PENGAJIAN LUAR KAMPUS

PUSAT PENDIDIKAN PROFESIONAL DAN LANJUTAN (PACE)

UNIVERSITI UTARA MALAYSIA (UUM SINTOK)

SCCA1013 : PENGANTAR KOMUNIKASI

PENSYARAH AKADEMIK

DR. MOHD KHAIRIE BIN AHMAD

NAMA PELAJAR

BIL NAMA NO MATRIK

1 MUHAMMAD FARIS AMIN BIN IZHAM 290644

2 NORSYAMINE BINTI MD SUKRE 290670

3 NUR NAJWA NABILAH BINTI OTHMAN 290772

TARIKH HANTAR

30 JUNE 2022
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

ISI KANDUNGAN

MUKA
BIL PERKARA
SURAT
ABSTRAK

PENGENALAN 1-3
BIDANG KOMUNIKASI PILIHAN: (KOMUNIKASI ORGANISASI)
1.0 1.1) APAKAH BIDANG KOMUNIKASI ORGANISASI? 3-4

PERANAN UTAMA BIDANG KOMUNIKASI ORGANISASI.

2.1) Proses Pengarahan Kerja.
2.0 2.2) Koordinasi Tindakan Tercapai. 5-6
2.3) Membina Persahabatan.
2.4) Membentuk Rasa Dipercayai dan Diterima Oleh Organisasi.
AMALAN-AMALAN KOMUNIKASI ORGANISASI.
3.1) Sistem Pengurusan.
3.2) Iklim dan Budaya Organisasi.
3.3) Jaringan Komunikasi.
3.0 7-8
3.4) Buatputusan.
3.5) Konflik Kuasa dan Politik.
3.6) Kepimpinan.
3.7) Etika Komunikasi Organisasi.
KESAN AMALAN KOMUNIKASI TERHADAP PENCAPAIAN
MATLAMAT ORGANISASI.
4.1) Mewujudkan Jalinan Hubungan.
4.0 9-10
4.2) Pemprosesan Maklumat yang Berkesan.
4.3) Prestasi Kerja.
4.4) Kepuasan Kerja.
BAGAIMANA AMALAN KOMUNIKASI ORGANISASI DAPAT
5.0 11-12
DITINGKATKAN DALAM ORGANISASI.

6.0 KESIMPULAN 12

SESI TEMUBUAL BERSAMA HR DI SYARIKAT FAREENA

7.0 13-14
MARKETING SDN.BHD.

RUJUKAN 15

LAMPIRAN
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

KOMUNIKASI ORGANISASI

ABSTRAK

Perkembangan teknologi komunikasi dalam organisasi telah memberi pelbagai

kesan terhadap organisasi. Sehingga kini, penggunaan teknologi komunikasi

dalam organisasi bukan lagi sekadar memudahkan interaksi antara sesama

kakitangan dalam organisasi, malahan telah diperkemaskan sebagai perantaraan

dalam menyampaikan maklumat di samping membantu melancarkan lagi tugasan

dalam organisasi. Dengan mengambil kira perkembangan teknologi komunikasi

dalam negara kini, artikel ini menghuraikan penggunaan dan peranan teknologi

komunikasi yang telah menyumbangkan kepada proses komunikasi yang

berkesan dalam organisasi. Kajian mendapati bahawa sesebuah organisasi yang

cekap menggunakan teknologi komunikasi lebih cepat mencapai objektif dan

mampu memberi daya saing kepada organisasi lain. Teknologi komunikasi

penting dalam memastikan keberkesanan komunikasi dalam sesebuah organisasi.

Hal ini bagaimanapun perlu seiring dengan keupayaan organisasi melahirkan

kakitangan yang cekapp demi mencapai matlamatnya.

 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

PENGENALAN

Apakah yang dikatakan dengan komunikasi? Secara amnya komunikasi merupakan proses
penyampaian maklumat dari seseorang kepada yang lain sekaligus dapat mewujudkan satu
proses kefahaman yang berkongsi bersama di antara kedua-dua belah pihak. Menurut
Profesor Wilbur Schramm, komunikasi dan masyarakat saling berkait rapat malahan
kenyataan ini disokong oleh Saodah, Norimah dan Mohd Yusof (2003) yang
menerangkankomunikasi satu keperluan asas dalam kehidupan harian misalnya makanan,
tempat tinggal dan pakaian. Oleh itu, tanpa komunikasi masyarakat kemungkinan tidak akan
dapat dibentuk sebaliknya tanpa masyarakat maka manusia tidak mungkin dapat
mengembangkan komunikasi (Schramm, 1988). Komunikasi dikatakan berhasil apabila
terjadinya persefahaman antara penerima dan pemberi isyarat dalam komunikasi sehingga
tujuan utama komunikasi tercapai.

