LAPORAN AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN KINERJA APARATUR SIPIL NEGARA

MELALUI PELATIHAN BIDANG SUBSANTIF (Dalam Kearsipan Online) KECAMATAN

MAUK
KABUPATEN TANGERANG

OLEH :
ADI SURYADI LAZUARDI,S.Sos
NIP. 19690706 200701 1 029

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS (PKP) PNBP KEMENTRIAN DALAM NEGERI

ANGKATAN I
 BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Upaya pengembangan Aparatur Sipil Negara (ASN) merupakan kegiatan yang harus dilakukan dan
difasilitasi oleh pemerintah agar pengetahuan, kemampuan, dan sikap ASN meningkat sesuai dengan
tuntutan pekerjaan.
Pengelolaan manajemen kepegawaian (kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan pensiun) di
lingkungan Kecamatan Mauk saat ini masih dilakukan secara manual. Masalah yang dihadapi ialah
tidak adanya sIstem untuk mengelola manajemen kepegawaian ASN di Kecamatan Mauk dalam hal
kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan pensiun, sehingga sering terjadi keterlambatan pengajuan
dikarenakan ketidaktahuan waktu pengajuan. Dengan adanya system informasi ini diharapkan dapat
mengatasi masalah-masalah yang ada dalam proses manajemen pegawai ASN dalam hal kenaikan
pangkat, kenaikan gaji berkala, dan pensiun di lingkungan Kecamatan Mauk.
Pemanfaatan teknologi komputerisasi diantaranya personal record (arsip pegawai) seperti fotocopy
KTP,Ijazah,Akta Nikah, Karpeg, SK dan lain sebagainya Pegawai Kecamatan Mauk yang belum
lengkap dan terarsip dengan baik sehingga ketika arsip tersebut dibutuhkan untuk keperluan kenaikan
pangkat, kenaikan gaji berkala, pengajuan tunjangan dan lainya pegawai harus mengumpulkan ulang
berkas yang seharusnya sudah ada pada bagian arsip Pegawai Kecamatan Mauk
 Masalah lainya adalah personal record yang sudah dikumpulkan sering dipinjam oleh
pegawai yang bersangkutan dan tidak dikembalikan, dengan adanya sistem penyimpanan
berkas secara online dan terkomuterisasi diharapkan kedepanya penyimpanan berkas
Pegawai dapat terarsip dengan baik dan tidak lagi terjadi kehilangan berkas karena sudah
ada backup data pada sistem komputer kecamatan mauk yang diunggah di cloud computing
seperti gdrive ataupun dropbox.
Masalah lainya adalah belum adanya flowchart atau alur diagram serta pemberian label
pada pelayanan surat masuk dan surat keluar sehingga ketika ada permintaan nomor surat
untuk surat keluar bagian Unit Umum dan Kepegawaian Kecamatan Mauk sering
kehilangan arsip surat dikarenakan adanya ketidaktahuan pegawai betapa pentingnya
pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
Sehubungan dengan permasalahan-permasalahan di atas maka diperlukan adanya
kajian lebih lanjut mengenai bimbingan dan solusi yang dilaksanakan secara substantif guna
meningkatan kinerja pegawai pada kecamatan mauk kabupaten tangerang.
 2. Tujuan Aksi Perubahan

Tujuan Jangka • Yang dapat diseselaikan dalam waktu 60 hari

yaitu dengan terwujudnya Sistem Informasi
Pendek Manajemen ASN (Kearsipan Onlien)
Kecamatan Mauk
• Dalam waktu 6 Bulan – 1 Tahun Yaitu meningkatkan
Tujuan Jangka kinerja pegawai bagian umum kepegawaian khususnya
Menengah dalam hal digitalisasi data dan semua arsip pegawai
tersimpan secara online sebagai backup data fisik

• Ekstimasi waktu 1 tahun – 2 tahun yaitu

Tujuan Jangka lebih terstrukturnyab penympanan seluruh
Panjang data penting pegawai dan juga arsip surat
masuk dan surat keluar yang dapat
diakses dengan lebih mudah dengan
media online
 3. Manfaat Aksi Perubahan

1. Manfaat Bagi Penulis

2. Manfaat Bagi Organisasi
a. Melaksanakan tugas
a. Membantu Visi dan 3. Manfaat Bagi ASN
pokok dan Fungsi Sub
Bagian Umum dan Misi Kecamatan Mauk
Kepegawaian a. Terlampirnya
b. Mempermudah dan pengetahuan pegawai
b. meningkatkan mempercepat kinerja Kec. Mauk atas
kapasitas SDM penulis dalam memanajemen pekerjaan yang berbasis
dalam hal pelayanan kepegawaian di Kec. teknologi informasi
Mauk
b. Mampu memberikan
c. Menyediakan pelayanan terbaik sesuai
informasi pegawai yang dengan Tupoksi nya
akurat
 BAB II
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAAN
A. Capaian Kegiatan Aksi Perubahan
Pelaksanaan aksi perubahan meliputi hal-hal yang dirancang dalam tahapan
jangka pendek dan menengah, yang pelaksanaannya dimulai pada minggu kesatu
bulan April hingga minggu kedua bulan Juni 2021.
1. Capaian Umum Jangka Pendek dan Menengah
Terdapat 3 hal yang menjadi capaian keberhasilan aksi perubahan ini, yaitu :
a. Terbentuknya sistem informasi kearsipan digitalisasi kepegwaian sebagai system informasi
menejemen ASN di Kecamatan Mauk.
b. Dengan menyimpan dokumen dalam bentuk soft copy maka resiko kerusakan yang terjadi pada
arsip fisik akan mudah di hindari.
c. Meminimalisir adanya kemungkinan kehilangan file tentunya dengan perangkat prosedur dan
keamanan yang telah diterapkan sebelumnya, ataupun prosedur backup data yang bisa kita
terapkan.
 B. Aktualisasi Kepemimpinan

1. Pelatihan Tata Kelola Kearsipan

Organisasi yang baik adalah organisasi yang sanggup memacu orang-orang didalam
nya untuk maju dalam melangkah. Pengembangan system/ pelatihan internal
kepegawaian ini akan menjadi terobosan di unit kerja sub bagian umum dan
kepegawaian Kec. Mauk, dengan adanya perangkat kerja yang baru ini unit-unit kerja
dibawah
2. camat
Fasilitas akan
Dalam termotivasi
Pelatihan untuk
Di Unit mengenal
Kerja suatu Umum
Sub Bagian teknologi
Danbaru, mengenal cara
Kepegawaian
kerjanya yg baru.
Dalam upaya peningkatan kinerja pegawai perlu dilakukan pendekatan, pada dasarnya
pegawi akan merasa nyaman dan betah bekerja apabila fasilitas kerja terpenuhi.
Tersedianya fasilitas yang lengkap maka pegawai akan terdorong untuk meningkatkan
prodiktifitas. Pada sub bagian umum dan kepegawaian Kec. Mauk bias dilihat
memiliki fasilitas yang memadai sehingga pegawai dapat melakukan pekerjaaan
dengan optimal.

3. Inovasi
Pada awalnya alur penyimpanan arsip Kepegawaian Kec. Mauk dengan cara Manual,
dengan adanya inovasi yang dilakukan sekarang mengunakan Sistem Informasi
Kepegawian dengan Alur Proses Online sehingga keamanan dan kemudahaan
terjamin.
 BAB III
KEMANFAATAN AKSI PERUBAHAN
A. Penyelesaian Permasalahan Kinerja Pelayanan
Manfaat
Mengadakan Sosialisasi dan Fasilitasi baik
terkait pemanfaatan teknologi Informasi Meningkatkan kualitas penyelenggaraan
serta pemahaman bahwa sebagai ASN pemerintahan Kecamatan khususnya di Sub
harus berinovasi dan mengikuti bagian Umum dan Kepegawaian
perkembangan Teknologi yang sedang
berjalan.
Dengan terciptanya Sistem Informasi Meningkatnya Kualitas Pegawai di
Kepegawaian (Kearsipan Online) Kecamatan Mauk karena beralihnya dari
pelayanan Admistrasi Kepegawaian sistem manual berganti dengan sistem
khususnya Kenaikan Gaji Berkala, teknologi berupa aplikasi yang
Kenaikan Pangkat, dan Pensiun tidak akan mempermudah dalam proses manajemen
terkendala Kepegawaian

Proses Manajemen Kepegawaian beralih

Tercapainya Visi dan Misi Kecamatan
dari sistem manual ke sistem Teknologi
Mauk karena seluruh pegawai berinovasi
yaitu memanfaatkan Sistem Informasi
positif dalam penyelanggaraaan pelayanan.
Kepegawaian (Kearsipan Online)

KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN
Tindak Lanjut Jangka Pendek
( 0 - 6 bulan )
Tindak Lanjut Jangka Menengah
( 6- 12 Bulan )
Tindak Lanjut Jangka Panjang
BAB IV
• Monitoring berkala pelaksanaan sistem informasi kepegawaian
kepada petugas administrator
• Monitoring berkala pelaksanaan sistem informasi kepegawaian
kepada Pegawaipenerima manfaat dari pelayanan
• Evaluasi berkala dan komparasi antara dulu pemakain manual
dengan sekarangmemakai
• Mengembangkan sistem kearsipan ke seluruh administrsi di sub
bagian Umumdan Kepegawaian
• Pembaharuan dan pemutakhiran perangkat baik software
maupun hardware sesuai kebutuhan di lapangan
• Sosialisai kepada seluruh pegawai kecamatan Mauk agar
mengenal dan paham sistem informasi kepegawaian ini
• Pembaharuan dan pemutakhiran sistem kearsipan online sesuai
kebutuhan di lapangan contohnya menambah database surat
keluar, masuk, personal record pegawai dll
• Adanya konektivitas jaringan data kepegawaian di seluruh
Kabupaten Tangerang antara Seluruh OPD dengan BKN
 BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
• Aksi Perubahan “Peningkatan Kinerja Aparatur Sipil Negara Bidang Kearsipan
Online Melalui Bimbingan Teknis Pada Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian
Kecamatan Mauk Kabupaten Tangerang” dapat terlaksana karena dukungan dan
kerjasama dari pihak - pihak yang memiliki pengaruh atas keberhasilan aksi
perubahan ini.
• Capaian atas aksi perubahan ini adalah mendapat dukungan dari para stakeholder di
setiap tahapan pelaksanaan aksi perubahan sehingga berjalan lancer
• Keberhasilan atas aksi perubahan ini diukur melalui tingkat keberhasilan serta untuk
mengetahui kondisi sebelum aksi perubahan dan sesudah aksi perubahan. Hal
tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa pelaksanaan aksi perubahan berhasil
membawa perubahan baik untuk para stakeholder maupun seluruh pegawai
Kecamatan Mauk yang terkait dengan kepegawaian.
Terima Kasih