan
teknologi jejaring sosial antar-perusahaan berpotensi meningkatkan produktivitas
karyawan hingga 20% sampai 25% (McKinsey, 2012).

Membangun Budaya dan Proses Bisnis yang Kolaboratif

Di dalam perusahaan bisnis, kolaborasi tidak dapat terjadi secara spontan,

terutama jika tidak ada budaya dan proses yang mendukung. Perusahaan bisnis
 terutama yang berskala besar memiliki reputasi pada masa lalu sebagai organisasi
yang bersifat “memerintah dan mengendalikan”, dimana semua masalah dan
pemikiran penting dibebankan pada petinggi perusahaan, dan kemudia
memerintahkan bawahannya untuk menjalankan rencana dari manajemen senior.
Pekerjaan manajemen tingkat tengah dianggap hanya sebagai penerus pesan dari
hierarki tingkat atas ke tingkat bawah.

3. Perangkat dan Teknologi untuk Kolaborasi dan Bisnis Jejaring Sosial

Budaya kerja yang kolaboratif dan berorientasi tim tidak akan memberikan hasil apa
pun tanpa adanya sistem informasi yang memungkinkan terwujudnya semua itu. Ratusan
perangkat dirancang untuk berhubungan dengan hal itu , meliputi :
1) Surel dan Pesan Instan (Instant Messaging-IM)
Surat elektronik (surel) dan pesan instan telah menjadi perangkat utama dalam
berkomunikasi dan berkolaborasi untuk menghubungkan pekerjaan. Perangkat
lunak yang dirancang beroberasi pada komputer, telepon seluler dan perangkat
genggam nirkabel lainnya dan dilengkapi fitur untuk saling berbagi file.
2) Wiki
Wiki adalah jenis situs web yang memudahkan pengguna yang tidak memiliki
pengetahuan dalam bahasa pemrograman dan pengembangan web untuk
berkontribusi dan mengubah isi tulisan dan gambar. Wiki yang paling terkenal
adalah wikipedia, proyek referensi terbesar di dunia yang diedit secara
kolaboratif.
3) Virtual words
Virtual worlds, seperti Second Life adalah lingkungan 3D yang dihuni oleh
"penduduk/wargi" yang telah menciptakan karakter grafis sebagai perwakilan
diri mereka, yang dikenal sebagai avatar Organisasi seperti IBM dan Insead,
sekolah bisnis berskala internasional dengan kampus di Prancis dan Singapura,
menggunakan virtual worlds untuk mengadakan pertemuan secara online, sesi
pelatihan, serta "lounge (tempat berkumpul)". Manusia-manusia nyata yang
diwakili oleh avatar bertemu, berinteraksi, dan saling berbagi ide secara virtual,
menggunakan gerak tubuh, chat box conversation (kotak untuk mengetik
kalimat yang akan disampaikan ke lawan bicara), dan komunikasi suara
(memerlukan mikrofon).
4) Platform kolaborasi dan bisnis jejaring sosial
Saat ini, tersedia produk perangkat lunak yang menyediakan platform (landasan
program dalam beroperasi) multifungsi untuk kolaborasi dan bisnis jejaring
sosial diantara kelompok- kelompok karyawan yang bekerja di berbagai lokasi
berbeda. Platform paling banyak digunakan adalah konferensi audio
berbasis/menggunakan internet (internet-based audio conferencing) dan sistem
video conferencing (pertemuan tatap muka lewat video secara online), layanan
perangkat lunak online, seperti Google Apps/Google Sites, cyberlockers,
sistem-sistem kolaborasi untuk perusahaan, seperti Lotus Notes dan Microsoft
SharePoint, serta perangkat jejaring sosial untuk perusahaan, seperti Salesforce
Chatter, Microsoft Yammer, Jive, serta IBM Connections dan SmartCloud for
Business.
a) Virtual Meeting Systems (Sistem Pertemuan Virtual)
Dalam rangka menekan biaya perjalanan, banyak perusahaan besar
maupun kecil, mengadopsi teknologi videoconferencing dan web
conferencing. Ferusahaan seperti Heinz, General Electric, Pepsico, dan
Wachovia menggunakan sistem pertemuan virtual (sistem yang
memungkinkan tatap muka antar partisipan secara online) untuk
kegiatan pembahasan produk, pelatihan, sesi strategis, bahkan
menyampaikan inspirasi.
Videoconference memungkinkan dua atau lebih orang di lokasi yang
berbeda untuk berkomunikasi secara bersama-sama melalui dua jalur
transmisi video dan audio (tatap muka dan saling mendengar). Sistem
paling mutakhir dari videoConference dilengkapi dengan teknologi
telepresence, aplikasi program audio dan visual terintegrasi, yang
memungkinkan seseorang hadir pada suatu lokasi secara virtual selain
dari lokasi fisik sebenarnya. Sistem berbasis internet yang gratis dan
murah seperti Skype group videoconfernceing, Zoom.us, dan ooVoo
memiliki kualitas yang lebih rendah, namun tetap berguna bagi
perusahaan-perusahaan-perusahaan kecil. Perangkat komunikasi video
seperti Apple's FaceTime, dan Google video, merupakan perangkat yang
berguna untuk melakukan videoconferecing orang-per-orang.
 Perusahaan dari berbagai ukuran menemukan perangkat pertemuan
online berbasis web seperti Cisco WebEx, Microsoft Live Meeting, dan
Adobe Connect sangat membantu dalam presentasi penjualan dan
pelatihan. Produk-produk tersebut memungkinkan setiap partisipan
saling berbagi dokumen dan presentasi bersama dengan audio dan
videoconferencing melalui webcam.

b) Google Apps/Google Sites dan Cloud Collaboration Services

Salah satu layanan online "gratis" yang paling sering digunakan
adalah Google Apps/Google Sites. Google Sites memungkinkan
pengguna menciptakan situs web untuk kelompok secara online yang
dapat diedit secara cepat. Google Sites adalah salah satu bagian dari
rangkaian perangkat Google Apps yang lebih besar. Pengguna Google
Sites dapat merancang dan mengunjungi situs web dalam hitungan
menit, tanpa dibutuhkan kemampuan teknis yang mendalam, pengguna
Google Sites dapat mem- posting berbagai macam file seperti kalender,
teks, lembar kerja, dan video untuk kepentingan pribadi, kelompok,
ataupun publik.
Google Sites bekerja dengan Google Apps dan menyediakan
perangkat lunak untuk kegiatan produktivitas perkantoran (seperti
pengolahan kata, lembar kerja, presentasi, pengelolaan kontak, layanan
pesan, dan surat). Namun untuk edisi premium, pelaku bisnis dikenakan
biaya $50 per tahun dengan fasilitas 25 gigabytes kapasitas
penyimpanan surel, garansi 99,9% surel pasti terkirim/ diterima dengan
baik, perangkat untuk berintegrasi dengan infrastruktur perusahaan yang
telah ada, layanan telepon 24 jam/1 minggu non-stop. Tabel 2.4
menggambarkan beberapa kemampuan Google Apps/Google Sites.
Google Drive merupakan salah satu contoh cyberlocker (situs
internet untuk menyimpan data pribadi secara digital) berbasis cloud
computing. Cyberlocker adalah layanan berbagi file secara online yang
memungkinkan pengguna meng-upload file ke dalam situs
penyimpanan online yang aman, dimana file tersebut juga dapat
dibagikan kepada pengguna lain. Google Drive menawarkan kapasitas
penyimpanan gratis hingga 5 gigabytes, dengan tambahan biaya
 perbulan untuk pemakaian hingga 16 terabytes. Layanan ini mampu
beroperasi dalam berbagai sistem operasi, browser, dan perangkat
mobile. Pengguna dapat menciptakan dan mengedit dokumen secara
online, menyinkronkan file file tersebut dengan perangkat yang dimiliki,
dan saling berbagi dengan orang lain. Aplikasi Google Docs juga
diikutsertakan dalam Google Drive, yang memungkinkan pengguna
untuk mengerjakan dokumen, lembar kerja, dan presentasi secara real-
time, serta menerima pemberitahuan ketika ada komentar yang mau
masuk.
Layanan cyberlocker lainnya yang digunakan untuk kolaborasi
seperti Dropbox dan Microsoft SkyDrive, yang menyediakan layanan
secara gratis maupun berbayar, bergantung pada jumlah kapasitas
penyimpanan yang diperlukan. Pengguna dapat menyinkronkan file
yang mereka simpan secara online dengan menggunakan PC atau
perangkat lainnya, dilengkapi dengan fitur untuk menentukan apakah
file tersebut bersifat publik atau privat serta membagikan file tersebut
dengan kontak yang ditunjuk/dipilih. Microsoft SkyDrive menyediakan
kapasitas penyimpanan online gratis sebesar 7 gigabyte untuk dokumen-
dokumen Microsoft Office dan dokumen-dokumen lainnya, serta
beroperasi dengan situs web versi Microsoft Word, Excel, Power Point,
dan OneNote, yang disebut dengan Office Web Apps (aplikasi situs web
berbasis Microsoft Office). Dropbox (menawarkan kapasitas
penyimpanan gratis sebesar 2 gigabytes) sendiri tidak dilengkapi dengan
perangkat untuk membuat dan mengedit dokumen.

c) Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint merupakan platform kolaborasi dan
pengolahan data berbasis browser, yang digabungkan dengan fitur
mesin pencari (search engine) yang di-instalpada server perusahaan.
SharePoint memiliki tampilan berbasis web dan terintegrasi erat dengan
perangkat yang digunakan sehari-hari seperti produk-produk Microsoft
Office. Aplikasi SharePoint memungkinkan karyawan untuk saling
berbagi dokumen dan berkolaborasi dalam menyelesaikan proyek
menggunakan dokumen Microsoft Office sebagai dasarnya.
 Microsoft SharePoint dapat digunakan untuk meng-host
(menjadikan pusat kegiatan komputasi) situs web internal perusahaan
guna mengorganisasikan dan menyimpan informasi pada satu area kerja
terpusat sehingga memungkinkan tim untuk mengoordinasikan aktivitas
pekerjaannya, berkolaborasi dalam memublikasikan dokumen,
memantau daftar pekerjaan, mengimplementasikan aliran pekerjaan,
dan saling berbagi informasi melalui wiki dan blog. Pengguna juga
dimungkinkan untuk mengontrol versi dan keamanan dari dokumen-
dokumen tersebut. Karena SharePoint menyimpan dan
mngorganisasikan dokumen pada satu lokasi saja, pengguna dapat
menemukan informasi secara cepat dan efisien sambil mengerjakan
tugas, proyek, dan dokumen secara bersamaan. Perangkat pencarian
(search engine) dalam perusahaan membantu dalam menemukan orang,
keahlian, dan konten yang diperlukan. Seperti yang diinformasikan pada
kasus pembuka bab, SharePoint baru-baru ini menambahkan perangkat
sosial.
ICA merupakan perusahaan konstruksi berskala besar di Meksiko
yang bergerak khusus di bidang Infrastruktur, dengan wilayah operasi
di Amerika bagian Utara, Selatan, dan Tengah serta Eropa. Perusahaan
tersebut mengimplementasikan Microsot SharePoint 2010 untuk
mengorganisasikan 500.000 dokumen yang digunakan 3.000
karyawannya setiap hari. Karyawan ICA sekarang dapat menemukan
dokumen dan keahlian yang mereka perlukan sesegera mungkin dalam
menyelesaikan proyek secara tepat waktu dan sesuai anggaran.
Dokumentasi proyek menjadi jauh lebih aman, dan ICA telah
membentuk komunitas online untuk meraih pengetahuan yang
dibagikan oleh para ahli dalam lingkungan perusahaan. (Microsoft,
2011).

d) Lotus Notes
Lotus Notes merupakan contoh awal dari groupware (perangkat
untuk membentuk dan berkomunitas di dalam sebuah grup). Sistem
Aplikasi kolaborasi dengan kemampuan men-sharing kalender (jadwal
kerja ataupun proyek), penulisan dan pengeditan dokumen secara
bersama, berbagi akses database, serta pertemuan secara elektronis), di
mana setiap partisipan dapat saling melihat dan menampilkan informasi
dan kegiatan yang dilakukan satu sama lain. Perangkat lunak Lotus
Notes di-instal pada desktop PC atau pada komputer jinjing (laptop).
kemudian memperoleh aplikasi dari server IBM Lotus Domino.
Sekarang aplikasi Lotus Notes memungkinkan pengunaan aplikasi situs
web berkat pengembangan pada bahasa pemrograman dan aplikasi yang
memungkinkan pengguna untuk menciptakan aplikasinya sendiri sesuai
dengan kebutuhan mereka yang khas.
Aplikasi Lotus Notes yang di-instal pada komputer klien,
menjadikan komputer tersebut platform (dasar aplikasi dalam
beroperasi) bagi surel, pesan instan (dijalankan oleh Lotus Sametime),
web browsing, dan kalender, juga untuk berinteraksi dengan aplikasi-
aplikası kolaboratif lainnya. Saat ini, Lotus Notes juga memiliki
kemampuan dalam mengelola blog, microblogs, wiki, RSS Aggregator,
sistem help desk, voice dan video conferencing, serta online meeting.
Perusahaan-perusahaan besar menggunakan IBM Lotus Notes
karena menjanjikan tingkat keamanan dan keandalan yang tinggi serta
kemampuan dalam memelihara dan mengontrol informasi-informasi
penting perusahaan. Sebagai contoh, sebuah perusahaan yang bergerak
di bidang penjualan ritel dan distributor di bidang medis dan farmasi,
Magnum AS Group, menggunakan Lotus Notes untuk mengelola lebih
dari 500.000 dokumen dan memenuhi persyaratan aturan yang ketat.
Aplikasi tersebut menyediakan tempat penyimpanan data terpusat,
dengan pengendalian penuh atas dokumentasi perusahaan seperti
penulisan dokumen, lembar kerja, gambar, file PDF, dan surel.
Pengguna dapat menemukan versi terbaru dari dokumen dengan sekali
pencarian. Dokumen hanya dapat diedit oleh pengguna yang memiliki
wewenang memperbaiki tingkat pengamanan, serta menyederhanakan
kerumitan terkait peraturan yang ketat dan kewajiban melakukan audit
yang ditentukan oleh industri farmasi internasional.
Ada dua lagi produk yang berhubungan dengan IBM Lotus, yang
lebih dispesialisasikan dalam perangkat jejaring sosial dan kerja sama
tim, serta mampu mengakses informasi dari Lotus Notes. IBM Lotus
 Quickr membantu sekelompok orang dalam berbagi dokumen dan
informas menggunakan team spaces, content libraries, discussion
forums, dan wiki. IBM Connections mendukung jaringan sosial internal
perusahaan dengan kemampuan pencarian profil, komunitas, blog,
aktivitas, wiki, dan forum.
Roland Corporation, perusahaan manufaktur alat musik elektrik asal
Jepang, menggunakan Lotus Quickr dan IBM Connections untuk
membantu perkembangan kreativitas dan kolaborasi diantara 3.100