Dalam pengurusan organisasi, komunikasi adalah salah satu penyumbang penting yang
menjana kepada proses gerakan kerja kearah pencapaian matlamat penubuhannya. Dengan
kata yang lain, amalan harian anggorta kerja organisasi adalah untuk mewujudkan
penyelarasan aktiviti kerja yang melibatkan dua aktiviti komunikasi iaitu proses pertukaran
serta perkongsian matlamat dan jalinan hubungan di pelbagai peringkat kerja. Mengikut
Euske dan Robert (1987) komunikasi bertindak sebagai ikatan social dalam organisasi. Ikatan
social komunikasi dalam organisasi berlaku di peringkat anggorta kerjaya, sub-unit organisasi
secara keseluruhan.

Dalam pada itu, mereka juga menegaskan bahawa komunikasi terlibat dalam semua
proses kerja, pembangunan di peringkat struktur serta dibentuk oleh tindakan-tindakan yang
berdasarkan kepada ciri-ciri organisasi dan aspirasi atasan. Tanpa komunikasi tegas mereka,
maka urusan pengurusan tidak wujud. Kajian beberapa sarjana (Mintzberg, 1975; Megginson,
Mosley dan Pietri,1989; Kovach, 1989) menunjukkan 80 peratus masa yang digunakan oleh
para pengurus adalah untuk komunikasi dengan orang lain, merangkumi subordinat, rakan
sekerja, pegawai atasan pelanggan dan pembekal. Aktiviti komunikasi ini dilakukan adalah
bertujuan unuk mengerakkan ke arah pencapaian matlamat organisasi ataupun matlamat
peribadi. Berdasarkandapatan kajian menunjukkan bahawa kebanyakan masa yang digunakan
adalah untuk berkomunikasi di pelbagai peringkat anggorta kerja. Dengan demikian gaya
komunikasi yang digunakan oleh anggorta kerja organisasi akan memberi impak kepada
pelakuan kerja dan akhirnya output organisasi. Hasil daripada proses komunikasi yang

1
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

berkesan di katakan mempunyai hubungan dengan tahap kepuasan kerja, komitmen serta
prestasi kerja yang tinggi.

Justeru itu, penulisan ini berkisarkan mengenai organisasi yang dipilih iaitu Fereena
Marketing Sdn Bhd, Bedong, Kedah bagi membincangkan lebih terperinci berkaitan dengan
jenis komunikasi yang diterapkan oleh organisasi ini. Organisasi swasta ini menjalankan
perjualan produk kesihatan dan kecantikan yang banyak menggunakan komunikasi sebagai
salah satu perantaraan untuk mempromosikan produk serta perkhidmatan yang dijalankan.
Pada 7 Julai 2022 (Khamis), kumpulan kami telah berkunjung dan menemubual salah
seorang staff Hr dari syarikat tersebut. Sesi pengenalan awalnya adalah berkenaan latar
belakang organisasi Fereena Marketing Sdn Bhd. Secara ringkasnya, sejarah penubuhan
syarikat ini adalah sebagai syarikat yang menjual pelbagai jenis produk kesihatan dan
kecantikan yang diluluskan oleh selian KKM yang telah ditubukan pada tahun 2016 oleh
Datin Sabrina Binti Ahmad iaitu Pengarah Urusan Fereena Marketing Sdn Bhd. Tertubuhnya
syarikat ini disebabkan minat yang mendalam dalam bidang perniagaan dan keusahawanan
dalam diri beliau untuk mewujudkan jenama sendiri dan memperluaskan lagi namanya
diserata-rata tempat serta dapat memberi manfaat kepada orang di luar sana dengan
menggunakan medium komunikasi organisasi sebagai salah satu platform untuk
memperkembangkan perniagaan yang dijalankan oleh beliau sehingga ke antarabangsa

Mengikut Koontz dan Wiehrich (1990) komunikasi organisasi adalah penting dalam
pengurusan sesebuah organisasi, kerana menggabungkan fungsi-fungsi pengurusannya.
Khususnya, komunikasi diperlukan untuk

1. Menetap dan menyebarkan matlamat sesebuah organisasi.

2. Menyusun rancangan untuk mencapai matlamat tersebut.
3. Mengatur sumber manusia dan sumber lain dalam cara yang paling cekap dan
berkesan.
4. Memilih, membentuk dan menilai anggorta kerja sesebuah organisasi.
5. Memimpin, mengarah, mendorong dan mencipta iklim yang akan mencetuskan
keinginan orang untuk menyumbang.
6. Mengawal prestasi.

2
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

Manakala Visi yang disampaikan oleh Syarikat Fereena Marketing Sdn Bhd adalah untuk
membekalkan suplemen dan vitamin herba semula jadi untuk kecantikan dan kesihatan serta
misi syarikat tersebut adalah memasarkan produk-produk suplemen berasaskan multivitamin
dan herba untuk kesihatan dan kecantikan yang mendapat kelulusan daripada NPRA
diabawah seliaan KKM. Secara keseluruhan komunikasi organisasi dapat membantu
sesebuah organisasi itu untuk memperluaskan sayap perniagaannya untuk maju kehadapan
dan ingin mencapai objektif syarikat agar perusahaan yang dijalankan berada dalam keadaaan
sistematik dan lebih cekap.

1.0 BIDANG KOMUNIKASI PILIHAN : KOMUNIKASI ORGANISASI

1.1 APAKAH ITU BIDANG KOMUNIKSI ORGANISASI

Komunikasi memainkan peranan penting dalam organisasi. Kakitangan sesebuah organisasi

akan berkomunikasi dengan rakan sekerja mereka untuk membincangkan tugasan harian.
Lazimnya komunikasi yang berlaku dalam organisasi melibatkan pertukaran dan proses
koordinasi maklumat. Tugasan harian dalam organisasi dapat dijalankan dengan efektif
apabila komunikasi organisasi yang berkesan dipraktikkan. Namun begitu kecekapan
sesebuah organisasi tidak hanya bergantung kepada kemahiran komunikasi tetapi juga faktor
lain seperti kepimpinan, sistem dan prosedur, teknologi dan budaya yang turut menyumbang
kepada keberkesanan pengurusan organisasi. Dalam program pendidikan jarak jauh ini anda
akan berpeluang menjurus dalam bidang komunikasi organsisasi.

Seperti bidang-bidang komunikasi yang lain iaitu Komunikasi Pembangunan, Teknologi

Komunikasi dan bidang Komunikasi Organisasi turut memainkan peranan yang sangat
penting dalam memastikan tujuan, matlamat dan perkongsian maklumat itu dapat dicapai.

Menurut Samsuddin (1993), komunikasi adalah proses pengiriman, penyebaran, pemindahan

dan tindak balas. Selain itu, terdapat takrifan lain oleh Bovee dan Thill (2000) yang
menyatakan komunikasi adalah suatu proses penghantaran dan penerimaan maklumat.
Komunikasi menjadi efektif apabila individu yang berkomunikasi dapat berkongsi
kefahaman, merangsang pihak lain dan bertindak balas serta menggalakkan pihak lain terus
berfikir. 102 Menurut Greenberg dan Baron (2000), organisasi bermaksud struktur dalam
sistem sosial yang mengandungi kumpulan-kumpulan dan individu-individu yang saling

3
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

bekerjasama untuk mencapai objektif yang ditetapkan. Manakala menurut Saodah, Narimah
dan Mohd Yusof (2003), menyatakan organisasi mengandungi kumpulan-kumpulan dan juga
individu-individu yang bekerjasama bagi mencapai matlamat. Komunikasi organisasi
membawa maksud satu proses pembentukan dan pertukaran mesej antara jaringan hubungan
yang saling bergantungan untuk menangani persekitaran yang saling tidak menentu
(Goldhaber, 1993). Conrad (1994) pula menyatakan ia adalah satu proses yang menyebabkan
individu-individu saling bertindak balas, membentuk, mengekal dan menguruskan makna
melalui tanda-tanda lisan dan simbol dalam keadaan tertentu. Selain itu, Muhd. Mansur
(1998) menyatakan komunikasi organisasi adalah proses pengumpulan maklumat yang tepat
oleh ahli-ahli mengenai organisasi dan perubahan yang terjadi dalam organisasi itu sendiri.
Berdasarkan pelbagai takrifan yang diberikan oleh sarjana komunikasi dapat disimpulkan
bahawa komunikasi organisasi merupakan salah satu cara untuk melihat bagaimana sesuatu
kerja diuruskan melalui amalan komunikasi di kalangan kakitangan organisasi yang terlibat
secara langsung ataupun tidak langsung dengan organisasi.

Melalui kajian yang dijalankan terhadap bidang Komunikasi Organisasi ini didapati bahawa
terdapat komponen yang menjadi sasaran utama iaitu sistem pengurusan, iklim dan budaya
organisasi, jaringan komunikasi, buatputusan dan kepimpinan serta etika komunikasi
organisasi (Othaman, M.B, et al. Modul SCCA1013 Penghantar Komunikasi). Komunikasi
berperanan sebagai alat untuk menyebarkan maklumat dan perkara-perkara serta idea-idea
baru sekaligus menjemput ahli-ahli masyarakat di luar sana untuk melibatkan diri dalam
sebarang proses organisasi yang diusahakan melalui idea perancangan dan pelaksanaan bagi
mencapai objektif yang diiinginkan dalam diri usahawan itu sendiri terutamanya dalam sektor
perniagaannya.

