KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)

DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG

KABUPATEN BENGKULU TENGAH

Kegiatan : Belanja Modal Peralatan dan Mesin – Pengadaan Komputer

Pekerjaan : Upgrade Database Pegawai ASN DPUPR

TAHUN ANGGARAN 2020

 KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
UPGRADE DATABASE PEGAWAI ASN
DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG
KABUPATEN BENGKULU TENGAH

1. LATAR BELAKANG

Kemajuan teknologi informasi saat ini sangatlah pesat, sehingga pengaruhnya

pada kinerja dan tingkat kehidupan manusia seiring dengan perkembangan global. Era

Teknologi Informasi (TI) dimana semua hal ikhwal dapat dijelajah, ditelusuri bahkan

tidak ada lagi hal yang tersembunyi. Penggunaan Teknologi Informasi dapat

menunjang kegiatan kerja atau mempermudah penyelesaian tugas-tugas dibidang

pemerintahan, pelaksanaan pembangunan dan pelayanan kepada masyarakat, selain

itu efisiensi dan efektivitas didalam pelaksanaan tugas kedinasan juga akan

meningkat. Oleh karena itu penggunaan teknologi Informasi mutlak diperlukan dalam

membantu menyelesaikan pekerjaan, sehingga penyelesaian pekerjaan menjadi lebih

efektif.

Setiap pengelola manajemen pegawai dituntut untuk bekerja keras

meningkatkan mutu dan keakuratan dalam menyajikan data pegawai di era yang

semakin kompetitif ini. Database yang semakin variatif diperlukan untuk dapat

memberikan informasi yang luas bagi pimpinan, sehingga data yang disajikan

sangatlah penting untuk menentukan dan mengambil suatu kebijakan atau keputusan

yang strategis secara cepat dan tepat.

Sebagaimana yang diamanatkan dalam UU Nomor 5 Tahun 2015 tentang

Aparatur Sipil Negara, pasal 48 bahwa mengelola dan mengembangkan sistem

informasi pegawai ASN berbasis kompetensi didukung oleh sistem informasi

kearsipan yang komprehensif, oleh karena amanat tersebut dipandang perlu untuk
 selalu mengembangkan sistem informasi pegawai untuk memenuhi kebutuhan tentang

informasi pegawai. Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkulu

Tengah telah melakukan pembuatan database pegawai pada tahun 2019 lalu, namun

seiring pergantian tahun maka perubahan pasti terjadi dalam sebuah instansi

pemerintahan. Guna menanggapi hal tersebut maka perlu Upgrade Database Pegawai

ASN Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkulu Tengah yang

di tahun 2020 ini.

2. MAKSUD DAN TUJUAN

A. Maksud

Melakukan update kompilasi data pegawai yang ada di lingkungan Dinas

Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkulu Tengah, sehingga

menjadi satu kesatuan data informasi. Dan Meng-Upgrade aplikasi database ASN

DPUPR Bengkulu Tengah dengan menambahkan beberapa item menu.

B. Tujuan

a. Melakukan upgrade aplikasi database ASN DPUPR Bengkulu Tengah

sehingga menjadikan aplikasi lebih mutakhir.

b. Menyajikan informasi data pegawai yang telah di update pada aplikasi

sebelumnya, sehingga dapat diperoleh gambaran/keadaan umum pegawai

khususnya Aparatur Sipil Negara di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan

Ruang Kabupaten Bengkulu Tengah.

c. Menyajikan update informasi data pegawai, sebagai bahan guna memenuhi

kebutuhan unsur pimpinan dalam rangka perencanaan, pembinaan pegawai

serta kebutuhan lainnya.

 d. Secara bertahap dan berjangka panjang menyiapkan data dasar yang dapat

dimanfaatkan sebagai bahan penyusunan kebijakan pegawai di Dinas

Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkulu Tengah.

e. Terbentuknya kerjasama yang baik dalam pengelolaan data pegawai di

Kabupaten Bengkulu Tengah sehingga tersedia data pegawai PNS yang akurat

dan up-to-date khusus nya Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang

Kabupaten Bengkulu Tengah.

3. DASAR HUKUM

Dasar pemikiran dari kegiatan Pembangunan Database ASN Dinas Pekerjaan

Umum Penataan Ruang berdasarkan landasan hukum :

1) Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-undang

Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Pegawai

2) Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara;

3) Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi

Manajemen Pegawai Departemen Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah;

4) Peraturan Kepala BKN Nomor 14 Tahun 2011 tanggal 28 Juni 2011 tentang

Pedoman Pengembangan Database Pegawai Negeri Sipil;

5) Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor

41/PER/Men.Kominfo/11/2007 tentang Panduan Umum Tata Kelola Teknologi

Informasi dan Komunikasi Nasional.

6) Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 1979 Tentang Daftar Urut Kepangkatan.

7) Peraturan Daerah Kabupaten Bengkulu Tengah No. 26 Tahun 2017 Tentang

Nomenklatur Daerah Kabupaten Bengkulu Tengah.