karyawannya di seluruh dunia. Sekarang perusahaan tersebut memiliki
"electronic public square (lapangan umum elektronis)" yang
memfasilitasi penyebaran konsep-konsep dan ide yang mereka
kembangkan. Lotus Quickr membantu perusahaan dalam mengelola dan
memantau proyek, seperti peluncuran produk baru, di mana 90% dari
200 karyawan yang terlibat di dalamnya bekerja dari luar negeri.
Perangkat lunak tersebut mengumpulkan dan menyimpan seluruh
informasi tentang peluncuran produk serta memudahkan perusahaan
dalam membuat situs web dalam mendukung kegiatan penjualan. IBM
Connections meningkatkan kemampuan suatu perusahaan dalam
melihat spesialisasi dan keahlian yang terdapat dalam perusahaannya
dan secara informal membantu karyawan dalam berbagi informasi dan
ide-ide (IBM, 2011).
e) Perangkat Jejaring Sosial dalam Perusahaan
selain perangkat yang baru kita jelaskan yang mendukung
kemampuan bisnis jejaring sosial, ada juga perangkat sosial yang
terspesialisasi seperti Salesforce Chatter, Microsoft Yammer, Jive, dan
IBM Connection. Perangkat jejaring sosial dalam perusahaan
menciptakan nilai binis dengan cara saling menghubungkan antar-
anggota perusahaan melalui profil, pemutakhiran, dan
notifikasi/pemberitahuan, seperti fitur yang terdapat pada Facebook,
tetapi dirancang hanya untuk kalangan Internal suatu perusahaan saja.
IBM baru- baru ini memperkenalkan serangkaian perangkat bisnis
jejaring sosial yang beroperasi pada platform cloud computing, yang
disebut SmartCloud untuk bisnis jejaring sosial, dilengkapi dengan
profil pengguna, komunitas, surel, layanan pesan instan, web meetings,
 kalender, layar penampil digital pribadi, dan file sharing. Tabel 2.5
menyediakan detail yang lebih lengkap mengenai kemampuan aplikasi
ini.
7-Eleven Inc. berbasis di Dallas telah menggunakan Yammer bagi
2.000 karyawannya sejak bulan Mei 2011. Para pengelola jaringan toko
menerapkan aplikasi tersebut secara luas, guna membantu konsultan di
lapangan bekerja sama dengan para pemilik bisnis waralaba, saling
berbagi informasi, serta belajar dari penerapan berdasarkan pengalaman
terbaik satu sama lain. Sebagai contoh, seseorang mungkin memajang
gambar yang menampilkan hal-hal baik yang terjadi dalam pekerjaan
mereka di salah satu lokasi waralaba kepada pihak lain, dan pihak
tersebut mencoba menerapkannya di lokasi waralaba mereka. Aplikasi
sosial menciptakan "virtual water cooler" di dalam lingkungan, di mana
orang-orang dapat berbicara satu sama lain mengenai apa yang terjadi
dengan cara yang santai sambil melakukan dokumentasi resmi dalam
memantau penerapan praktik terbaik.
Meskipun 7-Eleven dan perusahaan lainnya mendapatkan
keuntungan dari jejaring sosial perusahaan, jejaring sosial internal tidak
dapat dimengerti konsumen secepat mereka menggunakan Facebook,
Twitter, dan produk jejaring sosial lainnya. Kasus penutup pada bab ini,
akan membahas topik ini.