4
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

2.0 PERANAN UTAMA BIDANG KOMUNIKASI ORGANISASI

Secara mudahnya, peranan asas komunikasi organisasi adalah proses pengarahan agar
tindakan kerja dapat dilaksanakan, koordinasi tindakan dapat dicapai, membina persahabatan
serta membentuk rasa dipercayai dan diterima oleh organisasi. Keempat-empat peranan ini
jika dapat dilaksanakan dan dipraktikkan maka akan wujud perkongsian maklumat yang
sistematik. Kesan yang akan didapati ialah akan meningkatkan prestasi kerja warga
organisasi dan secara tidak langsung meningkatkan produktiviti organisasi itu. Komunikasi
Organisasi pula turut mempunyai perananya yang utama di bidangnya. Antara peranan
tersebut ialah

2.1 Proses Pengarahan Agar Tindakan Kerja Dilaksanakan

- Dalam organisasi pihak atasan akan mengarahkan sesuatu aktiviti dan tugasan untuk
dilaksanakan oleh kakitangan bawahan. Oleh demikian komunikasi memainkan peranan yang
penting bagi memastikan setiap arahan ini sampai kepada kakitangan bawahan. Arahan yang
dikeluarkan ini sama ada ianya berbentuk memo, surat, e-mel dan sebagainya. Komunikasi
yang bersesuaian perlu digunakan bagi melancarkan pengarahan yang ingin dilaksanakan
agar tidak menimbulkan rasa kurang senang kakitangan bawahan semasa menerima arahan
tersebut. Contohnya, organisasi Syarikat Fereena Marketing Sdn Bhd ini yang mempunyai
staf daripada pelbagai department yang mewakili HOD “Head of Department” yang menjadi
ketua sesuatu department untuk memantau dan memberi arahan daripada Pihak Urusan untuk
menyampaikan sesuatu maklumat.

2.2 Koordinasi Tindakan Dapat Dicapai

- Kebanyakan organisasi ditubuhkan adalah bertujuan untuk mendapatkan keuntungan.

Justeru itu proses untuk mencapai keuntungan perlu dikoordinasikan meliputi komponen
struktur organisasi, aplikasi teknologi, pembangunan sistem dan prosedur, sumber manusia
dan budaya organisasi yang wujud dalam organisasi. Apabila kelima-lima komponen ini
dapat dikoordinasikan dengan lancar melalui proses komunikasi yang efektif segala
maklumat yang perlu disampaikan dapat diterima dengan jelas, tepat, terperinci dan telus.
Syarikat Fereena Marketing Sdn Bhd merupakan syarikat yang menjalankan perniagaan
produk kesihatan dan kecantikan bertujuan untuk memberi manfaat kepada masyarakat luar
mengenai penggunaan produk yang telah dijual. Bukan itu sahaja, setiap usahawan itu sendiri

5
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

menubuhkan organisasinya supaya berjalan lancar agar dapat memperolehi keuntungan yang
lumayan dari perniagaan yang dijalannya

2.3 Membina Persahabatan

- Komunikasi dalam organisasi bukan semata-mata untuk menjalankan tugas dan aktiviti
yang telah ditentukan oleh majikan sahaja tetapi komunikasi juga dibentuk untuk
mewujudkan jaringan perhubungan antara rakan sekerja dan juga pihak atasan. Apabila
wujud jaringan perhubungan yang harmoni di kalangan kakitangan maka suasana tempat
kerja lebih aman dan selesa tanpa sebarang konflik peribadi. Oleh yang demikian, hubungan
persahabatan yang wujud ini dapat menimbulkan semangat sepunya antara mereka dan
membantu mengukuhkan semangat cintakan organisasi. Oleh itu, di Syarikat Fereena
Marketing Sdn Bhd sentiasa meraikan pekerja dengan memberi cenderamata, membuat
majlis untuk meraikan staf serta membuat program “Award Of Top Staff every Month” dan
juga memberi bonus tahunan untuk pekerjanya. Disini kita dapat lihat, dalam sesuatu
organisasi itu sendiri perlu menerapkan sikap keprihatinan antara majikan dan juga pekerja
agar tiada sikap ketidakpuashati diwujudkan dalam organisasi itu sendiri.

2.4 Membentuk Rasa Dipercayai dan Diterima Oleh Organisasi

- Komunikasi yang berlangsung secara telus dapat menimbulkan rasa dipercayai dan dihargai
antara majikan dan pekerja. Oleh yang demikian, konflik, perbalahan kecil, rasa tidak puas
hati dapat ditangani dengan baik melalui perbincangan dan interaksi sosial yang harmonis.
Apabila wujud perasaan rasa dipercayai, maka secara tidak langsung akan wujud semangat
setia kawan dan cintakan organisasi.

6
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

3.0 HURAIKAN DENGAN TERPERINCI AMALAN-AMALAN

KOMUNIKASI TERSEBUT.

Antara amalan-amalan penting yang terdapat dalam komunikasi organisasi ialah seperti
berikut :

3.1 Sistem Pengurusan

Sistem pengurusan komunikasi organisasi terbahagi kepada tiga pendekatan iaitu klasik,
hubungan manusia dan sumber manusia. Pendekatan klasik melihat organisasi sebagai mesin
atau alat untuk mencapai sesuatu matlamat khusus. Kakitangan menjalankan tugas mereka
adalah berdasarkan arahan pihak atasan dan menyebabkan komunikasi formal. Pendekatan
hubungan manusia melihat manusia sebagai komponen utama dalam organisasi yang
mempunyai perasaan, emosi dan keupayaan untuk mencapai potensi jika dibimbing.
Pendekatan hubungan manusia menyebabkan komunikasi yang terbentuk lebih bersifat tidak
formal dan amalan komunikasi dua hala dapat dipraktik dengan terbuka. Manakala
pendekatan sumber manusia mewujudkan gabungan komunikasi formal dan tidak formal
dalam organisasi itu. Ketiga-tiga pendekatan ini haruslah digabungkan untuk menjadikan
sistem pengurusan organisasi lebih efektif.

3.2 Iklim dan Budaya Organisasi

Iklim dan budaya dalam sesebuah organisasi mempengaruhi komunikasi organisasi secara
langsung. Iklim adalah tanggapan mengenai nilai-nilai yang wujud dalam sesuatu organisasi
itu. Iklim organisasi sentiasa berubah-ubah dan mempengaruhi tingkah laku kakitangan
sesebuah organisasi tersebut. Manakala budaya pula merujuk kepada perkongsian andaian
asas yang dipelajari dan diamalkan oleh ahli kumpulan semasa menyelesaikan masalah.
Apabila sesuatu,budaya itu dipraktikkan berterusan maka semakin sukar untuk diubah.

3.3 Jaringan Komunikasi

Jaringan komunikasi adalah struktur sosial yang tercipta melalui komunikasi antara individu
dan kumpulan dalam organisasi dalam membentuk arah aliran maklumat seperti komunikasi
ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi bersilang dan khabar angin.

7
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

3.4 Buatputusan

Menurut Grenberg dan Baron (2000), buatputusan adalah satu proses membuat keputusan
daripada pelbagai alternatif dalam menyelesaikan sesuatu masalah. Terdapat tiga elemen
yang membataskan proses komunikasi semasa proses buatputusan iaitu hubungan dalam
kumpulan, struktur hierarki dan pertimbangan politik.

3.5 Konflik, Kuasa dan Politik

Amalan komunikasi organisasi dalam hal melibatkan konflik, kuasa dan politik begitu
penting sekali. Kecekapan sesuatu komunikasi dapat menangani konflik yang wujud, malah
kuasa dapat digunakan dengan sewajarnya dan politik organisasi dapat dielakkan.

3.6 Kepimpinan

Kepimpinan adalah tindakan atau peranan yang dimainkan oleh seseorang pemimpin dalam
membantu ahli organisasi menjayakan sesuatu matlamat (Cragan & Wright 1999.).
Keberkesanan sesuatu kepimpinan adalah bergantung kepada sifat kepimpinan yang
ditonjolkan oleh seorang ketua dan amalan komunikasi bersama subordinatnya.

3.7 Etika Komunikasi Organisasi

Etika komunikasi organisasi adalah tindakan baik atau buruk organisasi dalam melaksanakan
tanggungjawab moral dan kewajipannya. Ia dipengaruhi oleh sistem nilai diri, sistem nilai
organisasi dan piawai profesionalisme organisasi.

Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

ICT dalam organisasi membantu meningkatkan produktiviti kerja dan memantapkan

sesebuah organisasi sekiranya digunakan secara positif. ICT yang digunakan dalam sebuah
oganisasi memberikan kesan positif seperti :

i) Membolehkan lebih banyak maklumat diproses, disimpan, dihantar dan ditapis

dengan pantas dan kos yang efektif.
ii) Membolehkan maklumat didapati daripada pelbagai sumber dari seluruh negara
tanpa sempadan masa.
iii) Interaksi antara subordinat dan juga pihak pengurusan menjadi lebih mudah
dengan pengurusan e-mel.
iv) Meningkatkan daya saing setiap organisasi dan warganya.

8
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

4.0 KESAN AMALAN KOMUNIKASI TERSEBUT TERHADAP PENCAPAIAN

MATLAMAT ORGANISASI.

Sebagai satu sistem yang dinamik, komunikasi organisasi bergerak dengan usaha yang
dilaksanakan oleh anggota kerja di pelbagai peringkat ke arah pencapaian matlamat
organisasi. Dalam usaha tersebut setiap anggota kerja akan sentiasa peka terhadap tahap
pencapaian organisasi. Kenyataan ini menunjukkan bahawa setiap amalan komunikasi yang
diterapkan dalam pilihan organisasi akan memberi kesan yang positif dari sudut pencapaian
ke arah matlamat organisasi yang telah ditetapkan.Oleh itu,terdapat beberapa kesan amalan
komunikasi organisasi terhadap pencapaian matlamat organisasi.Antaranya ialah :

4.1 Mewujudkan Jalinan Hubungan.

Perspektif ini juga melihat kepentingan amalan yang dilakukan sebagai asas utama dalam
sistem komunikasi sesebuah organisasi. Setiap unit atau bahagian dalam sesebuah organisasi
sentiasa berkongsi maklumat antara satu sama lain dan secara tidak langsung telah
mewujudkan jalinan hubungan sesama anggota kerja samada dalam persekitaran dalaman
atau luarannya.Rogers (1976) menegaskan bahawa perspektif fungsional melihat pentingnya
kajian mengenai interaksi antara subsistem-subsistem dalam pengelolaan sesebuah
organisasi. Beliau menegaskan hasil terwujudnya jalinan yang kukuh dan erat akan
memastikan setiap anggota kerja organisasi bekerja secara bersama bagi memastikan
matlamat organisasi tercapai.

4.2 Pemprosesan Maklumat yang Berkesan.

Selain dapat mewujudkan jalinan hubungan, kesan amalan ini juga telah melihat kepentingan
pemprosesan makumat sebagai asas utama dalam sistem komunikasi dalam sesebuah
organisasi. Dalam melihat fungsi maklumat, pendekatan ini membahagikan fungsi maklumat
kepada tiga kategori fungsi pengeloloaan, fungsi jalinan hubungan dan fungsi perubahan
(Shockley-Zabalak, 2002). Ini selari dengan klasifikasi fungsi maklumat mengikut Katz dan
Kahn (1966) dalam pengurusan organisasi.Fungsi pengelolaan bermaksud mesej-mesej yang
berkaitan peraturan, prosedur, polisi dan kerja. Kebiasaannya mesej ini dapat dilihat pada
manual prosedur kerja, latihan-latihan orientasi, surat berita dan lain-lain sumber maklumat
yang disalurkan bagi tujuan melicinkan perlaksanaan proses kerja. Tahap kefahaman dalam
kalangan anggota kerja akan tercapai sekiranya kecukupan maklumat dan penyampaian

9
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

maklumat berkesan dan ianya akan memberi kelancaran organisasi serta dapat mencapai
matlamat yang dikehendaki.

4.3 Prestasi Kerja

Perspektif ini atau pendekatan meaning-centered telah meilhat bagaimana reaksi manusia
terhadap sesuatu prestasi kerja. Tindakan manusia diransang oleh pelbagai pilihan dan
pelbagai perlakuan yang kompleks. Tumpuan pengurusan organisasi bukan pada kawalan
terhadap pengurusan organisasi atau usaha untuk menjadi organisasi lebih produktif tetapi
melihat pada prestasi kerja yang dihasilkan oleh anggota kerja dengan organisasi. Perspektif
ini banyak melihat bagaimana kebolehan pekerja untuk menghasilkan kebolehan sesuatu
tingkah laku yang selari dengan pencapaian matlamat organisasi.

4.4 Kepuasan Pekerja

Hasil keputusan menunjukkan semakin kerap berlaku proses komunikasi mendatar, semakin
tinggi pencapaian kepuasan kerja di kalangan pekerja dalam organisasi ini. Dapatan kajian ini
menyokong kajian yang dilakukan oleh Pincus (1986) serta Michael dan Brenda (1988) yang
mendapati maklumat yang didapati melalui berkomunikasi dengan rakan sekerja mempunyai
hubungan yang signifikan dengan kepuasan kerja. Hasil daripada komunikasi antara pekerja
hubungan yang erat dapat diwujudkan antara rakan-rakan sekerja. Maka ini akan menjadi
pendorong kepada pekerja-pekerja untuk memberi sokongan kepada rakan-rakan yang
menghadapi masalah

10
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

5.0 BAGAIMANA AMALAN KOMUNIKASI ORGANISASI BOLEH

DITINGKATKAN LAGI UNTUK ORGANISASI TERSEBUT.

Komunikasi dan kolaborasi berjalan seiring. Kadang-kadang syarikat memerlukan

pengaturan untuk memaksimumkan dialog dan dialog terbuka antara pekerja dan pasukan.
Tidak sukar untuk meningkatkan komunikasi dan kolaborasi dalam organisasi, tetapi kaedah
yang lebih ketat diperlukan untuk mengubah ideologi dan teknologi industri. Lihat petua
berikut dan tulis semula tempat kerja anda untuk untuk kepuasan, persahabatan, dan kejayaan
pekerja yang lebih tinggi.

Sebagai contohnya, pengurus perlu memastikan pekerja mereka mempunyai hubungan sosial.
Facebook, Twitter, dan Instagram mungkin sudah ada, tetapi akhirnya pengurus akan
menghadapi masalah industri. Pekerja pada zaman ini bergantung pada media sosial untuk
hidup berdampingan dalam bidang sosial, bahkan dalam bidang sosial organisasi. Malangnya
generasi media sosial dipenuhi dengan pautan dan multimedia luaran yang menganggu dan
tidak berguna. Fikiran terbaik di tempat kerja mungkin sudah beralih arah mengikut
trend terkini dengan menghasilkan skop kerja menggunakan platform media sosial.

Dengan melaksanakan pelbagai alat untuk meningkatkn kemahiran dialog, tindak balas
pantas dan penyelesain SDM, dapat mengembangkan budaya dalaman dengan kadar
ekponensial. Pastikan setiap pekerja berpeluang untuk pergi secara peribadi terutama dalam
bidang persekitaran pejabat, Perasaan „selalu aktif‟ berlaku dikalangan pekerja yang sering
menggunakan media sosial dan peranti mudah alih. Banyak syarikat telah menerapkan
konsep pejabat terbuka, di mana meja dikongsi, pintu tidak ada, dan kerja berpasukan adalah
focus yang utama. Tetapi persekitaran seperti itu akan menjadi sangat sukar.

Organisasi mesti mewujudkan persekitaran di mana kreativiti dapat dipupuk. Kreativiti pada
amnya memerlukan sedikit ruang untuk bernafas. Ianya pasti berkesan sekiranya disediakan
bilik mesyuarat peribadi untuk mesyuarat kecil, kawasan kerja yang terpisah, dan kawasan
pertemuan yang telah ditetapkan. Walaupun terdapat beberapa pekerja yang terpencil, namun
ianya memenuhi keperluan komunikasi mereka demi mengutamakan kejayaan organisasi.

Justeru, sangat penting dalam mempromosikan sesuatu idea pekerja secara berasingan.
Bagaimanapun, organisasi adalah jumlah bagiannya, Pada masa lalu, organisasi boleh
menggunakan pendekatan top-down untuk mempromosikan komunikasi pekerja dan kerja
berpasukan. Ini adalah kaedah klasik, tetapi sudah ketinggalan zaman. Jadikan setiap saluran

11
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

komunikasi mempunyai dua arah, bahkan di peringkat pentadbiran. Pembuatan kandungan

dalam talian secara berkala, kehadiran media sosial dan aplikasi mudah alih dapat membantu.
Pekerja terbiasa dengan kolaborasi digital. Apabila aspek sosial perniagaan dapat diakses
melalui media sosial, mereka akan berkembang.

6.0 KESIMPULAN

Kepentingan komunikasi dalam organisasi adalah teras utama dalam memastikan sesebuah
organisasi itu berjaya mencapai matlamatnya. Komunikasi yang efektif membolehkan warga
organisasi menguruskan organisasi dengan lebih cekap dan tersusun. Komunikasi organisasi
yang positif perlu dipupuk, dibaik pulih dari semasa ke semasa agar organisasi itu dapat
berkembang maju seiring dengan perkembangan globalisasi.

Akhir sekali, komunikasi dalam organisasi adalah merupakan sebahagian daripada aspek asas
psikologi yang penting kerana ia mempunyai hubungan rapat perlakuan individu dalam
organisasi. Amat penting untuk organisasi melihat proses-proses komunikasi yang
bersesuaian untuk di beri perhatian bagi meningkatkan lagi kepuasan kerja, prestasi kerja,
tahap komitmen kepada organisasi di kalangan pekerja. Ini juga dapat membentuk organisasi
mengenalpasti masalah dan memahami hubungan manusia dan kemanusian di tempat kerja
dan seterusnya dapat membantu organisasi membentuk hubungan positif dengan pekerja bagi
meningkatkan produktiviti dan kesejahteraan pekerja.

12
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

7.0 SESI TEMUBUAL SECARA LANGSUNG BERSAMA HR DI SYARIKAT

FEREENA MARKETING SDN BHD DALAM SEKTOR SWASTA

SOALAN 1

Apakah yang Puan tahu berkenaan komunikasi?

JAWAPAN

- Komunikasi adalah perhubungan antara dua hala atau lebih. Selain itu,
ianya kuga merupakan maklumat yang hendak disampaikan kepada
seseorang atau lebih. Contohnya komunikasi dari segi lisan iaitu
komunikasi antara dua orang individu sama ada berhadapan, bahasa isyarat
dan sebagainya. Saya beri 2 contoh kepada kamu komunikasi yang berlaku
di dalam Syarikat Fereena Marketing Sdn Bhd adalah

1) Segala arahan yang saya terima daripada pihak atasan terutamanya perlu
disampaikan kepada kamu, saya akan memanggil kamu untuk datang ke
pejabat saya dan saya akan sampaikan arahan yang saaya terima itu kepada
kamu.
2) Arahan yang diterima oleh pihak atas saya perlu mendengar dan
mengambil arahan tersebut dengan teliti supaya tugasan daripada arahan
tersebut dapat dijalankan dengan tepat dan baik agar tidak ada „Miss
Communication‟.

SOALAN 2

Mengapakah komunikasi penting dalam organisasi?

- Komunikasi adalah penting dalam sektor pekerjaan bukan dalam sesebuah

syarikat sahaja malahan di mana-mana pon berada komunikasi ini penting
sebagai cara untuk menyampaikan sesuatu maklumat dengan tepat dan
jelas. Antara contohnya, Prosedur yang telah ditetapkan oleh Syarikat
Fereena Markating Sdn Bhd. Maklumat tersebut perlu disampaikan dengan
jelas kepada pekerja supaya mereka mendengar arahan dan mematuhi
prosedur yang telah ditetapkan dalam syarikat tersebut.

13
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

SOALAN 3

Apakah akan terjadi jika komunikasi ini tidak sampai kepada orang bawahan?

- Mengikut pendapat saya, jika komunikasi gagal dalam sesebuah organisasi

tersebut akan menimbulkan masalah ketidakfahaman arahan yang diberi.
Misalnya, jika tidak ada komunikasi dalam organisasi sesebuah syarikat itu
boleh menyebabkan semua kakitangan yang terlibat melakukan kesalahan
yang sama sehingga menjadi kemerosotan dalam pengurusan yang
dijalankan. Terutamanya dalam syarikat yang dijalankan sekarang iaitu
melibatkan perniagaan, perlulah lebih peka dalam mempromosikan dan
menerangkan info produk yang dijual, jika info yang disampaikan tepat
dan jelas boleh menarik pelanggan membelinya. Misalnya, info yang
diberi salah diterangkan kepada pelanggan boleh mengakibatkan
belakunya kerugian serta tidak dapat sambutan dari pelanggan di luar sana.

14
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

RUJUKAN

i. Abdullah M.I.U. (28 Januari 2016), Rakan Akuakultur ums, penghubungan

saintis dan komuniti akuakultur. BH ONLINE. Diakses daripada
https://www.bharian.com.my/taxonomy/term/61/2016/01/118827/rakan-
akuakultur-ums-penghubung-saintis-dan-komuniti-akuakultur
ii. Othman,M.B, et al.(n.d).Modul SCCA1013 Penghantar Komunikasi.
Universiti Utara Malaysia.
iii. Baharun, S, Sawai, J.P, & Rathakrishnan, R.B. Hubungan Antara Komunikasi
Dalam organisasi.
iv. Pincus, J.D. (1986), Communication satisfaction, job satisfaction and job
performance. Human Communication Reseach.
v. Rosli Muhammad, Universiti Utara Malaysia (2013)
perspektif_dalam_penyelidikan_amalan_komunikasi_dalam_organisasi
vi. Ahmad Jawahir Tugimin, Rosli Saadan, Kalthom Husain, Pusat Bahasa dan
Pembangunan Industri (2011) Kesan Komunikasi Dalam Organisasi Ke Atas
Kepuasan Kerja Staf Sokongan (Utem).
vii. Nor Azlina Binti Harun, Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia,
UMS (2010) Hubungan Antara Komunikasi Dalam Organisasi.

15
 (SCCA 1013-TKA-290644-290670-290772)

LAMPIRAN SESI TEMUBUAL DI SYARIKAT FEREENA MARKETING SDN BHD