Prosedur Monev Program CSR

PROSEDUR
QUICK WIN PRACTICES
(PROGRAM AKSI JANGKA PENDEK)

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan :
1.1. Tujuan Monitoring :
1.1.1. Mengetahui sejauh mana tahapan-tahapan dalam Rencana Kerja telah dilaksanakan
1.1.2. Melihat sejauh mana kegiatan-kegiatan (termasuk prosedur dan mekanisme) dalam
implementasinya dilakukan.
1.1.3. Mengetahui apakah rentang waktu (sesuai rencana kerja yang disusun) dalam
implementasinya sudah terpenuhi secara tepat atau tidak
1.1.4. Mengetahui apakah setiap aspek dalam perencanaan dan implementasi sudah berjalan
sesuai dengan yang diharapkan.
1.2. Tujuan Evaluasi :
1.2.1. Mengidentifikasi tingkat pencapaian tujuan yang telah disusun dalam Rencana Kerja.
1.2.2. Mengukur dampak langsung yang terjadi pada kelompok sasaran.
1.2.3. Mengetahui dan menganalisis konsekuensi-konsekuensi lain yang mungkin terjadi di
luar rencana (externalities).

2. RUANG LINGKUP
2.1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam melakukan Monitoring dan Evaluasi yang
berlaku dalam program-program community development yang dilakukan oleh CSR SIA
maupun unit kerja/lembaga penunjang CSR.
2.2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses Monitoring dan Evaluasi

3. STANDAR YANG BERLAKU

3.1. Persyaratan Standar ISO 9001:2000 – klausul :
3.1.1. Persyaratan Dokumentasi
3.1.2. Pengendalian Dokuman
3.2. Persyaratan Standar ISO 14001:2004 – klausul :
3.2.1. Dokumentasi Sistem Manajemen Lingkungan
3.2.2. Pengendalian Dokumen
3.3. Persyaratan Standar SMK3: PP. RI. No.50 Thn. 2012 – klausul :
3.3.1. Persetujuan, Pengeluaran dan Pengendalian Dokumen
3.4. Persyaratan Standar ISO/IEC 17025:2005 – klausul :
3.4.1. Pengendalian Dokumen
3.5. Persyaratan Standar OHSAS 18001:2007 – klausul :
 PROSEDUR
QUICK WIN PRACTICES
(PROGRAM AKSI JANGKA PENDEK)

3.5.1. Dokumentasi
3.5.2. Pengendalian Dokumen

4. PROSEDUR
4.2.1Flow Chart
 PROSEDUR
QUICK WIN PRACTICES
(PROGRAM AKSI JANGKA PENDEK)

4.2 Uraian Kegiatan

 PROSEDUR
QUICK WIN PRACTICES
(PROGRAM AKSI JANGKA PENDEK)

Monitoring dan Evaluasi (M & E) mendorong akuntabilitas dan transparansi,

menginformasikan pengambilan keputusan tentang desain dan manajemen program, dan
memberikan perbaikan untuk program-program di masa depan.
Monev yang dilakukan secara partisipatif, dapat menjadi proses yang berharga untuk
membangun kepercayaan di seluruh kelompok pemangku kepentingan yang beragam,
menggabungkan pengetahuan dan preferensi lokal, meningkatkan hasil program, triangulasi
temuan, dan melembagakan keterlibatan lokal.
Metode partisipatif dalam melakukan M & E, di mana para pemangku kepentingan lokal
mengidentifikasi indikator dan memberikan penilaian keberhasilan sesuai dengan
pengalaman mereka sendiri. Sehingga para pemangku kepentingan yang sama secara aktif
berpartisipasi dalam diskusi di tingkat masyarakat dengan perusahaan mendapatkan definisi
dan persepsi yang sama mengenai keberhasilan program community development.
Hal Ini akan memberikan dasar untuk menyelaraskan program investasi masyarakat, jika
diperlukan, untuk memastikan bahwa penerima manfaat merasa puas dengan hasilnya, atau
memahami di mana dan mengapa hambatan telah terjadi.
Monev ini dilakukan untuk program-program di bawah Biro/Unit CSR secara langsung dan
program-program yang dilakukan oleh unit kerja/lembaga penunjang CSR.
4.2.1. Monitoring dan Evaluasi (Monev) Program Community Development
Monev adalah proses yang berkelanjutan dengan mengajak pemangku kepentingan terlibat di
dalamnya. Para profesional eksternal dapat membawa keahlian yang dibutuhkan, Sedangkan
melibatkan mitra masyarakat adalah strategi untuk melibatkan pemangku kepentingan dalam
manajemen program dan untuk menunjukkan akuntabilitas.
Pelaksanaan Monev mengikuti sembilan langkah yaitu :
1) Membuat Model Logika dan Indikator: Setelah menyelesaikan model logika untuk
perencanaan dan manajemen tujuan, indikator yang terkait harus dibuat dalam konsultasi
dengan pemangku kepentingan untuk memantau prestasi pada setiap langkah dari
program, dari input kegiatan, output dan outcome. Indikator harus Specific, Measurable,
Achievable, Relevan dan tepat waktu (SMART).
2) Validasi Indikator dengan Stakeholder: Mengembangkan indikator adalah kesempatan
utama untuk partisipasi masyarakat. Dengan memberikan masukan pada indikator,
masyarakat tidak hanya dibuat sadar, tetapi yang lebih penting memberikan masukan,
desain program dan penentuan tujuan. Proses merumuskan indikator membantu
membangun kepemilikan dan transparansi.
3) Dasar Penilaian Monitoring : Penilaian kondisi saat ini diperlukan dalam rangka
menciptakan dasar pertimbangan untuk mengukur kemajuan dari waktu ke waktu.
 PROSEDUR
QUICK WIN PRACTICES
(PROGRAM AKSI JANGKA PENDEK)

Sebagai contoh, seseorang hanya dapat efektif mengukur peningkatan pengentasan

kemiskinan dari waktu ke waktu jika ada informasi tentang tingkat awal KK miskin pada
awal program.
4) Menetapkan Target dan Skala : Setelah menyelesaikan daftar indikator yang akan diukur
untuk memantau kemajuan, target harus ditetapkan untuk setiap indikator. Target adalah
pencapaian yang ingin diraih pada titik tertentu direlevansikan dengan waktu.
5) Pemantauan Input, Output dan Dampak : Spesifik siklus pengumpulan data suatu program
disesuaikan dengan timeline untuk target. Pengumpulan data periodik sejalan dengan
upaya perusahaan untuk membuat laporan yang baik untuk mengintegrasikan
pengembangan masyarakat ke dalam proses bisnis. Pengumpulan data bersifat partisipati
dengan melibatkan masyarakat dalam pemantauan. Stakeholder dapat terus mengikuti
kemajuan dan membuat saran dan koreksi.
6) Konsultasi dengan Stakeholder : Dengan melaporkan data kinerja yang dikumpulkan
melalui pemantauan, perusahaan memenuhi harapan masyarakat untuk berperilaku
transparans dan melanjutkan dialog tentang desain program, manajemen dan kinerja.
Informasi yang dikembangkan dari pemantauan harus diungkapkan dalam bentuk yang
dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan eksternal (dalam bahasa lokal, mungkin
dibacakan di radio lokal atau dalam pertemuan masyarakat bukan hanya disajikan secara
eksklusif dalam bentuk tertulis, dll) .
7) Membuat Penyesuaian Program : Stakeholder yang dilibatkan dalam pengumpulan data
dan pelaporan akan membantu penanggung jawab program mendapatkan informasi
tentang bagaimana program harus disesuaikan untuk lebih memastikan bahwa tujuan
secara konsisten terpenuhi. Setelah informasi ini diolah sedemikian rupa, penyesuaian
program harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja. Ini adalah siklus berulang
sepanjang program berlangsung.
8) Mengevaluasi Dampak Program: Evaluasi Program terjadi setelah program telah selesai.
Ini adalah analisis yang membantu untuk menjelaskan mengapa program lakukan, atau
tidak, hasil tertentu. Tidak seperti pemantauan, tidak digunakan untuk manajemen yang
sedang berlangsung, tetapi dilakukan dalam bentuk survei skala besar yang dilakukan
oleh kelompok eksternal dengan keahlian ilmu statistik dan sosial. Demikian juga, dapat
menjadi kajian cepat skala kecil yang menggunakan metode partisipatif, seperti
wawancara kelompok dan informan kunci serta data yang tersedia seperti studi kasus.
Evaluasi tidak hanya dapat membantu mengklarifikasi apakah biaya untuk sebuah
program yang dibenarkan tetapi juga menginformasikan keputusan pada desain dan
pengelolaan program masa depan dan berfungsi sebagai mekanisme akuntabilitas.
 PROSEDUR
QUICK WIN PRACTICES
(PROGRAM AKSI JANGKA PENDEK)

9) Mengkomunikasikan kepada stakeholder : Berbagi informasi mengenai dampak program

dengan pemegang saham, komunitas dan masyarakat luas melalui berbagai saluran.
Pelaporan bersifat internal dan eksternal, sebagai undangan untuk dialog dengan
pemangku kepentingan eksternal. Menginformasikan kepada publik mengenai kemajuan
program, serta mengundang umpan balik pada pihak yang lebih luas dalam upaya
pengembangan masyarakat yang dilakukan perusahaan.
4.2.2. Indikator Program Secara Umum
Penetapan indikator program secara umum berlaku untuk seluruh program community
development baik yang dilakukan oleh Biro CSR maupun unit kerja/lembaga penunjang
CSR lainnya. Nantinya setiap indikator akan dikembangkan sesuai dengan program masing-
masing yang akan rencanakan.
Indikator program juga memuat target yang terukur sebagai berikut :
No Indikator Target
1 Implementasi Program sesuai dengan rencana Tercapai 80 %
kerja, memperhatikan aspek partisipasi,
kemandirian, keswadayaan dan keberlanjutan.
(Masing-masing program dapat mengacu pada
indikator di MDG’s, SDG’s dan ISO 26000SR
bagian CID)
2 Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana Tercapai 80%
waktu kegiatan
3 Realisasi anggaran sesuai dengan rencana biaya Tercapai 90%
4 Target penerima manfaat atau sasaran kegiatan Tercapai 80%
sesuai dengan perencanaan
5 Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) terhadap > 60 %
program
6 Institusi sosial lahir dari kegiatan atau institusi  Memiliki struktur pengelola
yang sudah berkembang dan berkelanjutan yang sudah jelas
 Memiliki aturan main/tata
kelola organisasi
 Memiliki aturan main/tata
kelola dengan penerima
manfaat.
 Memiliki rencana kerja
 Menunjukkan output dan
dampak kegiatan yang
meningkat dari waktu ke
waktu
7 Kelompok penerima manfaat menerapkan Terlihat perubahan dan
pengetahuan/keterampilan yang diterima. peningkatan kehidupan dari
waktu ke waktu
8 Kelompok penerima manfaat menyebarluaskan Ada aktifitas untuk
pengetahuan/keterampilan ke pihak lain. menyebarkan
pengetahuan/keterampilan baik
secara formal dan informal.
9 Perbaikan dari hasil M & E. Notulensi, catatan monitoring,
 PROSEDUR
QUICK WIN PRACTICES
(PROGRAM AKSI JANGKA PENDEK)

dll sebagai Bukti perbaikan

dan peningkatan kegiatan per
tri wulan.
10

4.2.3. Laporan Monev

4.2.3.1. Laporan Monitoring.
Disusun per tri wulan atau per semester disesuaikan dengan program masing-masing
yang ingin di monitor.
4.2.3.1. Laporan Evaluasi
Disusun pada akhir dari program, yaitu pada saat program dinyatakan telah berakhir.
Laporan Evaluasi dapat pula bersifat laporan keseluruhan program yang dihubungkan
dengan kinerja Biro CSR.
4.3 Aspek Lingkungan
4.3.1. Terlaksananya kegiatan monitor dan evaluasi pada setiap program pemberdayaan
masyarakat
4.3.2. Tata laksana pengelolaan arsip yang baik

4.4 Keselamatan dan Kesehatan Kerja

4.4.1. Patuh dan taat pada peraturan lalu lintas selama berkendaara kendaraan bermotor
4.4.2. Menggunakan masker pada daerah berdebu
4.4.3. Konsumsi air putih yang cukup dalam setiap aktifitas

5. Risiko dan Pengendalian

5.1. Risiko.
Ketidak sesuaian antara perencanaan dan realisasi
5.2. Pengendalian
Melakukan monitor dan pengawasan secara rutin dan
Terjadwal

6. DEFINISI DAN DAFTAR SINGKATAN

6.1. Definisi :
Monitoring :
Pemantauan secara terus menerus proses perencanaan dan pelaksanaan kegiatan
Evaluasi :
 PROSEDUR
QUICK WIN PRACTICES
(PROGRAM AKSI JANGKA PENDEK)

Mengukur berhasil tidaknya suatu pendampingan yang dilaksanakan, apa sebabnya berhasil dan
apa sebabnya gagal (mengidentifikasi keberhasilan dan atau kegagalan suatu rencana kegiatan
atau pendampingan), serta bagaimana tindak lanjutnya.
Proses membangun (kembali) struktur komunitas dari tidak/kurang berdaya menjadi lebih berdaya
yang memungkinkan dilakukannya cara-cara baru dalam menata kehidupan sosial dalam
memenuhi kebutuhan insani (kebutuhan manusia).
Komunitas
Kumpulan individu sejenis (bagian dari masyarakat) yang memiliki ciri-ciri yang sama (lebih
spesifik)
Stakeholder Eksternal:
Pemngku kepentingan yang berasal dari luar perusahaan yaitu masyarakat luas, komunitas
penerima manfaat, lembaga yang mewakili masyarakat dan pemerintah dan tokoh-tokoh
berpengaruh.

6.2. Daftar Singkatan :

CSR = Coorporate Social Responsibility
M & E (Monev)= Monitor dan Evaluasi
MDG’s = Millenium Development Goals
SDG’s = Suistenable Development Goals
SR = Suistenable Report
CID = Community Involvement Development

7. DOKUMEN PENDUKUNG/TERKAIT
-

8. LAMPIRAN
Format Monitoring Program CD