5) Daftar Periksa bagi Manajer: Mengevaluasi dan Memilih Perangkat

Kolaborasi dan Jejaring Sosial.
Dengan begitu banyaknya perangkat dan layanan yang tersedia bagi kolaborasi
dan bisnis jejaring sosial, bagaimana Anda menentukan teknologi yang tepat bagi
perusahaan Anda? Untuk menjawab pertanyaan ini, Anda membutuhkan kerangka
kerja untuk memahami perangkat ini dirancang untuk menyelesaikan masalah
seperti apa.
Matriks kolaborasi ruang/waktu berfokus pada dua dimensi permasalahan
dalam kolaborasi: ruang dan waktu. Sebagai contoh, Anda ingin berkolaborasi
dengan seseorang pada zona waktu yang berbeda dan Anda tidak dapat bertemu
dalam waktu yang sama. Tengah malam di New York merupakan siang hari di
Bombay, sehingga akan menjadi hal yang sulit bagi videoconference (orang-orang
di New York sudah mengantuk). Waktu jelas merupakan sebuah hambatan dalam
melakukan kolaborasi secara global.
Tempat (lokasi) juga menghalangi kolaborasi secara global, bahkan bagi
perusahaan berskala nasional maupun regional. Mengumpulkan orang untuk
melakukan pertemuan secara fisik menjadi sulit karena lokasi fisik perusahaan yang
tersebar (lokasi perusahaan lebih dari satu), biaya perjalanan, dan keterbatasan
waktu yang dimiliki manajer.
Teknologi kolaborasi dan jejaring sosial yang baru kita jelaskan sebelumnya
merupakan cara untuk menghadapi masalah jarak dan waktu tersebut. Dengan
menggunakan kerangka kerja ruang/waktu akan membantu Anda dalam memilih
perangkat yang sesuai bagi perusahaan Anda. Perlu diperhatikan bahwa beberapa
perangkat dapat diaplikasikan lebih dari satu tempat/ waktu. Sebagai contoh, Lotus
Notes memiliki kemampuan baik melakukan interaksi pada waktu yang sama
(layanan pesan instan, electronic-meeting) maupun pada waktu yang berbeda (surel,
wiki, edit dokumen).
Berikut hal-hal yang perlu segera dilakukan. Jika Anda mengikuti enam langkah
berikut, Anda akan dituntun untuk melakukan investasi pada aplikasi kolaborasi
yang tepat dengan harga terjangkau dan tingkat risiko yang dapat ditoleransi.
a) Apa tantangan dalam kolaborasi terkait tempat dan waktu yang dihadapi
oleh perusahaan? Tempatkan perusahaan Anda pada matriks
ruang/waktu. Perusahaan Anda dapat saja menempati lebih dari satu sel
pada matriks tersebut. Perangkat kolaborasi yang berbeda mungkin
diperlukan untuk setiap kondisi yang berbeda.
b) Diantara sel yang terdapat dalam matriks tersebut, di mana perusahaan
Anda mendapatkan tantangan, tepatnya solusi apa yang tersedia?
Buatlah daftar produk yang disediakan oleh vendor.
c) Analisis setiap produk dari segi biaya dan manfaat yang diterima
perusahaan Anda. Pastikan Anda menyertakan biaya pelatihan dalam
perkiraan biaya yang Anda buat dan biaya yang melibatkan divisi sistem
informasi, jika diperlukan.
d) Identifikasi risiko keamanan dan kelemahan dari tiap produk. Apakah
perusahaan Anda tidak keberatan menyerahkan informasi pribadi ke
tangan pihak lain seperti penyedia jasa yang terdapat di internet?
Apakah perusahaan Anda berani mengambil risiko terhadap kegiatan
 operasionalnya yang penting, untuk dikontrol secara sistem oleh
perusahaan lain? Apa risiko finansial yang dihadapi vendor Anda?
Apakah mereka akan tetap bertahan selama 2 sampai 5 tahun? Biaya apa
saja yang akan timbul untuk beralih ke vendor lain, seandainya vendor
sebelumnya bangkrut?
e) Mintalah bantuan pada pengguna yang memahami untuk
mengidentifikasi masalah implementasi dan pelatihan. Beberapa
perangkat kolaborasi dan jejaring sosial tersebut lebih mudah digunakan
ketimbang perangkat yang lain.
f) Tentukan pilihan Anda dari perangkat kolaborasi dan jejaring sosial
yang terdaftar, dan undanglah vendor/penyedia aplikasi tersebut untuk
melakukan presentasi.

B. FUNGSI SISTEM INFORMASI DI DALAM BISNIS

Kita telah menyaksikan, dewasa ini organisasi sangat membutuhkan sistem informasi
dalam menjalankan kegiatan operasionalnya dan itulah mengapa mereka menggunakan
berbagai malam seen. Namun, siapa yang bertanggungjawab menjalankan sistem tersebut?
Siapa yang bertanggang jawab dalam memastikan perangkat ke ras, perangkat lunak, dan
teknologi lainnya yang digungung dalam sistem ini berjalan dengan baik dan sesuai
kebutuhan/tidak ketinggalan zaman? Pengguna akhir mengelola sistem mereka
berdasarkan sudut pandang bisnis, tetapi mengelola teknologi fungsi sistem informasi yang
tersendiri. Hampir di setiap perusahaan bahkan yang terkecil sekalipun, departemen sistem
informasi (information systems department) adalah kelompok resmi dalam struktur
organisasi yang bertanggung jawab dalam memberikan jasa/pelayanan di sektor teknologi
informasi. Departemen sistem informasi bertanggung jawab memelihara perangkat keras,
perangkat lunak, penyimpanan data, dan jaringan yang mencakup keseluruhan infrastruktur
TI yang dimiliki perusahaan.