4. LINGKUP KEGIATAN

Lingkup kegiatan berisi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh Konsultan

meliputi:

1) Tahapan pelaksanaan

a. Perencanaan Upgrade

Kegiatan perencanaan Upgrade meliputi assesment kebutuhan akan aplikasi

yang dikembangkan untuk kemudian memahami permasalahan yang

muncul dan mendefinisikannya secara rinci untuk kemudian dituangkan ke

dalam aplikasi yang sudah ada dan pembuatan schedule pelaksanaan yang

memuat tahapan pekerjaan yang akan dilakukan.

b. Perancangan

Dengan memahami system sebelumnya dan kriteria-kriteria sistem yang akan

dibangun, tim penyedia jasa dapat membuat Upgrade rancangan sistem

informasi terlebih dahulu. Selanjutnya dengan memperhatikan hasil

rekomendasi dari pengguna aplikasi, tim penyediaan jasa juga harus

memperhatikan:

 Update Kebutuhan organisasi

 Update Kebutuhan operator

 Update Kebutuhan pemakai

 Update Kebutuhan teknis

c. Pelaksanaan Pekerjaan

Pelaksanaan pekerjaan meliputi Upgrade aplikasi sesuai dengan hasil

assesment kebutuhan yang diperlukan oleh user dan schedule yang telah

direncanakan.
 d. Implementasi

Implementasi sistem dapat dilakukan apabila sistem yang dikembangkan

telah sesuai dengan kebutuhan user dan bebas dari bug (error). Implementasi

selanjutnya diikuti dengan training aplikasi kepada user sehingga user dapat

memanfaatkan aplikasi dengan efektif dan efisien.

e. Evaluasi

Pada tahap ini, dilakukan uji coba aplikasi (sistem) yang telah selesai di-

upgrade. Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem

tersebut sudah benar, sesuai karakteristik yang ditetapkan dan tidak ada

kesalahan-kesalahan yang terkandung didalamnya.

f. Maintenance dan Garansi

Aplikasi yang di-upgrade harus mempunyai garansi selama 1 tahun, sehingga

kalau terjadi masalah atau ditemukan keadaan yang tidak sesuai dengan

rencana kebutuhan yang telah disusun dapat segera ditangani.

2) Spesifikasi Teknis

a. Database

Sebagai penyimpanan data pegawai dapat menggunakan aplikasi database

yang tersedia yaitu MySQL atau aplikasi open source yang cepat,

ringan dan mampu menampung data dalam jumlah besar.

b. Sistem

 Aplikasi berbasis web dan dapat berjalan dengan baik di web browser

berbasis desktop.

 Menggunakan bahasa pemograman minimal PHP 5.3.

  Menggunakan web framework yang mengadopsi fitur namespace,

template engine, unit test, schema builder, database migrations,

RESTful controller, dan dependency injection.

 Menggunakan CSS framework yang mengadopsi responsive design.

 Memiliki fungsi export data/print.

 Backup/Restore

Karena pentingnya nilai data yang digunakan oleh aplikasi, maka

aplikasi harus dapat menyediakan fasilitas untuk melakukan backup /

restore database, sehingga apabila terjadi kesalahan/kejadian buruk

admin dapat melakukan backup / restore data dengan mudah.

3) Menu / fasilitas yang di-upgrade dan di-update

a. MENU ASN

 Profil ASN (Update)

 Edit Data ASN (Update)

 Input/Update Data ASN (Update)

b. MENU KEPANGKATAN

 Data Daftar Urut Kepangkatan (DUK) (Update)

 Kenaikan Pangkat Berkala

 Masa Persiapan Pensiun (MPP)

 KP4 (Upgrading)

 Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) (Upgrading)

c. MENU GAJI

 Kenaikan Gaji Berkala

 d. MENU GALERI

 Data/file-file ASN

5. OUTPUT/KELUARAN

Keluaran dari Upgrade Sistem Informasi Manajemen ASN DPUPR adalah

a. Terbentuknya kerjasama yang baik dalam pengelolaan data pegawai PNS

Pemerintah Bengkulu Tengah sehingga tersedia data pegawai yang akurat dan up-

to-date.

b. Dihasilkannya informasi Pegawai setiap saat.

c. Dihasilkannya informasi Pegawai secara berkala,

d. Dihasilkannya informasi Pegawai setiap akhir tahun.

e. Memberikan layanan informasi kepada stakeholder secara cepat, tepat dan up-

todate

f. Dengan dilakukannya Upgrade aplikasi, semakin banyak informasi yang dapat

dihasilkan.

