SCCG 3143

KEMAHIRAN KOMUNIKASI KEPENGURUSAN

TUGASAN INDIVIDU
(SOALAN 1)

DISEDIAKAN UNTUK :
DR. ROMLAH BINTI RAMLI

DISEDIAKAN OLEH :
NAMA PELAJAR : NOOR HIDAYAH BINTI ABD RAZAK
NO. MATRIK : 251901
PUSAT : UUM

TARIKH HANTAR :
27 NOV 2021
Komunikasi memainkan peranan penting dalam mewujud dan mengeratkan perhubungan,
komunikasi juga menjadikan proses pengurusan menjadi mudah dan teratur. Kejayaan sesebuah
komunikasi berlaku apabila mesej yang disampaikan jelas dan mudah difahami oleh penerima.
Pengurus adalah komunikator di dalam organisasi, mereka berfungsi sebagai penyalur maklumat
kepada pekerja bawahan. Bertanggungjawab memastikan setiap mesej yang disampaikan
diterima, difahami dan mendapat maklumbalas yang baik. Pengurus harus memiliki Kesedaran
tentang bagaimana ingin menjadi seorang komunikator yang boleh membawa perubahan yang
lebih baik kepada organisasi. Langkah awal yang perlu difikrkan oleh pengurus ialah dengan
melakukan analisis menilai sejauh mana kekuatan dan kelemahan diri sendiri (Hattersley &
McJannet,2008). Persoalan penting bagaimana menjadi seorang pengurus yang berjaya ialah,
Apakah strategi komunikasi yang yang hendak diaplikasikan?, bagaimana menstruktur mesej?,
dan apakah saluran yang digunakan untuk menyampaikan maklumat secara efektif?. Keputusan
analisis ini mengukur sejauh mana kelayakan yang dimiliki dalam usaha memenuhi tuntutan
tugas sebagai seorang komunikator. Peranan dan tanggungjawab komunikator di dalam
organisasi adalah membantu organisasi mencapai matlamat. Model Komunikasi Transaksional
menjelaskan secara terperinci tentang asas kepada keberkesanan komunikasi. Ia dilengkapi
dengan komponen-komponen komunikasi yang saling bergantungan antara satu sama lain, iaitu
komunikator, mesej, audien, saluran dan konteks budaya/persekitaran adalah asas kepada
keberkesanan komunikasi.

Kualiti yang harus ada pada seorang komunikator adalah rasa tanggungjawab dalam
melaksanakan tugas pengurusan. Sentiasa menitikberatkan persoalan bagaimana melatih diri
untuk menjadi komunikator yang berfikiran terbuka, peka terhadap persekitaran dan budaya
serta menjadi pendengar dan pemerhati yang baik. Jalinan hubungan yang baik antara
komunikator dan penerima memudahkan proses pengurusan dan penyampaian maklumat.
Contoh, Pengurus di syarikat A adalah seorang yang sentiasa mengambil berat perihal pekerja
bawahannya, manakala pengurus di syarikat B tidak pernah mengambil tahu perihal pekerjanya
melainkan urusan berkaitan kerja sahaja. Hasil yang diperolehi kedua-dua syarikat tentu berbeza
kerana pekerja yang rasa dihargai cenderung untuk melakukan pengorbanan tanpa menuntut
sebarang imbuhan. Berbeza dengan syarikat B, pekerja yang tidak rasa dihargai tidak akan
termotivasi untuk meningkatkan produktiviti kerana merasakan usaha yang dilakukan adalah sia-
sia. Dalam erti kata lain, proses jalinan hubungan juga memerlukan kemahiran mendengar dan
mencerap, kemahiran komunikasi dengan mengamalkan komunikasi terbuka, menentukan hala
tuju yang jelas, memberi tunjuk ajar dan sokongan kepada pekerja dan membentuk kawalan
berterusan.

Penetapan objektif komunikasi dimulakan dengan dengan menjana objektif umum iaitu tujuan
dan sasaran yang ingin dicapai. Objektif tindakan, iaitu perincian dan perlaksanaan selaras
dengan objektif umum dan yang terakhir Objektif komunikasi, berkenaan strategi komunikasi
yang akan digunakan untuk mencapai sasaran umum. Penting bagi komunikator memilih saluran
komunikasi yang sesuai bagi memastikan mesej yang disampaikan dapat diterima dengan baik.
Komunikasi boleh berlaku dalam dua bentuk iaitu lisan dan bukan lisan. Peranan komunikator
dalam komunikasi perseorangan mungkin lebih mudah jika dibandingkan dengan komunikasi di
dalam sesebuah organisasi, di dalam organisasi penerima terdiri daripada pelbagai tingkat
jawatan dengan perbezaan latarbelakang pendidikan. Situasi ini menjadi penyebab wujudnya
kesukaran dalam menyampaikan sesuatu mesej. Halangan dalam komunikasi yang wujud
daripada persekitaran menjadikan komunikasi tidak dapat disampaikan secara tepat kepada
penerima. Mesej mungkin diterima tetapi kemungkinan wujud konflik akibat salah faham adalah
tinggi. Pemilihan saluran yang tidak efisien dan lemah seperti menggunakan pihak ketiga menjadi
antara punca tercetusnya konflik dalaman organisasi. Seharusnya maklumat yang disalurkan
hanya dibuat oleh komunikator bagi mengurangkan risiko salah faham.

Pengurus yang baik seharusnya seorang komunikator yang berupaya membentuk matlamat yang
jelas dan objektif untuk kakitangan dan syarikat tempatnya bekerja. Komunikator yang
bertanggungjawab perlu memberikan perhatian kepada pembentukan matlamat individu dan
juga matlamat kumpulan. Mereka perlu memastikan penglibatan bersama kakitangan dalam
proses pembentukan matlamat yang ingin dilaksanakan dan bukan sekadar memaksa mereka
menerima matlamat yang telah ditetapkan. Sebagai pengurus, keprihatinan dan pengagihan
tugas yang saksama kepada kakitangan adalah perlu. Strategi komunikator ketika menstruktur
mesej perlu mengambil kira keseluruhan struktur dalaman organisasi demi mencapai matlamat
organisasi yang seiring, mesej yang dibentuk mestilah tidak bersifat berat sebelah dan tidak
dipengaruhi oleh kepentingan pihak tertentu. Membuka ruang untuk maklum balas merupakan
tindakan tepat bagi mengukur kefahaman dan kesampaian sesuatu mesej. Kejayaan penerimaan
mesej boleh dilihat dari aspek partisipasi semua peringkat dalam menjayakan arahan dan
tugasan. Contoh, Pengurus Sumber Manusia mewakili Pengurus Atasan menyampaikan mesej
kepada semua peringkat pekerja di organisasi dan memberi tempoh seminggu kepada semua
pekerja untuk mengemukakan sebarang idea dan pandangan mereka berhubung mesej yang
telah diterima. Keterbukaan ini memberikan implikasi yang baik dalam persekitaran pengurusan
organisasi.

Budaya organisasi adalah nilai yang terbentuk daripada kebiasaan tingkah laku yang di amalkan
sejak penubuhan organisasi dan dibawa secara terus sehingga menjadi satu penjenamaan kepada
organisasi tersebut. Budaya ini memainkan peranan yang lebih besar dalam kehidupan pekerja
dan tahap produktiviti perniagaan. Komunikator merupakan agen organisasi dan
bertanggungjawab membawa budaya organisasi bersamanya. Setiap rangka kerja dan keputusan
harus mengambil kira kesesuaian budaya supaya ianya tidak akan bertentangan dan dianggap
tidak menghormati budaya sedia ada. Contoh, budaya organisasi Google, sebuah
syarikat teknologi multinasional Amerika Syarikat, mereka mengaplikasikan budaya kerja
organisasi dengan gaya santai dan mesra pekerja dengan menyediakan pelbagai kemudahan
sehingga pekerja merasakan suasana kerja seperti berada di kediaman sendiri. Budaya organisasi
google yang unik ini telah berjaya merangkul 12 penghargaan dari Comparably pada tahun 2018,
Best Company Culture, Best CEO, dan Best Company Happiness. Selain itu, Google juga
merupakan organisasi antarabangsa yang konsisten dalam penyertaan Fortune bagi kategori Best
Companies to Work dan Best Places to Work Glassdoor setiap tahun. Kejayaaan strategi
komunikator Google dalam merencanakan strategi budaya kerja terbaik telah meletakkan
namanya sebagai platform carian nombor satu dan berjaya mengatasi platform terbesar Yahoo
pada ketika itu dan terus kekal menjadi platform utama sehingga kini.
Rujukan. :

1. PANDUAN AMALAN KOMUNIKASI BERKESAN (upm.edu.my)

2. http://eprints.utm.my/id/eprint/10612/1/2.pdf
3. https://samahitawirotama.com/inspirasi-budaya-dari-perusahaan-google/
4. MODUL SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN