EFEKTIVITAS SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN (SAPK)

SEBAGAI KELANCARAN PENANGANAN USULAN BERKAS MASUK

PADA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA (BKN) REGIONAL II SURABAYA JAWA TIMUR
Tri Wahyuni
Durinta Puspasari
Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Pendidikan Ekonomi,
Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Surabaya
tri.wahyuni93@gmail.com
Abstrak
Perkembangan teknologi yang cepat dan informasi yang semakin mudah diakses
menuntut sebuah instansi pemerintahan untuk semakin berbenah. Penggunaan sistem aplikasi
penerimaan berkas usulan masuk diharapkan dapat membantu petugas pelayanan
kepegawaian dalam pengelolaan berkas usulan yang lebih baik, efektif, dan efisien.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana penanganan berkas usulan yang masuk
yang ada di Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional II Surabaya Jawa Timur. Adapun
poin yang akan diteliti yaitu mengenai: 1). Kinerja Pegawai, 2) Efektifitas sistem, 3).
Manfaat sistem, serta 4). Cara kerja dari SAPK tersebut. Subyek penelitian yaitu pegawai
Bidang Pensiun. Jenis penelitian ini adalah merupakan penelitian deskriptif kualitatif, dengan
metode pengumpulan data yang digunakan adalah sistem pengamatan (observasi),
wawancara, serta dokumentasi. Adapun hasil dari penelitian menunjukkan bahwa SAPK
dinilai sudah efektif dalam membantu penanganan usulan berkas masuk yang ada di BKN
karena mempermudah pekerjaan dari para pegawai, mempersingkat waktu penanganan
berkas, serta menghemat biaya operasional dari bidang yang menggunakannya.
Kata kunci: SAPK, efektivitas, berkas kepegawaian
Abstract
Rapid technological development and more easily accessible information system
requesses government agencies to further improve. Admission aplication file system usage
incoming proposals are expected to assist in the management of service personnel stuffing
proposals beam better, effective and eficience. This research aims to determined how the file
handling incoming proposals in the state personal agency (BKN) n the second region of
Surabaya East Java. The points to be studied is about employee performance, the
effectiveness of the systems, the benefit using the systems, and the working of the SAPK
system.The subject of research, employee/worker in employee & pension status sector. This
kind of research is kualitatif description, state collection method used were observation,
interviews and documentation. From this research show that SAPK is an effective aplication
to help the employee to handling the incoming fie proposals of BKN second Region of
Surabaya because SAPK can save their time to handling the incoming file proposals and save
operational cost of pension status sector that used the application.
Keyword: SAPK, effective, staffing proposals

karena itu, sebuah kantor mestinya memiliki

PENDAHULUAN
Kantor

pusat

kemampuan untuk menyediakan informasi sesuai

penyediaan

yang dibutuhkan oleh berbagai pihak yang

informasi, mulai dari tahap awal sejak penerimaan,

berkepentingan di dalamnya. Salah satu hal yang

pengumpulan,

diharapkan

berlangsungnya

sebagai

suatu

kegiatan

serta

dan

tempat

pengelolaan

hingga

menyimpan dan mendistribusikan informasi. Oleh

ada

dalam

suatu

kantor

adalah

menyediakan pusat pelayanan mengenai arsip serta

berkas yang terdapat dalam instansi tersebut.

khususnya di bagian pusat pelayanan kepegawaian,

Berkaitan dengan hal tersebut, proses usulan suatu

sebagai salah satu wujud perbaikan kinerja agar

berkas merupakan hal yang tidak bisa dipisahkan

semua pegawai dapat mengoperasikannya. Adapun

pada keberlangsungan suatu instansi pemerintahan.

permasalahan kepegawaian yang muncul di BKN

Berkas usulan yang masuk harus dikelola dengan

sebelum

baik, agar informasi yang terdapat di dalamnya

administrasi kepegawaian yang terkesan rumit,

dapat ditemukan dengan mudah dan cepat saat

jumlah PNS yang dilayani begitu banyak, dan

diperlukan serta tidak terjadi kesalahan dalam

banyaknya data kepegawaian yang hilang saat

pengklasifikasiannya.

menggunakan sistem manual (tata naskah). Proses

penggunaan

SAPK

adalah

proses

Arsip dapat tertata dengan baik apabila

administrasi yang terkesan rumit dirasakan mulai

didukung dengan manajemen kearsipan yang baik

dari mengurus kenaikan pangkat, mutasi yang

pula. Mengingat pentingnya tugas manajemen

berbelit-belit, dan persyaratan pengurusan yang

kearsipan, maka dewasa ini banyak pihak yang

kadangkala sulit dipahami oleh pengusul. Sehingga

menggunakan media elektronik dalam pengelolaan

berkas yang bisa selesai ditangani dan di

dokumen sehingga menghasilkan data bersifat

distribusikan berdasarkan kepentingannya dalam

elektronik.

elektronik

satu hari menjadi lambat dan baru bisa diselesaikan

diharapkan dapat membantu pihak pengelola arsip

dalam waktu sekitar tiga hari sampai empat hari.

untuk mengelola dokumen dengan baik sehingga

Sehingga dirasa kurang efektif dan menghambat

lebih

hal

proses penanganan surat. Oleh karena itu dengan

penyimpanan, pengelolaan, pendistribusian dan

adanya aplikasi SAPK ini diharapkan proses

perawatan dokumen (Sugiarto, 2005). Penggunaan

penanganan surat tidak sampai berlarut-larut.

Penggunaan

efektif

dan

media

efisien,

baik

dalam

media elektronik dalam pengelolaan arsip dikenal

dengan

sebutan

sistem

kearsipan

Penelitian yang dilakukan oleh Nandari dkk

elektronik

tahun 2011 menyatakan bahwa sebuah instansi

(elektronik filing system) yang maksudnya arsip

perlu mengubah metode konvensional dalam

didokumentasikan

pengelolaan berkas yang digunakan menjadi

dengan

memanfaatkan

komputer.

metode

yang

terkomputerisasi.

Sehingga

Sejak tahun 2010 sampai 2015 Badan

penanganan berkas menjadi lebih efektif serta

Kepegawaian Negara (BKN) Kantor Regional

dapat lebih terstruktur. Kecepatan pengolahan dan

(Kanreg)

telah

penyampaian informasi memiliki peran yang

pelayanan

sangat penting bagi setiap instansi, terutama

II

Surabaya

mengembangkan
kepegawaian

aplikasi

Timur

sistem

SAPK

instansi yang memiliki tingkat rutinitas yang tinggi

Kepegawaian).

dan memiliki banyak data untuk ditangani.

