SISTEM UNTUK KOLABORASI DAN BISNIS JEJARING SOSIAL

Kolaborasi (collaboration) adalah bekerja bersama-sama orang lain untuk mencapai

tujuan bersama yang jelas. Kolaborasi berfokus pada penyelesaian tugas ataupun misi, dan
biasanya digunakan pada organisasi bisnis, atau organisasi lainnya, atau antara satu bisnis
dengan bisnis lainnya. Kolaborasi dapat berlangsung singkat, selama beberapa menit, atau dalam
jangka waktu yang lebih lama, bergantung dari pekerjaan dan hubungan diantara partisipan.
Kolaborasi dapat bersifat satu orang dengan satu orang atau banyak orang dengan banyak orang.
Karyawan dapat berkolaborasi dalam kelompok-kelompok informal yang bukan merupakan
bagian resmi darl suatu struktur organisasi perusahaan, atau mereka dapat dibentuk menjadi
kelompok-kelompok resmi. Tim (team) memiliki sebuah misi khusus yang diberikan oleh
seseorang dalam suatu organisasi bisnis. Anggota tim perlu berkolaborasi dalam penyelesaian
tugas khusus yang diberikan dan secara bersama-sama mencapai tujuan bersama. Misi yang
diberikan kepada tim dapat bersifat "menangkan permainan/persaingan", atau "tingkatkan
penjualan secara online sebesar Masa kerja tim biasanya berlangsung singkat, bergantung
masalah yang mereka tangani serta waktu yang dibutuhkan untuk menemukan solusi dan
menyelesaikan misi tersebut.

Saat ini, kolaborasi dan kerja sama tim menjadi lebih penting dibandingkan sebelumnya
karena berbagai alasan.

 Mengubah sifat pekerjaan. Sifat pekerjaan telah berubah dari perusahaan pabrikan dan
kantor tanpa komputer di mana setiap tahapan dalam proses produksi dilakukan secara
terpisah satu sama lain, dan dikoordinasikan oleh supervisor. Pekerjaan diorganisasikan
secara terpisah) dengan cara terpisah ini, pekerjaan dialirkan dari satu perangkat mesin,
ke mesin lainnya, dari satu desktop, ke desktop lainnya, sampai produk akhir tersebut
selesai. Saat ini, dunia kerja memerlukan koodinasi yang lebih erat dan interaksi diantara
pihak-pihak yang terlibat dan pembuatan produk ataupun layanan.
 Pertumbuhan bidang pekerjaan profesional. Bidang pekerjaan yang "interaksi",
cenderung menjadi bidang pekerjaan para professional di bidang jasa, yang
membutuhkan koordinasi dan kolaborasi secara erat. Bidang pekerjaan profesional
memerlukan pengetahuan tambahan serta pendistribusian informasi guna menyelesaikan
pekerjaan.
  Mengubah struktur organisasi perusahaan. Pada masa sekarang, pekerjaan diorganisasi
berdasarkan kelompok-kelompok dan tim kerja, dan masing-masing anggota diharapkan
mengembangkan metode mereka sendiri-sendiri dalam menyelesaikan tugas yang
diberikan. Manajer senior mengawasi dan menilai hasil yang dicapai, sekaligus
menginformasikan perincian perintah kerja ataupun prosedur operasional. Ini di sebabkan
keahlian dan wewenang pengambilan keputusan telah didelegasikan ke bagian lini bawah
organisasi.
 Mengubah ruang lingkup perusahaan. Pekerjaan dalam perusahaan telah berubah dari
lokasi tunggal menjadi banyak lokasi—kantor dan pabrik dalam suatu wilayah, negara
ataupun seluruh dunia. Dengan kondisi global semacam ini, diperlukan koordinasi yang
erat dalam perancangan, produksi, pemasaran, distribusi, dan pelayanan. Perusahaan
besar berskala global, memerluka tim kerja yang bekerja secara global.
 Menitikberatkan pada inovasi. Meskipun kita cenderung menghubungkan inovasi di
bidang bisnis dan ilmu pengetahuan dengan orang-orang hebat, orang-orang hebat ini
kebanyakan bekerja sama dengan rekan-rekan kerja yang brilian. Dengan kata lain,
inovasi merupakan proses kelompok dan sosial serta sebagian besar inovasi di peroleh
dari kolaborasi antar-individu di laboratorium, organisasi bisnis, ataupun instansi
pemerintahan. Praktik kolaborasi dan teknologi yang kuat, dipercaya meningkatkan
kecepatan dan kualitas inovasi,.
 Mengubah budaya kerja dan bisnis. Sebagian besar riset mengenai kolaborasi mendukung
gagasan bahwa keragaman tim, memberikan hasil yang lebih baik dan lebih cepat
ketimbang bekerja sendiri-sendiri. Gagasan populer tentang keramaian juga mendukung
budaya kolaborasi dan kerja sama tim.

APA YANG DIMAKSUD DENGAN BISNIS JEJARING SOSIAL

Saat ini, banyak perusahaan meningkatkan kolaborasi dengan memanfaatkan bisnis jejaring
sosial (social business)—menggunakan platform jejaring sosial, yang meliputi Facebook,
Twitter, dan perangkat sosial yang terdapat dalam perusahaan untuk berhubungan dengan
karyawan, pelanggan, serta pemasok mereka. Perangkat ini memungkinkan pekerja untuk
membuat profil, membentuk kelompok, dan mengikuti perkembangan status anggota lainya.
Tujuan dari bisnis jejaring sosial adalah untuk memperdalam interaksi dengan kelompok-
kelompok dari dalam dan luar perusahaan guna memperlancar dan memperbaiki pendistribusian
Informasi, inovasi, dan pengambilan keputusan. Kunci utama dalam bisnis jejaring sosial adalah
"percakapan". Pelanggan, pemasok, karyawan manajer, bahkan organisasi yang jauh sekali
memiliki percakapan yang terus berlangsung seputar organisasi, sering kali tanpa sepengetahuan
perusahaan ataupun pejabat penting perusahaan tersebut (karyawan dan manajer).

MANFAAT BISNIS DARI KOLABORASI DAN BISNIS JEJARING SOSIAL

Meskipun banyak artikel dan buku yang ditulis mengenai kolaborasi, hampir sebagian besar dari
penelitian yang dilakukannya bersifat anekdot. Meski demikian, ada kepercayaan umum
dikalangan pelaku bisnis dan komunitas akademik bahwa semakin kolaboratif suatu organisasi
bisnis, semakin sukses bisnis tersebut, dan kolaborasi antar-perusahaan menjadi semakin penting
dibandingkan dulu. Survei terkini mengenai para pengelola bisnis dan sistem informasi secara
global menemukan bahwa investasi di bidang teknologi kolaborasi mendatangkan peningkatan
kinerja organisasi yang memberikan tingkat pengembalian empat kali lipat dari nilai investasi
yang dikeluarkan, dengan manfaat terbesar dirasakan oleh penjualan, pemasaran, serta fungsi
penelitian dan pengembangan (Frost dan White, 2009).

MANFAAT DASAR PEMIKIRAN

Produktivitas Apabila orang berinteraksi dan bekerja sama,
maka mereka mampu mendapat pengetahuan
dan dapat menyelesaikan masalah lebih
cepat, dibandingkan orang yang jumlahnya
sama namun bekerja sendiri-sendiri.
Kualitas Orang-orang yang bekerja secara kolaboratif
dapat saling mengoreksi kesalahan lebih
cepat dibandingkan orang yang bekerja
sendiri-sendiri.
Inovasi Orang-orang yang bekerja secara bersama-
sama dapat mendatangkan ide yang lebih
inovatif tetang produk, layanan serta
administrasi.
Customer service (layanan pelanggan) Orang yang bekerja bersama-sama
menggunakan perangkat kolaborasi dan
jejaring sosial dapat menyelesaikan masalah
dan keluhan pelanggan lebih cepat dan
efektif daripada mereka yang bekerja secara
terisolasi.
Kinerja keuangan (keuntungan, penjualan, Sebagai hasil dari semua hal yang disebutkan
dan pertumbuhan penjualan) sebelumnya, perusahaan yang kolaboratif
memiliki penjualan, pertumbuhan dan kinerja
keuangan yang lebih unggul.

MEMBANGUN BUDAYA DAN PROSES BISNIS YANG KOLABORATIF

Di dalam perusahaan bisnis, kolaborasi tidak dapat terjadi secara spontan, terutama jika tidak ada
budaya dan proses bisnis yang mendukung. Perusahaan bisnis, terutama yang berskala memiliki
reputasi pada masa lalu sebagai organisasi yang bersifat "memerintah dan mengendalikan” di
mana semua masalah dan pemikiran penting dibebankan pada petinggi perusahaan, dan
kemudian memerintahkan bawahannya untuk menjalankan rencana dari manajemen senior.
Pekerjaan manajemen tingkat menengah dianggap hanya sebagai penerus pesan dari hierark
tingkat atas ke tingkat bawah.

Budaya bisnis dan proses bisnis yang kolaboratif sangat berbeda. Manajer senior
bertanggung jawab mencapai hasil, namun bergantung pada kelompok karyawan dalam
menerapkan dan mencapai hasil tersebut. Kebijakan, produk, perancangan, proses, dan sistem-
sistem berhubungan erat dengan kelompok-kelompok pada tiap tingkatan dalam organisasi
dalam merancang, menciptakan, dan membangun. Anggota tim diberi penghargaan atas kinerja
mereka, baik secara tim maupun individu. Fungsi dari manajemen tingkat menengah adalah
untuk membentuk tim, mengoordinasikan pekerjaan mereka, dan mengawasi kinerja mereka.
Budaya bisnis dan proses bisnis dalam organisasi bisnis lebih bersifat "sosial” Dalam sebuah
budaya yang kolaboratif, manajemen senior membangun kolaborasi dan tim kerja sebagai bagian
penting dalam organisasi dan biasanya ia juga menerapkan budaya kolaborasi antar-pejabat
senior di dalam organisasi bisnis tersebut.

PERANGKAT DAN TEKNOLOGI UNTUK KOLABORASI DAN BISNIS JEJARING

SOSIAL

Budaya kerja yang kolaboratif dan berorientasi tim tidak akan memberikan hasil apa pun tanpa
adanya sistem informasi yang memungkinkan terwujudnya semua itu. Ratusan perangkat
dirancang untuk berhubungan dengan semua hal itu, meliputi:

Surel dan Pesan Instan (Instant Messaging—IM)

Surat elektronik—-surel (electronic mail—e-mail) dan pesan instan (termasuk pesan singkat)
telah menjadi perangkat utama dalam berkomunikasi dan berkolaborasi untuk menghubungkan
pekerjaan. Perangkat lunak yang mereka rancang, beroperasi pada komputer, telepon seluler, dan
perangkat genggam nirkabel lainnya, dan dilengkapi fitur untuk saling berbagi file di samping
mengirim pesan.

Wiki

Wiki adalah jenis situs web yang memudahkan pengguna yang tidak memiliki pengetahuan
dalam bahasa pemrograman dan pengembangan web untuk berkontribusi dan mengubah isi
tulisan dan gambar.Wiki yang paling terkenal adalah Wikipedia, proyek referensi terbesar di
dunia yang diedit secara kolaboratif. Wiki bergantung pada relawan, tidak menghasilkan uang
dan tidak menerima periklanan.

Virtual World

Virtual worlds, seperti Second Life adalah lingkungan 3D yang dihuni oleh "penduduk/warga”
yang telah menciptakan karakter grafis sebagai perwakilan diri mereka,yang dikenal sebagai
avatar. Organisasi seperti IBM dan Insead, sekolah bisnis berskala internasional denaan kampus
di Prancis dan Singapura, menggunakan virtual worlds untuk mengadakan pertemuan secara
online, sesi pelatihan, serta (tempat berkumpul)".

Platform Kolaborasi dan Bisnis Jejaring Sosial

Saat ini, tersedia produk peranckat lunak vang menyediakan platform (landasan program dalarn
beroperasi) multifungsi untuk kolaborasi dan bisnis jejaring sosial diantara kelompok-kelompok
karvawan yang bekerja di berbagai lokasi berbeda. Yaitu:

Virtual Meeting Svstems (Sistem Pertemuan Virtual)

Dalam rangka menekan biaya perjalanan, banyak perusahaan besar maupun kecil, mengadopsi
teknologi Videoconferencing dan web conferencing. Videoconference memungkinkan dua atau
lebih orang di lokasi yang berbeda untuk berkomunikasi secara bersama-sama melalui dua jalur
transmisi video dan audio (tatap muka dan saling mendengar). Sistem paling mutakhir dari
videoConference dilengkapi dengan teknologi telepresence, aplikasi program audio dan visual
terintegrasi, yang memungkinkan seseorang hadir pada suatu lokasi secara virtual selain dari
lokasi fisik sebenarnya.

Google Apps/Google Sites dan Cloud Collaboration Services

Google Sites memungkinkan pengguna menciptakan situs web untuk kelompok secara
online yang dapat diedit secara cepat. Google Sites adalah salah satu bagian dari rangkaian
perangkat Google Apps yang lebih besar. Pengguna Google Sites dapat merancang dan
mengunjungi situs web dalam hitungan menit, tanpa dibutuhkan kemampuan teknis yang
mendalam, pengguna Google Sites dapat mem-posting berbagai macam file seperti kalender,
teks, lembar kerja, dan video untuk kepentingan pribadi, kelompok, ataupun publik.

Microsoft Share Point

Microsoft SharePoint merupakan platform kolaborasi dan pengolahan data berbasis

browser, yang digabungkan dengan fitur mesin pencari (search engine) yang di-instal pada server
perusahaan. SharePoint memiliki tampilan berbasis web dan terintegrasi erat dengan perangkat
yang digunakan sehari-hari seperti produk-produk Microsoft Office. Aplikasi SharePoint
memungkinkan karyawan untuk saling berbagi dokumen dan berkolaborasi dalam
menyelesaikan proyek menggunakan dokumen Microsoft Office sebagai dasarnya.

Microsoft SharePoint dapat digunakan untuk meng-host (menjadikan pusat kegiatan

komputasi) situs web internal perusahaan guna mengorganisasikan dan menyimpan informasi
pada satu area kerja terpusat sehingga memungkinkan tim untuk mengoordinasikan aktivitas
pekerjaannya, berkolaborasi dalam memublikasikan dokumen, memantau daftar pekerjaan,
mengimplementasikan aliran pekerjaan, dan saling berbagi informasi melalui wiki dan blog.

Lotus Notes

Lotus Notes merupakan contoh awal dari groupware (perangkat untuk membentukdan
berkomunitas di dalam sebuah grup). Sistem Aplikasi kolaborasi dengan kemampuan men-
sharing kalender (jadwal kerja ataupun proyek), penulisan dan pengeditan dokumen secara
bersama, berbagi akses database, serta pertemuan secara elektronis), di mana setiap partisipan
dapat saling melihat dan menampilkan informasi dan kegiatan yang dilakukan satu sama lain.

Daftar Periksa bagi Manajer: Mengevaluasi dan Memilih Perangkat Kolaborasi dan
Jejaring Sosial

Matriks kolaborasi ruang/waktu berfokus pada dua dimensi permasalahan dalam

kolaborasi: ruang dan waktu. Sebauai contoh, Anda ingin berkolaborasi dengan seseorang pada
zona waktu yang berbeda dan Anda tidak dapat bertemu dalam waktu yang sama. Tengah malam
di New York merupakan siang hari di Bombay, sehingga akan menjadi hal yang sulit bagi
videoconference (orang-orang di New York sudah mengantuk). Waktu jelas merupakan sebuah
hambatan dalam melakukan kolaborasi secara global.

Tempat (lokasi) juga menghalangi kolaborasi secara global, bahkan bagi perusahaan
berskala nasional maupun regional. Mengumpulkan orang untuk melakukan pertemuan secara
fisik menjadi sulit karena lokasi fisik perusahaan yang tersebar (lokasi perusahaan lebih dari
satu), biaya perjalanan, dan keterbatasan waktu yang dimiliki manajer.

Teknologi kolaborasi dan jejaring sosial yang baru kita jelaskan sebelumnya merupakan
cara untuk menghadapi masalah jarak dan waktu tersebut. Dengan menggunakan kerangka kerja
ruang/waktu akan membantu Anda dalam memilih perangkat yang sesuai bagi perusahaan Anda.
Perlu diperhatikan bahwa beberapa perangkat dapat diaplikasikan lebih dari satu tempat/waktu.
Sebagai contoh, Lotus Notes memiliki kemampuan baik melakukan interaksi pada waktu yang
sama (layanan pesan instan, electronic-meeting) maupun pada waktu yang berbeda (surel, wiki,
edit dokumen).
 Berikut hal-hal yang perlu segera dilakukan. Jika Anda mengikuti enam langkah berikut,
Anda akan dituntun untuk melakukan investasi pada aplikasi kolaborasi yang tepat dengan harga
terjangkau dan tingkat risiko yang dapat ditoleransi.

1. Apa tantangan dalam kolaborasi terkait tempat dan waktu yang dihadapi oleh
perusahaan? Tempatkan perusahaan Anda pada matriks ruang/waktu. Perusahaan Anda
dapat saja menempati lebih dari satu sel pada matriks tersebut. Perangkat kolaborasi yang
berbeda mungkin diperlukan untuk setiap kondisi yang berbeda.
2. Diantara sel yang terdapat dalam matriks tersebut, di mana perusahaan Anda
mendapatkan tantangan, tepatnya solusi apa yang tersedia? Buatlah daftar produk yang
disediakan oleh vendor.
3. Analisis setiap produk dari segi biaya dan manfaat yang diterima perusahaan Anda.
Pastikan Anda menyertakan biaya pelatihan dalam perkiraan biaya yang Anda buat dan
biaya yang melibatkan divisi sistem informasi, jika diperlukan.
4. Identifikasi risiko keamanan dan kelemahan dari tiap produk. Apakah perusahaan Anda
tidak keberatan menyerahkan informasi pribadi ke tangan pihak lain seperti penyedia jasa
yang terdapat di internet? Apakah perusahaan Anda berani mengambil risiko terhadap
kegiatan operasionalnya yang penting, untuk dikontrol secara sistem oleh perusahaan
lain? Apa risiko finansial yang dihadapi vendor Anda? Apakah mereka akan tetap
bertahan selama 2 sampai 5 tahun? Biaya apa saja yang akan timbul untuk beralih ke
vendor lain, seandainya vendor sebelumnya bangkrut?

Mintalah bantuan pada pengguna yang memahami untuk mengidentifikasi masalah implementasi
dan pelatihan. Beberapa perangkat kolaborasi dan jejaring sosial tersebut lebih mudah digunakan
ketimbang perangkat yang lain