6. PELAKSANAAN KEGIATAN

A. Metode Pelaksanaan

Adapun pendekatan dan metodologi yang akan digunakan adalah :

a. Corporate Re-Enginering Approach; Kegiatan utamanya mengevaluasi

berbagai proses dan organisasi aktivitas yang ada. Melalui cara ini

diharapkan sistem yang terbangun dapat secara optimum mendukung

semua lingkup kegiatan dan tingkatan manajemen.

b. Open System Architecture; Dengan pendekatan ini, maka kegiatan

pengembangan Sistem Informasi tidak terhambat oleh ketergantungan

 terhadap suatu produk, platform, atau merek tertentu. Ini akan

memberikan fleksibilitas dalam menghadapi perubahan maupun

penambahan kebutuhan di masa depan.

c. Rightsizing Hardware Platform; Tujuan utama dari pendekatan ini

adalah menyediakan infrastruktur yang sesuai dengan keadaan dan

masalah yang dihadapi masing-masing unit / departemen. Penerapan

'Open System' yang memberikan fasilitas skalabilitas, portabilitas dan

interoperabilitas menyebabkan pendekatan ini dengan mudah dapat

dilaksanakan dan pada gilirannya menyebabkan dapat ditekannya berbagai

biaya; karena memungkinkan tidak terbuangnya berbagai perangkat yang

telah ada sebelumnya.

d. Top-Down Planning; Bottom-Up Implementation; Pendekatan ini

memungkinkan adanya sebuah kerangka acuan global pada waktu

implementasi. Kerangka ini disusun secara global meliputi semua

tingkatan dan unit kerja yang ada di lembaga yang bersangkutan.

Penyusunan rencana secara top-down ini memungkinkan terbentuknya

sebuah peta (road map) teknologi informasi. Namun meskipun dibuat

secara top-down, peta ini harus dapat dibangun secara bertahap

(bottomup) sesuai dengan skala prioritas dan kebutuhan lingkup dan

tingkatan manajemen. Kemampuan pembangunan bertahap ini juga

mendukung user-driven computing, di mana penggunalah yang langsung

menentukan kebutuhannya sendiri.

 B. Tahap Kegiatan

1. Tahap Pertama

Tahap Pertama mencakup kegiatan dalam rangka Upgrade Database

Pegawai ASN DPUPR Kab. Bengkulu Tengah, yang meliputi kegiatan:

a. Mempelajari dan memahami pembaharuan data pegawai Dinas

Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkulu Tengah.

b. Melaksanakan penelitian, survei dan diskusi-diskusi yang berkaitan

dengan rencana-rencana dan strategi-strategi upgrade aplikasi di Dinas

Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkulu Tengah

dalam menghadapi tantangan di masa depan, terutama yang berkaitan

dengan pengelolaan data pegawai.

2. Tahap Kedua

Tahap Kedua mencakup kegiatan dalam rangka pelaksanaan Upgrade

aplikasi meliputi:

a. Meminta pendampingan kepada Dinas Pekerjaan Umum Penataan

Ruang Kabupaten Bengkulu Tengah dalam Upgrade aplikasi guna

menyesuaikan dengan kebutuhan dinas.

b. Menyesuaikan dengan kapasitas penyimpanan untuk database dari

aplikasi yang di-upgrade.

c. Melakukan uji dan demonstrasi project demi penyempurnaan aplikasi.

7. LOKASI DAN PELAKSANA KEGIATAN

Kegiatan ini dilaksanakan di Kabupaten Bengkulu Tengah dibawah

pelaksanaan oleh Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Bengkulu

Tengah.
 8. JADWAL KEGIATAN

Waktu yang diperkirakan untuk pelaksanaan kegiatan adalah 90 (Sembilan

Puluh) hari Kalender dengan rincian:

JADWAL KEGIATAN
UPGRADE DATABASE ASN
DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG
KABUPATEN BENGKULU TENGAH
Waktu : 90 (Sembilan Puluh) Hari Kalender

Waktu Pelaksanaan ( Bulan Ke - )

No Uraian I II III
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Koordinasi TIM
2 Pengumpulan Data Awal
3 Pembuatan Laporan Awal
4 Pengembupulan Data dan Informasi di Dinas

Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang

Kabupaten Bengkulu Tengah

5 Analisa dan penilaian perancangan Program
6 Gamabaran awal program
7 Demonstrasi Aplikasi
9 Pemutakhiran aplikasi
Pembuatan Laporan Akhir (Manual Book)
10
dan Pelatihan

9. TENAGA AHLI

Tenaga Ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan ini antara lain :

A. Ahli Sistem Informasi (Team Leader)

Seorang ahli sistem informasi lulusan universitas negeri atau swasta yang

terakreditasi jurusan minimal S1 Teknik Informatika/Ilmu Komputer

Berpengalaman sesuai dengan jurusan dan keahlian minimal 3 (tiga) tahun

pengalaman sebanyak 1 orang.


Disetujui :
Pengguna Anggaran
Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
Kabupaten Bengkulu Tengah
Drs. RACHMAT RIYANTO, ST., M.A.P.
NIP. 19661213 198603 1 002
Renah Semanek, April 2020
Disusun Oleh :
Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK)
Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
Kabupaten Bengkulu Tengah
HERWANTO PURBA, ST
NIP. 19810427 201101 1 003