Dipaparkan oleh Ibu Ratih selaku pegawai yang

Banyaknya data maupun informasi yang ditangani

menjalankan SAPK pada awal pemakaian belum

tentu tidak memungkinkan dilakukan semua

semua pegawai dapat mengaplikasikan SAPK.

dengan cara manual. Penanganan data yang

Sehingga

pelatihan-pelatihan

jumlahnya sangat banyak akan lebih efektif

penggunaan serta penyuluhan kepada para pegawai

dilakukan dengan menggunakan bantuan software

(Sistem

online

Jawa

Aplikasi

yang dinamakan
Pelayanan

diadakannya

aplikasi penanganan surat. Karena hal tersebut

wilayah

kerjanya;

5)

Penyelenggaraan

dan

dapat mempermudah dalam hal pelayanan kepada

pemeliharaan jaringan informasi data kepegawaian

pihak-pihak yang membutuhkan.

PNS pusat dan daerah di wilayah kerjanya.

Adanya pusat pelayanan yang menerima

Melihat pentingnya penanganan berkas yang

berkas masuk dari instansi lain menjadi tahap awal

harus dilakukan oleh BKN Kanreg II Surabaya

proses

sebelum

Jawa Timur yang juga merupakan salah satu

yang

instansi yang sudah menerapkan ISO 9001:2008

berkepentingan. Dalam melaksanakan tugasnya

untuk menjamin kualitas pelayanannya. Dimana

para pegawai BKN Kanreg II Surabaya Jawa

BKN Kanreg II Surabaya Jawa Timur merupakan

Timur ini dituntut untuk memberikan layanan

instansi yang menyelenggarakan tugas negara

prima

dibidang

masuknya

didistribusikan

ke

dalam

kualitas

suatu

berkas

bagian

bidang

pelayanan

lain

kepegawaian,
pegawai

sehingga

juga

administrasi

dan

manajemen

harus

kepegawaian di wilayah provinsi Jawa Timur.

diperhatikan. Dalam hal ini yang disebut penerima

Sehingga diharapkan dapat memenuhi kebutuhan

pelayanan dari BKN Kanreg II Surabaya ini tidak

dari para pegawai negeri sipil di wilayah kerjanya,

lain adalah para Pegawai Negeri Sipil (PNS) itu

maka dikembangkanlah sistem aplikasi pelayanan

sendiri. Pelayanan yang diberikan oleh BKN hanya

kepegawaian elektronik sebagai sarana dalam

sebatas kepada para PNS saja, bukan masyarakat

mempermudah kinerja pegawai.

luas. Sehingga surat maupun berkas yang diterima

oleh

bagian

pusat

pelayanan

yaitu

Berdasarkan

yang

dijabarkan

latar

tersebut,

belakang
penulis

yang

telah

tertarik

untuk

berhubungan dengan PNS tersebut, mulai dari

melakukan penelitian dengan judul Efektivitas

calon pegawai negeri sipil tersebut masuk menjadi

Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK)

PNS, menetapkan nomor identitas pegawai negeri

Sebagai Kelancaran Penanganan Usulan Berkas

sipil,

kenaikan

antarwilayah

pangkat,

atau

instansi

perpindahan

PNS

Masuk Pada Badan Kepegawaian Negara (BKN)

(mutasi),

serta

Regional II Surabaya Jawa Timur.

pemberhentian dan pemberian pensiun bagi para

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk

PNS. Adapun Tugas Kantor Regional II Badan

mendeskripsikan

Kepegawaian

kelancaran penanganan usulan berkas masuk pada

Negara,

sebagai

berikut;

1)

Koordinasi, bimbingan, pemberian petunjuk teknis,

efektivitas

SAPK

sebagai

BKN regional II Surabaya Jawa Timur.

dari pengendalian terhadap pelaksanaan peraturan

perundang-undangan di bidang kepegawaian; 2)

Efektivitas
Efektivitas mengandung arti terjadinya

Pemberian pertimbangan dan atau penetapan

mutasi kepegawaian bagi PNS Pusat dan daerah di

sesuatu

wilayah kerjanya sesuai peraturan perundang-

(2009:68).

undangan yang berlaku; 3) Penetapan pensiun PNS

pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana

pusat dan penetapan status kepegawaian di wilayah

dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan

kerjanya; 4) Pemberian pertimbangan pensiun PNS

sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang

daerah dan Penetapan status kepegawaian di

atau jasa kegiatan yang dijalankannya (Siagian

yang

dikehendaki
Efektivitas

The
juga

Liang

Gie

merupakan

2011:13).

Efektivitas

dan

adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem

kemampuan berhasilnya suatu kerja yangdilakukan

informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan

oleh manusia untuk memberikan guna yang

dan mengolah data untuk menyediakan informasi

diharapkan. (Hasibuan, 2007:126).

yang berguna untuk semua tingkat manajemen

Fathoni

adalah

dalam

keadaan

(Puspita,

2011)

didalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

mendefinisikan efektivitas adalah pemanfaatan

(Hartono

sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah

istilahnya, Sistem Informasi Manajemen harus

tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya

ditinjau dengan pendekatan sistem. Ini berarti

menghasilkan sejumlah pekerjaan yang tepat pada

bahwa manajemen itu sendiri dimana proses

waktunya.

pengertian

informasi berlangsung harus dilihatnya sebagai

tersebut dapat disimpulkan, bahwa suatu kegiatan

sistem, dalam hal ini sebagai total system. Dengan

dapat dikatakan sudah efektif apabila dengan

mengatakan manajemen sebagai total system, maka

segala sesuatu yang dipunyai baik sarana prasarana

Sistem Informasi Manajemen merupakan salah

yang ada serta digabungkan dengan sumber daya

satu sub sistem dari sekian banyak sub sistem yang

yang tersedia dapat menghasilkan sesuatu yang

tercakup oleh total system tersebut. Pada dasarnya

telah menjadi target maupun tujuan yang telah

sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama

ditetapkan oleh suatu instansi maupun organisasi.

yaitu: menerima data sebagai masukan, kemudian

Berdasarkan

beberapa

2000:96).

Sesuai

dengan

makna

memprosesnya dengan melakukan perhitungan,

penggabungan unsur-unsur data dan akhirnya

Sistem Informasi Manajemen

Sistem

Informasi

Manajemen

adalah

dapat diperoleh informasi yang diperlukan sebagai

kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi

keluaran. Prinsip tersebut berlaku baik bagi sistem

yang bertanggung jawab mengumpulkan dan

informasi

mengolah data untuk menyediakan informasi yang

modern dengan penggunaan perangkat komputer.

berguna untuk semua tingkat manajemen didalam

Jadi pada dasarnya sebuah Sistem Informasi

kegiatan perencanaan dan pengendalian. (Hartono

Manajemen adalah menerima dan memproses data

2000:96). Sesuai dengan makna istilahnya, Sistem

untuk kemudian mengubahnya menjadi informasi

Informasi Manajemen harus ditinjau dengan

yang berguna bagi para pengguna informasi dalam

pendekatan sistem. Ini berarti bahwa manajemen

tingkatan manajemen.

manual

maupun

sistem

informasi

itu sendiri dimana proses informasi berlangsung

harus dilihatnya sebagai sistem, dalam hal ini
sebagai

total

system.