1. Departemen Sistem Informasi

Departemen sistem informasi terdiri atas para spesialis seperti, pemrogram, analis
sistem, pemimpin proyek, dan manajer sistem informasi. Pemrogram (programmers)
adalah spesialis yang dilatih mengenai hal-hal teknis secara mendalam, yang menulis
rangkaian perintah dalam suatu program untuk komputer. Analis sistem (systems analysts)
melambangkan hubungan utama antara kelompok sistem informasi dengan seluruh
kelompok lainnya dalam perusahaan. Pekerjaan analisis sistem adalah menerjemahkan
masalah yang dihadapi oleh perusahaan dan persyaratan- persyaratan yang diperlukan
menjadi persyaratan informasi dan sistem. Manajer sistem informasi (information systems
managers) adalah pemimpin dari tim pemrogram dan analis, manajer proyek, manajer
fasilitas, manajer telekomunikasi ataupun spesialis database. Mereka juga adalah manajer
untuk kegiatan-kegiatan operasional yang berkaitan dengan komputer berikut staf data
entry (bagian input data). Juga manajer bagi spesialis eksternal seperti vendor dan produsen
perangkat keras, perusahaan perangkat lunak, dan konsultan yang kerap terlibat dalam
kegiatan operasional sehari-hari dan perencanaan jangka panjang sistem informasi.
Di banyak perusahaan, departemen sistem informasi dipimpin oleh direktur informasi
(chief information officer-CIO). CIO adalah manajer senior yang mengawasi penggunaan
teknologi informasi di perusahaan. Saat ini, CIO diharapkan memiliki latar belakang di
bidang bisnis yang kuat, serta keahlian di bidang sistem informasi dan memainkan peran
sebagai pemimpin dalam mengintegrasikan teknologi ke dalam strategi bisnis perusahaan.
Dewasa ini, perusahaan- perusahaan besar juga memiliki posisi untuk direktur keamanan
sistem informasi, chief knowledge officer, dan chief privacy officer, yang semuanya
berhubungan erat dengan CIO.
Direktur keamanan sistem informasi (chief security officer-CSO) bertanggung jawab
terhadap keamanan sistem informasi perusahaan dan bertanggung jawab memperkuat
kebijakan keamanan informasi perusahaan. (Kadang jabatan ini disebut chief information
security officer-CISO, di mana keamanan sistem informasi bukanlah keamanan secara fisik
alias petugas keamanan). CSO bertanggung jawab dalam memberikan pendidikan dan
pelatihan kepada pengguna dan spesialis sistem informasi tentang keamanan, menjaga
kewaspadaan manajemen tentang ancaman keamanan dan gangguan, serta merawat
perangkat dan kebijakan yang dipilih untuk mengimpementasikan keamanan.

keamanan sistem informasi dan kebutuhan pengamanan data pribadi menjadi sangat
penting oleh sebab itu, perusahaan yang mengumpulkan data pribadi dalam jumlah besar
menyediakan lowongan bagi chief privacy officer (CPO). CPO bertanggung jawab dalam
memastikan perusahan memenuhi prosedur hukum mengenai data pribadi yang telah
ditetapkan.
 Chief knowledge officer (CKO), bertanggung jawab dalam program pengelolaan
pengetahuan. CKO membantu merancang program dan sistem untuk menemukan sumber
pengetahuan baru atau memperbaiki penggunaan ilmu pengetahuan yang telah ada bagi
proses manajemen dan organisasi.
Pengguna akhir (end user) adalah perwakilan dari departemen di luar kelompok sistem
informasi di mana aplikasi yang dikembangkan diperuntukkan bagi mereka. Para pengguna
ini memainkan peran yang terus bertambah besar dalam perancangan dan pengembangan
sistem informasi.
Pada masa awal perkembangan komputer, kelompok sistem informasi hampir
semuanya terdiri atas pemrogram yang memiliki spesialisasi mendalam dibidangnya,
namun fungsi teknis yang terbatas. Dewasa ini, perbandingan antara anggota staf analis
sistem dan spesialis jaringan terus berkembang, dengan departemen sistem informasi
sebagai agen pembaruan yang kuat di dalam suatu organisasi. Departemen sistem informasi
menyodorkan strategi bisnis yang baru, produk serta layananan berbasis informasi yang
baru, serta mengoordinasikan antara perkembangan teknologi dengan perubahan yang
direncanakan dalam organisasi.
Dalam lima tahun ke depan, jumlah pertumbuhan tenaga kerja di sektor sistem
informasi-SI/ sistem informasi manajemen-SIM akan mengungguli bidang pekerjaan lain
sebesar 50%. Dari 114 jenis pekerjaan, SIM menduduki peringkat ke 15 dalam hal tingkat
gaji/upah. Sementara itu, bidang jenis pekerjaan sistem informasi menunjukkan
pertumbuhan di atas rata-rata, bidang pekerjaan yang tumbuh paling cepat adalah spesialis
pendukung komputer-computer support specialist (30%), analis sistem (21%), pemrogram
dan perancang perangkat lunak (20%), manajer sistem informasi (17%) (Bureau of Labor
Statistic, 2012). Karena semakin meningkatnya ketergantungan organisasi bisnis dan
pemerintah dalam penggunaan internet sebagai sumber kegiatan komputasi dan
komunikasi, lowongan untuk manajemen keamanan sistem dan jaringan juga makin
terbuka lebar. Lihat pada Penelusuran Pembelajaran dalam bab ini yang berjudul
"Wawasan Singkat tentang Jenis Pekerjaan dan Karier pada Bidang Sistem Informasi untuk
Rentang Tahun 2012-2018" untuk keterangan lebih jelas mengenai peluang dalam bidang
pekerjaan sistem informasi.

2. PENGORGANISASIAN FUNGSI SISTEM INFORMASI

Terdapat banyak jenis organisasi bisnis, dan terdapat banyak cara bagaimana fungsi
teknologi informasi disusun dalam perusahaan tersebut. Perusahaan yang kecil, tidak akan
memiliki kelompok sistem informasi yang formal. Mungkin perusahaan tersebut hanya
memiliki satu orang karyawan yang bertanggung jawab memelihara jaringan dan
menjalankan aplikasinya, atau menggunakan jasa konsultan dalam melakukan pekerjaan
ini. Perusahaan yang lebih besar memiliki departemen sistem informasi yang tersendiri,
yang diatur melalui cara-cara yang berbeda, bergantung sifat dan kepentingan perusahaan.
Penelusuran Pembelajaran dalam bab ini, akan menjelaskan cara alternatif dalam
mengorganisasikan sistem informasi dalam organisasi bisnis.
Pertanyaan mengenai bagaimana seharusnya departemen sistem informasi disusun,
merupakan bagian dari masalah yang lebih besar mengenai tata kelola TI. Tata kelola TI
(IT governance) melibatkan strategi dan kebijakan dalam penggunaan teknologi informasi
pada sebuah perusahaana Tata kelola Ti menspesifikasikan perincian hak dan kerangka
kerja untuk tujuan akuntabilitas guna menjamin teknologi informasi yang digunakan untuk
mendukung strategi dan tujuan organisasi. Seberapa perlukah fungsi sistem informasi
dipusatkan? Keputusan apa yang harus dibuat untuk menjamin efektivitas manajemen dan
penggunaan teknologi informasi, termasuk diantaranya tingkat pengembalian dari investasi
pada teknologi informasi? Siapa yang seharusnya membuat keputusan tersebut? Bagaimana
keputusan-keputusan ini dibuat dan diawasi? Perusahaan dengan tata kelola TI yang hebat,
tahu jawabannya dengan jelas (Weill dan Ross, 2004).
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN