MONITORING & EVALUASI

Ir. Nana Mintarti, MP.

Direktur IMZ
 Monitoring

• Monitoring adalah proses pemeriksaan

berkala menyangkut pengumpulan dan
analisis informasi selama program
dilaksanakan, sehingga pelaksanaan
program dapat diamati, dianalisis dan
dinilai.
• Monitoring adalah suatu fungsi
manajemen untuk memverifikasi apakah
program telah berada pada jalur yang
benar untuk mencapai tujuan.
 Tujuan Monitoring

• Memantau perkembangan kegiatan program

• Memantau permasalahan atau hambatan
• Memantau tingkat pencapaian hasil-hasil yang
ditargetkan
• Memotivasi orang-orang yang terlibat dalam
program  menjaga dinamika kerja
• Mendokumentasi informasi
• Mendokumentasi bahan untuk audit
 Apa yang harus dimonitor ?
• Monitoring Outputs
menilai unjuk kerja program dilihat dari sasaran yang dicapai.
Kriteria untuk ini adalah efisiensi dan efektifitas.
• Monitoring Activities
untuk mencek dan mengontrol apakah sebuah tugas sudah
selesai dikerjakan.
• Monitoring Inputs
keuangan (financial) dan kapasitas staf.
• Monitoring Asumsi
• program biasanya terkait dengan setiap perubahan yang
terjadi di sekitarnya, oleh sebab itu asumsi dasar ketika
menyusun rencana juga harus dimonitor
 Apa yang Dimonitor ?

• Pelaksanaan kegiatan-kegiatan program di lapangan

• jadwal waktu
• cara-cara
• dampak program pada kelompok sasaran
• Pengelolaan program  manajemen
• prosedur-prosedur
• keefisienan dan keefektifan pemanfaatan sumber-
sumber lembaga
• Penggunaan dana yang sudah dianggarkan
• Pencapaian hasil-hasil yang ditargetkan
 Siapa yang Melakukan Monitoring ?
• Pelaku utama  Manajer Program
• Secara berkala  Direktur
• Div. Keuangan  Staf Akuntansi
• Tim pemantau yang dibentuk sebagai
pendamping manajer program
 Bagaimana Melakukan Monitoring ?
• Persiapan :
– Menyiapkan perangkat monitoring
– Menyiapkan kunjungan lapangan :
• Jadwal kunjungan
• Tim kunjungan
• Mengontak pihak-pihak yang terkait atau “sidak”

Pelaksanaan :
Studi dokumen-dokumen
Kunjungan Lapangan
Tahap Penyelesaian  pembuatan laporan
 Perangkat Monitoring

• Jadwal aspek yang akan dimonitor

dan pelaksanaan
• Indikator program
• Catatan kunjungan lapang
• Laporan keuangan
• Laporan perkembangan program 
manajer
 Evaluasi
Penilaian unjuk kerja
(performance) dari
program dibandingkan
dengan tujuan yang
ditetapkan pada waktu
tertentu dan di akhir
program. Fokus
evaluasi adalah dampak
dari program tersebut.
 Evaluasi
• Berkaitan dengan pengumpulan dan
analisa informasi mengenai
perubahan-perubahan yang terjadi
seperti yang telah dirumuskan dalam
tujuan program.
• Mencakup :
– Perubahan-perubahan yang terjadi
– Intervensi-intervensi apa yang telah
dilakukan sehingga muncul perubahan-
perubahan tersebut.
 Evaluasi

• Evaluasi proses: Mengkaji bagaimana program

berjalan
• Evaluasi cost-benefit: Mengkaji biaya program relatif
thd alternatif penggunaan sumberdaya & benefit dari
program.
• Evaluasi dampak: Mengkaji apakah program
memberikan pengaruh yg diinginkan thd individu,
rumahtangga, masyarakat & kelembagaan.
 Teknik Evaluasi
• Karena evaluasi berkaitan dengan
penilaian terhadap suatu perubahan
yang terjadi, maka data harus dianalisis
berdasarkan perbandingan. Dua tahap
pengumpulan data yang harus dilakukan :
– Baseline data, dikumpulkan diawal program
 sebelum dilaksanakan
– Longitudinal data, dikumpulkan pada
periode waktu tertentu dari program.
 Mengapa perlu monev?
• Setiap tahun dilaksanakan berbagai program, sebagian
memakan biaya yg besar, tetapi hasil yang sebenarnya
seringkali tidak diketahui.
• Muncul pertanyaan-pertanyaan:
- Apakah desain program-program tersebut sudah
tepat?
- Apakah sumberdaya yang tersedia telah digunakan
secara efisien?
- Apakah hasil yang dicapai telah sesuai dengan yang
diharapkan?

13
 Mengapa monev jarang dilakukan?

• Alasan yg sering diajukan adalah bahwa monitoring

& evaluasi:
- biayanya mahal
- menghabiskan banyak waktu
- secara teknis sulit dilakukan
- laporannya sering terlambat
• Tetapi alasan yang sebenarnya adalah banyak
pelaksana program yang takut bahwa program
mereka akan dinilai gagal.

14
 Monev yang baik …..
• memerlukan perencanaan yg memadai sejak awal &
dukungan dari pemangku kepentingan;
• bagian dari tanggung jawab pemimpin program;
• memerlukan alokasi sumber daya yg memadai;
• sangat berguna untuk menilai kelayakan & efektifitas
program;
• membantu memaksimalkan kegunaan sumberdaya yg
terbatas;
• dapat digunakan untuk meredesain & memperbaiki
pelaksanaan program;
• memberikan input untuk desain program yad.

15
PERENCANAAN M & E

MONITORING
 Monitoring adalah:

Pengukuran kemajuan dan efek yang ditimbulkan

oleh sebuah program secara periodik dan sistematik

+
Proses komunikasi internal

Monitoring memungkinkan pengelola

program me-nyetir kemajuan program yang
berorientasi pada “hasil”
 Sistem Monitoring
CARA FREKWENSI
LOGIKA INDIKATOR SUMBER PENGUMP. PENGUMP PJ
INTERVENSI VERIFIKASI DATA/INFO DATA/INFO

Sasaran
Utama

Tujuan
Program

Hasil-hasil/
Output

Buat uraian dengan menggabungkan sumber-sumber verifikasi, cara

pengumpulan data/info, dan penanggung-jawab pencarian data/info yang
sama
 Evaluasi: Definisi
Evaluasi adalah sebuah penilaian, yang sejauh mungkin dilakukan secara
obyektif dan sistematik, terhadap sebuah program atau kebijakan, baik
menyangkut rancangannya, implementasinya, maupun hasil-hasilnya. Tujuan
dari sebuah evaluasi adalah untuk menelaah relevansi dan pencapaian dari
tujuan-tujuan yang diharapkan, efisiensi pengembangannya (efficacy),
efektivitas, dampak dan potensi keberlanjutannyaEvaluasi terhadap efektifitas
 Menganalisis sebaik apa pencapaian hasil-hasil program (output) akan berkontribusi
terhadap pencapaian tujuan program, misalnya:adakah indikasi perubahan dan
perbaikan kondisi yang jelas yang sudah terjadi dan memberikan manfaat kepada
pemanfaat program?
 Memanfaatkan data dasar (base-line data) sebelum program berjalan sebagai titik
awal meninjau perubahan/perbaikan kondisi
Kriteria ke-4 dari Evaluasi: Relevansi
Sasaran umum
Dampak Kemanfaatan seperti apa untuk
perubahan masyarakat dan sektor-sektor tertentu?
Tujuan program
+ asumsi
Seberapa baik hasil-hasil program
pemanfaatan Efektifitas
berkontribusi terhadap pencapaian
Hasil-hasil tujuan program?
+ asumsi
aksi
Apakah input dan kegiatan-kegiatan
Kegiatan Efisiensi betul-betul terkonversi menjadi –atau-
+ asumsi
menghasilkan hasil-hasil program?
alokasi
Kualitas perencanaan dan adaptasi,
Cara/alat termasuk relevansi problem yang ingin
+ Pre-kondisi ditangani dengan pemanfaat program,
Relevansi relevansi cara/alat, biaya, asumsi dan
resiko
Kriteria ke 5 Evaluasi: Keberlanjutan

Keberlan- Akankah kemanfaatan dan

jutan pelayanan berlanjut?
Sasaran umum
Kemanfaatan seperti apa untuk
Dampak masyarakat dan sektor-sektor
perubahan tertentu?
Tujuan program
+ asumsi Seberapa baik hasil-hasil program
Efektifitas
pemanfaatan berkontribusi terhadap pencapaian
Hasil-hasil tujuan program?
+ asumsi
aksi Apakah input dan kegiatan-kegiatan
Efisiensi betul-betul terkonversi menjadi –atau-
Kegiatan
+ asumsi menghasilkan hasil-hasil program?
alokasi Kualitas perencanaan dan adaptasi,
termasuk relevansi problem yang
Cara/alat ingin ditangani dengan pemanfaat
+ Pre-kondisi program, relevansi cara/alat, biaya,
Relevansi
asumsi dan resiko
 Pertanyaan-pertanyaan Evaluasi
Tingkat Jenis-jenis pertanyaan yang biasa digunakan
evaluasi
Relevansi Seberapa valid sebenarnya tujuan program yang telah ditetapkan dengan kondisi nyata?
Apakah kegiatan dan output program konsisten dengan sasaran umum dan pencapaian
dari tujuan program yang telah ditetapkan?
Apakah pelaksanaan kegiatan-kegiatan dan capaian output program konsisten dengan
dampak dan efek yang diharapkan?
Efisiensi Apakah pembiayaan berbagai kegiatan efisien?
Apakah tujuan dicapai tepat waktu?
Apa saja faktor-faktor utama yang mempengaruhi pencapaian tujuan program?

Efektifitas Sejauh mana terjadi pencapaian tujuan yang diharapkan?

Apa saja faktor-faktor utama yang mempengaruhi pencapaian tujuan atau tidak
tercapainya tujuan tertentu?

Impact Apa saja yang sudah terjadi sebagai akibat pelaksanaan program?
Perbedaan utama apa yang terjadi terhadap pemanfaat program sebagai akibat dari
pelaksanaan berbagai kegiatan?
Berapa banyak orang yang menerima manfaat?

Sustaina- Sejauh apa kemanfaatan program akan terus terasa setelah program selesai atau funding
donor tidak ada lagi?
bility Faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi keberlanjutan atau ketidakberlanjutan
kemanfaatan program?