Dengan

Mengukur Efektivitas Sistem

mengatakan

Dalam menganalisis sebuah sistem, ada

manajemen sebagai total system, maka Sistem

beberapa teori yang penulis ambil yang sesuai

Informasi Manajemen merupakan salah satu sub

dengan keadaan yang ada di tempat penelitian.

sistem dari sekian banyak sub sistem yang

Teori pertama menurut Fatta (2007) biasanya akan

tercakup oleh total system tersebut.

dilakukan terhadap beberapa aspek antara lain

Pendapat lain tentang Sistem Informasi

adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan

Manajemen yaitu Sistem Informasi Manajemen

aplikasi,

efisiensi

dan

pelayanan

pelanggan.

Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis

Information Format mengukur kepuasan pengguna

(performance,information,

control,

dilihat dari sisi informasi mudah dimengerti,

eficiency and service. Analisis PIECES ini sangat

tampilan (layout) sistem informasi mudah dibaca;

penting untuk dilakukan sebelum mengembangkan

Easy Of Use mengukur kepuasan pengguna dari sisi

sebuah sistem informasi karena dalam analisis ini

kemudahan pengguna atau user friendly dalam

biasanya akan ditemukan beberapa masalah utama

menggunakan sistem seperti proses memasukkan

maupun masalah yang bersifat gejala dari masalah

data, mengolah data, dan mencari informasi yang

utama.

dibutuhkan;

economy,

Teori kedua menurut Bodnar (2000:125).

Timeliness

menyajikan

teknologi

dibutuhkan oleh pengguna.

berikut:

Keamanan

kepuasan

pengguna dari sisi ketepatan waktu sistem dalam

Ukuran efektivitas sistem informasi berbasis

sebagai

mengukur

yang

atau

menyediakan

data

yang

berhubungan dengan pencegahan bencana, baik

Dari beberapa teori diatas daat diambil

karena bencana alam, tindakan disengaja, maupun

kesimpulan bahwa suatu sistem dianggap efektif

kesalahan manusia; Hal yang berhubungan dengan

apabila dalam penggunaannya dapat memperingan

kecepatan

yang

pekerjaan dari user serta pihak lain yang

pemakai;

membutuhkan informasi tersebut. Sehingga dapat

Ketelitian yang berhubungan dengan tingkat

mempermudah dalam pelaksanaan kinerja suatu

kebebasan dari kesalahan keluaran informasi;

organisasi yang memiliki mobilitas tinggi dalam

Output yang berhubungan dengan kelengkapan isi

hal surat-menyurat.

dan

berhubungan

ketepatan

dengan

informasi

permintaan

informasi; Relevansi yang menunjukkan manfaat

yang dihasilkan dari produk keluaran informasi,

SAPK

baik dalam analisis, pelayanan maupun penyajian

SAPK merupakan sebuah sistem aplikasi yang

data.

digunakan untuk mengetahui berjalannya proses

Dool dan Torkzadeh dalam (Puspita 2011)

persuratan

di

Lingkungan

Kanreg

II

BKN

mengemukakan efektivitas dalam sistem informasi,

Surabaya Jawa Timur Aplikasi SAPK ditujukan

yaitu: Content yaitu mengkur kepuasan pengguna

untuk membantu pengguna melakukan pencatatan

dari sisi isi dari suatu sistem. Isi dari sistem

terhadap berbagai berkas usulan kepegawaian yang

biasanya berupa fungsi dan digunakan oleh

diterima oleh instansi dari Pegawai Negeri Sipil

pengguna sistem juga informasi dihasilkan oleh

yang berada di wilayah kerja Regional II. Sistem

system; mengukur kepuasan pengguna dari sisi

Aplikasi

keakuratan data ketika sistem menerima input

system pelayanan kepegawaian secara online dan

kemudian

informasi.

terhubung dengan BKN pusat, BKN Kanreg, BKD,

Keakuratan sistem diukur dari seberapa sering

Propinsi, dan Kabupaten/Kota se-Indonesia (Buku

sistem menghasilkan output

Saku SAPK Online,2011).

mengolahnya

meneria output

menjadi

yang salah ketika

Pelayanan

Kepegawaian

dari pengguna. Selain itu dapat

dilihat pula seberapa ering terjadi error

atau

kesalahan

data;

dalam

proses

pengolahan

Kelebihan Penggunaan SAPK

merupakan

Adapun kelebihan penggunaan SAPK antara lain:

berdasarkan pemikiran oleh suatu pihak. Dimana

Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat

pihak tersebut menyampaikannya pada pihak lain

dikelola dari awal penerimaan menjadi lebih baik;

dengan tujuan agar informasi tersebut dapat

Memenuhi

tuntutan

ditindak lanjuti sesuai dengan keinginan dari

kecepatan

dan

top

management

ketepatan.

akan

Memudahkan

pengirim berkas.

aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas; Menuju

paperless society dan menghemat ruangan/sarana
prasarana (dari gedung ke server) dan menjadi

Deskripsi BKN Kanreg II Surabaya

lebih ramah lingkungan. Meningkatkan pelayanan

Badan Kepegawaian Negara, disingkat

umum/public service. (Buku Saku SAPK Online,

BKN,

adalah

2011)

Kementerian

Lembaga

Pemerintah

Indonesia

yang

Non

bertugas

Dari beberapa point mengenai kelebihan

melaksanakan tugas pemerintahan di bidang

SAPK tersebut peneliti mengambil kesimpulan

manajemen kepegawaian Negara. Berdasarkan

bahwa aplikasi SAPK merupakan aplikasi yang

Keputusan Kepala BAKN No. 212/KEP/1984

bermanfaat dan memiliki peran yang besar pada

Tanggal 10 Juli tahun 1984. Dibentuklah Kantor

keberlangsungan proses penerimaan berkas usulan

Wilayah II Badan Administrasi Kepegawaian

di BKN Kanreg II Surabaya Jawa Timur.

Negara (Kanwil II BAKN) yang berkedudukan di

Surabaya dengan wilayah kerja Jawa Timur, Bali,
Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur dan

Pengertian Berkas Masuk

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,

Timor Timor. Kegiatan yang dilakukan oleh BKN

(2007) berkas diartikan sebagai lembaran-lembaran

meliputi perencaan kepegawaian, perencanaan

kertas bertuliskan berita-berita dsb. Berkas dalam

kepegawaian

arti luas adalah informasi tertulis yang dapat

pegawai di masa depan dari berbagai kategori

digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang

pekerjaan, memprediksi suplai karyawan saat ini

dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus

dan di masa depan dari berbagi kategori pekerjaan,

berlaku untuk surat menyurat (Priansa, 2013).

dan membandingkan permintaan sumber daya

Dalam arti sempit adalah alat untuk menyampaikan

manusia dengan suplai yang ada.

berita secara tertulis. Berkas adalah sarana

komunikasi

untuk

menyampaikan

mencakup

Pengadaan

perkiraan

Kepegawaian,

kebutuhan

pengadaan

informasi

Pegawai Negeri Sipil adalah kegiatan untuk

tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

mengisi formasi yang lowong. Pada umumnya

Fungsinya

sarana

formasi yang lowong disebabkan adanya Pegawai

pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan

Negeri Sipil yang berhenti, pensiun, meninggal

gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti

dunia atau adanya perluasan organisasi, yang

historis, dan pedoman kerja (Putra, 2012)

kemudian ditetapkan dalam keputusan Menteri

mencakup

lima

hal:

Sehingga dapat disimpulkan bahwa berkas

yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan

masuk merupakan sumber informasi tertulis, yang

aparatur negara Karena tujuan pengadaan Pegawai

didalamnya

Negeri Sipil untuk mengisi formasi yang lowong,

terdapat

informasi

yang

ditulis

maka pengadaan Pegawai Negeri Sipil harus

observasi, wawancara, dan berupa teori-teori yang

berdasarkan kebutuhan, baik dalam arti jumlah

berkaitan

maupun kompetensi jabatan yang diperlukan.

dilakukan. Dalam penelitian kualitatif, data yang

Disiplin PNS, keberhasilan suatu organisasi dalam

ada berbentuk kata, kalimat, skema dan gambar

mencapai sesuatu tujuan selain sangat ditentukan

(Sugiyono 2010).

oleh dan mutu profesionalitas juga ditentukan oleh

disiplin

para

anggotanya.

Bagi

dengan

penelitian

yang

sedang

Pendekatan kualitatif dapat berperan untuk

aparatur

mendeskripsikan

suatu

proses

kegiatan

pemerintahan disiplin tersebut mencakup unsur-

berdasarkan apa yang terjadi di lapangan sebagai

unsur ketaatan, kesetiaan, kesungguhan dalam

bahan kajian lebih lanjut untuk menemukan

menjalankan tugas dan kesanggupan berkorban,

kekurangan dan kelemahan suatu sistem sehingga

dalam arti mengorbankan kepentingan pribadi dan

dapat ditentukan upaya penyempurnaannya. Serta

golongannya

menganalisis dan menafsirkan suatu fakta, gejala

untuk

kepentingan

negara

dan

masyarakat. Penilaian Kinerja PNS, penilaian

dan

peristiwa

yang

terjadi

kinerja Pegawai Negeri Sipil, adalah penilaian

sebagaimana adanya dalam konteks ruang dan

secara periodik pelaksanaan pekerjaan seorang

waktu serta situasi lingkungan secara alami.

Pegawai Negeri Sipil.

Pemilihan

penggunaan

di

lapangan

metode

kualitatif

Dari berbagai tugas pokok yang dilakukan

disebabkan karena sifat dari masalah yang akan

oleh BKN, tidak lepas dari aktivitas proses surat-

diteliti adalah mendeskripsikan suatu masalah

menyurat, dikarenakan surat merupakan salah satu

ataupun

bentuk komunikasi yang dilakukan baik antar

efektivitas SAPK terhadap kelancaran penanganan

instansi dengan instansi maupun oleh perorangan,

surat masuk di kantor BKN Regional II Surabaya

dalam hal ini yaitu PNS yang wilayah kerjanya

Jawa Timur.

fenomena

yang

terjadi

mengenai

berada di regional II Jawa Timur. Oleh karena itu

Penelitian kualitatif adalah penelitian yang

dibutuhkanlah sebuah aplikasi penanganan surat,

bermaksud untuk memahami fenomena tentang

agar proses penanganan berbagai surat yang

yang dialami oleh subjek penelitian misalnya

diterima maupun yang dikirim oleh BKN dapat

perilaku, persepsi, motivasi. Dan tindakan. Secara

tertangani dengan baik serta lebih mempersingkat

holistic dan dengan cara deskripsi dalam bentuk

waktu.

kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus

yang alamiah dan dengan memanfaaatkan berbagai
metode

METODE PENELITIAN
Dalam

penelitian ini pendekatan yang

alamiah.

Ada

lima

ciri

pokok

karakteristik metode penelitian kualitatif yaitu:

digunakan adalah pendekatan kualitatif dengan

lingkungan

analisis deskriptif, dimana untuk memperoleh data

Peristiwa-peristiwa yang terjadi dalam suatu situasi

menggunakan teknik wawancara, observasi, dan

sosial

dokumentasi. Pendekatan kualitatif yaitu prosedur

kualitatif; Penelitian kualitatif sifatnya deskriptif

yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-

analitik.

kata-kata non angka yang diperoleh melalui hasil

pengamatan, hasil wawancara, hasil pemotretan,

alamiah

merupakan

Data

yang

sebagai

kajian

sumber

utama

diperoleh

data.

penelitian

seperti

hasil

analisis dokumen, catatan lapangan, disusun

Observasi/Pengamatan

peneliti di lokasi penelitian, tidak dituangkan

dalam

bentuk

Tekanan

terjun langsung dalam berbagai aktifitas yang

penelitian kualitatif ada pada proses bukan pada

dilakukan oleh sekelompok orang yang menjadi

hasil.

fokus

Data

dan

dan

angka-angka;

Pengamatan adalah ketika peneliti turut

informasi

yang

diperlukan

dalam penelitiannya

(Moleong

berkenaan dengan pertanyaan apa, mengapa, dan

Observasi/pengamatan

bagaimana untuk mengungkap proses bukan hasil

dalam Pertiwi (2013:143) berpendapat bahwa

suatu

sifatnya

observasi merupakan metode yang paling dasar

induktif. Penelitian kualitatif tidak dimulai dari

dan paling tua, karena dengan cara-cara tertentu

deduksi teori, tetapi dimulai dari lapangan yakni

kita selalu terlibat dalam proses mengamati

fakta empiris; Penelitian kualitatif mengutamakan

Observasi yang penulis lakukan ialah melakukan

makna. Makna yang diungkap berkisar pada

pengamatan yang cermat terhadap seluk beluk

persepsi

terhadap penanganan surat masuk di Kantor BKN

kegiatan;

orang

Penelitian

mengenai

kualitatif

suatu

peristiwa

(Sugiyono, 2010).

Regional

II

menurut

2011).

Surabaya

Jawa

Poerwandari

Timur.

Jenis

pengamatan yang penulis lakukan adalah secara

sistematis yaitu dengan menggunakan pedoman

Subjek dan Objek Penelitian

Subjek dalam penelitian ini adalah staf

observasi sebagai instrument pengamatan.

pegawai bidang pengangkatan dan pensiun yang

Wawancara

mengoperasikan SAPK yang ada di Kantor BKN

Dalam penelitian ini peneliti menggunakan

Regional II Surabaya Jawa Timur yang berjumlah

wawancara

terstruktur.menurut

5 orang yang terdiri dari: Ibu Ratih Junariah, S.E ,

(2011;186) yang sudah disimpulkan oleh peneliti

Ibu Endang Siti Sendari, Bapak H. Sugianto, S.Sos

menjelaskan bahwa wawancara adalah percakapan

, Bapak Tjahjo A. Setiawarman, S.H , dan Ibu

dengan

Endah W. Diyananingsih Objek dalam penelitian

informasi, yang dilakukan oleh pewawancara

ini adalah efektivitas SAPK sebagai kelancaran

kepada terwawancara. Wawancara ini ditujukan

penanganan berkas usulan pada BKN Regional II

kepada para staf bidang pengangkatan dan pensiun

Surabaya Jawa Timur

di kantor BKN Regional II Surabaya Jawa Timur.

Lokasi dan Waktu Penelitian

Hal-hal yang ingin penulis ketahui mengenai:

maksud

tertentu

untuk

Moleong

memperoleh

Penelitian ini dilakukan di kantor BKN

Pengelolaan berkas usulan masuk pada kantor

Regional II Surabaya Jawa Timur yang beralamat

BKN Regional II Surabaya Jawa Timur; Efektifitas

di Jalan Letjen S. Parman 6, Surabaya, Jawa

SAPK dalam pengelolaan berkas usulan masuk

Timur. Penelitian ini dilakukan mulai dari studi

dalam kantor BKN Regional II Surabaya Jawa

pendahuluan sampai selesai yang diperkirakan 6

Timur. Adapun teknik wawancara dalam penelitian

bulan. Yang dilakukan mulai dari 1 Februari dan

ini

selesai pada 26 Juni 2015

berpedoman pada teori PIECES karena teori

menggunakan

panduan

wawancara

yang

tersebut dirasa paling tepat pada kondisi yang ada

di BKN Regional II Surabaya Jawa Timur. Serta

Teknik Pengumpulan Data

menggunakan buku saku SAPK Online, 2011. Hal

control, eficiency and service) agar apa yang akan

tersebut dilakukan agar hasil wawancara lebih

ditanyakan sesuai dengan konteks yang sudah

terfokus dan penulis dapat mendapatkan hasil

ditetapkan sebelumnya. Seperti yang terdapat pada

wawancara sesuai informasi yang diperlukan.

tabel berikut. Dalam penelitian ini peneliti

Dokumentasi

menggunakan

wawancara

terstruktur.menurut

Dokumentasi adalah metode pengumpulan

Moleong (2011;186) yang sudah disimpulkan oleh

data dengan meneliti setiap bahan tertulis ataupun

peneliti menjelaskan bahwa wawancara adalah

film yang berkaitan erat dangan objek penelitian.

percakapan

Dokumen sudah lama digunakan dalam penelitian

memperoleh informasi, yang dilakukan oleh

sebagai sumber data karena dalam banyak hal

pewawancara

dokumen sebagai sumber data dimanfaatkan untuk

dilakukan selama proses yang berlangsungnya

menguji, menfsirkan bahkan untuk meramal

penelitian yang dilakukan oleh peneliti yang

(Moleong, 2011:217). Dalam penelitian ini penulis

dilakukan di kantor BKN, adapun kisi-kisinya

melengkapi data dengan foto bagian tata usaha di

seperti yang tercantum pada tabel berikut:

dengan

maksud

kepada

tertentu

untuk

terwawancara

yang

kantor BKN Regional II Surabaya Jawa Timur,

layout tentang tata kearsipan kantor BKN Regional

Tabel Kisi-kisi Wawancara

II Surabaya Jawa Timur, struktur organisasi dan

No.

profil dinas, contoh-contoh jenis berkas usulan,

SAPK dapat menunjang kinerja pegawai

serta susunan dalam pengelolaan berkas usulan

SAPK menghasilkan informasi yang akurat

oleh aplikasi SAPK. Adapun penggunaan teknik

dan relevan

dokumentasi ini adalah sebagai sumber data yang

masih tetap, dan juga lampiran.

Instrumen Penelitian
5
melakukan

observasi

peneliti

pedoman

observasi

untuk

mengenai

adanya

SAPK

kinerja

aplikasi

SAPK.

Dengan adanya SAPK dapat menjadikan

6.

SAPK dapat meningkatkan pelayanan bagi

pihak yang membutuhkan informasi

Adapun

7.

Manfaat dengan adanya SAPK

beberapa hal yang menjadi panduan observasi

Sumber : diolah dari berbagai sumber

peneliti

Dokumentasi

Wawancara

Dalam penelitian ini dokumen yang akan

Hal-hal yang akan ditanyakan pada saat

wawancara

lebih

kinerja lebih efisien

mengetahui dan mengamati hal-hal yang perlu

diketahui

Dengan
terkontol

Observasi

menggunakan

Adanya SAPK dapat menjadikan lebih

hemat biaya

Dalam

Pertanyaan

sudah

tercatat

dalam

dipakai sebagai sumber data adalah dokumen resmi

kisi-kisi

dari Kantor BKN Regional II Provinsi Jawa Timur

wawancara yang diadaptasi dari Analisis PIECES

seperti

yang dijelaskan oleh Fatta 2007 yang mencakup

pimpinan digunakannya aplikasi SAPK, buku

Analysis

(performance,information,

economy,

struktur

organisasi,

surat

penetapan

panduan SAPK, dan dokumen-dokumen lain yang

Penyajian Data

berhubungan dengan penelitian.

Setelah data di reduksi, maka langkah

selanjutnya

adalah

mendisplay

data.

Dalam

pendekatan kualitatif, penyajian data dapat berupa

Teknik Analisis Data

Penelitian ini menggunakan teknik analisis

uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori dan

menurut Miles and Huberman Ada tiga tahapan

sebagainya. Dalam aplikasinya, setelah data di

dalam analisis Miles & Huberman yang harus

reduksi tahap selanjutnya yaitu penyajian data,

dikerjakan dalam menganalisis data penelitian

data yang telah di dapatkan dari narasumber

kualitatif, yaitu (1) reduksi data, (2) paparan data,

berdasarkan hasil wawancara akan disajikan dalam

selanjutnya adalah (3) menarik kesimpulan dan

bentuk kalimat dan uraian mengenai sistem alur

verifikasi (Sugiyono 2011). Adapun penjabaran

penanganan surat asuk menggunakan SAPK dalam

dari tiga tahapan tersebut adalah:

bentuk bagan atau diagram.

Data yang akan disajikan berupa tulang

Reduksi Data
Reduksi adalah merangkum, memilih hal-

ikan atau fish bone diagram. Dengan menyajikan

hal yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang

data dalam bentuk fish bone diagram, maka akan

penting, dicari tema polanya dan membuang yang

mempermudah dalam memahami apa yang terjadi,

tidak perlu. Dengan demikian data yang telah

sehingga

direduksi akan memberikan gambaran yang lebih

selanjutnya yang akan dikerjakan.

jelas, dan mempermudah peneliti untuk melakukan

Penarikan Kesimpulan

dapa

merencanakan

tindakan

apa

pengumpulan data selanjutnya. Reduksi data ini

Kesimpulan dalam penelitian kualitatif

diawali dari proses pencarian data, dimana data

yang diharapkan adalah merupakan temuan baru

yang sudah ditemukan kemudian dikumpulkan dan

yang sebelumnya belum ada. Temuan dapat berupa

dirangkum menjadi satu, berawal dari kisi-kisi

deskripsi maupun gambaran. Kesimpulan awal

wawancara

yang

kemudian

yang dikemukakan masih bersifat sementara, dan

ditanyakan

kepada

berkaitan

akan berubah bila tidak ditemukan bukti-bukti

sudah

dibuat

informan

yang

dengan penelitian ini yaitu karyawan yang bertugas

yang

sebagai staff Tata Usaha dan staf bidang

pengumpulan data berikutnya. Tetapi apabila

kepegawaian di kantor BKN Regional II Surabaya

kesimpulan yang dikemukakan pada tahap awal,

Jawa Timur. Hal ini berkaitan dengan pendapat

didukung oleh bukti-bukti yang valid dan konsisten

mengenai SAPK, perannya dalam menunjang

saat peneliti kembali ke lapangan mengumpulkan

efektifitas penanganan surat masuk. Kemudian

data,

berkaitan

kelebihan

merupakan kesimpulan yang benar. Hal tersebut

aplikasi tersebut, serta peran aplikasi dalam

merupakan tahapan akhir analisis data dalam

menghemat waktu kerja pegawai, mengurangi

penelitian ini, namun peneliti masih dapat untuk

tingkat kesalahan penanganan surat masuk serta

melakukan verifikasi kembali pada pengumpulan

peningkatan yang diharapkan dengan adanya

data sehingga simpulan menjadi lebih sempurna.

aplikasi tersebut.

Kesimpulan dalam penelitian kualitatif berupa

dengan

kelemahan

dan

10

kuat

maka

yang

mendukung

kesimpulan

yang

pada

tahap

dikemukakan

efektivitas penggunaan aplikasi SAPK sebagai

BKN Regional II Surabaya Jawa Timur. Menurut

saranana dalam penanganan berkas usulan masuk

Standar Operasional dan Prosedur dari BKN

di kantor BKN Regional II Surabaya Jawa Timur.

Regional II tertanggal 20 April 2009 bahwa

adapun tugas pelayanan status kepegawaian dan
pensiun meliputi: Pelayanan penetapan Nomor

Teknik Keabsahan Data

Dalam

teknik

pengumpulan

data,

Induk Pegawai Negeri Sipil; Pelayanan Pensiun

triangulasi sumber disebutkan sebagai teknik

PNS yang mencapai Batas Usia Pensiun (BUP);

pengumpulan data yang bersifat penggabungan

Pelayanan Pensiun Janda Duda dari PNS yang

dari hasil perolehan data yang telah dikumpulkan

meninggal dunia; Pelayanan Pensiun Janda Duda

oleh penulis. Triangulasi teknik berarti peneliti

dari pensiunan PNS yang meninggal dunia;

menggunakan teknik pengumpulan data yang

Pelayanan pengesahan mutasi keluarga; Pelayanan

berbeda-beda untuk mendapatkan data dari sumber

Kartu Pegawai Negeri Sipil; Pelayanan Kartu

yang sama, (Sugiyono, 2011).

Istri/Suami; Pelayanan Penetapan Nota Persetujuan

Untuk penelitian ini triangulasi sumber

dilakukan

dengan

orang

kepala

Pengangkatan Calon PNS menjadi PNS yang

bidang

mengalami masa percobaan 2 (dua) tahun atau

pengangkatan dan pensiun di kantor BKN regional

lebih; Pelayanan penetapan nota persetujuan Cuti

II Surabaya Jawa Timur, yaitu Ibu Christina Heni

diluar

Setyawati, S.IP., M.A.P hal tersebut dikarenakan

pengaktifan kembali CLTN.

yang dapat berperan sebagai triangulasi sumber

tanggungan

Negara

(CLTN)

serta

Dari hasil observasi penulis mendapatkan

yaitu orang yang tidak menjadi subjek penelitian.

beberapa informasi mengenai tugas dari BKN

Kanreg II Surabaya Jawa Timur menurut peraturan
Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 36

HASIL PENELITIAN
Badan

Kepegawaian

Negara

kantor

tahun 2014 tentang organisasi dan tata kerja

Regional II Surabaya Jawa Timur beralamatkan di

Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara pada

Jl. Letjen S. Parman 6, Surabaya, Jawa Timur,

pasa 19 menjelaskan bahwa Bidang Pengangkatan

Indonesia No.Telepon (031) 8531048, 8531038

dan Pensiun mempunyai tugas melaksanakan

Fax. (031) 8539064. Kanreg BKN mempunyai

penyiapan penetapan Nomor Induk Pegawai

tugas menyelenggarakan sebagian tugas dan fungsi

Negeri Sipil, pengangkatan Calon Pegawai Negeri

Badan Kepegawaian Negara di bidang pembinaan

Sipil/Pegawai Negeri Sipil, penetapan kenaikan

dan penyelenggaraan manajemen Aparatur Sipil

pangkat pengabdian, pemberhentian dan pensiun

Negara di wilayah kerjanya, yang kewenangannya

bagi Pegawai Negeri Sipil dan Janda/ Dudanya

masih melekat pada pemerintah sesuai ketentuan

yang telah mencapai batas usia pensiun dan /atau

peraturan perundang-undangan.

meninggal dunia, Janda/Duda bagi Pensiunan yang

Berdasarkan dari hasil penyajian data yang

meninggal dunia, serta pengelolaan tata naskah

telah dijabarkan diatas, penulis akan membahas

pensiun di wilayah kerjanya.

lebih detail mengenai apa saja yang telah penulis

PEMBAHASAN

temukan pada proses penelitian yang dilakukan di

11

Sistem

Kepegawaian

jika dulunya setiap berkas usulan yang masuk

(SAPK) adalah sistem informasi berbasis komputer

harus disertai fotokopi beberapa rangkap untuk

yang disusun sedemikian rupa untuk pelayanan

menunjang proses pengurusan, dengan adanya

kepegawaian. SAPK lahir dari adanya tuntutan terhadap

SAPK maka hal tersebut sudah tidak diperlukan

BKN

informasi.

lagi. Sehingga data yang ada dapat langsung

Pemanfaatan teknologi informasi dimaksudkan untuk

ditangani dan diproses sesuai prosedur yang

meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam bidang

berlaku. Sehingga dapat dirasakan dengan adanya

pengolahan data dan

pengelolaan informasi

SAPK ini, proses penanganan berkas dikatakan

kepegawaian, agar mendapatkan data PNS yang

lebih efektif daripada sebelumnya. Hal tersebut

akurat melalui sistem informasi kepegawaian yang

juga meningkatkan kepuasan dari pihak pengusul

terintegrasi antar instansi BKN dan Instansi Pusat serta

berkas, yang dapat mempersingkat waktu dalam

Daerah (Perka BKN No.20 Tahun 2008) berikut

pengurusan berkas usulan yang disampaikan

tampilan awal dari SAPK Online pensiun yang

kepada BKN Regional II Surabaya Jawa Timur.

untuk

Aplikasi

Pelayanan

memanfaatkan

teknologi

dapat diakses dari http://sapk.bkn.go.id

Dari

hasil

penelitian

juga

dapat

Dengan adanya SAPK maka didapatkan

disimpulkan bahwa SAPK juga dapat menghemat

banyak sekali kemudahan dalam melakukan entry

anggaran sejalan dengan hasil penulisan terdahulu

data dari berbagai tugas yang harus dilakukan oleh

yang dilakukan oleh Mufidah, 2012 bahwa

bidang layanan status kepegawaian dan pensiun.

Efektivitas

Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara yang

organisasi menjamin keselamatan dan penyediaan

telah dilakukan bahwa aplikasi tersebut merupakan

naskah yang berisi data atau informasi yang

tools

kepegawaian

benar,kepada orang yang tepat, pada waktu

berdasarkan usulan yang dilakukan oleh PNS yang

yangtepat, dan dengan biaya yang serendah-

berada di wilayah kerja Regional II BKN Jawa

rendahnya. Adapun SAPK juga dirasa menghemat

Timur. Sehingga harapan awalnya memang untuk

penggunaan sarana prasarana yang ada, misalnya

menunjang

peralatan kantor yang dibutuhkan selama proses

untuk

memproses

kinerja

data

pegawqai.

Selama

masa

kearsipan

penanganan

bahwa SAPK sudah membantu kinerja pegawai

pencatatan manual diperlukan banyak kertas, tinta

untuk mempermudah dalam proses penanganan

serta fotokopi data yang ada, maka dengan adanya

berkas masuk. Dari hasil observasi yang dilakukan

SAPK dengan menggunakan komputer yang ada di

penulis selama beberapa hari juga menunjukkan

bidang pelayanan dapat melakukan entry dari

bahwa SAPK memiliki banyak peran dalam

berkas usulan yang masuk setiap harinya. Sehingga

mempermudah

khususnya

SAPK sudah memenuhi manfaat dari Aplikasi

bidang pelayanan dalam melakukan tugas entry.

kearsipan yang ditetapkan sebelumnya yaitu

Karena berdasarkan pengamatan yang dilakukan,

sebagai: Memenuhi tuntutan top management akan

misalnya dalam waktu bersamaan terdapat 50

kecepatan

berkas yang masuk, hal tersebut tidak membuat

aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas; Menuju

pegawai lamban dalam mengatasinya. Sehingga

paperless society dan menghemat ruangan/sarana

pegawai

12

dan

Jika

kemampuan

penggunaan beberapa tahun ini sudah terwujud

pekerjaan

berkas.

adalah

dulunya

ketepatan;

dengan

Memudahkan

prasarana (dari gedung ke server) dan menjadi

apabila masih tetap menggunakan sistem manual,

lebih ramah lingkungan; Penanganan arsip dinamis

maka para pegawai akan selalu mengalami

dan

awal

kesulitan yang kerap terjadi dengan pengelolaan

penerimaan menjadi lebih baik; Meningkatkan

dan penyelesaian pekerjaannya. Sehingga dapat

pelayanan umum/public service.

dikatakan bahwa sistem aplikasi ini menjadi solusi

arsip

statis

Adapun

dapat

kendala

dikelola

sering

dari permasalahan yang dihadapi oleh para

dihadapi yaitu permasalahan jaringan koneksi

pegawai bidang pensiun. Namun memang tidak

internet yang ada di BKN Regional II Surabaya

dapat dipungkiri bahwa keahlian pengusaaan

Jawa Timur yang ketika terjadi troubel maka tidak

terhadap

dapat mengakses SAPK. Begitu juga jika terjadi

ditingkatkan

listrik padam. Hal tersebut dikarenakan SAPK

sehingga

menggunakan komputer yang terhubung pada

mengembangkan

jaringan

menyesuaikan diri dengan adanya kemajuan

internet.

yang

dari

Sehingga

masih

jika

terjadi

permasalahan pada kedua hal tersebut maka tidak

dapat

diakses.

Namun

sudah

dalam

ilmu

di

bidang

kembali

pegawai

secara

bidang

teknologi
terus

menerus

pelayanan

kemampuannya

harus

serta

dapat
dapat

teknologi tersebut.

tahap

Dari data tabel prestasi kinerja dapat

perencanaan dalam anggaran berikutnya untuk

dilihat bahwa selama periode tahun 2014, berkas-

memakai generator genset pada internal kantor

berkas

BKN agar

menggunakan aplikasi SAPK rata-rata sudah

tidak terpengaruh ketika

terjadi

pemadaman listrik terjadi.

ini,

dirasakan

dapat

diselesaikan

dengan

mencapai 75% dari target. Hal tersebut tersebut

Manfaat yang ada dengan digunakannya

aplikasi

yang

oleh

pegawai

membuktikan bahwa aplikasi tersebut sudah efektif

yang

dalam

menunjang

kinerja

pegawai

Badan

berhubungan langsung dengan data kepegawaian,

Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya

serta bidang pelayanan. Jadi lebih mempermudah

Jawa Timur. Hal tersebut juga sesuai dengan

pekerjaan yang dilakukan. Serta mempemudah

pernyataan

Kepala

narasumber yang telah di wawancara oleh penulis.

bagian

untuk

melakukan

proses

yang

besar

diungkapkan

narasumber

beberapa

pengontrolan karena lebih terpusat pada satu

Sebagian

mengungkapkan

aplikasi yang dapat diakses bersamaan baik oleh

bahwa aplikasi SAPK sudah berjalan sesuai

pegawai maupun kepala bagian pensiun dalam

dengan harapan. Hanya beberapa point saja yang

melakukan pengontrolan. Misalnya berapa jumlah

masih perlu dikembangkan berkaitan dengan

berkas usulan yang masuk pada hari ini, berapa

pembaruan teknologi.

yang sudah diselesaikan, dari instansi mana saja

Sesuai dengan motto yang diemban oleh

berkas yang masuk tersebut serta berbagai hal yang

BKN Regional II Surabaya Jawa Timur yaitu

termasuk dalam informasi kepegawaian tersebut.

Cepat, Cerdas, Cermat dan Ikhlas maka para

SAPK

(Sistem

Pusat

pegawai yang ada dituntut untuk bekerja secara

Kepegawaian) disambut dengan senang hati oleh

profesional dalam melakukan pelayanan terhadap

pegawai bidang status kepegawaian dan pensiun

pihak-pihak yang membutuhkan. Salah satunya

khususnya

yaitu dalam melakukan proses pelayanan kepada

pegawaibagian

Aplikasi

pelayanan.

Karena

13

PNS yang melakukan usulan berkas pada bidang

Saran

pensiun, maka harus dilakukan dengan cepat, tepat,

Berdasarkan dari penelitian yang telah

dan profesional sehingga tidak menjadi keluhan

dilakukan oleh peneliti, peneliti menemukan

bagi pihak pengusul. Adapun hal tersebut juga di

beberapa permasalahan yang terjadi dan belum

dukung dengan adanya SOP tanggal 20 April 2009

dirasa

yang mendukung penyelenggaraan administrasi

Kepegawaian Negara (BKN) Regional II Surabaya

pemerintahan

pasti,

Jawa Timur peneliti bermaksud mengajukan

professional, efektif dan efisien dalam rangka

beberapa saran agar dapat di jadikan pertimbangan

perbaikan

dalam mengajukan suatu kebijakan selanjutnya

dapat

kerja

berjalan

dan

dengan

kinerja

manajemen

belum

optimal

berkaitan

bagi

dengan

instansi

sistem

Badan

pemerintahan. Dengan demikian SAPK (Sistem

yang

aplikasi

Aplikasi Pelayanan Kepegawaian) memiliki peran

kepegawaian secara online. Saran tersebut antara

yang sangat penting dalam menunjang kinerja yang

lain sebagai berikut : Dalam pengoperasian SAPK,

ada pada kantor BKN Regional II Surabaya Jawa

menggunakan internet yang terpusat pada jaringan

Timur.

gedung BKN, dengan jumlah penggunabanyak.

Koneksi internetnya cenderung lambat, dan ketika

PENUTUP

koneksi lambat loading antar tahap menjadi cukup

Simpulan

lama antara 30-50 detik per masukan. Saran saya,

Sistem aplikasi SAPK yang sudah dipakai

untuk bidang pelayanan yang merupakan pintu

di Badan Kepegawaian Negara Regional II

masuk pertama dalam menginput berkas usulan

Surabaya Jawa Timur sejak tahun 2010 dalam

yang masuk, ada baiknya memiliki server internet

pengaplikasiannya sudah efektif, hal tersebut

sendiri yang mencakup satu bidang tersebut

dikarenakan

SAPK sudah dapat

sehingga koneksivitasnya lebih stabil daripada

mengoptimalkan kerja pegawai yang menangani

koneksi yang dipakai secara bersamaan dengan

berkas-berkas yang berkaitan dengan kepegawaian.

pengguna gedung yang lain; Aplikasi SAPK yang

Sedangkan

digunakan

penggunaan

jenis

persuratan

lain

masih

sebaiknya

tidak

hanya

dapat

menggunakan cara manual. Diharapkan nantinya

dimanfaatkan untuk penerimaan berkas usulan

aplikasi serupa dapat dikembangkan yang dapat

masuk. Namun sebaiknya juga dapat dijadikan

menangani

surat.

untuk menerima surat masuk pada instansi lainnya;

Terbatasnya jumlah pegawai tidak menghambat

Disediakannya komputer tambahan yang bersifat

proses aplikasi SAPK sehingga dapat terorganisir

kondisional ketika berkas usulan yang harus

dengan baik. SAPK mendukung penyelenggaraan

ditangani masuk dalam jumlah banyak bertepatan

administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan

dalam satu hari. Karena komputer yang terfokus

pasti, professional, efektif dan efisien dalam

pada bagian pelayanan hanya dua komputer saja.

rangka perbaikan kerja dan kinerja manajemen

Saran saya jika terdapat berkas usulan masuk yang

pemerintahan.

membludak pada suatu hari dapat dioperasikannya

proses

keluar

masuknya

komputer tambahan tersebut.

14

http://ejournal.unesa.ac.id/index.php/jpap/a
rticle/view/9340. Diakses pada 3 Februari
2015

DAFTAR PUSTAKA
Buku Saku Modul Pensiun SAPK Web Based.
2011. Badan Kepegawaian Negara

Puspita, Denok. 2011. Efektivitas Penerapan

Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan di Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil Surabaya. Jurnal
Pendidikan Administrasi Perkantoran
unesa. Vol 3, no. 4

Bodnar, George H., William S. Hopwood, 2000.

Sistem Informasi Akuntansi,Edisi keenam,
Terjemahan Amir Abadi Jusuf, Rudi M.
Tambunan, Salemba Empat, Buku Satu,
Jakarta.
Fatta, Muhammad. 2007. Efektivitas Sistem
Informasi Manajemen berbasis web.
Information
Indonesian
Jurnal
on
Computer UNSA-ijcss.unsa. Vol. 6, No1
http://ejurnalinfo.oncomputerijcss.unsa.ac.i
d/index.php/mysql Diakses pada 1 Mei
2015

Sugiarto, Agus. 2005. Pengembangan Sistem

Terdistribusi untuk Sistem Informasi
Administrasi. Bandung: Rosda.

Hartono, Jogianto. 2000. Pengenalan Komputer.

Semarang. Pustaka Ilmu

Sugiyono. 2010. Statistika Untuk Penelitian.

Bandung: Alfabeta.

Hasibuan, Malayu S.P. 2007. Organisasi dan

Motivasi dasar peningkatan produktivitas.
Jakarta. PT Bumi Aksara

Sugiyono. 2011. Statistika untuk Penelitian.

Bandung: Alfabeta.

http://ejournal.unesa.ac.id/index.php/jpap
rticle/view/54278. Diakses pada 3 Maret
2015.

Moleong, Lexy. 2011. Metodologi Penelitian

Kualitatif edisi Revisi. Bandung: PT.
Remaja Rosdakarya.
Mufidah, Yanuarisqi Anissatul. 2013. Efektivitas
Kerja Pegawai dalam Penggunaan Sistem
Kearsipan Elektronik di Kantor Badan
Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.
Jurnal
Pendidikan
Administrasi
Perkantoran Unesa. Vol. 1, No.3.
http://ejournal.unesa.ac.id/index.php/jpap/a
rticle/view/4031. Diakses pada 1 Februari
2015
Nandari, Bhirawa Anoraga, Purnama, Bambang
Eka dan Sukadi. 2011. Aplikasi Sistem
Pengelolaan Surat pada Kantor Desa Jetis
Lor. Indonesian Jurnal on Computer
Science-speed-FTI UNSA-ijcss.unsa. Vol.
3, No 1.
http://ejurnal.oncomputer
ijcss.unsa.ac.id/index.php/ Diakses pada 8
Februari 2015
Pertiwi,

Husnia. 2014. Keefektifan Sistem

Informasi
Manajemen
Kearsipan
(SEMAR) Terhadap Penemuan Kembali
Arsip Di Kantor Perpustakaan Dan
Kearsipan Kabupaten Sidoarjo. Jurnal
Pendidikan Administrasi Perkantoran
Unesa. Vol. 2, No. 2.

15